Virtual Collaboration 101: i migliori suggerimenti e strumenti per un lavoro di squadra senza interruzioni

Con la dispersione dei team in città, paesi e fusi orari, il concetto di "lavoro di squadra" sta subendo un cambiamento sismico. 

In un mondo in cui "spazio per l'ufficio" può significare il tavolo della cucina, un caffè o una spiaggia, la capacità di collaborare virtualmente non è solo un'abilità, ma un superpotere che aiuta la vostra organizzazione a prevenire:

• una mancanza di allineamento tra i team;
• barriere di comunicazione;
• la mancanza di competenze tecniche nel personale;
• caos operativo. 

Questo articolo: 

• Discutere gli ostacoli comuni alla collaborazione virtuale. 
• Vi presentiamo i principali strumenti che stanno rivoluzionando il lavoro a distanza. 
• Condividete le strategie sperimentate dai team che hanno imparato il gioco della collaborazione virtuale.

🤝 Cos'è la collaborazione virtuale?

La collaborazione virtuale è una forma di lavoro di squadra tra i membri di un team in un ambiente digitale, organizzata e realizzata con mezzi mediati dalla tecnologia per svolgere le attività quotidiane. 

Grazie alla tecnologia, la collaborazione virtuale consente alle persone di coordinarsi, condividere informazioni e svolgere attività in modo collettivo, indipendentemente dalla posizione geografica. 

Questo approccio è diventato sempre più prevalente a causa dell'aumento del lavoro a distanza, dei team globali e del continuo progresso delle tecnologie collaborative.

Gli elementi chiave della collaborazione virtuale includono: 

• videoconferenze; 
• strumenti di gestione dei progetti online; 
• cloud storage; 
• piattaforme di messaggistica in tempo reale. 

🏆 3 Vantaggi principali della collaborazione virtuale 

Accesso a un pool di talenti diversi

Le collaborazioni virtuali consentono alle aziende di assumere dipendenti con competenze, conoscenze e intuizioni diverse senza barriere geografiche. L'accesso a un pool di talenti globali porta più innovazione e idee, migliorando la vostra forza lavoro. 

Neal Taparia, fondatore di Solitaried, spiega: "Quando abbiamo iniziato, non avevamo il budget per assumere i migliori talenti nel nostro mercato locale. Tuttavia, siamo stati in grado di trovare i migliori talenti da remoto, il che ha fatto la differenza per la nostra azienda".

Miglioramento della produttività 

La collaborazione online consente ai dipendenti di dare il meglio di sé, tenendo conto delle responsabilità personali. I dipendenti possono programmare il lavoro nelle ore più produttive e completare i compiti più velocemente. 

Inoltre, gli strumenti di collaborazione virtuale automatizzano le attività ridondanti e liberano il tempo dei vostri dipendenti per concentrarsi sulle cose importanti. Il risultato è un miglioramento delle prestazioni dei dipendenti e un aumento della produttività.

Risparmiare tempo e costi

La collaborazione virtuale consente di risparmiare il tempo dedicato al pendolarismo verso le sedi di lavoro. I dipendenti possono pianificare la loro giornata in tutta tranquillità, senza preoccuparsi di affrontare il traffico, e iniziare il lavoro carichi di energia. 

Inoltre, gli strumenti di collaborazione online facilitano la pianificazione e la gestione delle riunioni con gli stakeholder, ovunque essi si trovino. 

Le organizzazioni spendono meno in risorse come uffici, spazi per riunioni e attrezzature in loco, riducendo così i costi generali e aumentando i profitti. 

😟 5 Sfide comuni nella collaborazione virtuale

Barriere comunicative

Uno dei requisiti principali per la creazione di un team di successo è una comunicazione chiara. Ma i team virtuali devono affrontare barriere di comunicazione che spesso ostacolano il flusso di lavoro. 

