Le migliori domande di check-in per le riunioni: Costruire connessioni più forti con il vostro team

I team non sono solo compiti e scadenze. Sono ecosistemi che prosperano grazie al rapporto e alla comprensione. E per i manager, i leader e tutti coloro che guidano la nave, conoscere l'equipaggio è fondamentale. 

Ma le riunioni non piacciono a tutti, soprattutto quando si tratta di sessioni individuali. 

Quindi, come si fa a innescare dialoghi che creino profondità, intuizione, concretezza e connessione? Questa è l'arte delle domande di verifica.

Per coloro che cercano di trasformare le riunioni in crogioli di intuizioni, per coloro che mirano a conoscere il proprio team al di là dei fogli di calcolo, questo è il vostro kit di strumenti. 

🗣️ Di cosa si parla in un check-in?

I check-in sono un'ottima occasione per ricevere aggiornamenti e per entrare in contatto con i dipendenti. 

Le discussioni possono variare dalla creazione di relazioni con i colleghi, alla condivisione di aggiornamenti o progressi del progetto, alla revisione di obiettivi e traguardi, al resoconto delle prestazioni dei dipendenti e all'offerta di supporto quando necessario.  

"Un manager ha il compito di aiutare a eliminare gli ostacoli e ad aiutare i membri del team ad avere successo. Pertanto, lo scopo principale di un incontro individuale dovrebbe essere quello di esporre gli ostacoli, aiutare a trovare una soluzione e verificare che gli ostacoli precedenti siano stati eliminati". Henry O'Loughlin di Costruire a distanza.

📅 Domande di controllo per le riunioni settimanali

Preparare domande di verifica per le riunioni settimanali può essere un ottimo modo per valutare le priorità e gli insuccessi del team della settimana precedente e stabilire le aspettative per la settimana successiva. 

Quando si organizzano riunioni individuali con i membri del team, è importante parlare del loro carico di lavoro attuale, in modo da poter offrire supporto quando necessario. 

Le domande di verifica per le riunioni settimanali possono includere 

Riassunto della settimana precedente:

• Quali sono le priorità vostre e del vostro team della settimana precedente? 
• Di quali risultati della scorsa settimana siete più orgogliosi?
• Quale compito specifico vi ha tenuto occupati la scorsa settimana? 
• Quali sfide e battute d'arresto avete incontrato? Se non ce ne sono, quali sono i rischi potenziali che possono ostacolare i vostri progressi? 

Supporto o risorse necessarie al team:

• Utilizzando una percentuale, quanto è pesante il suo carico di lavoro al momento? 
• Come possiamo aiutarvi a garantire il successo del vostro progetto? 
• Di quali risorse o supporti avete bisogno per andare avanti?

Progetti o attività in programma per la settimana in corso:

• Quali sono i prossimi progetti o compiti che volete realizzare questa settimana? 
• Cosa avete imparato dal nostro ultimo check-in che potete applicare in futuro? 

➡️ Non sapete come iniziare? Scaricate questo modello di incontro settimanale per il vostro prossimo check-in. 

➡️ Iniziate a pensare al futuro per potenziare il vostro team. Utilizzate il nostro modello di incontro mensile per un check-in produttivo. 

🤝 D omande di verifica della relazione

Le domande di verifica delle relazioni possono essere un ottimo modo per capire meglio i vostri dipendenti. In questo modo, i dipendenti possono promuovere una comunicazione trasparente e aperta sui loro sentimenti nei confronti della direzione e del posto di lavoro. 

Le domande per il check-in della relazione possono essere le seguenti: 

Cercare il feedback dei dipendenti:

• Cosa le piace di più del nostro rapporto di lavoro?
• C'è qualcosa che vorrebbe cambiare nel nostro rapporto di lavoro?
• Soddisfo le vostre aspettative come manager?
• Quali miglioramenti alle nostre dinamiche volete raccomandare?  
• Su una scala da 1 a 10 (10 è il massimo), qual è secondo lei il nostro livello di fiducia reciproca? 

Valutare i piani di carriera dei dipendenti all'interno dell'azienda:

• È soddisfatto della sua attuale posizione? 
• Quali sono i suoi recenti successi, sia personali che professionali?
• Sente di essere nella giusta direzione per quanto riguarda il suo percorso professionale? 
• Di quale supporto avete bisogno per raggiungere i vostri obiettivi di carriera? 

