47 modi per aumentare il coinvolgimento dei dipendenti remoti (esempi e suggerimenti inclusi)

Vogliamo iniziare dicendo che: Il lavoro a distanza è destinato a rimanere.

Ma non c'è più bisogno di dirlo. Negli ultimi due anni è diventata la nuova verità. Solo il 4% dei datori di lavoro statunitensi prevede che tutti i dipendenti tornino in ufficio a tempo pieno. 

In questo articolo analizzeremo gli effetti e le sfide di questo cambiamento. Scoprirete diversi modi per aumentare il coinvolgimento dei dipendenti remoti, oltre a sette esempi di vita reale attentamente curati.

🔍 Il lavoro a distanza è positivo o negativo per il coinvolgimento dei dipendenti?

Buffer ha condotto l'indagine "State of Remote Work 2022 " su 2118 lavoratori a distanza provenienti da 16 Paesi diversi. Quando è stato chiesto loro quali fossero le difficoltà che dovevano affrontare, sono state fatte alcune menzioni degne di nota:

• La battaglia principale è stata quella di staccare la spina e la solitudine. Il 25% ha trovato difficile staccare la spina dal lavoro e il 24% ha indicato la solitudine come la sfida principale.
• Il 17% degli intervistati ha segnalato difficoltà di comunicazione e collaborazione.
• Il 52% si sente meno legato al lavoro.
• Il 21% ha avuto difficoltà a concentrarsi sul lavoro.
• Il 15% è preoccupato per la propria carriera.

I dipendenti remoti si perdono tutte le conversazioni di persona. Non si tratta solo di eventi importanti come i municipi o i pranzi di squadra. C'è gioia e un legame che si forma lentamente anche in quelle piccole chiacchierate fatte nella lounge aziendale.

Di conseguenza, diventa facile perdere il senso di appartenenza. 

Inoltre, lavorare da casa rende difficile separare la vita professionale da quella personale. Tutto ciò aumenta lo stress e le probabilità di un minore benessere. 

Il risultato? Scarso impegno. 

Sebbene il lavoro a distanza porti molti vantaggi, ciò non significa che si possano ignorare le sfide di cui sopra. È necessaria una pianificazione per evitare gli effetti negativi sul coinvolgimento dei dipendenti. 

💡 47 idee per coinvolgere i dipendenti remoti

1. Favorire i legami sociali

Le amicizie sul lavoro aumentano la produttività e l'impegno. Secondo un sondaggio Gallup, avere dei migliori amici al lavoro ha un impatto diretto sulla qualità del lavoro, sul benessere e sull'impegno. Ecco dieci consigli per mantenere il coinvolgimento dei team in ufficio e a distanza.

Suggerimento n. 1: Organizzate riunioni virtuali e incontri casuali.

Ad esempio, le Roulettes caffè/pranzo, le attività di team building a distanza, gli happy hour virtuali e i giochi. 

Suggerimento n. 2: Creare uno spazio virtuale per il "water cooler". 

Molti di noi considerano le e-mail come una comunicazione formale. Quindi, potete avere un canale dedicato a Slack o a Microsoft Teams per le chiacchiere.

Suggerimento n. 3: Festeggiare insieme. 

Pianificate incontri per celebrare le festività (ad esempio, il Natale o il Giorno del Ringraziamento) o le pietre miliari dell'azienda. Potete anche inventare temi divertenti in base all'occasione.

Suggerimento n. 4: Trovare il tempo per le chiacchiere. 

Incontrare i colleghi in ufficio significava conversare in modo divertente sulla partita di calcio di ieri sera o su una gita del fine settimana. 

Nelle chiamate Zoom è facile parlare esclusivamente di lavoro. Ma le chiacchiere fanno parte del vostro programma. Si potrebbe iniziare con un semplice rompighiaccio come "com'è il tempo?".

Suggerimento n. 5: Camminare e parlare.

Fare una passeggiata con un collega dopo pranzo sembra una cosa piacevole. Ma in che modo i lavoratori a distanza possono trarne vantaggio? 

Abbinare le persone per incontri a piedi, in cui si parla in modo casuale mentre si cammina all'aperto. È un'idea innovativa per ridurre lo stress e aumentare le connessioni sul posto di lavoro. 