La mancanza di interazioni faccia a faccia e di segnali non verbali è spesso causa di incomprensioni tra i colleghi. Le persone possono estrapolare le comunicazioni scritte dal loro contesto o interpretarle in modo errato, complicando la sinergia tra i dipendenti.

Anche le opportunità di collaborazione in tempo reale sono limitate nei team virtuali. Le persone che lavorano in fusi orari diversi devono spesso aspettare la corrispondenza dei colleghi, con un impatto sulla produttività.  

Inoltre, la collaborazione virtuale si basa in gran parte su strumenti digitali e qualsiasi problema tecnico può compromettere la comunicazione in tempo reale. 

Cultura e coesione del team

Nelle collaborazioni virtuali, i dipendenti hanno spesso bisogno di una chiara visibilità sul lavoro degli altri. Ciò si traduce in una mancanza di fiducia e in una minore coesione del team, con ripercussioni sulla cultura interna del lavoro. Questo può anche derivare da diversi background culturali, stili di comunicazione ed etica del lavoro.

La cultura aziendale può sembrare dispersiva o disconnessa, poiché la collaborazione virtuale richiede più spunti non verbali o tempi di interazione informali. A causa di queste lacune e della mancanza di cameratismo, le persone potrebbero non sentire un senso di appartenenza. La formazione sulla sensibilità culturale e le attività di team building sono indispensabili per creare una forte dinamica di squadra. 

Limiti professionali

I confini sfumati tra lavoro e vita privata possono avere un impatto negativo sul benessere e sull'impegno dei dipendenti.

I team virtuali distribuiti a livello globale spesso hanno difficoltà a far rispettare i confini del lavoro. I dipendenti lavorano spesso con orari diversi. La necessità di informazioni tempestive può spesso portare i vostri collaboratori a ricevere chiamate o domande da parte di colleghi al di fuori del loro orario di lavoro.

Di conseguenza, i confini professionali sono necessari per mantenere un equilibrio ottimale tra lavoro e vita privata ed evitare il burnout.

Distrazioni

I team remoti lavorano spesso da diverse sedi. La mancanza di disciplina in ufficio e le distrazioni delle sedi remote possono mettere a dura prova la produttività generale dell'organizzazione.

Ad esempio, i dipendenti che lavorano da casa possono avere intorno familiari o coinquilini. L'inevitabile rumore e le interruzioni di una casa normale possono ridurre la produttività del dipendente. 

Mancanza di struttura

Un'altra sfida predominante nelle collaborazioni virtuali è la mancanza di una struttura definita. I dipendenti che lavorano con orari diversi da sedi diverse rendono più difficile per l'azienda stabilire regole specifiche. 

Senza una struttura adeguata, l'efficienza operativa ne risente. I dipendenti remoti devono comprendere le aspettative di lavoro e di prestazione e sentirsi legati al team. Questo può portare a un disimpegno e a una riduzione della produttività.

🧰 Top 14 strumenti e piattaforme di collaborazione virtuale

Oltre alle strategie efficaci, per snellire il processo sono necessari anche strumenti e piattaforme di collaborazione virtuale. Ecco alcune piattaforme che potete prendere in considerazione per ottenere i migliori risultati: 

Risorse umane

Zavvy

👀 Caratteristiche principali:

• Sistema di feedback a 360°;
• flussi di lavoro di onboarding per coinvolgere e formare tutti i nuovi assunti;
• integrazioni con i più diffusi strumenti per le risorse umane e la produttività
• Coach AI per aiutare le persone a sviluppare piani di crescita personalizzati. 

💸 Prezzi: Zavvy è la suite all-in-one più conveniente per l'abilitazione delle persone, a partire da 4 dollari/utente/mese.

Inoltre, i nostri prezzi si adattano alle vostre esigenze, senza farvi pagare per moduli che non desiderate.

Comunicazione

Slack

👀 Caratteristiche principali:

• Creatore virtuale di flussi di lavoro
• Canali di comunicazione illimitati per una collaborazione globale
• Messaggistica istantanea 

💸 Prezzi: Slack offre pacchetti a partire da 7,25 dollari/utente/mese.