📈 Domande di verifica delle prestazioni per le riunioni

Potete utilizzare i check-in con i vostri riporti diretti per condividere il feedback sulle loro prestazioni e lavorare insieme per raggiungere obiettivi e traguardi specifici sul posto di lavoro. Questa può essere un'ottima occasione per condurre una riunione di valutazione delle prestazioni in cui si discutono le lacune di conoscenza e i risultati attuali e, se necessario, i chiarimenti sul ruolo. 

Le domande di verifica delle prestazioni possono essere le seguenti:

Realizzare un compito o un progetto: 

• Quale compito specifico vi ha aiutato a fare un passo avanti questa settimana? 
• Può condividere la relazione del suo ultimo progetto? 
• In caso di successo, qual è stato il compito più impegnativo che avete incontrato durante questo progetto? 
• In caso di ritardo, cosa pensate si possa fare in futuro? 
• Quali obiettivi a breve e a lungo termine vorreste condividere per raggiungere il successo di questo progetto? 
• Come lavorate per raggiungere i vostri obiettivi? 
• Ci sono risultati degni di nota nei vostri attuali compiti o progetti che vorreste condividere? 

Prestazioni complessive del dipendente: 

• Cosa pensa del suo attuale ruolo lavorativo? 
• Quali sono i vostri punti di forza e di debolezza come dipendenti? 
• Pensate di sfruttare abbastanza i vostri punti di forza?
• Come state lavorando per vincere le vostre debolezze? 
• Dove vede il suo ruolo nei prossimi 1/3/5 anni?
• Ci sono opportunità di formazione o di sviluppo specifiche per le quali volete che vi supportiamo? 

👩‍⚕️ Domande di controllo sulla salute mentale

La salute mentale è una delle principali preoccupazioni per la maggior parte dei dipendenti, in quanto può influire sulle loro prestazioni lavorative. Infatti, secondo uno studio, il 92% dei dipendenti ha problemi di salute mentale che si ripercuotono sul lavoro. 8 dipendenti su 10 considerano il supporto alla salute mentale quando scelgono un datore di lavoro. Ciò significa che porre domande relative alla salute mentale durante i check-in è un ottimo modo per offrire loro il supporto di cui hanno bisogno.

Alcune domande per il check-in sulla salute mentale dovrebbero includere: 

• Su una scala da 1 a 5 (5 è il massimo), quanto sono alti i suoi attuali livelli di stress? 
• Cosa vi fa sentire stressati? 
• Cosa vi fa sentire ansiosi e con quale frequenza?
• Siete soddisfatti del vostro lavoro? Cosa vorreste cambiare per essere più felici? 
• Cosa la mantiene motivato nel lavoro e nella vita in generale? 
• Cosa la mantiene ispirato nel lavoro e nella vita in generale? 
• Come gestite le vostre emozioni? 
• Cosa vi aiuta a rimanere produttivi e concentrati sul lavoro? 
• Quali sono le cose per cui siete grati?
• Cosa fa nel tempo libero per rilassarsi? 
• Come praticate la cura di voi stessi? 

😊 Domande divertenti per il check-in

Alcuni check-in non devono necessariamente essere seri. A volte, mantenere le cose leggere all'inizio può essere un ottimo rompighiaccio per far sì che i dipendenti si sentano a proprio agio ad aprirsi sui loro sentimenti al lavoro. 

Alcune domande divertenti per rompere il ghiaccio durante le riunioni possono essere le seguenti: 

• Qual è stata la prima cosa a cui avete pensato quando vi siete svegliati oggi?
• Cosa c'è in cima alla vostra lista di cose da fare che vorreste condividere? 
• Cosa c'è di interessante nella storia della vostra famiglia? 
• Qual è il suo talento segreto? 
• Se potesse scegliere un superpotere, quale sarebbe e perché? 
• Se potesse dire una cosa al mondo intero in questo momento, cosa direbbe? 
• Qual è il suo film preferito o di riferimento, e perché? 
• Qual è la destinazione dei vostri sogni?
• Tra tutti i luoghi in cui è stato, qual è la sua destinazione preferita e perché? 
• Se il viaggio nel tempo esiste, desiderate viaggiare indietro nel tempo o nel futuro? 

🖥️ Domande di check-in per le riunioni virtuali

La sfida delle riunioni virtuali consiste nel far sì che il team remoto ascolti e si concentri. È quindi necessario renderle coinvolgenti come quelle di persona. A tal fine, è necessario garantire lo stesso livello di coinvolgimento, in modo che i dipendenti si sentano a proprio agio nel condividere le informazioni durante i check-in. Potete porre domande divertenti per rompere il ghiaccio o chiedere loro di scrivere risposte scritte che potrete discutere durante la riunione.

