Una ricerca di BambooHR ha rivelato che Il 49% dei dipendenti che hanno effettuato un onboarding efficace ha iniziato a contribuire al proprio team entro la prima settimana.
E poiché oggi respiriamo e viviamo tutto online, la necessità di un processo di onboarding virtuale sistematico e senza soluzione di continuità si eleva ulteriormente.
Un onboarding ideale aiuta i dipendenti a dare il via al loro ruolo e traccia una visione chiara dei prossimi tre giorni, tre settimane o tre anni che trascorreranno con l'organizzazione.
Il processo di onboarding non intende altro che gettare solide basi per il rapporto tra l'azienda e il dipendente. Come regola generale, più forte è l'onboarding, più lunga sarà la relazione.
Tuttavia, dall'inizio della pandemia, i responsabili delle risorse umane, i reclutatori e i fondatori hanno ancora difficoltà a passare dall'impostazione offline all'onboarding online.
L'onboarding virtuale utilizza la tecnologia per facilitare l'integrazione dei nuovi dipendenti in un team remoto.
Le organizzazioni utilizzano iniziative di onboarding virtuale o remoto per far sì che i dipendenti remoti si sentano accolti in una nuova organizzazione e raggiungano prima la produttività.
È un momento cruciale sia per il datore di lavoro che per il dipendente, poiché stabilisce il tono per il resto del loro rapporto di lavoro.
Sebbene l'onboarding di persona sia un modo eccellente per favorire un'accoglienza calorosa e aiutare i dipendenti a sentirsi apprezzati, è solo una parte dell'equazione, sia che la vostra azienda sia remote-first o meno.
Combinando video di approfondimento, messaggi preregistrati dei dirigenti e un percorso di apprendimento online completo, le aziende possono garantire che i lavoratori remoti si sentano membri apprezzati del team fin dal primo giorno.
È una sensazione diversa quando si è vicini al nuovo arrivato di persona, per dargli il benvenuto alla scrivania, mostrargli la mensa e presentargli i colleghi. Ma quando si eseguono tutti questi passaggi online, non ci si può aspettare che le cose vadano al loro posto così rapidamente.
Le cose sembreranno molto meno personali e umane quando le persone si incontreranno semplicemente attraverso lo schermo.
Non sarebbero in grado di cogliere le conversazioni che si sarebbero svolte in un ufficio fisico. Quando le conversazioni significative o casuali avvengono online tra una riunione e l'altra, avvengono consapevolmente.
Ma il più delle volte non si verificano affatto.
In questo tweet Kunal Shah, fondatore dell'unicorno indiano Cred, parla delle sfide del lavoro a distanza.
Naturalmente, il processo di onboarding virtuale si basa su principi simili. La progettazione del percorso di inserimento deve essere così coinvolgente che i nuovi colleghi sappiano sempre cosa li aspetta.
I responsabili delle risorse umane possono trovare stimolante questa necessità di impegnarsi costantemente.
Uno dei modi per avere un certo controllo su questo aspetto è automatizzare il processo di onboarding virtuale con l'aiuto di un software che offra soluzioni end-to-end. Analizzeremo questa parte in dettaglio più avanti.
Sebbene le applicazioni di videoconferenza abbiano collegato il mondo nel miglior modo possibile, abbiamo ancora molta strada da fare per comprendere le emozioni umane attraverso gli schermi.
È difficile valutare il linguaggio del corpo, i gesti o le espressioni delle persone durante le videochiamate e ancora di più capire se vi hanno interpretato correttamente.
A differenza dell'impostazione offline, in cui i nuovi arrivati potevano capire chiaramente il loro ruolo e l'azienda dai loro manager e colleghi, l'onboarding virtuale potrebbe non offrire loro questa chiarezza se una delle fasi non va bene.
Durante un processo di onboarding offline, abbiamo compreso le diverse sfumature di una persona mentre affrontava i vari compiti nel corso della giornata. A volte, quando non si sentivano abbastanza sicuri di sé, eravamo testimoni dell'incoraggiamento caloroso dei colleghi.
