Ogni organizzazione necessita di una comunicazione efficace tra i dipendenti per facilitare il flusso di informazioni tra i diversi reparti. Senza una comunicazione fluida, i dipendenti e i team rimangono con lacune di conoscenza che ostacolano la produttività.
Il McKinsey Global Institute fa luce sull'importanza della comunicazione in uno dei suoi rapporti e afferma che le tecnologie sociali per la comunicazione possono aumentare la produttività dei lavoratori della conoscenza dal 20% al 25%.
Considerando ciò, la ricerca di una modalità di comunicazione adeguata sul posto di lavoro non può essere enfatizzata a sufficienza, ma in che modo la comunicazione influenza fortemente la produttività dei dipendenti?
I dipendenti di ogni organizzazione lavorano a diversi progetti attraverso collaborazioni. Ciò richiede diverse modalità di comunicazione attraverso le quali condividere informazioni e idee vitali.
La comunicazione comporta l'invio di messaggi di testo o di chiamate vocali, ma anche il trasferimento di dati in diversi formati, che si tratti di informazioni specifiche sul progetto o di sessioni di brainstorming.
Inoltre, i dipendenti hanno spesso bisogno di essere in contatto da un momento all'altro per risolvere i problemi e impedire che il flusso di lavoro ristagni rapidamente. Se il flusso di informazioni tra il personale e i team è un aspetto della comunicazione tra dipendenti, l'altro è il flusso di informazioni a livello organizzativo.
La comunicazione con i dipendenti gestisce tutto, dalla comunicazione bidirezionale (direzione e personale) agli aggiornamenti quotidiani sullo stato dell'organizzazione. È anche uno strumento importante che consente ai dipendenti di esprimere la propria opinione e di condividere i propri contributi in modo trasparente e senza timori.
Per capire come la comunicazione tra i dipendenti influenzi la produttività è necessario esaminare diversi livelli. La produttività è legata a diverse variabili, come la cultura organizzativa, l'efficienza del flusso di lavoro, la coesione del team e l'impegno dei dipendenti. Ecco i vari modi in cui una comunicazione efficace tra i dipendenti influisce sulla produttività:
Una strategia di comunicazione consolidata con i dipendenti promuove la trasparenza nell'organizzazione. Che si tratti di SMS, social media o di una piattaforma interna per i dipendenti, una comunicazione aperta facilita un flusso trasparente di informazioni, creando fiducia nei dipendenti.
La fiducia nell'organizzazione è un fattore che contribuisce in modo significativo all'impegno e alla produttività dei dipendenti. La trasparenza crea fiducia nel team e la motivazione dei dipendentili spinge a mantenere il loro impegno e la loro partecipazione al lavoro. Un flusso di informazioni così trasparente consente ai dipendenti di andare avanti con fiducia e di allinearsi a uno scopo condiviso.
Una buona comunicazione è il fondamento per costruire team altamente efficaci. Quando le persone parlano liberamente e apertamente, si riducono i malintesi e gli attriti sul posto di lavoro. Anche se è impossibile eliminare le incomprensioni, una comunicazione aperta le riduce in modo significativo.
Holger Sindbaek, il fondatore di Online Solitaire, riflette: "All'inizio abbiamo dovuto affrontare delle difficoltà nell'allineamento del team. Ma invece di imporre direttive dall'alto, abbiamo favorito un ambiente in cui ogni voce contava. Incoraggiando il dialogo aperto, abbiamo trasformato i potenziali conflitti in soluzioni collaborative. Non si tratta solo di parlare, ma di ascoltare, capire e andare avanti collettivamente".
Il risultato di una comunicazione chiara tra il personale è una forte coesione del team. I team altamente coesi lavorano con fiducia per risolvere i problemi. Spesso i team non si sciolgono dando la colpa agli altri quando i progressi sono lenti. Al contrario, nei team coesi i singoli si assumono le proprie responsabilità e lavorano per un quadro più ampio. Questi team altamente efficaci sono le unità fondamentali che contribuiscono al successo di progetti e organizzazioni.
