Come scrivere un messaggio di benvenuto per un nuovo dipendente per iniziare con il piede giusto

È stato dimostrato più volte che l'esperienza di onboarding di un dipendente lo predispone al successo nel suo ruolo.

Può essere l'ingrediente segreto che 

• li fa rimanere più a lungo nell'organizzazione...
• ... producendo un lavoro di qualità superiore.

Uno dei primi punti di contatto di un'esperienza di onboarding di alta qualità è il messaggio di benvenuto, una comunicazione che stabilisce il tono del rapporto del dipendente con l'azienda.

Poche parole gentili ed entusiaste possono fare molto per il modo in cui una persona inizia il suo lavoro. Un messaggio per i nuovi dipendenti è troppo importante per essere redatto a casaccio; deve avere un'intenzione dietro.

Un grande messaggio di benvenuto dovrebbe essere 

• accoglienza
• informativo,
• riflessivo
• utile

Ma come si realizza?

Come scrivere e trasmettere il messaggio in modo da iniziare il rapporto con i nuovi dipendenti con il piede giusto?

Vi illustreremo alcuni esempi dei migliori messaggi di benvenuto da cui tutti possiamo imparare. Li accompagneremo con i motivi per cui sono così efficaci nel dare a qualcuno la fiducia, l'incoraggiamento e la motivazione per iniziare con forza.

❗️ Perché i messaggi ai nuovi dipendenti sono importanti

Un messaggio ai dipendenti è la prima vera interazione che un dipendente ha con la vostra azienda.

Il colloquio è la loro esperienza come candidati, ma una volta ottenuto il lavoro, dovete cambiare il modo in cui interagite con loro e dimostrare che ora fanno parte del vostro team.

1. Se non si sentono ben accolti, questo può compromettere la loro capacità di inserirsi nel ruolo.
2. Il programma offre un inizio positivo per una nuova parte della carriera, fornendo un supporto emotivo per questo cambiamento di vita.
3. Si apre per loro un nuovo capitolo, consentendo loro di fare il primo passo per staccarsi dal vecchio lavoro.
4. Li prepara per la vostra azienda. Anche se qualcuno è tecnicamente in linea con il lavoro, dovrete comunque formarlo alla cultura, alla prospettiva e alle operazioni della vostra azienda.
5. In questo modo i dipendenti possono farsi un'idea della vostra cultura e del tipo di atmosfera che possono aspettarsi come dipendenti.
6. Vi permette di ribadire i vostri valori fondamentali per far capire loro di cosa stanno per far parte.
7. Questo li rende entusiasti del lavoro che svolgeranno e li stimola a contribuire alla realizzazione della vostra missione.
8. In questo modo, i dipendenti possono avere una visione d'insieme dell'azienda e del suo funzionamento.
9. Crea un dipendente più impegnato fin dall'inizio.
10. Risponde alle domande che un nuovo dipendente si pone immediatamente nelle prime ore e nei primi giorni, preparandolo al successo.
11. È fondamentale in un mondo remoto. Poiché molti ruoli sono diventati completamente virtuali, i dipendenti non incontreranno di persona il loro nuovo team fin dall'inizio.

🕐 Quando inviare il primo messaggio

Prima di iniziare a scrivere il vostro messaggio, dovete porvi una domanda importante: 

Quando lo inviate esattamente al dipendente?

Questo determina ciò che dovrete dire e il numero di messaggi da inviare (per saperne di più, più avanti).

In che senso?

Ve lo mostriamo.

Non appena vengono assunti

Anche se il lavoro inizierà tra qualche settimana o mese, inviando il messaggio in questo momento il dipendente si affezionerà a voi e inizierà a costruire un rapporto.

Inoltre, prima si coinvolgono i nuovi assunti, meno è probabile che cerchino alternative ancor prima di iniziare.

Lo svantaggio è che dovrete inviare più messaggi in prossimità della data di inizio.

Una settimana prima dell'inizio

Nel periodo che precede l'inizio del ruolo, potete inviare loro un messaggio di benvenuto per creare entusiasmo e fargli sapere che il team non vede l'ora di averli a bordo.

Questo aspetto è assolutamente cruciale, in quanto è la singola comunicazione che aiuta le persone a capire cosa aspettarsi il primo giorno, quando iniziare, ecc.

In questo modo si ha il tempo di scaglionare più messaggi, ma d'altro canto può anche risultare opprimente per i candidati, che devono risolvere le questioni in sospeso con il loro precedente lavoro.

