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È il marzo 2012.
Donna Morris, allora vicepresidente senior delle risorse umane di Adobe, era appena arrivata in India per trascorrere un periodo negli uffici di Adobe. Ha accettato di rilasciare un'intervista a Economic Times, un'importante pubblicazione finanziaria indiana.
Il giornalista chiede a Morris cosa farebbe per interrompere l'HR.
Dopo un lungo viaggio in aereo, la signora risponde: "Abbiamo intenzione di abolire il formato di valutazione annuale delle prestazioni".
Pur essendo un'idea in corso, non l'aveva ancora condivisa con la direzione di Adobe!
Tuttavia, questa intervista ha fatto notizia e ha dato il via al percorso di trasformazione di Adobe, che è passato da un'unica revisione annuale a frequenti sessioni di feedback supportate dalla tecnologia.
L'obiettivo di queste sessioni è la crescita e lo sviluppo di tutti i dipendenti Adobe.
Scopriamo come le aziende di software leader a livello mondiale hanno ridefinito le valutazioni delle prestazioni.
Adobe ha ristrutturato il suo sistema di valutazione delle prestazioni nel 2012, abolendo il sistema tradizionale di valutazione delle prestazioni.
Il sistema precedente era progettato per condurre una sola revisione.
Hanno invece introdotto un sistema di gestione delle prestazioni più frequente e meno formale, chiamato "Check-in", che incoraggiava lo scambio regolare di feedback tra manager e dipendenti.
Il sistema di Check-in si ispira al concetto di"pit stop nelle competizioni automobilistiche".
Le soste ai box aiutano il team di gara a rifornirsi di carburante e a fare la manutenzione del veicolo, in modo che l'auto sia in condizioni ottimali per la gara.
Allo stesso modo, il sistema di Check-in ha permesso ai dipendenti di affrontare prontamente i loro problemi.
"In un'azienda in cui il talento è la sua moneta corrente, l'approccio Check-in è il modo in cui il talento si ottimizza continuamente". Donna Morris, citata in un articolo di Stanford Business.
L'approccio del check-in si basa su una struttura a 3 livelli :
Obiettivi e aspettative rappresentano il primo passo del processo di Check-in di Adobe, in cui manager e dipendenti concordano risultati, obiettivi e comportamenti chiave per l'anno fiscale:
Adobe ha definito delle linee guida per l'esecuzione di ogni elemento del framework per manager e dipendenti, tutte raccolte in un Check-in Toolkit.
Vediamo nel dettaglio come implementano questo framework.
I dirigenti guidano il processo di definizione delle aspettative.
All'inizio del 1° trimestre si svolge un Check-in incentrato sulle aspettative per chiarire gli obiettivi dell'anno successivo.
Il dipendente è responsabile della stesura di obiettivi appropriati in linea con ogni aspettativa e di rivederli regolarmente con il proprio manager.
Ogni dipendente deve comprendere chiaramente le proprie aspettative e come valutare il proprio successo rispetto alle aspettative.
Creano un documento di Un documento di una pagina che evidenzia le aspettative e gli obiettivi corrispondenti.
Il dipendente e il suo responsabile rivedono e aggiornano questo documento nel corso dell'anno.
I manager hanno anche il dovere di aggiornare regolarmente tutti i dipendenti sul contesto aziendale, sui cambiamenti e sui rischi.
Partendo da questo quadro, Adobe valuta le prestazioni in base ai seguenti criteri:
Di seguito sono riportate le linee guida per i dipendenti di Adobe durante la creazione del documento critico di una pagina sulle aspettative:
Il Check-in Toolkit di Adobe chiarisce il quadro degli obiettivi SMART:
"SPECIFICO: chi, cosa, dove, quando e perché del risultato.
MISURABILE: chiare misure di successo, metriche chiave e tappe fondamentali.
TASSATIVO: realizzabile e fornisce anche un'opportunità di sviluppo e crescita.
RILEVANTE: focalizzato sui risultati, allineato alle priorità dell'organizzazione/unità operativa e produce risultati tangibili.