Zoom

👀 Caratteristiche principali:

• Creazione e programmazione di riunioni
• Chat, annotazione, lavagna e sale riunioni.

💸 Prezzi: I pacchetti Zoom partono da $149,90/anno/utente.

Incontro con Google

👀 Caratteristiche principali:

• Riunioni e pianificazioni istantanee
• Sfondi virtuali ed effetti visivi
• Chat in riunione

💸 Prezzi: Google Meet offre pacchetti a partire da 6 dollari/utente/mese.

Gestione dei prodotti

Asana

👀 Caratteristiche principali:

• Analisi e reporting basati sull'intelligenza artificiale
• Creatore di flussi di lavoro
• Integrazioni di app

💸 Prezzi: Asana offre abbonamenti a partire da 10,99 dollari/utente/mese. 

Trello

👀 Caratteristiche principali :

• Schede di progetto
• Modelli
• Integrazioni e plug-in

💸 Prezzi: Trello offre pacchetti a partire da $5/utente/mese. 

ClickUp

👀 Caratteristiche principali :

• Cruscotto completo
• Analisi e reporting basati sull'intelligenza artificiale

💸 Prezzi: ClickUp offre abbonamenti a partire da 5 dollari/utente/mese.

Produttività, collaborazione e condivisione di file

Spazio di lavoro Google

👀 Caratteristiche principali:

• È dotato di tutti gli strumenti di Google, tra cui Gmail, Meet, Sheets, Docs, ecc. 
• Infinite integrazioni di app, come la suite di convertitori di documenti Xodo.

💸 Prezzi: Google Workspace ha un prezzo di partenza di 7,20 dollari/utente/mese.

Tavola d'aria

👀 Caratteristiche principali:

• Creazione di flussi di lavoro personalizzati
• Modelli di offerte

💸 Prezzi: I pacchetti Airtable partono da $10/utente/mese.

Notion

👀 Caratteristiche principali:

• Calendario condiviso del team
• Prioritarizzazione e schedulazione dei compiti

💸 Prezzi: Notion offre abbonamenti a partire da 10 dollari/utente/mese.

Per i team tecnologici

Jira 

👀 Caratteristiche principali:

• Schede Scrum e schede Kanban
• Assegnazione automatica e trascinamento
• Rapporti basati sull'intelligenza artificiale
• Sul Marketplace Atlassian sono disponibili numerosi componenti aggiuntivi per ampliare le funzionalità e semplificare il processo (ad esempio, i modelli Jira di AppLiger).

💸 Prezzi: Jira offre pacchetti a partire da 77,50 dollari/mese.

Tracciamento e gestione del tempo

Toggl 

👀 Caratteristiche principali:

• Integrazione con i calendari di Google e Outlook
• Tracciamento offline 

💸 Prezzi: Toggl offre abbonamenti a partire da $13,35/utente/mese. 

Todoist

👀 Caratteristiche principali:

• Livelli di priorità e promemoria
• Cruscotti personalizzati
• Visualizzazione della produttività e dello storico delle attività

💸 Prezzi: Todoist offre pacchetti a partire da $4/mese.

Timedoctor

👀 Caratteristiche principali:

• Monitoraggio dei dipendenti
• Fogli di presenza e buste paga online
• Avvisi di distrazione

💸 Prezzi: Gli abbonamenti a Timedoctor partono da 8,4 dollari/utente/mese.

Tutti questi strumenti sono ottimi per consentire una collaborazione più fluida. Ma c'è un problema: gli strumenti, da soli, non bastano a creare la magia. 

Dietro ogni team virtuale di successo c'è una cultura di comunicazione aperta, di fiducia e di impegno verso obiettivi comuni. 

Si tratta di padroneggiare il mix di comunicazione asincrona e sincrona, di comprendere le sfumature del linguaggio digitale del corpo e di promuovere un ambiente in cui ogni ping, messaggio o videochiamata aggiunge valore.