Inoltre, se il messaggio contiene informazioni aziendali sensibili, è meglio aspettare che inizino.

Il primo giorno

Si tratta di un modo per inserire i nuovi assunti non appena iniziano a lavorare.

Questo permette loro di essere più impegnati mentalmente nell'onboarding, perché non hanno a che fare con il loro precedente ruolo.

Ciò significa anche che è possibile gestire tutto attraverso i canali di comunicazione interni all'azienda.

🧠 La mentalità dietro il messaggio

Mettetevi nei panni del nuovo dipendente

Quando un nuovo dipendente entra a far parte della vostra organizzazione, sta entrando in un territorio inesplorato e sconosciuto sotto molti punti di vista.

Sono ansiosi di fare una buona impressione, di dimostrare che sono stati assunti nel modo giusto e sono nervosi per il salto in qualcosa di completamente diverso.

Anche se il lavoro per il quale li avete appena assunti è lo stesso del loro ultimo ruolo, la vostra azienda, i vostri sistemi e la vostra cultura sono qualcosa che dovranno imparare.

Non sanno 

• con chi lavoreranno
• il grado di affiatamento con i nuovi colleghi
• la facilità di apprendimento del ruolo,
• e se avranno successo nel lavoro.

Tutto questo comporta molta pressione e dubbi su se stessi.

Un messaggio di benvenuto non può rispondere a tutte queste domande, ma può certamente farli sentire più benvenuti e meno soli in questa esperienza.

Definire il proprio scopo

La chiave per creare un messaggio di benvenuto convincente per un nuovo dipendente consiste nel definire uno scopo e un'intenzione chiari e nel riflettere a fondo sulla sensazione che si vuole che il nuovo dipendente provi al termine della lettura.

Questo dovrebbe essere collegato ai vostri valori fondamentali e a ciò che vi sta a cuore come organizzazione.

Pensate a 3 cose che volete che il messaggio raggiunga.

Forse vuoi 

• ispirarli
• riflettono il calore della vostra organizzazione
• allontanare l'ansia
• prepararli per il giorno 1
• esprimete la vostra fiducia nelle loro capacità e nell'impatto che avranno nell'organizzazione.

Qualunque sia la vostra intenzione, essa informerà esattamente ciò che il messaggio deve dire.

Iniziare pensando alla fine

Quando si inserisce un dipendente, spesso si pensa a come si vuole che esca dal processo.

Non si vuole solo che sappiano fare il lavoro; si vuole che siano così allineati e ben formati da essere in grado di formare la persona successiva ad avere successo nell'organizzazione.

Il vostro messaggio di benvenuto è simile: dovrebbe essere così efficace che, se li incaricaste di scrivere un messaggio di benvenuto per un futuro nuovo dipendente, potrebbero farlo senza sforzo.

📝 Cosa includere

Ecco le cose da non perdere nel messaggio.

• Un'apertura calorosa e accogliente, che dimostri che siete entusiasti di averli a bordo (ad esempio, "siamo entusiasti di avervi qui!").
• La loro data di inizio
• Con chi lavoreranno e a chi risponderanno
• Accesso e introduzione agli strumenti di gestione e comunicazione del progetto
• Informazioni sull'indirizzo e-mail aziendale e su come verrà impostato
• Una descrizione di come sarà la loro prima settimana e di cosa ci si aspetta da loro.

Altre cose che si possono includere;

• Organigramma aziendale
• Link a un blog sulla storia dell'azienda
• Introduzione a un sito buddy che li sosterrà nelle prime settimane di vita.
• Foto del team che interagisce e screenshot di riunioni virtuali
• Una citazione che dà potere
• Un elenco dei membri del team e delle curiosità su ciascuno di loro.
• La mentalità che volete che alimentino nei loro ruoli - ad esempio[Ogilvy e Mather] che ha elencato il coraggio, l'idealismo, la curiosità, la giocosità, la franchezza, lo spirito libero e la perseveranza.

Perché un solo messaggio non è sufficiente

Un nuovo dipendente deve assimilare molte nuove informazioni e, se vogliamo essere onesti, distribuirle in un unico messaggio sarebbe eccessivo e non sarebbe nemmeno efficace.

Un solo messaggio di onboarding non sarebbe sufficiente, e questo vi fornisce le informazioni necessarie per creare un vero e proprio percorso di apprendimento e di successo.