TEMPESTIVO: una data di scadenza conferisce al lavoro un focus e un senso di urgenza".
Il foglio di lavoro sulle aspettative compilato dai dipendenti è la parte più critica delle valutazioni delle prestazioni di Adobe. Tutte le discussioni, i feedback e i conseguenti piani di sviluppo derivano da questo esercizio.
Una volta che i dipendenti hanno compilato questo foglio di lavoro in modo dettagliato, tenendo presente l'ampio quadro di riferimento di Adobe, devono anche seguire l'iter con i loro manager.
Adobe consiglia ai dipendenti di seguire l'esercizio del foglio di lavoro sulle aspettative nei seguenti modi:
È fondamentale per i manager come per i dipendenti.
Il manager ha la responsabilità di dare a ciascun dipendente le giuste aspettative per aiutarlo a raggiungere gli obiettivi aziendali e personali.
Per questo motivo, Adobe ha pubblicato anche una linea guida per i responsabili delle persone nella fase "aspettative":
Una volta che i dipendenti hanno debitamente compilato il foglio di lavoro sulle aspettative, il seguito consigliato ai dirigenti è il seguente:
Di seguito si può vedere il modello del foglio di lavoro delle aspettative di Adobe:
I dirigenti e i dipendenti sono tenuti a dare e ricevere feedback frequentemente.
I manager forniscono ai dipendenti un feedback sulle loro prestazioni, competenze, aspettative, obiettivi e sviluppo.
Per garantire che il feedback sia produttivo, Adobe crea diversi documenti di una sola pagina per aiutare i manager a condurre l'input.
Il documento principale, "Making Check-in Successful", fornisce le linee guida per formare una cadenza frequente di Check-in e avere riunioni produttive.
In Adobe, i manager dovrebbero fornire un feedback ponendo tre domande principali:
D'altro canto, i dipendenti dovrebbero fornire ai manager un feedback sulle loro capacità di leadership, per garantire che le valutazioni siano interattive e che ci sia una comunicazione bidirezionale .
Il feedback riguarda anche il livello di supporto che i manager forniscono ai dipendenti.
Per rendere la fase di feedback produttiva per tutte le parti coinvolte, Adobe ha creato le seguenti linee guida per i dipendenti:
Durante la sessione di feedback, Adobe condivide un quadro di riferimento per i dipendenti e i manager per ottenere il massimo da queste sessioni. Il quadro si articola in quattro aree di interesse:
I dipendenti sono incoraggiati a porre domande specifiche, come ad esempio:
Allo stesso modo, i manager devono fornire osservazioni specifiche e un piano di follow-up. Alcuni esempi inclusi nel kit di strumenti sono:
La raccomandazione per i dipendenti e i dirigenti è di fermarsi, riflettere e poi rispondere.
I dipendenti devono chiedere suggerimenti ai manager per ottenere consigli praticabili su comportamenti e risultati che possono migliorare.
Anche i dirigenti devono porre domande aperte ai dipendenti per capire il loro punto di vista. Ad esempio, "Se potessi rifarlo, cosa faresti di diverso?".
I manager devono considerare l'impatto dei loro suggerimenti e feedback sui dipendenti e sull'azienda.
Ad esempio, si potrebbe far sapere al dipendente che, incorporando il feedback X, dovrebbe aspettarsi un miglioramento di livello Y in un risultato.
Allo stesso modo, i dipendenti devono contestualizzare il feedback che danno o ricevono per ottenere un impatto generale personale e aziendale.
La parte più critica di queste sessioni di feedback è quella di avere una "linea d'azione" concreta dopo l'incontro.
Sia i dipendenti che i dirigenti devono concordare di comune accordo ciò che deve essere mantenuto e ciò che deve essere cambiato.
Alcune domande di ancoraggio potrebbero essere:
Dopo questa sessione, sia i manager che i dipendenti devono passare all'azione. Adobe raccomanda i seguenti protocolli di "follow-through" per i manager in questa fase:
I check-in di feedback si svolgono almeno una volta al trimestre e, in genere, hanno una durata di 60-90 minuti.
