Le migliori pratiche di gestione delle prestazioni ottimali per persone felici e profitti più elevati

L'apprendimento delle più recenti best practice di gestione delle prestazioni può essere la vostra arma segreta per raggiungere e superare gli obiettivi di quest'anno e per far crescere un team motivato e affiatato.

Ma come in molti altri scenari HR, non c'è una risposta chiara su quali siano le pratiche di gestione delle prestazioni più adatte a voi. 

Come si fa a sapere quali sono le pratiche più efficaci? Come implementare i cambiamenti con il consenso dei dipendenti? 

Se volete stabilire un sistema di gestione delle prestazioni che sia efficiente, equo e che guidi efficacemente la crescita organizzativa e individuale, questo articolo sulle best practice di gestione delle prestazioni vi fornirà la chiarezza che state cercando. 

Ne uscirete con consigli praticabili e chiarezza sulla strada da seguire per le vostre persone e le loro esigenze.

Una nota prima di addentrarci: La gestione delle prestazioni non va confusa con la misurazione delle prestazioni. Consultate la nostra guida sulla gestione delle prestazioni e la misurazione delle prestazioni per capire la differenza. 

In breve, la gestione delle prestazioni è il processo più ampio all'interno del quale avvengono le valutazioni delle prestazioni e la condivisione dei feedback. 

Dopo questa premessa, diamo un'occhiata alle 12 migliori pratiche per la gestione delle performance! 

🧩 Trovare il giusto schema di definizione degli obiettivi che si adatti alla vostra organizzazione

"Non credo nella fortuna o nel duro lavoro senza il cosiddetto 'work smart'. Non si tratta solo di lavorare sodo, ma di gestire il tempo, le risorse e la mente per ottenere un risultato migliore" JaysonZabate, consulente senior per la sicurezza.

Lavorare in modo più intelligente invece che più intenso aiuta sicuramente le prestazioni. L'altra parte dell'equazione è avere degli obiettivi da raggiungere.

Senza obiettivi solidi, non c'è gestione delle prestazioni. La domanda successiva è naturale: come posso definire al meglio gli obiettivi per il mio team?

Consigliamo di partire da un quadro di riferimento consolidato che ha dimostrato di funzionare, prima di essere creativi e di adattarlo al proprio team. 

Quando si parla di schemi per la definizione degli obiettivi, non esiste una taglia unica per tutti. Il nostro consiglio è di esaminare i diversi schemi e di sceglierne uno che sia in linea con la cultura aziendale. A questo punto, formate i manager e il personale sull'uso di tale schema. 

Mantenete il framework per un certo periodo di tempo per valutarne il funzionamento, ma non abbiate paura di cambiare framework in futuro se quello scelto non vi soddisfa o se ci sono cambiamenti organizzativi significativi.

➡️ Non sapete da dove cominciare? La definizione degli obiettivi SMART è una scelta sicura per iniziare. Questo popolare schema per la definizione degli obiettivi è stato utilizzato in varie organizzazioni e per lo sviluppo personale fin dagli anni '80. 

Oppure, se volete scuotere un po' le cose, andate all'estremo opposto e innovate con gli obiettivi BHAG (big, hairy, audacious goals).

Come si collegano gli obiettivi alle prestazioni? La gestione delle prestazioni OKR è un quadro di riferimento per definire, comunicare e monitorare gli obiettivi e i risultati organizzativi. Combina gli obiettivi (l'aspetto più visionario degli obiettivi) con i risultati (i numeri reali) per garantire che ogni azione quotidiana sia allineata con gli obiettivi generali.

➡️ La nostra guida spiega come impostare gli OKR. 

👥 Impegnarsi nella definizione e nell'adeguamento degli obiettivi in modo collaborativo per garantire l'allineamento con gli obiettivi organizzativi. 

La gestione delle prestazioni non deve essere fatta esclusivamente dall'alto verso il basso. Il coinvolgimento dei dipendenti è la chiave per garantire che i team siano d'accordo con i cambiamenti e motivati ad attuarli.

Un modo per aumentare il coinvolgimento dei dipendenti è quello di avviare riunioni per la definizione degli obiettivi, in cui i dipendenti possono contribuire alla definizione dei loro obiettivi. La probabilità di raggiungere gli obiettivi è più alta quando sono i dipendenti a stabilirli, piuttosto che gli obiettivi assegnati dai vertici aziendali. 

I dipendenti che fissano i propri obiettivi si preoccupano di più e si assumono la responsabilità di raggiungerli. 

