Esperienza dei dipendenti: Strategie, misure e strumenti

Una buona Employee Experience (EX) è la chiave del successo di qualsiasi organizzazione. Il 92% dei responsabili delle risorse umane l'ha posta come priorità principale. Il Global Talent Trends di LinkedIn ha inoltre rivelato un forte legame tra EX e impatto sul business.

Le aziende che hanno combinato la loro strategia di esperienza dei dipendenti con la formazione e i benefit hanno registrato una diminuzione del 56% dei licenziamenti. Quelle che hanno investito in una migliore gestione dei talenti hanno registrato un aumento del 143% nella crescita dell'organico.

Se questo dato è indicativo, le aziende non dovrebbero affidarsi a stipendi elevati per fidelizzare i dipendenti. Con la guerra per i talenti che si intensifica ogni giorno, migliorare l'EX rappresenta un vantaggio competitivo. 

Questo post esplora cos'è l'EX, la sua importanza e il suo contesto. Inoltre, continuando a leggere, scoprirete le migliori strategie e tendenze per lo scaling delle esperienze dei dipendenti.

🏄 Che cos'è l'esperienza dei dipendenti?

L'esperienza del dipendente si riferisce al viaggio di un lavoratore all'interno della propria organizzazione. È un termine generico che copre il ciclo di vita del dipendente, dalla fase di pre-boarding/onboarding a quella di offboarding.

I fattori che definiscono l'esperienza dei dipendenti comprendono:

• I processi di onboarding e offboarding
• L'ambiente di lavoro e la cultura
• Procedure e tecnologia
• Interazioni con i colleghi
• Risposte dei dipendenti
  

Esperienza dei dipendenti vs. coinvolgimento

L'esperienza del dipendente e l'impegno sono spesso intercambiabili, ma non sono la stessa cosa. Il coinvolgimento dei dipendenti fa parte dell'esperienza dei dipendenti e si riferisce all'attenzione e all'impegno dei lavoratori nei confronti dell'azienda e dei suoi obiettivi.

L'esperienza dei dipendenti si sviluppa in diverse fasi del ciclo di vita di un lavoratore e può innescare il coinvolgimento. Ad esempio, i nuovi assunti si stanno già formando delle impressioni sulla vostra organizzazione fin dalla fase di assunzione. 

La fase successiva all'inserimento è quella in cui i dipendenti interagiscono con l'ambiente dell'organizzazione e svolgono compiti in modo indipendente. Conoscono ciò che ci si aspetta da loro e sono dotati del materiale necessario per raggiungere gli obiettivi. 

Esperienza dei dipendenti vs. abilitazione

A differenza dell'esperienza dei dipendenti, l'abilitazione dei dipendenti fornisce ai lavoratori le risorse necessarie per svolgere il proprio lavoro. Ciò include la fornitura di strumenti fisici, la formazione e la creazione di un ambiente di supporto per rendere possibili prestazioni ottimali.

L'idea di base è quella di adattare i processi di lavoro alle preferenze dei dipendenti, anziché dare loro ciò che si pensa sia necessario. Chiedendo: "Di cosa hai bisogno per svolgere questo compito?" invece di dire: "Questo è ciò che le servirà per questo compito", i dipendenti sentono di avere voce in capitolo e un certo livello di controllo sui progetti. 

Come il coinvolgimento dei dipendenti, anche l'abilitazione dei dipendenti contribuisce all'esperienza dei dipendenti. 

Perché l'EX è importante per qualsiasi azienda?

Aumenta il coinvolgimento dei dipendenti

Le organizzazioni con dipendenti impegnati registrano un aumento della redditività del 23% rispetto ai lavoratori disimpegnati. I dipendenti pienamente impegnati diventano proattivi e possono usare le loro iniziative per raggiungere gli obiettivi, invece di aspettare le indicazioni dei manager o dei supervisori. Per esempio, il vostro consulente SEO lavorerà sodo per ottenere link in entrata per aumentare il traffico e ottimizzare i vecchi contenuti senza che glielo si ricordi.

Riduce i costi di turnover

Il turnover è una parte inevitabile della gestione di un'organizzazione. Nel 2021, il 65% dei dipendenti era alla ricerca attiva di un nuovo lavoro. Anche se non è possibile evitare del tutto i licenziamenti, un'ottima esperienza dei dipendenti contribuirà a ridurre i costi dell'organizzazione.

