Creare un processo vincente di feedback continuo dei dipendenti in 10 semplici passi

State cercando di decidere un nuovo stile di valutazione delle prestazioni? Da tempo le aziende utilizzano le valutazioni annuali per assegnare i premi. Questo approccio di gestione delle prestazioni misura l'impatto del lavoro svolto in passato, nella speranza di trarre insegnamenti e di svilupparli in futuro. 

Ma a 80 anni di distanza i dipendenti sono desiderosi di ricevere un feedback continuo, invece di aspettare un aggiornamento annuale. 

Prendete esempio da Cargill, un produttore e distributore di prodotti alimentari con sede a Minneapolis, che aveva bisogno di un sistema di gestione delle prestazioni migliore per motivare la sua forza lavoro globale di 160.000 persone. Cargill ora adotta conversazioni quotidiane sul posto di lavoro tra manager e dipendenti, abbandonando le valutazioni annuali a favore di un sistema di "Everyday Performance Management". 

HR Daily Advisor riporta che il 70% dei dipendenti di Cargill si sente più apprezzato in quanto riceve indicazioni utili dai propri superiori. L'azienda ha anche ottenuto un miglioramento del 40% delle prestazioni complessive. Seguite le orme di Cargill leggendo la nostra guida: vi mostreremo esattamente come implementare il feedback continuo dei dipendenti e iniziare a raccogliere i frutti di questo prezioso sistema. 

🔄 Che cos'è il feedback continuo?

I circuiti di feedback continuo sono canali di comunicazione bidirezionali tra un dipendente e un manager. Il feedback continuo può riguardare le competenze, le conoscenze, gli atteggiamenti, il comportamento, ecc. La chiave del successo di un sistema di feedback continuo è che avvenga regolarmente, sul momento, e che sia perseguibile. 

"Il feedback continuo può migliorare la comunicazione tra manager e dipendenti.

È più probabile che i dipendenti si sentano a proprio agio nel comunicare regolarmente con i loro manager e che i manager siano più consapevoli di eventuali preoccupazioni dei dipendenti. Questo può portare a una comunicazione aperta ed efficace tra le due parti, che può essere vantaggiosa sia per il manager che per il dipendente". Omer Usanmaz, CEO e co-fondatore di Qooperuna piattaforma di mentoring e coaching.

🏆 8 Vantaggi del feedback continuo

Il feedback continuo ha chiari vantaggi sia per i dipendenti che per i datori di lavoro.

1. Crea relazioni più forti

Le tradizionali valutazioni delle prestazioni non si sono concentrate molto sull'interazione tra manager e singoli collaboratori. Al contrario, si sono concentrate maggiormente sui numeri e sul raggiungimento degli obiettivi da parte di un dipendente. L'alternativa? 

Un modello di feedback continuo offre la possibilità di un dialogo aperto. Crea opportunità per i manager di costruire relazioni più forti con i loro riporti diretti e di conoscerli come persone, non solo come ingranaggi di una macchina.

2. Incoraggia lo sviluppo dei dipendenti

Dare il benservito una volta all'anno non è motivante e non fornisce ai dipendenti controlli frequenti che favoriscono il rendimento continuo. Quando i manager si impegnano a fornire un feedback continuo, dicono ai dipendenti che il loro sviluppo è una priorità. Questa interazione regolare permette anche di fare coaching e mentoring sul posto di lavoro, invece di aspettare che sia troppo tardi per correggere la rotta. 

"Se un dipendente ha difficoltà con una particolare abilità, il manager può fornire un feedback e aiutare a sviluppare un piano per migliorare. Inoltre, se un dipendente eccelle in una determinata area, il manager può aiutarlo a individuare i modi per sfruttare questo punto di forza.

Collegando il feedback ai piani di sviluppo della carriera, i dipendenti sapranno che le loro prestazioni sono attentamente monitorate e che il loro sviluppo professionale è una priorità per l'azienda". - Michelle Hague, responsabile delle risorse umane di Rete Pannelli Solari USA. 

3. Favorisce la collaborazione

Le aziende che sono aperte a una cultura di revisione a 360 gradi raccolgono e distribuiscono il feedback dei colleghi più giovani e dei dirigenti. L'enfasi sulla condivisione delle idee in uno spazio sicuro crea un ambiente in cui la collaborazione è la norma. 