Un altro consiglio prezioso: prendete in considerazione l'idea di organizzare dei workshop in cui i dipendenti possano condividere le loro opinioni su ciò che costituisce una (alta) performance. La performance è un concetto ampio; il primo passo per migliorarla è avere un consenso sul suo significato.

➡️ Ciò che viene documentato viene realizzato. Utilizzate un modello di riunione per la definizione degli obiettivi per documentare gli obiettivi concordati e renderli accessibili. 

Proprio come andare in palestra non vi farà ottenere un pacco da sei in una notte, la definizione degli obiettivi è una competenza che si sviluppa nel tempo. Può essere migliorata con una pratica regolare. In qualità di manager, è opportuno dare priorità al miglioramento delle proprie capacità di definizione degli obiettivi. Iniziate con la nostra guida sulla definizione degli obiettivi per i dipendenti. 

Un software OKR si occupa della parte amministrativa della definizione degli obiettivi. In questo modo, potete concentrarvi sullo sviluppo della vostra comprensione invece di preoccuparvi della documentazione.

➡️ Consultate la nostra guida per aiutarvi a scegliere il miglior software OKR per la vostra organizzazione.

🎯 Stabilite aspettative chiare fin dall'inizio per stabilire una comprensione del contributo di ciascun ruolo.

Forse un tempo i ruoli erano chiaramente definiti, ma l'organizzazione è cresciuta rapidamente e con le nuove assunzioni nessuno sapeva più su cosa concentrarsi. Con molti compiti urgenti sulla lista delle cose da fare, la definizione delle responsabilità dei ruoli continua a slittare alla settimana successiva... e a quella successiva... 

Non è una situazione ottimale. Niente rallenta un'organizzazione come la confusione. 

Non si può pretendere che i dipendenti stabiliscano le priorità se non hanno ben chiari i loro compiti e le loro responsabilità. 

Ecco i nostri migliori consigli per tornare alla chiarezza:

• Conducete un'analisi delle mansioni per definire chiaramente i ruoli: L'analisi delle mansioni è il primo passo da compiere prima di comunicare qualcosa ai dipendenti: potreste rimanere sorpresi dalle opportunità non sfruttate! 
• Sviluppate e comunicate descrizioni delle mansioni che delineino aspettative e responsabilità. Una volta comunicate, ci si può aspettare che i dipendenti abbiano chiarezza di ruolo e operino in linea con le loro descrizioni di ruolo.

➡️ Non sapete come definire con precisione le aspettative dei dipendenti? È necessario l'intuito: aspettative troppo alte possono scoraggiare il team, mentre quelle troppo basse danneggiano le prestazioni. 

• Utilizzare modelli di competenze: Un modello di competenze comprende le abilità, i comportamenti e le conoscenze necessarie per ogni dipendente.

➡️ Date un'occhiata ai nostri esempi di modelli di competenze per trovare l'ispirazione per il prossimo modello da scegliere.

• Comunicate le aspettative fin dal processo di onboarding e verificate regolarmente se i nuovi assunti hanno ben chiaro cosa ci si aspetta da loro durante i 90 giorni di onboarding.

⚖️ Assicurarsi che le valutazioni siano eque e accurate .

• Calibrazione: Avete terminato l'ultima serie di valutazioni. Ma come potete assicurarvi che riflettano la verità e siano uno strumento accurato nel processo di gestione delle prestazioni? 

È qui che entra in gioco la calibrazione. 

La calibrazione della valutazione delle prestazioni è il momento in cui i valutatori si riuniscono per assicurarsi di essere d'accordo sugli standard di valutazione. 

Pensate ai voti a scuola. 

Alcuni insegnanti possono pensare che il 75% delle risposte corrette sia sufficiente per ottenere un voto A in un test, mentre altri richiedono il 95%. 

È essenziale utilizzare gli stessi standard per un confronto equo nel feedback dei dipendenti.

Allo stesso modo, è fondamentale concordare i tempi. Forse qualcuno del vostro team era un giocatore di serie A, ma negli ultimi 3 mesi non ha dato risultati. La valutazione sarebbe diversa se si considerassero i 12 mesi precedenti rispetto agli ultimi 3 mesi.

➡️ Come si mette in pratica la taratura? La nostra guida vi mostrerà come condurre una riunione di taratura delle prestazioni di successo.

• Formazione dei manager: Il modo migliore per assicurarsi che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda in materia di gestione delle prestazioni è organizzare una formazione per dirigenti. 

