Politica sul lavoro ibrido: Come crearla (modello ed esempi)

Molte aziende trovano modalità di lavoro flessibili per attrarre e trattenere i talenti. 

Questi accordi possono consistere in pratiche di lavoro e di vita privata che consentono ai dipendenti di lavorare da una sede diversa dall'ufficio e a tempo parziale, job sharing, ecc. Le politiche di lavoro flessibile possono attrarre efficacemente i talenti, differenziare competitivamente un'azienda dalle altre e aumentare il coinvolgimento sul posto di lavoro. Tuttavia, ciò comporta la sfida di far rispettare le regole ibride e di creare politiche ibride che permettano ai dipendenti e alla dirigenza di lavorare in modo efficiente e senza intoppi. 

In questo articolo spiegheremo come creare una policy per il lavoro ibrido e a distanza e vi forniremo un modello gratuito che potrete personalizzare in base alle regole, ai processi e ai vantaggi della vostra azienda. 

📝 Cos'è una politica di lavoro ibrido, remoto o flessibile?

Una cultura del lavoro aziendale ibrida, remota o flessibile definisce la quantità di libertà di cui godono i vostri dipendenti quando si tratta di

• Sede di lavoro
• Orario di lavoro
• ...e qualsiasi altra cosa legata al lavoro ibrido.

Politica sul lavoro a distanza: Questa politica definisce le aspettative della direzione nei confronti dei dipendenti remoti. Include gli orari di lavoro previsti, le condizioni di lavoro legali, i requisiti di sicurezza informatica e così via. Inoltre, contiene i diritti legali dei dipendenti e i benefici aziendali, ecc.

Politica di lavoro ibrida: È fondamentalmente la stessa cosa, ma include anche tutte le informazioni relative all'utilizzo dell'ufficio, come la prenotazione delle scrivanie, il numero minimo di giorni in cui le persone devono essere in ufficio e così via.

Politica di lavoro flessibile: Come sopra. La flessibilità si riferisce a 1) il livello di libertà dei dipendenti nel definire il proprio orario di lavoro - e 2) la libertà di scegliere una sede.

In pratica, è possibile utilizzare tutti questi termini in modo intercambiabile.

L'idea di una politica di lavoro da qualsiasi luogo è un sogno per molti e una realtà per altri. Ma, dopo la pandemia, è una pratica inevitabile che sta lasciando un segno evidente sulle future condizioni di lavoro.

Perché la vostra azienda ha bisogno di una politica di lavoro ibrido (o a distanza)

Il modello work-anywhere/work-at-home è emerso come un modo per responsabilizzare i dipendenti e come una chiave per aiutare a gestire meglio i carichi di lavoro più impegnativi. In un recente sondaggio condotto da Accenture su 9.326 dipendenti, l'83% degli intervistati ha scelto il modello ibrido.

Un rapporto di Forbes mostra che il 63% delle aziende ad alte prestazioni ha già permesso ai modelli di lavorare da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.

Al contrario, la maggior parte delle aziende senza crescita (69%) chiede alle persone di venire al lavoro fisicamente.

Non c'è modo di evitare una sorta di accordo flessibile per le organizzazioni competitive per ottenere i migliori candidati e trattenere i propri dipendenti.

Tuttavia, quando si introducono modelli di lavoro flessibili, è necessario prestare attenzione ad alcuni aspetti, in modo da essere certi che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda e che i rischi per la sicurezza siano ridotti al minimo.

📋 Cosa includere nella polizza (modello da utilizzare)

Ecco alcune sezioni che il modello deve includere:

Sintesi della politica e finalità

Questa sezione riassume l'intento, la funzione e il funzionamento della politica. 

Esempio: La politica sul lavoro flessibile di [Nome dell'azienda] delinea le aspettative di lavoro, sicurezza e compliance dei dipendenti remoti. Lo scopo di questa politica sul lavoro a distanza è quello di salvaguardare gli interessi dei dipendenti e dell'organizzazione, delineando le condizioni e le aspettative di lavoro.

