Does your business have a clear plan for its operational processes? A well-drafted program that tells your employees how to get things done helps them stay focused, productive, accountable, and organized?
How do you service clients or talk about your organization to customers? How do you onboard or offboard employees in your organization? In short, what framework do you use for ensuring your business' success?
La soluzione è semplice: Rendere accessibili le conoscenze del personale in qualsiasi momento.
Un libro di testo aziendale aiuta le organizzazioni come la vostra a documentare come vengono svolte le attività e a fornire a tutti i dipendenti una guida.
Questo articolo spiega cos'è un playbook aziendale e come crearne uno da soli.
Un manuale aziendale descrive le politiche, i flussi di lavoro e le procedure di un'azienda. Un manuale ben redatto risponde a domande che vanno da cosa fa un'azienda a come, perché, chi fa cosa e quando.
Conosciuto anche come SOP (Standard Operating Procedure), un playbook aziendale aiuta le organizzazioni a funzionare in modo efficiente ed efficace.
Le aziende possono utilizzare i playbook aziendali per vari motivi, come l'onboarding e l'offboarding, la vendita della USP di un'azienda alle organizzazioni, la creazione di manuali per i reparti vendite e assistenza clienti, la formazione dei dipendenti o persino il lancio di un nuovo prodotto e la sua vendita.
A livello aziendale:
Team di vendita:
Immaginate di gestire un'organizzazione in cui i team di customer experience non hanno la minima idea di come rispondere ai reclami dei clienti, ai clienti arrabbiati o di come passare i reclami dei clienti al reparto necessario.
Il risultato?
Caos completo e totale.
Di seguito abbiamo raccolto 6 motivi per cui la vostra azienda ha bisogno di un playbook.
Istruzioni chiare e accuratamente elaborate facilitano a chiunque la produzione di un lavoro di qualità o l'esecuzione di mansioni in linea con la missione dell'azienda.
In questo modo, potete scalare e assumere altre persone senza timori. I playbook aziendali consentono a chiunque venga assunto di essere immediatamente operativo.
Una volta definito il vostro playbook, risparmierete le ore precedentemente spese per ripetere sempre le stesse cose. Invece, voi e i vostri colleghi potrete dedicare il tempo extra ad attività di valore aggiunto.
Stabilendo chiaramente determinati standard e linee guida, si gettano le basi per un lavoro di qualità. Di conseguenza, la produzione di lavoro sarà migliore e più costante.
Un playbook aziendale contiene tutte le informazioni di cui l'organizzazione e i dipendenti hanno bisogno per operare con successo, tutte documentate in un'unica posizione organizzata e accessibile. Questo è particolarmente utile quando le persone (e le conoscenze) sono sparse in più sedi (remote).
Invece di chiedere continuamente aiuto ai propri manager, i dipendenti possono consultare facilmente e rapidamente il manuale aziendale. Inoltre, i supervisori possono fidarsi dei loro dipendenti per portare a termine il lavoro.
Con un playbook aziendale, le organizzazioni possono facilmente identificare le aree di miglioramento e aggiornarle regolarmente per riflettere tali cambiamenti. Ad esempio, se il team del servizio clienti identifica un punto dolente o una sfida comune per i clienti, può creare rapidamente una SOP per risolverla o affrontarla. In questo modo è facile per i nuovi assunti sapere cosa fare in caso di problemi simili in futuro.
I contenuti di un playbook aziendale variano a seconda del tipo di playbook che si sta creando (playbook operativo, playbook di vendita, playbook di politica ibrida, ecc.)
Ad esempio, se si stesse creando un playbook di vendita, si vorrebbero aggiungere sezioni per fornire risposte a domande come
Allo stesso modo, un playbook per le operazioni con le persone potrebbe avere risposte a diverse sezioni, come ad esempio
Nota: un playbook non deve necessariamente comprendere "tutto ciò che i responsabili delle operazioni devono sapere". Al contrario, può avere molto senso suddividerlo in diverse SOP più piccole. In questo modo, si eliminano le ridondanze e si riduce il tutto a ciò che le persone vogliono imparare in quel preciso momento.
