Volete ottenere il massimo dalle conversazioni con i dipendenti?
Incontri individuali frequenti e regolari dovrebbero essere una priorità per qualsiasi organizzazione. Sono una componente critica di una gestione efficace dei dipendenti, in quanto offrono l'opportunità di:
Dovrebbero essere conversazioni calcolate per mantenere i dipendenti impegnati e desiderosi di contribuire al successo dell'organizzazione.
Secondo Mark C. Crowleyautore di Lead from the Heart, gli incontri individuali riducono le lettere di dimissioni che arrivano sulle scrivanie dei manager.
"Consiglio ai manager di tenere riunioni individuali con ogni dipendente ogni settimana. 'I miei collaboratori non vogliono tutto questo', mi sento rispondere. Vogliono solo concentrarsi sul loro lavoro'. Se la pensi così, finirai per perdere tutti i tuoi migliori risultati". Le persone hanno bisogno della vostra attenzione! [...] Riservando del tempo ogni settimana, si ricorda alle persone che sono importanti".
Ma molti considerano gli 1on1 come un modo di micromanagement da parte del manager e una perdita di tempo.
Per questo motivo, è necessario definire intenzionalmente l'ordine del giorno, la struttura e gli obiettivi delle riunioni.
Abbiamo creato 17 modelli di riunione individuale. Li abbiamo progettati per aiutarvi ad avere conversazioni potenti e produttive con i vostri dipendenti, per favorire la crescita e raggiungere il successo.
Perché è importante: Il primo incontro individuale è un'occasione per migliorare l'esperienza di onboarding del nuovo assunto e renderla meno opprimente.
Il dipendente deve sentirsi benvenuto e parte dell'organizzazione e deve fornire chiare aspettative sul modo in cui lavorerete insieme.
È essenziale farlo bene.
Il primo incontro individuale è l'occasione per gettare le basi di un rapporto positivo tra manager e dipendente.
Aree coperte dal modello di riunione individuale:
Quando usarlo: Tenere il primo incontro di onboarding 1:1 entro la prima settimana.
A quel punto, dovrebbero aver completato le pratiche di onboarding e aver familiarizzato con la cultura e le politiche aziendali.
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Perché è importante: Lo sviluppo dei dipendenti è più efficace quando il dipendente ne è il proprietario.
È possibile investire in opportunità di sviluppo che si integrano con la traiettoria di carriera e gli obiettivi del dipendente. In questo modo si crea il coinvolgimento dei dipendenti.
Ponendo le giuste domande di conversazione sullo sviluppo, si scopriranno le aree di sviluppo da affrontare per far sentire il dipendente soddisfatto.
Aree coperte dal modello di riunione individuale:
Quando usarlo: Invece di avere un calendario per gli incontri individuali di sviluppo, rendeteli un processo continuo.
Organizzate queste riunioni ogni volta che i dipendenti si dimostrano pronti ad affrontare nuove responsabilità e sfide. O quando segnalano difficoltà nello svolgimento delle loro mansioni.
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Perché è importante: L'obiettivo è quello di fare un bilancio delle prestazioni del dipendente negli ultimi tre mesi e di apportare i giusti miglioramenti nel trimestre successivo.
Le domande giuste per la valutazione delle prestazioni indurranno i dipendenti ad aprirsi sugli ostacoli che impediscono loro di raggiungere gli obiettivi e le aspettative di prestazione.
In questo modo, si aprirà una discussione esaustiva sulle opportunità di crescita, per garantire che le prestazioni e la carriera del dipendente siano in crescita.
Aree coperte dal modello di riunione individuale con i dipendenti:
Quando usarlo: Utilizzare le conversazioni trimestrali sulle prestazioni per riallineare le prestazioni individuali agli obiettivi aziendali.
La differenza fondamentale tra una valutazione delle prestazioni 1:1 e una valutazione tradizionale è la frequenza e l'obiettivo. Le valutazioni tradizionali sono spesso annuali, formali e fortemente incentrate sulla valutazione e sui giudizi. Possono essere viste come una pagella e tendono a concentrarsi sulle prestazioni passate.
D'altra parte, le valutazioni trimestrali delle prestazioni, come quella descritta in questo modello, sono più frequenti, colloquiali e orientate allo sviluppo. Offrono la possibilità di riflettere sul passato recente ma, soprattutto, di guardare avanti e fissare gli obiettivi per il periodo successivo.
I colloqui trimestrali sulle prestazioni vi aiuteranno a mantenere alti i livelli di rendimento durante l'anno e a garantire il pieno utilizzo dei punti di forza e delle competenze dei dipendenti.
➡️ Scaricate il nostro modello di riunione trimestrale di verifica delle prestazioni.
➡️ Date anche un'occhiata al nostro modello di modulo di valutazione delle prestazioni per le vostre revisioni tradizionali.
