Riunioni individuali: Guida per i manager (con esempi reali e modello gratuito)

Il lavoro dei manager è 10 volte più difficile rispetto a prima della pandemia.

Cosa succede quando i manager o i leader non riescono a mantenere le promesse?

➡️ La produzione del team diminuisce, influenzando gli obiettivi dell'organizzazione e la valutazione dei manager.

Questa guida, supportata da dati, creata sulla base delle intuizioni di esperti di risorse umane e di leader esperti, manager o chiunque sia a capo di un team, vi mostrerà

• cosa sono gli incontri individuali,
• perché sono importanti,
• e come condurli. 

I professionisti di People Ops e HR possono utilizzare questo blog come manuale da condividere con i manager delle loro organizzazioni.

👥 Cos'è un incontro individuale?

Una riunione individuale (chiamata anche riunione one-to-one, 1-on-1 o 1:1) è un incontro tra un dipendente e il suo supervisore o manager. Serve a capire le preoccupazioni dell'altro, a risolvere i problemi e a condividere il feedback.

La riunione è anche un'occasione per conoscere la vita dei membri del team al di là del lavoro. Inoltre, i dipendenti possono utilizzare questa riunione per discutere della crescita professionale. 

Dopo la pandemia si è registrato un aumento del 500% delle riunioni individuali, il che significa che i dipendenti ne hanno bisogno più che mai. 

❗️ Perché gli incontri individuali sono importanti?

Mark Zuckerberg e i fondatori di aziende come Airbnb e Shopify hanno un patrimonio netto di miliardi.  

Sapete cos'altro hanno in comune questi imprenditori di successo?

Un libro che ha influenzato in modo massiccio il loro stile di gestione: "High Output Management" di Andy Grove.

"Novanta minuti del vostro tempo possono migliorare la qualità del lavoro del vostro subordinato per due settimane, o per più di ottanta ore, e anche migliorare la vostra comprensione di ciò che sta facendo". Andy Grove in High Output Management.

Grove è stato CEO e presidente di Intel. Era un grande sostenitore delle riunioni individuali e le riteneva fondamentali per aumentare il rendimento dei dipendenti e farli sentire apprezzati. 

Ecco cinque motivi per cui gli incontri individuali sono importanti :

1. Migliora il coinvolgimento dei dipendenti
2. Contribuisce alla ritenzione
3. Migliora il processo di feedback
4. Favorisce l'innovazione e aumenta il rendimento del team 
5. Rafforza il rapporto professionale

Migliora il coinvolgimento dei dipendenti

La maggior parte dei manager deve partecipare a riunioni con diversi interlocutori: clienti, dirigenti o team di progetto interni. I dipendenti si sentono rispettati quando si prendono del tempo dai loro impegni per avere delle sessioni one-to-one.

Uno studio Gallup afferma che i dipendenti che si incontrano regolarmente con i loro manager hanno quasi tre volte più probabilità di essere impegnati nel loro lavoro rispetto a quelli che non lo fanno.

Inoltre, le persone in posizione di leadership comprendono meglio gli obiettivi e la visione di un'organizzazione. Durante la riunione, possono spiegare ai dipendenti perché e come il loro lavoro (per quanto insignificante possa sembrare) gioca un ruolo vitale nel successo dell'azienda. L'impegno sul lavoro aumenta quando le persone trovano il loro lavoro significativo.

Contribuisce alla ritenzione

I manager svolgono un ruolo fondamentale nel garantire una buona cultura aziendale. Un incontro individuale permette loro di immedesimarsi nei problemi dei dipendenti e di suggerire una soluzione.

Ad esempio, un dipendente con prestazioni eccellenti potrebbe sentirsi bloccato nella sua carriera e non vedere alcun avanzamento di carriera nella vostra azienda. Fissare una telefonata con il manager per discutere delle sue preoccupazioni lo mette a disagio. Inoltre, la vostra organizzazione non dispone di sistemi per affrontare questi problemi.