Ambito di applicazione

Risposta: Chi può beneficiare di questa polizza?

Esempio: Questa politica si applica a tutti i dipendenti le cui mansioni lo consentono. Tuttavia, le posizioni che richiedono un contatto fisico diretto con i clienti (come le vendite) non possono lavorare da casa. Inoltre, alcune circostanze attenuanti possono prevedere delle eccezioni, quando possibile.

Orario di lavoro

Questa sezione stabilisce gli orari di lavoro o l'orario del dipendente per tutte le comunicazioni ufficiali.

Esempio: Il dipendente deve essere disponibile dal lunedì al venerdì dalle 9 alle 15 su tutti i canali di comunicazione dell'ufficio.

Lavorare da casa (o da qualsiasi altro luogo)

Questa sezione illustra le condizioni di lavoro previste quando si lavora a distanza dal dipendente.

Esempio:

I membri del team possono lavorare da casa:

• A tempo pieno
• Part-time (dividendo il tempo giornaliero tra ufficio e casa)
• In giorni prestabiliti della settimana

Vogliamo darvi la possibilità di dare il meglio di voi, indipendentemente dal luogo in cui lavorate.

Il lavoro a distanza comporta tuttavia alcune responsabilità. Assicuratevi quindi di essere sempre disponibili.

Ci riserviamo il diritto di revocare i diritti di lavoro a distanza in caso di problemi ripetuti.

Diritti dei dipendenti

Questa sezione parla dei benefici per i dipendenti o dei diritti dei candidati al lavoro a distanza.

Esempio: Il dipendente idoneo a questa polizza che lavora da qualsiasi luogo riceve gli stessi benefici di un dipendente che lavora in ufficio, oltre a un'indennità per le spese di internet che può essere richiesta all'ufficio risorse umane.

Comunicazione

Questa sezione elenca tutti i canali di comunicazione dell'organizzazione per coinvolgere i membri del team, i candidati e i fornitori.

Esempio: Tutti i dipendenti devono utilizzare i seguenti canali per tutti gli impegni ufficiali per i quali sarà loro concesso l'accesso:

• Slack
• Google mail
• WhatsApp
• Incontro con Google

Attrezzatura

L'hardware e il software forniti dall'azienda sono elencati in questa sezione.

Esempio: [Nome dell'azienda] metterà a disposizione xx laptop, un modem, una tastiera, un mouse e internet per i quali il dipendente indicato nella politica è responsabile della sicurezza. L'apparecchiatura deve essere sempre protetta da password.

Sicurezza

Parlare delle norme e dei regolamenti per la sicurezza dei dati aziendali.

Esempio: Le apparecchiature dei dipendenti devono essere sempre protette da password. Tutti i candidati idonei devono firmare l'accordo NDA allegato a questa politica.

Compensi e benefici

Questa sezione illustra gli incentivi e gli altri benefici retributivi del dipendente che lavora a distanza.

Esempio: La retribuzione dei dipendenti è determinata dal loro ruolo e dai KPI. Inoltre, tutti i dipendenti possono beneficiare di indennità di formazione e di viaggio fornite dall'azienda.

Suggerimenti per lavorare efficacemente da casa

Mantenere la routine mattutina

Il fatto che non andiate in ufficio non significa che dobbiate saltare le cose che normalmente vi preparano al successo. Quindi svegliatevi alla stessa ora e continuate a seguire la routine che funziona per voi.

Riutilizzare il tempo del pendolarismo per la cura di se stessi

Il tragitto medio degli americani è di quasi 27 minuti a tratta. Non lasciate che questo tempo recuperato vada sprecato. Se leggere, meditare, scrivere un diario o praticare yoga non fanno parte della vostra routine, è il momento giusto per provarli.

Vestirsi per il successo

Il fatto che si possa indossare il pigiama party non significa che si debba farlo. Potreste comunque interagire con colleghi, partner o clienti via video. Inoltre, vestirsi in modo comodo ma professionale aiuta ad avere la giusta mentalità per rimanere produttivi.

