La roulette del caffè/pranzo: Perché i team virtuali ne hanno bisogno e come organizzarli

Secondo uno studio di Google, la sicurezza psicologica è il fondamento stesso di team efficaci e fiorenti. Significa che i membri del team lavorano meglio insieme in una cultura inclusiva, che è possibile solo quando tutte le persone coinvolte sono disposte a mostrare vulnerabilità, ad accettare sfide, a correre rischi e a trovare nuovi modi per innovare e lavorare insieme.

Purtroppo, con le forze di lavoro che diventano remote o ibride, costruire e alimentare una cultura del lavoro inclusiva è più facile a dirsi che a farsi.

Il 79% dei dipendenti si sente più isolato da quando si è trasferito in remoto, mentre un'altra ricerca ha rilevato che il 70% dei lavoratori si sentiva più esaurito e stressato rispetto a prima della pandemia. Finiscono per sviluppare una mentalità disimpegnata, che porta a livelli di produttività più bassi, a più silos funzionali e a maggiori lacune di conoscenza tra i vari reparti. A sua volta, il coordinamento si interrompe. La cultura ne risente.

Fortunatamente, esistono alcuni modi pratici per abbattere questi muri invisibili tra team e reparti, e quello di cui parleremo oggi è la roulette del caffè o del pranzo.

Che cos'è una Coffee Roulette o una Lunch Roulette?

La roulette dei caffè o dei pranzi imita l'impegno informale che si verifica regolarmente in un ufficio tradizionale, evitando che il personale ibrido o remoto si senta isolato dai membri del team e degli altri reparti.
L'idea alla base della roulette virtuale dei caffè è semplice: alimentare e promuovere una cultura collaborativa sul posto di lavoro.

Pensate a una pausa per socializzare con i colleghi davanti a una tazza di caffè o a un pranzo, creando una base di fiducia e un senso di sicurezza tra i partecipanti.

Come funziona una roulette del caffè o del pranzo?

La roulette del caffè o del pranzo può avvenire in modo manuale o automatico. Se si sceglie la modalità manuale, si ha la responsabilità di abbinare i dipendenti dello stesso team o di team diversi. 

D'altra parte, se si utilizzano servizi software specializzati, è sufficiente inserire i propri dipendenti nel sistema, dopodiché un algoritmo abbinerà automaticamente due o più dipendenti per un incontro "casuale" al telefono o allo schermo.

Inoltre, è possibile impostare la frequenza con cui i dipendenti devono partecipare alla roulette del caffè o del pranzo.

Discuteremo più avanti in dettaglio i modi manuali e automatizzati per organizzare la roulette del caffè o del pranzo.

🏆 I vantaggi di una roulette di caffè o pranzo per i team virtuali

Immaginate di partecipare a una riunione con un collega che non avete mai incontrato, per discutere di un progetto importante. 

Quanto sareste a vostro agio nel condividere le vostre opinioni con un perfetto sconosciuto? Anche se siete la persona più schietta ed estroversa, ci sarà comunque una generale riluttanza tra voi e il collega. 

Ma se la vostra azienda avesse una politica virtuale per rompere il ghiaccio, come una roulette per il caffè o per il pranzo, avreste già una certa familiarità con il vostro collega, il che diffonderebbe qualsiasi tensione o apprensione e consentirebbe a entrambi di iniziare a collaborare in modo efficace fin da subito.

Tenendo presente questo aspetto, ecco alcuni vantaggi dell'organizzazione di una roulette del pranzo o del caffè per il vostro team virtuale:

Cultura aziendale inclusiva e comunicativa

Con i dipendenti che lavorano da casa e vivono in fusi orari diversi, mantenere il livello di comunicazione interna all'organizzazione può essere impegnativo. Una roulette del caffè o del pranzo consente ai dipendenti di ampliare la propria rete personale e di sviluppare nuovi punti di contatto all'interno dell'azienda. 

