Nel suo articolo L'inserimento dei nuovi dipendenti: Massimizzare il successol'autrice Tayla Bauer ha identificato quattro livelli distinti di onboarding (le Quattro C):
Il grado in cui ogni organizzazione sfrutta le quattro C dell'onboarding determina l'efficacia della sua strategia complessiva di onboarding. Più efficace è la strategia di onboarding, minore è il turnover dei dipendenti e maggiore è la produttività.
C'è un problema: assicurarsi di sfruttare efficacemente tutte le quattro C è difficile.
Poiché la posta in gioco è alta, occorre una persona sufficientemente capace di svolgere il lavoro: qualcuno che comprenda lo stato d'animo dei dipendenti, sappia come farli sentire a proprio agio e sia in grado di eseguire tutti i compiti richiesti per un onboarding di successo.
Quel qualcuno è un responsabile dell'onboarding delle risorse umane.
In che modo questa persona può aiutare il vostro team? Diamo un'occhiata più da vicino.
Un manager dell'onboarding, noto anche come specialista dell'onboarding, è responsabile dell'organizzazione, dello snellimento e della supervisione dell'onboarding dei dipendenti in un'organizzazione.
Il loro ruolo principale è quello di far sentire i nuovi assunti a proprio agio nell'azienda, facendoli passare da principianti a parte integrante della famiglia.
Questo articolo si concentra sulla descrizione delle mansioni e sul ruolo dello specialista di onboarding dei dipendenti. Continuate a leggere per scoprire come la vostra azienda può trarre vantaggio dall'assunzione di un responsabile dell'onboarding.
(E se siete interessati alle differenze con gli specialisti dell'onboarding dei clienti, saltate alla fine di questo articolo).
Il responsabile dell'onboarding delle risorse umane è pienamente responsabile dell'onboarding dei dipendenti, della supervisione dei nuovi assunti e dell'aumento della produttività nel modo più rapido ed efficace possibile per dare slancio agli obiettivi aziendali.
Noi di Zavvy crediamo che ogni processo di onboarding che si rispetti preveda almeno due fasi: il preboarding e l'onboarding.
Il preboarding consiste nell'invio di pacchetti di benvenuto e nella programmazione di un incontro virtuale per familiarizzare i nuovi assunti con i loro superiori. Inoltre, i nuovi assunti devono avere accesso a informazioni e sistemi importanti per rendere il loro primo giorno facile e meno stressante.
Per quanto riguarda l'onboarding, l'intero processo può durare più di tre mesi. Si tratta di misurare le prestazioni dei dipendenti rispetto a scadenze specifiche(il piano di onboarding di 30-60-90 giorni), ossia il primo giorno, la prima settimana, i primi 30 giorni, i primi 60 giorni e i primi 90 giorni, per renderli più rapidamente pienamente produttivi.
Il responsabile dell'onboarding si assume la piena responsabilità sia del preboarding che dell'onboarding.
Il responsabile dell'onboarding, che supervisiona le procedure sia prima che dopo l'assunzione dei nuovi dipendenti, pianifica la formazione dei nuovi assunti, crea le politiche aziendali e i documenti di lavoro e aiuta i nuovi dipendenti ad adattarsi all'ambiente di lavoro. Il tutto nel rispetto delle leggi sul lavoro.
Ecco come si presenta la tipica descrizione del lavoro di uno specialista di onboarding:
L'elenco precedente non è esaustivo e copre le responsabilità più critiche di uno specialista di onboarding. È sempre possibile modificare la descrizione delle mansioni in base alle esigenze della propria azienda.
L'onboarding è probabilmente l'attività organizzativa più cruciale, perché definisce la produttività futura dei nuovi dipendenti. Assicura che il nuovo assunto non sia un dipendente a metà che blocca la crescita dell'azienda o, peggio, la frena.
L'assunzione di un responsabile dell'onboarding rende più probabile che i nuovi dipendenti acquisiscano le competenze necessarie per essere competenti nel loro lavoro e per garantire che le loro prestazioni siano in linea con le aspettative dell'azienda.
Sebbene tutto questo sia fantastico, probabilmente vi starete chiedendo se per il vostro team valga la pena di avere un responsabile dell'onboarding a lungo termine. Per rispondere a questa domanda, abbiamo analizzato alcune situazioni in cui un manager dedicato all'onboarding ha senso.
La sostituzione di un dipendente è costosa.
Secondo SHRM, la sostituzione di un dipendente costa in media da 6 a 9 mesi del suo stipendio. Quindi, se il vostro dipendente guadagna 80.000 dollari all'anno, aspettatevi di pagare 50.000-65.000 dollari in costi di reclutamento e formazione per un sostituto.
Sebbene un certo turnover sia normale, l'obiettivo principale dovrebbe essere quello di massimizzare il valore di vita dei dipendenti.