Zenefits rivela che sostituire i dipendenti che lasciano il lavoro costa circa il 20% dello stipendio. Queste perdite possono ostacolare la redditività quando si gestisce una grande organizzazione.

Aumenta la reputazione

Le esperienze positive dei dipendenti possono incrementare le referenze anche dopo la fase di offboarding e garantire che il rapporto tra la vostra organizzazione e i dipendenti offboardati si concluda in modo amichevole. In questo modo, è più probabile che i vostri ex dipendenti lascino recensioni positive sulla vostra organizzazione e la raccomandino ai potenziali assunti.

Promuove l'esperienza del cliente (CX)

I dipendenti sono il ponte tra i clienti e l'organizzazione. È quindi essenziale costruire una cultura incentrata sui dipendenti per influenzare le decisioni di acquisto e aumentare positivamente la fidelizzazione dei clienti.

Il 54% dei clienti che sperimentano un servizio di alto livello sono più propensi a provare altri prodotti della vostra azienda. Al contrario, i dipendenti esausti offriranno un servizio pessimo e aumenteranno il tasso di abbandono.

📶 Quadro dell'esperienza dei dipendenti: Le fasi di EX

Esperienza del candidato

L'esperienza del candidato si concentra sul processo di assunzione di un dipendente. Può essere definita come la percezione che le persone in cerca di lavoro hanno di un'organizzazione durante la selezione.

Può includere lo screening dei curriculum dei candidati, il processo di intervista e la comunicazione con i potenziali datori di lavoro. A seconda della qualità e della durata, i candidati possono avere un'impressione positiva o negativa dell'organizzazione, che può influenzare i tassi di abbandono.

Ad esempio, il 60% dei candidati ritirerà la propria candidatura se il processo è troppo lungo. Al contrario, un'esperienza positiva per i candidati riduce l'attrito e favorisce il processo di assunzione.

Esperienza di onboarding

La Society for Human Resources Development (SHRM) definisce l'onboarding come il "processo che aiuta i nuovi assunti ad adattarsi agli aspetti sociali e prestazionali del loro nuovo lavoro in modo rapido e senza intoppi, e ad apprendere le attitudini, le conoscenze, le competenze e i comportamenti necessari per funzionare efficacemente all'interno di un'organizzazione".

L'esperienza di onboarding è il momento in cui i nuovi dipendenti completano le questioni organizzative e vengono informati su strutture, cultura, valori e visioni/missioni dell'organizzazione. La maggior parte delle organizzazioni tratta tutti questi argomenti nel programma di pre-boarding prima del processo di onboarding, che dura una settimana o più. 

I processi di onboarding basati sull'esperienza durano spesso 90 giorni, ma l'approccio ideale deve essere adattato alle esigenze della vostra organizzazione.

Esperienza di sviluppo e mantenimento

Lo sviluppo e la fidelizzazione si verificano quando i dipendenti rimangono in un'organizzazione per due o più anni. A questo punto, i dipendenti possiedono le competenze sufficienti per diventare uno dei membri migliori. Continuano a imparare sul lavoro e a scoprire nuovi modi per migliorare la loro esperienza.

Il vostro dovere di datore di lavoro è quello di assicurarvi che siano soddisfatti e che abbiano tutto ciò di cui hanno bisogno per avere successo, promuovendo una sana cultura aziendale. Pertanto, è essenziale misurare il loro livello di felicità ed elaborare strategie reattive per risolvere i problemi. Successivamente, vi mostreremo come misurare l'esperienza dei dipendenti nella vostra organizzazione.

Separazione

La fase di separazione è quella in cui i dipendenti lasciano l'azienda. Le ragioni di questa decisione possono essere molteplici. Ad esempio, alcuni dipendenti possono voler andare in pensione o trovare migliori opportunità di lavoro. 

In genere, i dipendenti devono dare un preavviso di due settimane prima della partenza. A questo punto può iniziare il processo di offboarding, che può richiedere da due a tre mesi per essere portato a termine. L'offboarding di solito comprende un'intervista e un sondaggio per aiutarvi a capire perché i vostri dipendenti se ne vanno. 