Creare un playbook può sembrare una scienza missilistica, ma è più facile di quanto si pensi. Una cosa è certa: anche se la vostra azienda non ha ancora un playbook fisso, esiste già.
Come è possibile?
L'unica cosa che dovete fare ora è acquisire le politiche e i processi seguiti dai vostri team e strutturarli correttamente nel vostro SOP. Ecco come costruire il playbook della vostra azienda in sette semplici passi:
Costruire un nuovo business playbook da zero, soprattutto per le aziende che non ne hanno mai costruito uno prima, può sembrare scoraggiante. Fortunatamente, una rapida ricerca su Internet vi fornirà modelli esistenti che potrete modificare o utilizzare come ispirazione per creare il vostro modello di business playbook.
Ricordate che l'obiettivo è avere un manuale chiaramente delineato e organizzato, che garantisca ai vostri dipendenti di concentrarsi sulla stesura, lo sviluppo e l'aggiornamento dei contenuti del playbook.
Gli elementi da includere nel playbook aziendale dipendono in larga misura dagli obiettivi dell'azienda e dall'unico scopo della sua creazione. Alcune sezioni da aggiungere sono:
Tip: Explain what success looks like for each section or element and define how the company measures that success.
Raccogliete le informazioni che volete aggiungere al vostro playbook aziendale e organizzatele in un luogo. In questo modo è facile rivedere qualsiasi informazione (in arrivo) incompleta o non aggiornata.
Ad esempio, un manager potrebbe elencare le proprie responsabilità lavorative, includendo le fasi e le misure per portare a termine i compiti e chiedendo a tutti i membri del proprio team di fare lo stesso.
Riempite ogni spazio che vi viene in mente con un linguaggio semplice e colloquiale, ma non abbiate paura di eliminare le parole ripetitive o i passaggi doppi. L'obiettivo è essere concisi e chiari.
Regola empirica: Di solito, si può facilmente tagliare il 20% del contenuto della bozza scritta senza perdere valore.
Un buon manuale aziendale deve essere rispettato senza sembrare autoritario o dittatoriale. Come si ottiene questo tono equilibrato? Dichiarate chiaramente le vostre aspettative, ma lasciate spazio ai vostri manager per usare la loro intuizione o il loro giudizio in alcune situazioni e ai dipendenti per esercitare la loro creatività.
Ricordate che un manuale aziendale è una linea guida che evidenzia le migliori pratiche per gestire un'azienda con successo. Non sono leggi e non devono essere trattate come tali.
Iniziate a delegare gli stakeholder critici mentre completate la stesura del vostro playbook aziendale. La regola generale è di inviarli a persone che non hanno familiarità con il processo. Questo vi aiuterà a valutare se le procedure attuali delineate nel playbook vanno bene o se hanno ulteriori domande o informazioni da condividere.
Tip: Assign your company's playbook to your team with a few clicks with Zavvy. You can also set deadlines to review it before a specific date. This ensures your team knows what to check and when to do so it. Learn more about creating your SOPs with Zavvy here.
Ricordate che molto probabilmente il vostro team avrà delle domande la prima volta che esaminerà il manuale aziendale. Pertanto, prestate molta attenzione ai loro suggerimenti, poiché questo è un ottimo modo per identificare potenziali lacune nella vostra SOP e migliorare la documentazione.
Il miglior playbook può diventare rapidamente inutile se nessuno lo usa o lo aggiorna regolarmente. Mettete in atto un processo per comunicare correttamente e rivedere periodicamente le procedure operative standard.
Ad esempio, si possono inserire nei processi di onboarding specifici per ogni ruolo o farli ripetere una volta all'anno.
Con Zavvy è possibile automatizzare completamente l'intero processo:
Mantenete il vostro playbook aziendale pertinente ed efficace aggiungendo nuovi processi, istruzioni, liste di controllo e soluzioni ai problemi che si presentano. Ad esempio, avete lanciato un nuovo prodotto o aggiornato il vostro software?