Per rendere le riunioni virtuali più coinvolgenti, si possono aggiungere alcune domande di check-in:

• Qual è la parte migliore del lavoro a distanza? 
• Qual è il vostro spazio preferito nell'ufficio di casa? 
• Qual è la cosa che vorreste cambiare del vostro ufficio in casa? 
• Come trascorre il suo giorno libero? 
• Come si fa a stabilire dei limiti dopo l'orario di lavoro quando si lavora da remoto? 
• Cosa vorresti cambiare dell'idea di lavorare da remoto?
• La produttività di chi lavora da casa è pari a quella di chi lavora in ufficio?
• Che cosa potrebbe facilitare il vostro lavoro? 
• Quali sfide incontrate nella gestione delle distrazioni? 
• Come si previene il burnout?
• Le riunioni di team virtuali vi prosciugano? Come possiamo gestirle?
• Quali strumenti remoti vi aiuteranno? Le risorse e gli strumenti attuali sono sufficienti? 

🗣️ Perché i check-insono importanti? 

Migliorare la collaborazione tra i team

Quando c'è una comunicazione regolare tra i membri del team, è più facile delegare o lavorare insieme su un compito. Inoltre, diventa più facile per voi e per i vostri colleghi interagire e legare sul lavoro, il che può contribuire a promuovere la collaborazione di squadra. 

Definizione di obiettivi aziendali e individuali

Durante le riunioni di verifica, i manager possono cogliere questa occasione per discutere i nuovi obiettivi e fare un brainstorming su come raggiungerli insieme.

Questo può aiutare i dipendenti a capire a cosa dare priorità.

Inoltre, quando vi incontrate regolarmente, potete monitorare i progressi e aiutarli a prendere la giusta direzione.

Identificare le opportunità per risolvere un problema insieme

Una delle competenze che i manager dovrebbero possedere è quella di imparare a identificare le potenziali sfide che influiscono sulla qualità o sulla produttività di un progetto a cui il team sta lavorando. I check-in con i colleghi aprono discussioni su potenziali rischi o sfide per determinati compiti. 

Creare un senso di responsabilità

Le riunioni di check-in consentono ai dipendenti di condividere gli aggiornamenti sullo stato di avanzamento di ciascun progetto e di aprire una discussione per la valutazione. Questo crea un'opportunità per i dipendenti di appropriarsi dei loro progetti e può aumentare la loro motivazione a impegnarsi per fornire un prodotto di buona qualità. 

🤩 Come migliorare la produttività delle riunioni e il coinvolgimento dei partecipanti con le domande di check-in: 6 consigli utili

Le riunioni di verifica sono fondamentali per promuovere la collaborazione, la comunicazione e l'allineamento del team. Tuttavia, mantenere la riunione produttiva e far partecipare i dipendenti è una sfida.

Ecco alcuni consigli pratici per migliorare le domande di check-in.

Stabilire un'agenda chiara

Sia che si tratti di verificare le loro prestazioni, di un progetto o di un compito o semplicemente di un check-in generale, stabilire lo scopo della riunione all'inizio della telefonata può aiutare a definire le aspettative e a evitare che la discussione deragli. 

➡️Come ai vostri incontri 1:1 preparati. Ecco alcuni modelli di riunione individuale che vi aiuteranno a mantenere le riunioni strutturate e organizzate. 

Iniziate con domande semplici

È sempre una buona idea iniziare con una semplice domanda su come si sentono le persone per iniziare la conversazione a livello personale. Poi, chiedete se hanno bisogno di sostegno sul lavoro per creare un rapporto e farli sentire a loro agio. 

Ricordate di lasciare che sia il dipendente a condurre la conversazione, in modo che possa discutere liberamente di eventuali problemi con voi. ‍

"Per mantenere il coinvolgimento dei dipendenti in queste riunioni, è importante iniziare il check-in in modo informale ed essere aperti alla condivisione di informazioni personali o all'uso di storie per mostrare empatia o commiserazione. Rimanete aperti ed empatici nei confronti delle situazioni che possono presentarsi durante i check-up delle prestazioni e ascoltate attivamente". Jarir Mallah, specialista delle risorse umane e responsabile delle assunzioni presso Ling App.

Porre domande aperte

Il modo migliore per incoraggiare la partecipazione è lasciare domande aperte che possano aprire discussioni, opinioni, intuizioni o esperienze.

Ad esempio, invece di chiedere "Pensi che questo piano sia buono?", chiedete "Quali sono i pro e i contro di questo piano?" o "Cosa vorresti cambiare di questo piano?". Questo stimola la curiosità e il pensiero critico, permettendo ai dipendenti di sentirsi apprezzati e ascoltati.