Infatti, sia i manager che i dipendenti sono incoraggiati a dare e ricevere feedback in modo informale durante tutto l'anno, non solo durante i check-in trimestrali.
Il calibro della sua forza lavoro è sempre stato l'orgoglio di Adobe.
In quanto azienda produttrice di software, Adobe sa che i dipendenti sono la sua risorsa più importante.
L'attuale sistema di valutazione delle prestazioni si concentra specificamente sulla crescita e sullo sviluppo dei dipendenti, e si tengono riunioni speciali con l'unico obiettivo di discutere lo sviluppo del dipendente.
Le prime due fasi, la definizione delle aspettative e il feedback continuo, dovrebbero facilitare la fase finale, lo sviluppo dei dipendenti.
"Isuggerimenti per un'ulteriore formazione, per incarichi più mirati, per rotazioni e per altre opportunità di sviluppo dovrebbero emergere nel corso di questi dialoghi. Si sottolinea ai dipendenti che sono loro stessi a gestire la propria carriera e che dovrebbero presentarsi alle conversazioni di Check-in con le proprie idee di crescita, anziché aspettarsi che il manager tracci un percorso per loro". Donna Morris nel World at Work Journal.
L'approccio del check-in rende ogni dipendente responsabile delle conversazioni sulla propria crescita e sul proprio sviluppo.
In primo luogo, i dipendenti devono identificare le opportunità di crescita e come possono crescere nel loro ruolo attuale.
In questo modo, i dipendenti possono aprire conversazioni per una crescita futura dimostrando di avere successo nelle loro posizioni attuali e di aver migliorato le loro competenze.
I manager dovrebbero anche comprendere le competenze dei loro dipendenti e gli obiettivi di crescita a lungo termine per creare opportunità rilevanti.
"Se si effettua il check-in durante il percorso, si vedono i progressi compiuti e si crea lo slancio per fare un passo avanti e un altro ancora, fino a raggiungere l'obiettivo". Un membro dell'organizzazione Information Technology di Adobe citato in un articolo di Stanford Business.
I Check-in di sviluppo vengono effettuati dai dipendenti quando ritengono di aver soddisfatto le loro aspettative, di aver lavorato attivamente sui feedback e di essere sulla strada giusta.
Adobe raccomanda le seguenti linee guida per i dipendenti in questa fase:
Il protocollo di follow-up per i dipendenti è il seguente:
Adobe raccomanda le seguenti linee guida per i manager in questa fase:
Protocollo di follow-up per i manager:
I dipendenti sono i padroni dei check-in incentrati sullo sviluppo, quindi possono programmarli quando è opportuno. Le conversazioni sullo sviluppo possono avvenire una o due volte all'anno.
Rosemary Arriada-Keiper, Head of Rewards di Adobe, evidenzia i pilastri della politica retributiva di Adobe:
Prima che Morris visitasse l'India e rilasciasse un'intervista in cui accennava alla ridefinizione del sistema di valutazione delle prestazioni, la valutazione annuale di Adobe era piuttosto tradizionale.
Ogni manager dovrebbe raccogliere i dati relativi alle prestazioni dei dipendenti nel corso dell'anno, effettuare valutazioni a 360 gradi e documentare le prestazioni dei dipendenti.
Poi il manager ha assegnato una valutazione a ciascun dipendente, che sarebbe stato classificato come segue:
Nel 2012, Adobe ha abolito le valutazioni e i giudizi annuali sulle prestazioni a favore di un sistema meno formale chiamato "Check-in".
I dipendenti si sono impegnati immediatamente quando Adobe ha comunicato l'aggiornamento sulla intranet aziendale.
"I dipendenti hanno divorato il post, rendendolo uno dei più letti nella storia della intranet di Adobe. In tutta l'azienda si sono impegnati in una vivace discussione sulla loro insoddisfazione per il processo di revisione. [...] I dipendenti erano delusi da ciò che ritenevano una mancanza di riconoscimento dei loro contributi". Laszlo Bock, ex vicepresidente senior di People Operations di Google, nel suo libro Le regole del lavoro.
