Un processo di onboarding dei dipendenti ben congegnato è fondamentale per far sentire i nuovi assunti sicuri del proprio ruolo e per migliorare la fidelizzazione e il coinvolgimento dei dipendenti.
Ma questo lo sapete già. Quello che volete sapere è come migliorare l'esperienza di onboarding dei vostri dipendenti. O come costruire un buon programma di onboarding, se non ne avete già uno.
La risposta a una maggiore integrazione sociale è l'organizzazione di riunioni.
Come? Le riunioni di onboarding, di persona o virtuali, aiutano a rafforzare l'integrazione sociale e a mettere i nuovi dipendenti a proprio agio sul posto di lavoro. Attraverso questi incontri, i nuovi assunti possono completare le pratiche burocratiche, farsi conoscere dai colleghi e capire cosa ci si aspetta da loro.
Se si riesce a fare bene, si può ottenere molto, ed è per questo che abbiamo creato questa guida. Continuate a leggere per conoscere le riunioni di onboarding che il vostro processo di onboarding dovrebbe prevedere per coinvolgere i vostri nuovi assunti.
L'onboarding dei dipendenti si riferisce alle attività strategiche volte a integrare i nuovi dipendenti nell'azienda e nella sua cultura. Si tratta di dare ai nuovi assunti l'accesso agli strumenti e alle informazioni che li aiuteranno a svolgere il loro lavoro in modo sicuro e produttivo.
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I professionisti delle risorse umane concordano sul fatto che un onboarding efficace dovrebbe durare almeno tre mesi. Noi di Zavvy crediamo che il processo di onboarding debba essere personalizzato in base alle esigenze dell'organizzazione e dei dipendenti.
Questo processo dovrebbe includere varie riunioni di onboarding per far emergere il meglio dai nuovi assunti, che saranno distribuite nelle quattro fasi principali dell'onboarding: orientamento del nuovo dipendente, formazione sul ruolo, transizione al ruolo e sviluppo continuo.
Tenendo presente questo aspetto, analizziamo le riunioni di onboarding che dovrebbero svolgersi per offrire un'ottima esperienza di onboarding.
Momento ideale per la riunione: Primo giorno
La riunione di orientamento si concentra sui nuovi assunti durante il loro primo giorno o settimana in ufficio. Consente di gestire le aspettative e di fornire supporto e rassicurazioni generali per farli sentire a proprio agio nel nuovo ambiente.
Fate fare loro una visita dell'ufficio e un'anteprima realistica del lavoro per evitare errori di comunicazione e frenare le aspettative irrealistiche. Durante la riunione di orientamento, fornite ai dipendenti l'accesso all'hardware e al software di cui hanno bisogno per svolgere il loro lavoro. Spiegate come possono usare il software per eliminare qualsiasi ansia o incertezza.
Se avete un ambiente di lavoro ibrido, stabilite subito delle aspettative chiare per i dipendenti che lavorano a distanza e quelli che lavorano di persona. Il coordinamento tra i vari reparti è importante anche per eliminare la confusione amministrativa e garantire che i nuovi assunti abbiano a disposizione ciò che serve, dove serve e tutto ciò di cui hanno bisogno per essere produttivi fin dal primo giorno.
Momento ideale per la riunione: Entro i primi tre giorni
Programmate una riunione per i nuovi assunti per incontrare e salutare gli altri membri del team e creare legami. Sebbene si possa optare per un'organizzazione formale, consigliamo di creare un ambiente più informale in cui i team possano entrare in contatto. L'organizzazione di un pranzo di squadra o di una festa dopo l'orario di lavoro, ad esempio, è un ambiente collaudato per le presentazioni casuali del team.
Assicuratevi che il resto della forza lavoro sappia quando arrivano i nuovi dipendenti e incoraggiateli a programmare un po' di tempo di qualità. Potete anche organizzare giochi divertenti per lasciare un'impressione duratura. Per esempio, giocate a una caccia alle foto, in cui darete ai nuovi dipendenti le foto dei loro colleghi insieme a un elenco di nomi che dovranno abbinare.
Momento ideale per la riunione: All'inizio della prima settimana, seguita da incontri settimanali ricorrenti.
L'onboarding è allo stesso tempo eccitante e stressante, ma un programma di buddy onboarding efficace può eliminare la maggior parte dell'ansia del nuovo assunto e garantire un'esperienza positiva e produttiva con la vostra azienda.
I "compagni" sono coetanei che aiutano i nuovi assunti per un periodo specifico, mettendoli a proprio agio nella nuova cultura aziendale. In alternativa, potete assegnare dei mentori ai vostri nuovi assunti. I mentori sono persone non coetanee o dipendenti senior dell'azienda che saranno responsabili dello sviluppo della carriera a breve e a lungo termine dei nuovi assunti.
Programmate incontri individuali con il mentore o il compagno del nuovo dipendente per fargli conoscere le modalità di lavoro della vostra azienda e fornirgli feedback utili per svolgere meglio il suo lavoro.