Allo stesso tempo, parlare con i colleghi rafforza l'atmosfera di fiducia e porta divertimento e varietà ai partecipanti durante l'intera giornata lavorativa. Inoltre, li rassicura sul fatto che gli altri dipendenti trovano il loro lavoro stimolante e lavorano per obiettivi identici/simili. Questo crea indirettamente un'atmosfera inclusiva.

Scambio informale di dialogo e punti di vista 

L'organizzazione di una roulette del caffè o del pranzo incoraggia uno scambio informale di dialoghi e punti di vista, permettendo ai partecipanti di sentirsi più a proprio agio e sicuri in presenza degli altri. Questo elimina le barricate formali invisibili e, a sua volta, costruisce relazioni dinamiche per facilitare un maggiore progresso attraverso lo scambio di conoscenze nel contesto del funzionamento quotidiano e dei progetti futuri.

Promuovere le relazioni umane

Come già detto, l'organizzazione di una roulette del caffè o del pranzo aiuta a promuovere le relazioni umane in azienda. Inoltre, abbatte le barriere di comunicazione e promuove lo scambio di idee tra i vari reparti e i confini gerarchici, eliminando la mentalità a silos, ovvero il pensiero disgiunto.

Inoltre, l'assegnazione casuale delle persone ai team infonde nei dipendenti un senso di eccitazione per fare nuove conoscenze e avviare conversazioni genuine e coinvolgenti. Questo può portare a una migliore cooperazione di squadra e, soprattutto, a una crescita positiva delle relazioni con i colleghi.

Rete interna

In genere, quando si parla di networking, si parla di contatti con persone esterne all'azienda. Sebbene questo sia sicuramente importante per accedere a opportunità e conoscenze che non si possono trovare da soli, il networking all'interno dell'azienda è altrettanto importante.

Fast Company definisce l' internal networking come "raggiungere e connettersi con i colleghi all'interno della propria organizzazione, anche se il lavoro non lo richiede".

Quando ci si confronta continuamente con persone della propria azienda, si creano relazioni e rapporti e si coltiva un ambiente di fiducia e rispetto reciproci. Tutto ciò porta a una maggiore produttività e a una migliore esperienza lavorativa complessiva.

Organizzare una roulette del caffè o del pranzo è uno dei più semplici trucchi di networking interno. Per creare relazioni più forti tra gli uffici, i dipendenti possono condividere informazioni su progetti in corso o imminenti, parlare di famiglia e amici o di altri argomenti casuali.

Tenere conversazioni empatiche che contano

L'89% dei responsabili delle risorse umane concorda sul fatto che l'empatia è fondamentale in un ambiente ibrido, e le roulette virtuali di caffè e pranzo possono alimentare l'empatia tra i dipendenti. 

Queste sessioni di roulette possono stimolare conversazioni significative con i partecipanti che discutono apertamente di fallimenti e successi. Pensate alla creazione di una definizione di successo più sostenibile, in cui invece di esaltare il burnout, i dipendenti capiscono il valore dell'empatia, della collaborazione, del team building e della resilienza.

Come promuovere conversazioni significative?

Su Zavvy, c'è un modello per questo.

In generale, consigliamo di creare un ambiente sicuro e di proporre argomenti concreti per far sì che le persone condividano i loro "massimi" e "minimi" del passato. Sarete sorpresi dalla velocità con cui la conversazione raggiungerà un livello molto più profondo rispetto alle piccole chiacchiere quotidiane!

In poche parole, le roulette del caffè e del pranzo promuovono un futuro inclusivo riunendo i dipendenti e trasformando l'esperienza di lavoro remoto e ibrido.

Inoltre, non dovete crederci sulla parola: abbiamo i fatti che lo dimostrano.