Infine, il dipendente accetta un'offerta da un'azienda concorrente. 

Vi suona familiare?

In questi casi, un incontro individuale programmato può venire in soccorso di un manager. Vi permette, in quanto manager, di rispondere alle preoccupazioni dei vostri compagni di squadra e potrebbe farli rimanere.

Una ricerca condotta da Hypercontext dimostra che i manager che avevano un rapporto 1:1 avevano una probabilità 1,5 volte superiore di trattenere l'intero team rispetto a quelli che non lo avevano. 

Migliora il processo di feedback

In molte organizzazioni i dipendenti ricevono un feedback solo alla fine del ciclo di valutazione.

Qual è la fregatura?

Un dipendente con prestazioni insufficienti non saprà che il suo lavoro non era all'altezza fino alla fine del processo di revisione. 

Risultato?

Lavoro e risultati inferiori alle aspettative. 

I colloqui individuali regolari possono interrompere questo circolo vizioso e consentire al manager di condividere frequentemente il feedback, consentendo un processo decisionale più rapido e migliorando l'efficacia. I dipendenti sono aperti al feedback in queste sessioni perché non c'è il rischio di essere ridicolizzati dagli altri dipendenti.

Favorisce l'innovazione e aumenta i risultati del team 

Molti dipendenti esitano a fare domande o a condividere le proprie opinioni in una riunione di gruppo. E quando la maggior parte del team lavora da remoto, diventa ancora più complicato; suggerire idee a un collega o a un manager seduto nel cubicolo adiacente è molto più facile.

Durante un incontro individuale, i manager possono chiedere ai dipendenti di discutere le sfide che ostacolano i risultati del team. Le persone si sentono più sicure di condividere le proprie idee perché non temono il giudizio dei colleghi. 

Inoltre, quando si condividono regolarmente feedback specifici e si suggeriscono passi da compiere per migliorare le prestazioni, la produttività dei dipendenti aumenta. 

Rafforza il rapporto professionale

Conoscere il lavoro quotidiano di ogni membro del progetto può diventare difficile per un team manager di grandi dimensioni. Le riunioni individuali consentono di prestare attenzione ai singoli membri del progetto e di comprendere eventuali ostacoli.

Il dipendente si sente più a suo agio nel discutere di questioni quali:

• Politica d'ufficio 
• Mancanza di supporto da parte degli anziani
• Lacune di conoscenza
  

Il manager può quindi dare suggerimenti o affrontare direttamente tali questioni. 

L'incontro dà anche la possibilità a dipendenti e dirigenti di parlare della loro vita al di fuori del lavoro. In questo modo si rafforza il legame professionale, perché ci si associa meglio a un'altra persona. Questo vi permette di immedesimarvi nei problemi di vita di un dipendente e di capire come questo influisca sulle sue prestazioni. 

💬 A rgomenti da trattare in un incontro individuale

È comune vedere persone inizialmente entusiaste delle riunioni individuali, ma che alla fine perdono lo slancio per parteciparvi. In qualità di manager, la sfida più grande è quella di mantenere queste sessioni eccitanti per far sì che i dipendenti vi rimangano.

Sebbene la flessibilità sugli argomenti delle riunioni consenta il libero flusso di idee,Julie Zhuo, autrice di La creazione di un manager ed ex vicepresidente del settore design di Facebook, sostiene che la preparazione è fondamentale per avere degli incontri individuali eccezionali.

"Gli incontri 1:1 devono essere incentrati sul vostro rapporto e su ciò che lo aiuterebbe ad avere più successo, non su di voi e su ciò di cui avete bisogno. Se cercate un aggiornamento sullo stato, usate un altro canale. Il raro tempo a tu per tu è meglio speso su argomenti che sono più difficili da discutere in un gruppo o via e-mail". Julie Zhuo.

Suggerisce che gli incontri one-to-one si concentrino su questi quattro pilastri in senso lato: 

• Calibrare l'aspetto di "grande"
• Discutere le principali priorità
• Riflettere su come stanno andando le cose
• Condividi il feedback

L'ordine del giorno dell'incontro individuale e le domande saranno discusse nelle sezioni seguenti. 