💡 I 6 migliori consigli per una collaborazione virtuale efficace

Ecco i passi da compiere per implementare una collaborazione virtuale efficace nella vostra organizzazione.

Stabilire obiettivi e traguardi chiari

Stabilite obiettivi chiari per mantenere la coerenza strutturale tra i vari reparti. L'obiettivo finale è quello di mantenere i lavoratori concentrati su una direzione unitaria e migliorare l'allineamento tra i team in sede e quelli virtuali. 

Stabilite gli obiettivi della collaborazione virtuale utilizzando il modello SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, and Time-bound). Ogni compito assegnato deve essere allineato con gli obiettivi aziendali a breve e lungo termine e avere scadenze raggiungibili. 

Comunicate le vostre aspettative fin dalle fasi iniziali del processo di inserimento dei dipendenti. Definite i loro ruoli, le loro mansioni e il modo in cui contribuiscono alla crescita dell'azienda. 

Mettere in atto regole adeguate per i team virtuali, come ad esempio:

• Disponibilità richiesta
• Tempo di risposta previsto
• Frequenza delle riunioni
• Partecipazione obbligatoria alle riunioni

Coinvolgete il vostro team nel processo. Chiedete il loro contributo, le loro idee e il loro feedback sugli obiettivi della collaborazione virtuale.

Di conseguenza, promuoverete l'autonomia e la responsabilità e vi aiuterete a fissare obiettivi pertinenti e raggiungibili.

🚀 Date un'occhiata al nostro modello di indagine sul lavoro a distanza e ad altri 16 modelli di indagine nella nostra raccolta di modelli di indagine sul coinvolgimento.

Stabilire canali di comunicazione chiari

Come discusso in precedenza, l'insidia principale della collaborazione virtuale è la barriera della comunicazione. 

Per contrastare questa situazione, è necessario disporre di canali di comunicazione efficaci. 

Poiché i team virtuali comunicano tra loro per via elettronica, la scelta degli strumenti di comunicazione giusti è fondamentale. Essi possono: 

• Fornire informazioni tempestive. 
• Riducete al minimo la possibilità che i dipendenti perdano aggiornamenti essenziali.
• Garantire l'allineamento monitorando i progressi. 
• Disparità di posizione e di orari.
• Migliorate le riunioni virtuali con una connettività fluida.

Prendiamo ad esempio Covid Moonshot. Si tratta di un progetto globale che coinvolge più di 150 ricercatori che collaborano per sviluppare una pillola che possa aiutare a combattere il coronavirus. Il team ha utilizzato strumenti di collaborazione online per condurre esperimenti e analizzare i dati. Il risultato è stato che il progetto ha fatto passi da gigante nell'identificazione di composti critici che mostrano un'eccellente attività antivirale contro il virus. 

Oltre all'uso di strumenti di comunicazione, ecco altri passi da compiere per semplificare la comunicazione efficace nelle collaborazioni a distanza:

• Programmate aggiornamenti regolari per tenere tutti i membri del team al corrente e praticare la trasparenza.
• Siate coerenti con i canali di comunicazione e la frequenza. Ad esempio, potete utilizzare i servizi telefonici aziendali per rimanere in contatto sia con il vostro team che con i vostri clienti.
• Siate diligenti nella valutazione e nel riconoscimento delle prestazioni. 
• Organizzate regolarmente incontri individuali.

📝 Date un'occhiata alla nostra raccolta di 17 potenti modelli di riunione individuale. Vi garantiamo che troverete qualcosa per il vostro team! 

Coltivare solide relazioni di squadra

Il successo dei progetti e la crescita complessiva dell'azienda dipendono dalla capacità di coltivare il team e i legami interni. I forti rapporti di squadra nelle collaborazioni a distanza stabiliscono la fiducia, migliorano la cultura dell'ambiente di lavoro, aumentano la soddisfazione dei dipendenti e incrementano la produttività.