Perché è importante: Concentrarsi sulla pianificazione della carriera in incontri individuali aiuta i dipendenti ad allineare i loro obiettivi personali e professionali con quelli dell'organizzazione.
Abbiamo progettato questo modello per promuovere un ambiente di supporto che incoraggi i dipendenti ad assumere un ruolo attivo nello sviluppo della propria carriera, favorendo il successo a lungo termine sia per il dipendente che per l'organizzazione.
Aree coperte dal modello: La nostra agenda per le riunioni di pianificazione della carriera copre gli aspetti chiave dello sviluppo della carriera, tra cui:
Quando usare questo modello: Utilizzatelo per incontri periodici a tu per tu con i dipendenti (ad esempio, trimestrali o semestrali) per discutere le loro aspirazioni di carriera, identificare le opportunità di crescita e fornire indicazioni sul raggiungimento dei loro obiettivi di carriera.
➡️ Scaricate il nostro modello gratuito di colloquio di carriera con il manager.
Perché è importante: Regolari check-in settimanali aiutano a mantenere una comunicazione aperta tra manager e dipendenti, assicurando che compiti e obiettivi siano in linea con gli obiettivi organizzativi.
Questo modello incoraggia il supporto e il feedback continui, aumentando il coinvolgimento dei dipendenti, la produttività e la soddisfazione sul lavoro.
Aree coperte dal modello: Il nostro modello di agenda per i check-in settimanali copre:
Abbiamo anche aggiunto alcuni consigli utili per i manager, come quello di aiutare i dipendenti a suddividere i progetti più grandi in compiti più piccoli e gestibili e di dedicare del tempo a riconoscere i risultati e i successi della settimana precedente.
Quando utilizzare questo modello: Utilizzatelo per incontri settimanali a tu per tu con i dipendenti per mantenere una comunicazione regolare, fornire supporto e garantire che i loro compiti e obiettivi siano in linea con gli obiettivi dell'organizzazione.
➡️ Scaricate il nostro modello gratuito di riunione settimanale tra dipendenti.
Perché è importante: Stabilire i giusti obiettivi professionali facilita il feedback costruttivo continuo.
La conversazione è anche un'opportunità per aiutare i dipendenti a capire come il loro lavoro contribuisca al quadro generale.
Organizzando incontri individuali per la definizione degli obiettivi, mettete insieme le vostre menti per creare obiettivi che siano:
Vi suona familiare? Beh, è perché siamo forti sostenitori del quadro SMART.
Aree coperte dal modello di riunione individuale per la definizione degli obiettivi:
Quando usarlo: Le conversazioni sugli obiettivi devono essere continue, non un evento unico.
Tenete queste conversazioni per allineare gli obiettivi dei dipendenti e dell'organizzazione e per misurare i progressi.
In queste situazioni è possibile organizzare incontri individuali per la definizione degli obiettivi.
➡️ Scaricate il nostro modello di definizione degli obiettivi e iniziate a pianificare le prestazioni del vostro team.
📈 Ecco alcune risorse aggiuntive che potete utilizzare: la nostra guida alla definizione di obiettivi di performance efficaci per i dipendenti, 35 esempi di obiettivi SMART per i dipendenti e 15 esempi di obiettivi SMART specifici per la leadership.
Perché è importante: Come le riunioni settimanali e bimestrali, l'obiettivo è promuovere una comunicazione aperta per affrontare le incertezze, eliminare gli ostacoli e mantenere i dipendenti impegnati.
Nota: le riunioni mensili sono un ottimo momento per discutere i progressi dei progetti o degli obiettivi a lungo termine, mentre le riunioni settimanali possono concentrarsi maggiormente sugli aggiornamenti specifici delle attività e sulla risoluzione di eventuali necessità o blocchi immediati.
Queste riunioni aiutano i manager a sostenere i dipendenti nel raggiungimento degli obiettivi mensili e a sviluppare le loro capacità attraverso un feedback continuo.
Punti di discussione nel modello di riunione individuale:
Quando usarlo: Consigliamo di organizzare incontri mensili individuali con i dipendenti a tutti i livelli. Usateli per mantenere gli obiettivi dei dipendenti allineati con quelli più ampi dell'azienda.
Se scegliete di avere colloqui mensili a tu per tu invece di riunioni settimanali o bimestrali, utilizzate canali come Slack per mantenere aperta la comunicazione tra le riunioni.
➡️ Ottenete l'accesso al nostro modello gratuito di modulo mensile per i dipendenti, uno a uno, in Microsoft Word.
Perché è importante: Leriunioni di revisione delle retribuzioni non riguardano solo ciò che si comunica, ma anche il modo in cui lo si comunica.
I dipendenti devono lasciare la riunione con la sensazione di essere informati, positivi, ascoltati e apprezzati.