Non è possibile creare ambienti di lavoro altamente produttivi senza un quadro di riferimento per una solida cultura organizzativa. La cultura si riferisce al modo in cui le cose vengono fatte secondo i principi e le filosofie operative dell'organizzazione.
Una buona comunicazione tra i dipendenti crea un ottimo rapporto tra i dipendenti e i manager, creando relazioni di lavoro sane che sostengono la cultura organizzativa. Quando tutti sono sulla stessa lunghezza d'onda, è più probabile che si impegnino a fondo nel loro lavoro. I dipendenti produttivi vengono così riconosciuti e valorizzati, motivando gli altri a seguire la norma dell'impegno e della produttività.
Ogni organizzazione è un sistema sociale complicato in cui ogni dipendente ha caratteristiche diverse. Pertanto, è fondamentale incorporare un meccanismo di feedback che allinei ogni singolo individuo all'obiettivo comune dell'organizzazione per raggiungere il successo. Inoltre, implementando un meccanismo di feedback, come il feedback a 360 gradi, i manager possono offrire ai dipendenti input correttivi periodici in base alle loro prestazioni.
Il feedback è anche una strada a doppio senso. Dare ai dipendenti la possibilità di esprimere le loro opinioni e i loro punti deboli elimina gli ostacoli al loro pieno potenziale. Le organizzazioni devono implementare cambiamenti basati sul feedback dei dipendenti per essere più produttive. Inoltre, aumenta la fiducia dei dipendenti rassicurandoli sulla loro importanza.
Uno dei tratti distintivi dei dipendenti altamente produttivi è la capacità di appropriarsi dei propri processi. Una comunicazione onesta e trasparente incoraggia le persone ad assumersi la responsabilità delle proprie azioni. E questo si estende anche agli altri membri del team, perché tutti dovranno rendere conto agli altri.
Questo livello di responsabilità è essenziale per migliorare la produttività, in quanto le persone incorporeranno rapidamente le modifiche correttive quando vengono apportate durante le fasi di lavoro. Al contrario, la mancanza di responsabilità porta alla stagnazione e alla diminuzione della produttività.
Gli ambienti di lavoro altamente solidali facilitati dalla comunicazione tra i dipendenti possono aumentare significativamente il morale dei dipendenti. Una cultura del lavoro che promuove la trasparenza, la responsabilità, il lavoro di squadra e che dà al personale la possibilità di esprimere le proprie opinioni genererà dipendenti felici.
Si sentono apprezzati per essere parte della rete di comunicazione e si sentono meno ansiosi perché sono consapevoli dei cambiamenti organizzativi che potrebbero influenzare il loro futuro. Il miglioramento del morale dei dipendenti dà una spinta all'impegno e aumenta la produttività.
Avere lavoratori altamente impegnati e in salute si traduce in un risparmio di tempo e di costi. I dipendenti soddisfatti e in buona salute si assentano meno per malattia e portano a termine i compiti in tempo, con conseguente aumento della produttività complessiva. Una comunicazione efficace accelera inoltre il flusso di informazioni e riduce i tempi morti legati alla ricerca delle risorse necessarie.
Questo è vero soprattutto per i team che utilizzano strumenti di comunicazione efficaci come un assistente di riunione AI. L'assistente aumenterà la produttività prendendo appunti e riassumendo la riunione al termine della discussione.
Una comunicazione efficace tra i dipendenti è essenziale per creare un rapporto sano tra i membri interni ed esterni del team. L'alto livello di collaborazione riduce l'attrito in ogni processo e migliora l'efficienza dalle fondamenta.
Inoltre, la comunicazione è fondamentale per creare trasparenza e fiducia. I dipendenti che hanno fiducia nell'organizzazione sono meno ansiosi per il loro futuro e più motivati a contribuire. L'elevato livello di coinvolgimento generato da una comunicazione efficace si traduce in un aumento della produttività. Pertanto, è indispensabile massimizzare i rapporti di connessione e collaborazione all'interno di un team.
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