Dovranno inoltre completare alcune pratiche burocratiche e altre procedure, come la restituzione dei beni aziendali (computer portatili, carte d'identità, ecc.) per garantire che non compromettano la sicurezza e l'integrità dell'organizzazione.

📈 Strategie per migliorare il vostro EX

Le strategie HR tradizionali sono reattive. Quando un dipendente ha un problema, le Risorse Umane ne vengono informate per prime e poi affrontano il problema. Purtroppo, questa strategia non considera la ripetizione a lungo termine del problema e il suo effetto sull'organizzazione. 

Una buona strategia di gestione degli EX prende in considerazione i problemi, anche prima che i dipendenti li esprimano. Ecco tre strategie per aiutarvi a migliorare i vostri processi di gestione degli EX:

Promuovere uno spazio di lavoro solidale e collaborativo

Aggiornare i dipendenti con le ultime novità dell'azienda li farà sentire meno alienati e creerà un senso di community. A tal fine, utilizzate strumenti di comunicazione intelligenti progettati per grandi team per fare annunci speciali. Altri modi per migliorare le condizioni di lavoro dei dipendenti sono:

• Controllo regolare dei dipendenti
• Introdurre postazioni di lavoro ergonomiche, ad esempio con illuminazione efficiente e sedie comode.
• Incoraggiare la condivisione di idee e l'innovazione
• Offrire ricompense per i contributi individuali o di gruppo
• Organizzare pranzi o incontri informali a tu per tu
• Mantenere il lavoro interessante promuovendo collaborazioni interdipartimentali. 
• Fornite un feedback positivo ai dipendenti e rispondete ai reclami con soluzioni.

Sfruttare una piattaforma di gestione dell'esperienza dei dipendenti (EEM)

L'utilizzo di piattaforme di gestione dell'esperienza dei dipendenti (EEM) fornirà informazioni e metriche critiche che vi aiuteranno a determinare gli approcci migliori per migliorare l'esperienza dei dipendenti. Le piattaforme EEM sono disponibili in diversi tipi e con numerosi vantaggi, ma le caratteristiche più importanti del software EEM includono:

• Integrazione API: Per connettersi con applicazioni di terze parti come Slack e Microsoft Teams per ottenere prestazioni congiunte e migliorate(il monitoraggio delle API garantirà il loro corretto funzionamento).
• Strumenti analitici: Per raccogliere informazioni sui dipendenti e fornire la visualizzazione dei dati per aiutare i responsabili delle risorse umane a prendere decisioni e strategie informate.
• Gestione del flusso di lavoro: Crea spazio per la personalizzazione dei profili dei dipendenti e la progettazione di organigrammi per evitare sovrapposizioni di responsabilità.
• Moduli di valutazione e feedback: Per lo scambio di feedback e l'analisi delle risposte ai sondaggi.
• Interfaccia facile da usare: Un'interfaccia semplice e reattiva è più facile da imparare e permette di lavorare più velocemente.

➡️ La nostra piattaforma di abilitazione dei dipendenti è uno di questi strumenti e non possiamo che consigliare di dare un'occhiata alle nostre soluzioni.

Sviluppare le proprie capacità di gestione

I manager sono essi stessi dipendenti. Devono quindi comprendere la diversità delle persone che lavorano con loro e approcciarle in modo diverso. Ciò è particolarmente utile per le aziende i cui dipendenti provengono da reparti, fasce d'età, culture, razze e livelli di anzianità diversi. 

Ecco alcuni consigli per diventare il miglior manager:

• Sviluppare competenze trasversali come l'empatia, la risoluzione dei conflitti e il coaching individuale.
• Ospitare o partecipare a programmi di mentorship
• Organizzare un "ritrovo per manager" o gruppi di supporto
• Stabilire obiettivi SMART

📏 Come misurare l'esperienza dei dipendenti

Definire i parametri

Potreste essere tentati di misurare tutti gli aspetti dell'esperienza dei dipendenti in una volta sola, ma un approccio olistico richiede molto tempo e vi confonderebbe. Prendetevi invece del tempo per chiarire lo scopo della vostra ricerca. 