Suggerimento n. 6: Assicurarsi che le persone si conoscano. 

Ad esempio, presentate i partecipanti all'inizio di ogni riunione.

Suggerimento n. 7: Mostrare e raccontare. 

Avete giocato a questo gioco da bambini? È ancora un modo molto semplice per conoscere i vostri colleghi. Programmate una telefonata in cui i dipendenti mostrino qualsiasi cosa e spieghino perché è fondamentale per loro, come hobby, musica, piante, animali domestici, ecc. Anche questo è un modo eccellente per conoscere qualcuno al di là del lavoro.

Suggerimento 8: Costruite i social media della vostra azienda. 

Disponete di un portale di comunicazione interna come Yammer, spesso chiamato Business-Facebook. Qui i dipendenti possono condividere il lavoro o gli obiettivi e mostrare la loro vita anche al di fuori del lavoro. Per esempio, un piatto che stanno cucinando o un libro che hanno letto. Sono ottimi spunti di conversazione. 

Suggerimento n. 9: Rituale degli incontri. 

Ai vostri dipendenti mancano le pause caffè divertenti in ufficio? Abbinate a caso le persone per una chiacchierata informale e fate nascere delle conversazioni.

Suggerimento n. 10: andate oltre le chiacchiere.

Dedicate tempo e persone alle conversazioni che contano. Ad esempio, incoraggiate i vostri collaboratori a parlare di chi/cosa li ispira, di come trovare fiducia nel lavoro, ecc. 

2. Dimostrare ai dipendenti che ci tenete

I dipendenti sono le ruote della vostra azienda. Dimostrate loro che ci tenete, semplificando la loro vita e ascoltando i loro desideri. Vediamo come. 

Suggerimento n. 1: Creare una libreria di risorse per il lavoro a distanza.

È più difficile ottenere i dettagli di base quando si lavora da remoto, ad esempio per la configurazione iniziale o per la richiesta di implementazione del codice. 

La presenza di documentazione comune su un portale come Confluence e Notion assicura che i dipendenti non debbano lottare per ottenere informazioni solo perché non sono in ufficio.  

Suggerimento n. 2: Stanziare fondi per l'ufficio di casa.

Ad esempio, una bella sedia ergonomica non fa male a nessuno e vi darà un ritorno in termini di dividendi.

Suggerimento n. 3: Evitare la FOMO.

Ad esempio, se chi lavora in ufficio ha il pranzo gratuito, offrite dei buoni pasto ai lavoratori a distanza. Non lasciateli sprofondare nella paura di perdersi.

3. Facilitare la collaborazione

La collaborazione a distanza diventa ancora più difficile se non si fornisce al team il giusto stack tecnologico per lavorare. 

Suggerimento: date ai dipendenti gli strumenti per avere successo. Di seguito è riportato un elenco di stack tecnologici di base. 

Il software giusto migliorerà drasticamente le condizioni di lavoro a distanza. 

4. Avere chiare linee guida per il lavoro a distanza

Stabilite alcune regole di base redigendo una policy per il lavoro a distanza. I punti importanti da includere nella policy sono:

• Idoneità al lavoro a distanza
• Orari di lavoro e disponibilità
• Comunicazione: tempi di risposta ideali e modalità di comunicazione
• Sicurezza, privacy e riservatezza dei clienti
• Strumenti e attrezzature
• Vantaggi del lavoro a distanza
• Linee guida per la cessazione del lavoro a distanza

I dipendenti sono entusiasti del lavoro a distanza (leggi: lavorare da una spiaggia), ma queste regole assicurano che sappiano cosa possono o non possono fare. E quando devono essere disponibili. È un passo preventivo per evitare che le cose vadano in tilt. 

Suggerimento: Fate in modo che la politica sul lavoro a distanza sia documentata su qualsiasi portale utilizzato per la documentazione aziendale, in modo che sia facilmente accessibile.

5. Offrire flessibilità 

Secondo il rapporto sul ritorno al posto di lavoro di Envoy del 2022, la flessibilità è il beneficio attualmente più richiesto. 

Il 63% dei dipendenti ha dichiarato che la flessibilità li farebbe sentire più responsabili.

Come potete responsabilizzare i vostri dipendenti? 

Suggerimento n. 1: Offrite un mix di opzioni di lavoro a distanza e in azienda. 