Chiedete ai vostri dipendenti di aggiungere le modifiche quando si verificano. A seconda del numero di modifiche e delle dimensioni dell'organizzazione, l'aggiornamento del playbook può essere programmato trimestralmente o annualmente, soprattutto se si vuole aggiungere il feedback dei team.
Suggerimento: Impostate a voi stessi (o ad altri) un promemoria ripetuto, in modo che questo passaggio non vada perso.
Per ispirare la vostra biblioteca, abbiamo raccolto qui di seguito alcuni degli esempi più comuni di SOP.
This playbook provides a detailed overview of your company and its history, vision, mission, value statements, purpose, who is your target audience, what you do for your customers, and how you engage with them, plus operations.
Think of it as an intro to your company and a well-documented guide of what your company does.
Come ispirazione per questo, potete anche dare un'occhiata al nostro modello gratuito di presentazione di benvenuto ai dipendenti.
In alternativa, se si dispone di un account Zavvy, è possibile utilizzare il modello di Modello di onboarding aziendale sulla piattaforma per iniziare in pochi minuti.
Aberdeen Group ha scoperto che il 56% dei rappresentanti che utilizzano i playbook di vendita raggiungono i loro obiettivi di vendita, rispetto al 44% dei rappresentanti che non hanno un playbook nella loro organizzazione.
Un manuale di vendita è un foglio di istruzioni per la vostra azienda e i suoi prodotti o servizi.
Si tratta di una guida che istruisce chiunque o il vostro team di vendita venda il vostro prodotto o servizio sulle sfide che i vostri potenziali clienti devono affrontare, sul posizionamento del vostro prodotto e sul suo allineamento ai punti dolenti dei clienti e sulla gestione delle obiezioni più comuni.
Anche in questo caso, a seconda delle dimensioni della vostra organizzazione, potreste avere un playbook per ogni prodotto venduto o un solo playbook per le vendite. Questi esempi di playbook di vendita di HubSpot e Pipedrive sono un'ottima ispirazione.
Un playbook operativo spiega come vengono forniti i servizi ai clienti di un'azienda.
Ad esempio, supponiamo di gestire un'attività di e-commerce. In questo caso, il vostro libro di istruzioni per le operazioni potrebbe illustrare i passaggi dei vostri dipendenti durante il monitoraggio e l'esecuzione degli ordini dei clienti.
Si tratta in pratica di un manuale per il funzionamento della vostra organizzazione!
Sweet Process ha 25 modelli scaricabili tra cui scegliere, mentre ProProfs ha un modello di manuale operativo che potete personalizzare immediatamente.
Una politica di lavoro ibrida delinea le vostre politiche di lavoro flessibile.
Contiene informazioni come
Supponiamo che la vostra azienda collabori con terzi per vendere o consegnare prodotti. In questo caso, è necessario creare un playbook per il canale o il rivenditore, per garantire che queste parti abbiano le informazioni necessarie per vendere in modo efficiente e con successo.
La risposta può essere breve:
Dovrebbero essere i vostri esperti di materia o proprietari di materia.
Ma vi invitiamo anche a considerare la creazione del vostro libro dei giochi aziendale come uno sport di squadra, un'attività che incoraggia i dipendenti a "riunirsi" per documentare le parti dell'azienda di cui sono gli unici responsabili.
Ad esempio, chi è responsabile del team People Operations documenterà il processo di coinvolgimento e abilitazione dei dipendenti. Nel frattempo, il vostro Direttore dell'Apprendimento e Sviluppo o chi dirige il reparto L&D della vostra azienda stabilirà come creare contenuti formativi interattivi e divertenti per i dipendenti.
Quando l'azienda è un po' più grande, può avere senso avere specialisti della formazione dedicati in ogni reparto: Qualcuno che raccolga l'essenza di ogni ruolo e processo e ne crei potenti SOP.