Decidete quale parte del ciclo lavorativo volete misurare, ad esempio i punti di contatto dell'onboarding, la cultura dell'ambiente di lavoro e la tecnologia. Quindi definite le vostre aspettative e scegliete il possibile risultato che vi interessa. 

Utilizzare sondaggi e questionari

I sondaggi e i questionari sono il modo più rapido per valutare l'esperienza dei dipendenti senza parlare direttamente con loro. Sono particolarmente utili nelle situazioni in cui i dipendenti preferiscono rimanere anonimi.

Si può iniziare definendo gli indicatori chiave di prestazione (KPI) e costruendo poi le domande intorno ad essi. Di seguito sono riportati alcuni esempi di KPI che possono essere utilizzati per misurare gli EX:

Su una scala da 1 a 5 ...

• Soddisfazione dei dipendenti: Quanto è significativo il vostro lavoro? 
• Produttività dei dipendenti: Quanto sono accomodanti le risorse e gli strumenti che vi vengono forniti per svolgere i vostri compiti quotidiani? 
• Impegno dei dipendenti: Se le venisse offerto lo stesso lavoro in un'altra organizzazione, quanto è probabile che rimarrebbe con noi?
• Benessere dei dipendenti: Quanto spesso dovete lavorare troppo?

Analizzare i risultati

Se possibile, evitate di utilizzare soluzioni manuali come i fogli di calcolo Excel per elaborare i dati sull'esperienza dei dipendenti. Possono aumentare i rischi di errore umano, rovinando i risultati statistici. 

Utilizzate invece uno strumento di visualizzazione come Data Studio, ChartExpo o le piattaforme di Employee Experience Management (EEM). Queste piattaforme sono dotate di strumenti di indagine e di analisi e forniscono informazioni precise e utili per implementare i cambiamenti nella vostra organizzazione.

Suggerimento: è possibile utilizzare queste informazioni per creare piani d'azione per il coinvolgimento dei dipendenti che porteranno l'esperienza dei dipendenti al livello successivo.

Utilizzare metodi qualitativi

Aggiungete una ricerca qualitativa, ad esempio intervistando dipendenti specifici o conducendo colloqui individuali per arricchire e verificare la vostra indagine.

Per rendere le vostre richieste meno intimidatorie, controllate spesso i dipendenti. Ecco alcuni suggerimenti per ottenere con successo informazioni EX dai dipendenti:

• Utilizzate spunti di conversazione, ad esempio complimentandovi per gli ultimi risultati ottenuti o facendo riferimento a un evento significativo all'interno dell'organizzazione.
• Utilizzate domande aperte per promuovere una comunicazione libera.
• Incoraggiateli con suggerimenti, ad esempio: "Dimmi di più...", "Puoi farmi un esempio?".
• Discutere lo stato, i progressi e le sfide dei progetti in corso.
• Offrire soluzioni e aggiustamenti agli obiettivi o ai progetti.
• Chiedete ai dipendenti idee, suggerimenti e feedback sul vostro stile di gestione.
  

Progettare una tabella di marcia

Una roadmap delinea l'obiettivo e le tappe significative per raggiungerlo. Le tre fasi fondamentali per la creazione di una roadmap EX sono la stesura, l'azione e la comunicazione.

Iniziate con la stesura dei vostri obiettivi per eliminare i colli di bottiglia o i punti dolenti scoperti nell'organizzazione. 

Potete utilizzare software come Productboard e Tara, quindi prendere decisioni per raggiungere ogni obiettivo. Infine, comunicate ai dipendenti i progressi dei vostri sforzi. 

💻 EX per i lavoratori a distanza - Come adattarsi al nuovo modo di lavorare

La pandemia COVID-19 sta rivoluzionando i rapporti tra datore di lavoro e dipendente. Di conseguenza, sempre più aziende si stanno adattando allo stile di vita del lavoro da casa.

Owl Labs ha riferito che nel 2021 il 22% dei datori di lavoro ha ridotto l'impronta dell'ufficio. Si prevede che entro il 2028 il 78% di tutti i dipartimenti avrà lavoratori a distanza.