Grazie a queste interazioni ravvicinate, le persone sperimentavano emozioni e creavano ricordi. Inoltre, i nuovi dipendenti portano sempre energia e positività in più. È difficile replicare la loro passione e il loro entusiasmo nell'ambiente virtuale con i loro colleghi.
La mancanza di competenza in strumenti tecnici specifici è una delle maggiori sfide dell'onboarding a distanza.
Il dipendente che entra nell'organizzazione potrebbe non aver mai utilizzato strumenti di videoconferenza, gestione, CRM o strumenti standard offerti dalla nuova organizzazione. Pertanto, il divario sarà evidente, ma è possibile eliminarlo con una documentazione chiara e spiegazioni sul software al nuovo membro.
Il processo di onboarding virtuale deve essere il più fluido e senza intoppi possibile. È probabile che i nuovi assunti provino un misto di eccitazione e ansia il primo giorno, quindi è essenziale rendere questa esperienza il più positiva possibile.
Si può sbagliare a pianificare, ma la pianificazione non fallisce mai.
È meglio creare entusiasmo per il primo giorno, anche prima che arrivi. Questa è la cosiddetta fase di preboarding. Come ci si prepara al grande evento?
Inviate loro un'e-mail di benvenuto prima del loro primo giorno. Attraverso questa comunicazione, potete comunicare i passi iniziali che volete che facciano e condividere un'idea approssimativa del loro primo giorno.
Oltre a questo, potete anche chiedere se hanno bisogno di qualcosa o se hanno qualche preoccupazione prima del giorno di inizio.
Informateli se ci saranno telefonate introduttive speciali con i dirigenti di alto livello, i vicepresidenti, i responsabili dei dipartimenti, ecc. Questo li aiuterà a prepararsi meglio e, di conseguenza, a fare faville il primo giorno di lavoro.
Un pre-bordo adeguato è un argomento a sé stante, ma è anche l'occasione per distinguersi.
Chi non ama i regali?
E ancora meglio se si tratta di un pacchetto di benvenuto realizzato con cura dal vostro nuovo datore di lavoro.
È un'ottima occasione per deliziare i nuovi dipendenti e motivarli a postare uno scatto su Linkedin. Un pacchetto di benvenuto deve essere parte integrante del vostro processo di onboarding virtuale.
Cosa si può mettere in quei pacchetti? Non c'è una regola fissa.
Come regola generale, pensare a cose che sono
Per iniziare, ecco alcuni elementi che potrebbero costituire un ottimo pacchetto di benvenuto:
Questo dovrebbe contenere le cose più importanti che volete che sappiano prima di iniziare i loro compiti, come ad esempio:
Questi e molti altri dettagli fondamentali possono trovare posto in questo manuale.
Senza dubbio, questo sarà l'elemento più amato del pacchetto di benvenuto. È possibile collaborare con un'agenzia di servizi che offre scatole di snack personalizzate secondo le vostre istruzioni o aggiungere una carta regalo a un'app di consegna di cibo. Inoltre, potete utilizzare la pianificazione del percorso di consegna per i team per garantire una consegna efficiente degli snack e delle carte regalo ai vostri dipendenti.
Alcuni esempi di queste risorse sono libri, corsi, iscrizioni, biglietti per conferenze o semplicemente tutto ciò che desiderano approfondire. Anche se forse amano di più gli snack e gli altri regali, questa parte del pacchetto di benvenuto li porterà a diventare professionisti e individui migliori.
Abbiamo scritto ampie idee per i regali di benvenuto, che potete approfondire qui Esplorate altre idee per i pacchetti di benvenuto.
A volte è molto più facile trovare risposte se ci mettiamo nei panni della persona che stiamo cercando di aiutare.
In questo caso, la persona in questione è il vostro dipendente e il problema riguarda la creazione di un processo di onboarding virtuale d'impatto per lui. Quindi, chiedetevi:
E dopo il primo giorno, riflettete:
Per aiutarvi a pianificare il programma di onboarding, potete fare riferimento al nostro piano di onboarding di 30-60-90 giorni, che suddivide meticolosamente le fasi che un nuovo assunto deve seguire nel primo, secondo e terzo mese di lavoro.
