Quando un'azienda passa da 60 a 100 dipendenti in un solo anno, alcuni processi devono cambiare. E l'onboarding dei dipendenti è uno di questi.
Fondata nel 2018, Alasco ha la missione di consentire ai proprietari immobiliari di massimizzare il loro ROI e ridurre al minimo il loro impatto attraverso flussi di lavoro e decisioni guidate dai dati. E la startup, con sede a Monaco di Baviera, sembra avere un certo successo in questo senso.
Questo successo si riflette anche nel numero di persone che lavorano costantemente su Alasco:
Fino alla fine del 2022, il piano prevede di crescere fino a oltre 280 dipendenti. Il tutto passando da un modello pre-pandemico di solo ufficio a un modello di lavoro ibrido.
Agli inizi dell'azienda, l'onboarding non è stato un grosso problema:
Quando un nuovo assunto entrava a far parte dell'azienda, riceveva un'accurata introduzione personale su tutti gli argomenti più importanti, dalle informazioni sul settore alle dimostrazioni dei prodotti, fino a un'immersione profonda nella visione e nella missione di Alasco. Tutte queste presentazioni erano tenute da colleghi. Inoltre, il sistema HRIS inviava 5-10 e-mail con compiti amministrativi, link a pagine importanti e liste di controllo che i nuovi colleghi dovevano esaminare nelle prime settimane.
Sebbene non fosse la soluzione più creativa del mondo, all'epoca funzionava bene.
Ma una volta che l'azienda è diventata remota e al tempo stesso si è trasformata in una fase di rapida crescita, è stato difficile tenere il passo con tutti i nuovi arrivati e offrire a tutti la stessa esperienza di alta qualità.
- Nelle riunioni di onboarding online, il coinvolgimento non è stato altrettanto elevato: Le persone esitavano di più a fare domande e l'esperienza sembrava unilaterale.
- La mancanza di struttura è diventata più evidente: Troppo poche le indicazioni, troppo poco il quadro d'insieme. Molte riunioni non si sono mai svolte. Le liste di controllo e i link si sono persi nelle caselle di posta elettronica.
- Con l'aumento del numero di nuovi iscritti ogni mese, è aumentata anche la quantità di lavoro manuale necessario per le riunioni, ripetendo sempre le stesse cose.
"Dovevamo creare un processo di onboarding più sistematico e strutturato. La nostra priorità era garantire che ogni dipendente seguisse le stesse fasi e gli stessi approfondimenti. E l'invio di un mucchio di e-mail non si traduceva in un'esperienza divertente o piacevole".
Un onboarding semplificato è diventato un OKR chiave per il loro dipartimento HR.
"Nel reclutamento si parla sempre di esperienza del candidato. Ma una volta che qualcuno inizia, spesso viene lasciato completamente solo. Se si considera il periodo di prova, l'onboarding è una parte importante dell'esperienza complessiva. Nel mercato del lavoro di oggi, non è facile trovare grandi talenti. E trascurare questa connessione è un errore".
Un nuovo strumento di onboarding per Alasco doveva soddisfare alcuni requisiti fondamentali:
La soluzione si basa su 3 pilastri principali:
Un processo sistematizzato che sia uguale, uguale e coerente per ogni dipendente. Tutti ricevono le stesse informazioni generali, con uno strumento che funziona per tutti.
I diversi team hanno le proprie esigenze di onboarding. Vendite, ingegneria, marketing sono fondamentalmente diversi. E i loro percorsi riflettono questo aspetto, portando i nuovi membri del team ad aggiornarsi sui singoli strumenti, sulle best practice e su altre garanzie funzionali.
Invece di portare in tavola un altro strumento, Zavvy li combina tutti in un unico luogo. Il risultato:
... che incorporano direttamente i video dell'immagine aziendale da Youtube e i video introduttivi dei fondatori realizzati su Loom, i sondaggi di feedback di Typeforme documenti su Google Drive. Inoltre, i messaggi coinvolgenti vengono inviati tramite Slack.
... che offre alle persone elementi graduali, progressi visibili e una sensazione di realizzazione. I contenuti precedentemente statici su Google Drive e Notion, "ora sembrano un vero e proprio viaggio".
"L'integrazione Slack integrazione è davvero fantastica e vogliamo sfruttarla al massimo: Dalla creazione automatica di canali per le nuove coorti al ricordare e coinvolgere tutte le parti interessate".
Dal punto di vista della produttività, soprattutto i viaggi specifici per i team stanno dando i loro frutti:
I nuovi dipendenti sono ora produttivi entro 2 settimane, anziché 4.
Alla produttività si aggiunge l'esperienza:
"Sono molto orgoglioso della nostra esperienza di onboarding. Il nostro obiettivo era aumentare l'esperienza del candidato e creare un processo innovativo. E ci siamo riusciti. Il feedback che stiamo ricevendo dai nuovi colleghi è fantastico!" Dice Nina.
Ciò che i nuovi assunti apprezzano di più sono 1) la struttura chiara, 2) il ricco mix di formati coinvolgenti e 3) i progressi visibili.
Un altro vantaggio è che ora le persone possono decidere in modo flessibile quando consultare i contenuti e farlo nel proprio tempo libero, invece di essere vincolate a un calendario fisso.
Dal punto di vista di People Ops, Zavvy ha permesso di risparmiare ore ogni mese, automatizzando parti ripetitive del processo. In questo modo, il team può essere sicuro che tutti abbiano un'esperienza solida, senza doversi preoccupare di inviti, promemoria, riunioni, compliance o altro.
Statistiche principali:
- 4,7/5 di valutazione media da parte dei nuovi assunti che amano il nuovo processo di onboarding a Alasco
- Dimezzate il tempo di produttività
- Un' esperienza di candidatura complessivamente migliore
- Ore risparmiate dall'onboarding manuale ogni mese
- Le persone ricevono tutte le informazioni necessarie per poter iniziare subito a lavorare.
Come Zavvy, anche Alasco vede nell'onboarding ibrido (da remoto e in loco) la base del successo dei propri dipendenti. In prospettiva, l'azienda intende sfruttare appieno il potenziale di connessione di Slack, assumere 20 persone al mese e concentrarsi maggiormente sulla trasmissione dei propri valori organizzativi da remoto.
Con il lancio della sincronizzazione automatica dei dati di Zavvycon Personio, anche gli inviti e gli incarichi possono ora essere preconfigurati.
E indipendentemente dal fatto che l'anno prossimo assumeranno 200 o 2000 persone, potranno affrontare la sfida in tutta tranquillità.
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