L'azienda di scienza dei dati Profusion ha costruito un sistema di roulette del caffè che abbina automaticamente i dipendenti per un incontro virtuale informale. Un sondaggio ha poi rivelato che:

• Il 72% dei dipendenti ha registrato un miglioramento del morale
• Il 63% dei dipendenti si è sentito meno isolato o infelice
• Il 96% dei dipendenti si è sentito più coinvolto nell'azienda mentre lavorava da remoto
• Il 61% ha un'idea più precisa del lavoro dei propri colleghi

L'idea della roulette del pranzo ha colpito David Thompson, uno scienziato diventato stratega dei social media, mentre lavorava presso l'esercito americano del produttore farmaceutico Boehringer Ingelheim (BIPI).

Una volta non riusciva a trovare qualcuno con cui pranzare. Così, insieme al suo collega Christopher Tan, ha costruito un prototipo e ha inviato gli inviti a un gruppo selezionato di colleghi.

Dopo 12 ore dalla messa in funzione all'interno dell'azienda, l'applicazione ha avuto una grande diffusione. Nel giro di sette settimane, l'applicazione ha abbinato più di 350 persone per uscire a pranzo. Tan ha scoperto che la roulette del pranzo produceva abbinamenti inaspettati (ad esempio, l'app ha abbinato il CEO di BIPI con un giovane membro del team di marketing del marchio) che spesso portavano a conversazioni impreviste e a una migliore collaborazione.

📝 Come organizzare una roulette del pranzo o del caffè?

Di seguito, abbiamo creato un elenco passo per passo per guidarvi attraverso il processo.

Fase 1: Preparare un foglio di calcolo con le informazioni sui membri del team. Dovrebbe includere il nome completo di tutti i dipendenti, i loro dipartimenti, gli ID e-mail, i numeri di telefono, ecc. 

Suggerimento: includete il minor numero di dettagli possibile per evitare un carico di lavoro superfluo.

Fase 2: stabilire le regole di base. Come volete accoppiare i vostri dipendenti? Volete accoppiarli esclusivamente con dipendenti di altri reparti? Oppure vi va bene che i dipendenti dello stesso team si incontrino per un pranzo o un caffè? 

Ricordate che non esiste una risposta giusta o sbagliata. Pensate ai rapporti con i vostri dipendenti e prendete la vostra decisione.

Fase 3: in base alle regole stabilite, iniziare ad abbinare casualmente i dipendenti con altri dipendenti. Assicuratevi di annotare correttamente gli abbinamenti per evitare malintesi e comunicazioni errate.

Fase 4: inviare ai dipendenti partecipanti e-mail contenenti ulteriori informazioni sulla roulette virtuale del caffè o del pranzo. Durante l'invio delle e-mail, cercate di includere anche gli altri partecipanti, in modo che tutti i partecipanti siano al corrente di quando e dove avverrà l'appuntamento con la roulette.

Assicuratevi di elencare tutti i dettagli necessari, come il motivo per cui è stata organizzata la roulette, una breve descrizione del motivo per cui l'abbinamento è valido, la scadenza per la realizzazione della roulette, ecc.

Fase 5: stilare un elenco di domande sulla "roulette del caffè al lavoro". Pensate a domande che possano aiutare i dipendenti partecipanti a rompere il ghiaccio e a garantire un flusso di conversazione fluido. Sebbene sia possibile aggiungere domande divertenti e casuali, è bene includere anche domande penetranti e rivelatrici, in grado di migliorare i rapporti di lavoro.

Ecco i nostri preferiti:

• Cosa faresti se non avessi il tuo attuale lavoro? 
• Se dovesse descrivere la versione di sé del bambino in una sola parola, quale sarebbe?
• Quando siete più felici?
• Riempire lo spazio vuoto: Se mi conoscessi davvero, sapresti che io ___.
• Quale caratteristica ammira di più negli altri e perché?
• Cosa cambiereste se foste voi a governare il mondo il primo giorno?
• Come descriverebbe il suo giorno perfetto?