Suggerimento n. 2: siate flessibili su quando e dove lavorano i dipendenti remoti.

Suggerimento n. 3: Evitare il micromanagement.

Dare autonomia ai dipendenti:

• Fiducia in loro
• Lasciare che siano loro a stabilire i propri orari
• Discutere le scadenze piuttosto che assegnarle
• Fare un passo indietro 

Suggerimento n. 4: Limitare le riunioni o avere un giorno senza riunioni. Le riunioni richiedono molto tempo e ostacolano il lavoro asincrono.

6. Non dimenticate la formazione e lo sviluppo [e l'abilitazione]. 

BufferIl rapporto dell'Istituto mostra che il15% dei lavoratori a distanza è preoccupato per l'avanzamento di carriera e la crescita.

Riducete le loro preoccupazioni con questi consigli.

Suggerimento n. 1: offrire formazione virtuale.

Ad esempio, webinar con esperti, formazione virtuale su competenze on-demand, ecc.

Suggerimento n. 2: Pianificare sessioni di condivisione delle conoscenze.

Organizzate sessioni di condivisione delle conoscenze online all'interno del team, in modo che non ci siano lacune nella comprensione. 

Per esempio, Freeletics organizza una Tavola Rotonda dei People Manager, un'attività di gruppo regolare in cui i leader imparano gli uni dagli altri.

➡️ Scoprite come Freeletics coinvolge e forma la propria forza lavoro globale.

Suggerimento n. 3: Rendere obbligatori i piani di sviluppo.

Ogni dipendente può avere un piano di sviluppo che lo assista nella carriera e nello sviluppo personale.

Suggerimento n. 4: Concentrarsi sullo sviluppo delle competenze.

Evitate l'apprendimento casuale. Assegnate invece una serie di corsi e certificazioni su una particolare abilità, in modo che i dipendenti sviluppino competenze rilevanti per il loro ruolo. 

Suggerimento n. 5: Dedicare tempo all'apprendimento.

Aggiungeteun giorno di apprendimento al programma. Per esempio, presso Fidelity investments, una multinazionale di servizi finanziari, i dipendenti hanno un giorno settimanale dedicato all'apprendimento. 

Suggerimento n. 6: Assegnare un mentore.

Il mentore si assicura che il dipendente si stia impegnando nella giusta direzione. Pianificate un programma di mentorship sul posto di lavoro in cui i dipendenti senior interessati possano offrirsi come mentori. Potete chiedere ai dipendenti di compilare un modulo di mentorship e assegnare i mentori in base ai loro punti di forza e di debolezza.

7. Focus sul benessere

Dare priorità al benessere dei dipendenti è essenziale per la salute dell'azienda.

Ilrapporto sulle tendenze globali del 2022 diLinkedIn afferma che i millennial e la generazione Z vogliono una cultura del lavoro basata sulla salute mentale e sul benessere.

Come aumentare la concentrazione sul benessere? 

Suggerimento n. 1: Incoraggiare l'equilibrio tra lavoro e vita privata.

Tre rapidi accorgimenti per creare un equilibrio sono:

• Stabilite chiare aspettative di orario.  
• Fornire carichi di lavoro ragionevoli.
• Esortate i dipendenti a fare delle pause.

Suggerimento n. 2: Pianificate una sfida di benessere.

Ad esempio, è possibile utilizzare la sfida dei 10.000 passi, il conteggio dell'acqua assunta e una sfida di disintossicazione digitale. 

Suggerimento n. 3: Utilizzate un incentivo al benessere: un invito settimanale a un esercizio di mindfulness.

Utilizzate una piattaforma automatizzata che invii stimoli settimanali e ponga domande significative su cui riflettere.
Ad esempio, l' incentivo al benessere di Zavvy pone domande come:

Per cosa siete grati questa settimana?
Chi vorreste ringraziare questa settimana? 

Queste semplici misure riducono lo stress dei dipendenti e li fanno sentire più legati all'azienda. 

Suggerimento n. 4: Offrite uno stipendio per la salute e il benessere.

Potete sponsorizzare iscrizioni a palestre, corsi di yoga, abbonamenti ad app per il fitness o dispositivi indossabili.