⚙️ Come condurre riunioni 1:1 con i vostri collaboratori (+ suggerimenti reali)

1. 📅 Impostare un orario
2. 🗒️ Creare l'ordine del giorno di una riunione
3. 💺 Mettere a proprio agio il dipendente
4. 👂 Ascoltate più di quanto parlate
5. ❓ Porre domande pertinenti
6. 🔄 Condividere e chiedere un feedback

1. 📅 Impostare un orario

"Gli incontri individuali programmati con regolarità vi permettono di scoprire come stanno andando i vostri collaboratori diretti, dove hanno successo o difficoltà e di cosa hanno bisogno da voi", spiega Marla Cormi. Marla Cormierprofessionista del settore L&D con oltre vent'anni di esperienza e fondatrice di Formazione per leader emergenti.

Ma come si fa a presentarsi in modo coerente quando centinaia di cose richiedono la vostra attenzione?

Chiedete al dipendente di programmare un incontro ricorrente. 

Se vedete un invito a tu per tu nel vostro calendario, lo tratterete come gli altri incontri importanti. Un'agenda vi permetterà anche di pianificare gli altri impegni.

Sebbene si possa chiedere al dipendente di programmare l'incontro ricorrente, è responsabilità del manager farlo:

• Programmare il primo incontro individuale
• Promuovere una cultura di incontri regolari
• Aumentare o diminuire la frequenza degli incontri in base alle esigenze del dipendente.

Con quale frequenza un manager dovrebbe avere incontri individuali?

La maggior parte dei leader esperti suggerisce di avere incontri settimanali a tu per tu con i propri riporti diretti, ma la frequenza degli incontri deve essere basata sulle esigenze.

Cormier afferma: "La frequenza di queste riunioni dipende dalla struttura del team e dal lavoro svolto. In alcuni casi, le riunioni settimanali sono più sensate, mentre in altri sono più ragionevoli quelle mensili".

Iniziare con riunioni settimanali

Durante il primo incontro individuale, identificate le aree in cui il dipendente ha bisogno di aiuto. Quindi, decidete la frequenza degli incontri per rispondere a queste esigenze. 

"Ho scoperto che all'inizio è utile iniziare con una cadenza più frequente, ad esempio una chiamata settimanale. È possibile modificare la cadenza in bisettimanale o mensile man mano che i dipendenti acquisiscono familiarità con il nuovo ruolo, il team, il progetto e gli stakeholder", afferma Gerrid Smith. Gerrid SmithChief Marketing Officer di Joy Organics.

Ma non importa quanto sia fitta la vostra agenda, almeno una volta al mese fate delle riunioni individuali con i vostri dipendenti per 30-60 minuti. Queste riunioni possono svolgersi nel vostro ufficio, in un ristorante o virtualmente se il vostro team lavora a distanza.

2. 🗒️ Creare un ordine del giorno della riunione

Una volta concordato il programma, è il momento di prepararsi. 

Un'agenda individuale vi aiuterà a rimanere in carreggiata e a garantire che i partecipanti ottengano ciò di cui hanno bisogno dalla discussione, che si tratti di un feedback sulle prestazioni o della soluzione ai loro problemi.  

Chi è responsabile della definizione dell'agenda di un incontro individuale?

I dipendenti sono i primi responsabili della creazione dell'ordine del giorno, perché la riunione deve risolvere i loro problemi. Tuttavia, questo non significa che non si debba avere voce in capitolo nel decidere il tema della riunione. ‍

Mantenere un documento condiviso 

Entrambe le parti possono mantenere un documento condiviso in cui aggiungere i punti di discussione. 