➡️ Consultate le nostre best practice per la valutazione delle prestazioni per sapere cosa includere nella formazione.  

• Utilizzare dati e analisi per supportare decisioni oggettive di gestione delle prestazioni. È una buona pratica usare i numeri ogni volta che è possibile per evitare pregiudizi.

L'uso dei dati per valutare le soft skill, come la comunicazione o la collaborazione, può essere impegnativo. Ma quando si tratta di performance di vendita, per esempio, è meglio guardare a KPI come il numero di conversioni durante un periodo per rimanere obiettivi. 

Altrimenti, è facile farsi influenzare dall'entusiasmo di qualcuno o dal rapporto personale tra il manager e il dipendente. 

Il processo di utilizzo dei dati ai fini della valutazione delle prestazioni si chiama people analytics.

• Investite in un software di gestione delle prestazioni che fornisca analisi sulle performance dei dipendenti. Questo settore in crescita è noto come HR data-driven ed è la direzione da seguire per rimanere competitivi. 

➡️ Date un'occhiata al nostro elenco di 11 strumenti per la gestione delle performance; forse non conoscete ancora qualcosa che potrebbe essere proprio ciò di cui la vostra organizzazione ha bisogno per raggiungere il livello successivo! 

🧑‍🎓 Fornire una formazione continua sui processi di gestione delle prestazioni per mantenere tutte le competenze. 

• L'unica cosa costante è il cambiamento: questo vale anche per la gestione delle prestazioni. Per essere sempre all'avanguardia, consigliamo di sviluppare un programma di formazione continua sulle competenze di gestione delle prestazioni per i leader della vostra organizzazione.

Idealmente, la formazione dovrebbe comprendere come affrontare situazioni difficili, come la gestione di dipendenti con prestazioni insufficienti.

➡️ Lo scambio di feedback è in parti uguali arte e scienza. Preparatevi alla prossima valutazione delle prestazioni con il nostro articolo sulla formazione per dare e ricevere feedback. 

• È utile spiegare il processo di gestione delle prestazioni ai dipendenti per coinvolgere maggiormente il team e aumentare la motivazione di ciascun membro. Zavvy vi permette di creare percorsi formativi interattivi per consentire ai vostri dipendenti di comprendere meglio il processo di gestione delle prestazioni.

➡️ I manager che sono ottimi coach possono ottimizzare le prestazioni dei membri del loro team. Scoprite la nostra guida su come condurre una formazione efficace sulle competenze di coaching, con le 11 competenze chiave di un manager efficace. 

➡️ Un'altra abilità fondamentale da padroneggiare per i manager è la conversazione sulla retribuzione. Per saperne di più, consultate la nostra guida sulla formazione dei manager in materia di retribuzione.

🔁 Adottare un approccio continuo al monitoraggio e alla discussione delle prestazioni. 

Sono finiti i tempi in cui si potevano rimandare i check-up delle prestazioni a un momento successivo o ci si poteva attenere alle revisioni annuali. Le aziende che vincono nel mercato frenetico di oggi programmano controlli regolari tra dipendenti e manager. Ciò contribuisce a rendere più rapido il feedback e le correzioni di rotta.

Con il monitoraggio continuo e le discussioni sulle prestazioni, il vostro team diventa un marinaio esperto che si adatta rapidamente ai venti che cambiano. Con le valutazioni annuali della vecchia scuola, siete una nave gigantesca che impiega tempo e fatica per seguire le maree, perdendo così la gara con i vostri concorrenti marinai.

➡️ Esplorate la nostra guida su come condurre con successo i check-in delle prestazioni.

➡️ Scoprite come Adobe inchioda questo formato nel nostro caso di studio sulle valutazioni delle prestazioni dei dipendenti di Adobe. 

💬 Condividere un feedback regolare sulle prestazioni in contesti formali e informali. 

La parola "feedback" può far venire un nodo allo stomaco anche a un dipendente senior. Le persone nervose possono mettersi sulla difensiva e non intraprendere le azioni necessarie per migliorare. Ecco perché le aziende ricorrono a forme di feedback più informali. 

Un esempio famoso è quello di Spotify, dove i membri del team hanno colloqui settimanali con i loro manager per discutere delle prestazioni. Per i dipendenti in sede, queste chiacchierate avvengono davanti a una tazza di caffè al ristorante. 

L'ambientazione li fa sentire meno come un processo in tribunale e più come un incontro con un amico, rendendo le persone più inclini ad accettare critiche costruttive senza sentirsi attaccate.