Un'esperienza moderna assomiglia piuttosto a una serie di e-mail in cui si dispensano lentamente informazioni in bocconi, aiutando il lettore a comprendere ogni concetto prima di passare a quello successivo.

L'onboarding è un viaggio, non un messaggio unico.

Noi di Zavvy consigliamo di considerare l'onboarding come un processo che dura almeno 90 giorni.

Un periodo di tempo considerevole, ricco di messaggi, celebrazioni, incontri sociali e contenuti informativi.

Ecco un esempio di flusso di lavoro per i primi 3 giorni sulla nostra piattaforma.

✉️ Scegliere i canali di comunicazione per i dipendenti

Il tipo di messaggio di benvenuto che si otterrà ha molto a che fare con il canale o la piattaforma attraverso cui il messaggio verrà distribuito.

Email

Se il messaggio è un'e-mail, avete più parole da usare, quindi può essere più lungo e includere più sezioni.

Strumenti di collaborazione come Slack o MS Teams

D'altra parte, un messaggio su Slack può anche risultare più amichevole e avvicinabile, dando sicuramente un senso più umano all'interazione.

Inoltre, crea spazio per il coinvolgimento e la conversazione a due vie, che può dare un senso a community fin dall'inizio.

➡️ Leggete il nostro tutorial passo-passo sulla creazione di flussi di lavoro per l'onboarding via Slack

Tenete presente che non siete limitati a un solo canale.

È possibile avere sia un'e-mail di benvenuto più lunga che un messaggio su Slack per creare più punti di contatto. Slack consente anche di introdurre qualcuno in un gruppo, dove tutti possono inviare messaggi di incoraggiamento, il che contribuisce a creare un'esperienza positiva.

I social media

Anche i social media dell'azienda sono un ottimo canale per inviare un messaggio di benvenuto a un dipendente, oltre all'e-mail e a Slack. Si tratta di un messaggio pubblico, che mostra l'entusiasmo e l'ottimismo dell'intera azienda.

Potete usare LinkedIn per pubblicare un semplice messaggio di benvenuto, formale ma comunque amichevole. 

Se il vostro marchio pubblica sui canali di Instagram, potete divertirvi di più con il messaggio. In questo esempio da tutti i social, potete annunciare la vostra nuova assunzione e raccontare ai vostri follower dettagli su di loro, come i loro hobby e interessi.

L'ascesa del kit di benvenuto

Alcune aziende si spingono oltre.

Creano un pacchetto di benvenuto pieno di informazioni utili e oggetti divertenti che rendono l'esperienza di ingresso in azienda più memorabile.

Ogilvy and Mather ha consegnato ai nuovi dipendenti una scatola contenente una cartolina con 

• ✉️ una lettera di benvenuto personalizzata
• 📓 un libro di marca
• Diario 📖
• 🖊️ penna
• ✏️ matita
• 💾 Chiave USB

Altri kit di benvenuto personalizzati includono 

• Tazze
• 🍾 bottiglie
• Cuffie 🎧
• 🎒 borse

... e altri elementi che li predispongono al successo. 

Un kit è una piacevole sorpresa che fa sentire i vostri collaboratori più apprezzati fin dal primo giorno.

🏢 Migliori pratiche ed esempi

Congratulazioni

Scoprire di essere stati assunti è una sensazione fantastica.

L'entusiasmo, l'ottimismo e la motivazione sono presenti nella stanza.

Ma più ci si avvicina alla data di inizio, più i nervi salgono .

Congratularsi con i nuovi assunti per il loro successo riporta il senso di fiducia e di eccitazione che hanno provato quando hanno ricevuto la notifica "sei assunto".

Ricorda loro che sono preziosi.

È semplice come dire

"Abbiamo saputo per sentito dire che una superstar si sta unendo alla nostra squadra!".

Poche parole, ma di grande effetto.

Portateli all'ovile

Entrare in una nuova azienda è emozionante, ma può anche essere fonte di isolamento.

Può sembrare di essere tornati al primo giorno di scuola.

Il dipendente si lascia alle spalle un'organizzazione in cui ha lavorato per anni.

 Un luogo in cui hanno fatto amicizia.

E ora è tornato a zero.

Il vostro messaggio di benvenuto deve accoglierli a braccia aperte e mostrare che c'è un team di persone pronte a farli sentire come a casa.