Ad esempio, Smith lascia che siano i suoi diretti collaboratori a stabilire l'ordine del giorno, perché ritiene che "la riunione sia per loro". Ma mantiene anche un taccuino OneNote condiviso per ogni partecipante alla riunione e si aspetta che lo facciano: 

1. Classifica della soddisfazione lavorativa (su una scala da 1 a 5)
2. Classifica del carico di lavoro attuale (1-5)
3. Condividere le tre principali priorità di lavoro: Chiede ai dipendenti quali sono i potenziali ostacoli e se può aiutarli a superarli.
4. Punto aperto: Per discutere di argomenti vari. 
   

Cosa deve esserci all'ordine del giorno di un incontro individuale?

Ecco alcuni punti da trattare nell'agenda di un incontro individuale:

• Durata della riunione
• Scopo
• Domande
• Problemi o preoccupazioni sul posto di lavoro
• Progressione sugli obiettivi
• Nuove idee/feedback

Aggiungere domande individuali pertinenti

Cormier ritiene che condividere le domande in anticipo garantisca che anche il dipendente più timido sia pronto a condividere. 

L'autrice consiglia di aggiungere domande che permettano ai dipendenti di condividere i loro sentimenti in merito:

• Carico di lavoro
• Sfide sul posto di lavoro
• Successi o vittorie
• Nuove idee o opinioni 
  

In questo modo l'incontro sarà prezioso per entrambi.

Anche Nimisha Kunnath Chatterjee, professionista esperta di risorse umane, ritiene che i colloqui individuali siano altrettanto cruciali per i manager. Secondo lei, i manager possono strutturare l'agenda attraverso queste domande aperte:

• A cosa pensate questa settimana?
• Quanto siete stati felici la scorsa settimana?
• Quanto siete stati produttivi la scorsa settimana?
• Che feedback avete per me?
  

Per saperne di più sulle domande della riunione, consultare le sezioni successive.

💺 3. Far sentire il dipendente a proprio agio

I colloqui individuali non devono intimidire e sono un'opportunità per costruire un rapporto con i membri del team. Non affrettate l'incontro e non concentratevi solo sui feedback negativi. 

Iniziare la riunione con una nota positiva

Iniziate ogni riunione condividendo una vittoria o ponendo domande aperte sulla vita del dipendente al di fuori del lavoro. Create un ambiente in cui i dipendenti si sentano a proprio agio nel condividere le proprie opinioni senza temere giudizi o ritorsioni.

"Usate i rompighiaccio per far parlare i dipendenti della loro vita al di fuori del lavoro.
‍
Questo vi permetterà di capire meglio la loro persona e contribuirà a creare un legame più forte tra voi e i vostri dipendenti". Gergo VariCEO di Lensa.

Quali sono le domande più adatte per iniziare l'incontro?

• Come vanno le cose in ufficio e a casa?

Nota: chiedere semplicemente "Come stai?" può attirare risposte vaghe come "Bene", "Tutto bene", che possono o meno aiutare a portare avanti la conversazione.

• Ricordo che hai condiviso il tuo amore per [hobby del dipendente]. Ha avuto il tempo di farlo ultimamente? 
• Se l'incontro avviene durante le festività: come pensa di trascorrere il suo tempo libero durante [le festività]? Avete intenzione di andare a trovare i vostri genitori questa volta?
• Se sono appena tornati da un viaggio di famiglia o da una vacanza: Com'era [Nome del luogo]? Ai vostri figli è piaciuto?
  

Una volta trascorsi i primi momenti di scambio di aggiornamenti sulla vita, è possibile immergersi lentamente nell'agenda centrale della sessione.

Nota: Siate sinceramente interessati alla vita dei vostri collaboratori. Essere superficiali o fare domande come un'attività da svolgere è una perdita di tempo. 

👂 4. Ascoltare per risolvere i problemi 

"L'ascolto è un'abilità fondamentale per i manager. Prestate molta attenzione a ciò che viene detto e alla risposta che ricevete", dice Jamie Opalchuk. Jamie OpalchukCEO e fondatore di HostPapa.

"Ricordate che non state ascoltando solo per essere gentili; state ascoltando anche per garantire che il vostro diretto collaboratore riceva il miglior supporto possibile".