Avete completato la vostra lista? Perfetto. Passiamo alla fase successiva.

Fase 6: inviare e-mail di promemoria amichevoli ai partecipanti a intervalli prestabiliti. Ad esempio, potete inviare e-mail di promemoria un giorno prima dell'incontro programmato, cinque giorni prima della data decisa o una settimana prima della scadenza della roulette.

Fase 7: dopo la sessione di roulette, inviate un'altra e-mail ai partecipanti per chiedere un feedback. Si tratta di una fase molto critica che può fornire molte informazioni sul processo, su cosa funziona e cosa no, su come influisce sul dipendente, su come si può migliorare e rendere più conveniente il processo per i partecipanti.

Ripetete il processo dopo un mese o nel periodo di tempo che ritenete più adatto ai vostri dipendenti. Affinché le roulette del caffè o del pranzo funzionino, è necessario essere coerenti. È un processo che richiede tempo, ma ne vale la pena.

❗️ Ma... c'è anche un modo MOLTO più comodo di organizzare una roulette virtuale del caffè o del pranzo: l'automazione.

⚙️ Come automatizzare una roulette per il caffè o il pranzo tramite Slack o Microsoft Teams. Zavvy

Sappiamo che i dipendenti sono la vostra risorsa più importante e offriamo soluzioni pratiche per promuovere la produttività e la fidelizzazione dei team. 

Tenendo presente questo aspetto, abbiamo creato la nostra soluzione Connection Programs per aiutarvi a sviluppare connessioni significative con i vostri collaboratori. Potete usare la nostra soluzione per collegare automaticamente i vostri colleghi per incontri casuali o riunioni a piedi, per stimolare conversazioni che creano un maggiore spirito di squadra e migliorano la salute mentale.

Ecco una breve panoramica di come si può utilizzare il modello "Conversations That Matter" di Zavvy per organizzare una roulette del caffè o del pranzo:

Fase 1: Dopo aver effettuato l'accesso all'account Zavvy , accedere ai modelli e fare clic su Connect Slack per l'opzione di integrazione. Slack l'opzione di integrazione.

Fase 2: Fare clic su Modelli. Qui vedrete i nostri modelli per varie categorie, ognuno dei quali è stato progettato con cura. Ad esempio, ci sono modelli per

• Incontri casuali (roulette del caffè)
• Walk & Talk (spingere le persone a fare una passeggiata durante il dialogo)
• Conversazioni che contano (incoraggiare le conversazioni significative)

Per organizzare una routine più significativa, scorrete in basso e fate clic su Conversazioni importanti nella sezione Lavoro ibrido/remoto.

In questa sezione è possibile trovare una breve introduzione e una spiegazione più dettagliata dello scopo di questo modello personalizzabile.

Questo programma vi aiuterà a garantire una comunicazione sana e a sviluppare una cultura lavorativa empatica in cui i dipendenti si sentano a proprio agio e abbiano un senso di appartenenza.

Fase 3: Ecco come si presenta il modello Conversations That Matter:

È possibile personalizzare il modello a proprio piacimento. Ad esempio, è possibile cambiare il titolo in "Coffee Roulette" o "Lunch Roulette", aggiungere una miniatura, una descrizione e così via. Scorrendo verso il basso, si trovano altre impostazioni.

Potete decidere le impostazioni come preferite e in base agli orari dei vostri dipendenti. 

Zavvy Suggerimento principale: L'unico modo per avere successo organizzando roulette del caffè o del pranzo è garantire la costanza. Approfittate della nostra opzione di ripetizione e programmate sessioni di roulette ogni settimana o due settimane per massimizzare i risultati.

Fase 4: scorrere verso l'alto e fare clic sulla scheda Costruttore nella barra dei menu in alto. Verrà visualizzato l'elenco degli argomenti di cui i dipendenti partecipanti possono parlare per stimolare conversazioni significative.