8. Riconoscere i loro risultati

Quando si è in ufficio, è facile entrare nel cubicolo di qualcuno e dirgli: "Ehi, oggi hai fatto un'eccellente dimostrazione del prodotto". Purtroppo, però, questi piccoli gesti vengono meno per i dipendenti remoti. 

Prendete in considerazione questi suggerimenti per far sì che i membri dei team remoti non sentano che i loro sforzi passano inosservati.

Suggerimento n. 1: Festeggiare virtualmente le tappe fondamentali.

Potete ricompensare con punti, swag o qualsiasi esperienza significativa. 

Suggerimento n. 2: Avere un canale per i complimenti.

Create un muro della gratitudine su Slack : un canale dedicato all'apprezzamento e alla gratitudine.

Suggerimento n. 3: Inviare regali.

Tenere in mano un regalo fisico è molto più personale e crea un legame immediato. Può essere un premio, un oggetto elettronico, uno swag o qualsiasi altra cosa tangibile.  

Suggerimento n. 4: Rituale di riconoscimento online.

Usate i municipi virtuali per dare risalto ai vostri talenti più promettenti. È un ottimo modo per riconoscere il loro lavoro.

Suggerimento n. 5: Digitalizzate il vostro programma di premi e riconoscimenti.

Utilizzate portali di terze parti come Bonusly o Wegift, dove è possibile assegnare punti riscattabili come regali. I dipendenti possono riscattare questi punti per acquistare ciò che preferiscono. Un portale dedicato come questo crea una cultura duratura del riconoscimento dei dipendenti.

9. Sondaggi e feedback 

La comunicazione deve essere una strada a doppio senso, in cui voi ricevete punti per migliorare e i dipendenti si sentono ascoltati.

Come? 

Suggerimento n. 1: Chiedere e ascoltare il feedback.

Un ottimo modo per farlo è quello di fare regolarmente dei check-in one-to-one con i membri del team.

Suggerimento n. 2: Incoraggiare il feedback a 360 gradi.

Perfeedback ‍360 si intende il feedback dei colleghi, dei clienti e dell'auto-riflessione, non solo dei senior. 

‍Tip#3: offrire un feedback costruttivo.

Mantenete i dipendenti sulla strada giusta per la crescita fornendo un feedback costruttivo. 

Suggerimento n. 4: Condurre un retro/huddle di squadra.

Riunite il team per discutere di ciò che sta andando bene e di ciò che è andato storto, in modo da poter risolvere i problemi in modo collaborativo. 

Suggerimento n. 5: condurre indagini di polso e condividere i risultati delle indagini di polso e le azioni basate su di essi.

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10. Trasparenza e comunicazione 

I dipendenti che lavorano dall'ufficio possono avere maggiore visibilità o possibilità di interazione con la leadership. È facile che i dipendenti remoti si sentano di seconda classe. Ma la trasparenza di tutti i processi e delle comunicazioni lo impedirà. 

Suggerimento n. 1: Registrare tutte le riunioni (rilevanti).

Non tutti possono essere disponibili nello stesso fuso orario. La registrazione delle riunioni elimina il timore di perdere discussioni critiche.    

Suggerimento n. 2: Disporre di un sistema di gestione della conoscenza, un archivio centralizzato di informazioni come Confluence, Notion, ecc. 

Suggerimento n. 3: Inviare comunicazioni significative. 

Ad esempio, utilizzate le newsletter o le riunioni virtuali in municipio per inviare gli aggiornamenti essenziali dell'azienda.   

11. Formazione dei dirigenti

La gestione di un team remoto è molto diversa da quella di un team in ufficio. Si tratta di una serie di sfide a sé stanti. 

Condurre una formazione per i leader su come: 

• Tradurre la cultura aziendale
• Come definire le aspettative
• Unire le persone
• Costruire un sistema di riconoscimento
• Raccogliere (e agire) il feedback

12. Rendere l'onboarding remoto un'esperienza indimenticabile

Infine, non dimenticate i nuovi assunti. Rendete divertente l'esperienza di onboarding e fate in modo che il coinvolgimento dei dipendenti remoti sia una priorità fin dal primo giorno, utilizzando le idee che seguono.

Suggerimento n. 1: Assegnare un'attività di onboarding buddy.

Facilita la comunicazione e crea legami. Consultate il modello di onboarding buddy di Zavvy per saperne di più.