L'ascolto efficace in azione

Ecco un piccolo caso di studio su come l'ascolto efficace durante i colloqui individuali può aiutare i manager. 

Roselin Minj, responsabile del programma presso il World Resources Institute, racconta come un suo diretto collaboratore si sia aperto con lei durante il colloquio settimanale.

Minj definisce la dipendente "molto intelligente e di solito con gli occhi lucidi". Tuttavia, la compagna di squadra non trovava il suo lavoro significativo, poiché si limitava a fare PPT. "Non è quello che pensavo di fare quando ho voluto lavorare nel campo dell'impatto sociale", ha detto a Minj.

Il responsabile del programma ha affrontato la preoccupazione della dipendente mostrandosi empatico e spiegando come il suo lavoro avesse un ruolo più importante.

Se questi problemi non vengono affrontati, la produzione dei dipendenti diminuisce o le persone iniziano a cercare un lavoro dove "pensano" di avere un impatto. 

❓ 5. Fare domande e discutere i punti chiave

Sebbene sia fondamentale mettere il dipendente a proprio agio e ascoltarlo, i manager devono essere in grado di porre domande che facciano parlare i loro dipendenti.

"Anche se non è compito del manager stabilire l'ordine del giorno o parlare, il manager dovrebbe cercare di far emergere le questioni chiave dal dipendente.

Più il dipendente è introverso, più questo aspetto diventa importante. Se gestite degli ingegneri, saper tirare fuori i problemi sarà un'abilità importante da padroneggiare". Ben Horowitz.

Porre domande aperte 

Durante l'incontro, ponete domande che richiedano più di una risposta affermativa o negativa. Questo vi aiuterà a capire meglio il punto di vista del dipendente e a fargli riflettere su ciò che vuole dal suo percorso professionale. La chiarezza è vantaggiosa per entrambe le parti nel lungo periodo.

Le domande giuste portano a soluzioni migliori

Gergo Vari suggerisce ai manager di chiedere a ciascun dipendente di condividere le proprie opinioni su un argomento.‍

"Questo darà loro l'opportunità di esprimersi e di suggerire potenziali soluzioni", aggiunge.

Ad esempio, una volta Vari aveva un venditore estremamente timido che era molto silenzioso durante i colloqui individuali. Alla riunione successiva, chiese ai dipendenti di condividere le loro opinioni su un argomento. 

Indovinate cosa è successo? 

Il timido venditore suggerì qualcosa di così sorprendente che migliorò completamente il tasso di soddisfazione dei clienti dell'azienda di Vari.

Se avete fissato degli obiettivi per ogni membro del team, è essenziale controllare di tanto in tanto come stanno andando le cose. Se qualcuno rimane indietro o ha difficoltà con un compito, è meglio affrontare il problema prima che diventi un grosso problema per l'intero team.

Quali sono le domande giuste da porre ai dipendenti nelle riunioni individuali?

Secondo Ben Horowitz, venture capitalist e autore del bestseller The Hard Thing About Hard Things, sono queste le domande efficaci a tu per tu:

• Se potessimo migliorare in qualche modo, come lo faremmo?
• Qual è il problema numero 1 della nostra organizzazione? Perché?
• Cosa c'è di non divertente nel lavorare qui?
• Chi sta davvero spaccando in azienda? Chi ammirate?
• Se foste al mio posto, quali cambiamenti apportereste?
• Cosa non vi piace del prodotto?
• Qual è la più grande opportunità che stiamo perdendo?
• Cosa non stiamo facendo che dovremmo fare?
• Siete felici di lavorare qui?
  