Momento ideale per la riunione: All'inizio della prima settimana, seguita da incontri mensili o semestrali ricorrenti.
A seconda delle dimensioni dell'azienda, i nuovi dipendenti possono avere o meno accesso regolare al CEO o al team esecutivo.
Se la vostra azienda è più piccola, organizzate una sessione individuale tra i nuovi assunti e l'amministratore delegato. Se questo non è possibile a causa di vincoli di luogo o di tempo, è comunque necessario un incontro che permetta ai nuovi dipendenti di interagire con l'amministratore delegato o il team esecutivo. Pensate: organizzare una riunione di gruppo per riunire tutti.
Fate in modo che l'amministratore delegato parli con i nuovi assunti, definendo le aspettative e motivandoli a fare del loro meglio. Questo infonderà un senso di fiducia nella vostra nuova forza lavoro, che li renderà più proattivi e propositivi sul lavoro.
Momento ideale per la riunione: All'inizio della prima settimana, seguita da ogni riunione intradipartimentale.
Programmare brevi riunioni interdipartimentali tra i nuovi assunti e i capi reparto e i membri del team con cui i nuovi dipendenti saranno coinvolti durante il loro incarico.
Sfruttate questa occasione per condividere aggiornamenti e piani futuri. Incoraggiate i nuovi dipendenti a partecipare alle riunioni e ad affrontare eventuali problemi e preoccupazioni. Ciò contribuirà ad approfondire i rapporti interdipartimentali e ad aumentare la collaborazione, mettendo i nuovi assunti a proprio agio nella nuova atmosfera lavorativa.
Oltre ai responsabili di reparto, è possibile programmare incontri con gli esperti interni di materia (PMI) per aggiornarli e comprendere meglio il loro scopo in azienda.
Momento ideale per la riunione: Seconda o terza settimana
Spesso i dipendenti hanno ottime idee che ribollono sotto la superficie, ma non hanno la possibilità di esprimerle. Le riunioni di prodotto offrono loro la struttura per condividere e collaborare in modo più efficace.
Invitare i nuovi dipendenti a partecipare alle riunioni di prodotto li tiene informati e apre le linee di comunicazione tra i membri. Inoltre, fornisce loro una fonte di ispirazione per pensare più liberamente e fornire nuovi suggerimenti.
Per esempio, chiedete a ogni nuovo dipendente di condividere 1-3 idee che ritiene utili e produttive per la riunione. Questa mossa non solo li farà sentire più a loro agio, ma fornirà ai dirigenti idee pratiche e innovative.
Momento ideale per la riunione: All'inizio della prima settimana, seguita da incontri ricorrenti.
Poiché un programma di onboarding e formazione aiuta a familiarizzare i nuovi dipendenti con l'azienda e le loro responsabilità, lo svolgimento di riunioni di formazione è una fase cruciale.
Questi incontri possono riguardare l'onboarding, la formazione sulla conformità, la formazione sui processi, la formazione specifica sul ruolo e la formazione elettiva, che andrà a beneficio dei nuovi dipendenti per tutta la durata del loro rapporto di lavoro. Per esempio, la formazione specifica sul ruolo e sui processi permette ai dipendenti di ambientarsi nelle loro mansioni, mentre la formazione elettiva consente loro di sviluppare le competenze e le abilità che più gli interessano.
Momento ideale per la riunione: Bisettimanale
Le riunioni di collegamento consentono ai dipendenti di creare connessioni significative, indipendentemente dalla loro posizione geografica e dal loro grado all'interno dell'organizzazione.
Per esempio, Zavvy offre programmi di connessione che mettono automaticamente in contatto i colleghi attraverso Slack o altri strumenti per incontri casuali, riunioni a piedi e conversazioni significative per migliorare lo spirito di squadra, la salute mentale e la produttività. Questi tipi di incontri di benvenuto sono particolarmente utili per i lavoratori remoti, che si sentono meno stressati, esauriti e soli.
Momento ideale per la riunione: Ogni tre mesi o sei mesi
La valutazione delle prestazioni dei nuovi assunti consente di preparare la nuova forza lavoro al successo nelle rispettive posizioni, riducendo così il turnover.
Questi incontri sono valutazioni precoci per far capire ai dipendenti che avete un interesse personale nell'aiutarli a raggiungere i loro obiettivi professionali e a migliorare le loro competenze. Inoltre, consentono di individuare e correggere le carenze nelle prestazioni, evitando che diventino un ostacolo alla loro crescita e al loro lavoro.
Un altro vantaggio di organizzare riunioni di feedback è quello di verificare con i dipendenti i loro progressi e il loro benessere. Inoltre, offre loro una piattaforma per esprimere i propri suggerimenti e fornire un feedback.
Utilizzate la seguente agenda di orientamento per i nuovi assunti come modello per una riunione di orientamento del primo giorno.