Suggerimento n. 2: Utilizzate i video.

I video sono più coinvolgenti del testo e la creazione di contenuti video per la formazione onboarding è un'idea saggia. Potete anche creare un video di benvenuto per i nuovi assunti. Prendete spunto dal video di benvenuto della Metropolitan Airports Commission, che è accurato e coinvolgente.

Suggerimento n. 3: Fate un tour virtuale dell'ufficio. 

È possibile utilizzare video registrati per mostrare l'ufficio e presentare a ciascun responsabile di reparto l'elemento umano. 

Potete anche esplorare modi altamente tecnologici e utilizzare la realtà 3D come Ikea per fare un tour virtuale.

Suggerimento n. 4: Gamificare l'onboarding.

Aggiungete al vostro programma di onboarding sfide, apprendimento basato sul gioco e ricompense come qualsiasi altro gioco. Ad esempio, Bazaarvoice invia i suoi nuovi dipendenti a una caccia al tesoro con oltre 60 compiti. Ogni compito è formativo a suo modo e fa familiarizzare i nuovi assunti con il lavoro. 

Suggerimento n. 5: Utilizzare un software di onboarding per i dipendenti.

Create un'esperienza di onboarding logica ed entusiasmante per tutti i nuovi assunti, pianificando in anticipo tutti i contenuti, le attività e le tappe fondamentali con una soluzione software di onboarding. 

🏢 7 esempi di coinvolgimento dei dipendenti a distanza

Dopo aver intervistato oltre 25 esperti del settore, abbiamo stilato questo elenco di sei esempi eccellenti.

1. Il team Zavvy si concentra sulle connessioni significative

Potremmo essere un team ibrido, con alcuni dipendenti che lavorano a distanza, ma questo non impedirà al team Zavvy di conoscersi davvero.

"Cammina e parla" e "Conversazioni che contano" sono eventi mensili ricorrenti che ci permettono di fare una pausa dal lavoro e di stabilire una migliore coesione di squadra. Nessun tempo è troppo brutto e nessun orario è troppo impegnativo per impedirci di impegnarci a distanza.

"Ogni volta che dico a qualcuno che lavoro completamente da remoto, la gente mi chiede: 'Oh, non ti senti solo? Non è strano che non conosci nemmeno i tuoi compagni di squadra?".

E io rispondo sempre: "Cosa? No. Certo che conosco i miei compagni di squadra!". È davvero bello che tutti lavoriamo bene insieme e sento di potermi fidare di tutti quelli con cui lavoro". Martin Schmitz, Product Designer di Zavvy.

2. Forter dà priorità al benessere

"Per quanto riguarda le attività di coinvolgimento dei dipendenti da remoto, in Forter abbiamo apportato importanti cambiamenti che danno priorità al benessere.

Per esempio, abbiamo sostituito gli incontri programmati di persona con corsi di cucina virtuali, sessioni di yoga e altro ancora. Ci èsembrato importante dare alle persone più vita da attendere oltre ai fine settimana". Lauren Vigliante, Vicepresidente, Persone di Forter.

3. SoStocked ha investito in un sistema di riconoscimento dei dipendenti  

"Il sistema di riconoscimento e ricompensa dei dipendenti è stata la nostra idea migliore per coinvolgere i dipendenti remoti, e lo abbiamo fatto utilizzando lo strumento personalizzato di Blueboard per il riconoscimento dei dipendenti.

Blueboard è uno strumento speciale per il riconoscimento e la ricompensa dei dipendenti perché consente di ricompensare i dipendenti con esperienze reali, e tutti hanno apprezzato l'approccio". Chelsea Cohen, cofondatrice di SoStocked.

4. Instrumentl dispone di una piattaforma interna di social media

"Una cosa che funziona molto bene è la creazione di un senso di community. Lo facciamo con una piattaforma interna di social media -Workplace by Meta - dove i dipendenti possono condividere idee e risorse.

Abbiamo scoperto che i nostri dipendenti condividono molte cose sulla nostra piattaforma interna di social media. Condividono successi, fallimenti e risultati. Ma non solo i propri. Condividono anche storie di altri che li hanno ispirati o che hanno mostrato loro gentilezza. È fantastico vedere quanto siano felici di condividere queste storie tra di loro, e questo ci aiuta a sentirci tutti connessi come community". Gauri Manglik, CEO e cofondatrice di Instrumentl.