Il vecchio sistema di valutazione delle prestazioni ha distrutto il lavoro di squadra, in quanto i dipendenti inseguivano valutazioni individuali invece di fare gioco di squadra.
Inoltre, il feedback una volta all'anno non era molto rilevante, dato che la maggior parte del lavoro era stato svolto due o tre trimestri prima.
Colloqui frequenti e aperti tra dirigenti e dipendenti durante l'anno risolverebbero questo problema.
È stato quindi introdotto il concetto di "Check-in".
"Il rischio di non fare un cambiamento era maggiore, perché l'intera azienda si stava evolvendo e le pratiche dei nostri dipendenti dovevano stare al passo". Donna Morris.
Ecco i motivi per cui Adobe ha rinnovato completamente il proprio sistema di gestione delle prestazioni.
Il processo di revisione annuale delle prestazioni di Adobe utilizzava un sistema di classificazione chiamato "stack ranking". Lo stack ranking assicurava che non più del 15% dei dipendenti potesse qualificarsi come "high performer".
Questo processo ha creato una competizione malsana, in cui i dipendenti si sono concentrati sulle prestazioni individuali e hanno lavorato per essere tra i primi 15%, a volte a spese del team.
La scarsa frequenza delle riunioni di feedback ha creato molti problemi. Il processo di revisione annuale non permetteva di identificare e risolvere i problemi in tempo reale. Il feedback una volta all'anno spesso incideva sul morale dei dipendenti e si concentrava più sulle prestazioni passate che sulla crescita futura.
Al contrario, l'approccio Check-in incoraggia le conversazioni e il supporto continui da parte dei manager per garantire che i dipendenti raggiungano il successo e gli obiettivi prefissati.
"Il feedback e le conversazioni continue tra manager e dipendenti sono il fulcro del successo dei check-in, sia per garantire che i dipendenti abbiano la chiarezza necessaria per avere successo nel loro ruolo, sia per sostenere la loro crescita professionale". Gloria Chen, Chief People Officer e EVP, Employees Experience.
I dipendenti si concentravano sul loro punteggio piuttosto che sul feedback qualitativo che ricevevano. A nessuno piaceva un punteggio inferiore a "supera le aspettative". In particolare, i dipendenti temevano il voto "soddisfa le aspettative". Di conseguenza, il tasso di abbandono volontario dopo le valutazioni delle prestazioni era elevato.
"I nostri dipendenti chiedevano un cambiamento. La nostra azienda si stava trasformando e si muoveva più velocemente che mai. Era giunto il momento di dare un'occhiata ai processi tradizionali di gestione delle persone e di dare una scossa a beneficio dei nostri dipendenti e di Adobe nel suo complesso.
Assumiamo persone eccezionali, non vogliamo etichettarle. Vogliamo concentrarci sul motivare e ispirare ogni individuo a dare il meglio di sé all'azienda". Donna Morris, Dimenticate le recensioni, guardiamo avanti.
Riflettendo sui benefici tangibili dell'adozione di un nuovo approccio alle prestazioni, Donna Morris ha stimato che l'eliminazione del processo di valutazione tradizionale ha permesso di risparmiare oltre 100.000 ore di tempo dei manager e di ridurre l'abbandono volontario.
"Alcuni si chiedono come facciamo a gestire i dipendenti meno performanti senza un processo pesante, ma in realtà stiamo facendo meglio.
Abbiamo registrato un aumento dei licenziamenti involontari, il che significa che stiamo facendo un lavoro migliore per identificare e comunicare quando le persone non soddisfano le aspettative". Donna Morris in 2017: L'anno in cui le valutazioni delle prestazioni saranno eliminate.
Adobe è stata una delle prime aziende ad abolire le valutazioni annuali e a passare a un processo di valutazione frequente delle prestazioni basato sulla tecnologia.
"In definitiva, dobbiamo fare tre cose: esaminare i contributi, premiare i risultati ottenuti, dare e ricevere feedback.
È necessario confonderli in un processo macchinoso? Non credo.