Noelle Pittock, direttore delle operazioni di onboarding di Remote, afferma che le seguenti domande individuali sono le sue preferite:

• Qual è stata la cosa che avete fatto di recente e che vi ha sorpreso? Cosa avete imparato da quel momento?
• Qual è la cosa che vi fa più paura o che siete più nervosi di affrontare nella prossima settimana? Scomponiamola e affrontiamola subito!
• Che cosa vi è diventato chiaro (o più chiaro) questa settimana nel vostro ruolo e, all'opposto, che cosa vi è rimasto più confuso?
• Vi sentite mai nervosi a parlare con me di certe cose? Come posso creare un ambiente che vi permetta di sentirvi aperti a condividere con me? Che cosa significa per noi?

🔄 6. Condividere e chiedere un feedback

"Includete il feedback in ogni conversazione. Assicuratevi di rendere il riconoscimento parte della conversazione, sottolineando i comportamenti specifici del rapporto e l'impatto sui clienti, sul team o sugli obiettivi del vostro reparto", dice Cormier.

Discutete le aree di miglioramento e studiate delle alternative per qualsiasi compito che non sia andato come previsto. Ma la catena di feedback deve essere sempre bidirezionale. Condividete le vostre osservazioni con i dipendenti e chiedete il loro contributo sui processi, sui sistemi e sui progetti. 

Questo vi dà un'idea dei punti in cui entrambi avete bisogno di una migliore collaborazione o se uno dei due non riesce a fare sforzi in qualche punto. Tenete questa parte alla fine per concludere l'incontro con un passo fattibile.

Siate trasparenti durante la riunione, condividendo tutte le informazioni che possono aiutare il dipendente a svolgere meglio il suo lavoro (ad esempio, nuove politiche/procedure sul lavoro). In questo modo il dipendente potrà comprendere meglio le sue decisioni e migliorare le sue prestazioni. 

❌ Errori comuni da evitare durante gli incontri one-to-one

Le riunioni individuali sono un elemento fondamentale del kit di strumenti del manager. Ma possono essere una perdita di tempo e uno stress se non vengono affrontati nel modo giusto.

Ecco gli errori più comuni che i manager commettono durante le riunioni individuali:

Frequenti riprogrammazioni o cancellazioni

Un incontro individuale è un'opportunità per dimostrare ai dipendenti che si tiene a loro. 

Riprogrammare spesso la riunione o, peggio ancora, annullarla, trasmetterà ai vostri dipendenti il contrario. Annullate la riunione solo se siete in vacanza o se siete impegnati in un altro lavoro urgente non programmato in ufficio.

Non avere un obiettivo o un programma chiaro

È fondamentale avere un obiettivo chiaro prima di iniziare un incontro. Se non si sa perché si incontra qualcuno, l'incontro può risultare improduttivo e imbarazzante. 

Supponiamo di avere più colloqui individuali nel corso della giornata con persone diverse. In questo caso, è facile confondersi su ciò che viene discusso e su come si collega ad altre conversazioni senza struttura o ordine del giorno.

Non seguire i contatti

Non aspettate la riunione successiva per dare seguito ai compiti critici discussi durante la sessione. Potrebbe non essere un problema se avete dei check-in settimanali, ma lo sarebbe se aveste degli one-to-one mensili. 

In questo modo è possibile ribadire ciò che è stato discusso durante l'incontro e assicurarsi che entrambe le parti comprendano chiaramente cosa deve accadere in seguito.

Essere troppo autorevoli

Sebbene sia importante fornire feedback positivi e critiche costruttive, le riunioni non sono destinate a essere sessioni di dettatura. Ascoltate con empatia le opinioni dei vostri dipendenti e suggerite soluzioni multiple, ove possibile. Seguendo queste pratiche, i partecipanti si sentono più a loro agio. 

Non prendere appunti

"Tra un incontro e l'altro possono succedere molte cose, quindi prendete appunti per documentare la conversazione. In questo modo potrete rivederli prima della riunione successiva e dare seguito agli obiettivi o alle richieste. Prendere appunti dimostra anche che state ascoltando e che quello che i dipendenti stanno condividendo è abbastanza importante da scriverlo", dice Cormier.

Mantenere la riunione strettamente professionale

Sebbene sia importante essere rispettosi durante l'incontro, la condivisione delle proprie esperienze e dei propri insegnamenti può far sentire il dipendente più in sintonia. 