5. La tradizione settimanale "Condividi la tua foto" di Monitask

"Nel mio team ho implementato una tradizione settimanale di Share Your Photo (Condividi la tua foto), in cui una persona del team condivide una foto di qualsiasi cosa a caso: la vista del suo posto di lavoro, i suoi animali domestici, i cibi che sta mangiando, quello che indossa, qualsiasi cosa va bene! Assegno questo compito nel nostro Team Huddle.

È stato un ottimo modo per tenere tutti in contatto e ci ha anche aiutato a conoscere meglio gli interessi degli altri". Diana Stepanova, Direttore operativo di Monitask.

6. SpanishVIP ha in programma incontri regolari

"Pianifichiamo incontri di persona in varie città per consentire ai nostri dipendenti remoti di incontrarsi di tanto in tanto. Di recente abbiamo organizzato un incontro a Bogotà, in Colombia, e abbiamo fatto arrivare alcuni dipendenti per una riunione di 15 persone!

Ci piace concentrare le assunzioni in città specifiche per facilitare questo tipo di incontri". Connor Ondriska, cofondatore di SpanishVIP.

7. Zillow ha cambiato il modo di condurre le riunioni

Zillow livella il campo di gioco dei lavoratori remoti per quanto riguarda le modalità di svolgimento delle riunioni. 

Ad esempio, invece di riunire i dipendenti in ufficio in una sala conferenze con i dipendenti remoti che si collegano, ognuno si collegherà separatamente sul proprio portatile, indipendentemente dalla presenza in ufficio. 

"Lo spazio è uguale sullo schermo e il nome di tutti è presente", ha dichiarato Meghan Reibstein, vicepresidente della gestione dei prodotti e del lavoro flessibile di Zillow, in una conversazione con il New York Times.

❗️ Perché il coinvolgimento dei dipendenti è particolarmente importante per i dipendenti remoti?

Nicole Miller, direttore del settore Persone di Buffer, afferma:"La connessione e il coinvolgimento dei compagni di squadra in un ambiente remoto richiedono uno sforzo doppio rispetto agli ambienti di lavoro personali". 

I dipendenti si sentono più legati alla cultura aziendale

Coinvolgere intenzionalmente i dipendenti remoti li fa sentire legati alla cultura aziendale. Di conseguenza, influisce non solo sul benessere dei dipendenti, ma anche sulla loro fidelizzazione e produttività.  

Aumento della produttività

Non si può ignorare il fattore solitudine che si accompagna al lavoro a distanza. E questo ha un impatto diretto sulle prestazioni lavorative. Coinvolgete attivamente i dipendenti remoti, in modo che non si sentano fuori dal giro. Il risultato sarà un aumento della produttività. 

Aumento della fidelizzazione dei dipendenti

Bob Sutton, psicologo delle organizzazioni e professore all'Università di Stanford, lo sottolinea: 

"Se si è in un posto di lavoro o in una mansione in cui non si pone l'accento sull'attaccamento, è più facile cambiare lavoro, dal punto di vista emotivo".

Il lavoro a distanza può ridurre l'attaccamento. Ma i vostri passi in più possono rendere le dimissioni una scelta non facile e trattenere i talenti. 

Miglioramento del marchio del datore di lavoro

Un'indagine di CareerBuilder mostra che il 77% delle persone in cerca di lavoro negli Stati Uniti preferisce lavorare da remoto. Quindi, prendersi cura dei dipendenti remoti vi aiuterà: 

• aumentare la fidelizzazione, 
• costruire un'immagine di grande impatto e 
• attrarre talenti migliori. 

➡️ Garantire esperienze a distanza coinvolgenti con Zavvy

Misurare l'impegno dei dipendenti a distanza senza che vi siano cambiamenti successivi è come ascoltare con le orecchie chiuse.

Avete bisogno di strumenti che consentano ai dipendenti remoti di dare il meglio di sé e di ascoltare i loro pensieri.

Con Zavvy tutte le attività di coinvolgimento, come la formazione, i sondaggi, il monitoraggio del benessere, i check-in e la raccolta di feedback diventano parte integrante del vostro processo.

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