È ora di pensare in modo radicalmente diverso, di semplificare il nostro processo e di migliorare il nostro impatto. A mio parere, dobbiamo passare da una revisione una volta all'anno a un processo continuo di feedback", Donna Morris, in il blog originale di Adobe pubblicato tramite la sua intranet.
Grazie alla sua cultura incentrata sulle persone, Adobe ha preso questa decisione radicale dopo aver condotto diverse indagini e sondaggi interni.
Ecco come si distinguono le valutazioni delle prestazioni in Adobe.
Le conversazioni a due vie aiutano a risolvere eventuali problemi tra i manager e i dipendenti, e si motivano a vicenda per alzare il livello e creare una cultura di alte prestazioni.
"Il tono più positivo e costruttivo instaurato con il Check-in ha fatto sì che i dipendenti fossero più motivati e in grado di accettare le sfide che Adobe doveva affrontare come azienda". Donna Moris nel World at Work Journal.
È molto importante che i dipendenti si allineino alle aspettative dell'azienda in base alle loro competenze e che stabiliscano i loro obiettivi in sintonia con queste aspettative.
Adobe ha capito che l'azienda può crescere se i suoi dipendenti possono prosperare. L'acquisizione di nuove competenze, l'assunzione di nuovi incarichi e la ricerca di altre opportunità che si adattino alle nuove capacità acquisite sono incoraggiati in tutti i team. I manager ricevono linee guida per condurre frequenti riunioni di crescita e sviluppo.
"Dal punto di vista della gestione delle prestazioni, dall'implementazione del processo di Check-in, il turnover attribuito come non rimpianto e l'abbandono involontario sono aumentati di circa il 2%-3%, il che l'azienda considera un risultato positivo.
Con il precedente modello di revisione annuale, i manager affrontavano le prestazioni scadenti alla fine dell'anno, quando il processo li costringeva a farlo. Con Check-in, i manager gestiscono più attivamente le prestazioni su base continuativa, il che porta a una gestione attiva delle prestazioni (licenziamenti) quando necessario e a molti dipendenti con prestazioni insufficienti che scelgono di andarsene dopo aver discusso apertamente con i loro manager". Donna Moris nel World at Work Journal.
Zavvy consente di gestire un processo di valutazione delle prestazioni come quello di Adobe.
Il processo è semplice. Ecco una spiegazione passo per passo.
È possibile replicare facilmente il rituale di check-in frequente di Adobe utilizzando il software per riunioni 1:1 di Zavvy.
Zavvy consente ai dirigenti e ai dipendenti di stabilire una cadenza 1:1 con i loro manager.
Ecco un'istantanea della dashboard dei manager per il loro team, nonché la cadenza di check-in che possono impostare.
I manager possono impostare la frequenza, il giorno, le domande ricorrenti e l'ordine del giorno per la loro cadenza 1:1.
Inoltre, con il programma di connessione "Conversazioni che contano", sia il manager che il dipendente vengono abbinati.
Zavvy invia a tutte le persone coinvolte dei promemoria automatici. E il manager potrebbe ricevere la lista di controllo come messaggio/ricordo separato.
Domande pressanti come "risultati recenti", "onestà radicale" e "priorità per la prossima settimana" possono essere poste attraverso questa funzione.
Per replicare la franchezza di Adobe nel condurre il processo di check-in in tre fasi, si può dare un nome al check-in in base all'ordine del giorno, ad esempio Definizione delle aspettative, Feedback o Crescita e sviluppo.
È inoltre possibile utilizzare la funzione per "Personalizzare l'agenda dei check-in ricorrenti" con alcune delle domande del processo dettagliato di Adobe.
Zavvy può aiutarvi a replicare ogni fase del check-in in 3 punti di Adobe.
Ad esempio, nell'agenda del feedback check-in si possono inserire domande come:
Dopo il check-in per la definizione delle aspettative, Adobe si concentra sul feedback e sul "Piano di sviluppo individuale".
Con la funzione Piani di crescita di Zavvy, è possibile modellare un piano di sviluppo simile a questo processo di Adobe.
I dipendenti possono creare piani di sviluppo individuali e sottoporli al manager per un feedback.