L'adattamento a uno stile di vita a distanza può essere travolgente per chi è alle prime armi. Tuttavia, con il giusto piano di gioco e la giusta tecnologia, potete rendere il lavoro da casa un gioco da ragazzi per il vostro team. Ecco tre modi per creare un'esperienza positiva per i dipendenti che lavorano da remoto:

Investire nell'automazione

Alcune parti dei processi di onboarding e orientamento possono essere automatizzate. Ad esempio, è possibile utilizzare le videochiamate per far conoscere ai vecchi dipendenti i nuovi assunti. 

Gli incarichi di lavoro e i partner possono essere distribuiti all'interno di un sistema di gestione dell'apprendimento (LMS) o di un EEMP. Risparmiate la riunione personale per illustrare processi complessi che sono difficili da spiegare virtualmente.

Creare un equilibrio flessibile tra lavoro e vita privata

Un modello di lavoro ibrido garantisce ai dipendenti un equilibrio tra lavoro e vita privata. Il rapporto di Owl Labs ha rivelato che il 70% dei dipendenti desidera lavorare in modelli ibridi perché è adatto alla loro salute mentale e alle loro responsabilità. 

Prima di trasformare la cultura aziendale in un modello di lavoro ibrido, ecco alcuni fattori da considerare: 

• Budget: Un dipendente costa in media 510 dollari al mese per mantenere il modello di lavoro ibrido.
• Distribuzione del lavoro: Trovare un equilibrio tra i dipendenti remoti e quelli in loco. Condividete i compiti in modo uniforme per consentire a entrambe le parti di coesistere armoniosamente.
• Aggiornamento: Offrire corsi di formazione su misura per ampliare le competenze dei lavoratori remoti.
  

Stabilire linee guida e politiche 

I lavoratori a distanza trascorrono lunghi periodi davanti agli schermi dei loro dispositivi. Questo può avere un impatto significativo sulla loro salute e contribuire al burnout. 

La creazione di linee guida consente di non sovraccaricarli di compiti e, allo stesso tempo, di evitare che si distraggano dal loro lavoro. 

Ecco alcuni esempi di politiche che potete adottare per regolare il modello di lavoro a distanza nella vostra organizzazione:

• Limitare le chiamate e le e-mail a determinate ore del giorno.
• Programmare riunioni virtuali che coinvolgano lavoratori in loco e remoti.
• Definire benefici e compensi per i lavoratori a distanza
• Esprimere i loro diritti e le loro prerogative
• Specificare la durata del lavoro a distanza dei dipendenti, ad esempio, fino alla fine della pandemia COVID-19.
  

🏢 Esempi di esperienza dei dipendenti

Facebook/Meta

Facebook è al primo posto nell'Employee Experience Index su 252 organizzazioni. È anche valutato con 4,6 stelle su 5 dagli Employee Choice Awards di Glassdoor.

Il rapporto tra il CEO Zuckerberg e i suoi dipendenti è trasparente. L'azienda ha adottato una routine settimanale in cui i leader ospitano un Q&A e Zuckerberg affida ai dipendenti i segreti dell'azienda, come i prodotti da rilasciare e i nuovi obiettivi. In questo modo, Facebook sviluppa un senso di apertura community. 

Microsoft

Microsoft è un'azienda incentrata sui dipendenti che utilizza segnali per migliorare l'esperienza dei suoi lavoratori. Tali segnali comprendono sondaggi tra il personale, interviste dirette e dati sull'utilizzo dei prodotti. Dopo aver raccolto questi dati, l'azienda ne garantisce la validità confrontando ciò che i dipendenti dicono e come si comportano. 

È stato difficile monitorare tutti i segnali contemporaneamente, considerando che Microsoft ha una struttura organizzativa complessa e 180.000 dipendenti. Tuttavia, l'azienda sta sviluppando un modello di prioritizzazione per determinare quali problemi dei dipendenti affrontare per primi. Questo metodo aiuta l'azienda a risparmiare tempo e risorse.

Inoltre, ogni sfida viene valutata in modo diverso, misurando il suo impatto sull'azienda. Una volta individuata la sfida più urgente, le risorse vengono destinate alla sua risoluzione.

Mela

Apple è un'azienda collaborativa in cui i dipendenti esistono come gruppi o funzioni indipendenti. Possono scambiare competenze, innovazione e sviluppo su progetti per ridurre la concorrenza e aumentare la produttività tra i gruppi.