Focus sulla nutrizione

Mantenete la concentrazione e l'energia evitando zuccheri, ingredienti artificiali o calorie vuote. Le scatole del benessere per il lavoro da casa di SnackNation contengono una miscela curata di barrette, patatine, carne secca, muesli, mix di cereali e dolciumi più salutari, che vi permetteranno di nutrirvi adeguatamente durante le vostre giornate di lavoro a distanza.

Designare uno spazio di lavoro dedicato 

Trovate un ambiente che favorisca la produttività. Dovrebbe essere tranquillo, confortevole, privo di distrazioni e diverso dal luogo in cui si mangia o ci si rilassa di solito.

Prendetevi del tempo per uscire all'aperto

Fare delle pause è utile per la concentrazione e il benessere. Ricaricatevi facendo una passeggiata intorno all'isolato o uscendo su un patio o un balcone.

Svolgere un numero adeguato di riunioni

L'interazione faccia a faccia non deve essere una vittima del lavoro a distanza. Conducete stand-up quotidiani o riunioni di team virtuali tramite software di videoconferenza per mantenere il legame personale.

Stabilire orari di lavoro regolari

Può essere particolarmente facile lasciare che workday si insinui nelle prime ore del mattino e della sera quando si lavora da remoto. Evitate di farlo stabilendo degli orari di lavoro e rispettandoli. Non guardate la TV. Lavorare vicino a un televisore inibisce la nostra capacità di concentrazione. Resistete all'impulso di tenere la TV accesa, anche solo come rumore di fondo.

Non guardare la TV

Lavorare vicino a un televisore inibisce la nostra capacità di concentrazione. Resistete quindi all'impulso di tenere la TV accesa, anche solo come rumore di fondo.

🏢 5 Esempi di politiche di lavoro remoto e ibrido

Poiché la definizione stessa di normalità è cambiata con la pandemia, le condizioni di lavoro e le norme sono state ridefinite. Ma l'attività deve continuare. 

E se l'azienda deve continuare, deve continuare ad assumere regolarmente nuovi talenti per affrontare le nuove condizioni. E per supportare l'assunzione e il lavoro a distanza, è necessario definire politiche, norme e regolamenti per garantire efficienza e condizioni di lavoro ottimali.

Ma ciò che è stato più entusiasmante è stato vedere gli esempi innovativi di politiche di lavoro remoto e ibrido che sono stati presentati per aiutare a sostenere il benessere generale dei dipendenti mentre sono bloccati a casa o, in altre parole, le sfide portate dal modello di lavoro flessibile.

Diamo un'occhiata.

1. Impegno a sostenere i miei colleghi IBM

Forse avrete visto la campagna di IBM sui vostri social media qualche tempo fa. L'hanno creata gli IBM.

Questa iniziativa di base ha preso forma in risposta alle sfide che i dipendenti hanno dovuto affrontare a casa quando hanno cercato di tenere il passo con il lavoro e hanno avuto bisogno di una mano in più per portare a termine qualsiasi cosa in ufficio o a casa. 

L'obiettivo della campagna #ISupport Fellow IBMer è quello di fornire a queste persone l'assistenza di cui hanno bisogno, che altrimenti passerebbe in secondo piano nella nuova realtà determinata dalla pandemia.

2. La politica di GitLab di essere completamente remota

GitLab è una delle più grandi aziende con un modello di orario di lavoro flessibile e completamente a distanza, con oltre 1500 dipendenti in tutto il mondo.

Ecco alcuni punti salienti della politica di GitLab per tutti i remoti:

1. Le assunzioni e i lavori non sono limitati a livello centrale, ma provengono da tutto il mondo.
2. Orari di lavoro flessibili, il che significa che potete scegliere i vostri orari di lavoro.
3. Tutti i dati devono essere scritti, registrati e condivisi per la stesura dei rapporti.
4. Tutta la formazione e il lavoro prevedono processi scritti. 
5. Fornire l'accesso alla necessità di sapere per la condivisione pubblica delle informazioni.

3. Google 

Google ha optato per una politica di lavoro ibrida.