Su questa base, manager e dipendenti possono arrivare alla versione finale.
Ad esempio, in base alle frequenti valutazioni dei manager, i dipendenti possono estrarre dalla vista "Il mio feedback" spunti di riflessione che possono essere aggiunti al loro piano di sviluppo.
È inoltre possibile creare un quadro di sviluppo della carriera per accelerare la crescita dei dipendenti ad alto potenziale.
Definite i livelli del vostro quadro di carriera e i percorsi per ogni reparto. Un percorso di carriera descriverà tutto il potenziale di crescita all'interno di un ruolo, ad esempio da junior sales manager a mid-level sales manager a senior sales manager.
Questo approccio offrirà ai dipendenti un percorso chiaro per l'apprendimento continuo e la crescita professionale, oltre a una maggiore trasparenza sulle aspettative per ogni livello di ruolo.
Adobe utilizza cinque criteri di leadership per valutare le capacità di leadership del proprio personale, a livello di dipendenti, manager e direttori:
"Una capacità di leadership chiave che abbiamo identificato è l'attenzione al ruolo di modello di Check-in.
I leader di Adobe sono tenuti a stabilire aspettative di performance impegnative ma raggiungibili, a modellare i Check-in, a fornire feedback chiari e tempestivi e ad allenare gli altri sulle loro performance.
Abbiamo fornito un quadro molto semplice che i leader possono utilizzare e adattare alla loro personalità e alla cultura dei loro team". Donna Morris, Lezioni apprese con il Check-in.
Adobe investe nella formazione dei propri manager per garantire ulteriormente il benessere generale dei dipendenti.
Si tratta di competenze che potete coltivare con le funzioni di esperienza di apprendimento di Zavvys:
1. È possibile creare facilmente percorsi di apprendimento autogestiti che i manager possono seguire a loro piacimento.
Ad esempio, potete assegnare le nostre microlezioni sulla leadership ai dirigenti, affinché le studino a loro piacimento. Questo programma vi aiuterà:
2. Potete attivare l'apprendimento tra pari tra i vostri leader come Freeletics' People Manager Roundtable.
La tavola rotonda sulla leadership riunisce i leader di diversi dipartimenti ogni sei settimane. Due facilitatori sono responsabili della scelta di un argomento e della preparazione della sessione per ogni gruppo. Per farlo, seguono un processo passo dopo passo su Zavvy.
3. Potete condividere i materiali didattici in un formato digeribile e facile da consumare tramite e-mail o nudges quotidiani su slack .
Piccole sfide e promemoria motivano un cambiamento comportamentale continuo. Questa funzione sarebbe essenziale per dotare i vostri leader delle competenze necessarie per allenare e valutare accuratamente i membri del loro team e delle tecniche per dare un feedback costruttivo.
Per formare adeguatamente i manager a condurre un quadro di aspettative accurato con i propri dipendenti, è possibile creare un percorso di formazione personalizzato con promemoria ricorrenti e informazioni che riproducano il processo di Adobe:
Ciò consente ai leader di diventare coach più efficaci, formandoli al contempo sul processo di valutazione delle prestazioni.
ZavvyGli scienziati dell'apprendimento hanno creato un percorso formativo intitolato "Come dare un feedback costruttivo ed efficace".
In questo modo, potrete assegnare un corso di formazione predefinito a tutta la vostra forza lavoro con un semplice clic.
Zavvy si occupa letteralmente di tutto il resto.
Altre caratteristiche che distinguono Zavvy nella conduzione di valutazioni delle prestazioni standard del settore:
Combinando la tecnologia con la ricerca radicata nelle migliori pratiche di gestione delle persone, Zavvy è in grado di migliorare i risultati delle prestazioni nelle organizzazioni leader a livello mondiale.
Se siete alla ricerca di un modo per fornire un feedback più significativo e sviluppare meglio il vostro personale, prenotate una demo gratuita di 30 minuti con Zavvy.
I nostri esperti vi mostreranno come creare il miglior sistema di valutazione delle prestazioni che aumenti la produttività della vostra organizzazione e motivi i vostri talenti.
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