I dipendenti sufficientemente retribuiti hanno alti livelli di soddisfazione e motivazione sul lavoro.
Aree coperte dal modello di riunione individuale:
Quando usarlo: La tempistica dipende in larga misura dalla politica retributiva della vostra azienda.
La maggior parte delle aziende organizza riunioni di revisione delle retribuzioni con cadenza annuale o semestrale.
Alcuni tengono la conversazione in occasione dell'anniversario di un dipendente.
➡️ Scaricate questo modello gratuito di riunione per la revisione dei compensi.
💡 Abbiamo preparato anche una guida dettagliata su come tenere le conversazioni sulla retribuzione con i dipendenti. Consultatela prima della riunione.
Perché è importante: Le conversazioni di coaching danno potere ai dipendenti e rafforzano i loro punti di forza. Inoltre, sono un'opportunità per esplorare e affrontare le sfide che ostacolano le loro prestazioni.
Un coaching efficace promuove il pensiero indipendente. Crea consapevolezza di sé e incoraggia i dipendenti ad assumersi la responsabilità delle proprie azioni, del proprio sviluppo professionale e del proprio successo.
Aree coperte dal modello di riunione individuale dei dipendenti:
Quando usarlo: Si consiglia di tenere conversazioni di coaching ogni due settimane. Conversazioni di coaching più frequenti produrranno risultati migliori da parte del dipendente.
Perché è importante: Si noti che non stiamo parlando di una normale conversazione di valutazione delle prestazioni. È un'occasione per riflettere sull'anno passato, sui progetti, le vittorie, le sconfitte, le opportunità mancate e gli insegnamenti acquisiti, e per pianificare le priorità per l'anno successivo.
Concordare un piano d'azione che aiuti il dipendente a migliorare pone le basi per un anno di successo.
Aree coperte dal modello di riunione individuale:
Quando usarlo: Tenere riunioni individuali di fine anno alla fine del quarto trimestre. Riflettere sul lavoro, sui progetti e sugli eventi degli ultimi 12 mesi.
➡️ Scaricate il modello di riunione di fine anno.
Perché è importante: Gli incontri individuali con i dipendenti che lasciano l'organizzazione dovrebbero far parte della lista di controllo per l'offboarding.
Questi incontri possono fornire indicazioni sulle aree in cui la vostra organizzazione è in difetto. È possibile utilizzare queste conoscenze per ottimizzare l'esperienza dei dipendenti e aumentare la fidelizzazione.
Inoltre, si crea un processo di uscita positivo che preserva le opportunità di networking e la reputazione del cliente.
Aree coperte dal modello di riunione individuale con i dipendenti:
Quando usarlo: Utilizzate questo modello di riunione per l'offboarding con ciascuno dei vostri dipendenti in uscita. Porterà a un ciclo di apprendimento e miglioramento.
➡️ Scaricate il modello di riunione di offboarding.
Perché è importante: Le conversazioni frequenti con i dipendenti permettono di avere il polso dell'esperienza dei dipendenti.
Facilita una cultura della comunicazione e costruisce relazioni di fiducia tra dipendenti e dirigenti in cui entrambe le parti si tengono aggiornate.
Aree coperte dal modello di riunione individuale:
Quando usarla: Si può usare questa agenda per riunioni più ad hoc, quando non si ha un rituale ricorrente a tu per tu.
Sono utili anche per sviluppare un rapporto di fiducia e fornire una guida supplementare ai nuovi dipendenti.
➡️ Scaricate il modello di riunione settimanale individuale.
Perché è importante: Conversazioni bimestrali produttive fanno sentire i dipendenti pienamente supportati nel loro ruolo.
È possibile chiarire qualsiasi confusione tra i compagni di squadra riguardo ai progetti, chiarire le aspettative e condividere il feedback.
È anche un'opportunità per allineare i piani dei dipendenti a compiti o progetti cruciali.
Argomenti principali trattati nel modello di riunione individuale:
Quando usarlo: Se il vostro calendario non può ospitare incontri settimanali uno a uno, vanno bene anche incontri bimestrali.
Vi aiuteranno a rimanere in contatto con i progressi dei vostri dipendenti e ad affrontare tempestivamente i problemi, prima che si trasformino in grossi ostacoli al rendimento.
➡️ Scaricate ora il modello di riunione bimestrale individuale.
Perché è importante: Una riunione di livello superiore è quella in cui i dirigenti si incontrano con i dipendenti non manageriali senza la gestione di medio livello. Non si tratta di una valutazione delle prestazioni, ma di un'opportunità per creare un rapporto, raccogliere feedback e ottenere informazioni sulle dinamiche del team e sulle aspirazioni del dipendente.
Le conversazioni a livello di salto aiutano il management di livello superiore dell'organizzazione a comprendere e affrontare meglio le sfide, a promuovere la fiducia e a promuovere cambiamenti positivi in tutta l'organizzazione.