Festeggiare le grandi e piccole vittorie

Durante i check-in, assicuratevi di dedicare del tempo per riconoscere e apprezzare i piccoli e grandi successi.

Esprimete gratitudine ai membri del vostro team per aver condiviso i loro pensieri, celebrate i loro risultati e riconoscete i loro punti di forza. Questo vi permette di incoraggiare la partecipazione e di far parlare i dipendenti durante le riunioni per porre domande e offrire raccomandazioni o suggerimenti. 

Monitorare i progressi e adeguarsi in base alle necessità

Monitorate costantemente l'efficacia delle riunioni di check-in e apportate le modifiche necessarie all'ordine del giorno, alla frequenza, al formato o alle domande per renderle più produttive ed efficaci. Tenendo sotto controllo le preferenze dei dipendenti, le riunioni di check-in saranno più in linea con i vostri obiettivi.

Richiesta di feedback e riepilogo 

Permettete ai membri del vostro team di condividere come migliorare le riunioni di check-in. Controllate gli schemi per gli incontri 1 a 1 e implementate le modifiche in base ai loro suggerimenti. Questo può contribuire a rendere le riunioni coinvolgenti ed efficaci.

➡️ Conducete riunioni di check-in migliori con Zavvy

Strutturare riunioni di check-in efficaci può aiutare a creare legami migliori con i dipendenti. Il segreto è porre le giuste domande di check-in che spingono alla coerenza e alla responsabilità, rendendo le riunioni più coinvolgenti e dinamiche.  

Zavvy può aiutarvi a gestire riunioni produttive: 

• Creazione automatica di eventi di calendario per tutti i partecipanti alle riunioni.
• Impostare diversi tipi di check-in con lo stesso dipendente (ad esempio, check-in delle prestazioni, conversazioni sullo sviluppo, ecc.)
• Creare domande di impulso per le riunioni per verificare i blocchi, il carico di lavoro, il benessere dei dipendenti e altro ancora.
• Stabilire un'agenda collaborativa che voi e i membri del vostro team potete concordare di discutere prima dei check-in 1:1 per garantire l'allineamento.
• Salvare gli elementi d'azione di cui tenere traccia e a cui dare priorità durante il prossimo check-in.
• Registrazione di note private per aiutarvi a valutare e migliorare continuamente i check-in.

Il software di Zavvy per le riunioni individuali alimentato dall'intelligenza artificiale vi aiuta a trasformare le riunioni noiose e improduttive in riunioni di check-in strutturate, organizzate e interattive che possono contribuire a coinvolgere i membri del team e a incrementare le prestazioni dell'azienda.

📅 Prenotate subito una demo per scoprire la potenza di Zavvy.

❓ FAQ

Quali tipi di domande di check-in sono adatti a diversi tipi di riunioni?

Che si tratti di incontri 1:1 o di riunioni di gruppo, le domande di check-in giuste dipendono dall'ordine del giorno della riunione. Le domande di check-in sulla relazione e sulla salute mentale sono ideali per le riunioni 1:1, mentre le domande di check-in sulle prestazioni sono spesso utilizzate per le riunioni di gruppo. Le domande di check-in divertenti possono anche essere un buon rompighiaccio per le riunioni 1:1 o di gruppo.

➡️ Vi state chiedendo come potete fare un controllo efficace con il team sul loro manager? Provate queste domande per saltare le riunioni per mantenere viva la discussione. 

Come si svolge una buona riunione di check-in? 

Stabilire un ordine del giorno chiaro può aiutare le riunioni di check-in a diventare produttive e coinvolgenti. Iniziate il check-in con domande informali e lasciate spazio alla condivisione di aneddoti personali. Inoltre, mostratevi empatici nei confronti di ulteriori approfondimenti che potrebbero condividere. In definitiva, la chiave è ascoltare attivamente per comprendere meglio le preoccupazioni dei dipendenti. 

Come fare domande sui piani di carriera del dipendente?

È essenziale valutare gli obiettivi di carriera dei dipendenti, in modo da poter offrire il supporto necessario. Le domande devono essere:

• Siate aperti, in modo da sollecitare una buona dose di introspezione.
• Aiutate a individuare obiettivi di carriera ambiziosi, incoraggiando una comunicazione aperta e onesta sui loro progetti. 
• Allineate i loro obiettivi personali con quelli aziendali, in modo da aiutarli a raggiungerli. 

Porre le domande più appropriate durante la conversazione sullo sviluppo può aiutare a valutare il livello di conoscenze e competenze del dipendente per identificare le opportunità di leadership in futuro.