In base a questa nuova politica

• Il 60% dei dipendenti lavorerà dal campus,
• 20% da nuovi uffici,
• e il 20% da casa.

Per questo motivo, Google ha optato per il metodo del falò, in cui i dipendenti si siedono nella sala conferenze per le riunioni in un ambiente circolare o in un falò che include sia i partecipanti fisicamente presenti che quelli remoti attraverso vari schermi.

4. Facebook

Prima dell'arrivo della pandemia, Facebook aveva previsto che la maggior parte dei dipendenti lavorasse da casa. E con l'insorgere della pandemia, sembra che abbia continuato a estendere la politica del lavoro a distanza. Tuttavia, dopo la pandemia Facebook, come Google, ha deciso di optare per un modello di lavoro ibrido per i suoi dipendenti.

5. La politica di Microsoft sul lavoro da casa basata sui dati

Microsoft intende adottare un modello ibrido. Ma per garantire il massimo livello di produttività mentre i dipendenti lavorano da casa, verrà creata una politica basata sui dati; ad esempio, le riunioni back-to-back possono essere molto estenuanti. Per questo motivo, la politica di lavoro ibrido di Microsoft vieta di programmare le riunioni back-to-back.

Sembra una buona idea, vero?

📣 Come comunicare la vostra politica di lavoro flessibile?

La definizione e la firma della politica sul lavoro ibrido da parte dei dipendenti e della direzione non è sufficiente.

Assicuratevi che le persone lo ricordino. Assicuratevi che lo vivano, in modo che non debbano sentirsi insicuri per essersi presi il meritato tempo dopo la chiusura del quaderno.

Per farlo, seguite questa lista di controllo:

• Non limitatevi a comunicare la polizza una volta sola. Organizzate periodicamente sessioni di formazione a intervalli o fissate promemoria sui vantaggi o sulle regole specifiche della polizza.
• Verificate con i dipendenti eventuali problemi e chiedete regolarmente il loro feedback.
• Tenete a disposizione di tutti la politica generale sul remoto e sull'ibrido su una base di conoscenza centrale o sul portale dei dipendenti, in modo da potervi accedere 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
• Tenete a disposizione i registri di tutti gli accordi per eventuali domande dei dipendenti.
• Viverlo. Aiutate i manager a viverla.
• Create canali separati per le domande e le risposte, in modo che tutti i dipendenti che hanno domande possano chiederle attraverso il canale o direttamente via DM.

Si consiglia di pubblicare la politica sul lavoro ibrido in un luogo accessibile in qualsiasi momento.

Il lavoro a distanza serve a garantire una certa flessibilità. Ciò significa che è giusto non essere disponibili per andare a prendere i bambini a scuola in certi orari. E va benissimo aprire la porta quando suona durante una videochiamata.

Il modo in cui i vostri colleghi vivono la politica del lavoro ibrido influisce fortemente sul benessere generale.

➡️ Perché impostare la propria politica di lavoro ibrido su Zavvy?

Con il nostro journey builder, che include un modello pronto all'uso per le politiche sul lavoro flessibile, sarete in grado di impostare una politica sul lavoro ibrido coinvolgente in pochi minuti.

Perché è meglio che compilare un documento Word?

• Più coinvolgente: Combinando gif divertenti ed elementi dinamici come quiz o video su loom , offrirete ai vostri utenti un'esperienza che non sembrerà una punizione da completare.
• Un unico luogo per tutto ciò che riguarda la formazione: In questo modo, tutti i corsi interni e le SOP sono raccolti in un unico luogo. Da preboarding a compliance, alla formazione sulla resilienza e altro ancora. Non dovrete più perdere tempo a cercare qualcosa.
• Assegnazione automatica, comunicazione e ripetizione: le cose si perdono sempre nella casella di posta elettronica, e a volte non arrivano nemmeno alla casella di tutti perché è difficile tenerne traccia. Assegnatela automaticamente a ogni nuovo assunto, promuovetela attraverso luoghi come Slack o Microsoft Teams e inviate promemoria regolari.