Marc Stitt, Chief Marketing Officer (CMO) di FMX, afferma che può essere utile condividere aneddoti in un incontro individuale.

"Condividendo la vostra esperienza personale, potete fornire una guida e un supporto all'individuo per aiutarlo in modo più efficace.

Se vi mettete in confidenza con i vostri collaboratori, li incoraggerete ad aprirsi e a condividere i problemi che hanno e che non sanno come risolvere".

📩 Modello di e-mail per il primo incontro a tu per tu con un dipendente

—----------------------------------------------------------------

Soggetto: Primo incontro a tu per tu

Ehi [nome del dipendente], 

Sono lieto di avervi nel mio team e sono desideroso di conoscere gli obiettivi e le aspirazioni di carriera di tutti i membri del progetto. 

Nell'ambito di questo processo, tengo regolarmente incontri individuali con tutti i miei riporti diretti e questo è l'invito per il primo incontro. Decideremo la frequenza degli incontri dopo aver capito quali sono le aree su cui è necessario concentrarsi. 

Per darvi un contesto più ampio, ecco come penso e gestisco gli incontri one-to-one:

Siete voi l'obiettivo della sessione: L'incontro è programmato per capire le vostre preoccupazioni, le vostre aspirazioni di carriera o tutto ciò che ostacola le vostre prestazioni. Non lo tratterò come un incontro di aggiornamento.

Ordine del giorno: La responsabilità di creare l'ordine del giorno della riunione è principalmente vostra, perché voglio concentrarmi sulla risoluzione dei vostri problemi. Manterremo un documento condiviso con l'ordine del giorno in cui aggiungerò in anticipo gli argomenti che discuterò durante l'incontro.

Il documento condiviso includerà il tema/scopo centrale della riunione, le domande e le questioni da affrontare. 

Feedback: Condividerò il feedback dopo aver stabilito gli standard di prestazione e mi aspetto che mi correggiate quando sbaglio. L'obiettivo è aiutarvi a fare meglio il vostro lavoro.

Il primo incontro a tu per tu dura un'ora e poi possiamo decidere la frequenza e la durata degli incontri successivi. 

Si prega di programmare l'incontro nella prossima settimana. Ecco l'URL della mia [applicazione per la prenotazione di riunioni].

Non vedo l'ora di parlare con voi. Fatemi sapere se avete domande. 

Grazie, 

[Nome del manager]

—----------------------------------------------------------------------

❓ FAQ sugli incontri individuali

Qual è lo scopo di un incontro individuale con i dipendenti?

Gli incontri individuali aiutano i manager a capire meglio i loro dipendenti, a fornire un feedback sulle prestazioni e a discutere di questioni che potrebbero influire sul loro lavoro. Le sessioni rafforzano il rapporto tra dipendente e manager e aumentano il coinvolgimento dei dipendenti.  

Di che cosa si deve parlare durante il primo colloquio individuale con il dipendente?

Durante l'incontro iniziale, chiedete al dipendente che cosa vuole dalla sua carriera e che cosa vuole dal suo ruolo attuale. Questo vi aiuterà a capire cosa i dipendenti apprezzano di più nel loro lavoro e cosa sperano di ottenere nel loro percorso di carriera. In questa occasione si può anche discutere di eventuali preoccupazioni del dipendente, per capire meglio cosa lo motiva o lo scoraggia dal fare bene sul lavoro.

Dopo questo incontro iniziale, create un piano d'azione con obiettivi specifici che voi e il vostro diretto collaboratore potete raggiungere nel tempo (ad esempio, migliorare le capacità di comunicazione).

Come si prepara un manager per un incontro individuale?

I manager possono prepararsi alle riunioni individuali confermando la propria disponibilità per le riunioni ricorrenti e collaborando all'agenda. Possono anche proporre domande individuali basate sul check-in precedente e sulle prestazioni del dipendente dopo l'ultima riunione.