Indubbiamente, un feedback continuo richiede una maggiore logistica. Ecco perché consigliamo di utilizzare uno strumento di gestione delle prestazioni che faciliti il feedback continuo. 

Quando automatizzate il feedback dei dipendenti, fate una mossa intelligente che vi fa risparmiare ore, e quindi dollari, ogni mese. 

➡️ Vi chiedete come scegliere il software di gestione delle prestazioni perfetto per le vostre esigenze? La nostra guida vi aiuterà a trovare la risposta. Leggetela e portatela alla prossima riunione del management per migliorare il vostro processo di gestione delle prestazioni! 

➡️ Avete bisogno di ispirazione su come dare feedback? Leggete il nostro elenco di 45 esempi di feedback sulle prestazioni per ispirarvi a dare feedback migliori.

E quando si tratta di feedback per i vostri leader, date un'occhiata alla nostra guida completa con 145 consigli per le frasi di valutazione delle prestazioni dei leader.

🌱 Enfatizzare la crescita e lo sviluppo dei dipendenti 

• Un'altra best practice è concentrarsi su ciò che è positivo e fare di più. Piuttosto che rimuginare su ciò che è andato male, durante le valutazioni puntate i riflettori sulla crescita e sullo sviluppo dei dipendenti. Se inquadrata correttamente, la valutazione dello sviluppo delle prestazioni può essere una miniera d'oro per la crescita. 

La stessa critica sarà accolta in modo diverso a seconda della sua formulazione! 

• Condurre conversazioni di sviluppo ricorrenti. I dipendenti discutono i loro sogni e le loro aspirazioni con il proprio manager in una conversazione di sviluppo. 

➡️ Rubate le nostre migliori domande per le conversazioni sullo sviluppo per essere all'altezza delle vostre prossime conversazioni con i dipendenti. 

➡️ Aiutate i vostri dipendenti a definire gli obiettivi di sviluppo - non sempre è ovvio come scegliere gli obiettivi giusti! 

• Stanziate budget e risorse per la formazione e l'aggiornamento dei dipendenti. Per motivare un po' di più i vostri dipendenti, chiedete loro in che cosa vorrebbero essere formati e accontentateli per quanto possibile.

➡️ Scoprite come Amazon offre ai suoi dipendenti una serie di possibilità di aggiornamento di livello mondiale nel nostro caso di studio sullo sviluppo dei dipendenti in Amazon.

🏅 Riconoscere e celebrare i risultati ottenuti per aumentare il morale e la motivazione. 

Tutti apprezzano i riconoscimenti, eppure è così facile dimenticarsene. Ma non si tratta solo di far sentire le persone apprezzate: è anche una questione di budget. 

I dipendenti che si sentono valorizzati restano più a lungo sul posto di lavoro, con conseguente maggiore fidelizzazione e minori costi di assunzione. 

Per far sì che il riconoscimento diventi un'abitudine, anche durante i periodi più impegnativi, create un programma di riconoscimento automatico per i riconoscimenti tra pari e per i dirigenti. Celebrate regolarmente i risultati ottenuti durante le riunioni del team. Non deve richiedere molto tempo e ripaga davvero! 

➡️ Scoprite come Zappos ha implementato il riconoscimento tra pari nel nostro caso di studio sulle valutazioni delle prestazioni dei dipendenti presso Zappos. 

➡️ Vi sentite un po' confusi su come festeggiare i vostri dipendenti? Consultate la nostra guida con 42 idee significative per il riconoscimento dei dipendenti.

🚩 A ffrontare tempestivamente qualsiasi problema di prestazioni insufficienti per evitare che si aggravino.

• L'underperformance è un problema serio che deve essere affrontato tempestivamente. Per evitare di essere colti alla sprovvista e garantire che vengano gestiti tempestivamente, sviluppate una politica chiara per la gestione delle prestazioni insufficienti. 
• Parlare con il proprio dipendente è solo il primo passo. Il passo successivo è creare un piano d'azione per rimetterlo in carreggiata. Una buona pratica consiste nel formare i manager a sviluppare piani di miglioramento delle prestazioni, in modo che tutti siano preparati se e quando ciò accade.

🗣️ Coltivare un ambiente che incoraggi una comunicazione aperta sulle prestazioni per tutto l'anno. 