Al tavolo di registrazione, fornite ai dipendenti tutti i documenti e i gadget necessari, seguiti da una colazione con catering in cui i nuovi assunti possono incontrarsi tra loro e con i dipendenti esistenti per creare una prima impressione accogliente.
Riunite i nuovi assunti per una presentazione di onboarding, fornendo loro una panoramica di ciò che possono aspettarsi dall'orientamento e di come utilizzare le informazioni per svolgere con successo le loro responsabilità.
In questa fase, è necessario illustrare la storia dell'organizzazione, la missione aziendale e i valori fondamentali, nonché approfondire la cultura aziendale. Fate in modo che i nuovi assunti siano entusiasti di lavorare con il vostro team.
Suddividete i nuovi assunti in gruppi specifici per ogni divisione, per farli conoscere meglio ai membri del loro team. Questo crea anche un ambiente meno intimidatorio per incontrare i loro manager diretti.
Concedete ai nuovi assunti una pausa mentale e offrite loro un pranzo al sacco, per prepararli alla fase successiva dell'orientamento.
Chiedete ai membri del team esecutivo di parlare con i nuovi dipendenti e di dare loro il benvenuto in azienda. In alternativa, potete far ascoltare un video di benvenuto del team esecutivo durante questo momento.
Coprite le informazioni più importanti sulla vostra azienda, come le politiche e le procedure principali. Consegnate i manuali ai nuovi dipendenti e fate loro firmare una ricevuta dopo l'orientamento.
Date ai dipendenti la possibilità di sgranchirsi le gambe facendo loro fare un giro dell'ufficio. Potete anche utilizzare questo momento per fornire maggiori informazioni sulla cultura aziendale e sull'ambiente di lavoro.
Completate l'orientamento dei nuovi assunti illustrando le procedure chiave e facendo compilare ai dipendenti i documenti necessari. Esaminate le domande più comuni e fate in modo di rispondere a tutte le domande senza risposta. Inoltre, informate i dipendenti di ciò che accadrà nelle prossime settimane in termini di onboarding.
Sono lontani i tempi in cui l'orientamento dei nuovi assunti prevedeva il tracciamento manuale dei compiti in Excel e la proiezione di slide di onboarding obsolete, attività che spesso portavano a una qualità di onboarding incoerente.
Per fortuna, le cose sono cambiate in meglio.
Ecco un breve schema di come organizzare il primo incontro con il dipendente per costruire un rapporto sano tra manager e dipendente:
Informate i vostri nuovi dipendenti della prima riunione di orientamento, indicando la data e l'ora.
Inviate un'e-mail di invito che spieghi lo scopo e condivida l'ordine del giorno della riunione, delineando ciò che verrà discusso durante l'incontro. In questo modo, i dipendenti sapranno cosa aspettarsi e potranno arrivare preparati.
Create un documento centrale e condiviso che registri tutte le conversazioni dal primo giorno. Prendete appunti, condividete gli ordini del giorno, assegnate i compiti, registrate i feedback e documentate le decisioni.
In questo modo i nuovi assunti possono accedere in qualsiasi momento e ovunque a informazioni importanti, mantenendo tutti sulla stessa pagina per garantire la responsabilità ed evitare errori di comunicazione. Inoltre, avere un archivio delle conversazioni passate serve come punto di riferimento, rendendo più facile il follow-up dei problemi.
In alternativa, potete utilizzare un software per le riunioni dei dipendenti come Zavvy per automatizzare questo processo.
L'agenda dell'orientamento dei nuovi assunti dovrebbe riguardare i seguenti punti chiave:
Assicuratevi che gli argomenti e le priorità su cui vi concentrate siano rilevanti per la vostra nuova forza lavoro. Stabilite in anticipo un'agenda flessibile per non perdere nulla.
È necessario organizzare diverse riunioni, una tantum e ricorrenti, per offrire ai dipendenti un'esperienza di onboarding senza problemi. Il problema è che la programmazione di queste riunioni richiede una notevole quantità di tempo.
Una responsabile dell'onboarding a tempo pieno ha dichiarato al team di Zavvy di dedicare il 50% del suo tempo alla programmazione delle riunioni,senza contare la partecipazione e la gestione delle stesse. Immaginate quanto tempo le rimarrebbe per concentrarsi sulle parti più importanti del suo lavoro se automatizzasse la programmazione delle riunioni.
Utilizzate la funzione di automazione degli eventi di onboarding di Zavvy per impostare eventi ricorrenti - orientamento dei nuovi assunti, incontri, pranzi e visite in ufficio - che vengono programmati automaticamente nei calendari dei nuovi dipendenti. È sufficiente indicare il giorno e l'ora preferiti, dopodiché la nostra piattaforma verificherà la disponibilità dei vostri nuovi dipendenti prima di programmare automaticamente un incontro per voi.
➡️ Richiedete una demo e vi mostreremo come funziona.
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