Per creare un rapporto nei team virtuali, adottate le seguenti misure: 

• Mantenete un segmento nelle riunioni virtuali per consentire ai vostri dipendenti di entrare in contatto con interessi personali. 
• Create chat di gruppo su piattaforme di messaggistica istantanea per aiutare i dipendenti a legare al di là degli obblighi professionali.
• Creare una sala da pranzo virtuale.  
• Accoppiate i membri del team che non interagiscono molto per un progetto. 

Organizzate attività di team building per rafforzare le relazioni sul posto di lavoro. Ecco alcune idee per il coinvolgimento dei team virtuali: 

• pranzi virtuali mensili;
• giochi interattivi come sciarade, pictionary, show and tell;
• sessioni di brainstorming virtuale;
• sessioni di yoga online e altre iniziative di benessere di gruppo.

Suggerimento: potete anche organizzare eventi sociali virtuali per aumentare il morale e promuovere relazioni significative sul posto di lavoro. 

Stabilire flussi di lavoro e processi strutturati

La collaborazione virtuale si basa sulla chiarezza e sull'organizzazione. Senza la presenza fisica dei compagni di squadra per chiarire dubbi o fornire feedback istantanei, una struttura ben definita diventa fondamentale. Inoltre, flussi di lavoro e processi strutturati assicurano che tutti siano sulla stessa pagina, riducendo la probabilità di errori di comunicazione e sovrapposizioni. Ecco alcuni passi da considerare:

• Verificate le risorse esistenti e valutate il flusso di lavoro attuale. 
• Elencate i compiti in base alla loro importanza e urgenza. 
• Comprendete l'ambito, la difficoltà e la tempistica di ciascuno di essi.  
• Suddividete ogni compito in piccole fasi e assegnate scadenze realistiche. 
• Assegnare i ruoli in base ai rispettivi stakeholder di ciascun compito. 
• Creare diagrammi di flusso di lavoro per visualizzare il processo. 
• Utilizzate piattaforme con cruscotti completi per monitorare i progressi. 
• Raccogliere il feedback dei dipendenti sul nuovo flusso di lavoro e apportare miglioramenti di conseguenza. 

Immaginiamo ad esempio un team di marketing che lancia una nuova campagna online. Un flusso di lavoro strutturato potrebbe iniziare con i creatori di contenuti che redigono il materiale della campagna. Al termine, potrebbero utilizzare uno strumento di collaborazione per comunicare al team di progettazione grafica l'aggiunta di immagini. Una volta progettato, il progetto potrebbe passare al team di analisi per integrare i meccanismi di tracciamento.

Ogni fase dovrebbe avere linee guida chiare, scadenze e personale designato, assicurando che la campagna proceda senza intoppi senza che nessun membro si senta perso o sopraffatto.

Allo stesso modo, un team di vendita trarrà vantaggio dalle dashboard di Salesforce che consentono di tracciare i lead, analizzare la crescita dei ricavi o ottimizzare l'acquisizione dei clienti.

Incoraggiare la partecipazione attiva e l'impegno

I dipendenti virtuali spesso evitano di partecipare attivamente ai progetti di collaborazione. Per evitare questo inconveniente, costruite una cultura di comunicazione aperta sul posto di lavoro. 

Dimostrate che il vostro team può condividere candidamente le idee, le critiche e le sfide che deve affrontare, anche se lavora da remoto. Permettere uno scambio aperto di pensieri, punti di vista e opinioni aumenta il coinvolgimento dei dipendenti e li motiva.

Incoraggiate l'ascolto attivo e l'empatia. Se vedete che un dipendente viene interrotto, intervenite e dategli un'altra possibilità di parlare. 