• Organizzate regolarmente riunioni cittadine per aggiornare l'intera azienda. Maggiore è la trasparenza, più il personale si sentirà coinvolto nel processo e si impegnerà a contribuire al miglioramento delle prestazioni. 
• Organizzate seminari per promuovere le capacità di comunicazione di dipendenti e dirigenti. Le aziende che investono nella comunicazione vincono. Quanto minori sono le barriere all'onestà e alla trasparenza reciproca, tanto migliori saranno le prestazioni del team.
• Investite in un software per riunioni con le caratteristiche giuste per facilitare la partecipazione dei dipendenti remoti alle conversazioni sulle prestazioni. Si consiglia di cercare un software con funzioni di annotazione e altre funzioni interattive, come la possibilità di assegnare punti di azione direttamente durante la chiamata. 

💡 Abbracciate il futuro della gestione delle prestazioni: IA e personalizzazione

Se volete abbracciare subito il futuro della gestione delle prestazioni, i nostri suggerimenti principali sono di guardare all'intelligenza artificiale e alla personalizzazione. 

La gestione delle prestazioni dell'IA elimina il problema di cercare di collegare i punti da soli. L'intelligenza artificiale fornisce tutti i dati in modo da poter prendere decisioni più sofisticate sulle prestazioni dei dipendenti.

➡️ La nostra guida vi permetterà di conoscere le ultime tendenze in materia di performance management. Condividiamo i 9 trend più caldi da tenere d'occhio!

➡️ Elevare la gestione delle prestazioni a nuovi livelli con Zavvy

Ecco, abbiamo condiviso le nostre migliori pratiche di gestione delle prestazioni, selezionate dal nostro team di esperti che si tiene aggiornato sulle ultime tendenze. Quindi, dove andare a parare?

Zavvy è una piattaforma all-in-one per l'abilitazione dei dipendenti. Molte delle nostre funzioni sono progettate per facilitare la gestione delle prestazioni:

• 🎯 Consultate il nostro software di gestione degli obiettivi per assicurarvi che tutti i membri del vostro team siano sulla stessa pagina e che le prestazioni siano in primo piano nelle vostre attività quotidiane. 
• 📊 Utilizzate il nostro software di valutazione delle prestazioni per risparmiare ore e lavoro amministrativo pesante per coordinare le vostre valutazioni. 
• 🔁 Creare un processo di feedback a 360 senza soluzione di continuità con il nostro software di feedback a 360. 
• 💬 Organizzate le vostre riunioni individuali più organizzate con il nostro software per riunioni individuali. 
• 📈 Utilizzate il nostro software di sviluppo delle prestazioni per passare dalle revisioni delle prestazioni come obblighi a miniere d'oro di informazioni.

La gestione delle prestazioni e l'apprendimento vanno di pari passo. Molte volte le prestazioni insufficienti possono essere risolte educando i dipendenti. 

Il modo più semplice per implementare l'apprendimento nella gestione delle prestazioni è integrare il software di apprendimento con il sistema di gestione delle prestazioni. In questo modo, il sistema seleziona le risorse appropriate per ogni dipendente e per le sue esigenze di miglioramento delle prestazioni.

📚 Con la nostra piattaforma di esperienze di apprendimento, avrete a disposizione centinaia di risorse selezionate per consentire ai membri del vostro team di imparare dai migliori formatori online. 

📅 Programmate oggi stesso la vostra demo per vedere come Zavvy può facilitare la vostra gestione delle prestazioni! 

❓ FAQ

→ Quali sono i 5 criteri per una gestione efficace delle prestazioni? 

Una gestione efficace delle prestazioni deve includere coerenza strategica, validità, affidabilità, accettabilità e specificità. 

→ Quali sono le 3 P della gestione delle prestazioni? 

Scopo, persone e processo.

→ Quali sono i 4 processi principali della gestione delle prestazioni? 

Pianificare, fare, controllare e agire.

→ Quali sono le 5 C della gestione delle prestazioni?

Chiarezza, contesto, coerenza, coraggio e impegno. 

→ Che ruolo ha il feedback dei dipendenti nella gestione delle prestazioni? 

Il feedback dei dipendenti è la spina dorsale della gestione delle prestazioni. Per ottenere chiarezza sulle azioni da intraprendere nel momento presente, i vostri collaboratori hanno bisogno del supporto del passato e del futuro: il passato in termini di feedback e il futuro sotto forma di obiettivi da raggiungere.

Recentemente, una posizione controversa che ha raccolto consensi è che il feedback dei dipendenti funziona meglio se richiesto. Quando le persone ricevono un feedback costruttivo non richiesto, possono essere stressate e quindi concentrarsi sulla difesa piuttosto che sull'ascolto e sulla presa in considerazione del feedback.