Il seguente modello di riunione individuale di livello saltato è una guida per i dirigenti senior per avere una conversazione diretta e significativa con i dipendenti non dirigenti.
Utilizzando questo modello, potrete rendere le vostre riunioni di livello superiore più strutturate, produttive e vantaggiose sia per voi che per i vostri dipendenti.
Elementi essenziali che il nostro modello di riunione individuale a livello di salto copre:
Quando usarlo: Organizzate un incontro a tu per tu con ogni dipendente con cadenza mensile o almeno trimestrale. Vi aiuterà a conoscere e a risolvere tempestivamente eventuali disfunzioni all'interno dell'organizzazione.
➡️ Scaricate subito il modello di riunione di livello saltato 1:1.
❓ Fate vostro il modello con queste domande extra per la riunione di livello saltato.
Perché è importante: La transizione da un periodo di prova a una posizione permanente è un momento chiave nella carriera di un dipendente. L'incontro di fine periodo di prova offre l'opportunità di dare e ricevere feedback, di affrontare le preoccupazioni e di stabilire chiare aspettative per il futuro.
Questo modello vi guiderà nella conduzione di un'efficace revisione di fine mandato che incoraggi il dialogo aperto e la comprensione reciproca.
Aree coperte dal modello di riunione individuale:
Quando usarlo: Un incontro individuale di verifica del periodo di prova dovrebbe avvenire alla fine del periodo di prova, in genere da tre a sei mesi dopo la data di assunzione.
➡️ Scaricate il modello di riunione di fine prova.
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Perché è importante:
Finora abbiamo parlato di incontri individuali tra superiori e subordinati. Ma una conversazione tra colleghi dello stesso livello può essere utile:
Un incontro tra pari produttivo dovrebbe migliorare l'approccio al lavoro di entrambi i partecipanti.
Aree coperte dal modello di riunione individuale:
Quando usarlo: Gli incontri one-to-one tra colleghi non devono essere frequenti come gli altri incontri tra manager e dipendenti. Ma non si deve far passare troppo tempo senza parlare con i propri colleghi. L'ideale è quindi una volta al mese o ogni due mesi.
➡️ Scaricate subito la riunione peer-to-peer 1:1.
Perché è importante: Incorporare il benessere nei check-in individuali normalizza la salute mentale sul posto di lavoro. Inoltre, crea uno spazio in cui i dipendenti possono essere vulnerabili.
Dare priorità al benessere è particolarmente importante per i lavoratori a distanza, dove il confine tra lavoro e casa è spesso poco chiaro. In questo modo si evita lo squilibrio tra lavoro e vita privata che provoca il burnout e riduce la produttività.
Inoltre, questi incontri sono un'occasione per raccogliere feedback individuali sulle misure da adottare per migliorare il benessere generale dei dipendenti.
Aree coperte dal modello di riunione individuale dei dipendenti:
Quando usarlo: La forza lavoro di oggi si aspetta che le organizzazioni forniscano un supporto e un'assistenza adeguati che dimostrino di prendere sul serio i problemi di salute mentale.
In linea con queste aspettative, fate in modo che i check-up sul benessere diventino un appuntamento fisso sul posto di lavoro, ad esempio settimanale. In tal caso, si può pensare a qualcosa come il "mercoledì del benessere".
È fondamentale sottoporre regolarmente i lavoratori remoti a un sondaggio e tenere traccia del loro benessere.
➡️ Scaricate il modello di riunione individuale incentrata sul benessere.
🧘 Per un controllo del benessere a livello aziendale, utilizzate questo modello di indagine per valutare il benessere psicologico sul lavoro.
Le riunioni individuali sono riunioni di dipendenti, non di manager. Pertanto, il dipendente deve parlare per il 90%.
Informate il dipendente dei punti di discussione in anticipo. In questo modo potrà riflettere sugli argomenti che tratterete e preparare le aree che desidera affrontare durante l'incontro.
Seguite questa struttura per i vostri incontri individuali:
Ecco alcune domande da porre negli incontri individuali per creare conversazioni significative che vadano oltre gli aggiornamenti di stato.
💪 Per una maggiore ispirazione, date un'occhiata alla nostra raccolta di oltre 100 domande aggiuntive per riunioni individuali per conversazioni coinvolgenti e motivanti.
Questi modelli di incontri individuali faciliteranno la cultura del feedback e della partnership nella vostra organizzazione.
Vi aiuteranno ad affrontare le sfide che incidono sulle prestazioni dei dipendenti, aumentando l'agilità e migliorando le performance.
Per ottenere risultati ancora migliori, utilizzate il software per riunioni individuali di Zavvy per creare incontri strutturati che favoriscano l'allineamento e la responsabilità.
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