Apple ha anche costruito un campus aziendale di 175 acri per ospitare oltre 12.000 dipendenti. È dotato di un centro fitness, di strutture ricreative e di sviluppo che promuoveranno il benessere e la creatività dei dipendenti. Il campus mira a eliminare l'ambiente da ufficio e a incoraggiare uno spazio di lavoro aperto. 

🛠 Strumenti per favorire l'esperienza dei dipendenti

Zavvyil programma di inserimento in azienda

ZavvyIl software per l'onboarding è uno strumento solido per semplificare l'esperienza di onboarding. I responsabili delle risorse umane hanno accesso a modelli precostituiti per diversi dipendenti e occasioni. Inoltre, le nostre integrazioni garantiscono la compatibilità con applicazioni come Slack, Personio, Email e BambooHR.

Zavvyprogramma di sviluppo dei dipendenti

Lafunzione Sviluppo dei dipendenti diZavvy è progettata per automatizzare, personalizzare e ottimizzare i processi di gestione dei talenti. Create il vostro modello o scegliete tra quelli esistenti. Stabilite gli obiettivi con le scadenze e create una lista di controllo per assicurarvi di essere sulla buona strada. È anche possibile incorporare materiali da YouTube o Google Drive, per garantire ai team un'esperienza dinamica durante l'apprendimento.

Zavvyprogrammi di connessione

Tutto lavoro e niente divertimento è qualcosa che ogni azienda dovrebbe evitare. Zavvy I programmi Connection hanno modelli predefiniti per indirizzare le conversazioni dal noioso lavoro d'ufficio verso argomenti più interessanti. Ad esempio, "Chi è la persona che ammiri nella tua vita? Che tipo di persona è?".

App di coinvolgimento

Le organizzazioni possono utilizzare Google Forms, Slack e Qualtrics, tra gli altri, per monitorare il coinvolgimento dei dipendenti e misurare il Net Promoter Score.  

Applicazioni per il benessere e la resilienza

Alcune app per il benessere che riducono il tasso di burnout e lo stress dei dipendenti sono Calm, Wellable e Headspace.

💡 Tendenze dell'esperienza dei dipendenti nel 2024

Abbiamo raccolto informazioni sulle ultime tendenze dell'esperienza dei dipendenti da numerose fonti.

1. Il benessere diventa una metrica chiave per misurare gli EX

Le aziende che investono nel benessere dei propri dipendenti dovrebbero registrare un aumento delle prestazioni del 21%. 

I datori di lavoro che cercano lavoratori ad alto rendimento dovrebbero migliorare la qualità della vita dei dipendenti offrendo un supporto personale e professionale. Ad esempio, sponsorizzando programmi di atletica e istituendo strutture mediche in loco.

2. La settimana lavorativa flessibile precede una retribuzione più elevata

Il 56% dei dipendenti indica la flessibilità come il fattore numero uno per migliorare la propria esperienza. Le statistiche rivelano anche che una settimana di quattro giorni è la soluzione migliore, con il 64% delle aziende che ha registrato un aumento della produttività.

3. La cultura aziendale è fondamentale per il successo

L'81% dei dipendenti afferma che la cultura aziendale influenza le loro decisioni di candidatura. Fornire un feedback continuo, creare programmi di formazione funzionali e utilizzare applicazioni continue per mettere in contatto i dipendenti sono tra i modi migliori per costruire una buona cultura aziendale.

➡️ Migliorare l'EX in tutte le fasi con un semplice clic.

I leader aziendali svolgono un ruolo essenziale nelle esperienze dei dipendenti. Come tali, devono sforzarsi di creare un ambiente che promuova la trasparenza, il supporto e la crescita. Soprattutto, sfruttate le soluzioni automatizzate per sostituire i processi manuali ed eliminare i colli di bottiglia. In questo modo, la vostra attenzione si concentrerà sul rafforzamento delle relazioni personali con i dipendenti, invece di perdersi nel lavoro.

Se avete bisogno di strumenti reattivi per migliorare l'esperienza dei dipendenti nella vostra azienda, siamo a vostra disposizione.

Provate la nostra soluzione all-in-one per favorire il coinvolgimento, lo sviluppo e le prestazioni.