In questo modo si garantisce che la costruzione del playbook aziendale non sia di competenza esclusiva, ma sia distribuita tra tutti i reparti.
Suggerimento: Grazie alla facilità di configurazione di Zavvy per trascinamento, è possibile assegnare facilmente i contenuti alle persone responsabili di ciascuna procedura del playbook aziendale. In questo modo si assicura la loro responsabilità e si garantisce che il playbook sia pieno dei contenuti migliori e più aggiornati.
Ecco alcune best practice per migliorare i vostri playbook aziendali:
Caricate il vostro playbook aziendale in una posizione centrale facilmente accessibile ai vostri dipendenti in qualsiasi momento. Questo è particolarmente importante per i lavoratori remoti che hanno bisogno di accedere e modificare risorse o strumenti da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.
È probabile che abbiate alcune presentazioni su Sharepoint o Google Drive, altra documentazione in un luogo come Notion, i vostri video di immagini su Youtube e così via.
Se iniziate a ricreare tutte queste documentazioni in un altro luogo, dovrete tenerle aggiornate separatamente.
Invece di copiare tutto nel vostro SOP/strumento di formazione, spesso ha più senso incorporare direttamente i contenuti degli strumenti che utilizzate quotidianamente.
Zavvyconsente, ad esempio, di incorporare contenuti da luoghi come Typeform, Loom, Google Suite o Microsoft Sharepoint direttamente nel playbook journey. In questo modo, tutto si trova in un unico posto senza dover mantenere più versioni.
Un buon playbook deve essere facile da usare e adattabile in ogni organizzazione. Il risultato è ancora migliore se il playbook è integrato con tutti i vostri strumenti preferiti per aumentare la produttività, il monitoraggio e la reportistica.
Chi dice che i playbook devono essere noiosi? Incorporate immagini, siti web, flip book digitali e altri strumenti interattivi per aumentare il coinvolgimento del team e incoraggiare l'uso dei playbook.
Sovraccaricare le persone con troppe informazioni significa spaventarle del tutto, e quindi non passeranno affatto al vaglio.
Invece di includere tutti i dettagli che incontrate, filtrateli fino all'essenza più rilevante. Poi, se necessario, potete offrire una traccia "avanzata" per tutti coloro che devono sapere.
Sebbene sia lecito utilizzare esempi di business playbook online o modelli di business playbook in PowerPoint di un'altra organizzazione per trarre ispirazione, il copia e incolla è da escludere.
Il vostro playbook deve essere scritto con la voce unica della vostra azienda e specificamente per il vostro personale.
Che si tratti dell'inserimento di un nuovo assunto o di un cliente, utilizzate il vostro libro di esercizi per tenere traccia delle metriche essenziali del processo aziendale, fornire istruzioni per i passi successivi in ogni scenario e ridurre i rischi.
In particolare quando l'azienda è in fase di espansione o gestisce più progetti. I playbook consentono di assumere, formare e inserire i nuovi assunti in modo semplificato.
Stanchi di fissare una pagina bianca? Utilizzate l'intelligenza artificiale per ottenere la prima bozza di qualsiasi playbook in pochi secondi.
Il software di playbook AI di Zavvy vi farà risparmiare ore - promesso!
ZavvyLa facilità di configurazione per trascinamento consente di creare playbook coinvolgenti in pochi minuti.
Iniziate con la nostra libreria di modelli, che include SOP per l'onboarding, preboarding, lavoro ibrido, linee guida per il marchio e altro ancora, oppure costruite il vostro da zero.
Alcuni punti salienti:
Se siete stanchi di spegnere continuamente gli incendi o di occuparvi di questioni complicate e ridondanti nella vostra azienda, allora avrete bisogno di playbook aziendali per mantenere la vostra sanità mentale e aiutarvi a semplificare la vostra attività.
Scoprite come Zavvy vi permette di creare potenti playbook in pochi minuti, non in giorni.
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