Secondo alcuni studi, la fidelizzazione dei nuovi assunti può migliorare dell'82% con un solido onboarding.
Assumendo un manager dedicato all'onboarding, potrete dare ai vostri nuovi dipendenti un inizio solido all'interno della vostra organizzazione, oltre ad avere qualcuno che si occupi di elaborare strategie efficaci di fidelizzazione dei dipendenti. Inoltre, il responsabile può dare un caloroso benvenuto per creare entusiasmo e garantire una transizione fluida da candidato a nuovo assunto a dipendente pienamente produttivo e a lungo termine.
Se avete in programma di assumere presto molte persone, potete sicuramente trarre vantaggio dall'avere un manager dedicato all'onboarding al vostro fianco. In effetti, non c'è modo di evitarlo.
Una volta che il vostro team di reclutamento è in crescita, è un buon segno che dobbiate iniziare a chiedervi come portare effettivamente queste persone a bordo.
Soprattutto nelle startup in rapida crescita, la funzione principale delle risorse umane è rappresentata dal reclutamento. E quindi è lì che sono puntati gli occhi di tutti.
Ma cosa succede quando queste persone iniziano a lavorare? La nostra chiara raccomandazione è di assumere una persona dedicata per stabilire processi di onboarding decenti prima che le cose diventino troppo complicate.
Un responsabile dell'onboarding può aiutarvi a offrire un'esperienza migliore ai dipendenti e a far sì che i nuovi assunti raggiungano più rapidamente la massima produttività. A sua volta, questo garantirà che qualsiasi progetto abbia richiesto l'assunzione in massa venga eseguito e completato in tempo, guidando la vostra azienda verso la crescita.
Inoltre, il responsabile dell'onboarding ha un interesse personale nelle prestazioni dei dipendenti e, sotto la sua guida, i nuovi assunti possono allineare le loro prestazioni alle aspettative dell'organizzazione.
Avere dipendenti impegnati nella propria forza lavoro è il fattore che cambia le carte in tavola e che porta a risultati sorprendenti, come una maggiore produttività e redditività e una riduzione del turnover e dell'assenteismo.
L'unico problema? Solo il 20% dei dipendenti a livello globale è impegnato sul lavoro.
Per fortuna, un responsabile dell'onboarding può progettare un fantastico programma di inserimento dei dipendenti che contribuisca a creare il loro impegno fin dal primo giorno. Possono essere incluse attività come l'apprendimento di informazioni interessanti sull'azienda (ad esempio un pranzo con un manager o con l'amministratore delegato), l'individuazione di un buddy o di un mentore e l'ascolto e l'implementazione dei loro feedback che fanno sentire i nuovi dipendenti più legati alla vostra organizzazione e alla sua missione, visione e valori.
I nuovi dipendenti possono impiegare più di un anno per essere pienamente produttivi, ed è comprensibile che sia così. Devono capire un ambiente di lavoro nuovo di zecca, costruire relazioni per creare team interfunzionali e raggiungere i loro obiettivi personali.
Uno specialista dell'onboarding può accelerare l'intero processo, riducendo il tempo di apprendimento e migliorando la produttività di oltre il 70%. Sotto la loro guida, i nuovi assunti si ambienteranno nella cultura aziendale e potranno instaurare fin da subito rapporti migliori con i dipendenti.
Inoltre, uno specialista di onboarding non è prezioso solo quando si tratta di inserire nuovi dipendenti nell'organizzazione: può anche aiutare i dipendenti esistenti a migliorare la loro produttività.
Come? Un responsabile dell'onboarding si occupa di molte responsabilità, tra cui la definizione degli obiettivi, la programmazione di frequenti check-in e la supervisione dello sviluppo dei dipendenti che informa i dipendenti su cosa ci si aspetta da loro e sulla loro posizione. Inoltre, fornisce ai dipendenti suggerimenti per aiutarli a migliorare e a diventare più bravi nel loro lavoro. Alcune aziende iniziano con ruoli ibridi che combinano onboarding e L&D.
L'assunzione di un responsabile dell'onboarding è un affare serio. Si vuole una persona che porti a termine il lavoro, che sia dettagliata, che ami la pianificazione e che abbia un approccio empatico nei confronti dei dipendenti, tra le altre cose.
Di seguito, abbiamo stilato un elenco di sette qualità che possono aiutarvi a trovare un responsabile dell'onboarding che sia una vera risorsa per la vostra azienda.
Al momento dell'assunzione dei dipendenti, il potenziale responsabile dell'onboarding deve conoscere bene le risorse umane e le normative compliance applicabili alla vostra azienda. Per questo motivo, è preferibile affidarsi a una persona esperta, in grado di comprendere le regole applicabili e di tenersi al passo con le nuove normative per aggiornare i processi nel tempo.