Harvard Business Review riporta che Google ha un approccio interessante alla selezione dei colleghi. Ogni dipendente invia un elenco di colleghi al proprio manager, che poi determina se ciascun candidato è in grado di fornire un feedback sostanziale e imparziale.

È un sistema che funziona: dopo il passaggio a questo sistema di revisione tra pari, Google ha registrato un miglioramento del 26% dei lavoratori che hanno trovato utile il sistema di feedback.

4. Fornisce un resoconto accurato delle prestazioni dei dipendenti

Quando i manager aspettano di dare un feedback solo una volta all'anno, è più probabile che si concentrino sugli estremi che limitano la loro capacità di fornire un resoconto accurato delle prestazioni medie. Esempi di feedback problematici sono: 

• Recency bias: quando l'evento più recente ha più peso di tutto ciò che lo ha preceduto.
• Effetto alone - quando un tratto forte mette in ombra tutto il resto
• Effetto primato - quando la prima cosa che si nota di una persona ha un'influenza sproporzionata sull'opinione che si ha di lei.

Suggerimento: Superate questi pregiudizi naturali del feedback con controlli frequenti che hanno maggiori probabilità di essere accurati e oggettivi. 

5. Gestione semplificata degli obiettivi e riconoscimento dei dipendenti 

È più facile tenere traccia degli obiettivi individuali quando i manager si informano frequentemente per dare suggerimenti, offrire risorse di formazione o aiutare i dipendenti a riallineare i loro obiettivi con la strategia aziendale. Questo processo consente inoltre ai manager di riconoscere il merito non appena un dipendente raggiunge una pietra miliare. 

Questo è esattamente ciò che i lavoratori della Gen Y stanno cercando. LinkedIn riporta che ben l'80% preferisce un feedback istantaneo e un elogio piuttosto che ricevere un feedback in un contesto di revisione.

➡️ Scoprite 42 idee di riconoscimento significativo per i dipendenti per aumentare il loro impegno

6. Fornisce approfondimenti in tempo reale

La tradizionale valutazione annuale delle prestazioni può talvolta sembrare un'autopsia in cui i manager si affannano a raccogliere tutti i risultati ottenuti da un dipendente negli ultimi 12 mesi. 

Il feedback continuo è un'alternativa efficace. Fornisce ai manager informazioni in tempo reale sulle prestazioni dei dipendenti. Ad esempio, se un addetto alle vendite non ha raggiunto gli obiettivi questa settimana, come può collaborare con il suo manager per ottenere cifre migliori la prossima settimana? 

7. Diminuisce l'abbandono del lavoro

La MIT Sloan Management Review spiega che il mancato riconoscimento delle prestazioni è uno dei fattori più significativi di abbandono durante la Grande Dimissione. In particolare, "è più probabile che i dipendenti lascino le aziende che non riescono a distinguere tra chi ottiene risultati elevati e chi è in ritardo".

I dipendenti cercano il riconoscimento in termini di lodi informali e incentivi finanziari. Inoltre, i dipendenti con prestazioni elevate si risentono della mancanza di riconoscimento per il loro duro lavoro. 

8. Aumenta la produttività 

La relazione tra valutazioni delle prestazioni e produttività è interessante. Nel 1927, lo psicologo Elton Mayo condusse un esperimento socioeconomico basato sulle lavoratrici della fabbrica Hawthorne Works della Western Electric Company in Illinois. Mayo modificò le condizioni di lavoro, i periodi di riposo, l'illuminazione, la supervisione e le ore di lavoro per verificare le tendenze relative alle prestazioni e alla produttività. 

Gli studi Hawthorne sono giunti alla conclusione che l'osservazione dei lavoratori aumenta la produttività più dell'adeguamento dei salari o di altre condizioni. In altre parole, è più probabile che i dipendenti ottengano risultati migliori quando sanno che i supervisori controllano i loro sforzi.

🔍 Perché il feedback continuo è un approccio migliore delle valutazioni annuali delle prestazioni?

