DataGuard è una società di software compliance focalizzata sulla privacy dei dati e sulla sicurezza delle informazioni. In qualità di leader europeo nel settore Compliance Saas, consente a più di 3.000 clienti di gestire compliance con facilità.
Solo nell'ultimo anno, il loro organico è cresciuto del 49% (Linkedin). Insieme alla rapida crescita internazionale e a un modello di lavoro ibrido, è nata l'esigenza di un processo di onboarding strutturato.
Naturalmente, le conoscenze erano sparse tra diversi strumenti, persone e luoghi. Mentre alcune documentazioni erano su Sharepoint o su fogli di calcolo Excel, alcune attività di onboarding erano sul loro HRIS Personio.
In breve, non esisteva una struttura centrale per l'onboarding e le informazioni interne.
Le conseguenze:
"L'onboarding non deve essere sottovalutato, in quanto costruisce le fondamenta del rapporto professionale di ogni dipendente con l'azienda".
Quando Matea Ćurić è entrata in azienda, stava ancora lavorando alla sua tesi di laurea. L'argomento: Onboarding dei dipendenti: il momento giusto per mettere in pratica le sue scoperte scientifiche e valutare scientificamente i suoi sforzi.
La ricerca di Matea ha identificato 3 dimensioni chiave per un onboarding efficace:
Utilizzerà poi queste dimensioni per
"Molte aziende commettono l'errore di concentrarsi troppo poco sulla creazione di relazioni. Tuttavia, è uno dei fattori più significativi di un'esperienza positiva di onboarding (e in generale del posto di lavoro)".
Per questo motivo, l'aspetto dell'integrazione sociale in DataGuard si è rivelato particolarmente forte, collegando le persone al di là dei reparti e delle sedi.
Alcuni esempi:
"Le nostre risorse interne sono sparse in diversi sharepoint e altri strumenti. Zavvy prende essenzialmente per mano le persone e le guida attraverso la follia di 20.000 strumenti e guide. In questo modo, non perdono la visione d'insieme e ottengono le informazioni in un'esperienza motivante, passo dopo passo. "
Le risorse interne di DataGuard sono sparse su diversi server Sharepoint e altri strumenti. Zavvy combina tutte queste fonti mappandole su una timeline chiara e coesa e guidando i nuovi assunti attraverso di esse.
"Creare il processo di onboarding è stato molto naturale, perché è possibile incorporare i contenuti semplicemente con il drag-and-drop", ricorda Matea.
La struttura è modulare:
Con una chiara tabella di marcia giorno per giorno, i nuovi assunti ricevono un piano trasparente di cosa aspettarsi e quando, insieme ai contenuti e alle informazioni necessarie che sono incorporati in ogni momento.
E questa struttura è motivante:
"Poter spuntare dei compiti durante il processo aiuta a creare soddisfazione e a darsi una spinta motivazionale in più. Vedere tutti i passaggi che i nuovi assunti hanno completato dà loro anche un senso di orgoglio, soddisfazione e realizzazione".
Un problema enorme quando si lavora in un ambiente software frenetico:
Il prodotto viene aggiornato in continuazione. Ma soprattutto i team, come quello delle vendite e del successo dei clienti, devono stare sempre al passo con questi cambiamenti.
Ecco perché il team di marketing dei prodotti di DataGuardutilizza Zavvy per inviare aggiornamenti mensili sui prodotti a tutta l'azienda. I vantaggi?
"Invece di 3-4 mesi, i nuovi assunti diventano pienamente produttivi entro 2 mesi. Ma ciò che mi ha sorpreso di più è stato il fatto che non ci sono differenze tra i nuovi assunti che lavorano da remoto o in uno dei nostri uffici: Tutti si sono sentiti ugualmente integrati - socialmente, culturalmente e professionalmente".
"L'onboarding era qualcosa che i nuovi assunti dovevano organizzare da soli. Ora si tratta di un'esperienza chiaramente strutturata, in cui i contenuti vengono distribuiti in modo sequenziale secondo un calendario, in modo che le persone non siano sopraffatte e rimangano motivate".
Ma i risultati del suo studio hanno sorpreso un po' anche il team di Zavvy :
Non c'è stata alcuna differenza nel modo in cui i nuovi assunti hanno valutato la loro esperienza di onboarding, sia che lavorassero nella sede centrale, in una delle sedi più piccole o completamente da remoto.
"Invece di 3-4 mesi, i nuovi assunti stanno diventando pienamente produttivi entro 2 mesi. Ma ciò che mi ha sorpreso di più è stato il fatto che non c'erano differenze nulle tra i nuovi assunti che lavorano da remoto o in uno dei nostri uffici uffici: Tutti si sono sentiti ugualmente integrati - socialmente, culturalmente e professionalmente".
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