Se disponete già di un team HR forte, potete collaborare con un responsabile dell'onboarding con meno esperienza, purché sia consapevole dei compiti essenziali che devono essere completati quando si assumono nuovi dipendenti.
Non sottolineeremo mai abbastanza l'importanza di eccellenti capacità di comunicazione scritta e verbale per un responsabile dell'onboarding. Pensateci: che senso ha avere un responsabile dell'onboarding se non è in grado di comunicare efficacemente con i vostri dipendenti appena assunti?
Esattamente.
È necessaria una persona con forti capacità di comunicazione verbale, poiché le sessioni di formazione dei dipendenti e i processi di avvio si basano molto su una comunicazione verbale efficace. Le capacità di scrittura, invece, sono fondamentali per comunicare in modo sintetico i valori, le politiche e le procedure aziendali nei documenti ufficiali.
Un buon responsabile dell'onboarding deve avere il giusto equilibrio tra empatia e rispetto per il processo.
Se non hanno abbastanza empatia, possono creare un processo troppo efficiente che non tiene conto delle paure e dei dubbi dei dipendenti, tipici di chi inizia un nuovo ruolo. Questo può far sì che i nuovi assunti non riescano a trovare una collocazione e richiedano più tempo per l'inserimento.
Allo stesso tempo, se il candidato non è orientato al processo, l'esperienza di onboarding non sarà uniforme per tutti i dipendenti. Alcuni dipendenti avranno un'esperienza eccellente, altri no. E quando il processo di onboarding deve essere ricreato da zero ogni volta, la produttività complessiva dell'intera forza lavoro ne risente.
Ma se trovate un responsabile dell'onboarding in grado di trovare il giusto equilibrio tra empatia e processo, probabilmente otterrete più rapidamente risultati migliori per la vostra azienda.
Una volta che l'onboarding è stato definito e implementato, si tratta di ottimizzarlo.
Il responsabile dell'onboarding passerà la maggior parte del tempo a controllare le coorti precedenti, a ricordarglielo, a mantenere il programma di onboarding e a occuparsi dei nuovi dipendenti. Tutto questo può diventare ripetitivo se non si dispone di uno strumento intelligente che semplifichi loro la vita.
È vero che volete uno specialista in grado di costruire un solido processo di onboarding. Ma volete anche qualcuno che sia in grado di cercare piccole iterazioni nel programma e di mantenere il programma in funzione a lungo termine per garantire risultati sempre buoni.
L'unica eccezione è rappresentata dai casi di iper-crescita, in cui ogni processo dovrà essere interamente ricostruito dopo 6-12 mesi per soddisfare le mutevoli esigenze dell'azienda. In questo caso, è necessario trovare un responsabile dell'onboarding motivato a reinventare il processo di onboarding e a ripartire regolarmente da zero.
In genere, ogni responsabile di reparto e dirigente ha opinioni diverse sull'onboarding. Alcuni ritengono che non sia necessario coinvolgerli; altri hanno processi rigidamente strutturati che sovraccaricano, a volte addirittura spaventano, i nuovi dipendenti.
Un responsabile dell'onboarding dovrebbe essere in grado di ottenere un feedback da ogni membro del team e quindi creare un allineamento attorno a un unico processo.
Troverete candidati che hanno le capacità e la perseveranza per lavorare in team, ma molti non lo faranno. La cosa migliore è cercare persone che abbiano portato a termine iniziative simili in passato. Non deve trattarsi necessariamente di onboarding: può trattarsi di qualsiasi progetto, purché preveda la gestione di più team con punti di vista diversi per arrivare a una soluzione ideale.
Se trovate un responsabile dell'onboarding che si è occupato di progetti simili in passato, ci sono buone probabilità che riesca a costruire un processo di onboarding di successo che soddisfi i requisiti di ogni reparto e che sia seguito da tutta la forza lavoro.
Sviluppare e mantenere il processo di onboarding in tutta l'azienda è la parte più critica del lavoro di un responsabile dell'onboarding. Il processo di onboarding ha un impatto significativo su ogni reparto dell'azienda, dove lo specialista contribuisce a stabilire i valori aziendali e a supervisionare un onboarding rapido ed efficace per i nuovi dipendenti.
Oltre a questo, lo specialista svolge anche molti altri compiti dettagliati:
Si tratta di compiti ad alto impatto, per cui il responsabile dell'onboarding non ha un margine di errore illimitato, soprattutto quando si vuole fare una prima impressione solida sui nuovi dipendenti per trattenerli più a lungo in azienda.
Nel mondo altamente dinamico e tecnologico in cui viviamo oggi, i metodi e i principi di onboarding stanno cambiando per riflettere i cambiamenti della tecnologia.