Damian Grabarczyk, cofondatore di PetLab Co. condivide alcune delle attività della sua azienda per incoraggiare il coinvolgimento dei dipendenti:

‍"Creiamo eventi, concorsi e attività per contribuire a creare relazioni efficaci tra i dipendenti remoti e quelli interni che, a loro volta, possono incoraggiare la partecipazione attiva. Ad esempio, PetLab Co. organizza un Lunch and Learn bisettimanale, in cui i diversi colleghi e reparti possono presentare ciò che fanno, i loro successi e i piani futuri, sia in ufficio che virtualmente. È anche l'occasione per discutere di altri temi importanti, come la salute mentale, le persone LGBTQ+ e il sostegno finanziario personale. Queste sessioni danno ai singoli e ai team la possibilità di confrontarsi".

Enfatizzare la gestione del tempo e la produttività

I team virtuali spesso hanno difficoltà a utilizzare le ore di lavoro in modo oculato. Per evitare questa trappola, utilizzate strategie di gestione del tempo. In questo modo, i vostri team remoti rimarranno concentrati e produttivi senza andare in burnout. 

Ecco alcune tecniche che potete utilizzare: 

• Timeboxing: In questa tecnica, gli individui assegnano un tempo fisso a un'attività pianificata. Questa tecnica aiuta i team a destreggiarsi tra più attività importanti senza compromettere la qualità o i tempi di consegna. 
• Tecnica del Pomodoro: Questo metodo prevede sessioni di 25 minuti di lavoro concentrato seguite da pause di cinque minuti. I dipendenti possono fare pause più lunghe, da 15 a 30 minuti, dopo quattro intervalli di lavoro consecutivi.
• Analisi di Pareto: Questa tecnica valuta i problemi concorrenti, misura l'impatto della loro risoluzione e consente di concentrarsi sulle soluzioni più vantaggiose.

➡️ Abilitate i vostri team - sempree ovunque - con Zavvy

Non è possibile replicare la scintilla della connessione umana faccia a faccia. Ma la collaborazione virtuale non deve essere un compromesso. Può anche essere un catalizzatore di crescita. 

Anche se replicare le connessioni di persona può essere difficile, Zavvy vi permette di superare gli ostacoli del lavoro a distanza e di promuovere una collaborazione significativa.

Ecco come Zavvy può aiutarvi a rendere efficace la collaborazione a distanza: 

• 💬 Una collaborazione a distanza efficace si basa su una comunicazione aperta. Zavvy facilita incontri regolari 1:1 e cicli di feedback, colmando il divario tra membri del team e manager. Il feedback costruttivo, l'orientamento e l'allineamento sulle priorità diventano continui, creando un ambiente virtuale coeso.
• 🧑‍🎓 La conoscenza è un potente catalizzatore per la collaborazione. I percorsi formativi di Zavvy consentono ai team di contribuire, accedere e collaborare alle informazioni senza soluzione di continuità. Alimentate i vostri progetti con l'esperienza collettiva e fate in modo che i confini fisici non limitino la collaborazione.
• 👋 Zavvy abbatte le barriere, collegando i team a distanza. Il nostro programma di connessione avvia interazioni preziose, favorendo relazioni e approfondimenti che vanno oltre i progetti. Dalle chiacchierate casuali al caffè alle discussioni approfondite, costruiamo reti che superano i limiti geografici.
• 🎯 Stabilite obiettivi e traguardi SMART che allineino i team al successo. La nostra piattaforma garantisce chiarezza, responsabilità e uno scopo condiviso, guidando gli sforzi di collaborazione anche a chilometri di distanza.

📅 Prenotate una demo gratuita per scoprire come Zavvy può aiutarvi a coinvolgere e far crescere le vostre persone.

Biografia dell'autore: Mehdi Hussen è un consulente di marketing e crescita organica SaaS. Aiuta le aziende SaaS a promuovere la crescita organica e l'acquisizione di clienti attraverso strategie di SEO e content marketing basate sui dati. Mehdi passa il suo tempo libero a riflettere sulle strategie di crescita delle startup, sulla produttività personale e sul lavoro a distanza. Collegatevi con lui su Twitter o LinkedIn.