"Le aspettative dei dipendenti stanno cambiando e dovremo definire la produttività in modo molto più ampio. definire la produttività in modo molto più ampio - comprensiva di collaborazione, apprendimento e benessere per favorire l'avanzamento di carriera di tutti i lavoratori, compresi i lavoratori in prima linea e quelli della conoscenza. per tutti i lavoratori, compresi quelli in prima linea e quelli della conoscenza, nonché per i neolaureati e per coloro che sono già nel mondo del lavoro. Tutto questo deve essere fatto con flessibilità in quando, dove e come persone". - Satya Nadella, CEO di Microsoft.
L'essere flessibili è probabilmente l'apprendimento più significativo che spicca negli ultimi due anni per l'assunzione e la gestione dei dipendenti.
È un ottimo esercizio offrire un processo di onboarding pianificato e organizzato ai nuovi dipendenti, ma allo stesso tempo è anche essenziale dare loro il necessario respiro tra un compito e l'altro.
Fate in modo che sappiano che possono gestire le cose al loro ritmo e che possano rivolgersi a voi se trovano qualcosa di troppo stressante. Questo non significa che non si possano usare le scadenze, ma solo che lo si fa consapevolmente nei casi in cui sono più necessarie.
Essere flessibili con i nuovi assunti è uno dei modi migliori per ottenere un risultato più qualitativo che quantitativo. Ricordate che il processo deve dare priorità all'apprendimento, non ai risultati.
Nonostante la condivisione di una lunga documentazione e di risorse con il nuovo dipendente, la curiosità di quest'ultimo si accenderà man mano che approfondirà il suo ruolo, e di tanto in tanto gli verranno poste altre domande. Chiedere ogni volta al manager può risultare un po' imbarazzante; è qui che entra in gioco il compagno virtuale.
Come dovrebbe essere un amico?
1) Conoscenza sufficiente del ruolo del nuovo assunto
2) Una solida storia di prestazioni lavorative
3) Capacità di assistere il nuovo assunto
In che modo questo amico aiuta il nuovo dipendente?
Avere un compagno è di grande aiuto. Ecco tutto quello che c'è da sapere su come gestire un programma di buddy onboarding nella vostra azienda, comprese le liste di controllo gratuite. E se avete bisogno di aiuto per abbinare i nuovi assunti ai compagni, abbiamo pensato anche a voi.
Quando iniziano a lavorare in una nuova organizzazione, la maggior parte dei dipendenti si appassiona al nuovo ruolo e si sforza di dare il massimo rispetto alle aspettative.
Un altro aspetto di questo scenario è l'ansia e il dubbio di essere abbastanza bravi quando incontrano i colleghi e i mentori sul posto di lavoro. Per aiutarli a superare questa sensazione, potete assegnare loro dei compiti facili e fissare dei traguardi più piccoli da raggiungere come inizio.
Ad esempio, supponiamo che si tratti di professionisti delle vendite. In questo caso, potete decidere di comune accordo che l'obiettivo per la prima settimana sia quello di prenotare un incontro con un potenziale cliente, invece di scegliere qualcosa di irrealistico e alla fine frustrante.
Se raggiungono l'obiettivo, saranno automaticamente fiduciosi e ispirati a superare questi numeri. Oltre agli obiettivi di performance, potete anche incoraggiarli a impegnarsi in attività più informali, come prendere un caffè virtuale con un collega ogni giorno. Oppure completare il 25% dei video di formazione nella prima settimana.
Le aziende possono avere processi di onboarding straordinari, ma solo poche chiedono un feedback, il che è piuttosto allarmante. Ad esempio, solo il 26% dei nuovi assunti ricorda che i propri datori di lavoro hanno chiesto un parere sull'assunzione e sull'onboarding.
Poiché i nuovi assunti sono ancora più isolati quando affrontano un onboarding virtuale, non c'è modo di evitare di raccogliere costantemente feedback.
La richiesta di feedback dà anche ai dipendenti lo spazio per esprimere gli aspetti positivi e negativi del processo che potrebbero essere modificati. È possibile automatizzare questi check-in (ad esempio, tramite sondaggi e riunioni programmate) utilizzando soluzioni software (come Zavvy).