Tenendo presente questo aspetto, avete bisogno di un responsabile dell'onboarding in grado di adattarsi rapidamente al cambiamento: qualcuno che possa garantire che i vostri nuovi dipendenti ricevano una formazione adeguata indipendentemente dai cambiamenti tecnologici e anche durante i periodi di incertezza economica e politica. Il candidato deve anche aiutare i "vecchi" dipendenti a utilizzare efficacemente le nuove risorse disponibili.
Se volete sviluppare una cultura fiorente di apprendimento ed eccellenza, non potete scendere a compromessi con l'onboarding. Un buon responsabile dell'onboarding, preferibilmente uno che soddisfi i criteri di cui sopra, può assicurare che ogni nuovo assunto viva un'esperienza di onboarding ordinata e uniforme, garantendo dipendenti altamente impegnati e fedeli.
Lo stipendio di un responsabile dell'onboarding varia a seconda dell'esperienza, della competenza, del tipo di azienda e del settore. Per dare un'idea, il salario medio di uno specialista dell'onboarding negli Stati Uniti è di 43.875 dollari l'anno, pari a 22,50 dollari l'ora.
Le posizioni entry-level partono da 35.100 dollari all'anno, mentre i manager più esperti guadagnano fino a 63.132 dollari all'anno.
Lo stipendio medio di un manager dell'onboarding è di 30.225 sterline all'anno o 15,50 sterline all'ora nel Regno Unito. Le posizioni entry-level partono da 23.000 sterline all'anno, mentre i lavoratori più esperti possono arrivare a 50.000 sterline all'anno.
Come sempre, gli stipendi variano in base alle dimensioni dei dipendenti e variano da sede a sede. In generale, la retribuzione dovrebbe essere strettamente allineata a quella di altri ruoli People Ops, in particolare L&D.
L'assunzione di un manager dedicato all'onboarding può migliorare significativamente l'esperienza dei dipendenti, che a sua volta migliorerà le prestazioni e ridurrà il turnover. Grazie alla sua esperienza e competenza, lo specialista può progettare un fantastico processo di onboarding che aiuta i nuovi assunti a impegnarsi e ad ambientarsi meglio nella cultura aziendale e a familiarizzare con le aspettative dell'azienda per aumentare più rapidamente la produttività.
Volete aiutare il vostro responsabile dell'onboarding a diventare ancora più efficiente? Con Zavvy, gli specialisti dell'onboarding possono automatizzare le attività manuali e ripetitive delle risorse umane, liberando così tempo prezioso per concentrarsi sull'offerta di un'esperienza di onboarding senza pari.
Dall'invio di e-mail di benvenuto ai nuovi assunti all'invito a legare con i dipendenti esistenti, fino alla programmazione di riunioni di follow-up, con Zavvy possono fare tutto per promuovere le prestazioni, la cultura e il benessere dei dipendenti.
Abbiamo già collaborato con alcune grandi aziende in crescita, Ecco alcuni successi chiave di cui siamo orgogliosi:
Date potere al vostro responsabile dell'onboarding con una piattaforma di abilitazione dei dipendenti di livello mondiale come Zavvy. Registratevi subito per una demo dal vivo.
In qualsiasi azienda, uno specialista di onboarding ha due strade: l'onboarding dei dipendenti e l'onboarding dei clienti. Purtroppo, anche se questi due termini sembrano simili, sono piuttosto diversi.
Lo specialista di onboarding dei dipendenti fa parte del dipartimento HR e aiuta i nuovi dipendenti a svolgere correttamente il proprio lavoro. Consente ai nuovi assunti di adattarsi alla cultura dell'azienda, di comprenderne gli strumenti e i sistemi e di diventare produttivi il più rapidamente possibile.
L'altro aspetto del lavoro è quello di occuparsi delle procedure tecniche. Uno specialista di onboarding è anche responsabile dell'archiviazione dei documenti di assunzione e della comunicazione delle politiche aziendali ai nuovi dipendenti.
D'altra parte, uno specialista di customer onboarding si concentra su un onboarding efficace e guida i nuovi utenti o clienti a raggiungere il loro primo successo con il prodotto o il servizio dell'azienda.
I clienti vanno dalla concorrenza quando:
Grazie all'impegno di uno specialista di customer onboarding, questi problemi vengono ridotti al minimo. Di conseguenza, i clienti hanno un inizio più agevole in azienda, dove imparano a usare il prodotto o i servizi in modo semplice ed efficace, riducendo le probabilità di abbandono.
Per mettere le cose in prospettiva, il responsabile dell'onboarding che aiuta il dipendente a diventare parte dell'azienda da neofita è lo specialista dell'onboarding dei dipendenti, mentre il responsabile che accompagna il cliente dall'iscrizione iniziale al primo successo è lo specialista dell'onboarding dei clienti.
.png)
.png)