Dare loro le risorse di cui hanno bisogno

Una cosa che rende le prime settimane così travolgenti per un nuovo dipendente è il fatto di doversi confrontare con tutti gli strumenti, le risorse e le cose che non conosce.

 A questo si aggiungono

• non sapere a chi chiedere
• come chiedere,

Quindi, perché non farlo nei messaggi di benvenuto?

Questo esempio di Sinc posiziona l'intero team come una risorsa disponibile per le domande in qualsiasi momento.

Alcune domande che un nuovo dipendente potrebbe avere;

• Con chi lavorerò quotidianamente?
• Cosa ci si aspetta che io sappia alla fine della settimana 1, 2, 3 o 4?
• A chi posso rivolg ermi se ho un problema?
• A quali riunioni devo partecipare?
• Dove posso accedere alla mia e-mail e ad altre applicazioni vitali?

Tono coerente

Il tono è una parte essenziale della creazione di un messaggio di benvenuto convincente.

• Dovete essere formali o più casual e rilassati?

• Volete parlare la lingua dei membri più giovani della vostra forza lavoro?

La risposta a questa domanda si riduce fondamentalmente al vostro employer brand.

Chiedetevi: Chi vuole essere la vostra azienda per i suoi dipendenti?

E poi, lasciate che questo guidi il vostro modo di scrivere. Qualsiasi cosa diciate deve essere autentica per l'organizzazione e il tipo di voce.

Dichiarare i propri valori fondamentali

Un messaggio di benvenuto è un'opportunità per dichiarare i vostri valori fondamentali, spiegare loro la visione più ampia e, soprattutto, come si inseriranno in essa.

In questo esempio di Apple, il messaggio non è solo di benvenuto, ma è stimolante ed entusiasmante: fa capire al nuovo dipendente che sta dando un contributo significativo al miglioramento del mondo.

Non si tratta solo di lavoro, ma di far parte di qualcosa di più grande, della possibilità di unirsi a un team di innovatori di livello mondiale e di svolgere un lavoro importante.

Potete usare il vostro messaggio di benvenuto per condividere lo scopo più ampio della vostra organizzazione e per entusiasmare le persone su ciò che faranno ogni giorno.

Ecco un esempio tratto dal nostro messaggio di benvenuto.

• Durante preboarding, i nuovi assunti ricevono un invito al nostro software preboarding .
• Questo messaggio è il primo passo che viene visualizzato.
• E naturalmente è accompagnato da percorsi coinvolgenti che guidano i nuovi assunti per settimane.
  

Utilizzare le citazioni

Perché non affidarsi a un po' di saggezza iniziando il vostro messaggio di benvenuto con una grande citazione?

Da Simon Sinek a Martin Luther King e T.S. Eliot, potete attingere da alcune delle migliori menti per dare il benvenuto a qualcuno nella vostra organizzazione e fornirgli una motivazione per iniziare.

Alcune idee;

Il visionario parte da un foglio di carta pulito e reimmagina il mondo. Malcolm Gladwell

Fate il primo passo nella fede. Non è necessario vedere tutta la scala, basta fare il primo passo. Martin Luther King, Jr.

Siate disposti a essere principianti ogni mattina. Meister Eckhart

Un viaggio di mille miglia inizia con un solo passo. Lao Tzu

Non limitatevi a raccontare, ma mostrate

Potete ottenere questo risultato condividendo istantanee e screengrab delle riunioni e degli eventi del team, mostrando come comunicano i membri del team e coinvolgendoli in una battuta interna.

Ricordate che la cultura non è quello che dite voi, ma quello che il team mostra anche quando non ci prova.

Includere video

A proposito di mostrare, non di raccontare, potete inserire un video nel vostro messaggio per aggiungere un elemento umano.

Anche se si tratta di un video di 60 secondi per dare il benvenuto nel team, vedere un volto amichevole può contribuire a coinvolgere un dipendente fin dall'inizio del suo percorso professionale.

Potete creare un video in cui diversi membri del team danno il benvenuto e offrono incoraggiamento.

➡️ Create esperienze di onboarrding eccezionali con Zavvy

Un messaggio a un nuovo dipendente potrebbe sembrare un dettaglio insignificante

Ma se pensate all'enorme ruolo che svolge nel vostro processo di onboarding, vi renderete conto che ha bisogno di maggiore attenzione e intenzione.

Siete curiosi di offrire ai vostri dipendenti un'esperienza di onboarding davvero accogliente e che li porti più rapidamente alla produttività?
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