Alcune domande che potrebbero aiutare le risorse umane a ottenere un feedback preciso:
Un processo di onboarding virtuale potrebbe includere diversi cicli di documentazione, formazione, interazioni di gruppo, incontri 1:1 con il nuovo dipendente, riunioni di orientamento e attività amministrative.
Così come il nuovo arrivato ha bisogno di un approccio sistematico per navigare in questo processo, lo stesso vale per i team HR.
Per risparmiare tempo ed energia, è una saggia decisione automatizzare il processo di onboarding con l'aiuto dei software e degli strumenti disponibili. Questo fa una grande differenza per i responsabili delle risorse umane di organizzazioni in crescita, che si destreggiano costantemente tra tonnellate di compiti oltre all'onboarding.
Anche i manager dedicati all'onboarding non dovrebbero dedicare gran parte del loro tempo a inviare manualmente e-mail ripetitive, inviti a riunioni o a introdurre sempre gli stessi strumenti. Al contrario, i moderni team People Ops sono orientati all'esperienza e ai dati.
Se volete offrire un'esperienza di onboarding virtuale senza compromessi, fate dell'automazione una parte non negoziabile del processo.
Con l'automazione, i sistemi intelligenti vengono impostati una volta sola e si può dire addio al lavoro disordinato dell'ultimo minuto.
Inoltre, vi risparmia il noioso processo di ripetizione delle attività ogni volta che assumete un nuovo dipendente. Inoltre, è senza dubbio più efficiente, tempestivo e coerente del processo di onboarding manuale.
Il tempo risparmiato può essere utilizzato per interagire maggiormente con il nuovo dipendente e creare un rapporto più forte con lui fin dal primo giorno.
Un buon processo di onboarding virtuale si integra il più possibile nel flusso di lavoro.
Ciò significa utilizzare strumenti come Asana, Slack, Monday e Microsoft Teams. È qui che il team trascorre la maggior parte del tempo, mescolandosi in gruppi e collegandosi con i colleghi a livello personale. Inoltre, si sostiene che l'invio di messaggi tramite Slack sia tre volte più efficace delle e-mail per completare un'attività.
Per farli avvicinare a queste comunità, è possibile programmare attività come :
Le riunioni e i messaggi di Slack non garantiscono necessariamente la conoscenza del nuovo dipendente al di là del lavoro, e un modo per farlo è quello di aggiornarsi 1:1 durante le riunioni senza agenda.
Allo stesso modo, si possono organizzare chiamate casuali o sessioni di gioco con i membri del proprio team o con persone di altri reparti.
Piccoli sforzi, come inviare un messaggio di tanto in tanto per verificare se si stanno divertendo all'interno dell'organizzazione, contribuiranno a stabilire un legame personale.
A parte le cose serie, parliamo di come giocare con gli strumenti e le idee per progettare un viaggio di onboarding che il nuovo arrivato ricorderà per tutta la vita. Ecco alcuni dei nostri suggerimenti.
Per rendere il tutto più interessante, potete raccogliere alcune domande dal team e condividerle come oggetti di scena. Si può arrivare a parlare di quale cartone animato hanno amato di più quando erano bambini, del loro momento più memorabile di facepalm, del loro hobby più amato o di condividere ciò che avrebbero voluto essere da bambini.
Può trattarsi di una sessione di yoga o di una gara di obbligo e verità per aiutare il nuovo arrivato a socializzare con i suoi nuovi colleghi.
Se c'è una cosa che manca a tutti nel lavoro a distanza sono le pause pranzo in ufficio, che erano un mezzo fantastico per conoscere i colleghi senza sforzo.
Tuttavia, possiamo replicare quelle pause pranzo attraverso le videochiamate, dove magari non possiamo assaggiare ciò che ha preparato la mamma del nostro collega, ma possiamo comunque goderci il tempo insieme.
Di solito, quando si parla di rompighiaccio, si pensa a domande interessanti e divertenti che la gente fa.