Il feedback continuo dei dipendenti è l'approccio moderno alla gestione delle prestazioni. Una cultura del feedback continuo a 360 gradi consente di ottenere un feedback imparziale e completamente personalizzato per promuovere le prestazioni, il coinvolgimento e la crescita. Le valutazioni annuali sono in disuso, poiché pregiudizi, dimenticanze e mancanza di contesto possono influire sul valore di una valutazione annuale.

Abbiamo parlato con Jo Taylor, Responsabile del Talento di TalkTalk, Responsabile dell'Apprendimento di Channel 4 e ora Direttore Generale di Let's Talk Talent, per chiederle perché un processo di feedback continuo supera le tradizionali revisioni annuali. Ci ha detto:

"Il feedback continuo è importante per motivare e valorizzare il contributo dei nostri collaboratori. Come facciamo a imparare se non diamo feedback su base regolare? Questo approccio più informale e regolare al feedback dei dipendenti consente conversazioni di sviluppo a due vie. Crea fiducia, attenzione e luoghi di lavoro psicologicamente sicuri, in cui le persone prosperano.

I manager che ascoltano veramente il proprio team e danno seguito alle azioni in modo più regolare, eliminano l'ansia che le persone provano di fronte all'imminente scadenza della valutazione annuale delle prestazioni. C'è l'opportunità di ribaltare le conversazioni sulle prestazioni quando si parla dei requisiti minimi per liberare davvero la propria passione e il proprio potenziale".

💡 10 passi per costruire una cultura del feedback continuo sulle prestazioni 

Siete pronti a creare la vostra cultura del feedback sulle prestazioni utilizzando i seguenti elementi. 

1. Comunicare i vantaggi del feedback continuo 

Iniziate a coinvolgere il vostro team, partendo dai vertici dell'azienda. L'alta dirigenza deve vedere il valore di un sistema di feedback continuo per accettare l'idea. Forbes fornisce due statistiche che sicuramente conquisteranno i vostri interlocutori: 

• Il 43% dei dipendenti che si autodefiniscono altamente impegnati riceve feedback almeno settimanalmente. 
• L'89% dei responsabili delle risorse umane ritiene che il feedback continuo tra pari produca risultati positivi.

L'entusiasmo e l'adesione dei vertici si propagheranno a tutto il resto dell'organizzazione. Organizzate presentazioni e sessioni informative per illustrare i vantaggi di un sistema di feedback continuo, in modo che il personale sia entusiasta di proseguire la propria crescita. 

2. Selezionare la tecnologia giusta 

Aumentare la frequenza dei feedback non deve necessariamente richiedere molto tempo o lavoro, a patto che si utilizzino gli strumenti giusti. L'automazione gestisce gli elementi ripetitivi del processo di feedback e vi permette di concentrarvi su attività più creative.

Quando il feedback funziona bene, i vostri dipendenti non si limiteranno ad accettarlo, ma lo cercheranno attivamente. 

L'integrazione di questo aspetto nel software di gestione delle prestazioni scelto semplifica la richiesta di feedback da parte dei colleghi e dei manager. 

➡️ Lo strumento di feedback 360 di Zavvy fornisce una panoramica olistica delle attività dei vostri dipendenti e del loro impatto sul team, sulle prestazioni e sulla cultura.

3. Formare i manager a fornire feedback costruttivi

I vostri manager saranno la forza trainante di una cultura del feedback di successo, quindi devono essere dotati delle competenze necessarie per fornire feedback in modo efficace. 

L'ultima cosa che si vuole è demotivare la propria forza lavoro aumentando i feedback negativi senza alcun senso di scopo. 

La ricerca di Gallup sugli stili di feedback ci dice che l'80% dei dipendenti cerca un nuovo ruolo esterno se si sente negativo dopo un feedback manageriale. E solo il 10,4% dei dipendenti ha dichiarato di sentirsi coinvolto dopo aver ricevuto un feedback negativo. 

4. Incoraggiare il feedback tra pari 

Il feedback dei colleghi dovrebbe essere una parte regolare del processo di valutazione a 360 gradi. Ma il Global Culture Report di O.C Tanner ha evidenziato che solo il 32% dei dipendenti riceve regolarmente un feedback dai propri colleghi. 