Potete mantenere la parte divertente, ma invece di fare domande agli altri, create una lavagna di benvenuto. Il tabellone conterrà un fatto, un hobby o un'abitudine strana dei membri del team presentati visivamente, e il nuovo dipendente dovrà identificare le persone a cui appartengono queste informazioni. Si creerebbe un esilarante gioco di indovinelli seguito dalle reazioni di tutti coloro che lo guardano.
➡️ Non è tutto. Ecco altre 17 idee divertenti per creare un'esperienza di onboarding straordinaria per i nuovi assunti.
Così come due persone non possono essere simili, le loro capacità e preferenze differiscono.
Ecco perché è importante ricevere regolarmente un feedback sull'onboarding. Vi aiuterà a risolvere i punti che potrebbero essere resi più amichevoli e vi darà un'idea di ciò che dovrete cambiare nel sistema per il prossimo dipendente.
La pianificazione del primo giorno o della prima settimana non è sufficiente per far sì che il collaboratore sia pienamente coinvolto nel suo ruolo e nelle sue responsabilità.
Nel progettare e automatizzare il processo di onboarding, pensate a lungo e pianificate almeno un mese per il dipendente, anche prima della data di assunzione. Affinché sia un'esperienza completa e soddisfacente, assicuratevi di fornire le risorse, l'assistenza e la collaborazione necessarie in ogni fase.
Il mondo ha subito una svolta di 180° dall'inizio della pandemia e l'esperienza di onboarding non fa eccezione.
Non è solo l'impostazione del lavoro a essere cambiata da offline a online, ma anche il modo in cui le persone comunicano, collaborano e strutturano il loro lavoro.
Di conseguenza, l'approccio del 2019 ha cessato di esistere e se applicate ancora lo stesso metodo, è ora di cambiare.
Non è un segreto che, di solito, un nuovo assunto debba affrontare compiti amministrativi enormi durante l'onboarding.
Il numero potrebbe essere scoraggiante, ma il processo non deve esserlo. Potete suddividere questi compiti in parti più piccole e in tappe da raggiungere. Non dimenticate di stabilire una priorità in base all'urgenza e all'importanza.
In questo modo, il dipendente avrà anche un programma giornaliero strutturato e completerà sistematicamente i suoi compiti di onboarding.
L'automazione si fa carico di compiti ripetitivi, poco stimolanti e monotoni, lasciandovi più spazio per essere innovativi nel vostro ruolo.
L'aspetto migliore è che, una volta ottimizzati tutti gli aspetti del processo di onboarding, l'automazione garantirà un'esperienza più coerente di quella umana.
Il software di onboarding per i dipendenti di Zavvy è stato progettato per aiutarvi a offrire un'esperienza di onboarding eccezionale e di alto livello ai vostri nuovi dipendenti, senza esaurire le vostre risorse umane.
Poiché il mondo continua a evolversi, siamo consapevoli che i sistemi che funzionavano per i responsabili delle risorse umane nel 2019 non saranno più rilevanti nel 2024. Ecco perché noi di Zavvy puntiamo sull'innovazione.
Mentre lavoriamo a fianco di questa traiettoria, vi proponiamo un processo di onboarding che prevede:
➡️ Date un'occhiata alla nostra galleria di modelli pronti all'uso. Avrete accesso a veri e propri viaggi Zavvy realizzati dai nostri designer dell'apprendimento, da clienti e da altre aziende lungimiranti.
Il lavoro a distanza richiede un onboarding virtuale.
Anche se la maggior parte degli elementi deve essere svolta online, non significa che l'onboarding virtuale non abbia i suoi vantaggi.
Incorporare attività virtuali, come il caricamento di un video di benvenuto e la gamification nell'apprendimento, e sfruttare gli strumenti di collaborazione online.
Per massimizzare l'impatto dei vostri sforzi di onboarding, delegate le azioni ripetitive e meccaniche al software di onboarding dei dipendenti, come Zavvy, e utilizzate il tempo prezioso per costruire un'interazione personale con i nuovi assunti.
Prenotate una demo per scoprire come creare straordinarie esperienze di onboarding virtuale per i vostri nuovi assunti.
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