Date priorità a questa importante fonte di crescita offrendo tavole rotonde, dove i dipendenti possono dare e ricevere feedback in un contesto di gruppo. Queste discussioni funzionano bene per la formazione basata sulle competenze, ad esempio se state cercando di migliorare le capacità di assistenza ai clienti in tutta l'azienda. 

5. Programmare sessioni di feedback settimanali

Dipendenti e manager dovrebbero avere una chiara tabella di marcia per i controlli periodici. Il segreto è assicurarsi che questo tempo sia previsto in entrambi i calendari, in modo da evitare che il feedback vada perso per strada. 

Può trattarsi di un incontro settimanale 1:1 o di una semplice visita alla scrivania di un dipendente per un rapido aggiornamento.

Suggerimento: non è necessario che la sessione sia lunga.

Inc.com riporta che il 67% dei dipendenti della Gen Z vuole ricevere feedback dal proprio manager in pezzi di 5 minuti o meno. 

6. Raccogliere feedback dai team remoti 

È facile che i dipendenti remoti si sentano emarginati, quindi è essenziale che anche loro siano inclusi nel processo di feedback. Potrebbe essere necessario adattare le domande e gli obiettivi del feedback in modo che siano rilevanti per il team distribuito, ad esempio concentrandosi sugli stili di comunicazione del team. 

7. Collegare il feedback ai piani di sviluppo 

Non date feedback per il gusto di farlo, ma usateli per potenziare la crescita e lo sviluppo. Zippia riporta che il 69% dei dipendenti lavor erebbe di più se sentisse che i propri manager riconoscono i loro sforzi attraverso il feedback. 

Suggerimento: sfruttate questo sforzo creando un chiaro collegamento tra i quadri di carriera dei dipendenti , i piani di crescita e i feedback, in modo che ogni dipendente sappia come raggiungere i propri obiettivi di sviluppo.

8. Creare un comitato per il miglioramento continuo 

Utilizzate una lavagna fisica o uno spazio online condiviso per monitorare i progressi dell'azienda rispetto agli obiettivi di feedback. Questo mostrerà ai dipendenti l'impatto che hanno sul risultato finale e li incoraggerà a continuare a lavorare bene. 

Non dimenticate di celebrare anche i successi ottenuti durante il percorso. Il primo venerdì di marzo si celebra la Giornata della riconoscenza dei dipendenti, ma i successi vanno riconosciuti durante tutto l'anno. 

O.C Tanner riporta un aumento del 289% del successo e del 166% della leadership quando le aziende incorporano il riconoscimento dello sforzo quotidiano nei loro programmi di ricompensa. 

9. Prendere decisioni informate sulla base del feedback dei dipendenti 

Smettete di concentrarvi sulla crescita individuale e utilizzate le informazioni di feedback dei dipendenti per prendere decisioni strategiche più ampie. 

Esempio 1: se si verificano numerosi casi di problemi di comunicazione tra i reparti, potrebbe essere il momento di introdurre una formazione trasversale tra i reparti.

Esempio 2: se notate una tendenza al basso morale in un particolare periodo dell'anno, provate a programmare eventi sociali a livello aziendale per risollevare il morale.

10. Ripetere il processo di feedback 

Ricordate: il feedback dei dipendenti è un viaggio, non un evento unico. Quindi, risciacquate e ripetete il processo ogni volta che è necessario. In questo modo il vostro team si svilupperà e crescerà continuamente in linea con gli obiettivi aziendali. Incorporare i seguenti elementi (se necessario): 

• valutazioni inter pares per dare ai colleghi la possibilità di valutarsi a vicenda. 
• autovalutazione, in modo che i dipendenti abbiano l'opportunità di riflettere sulle proprie prestazioni. 
• feedback in salita da parte dei riporti diretti ai loro supervisori. 
• feedback verso il basso da parte dei manager ai loro riporti diretti. 

➡️ Zavvy consente una cultura del feedback continuo sulle prestazioni

Creare una cultura della performance continua non dovrebbe essere scoraggiante.

ZavvyIl software per l'abilitazione dei dipendenti vi illustra i passaggi necessari per creare un sistema di feedback continuo che possa funzionare senza problemi in background.

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