Per guidare ulteriormente i dipendenti, si possono aggiungere tutti gli elementi di contenuto che si desidera, sia che si tratti di una domanda o di un'affermazione.

Fase 5: Successivamente, personalizzare il messaggio che si desidera inviare ai dipendenti che sono abbinati alla roulette da Zavvy. Per farlo, è sufficiente fare clic sull'opzione Attività di gruppo.

Zavvy creerà automaticamente un canale Slack per i dipendenti abbinati e invierà il messaggio finalizzato per questa fase.

Fase 6: fare clic sulla scheda Assegna dalla barra dei menu in alto. Qui, come suggerisce il nome, assegnerete diversi dipendenti per avviare la roulette.

Zavvy creerà automaticamente un canale Slack per i dipendenti abbinati e invierà il messaggio finalizzato per questa fase.

Fase 6: fare clic sulla scheda Assegna dalla barra dei menu in alto. Qui, come suggerisce il nome, assegnerete diversi dipendenti per avviare la roulette.

Ci sono due modi per farlo:

1. Innanzitutto, è possibile assegnare manualmente i dipendenti facendo clic sull'opzione Assegnazione manuale della coorte , seguita dalla ricerca dei membri che si desidera accoppiare per la sessione.

2. In secondo luogo, è possibile risparmiare tempo automatizzando l'accoppiamento dei dipendenti. 

Impostate il campo di assegnazione del trigger in base alle vostre preferenze (ad esempio, se volete che tutti i vostri dipendenti partecipino alla roulette del caffè o solo i dipendenti di un reparto specifico). Una volta selezionate le opzioni, fare clic su Attiva automazione.

Zavvy si occuperà di informare (e ricordare) ai dipendenti partecipanti di incontrare i loro colleghi a pranzo o per una tazza di tè. Il tutto in modo automatizzato e tramite Slack, MS Teams o posta elettronica.

📱 Applicazione per la roulette del caffè nella vita reale: Hootsuite

Hootsuite è passata in breve tempo da una startup a una grande impresa globale. Ma se da un lato il management apprezzava la rapida crescita, dall'altro voleva mantenere la cultura aziendale di Hootsuite.

Ispirandosi a programmi come Mixer, Ten Thousand Coffees e Innovate Brew, l'azienda ha deciso di verificare se il caffè potesse aiutare gli Owls (così vengono chiamati i dipendenti di Hootsuite) a connettersi meglio tra loro. 

Sebbene Noel Palin abbia trattato l'iniziativa #randomcoffee di Hootsuite in modo più dettagliato nel suo post su LinkedIn, il succo è che l'azienda ha progettato un programma di roulette del caffè e ha ottenuto risultati incredibili.

La roulette di Hootsuite è iniziata con i fogli di calcolo e le e-mail di Google, ma ben presto la direzione ha scritto un algoritmo per automatizzare l'accoppiamento dei dipendenti di diversi reparti.

Hootsuite ha ricevuto un feedback estremamente positivo da parte dei dipendenti entusiasti, con una collaborazione migliorata e relazioni interdipartimentali più forti.

🚀 Applicazione per la roulette del pranzo nella vita reale: Kickstarter

Nel tentativo di rafforzare la propria cultura, Kickstarter ha creato un programma di roulette del pranzo creativo per portare gruppi diversi e casuali di dipendenti a conoscersi durante il pranzo.

Inizialmente, la responsabile dell'ufficio di Kickstarter, Shannon Ferguson, si è assunta la responsabilità di organizzare la roulette dei pranzi e di scegliere i dipendenti a caso. Tuttavia, con la crescita di Kickstarter, è cresciuta anche la sfida di questo compito.

Per dare una mano a Ferguson, Fred Benenson, responsabile dei dati di Kickstarter, ha lavorato con Brandon Williams, dipendente di Kickstarter, per costruire un algoritmo standard per automatizzare il programma di roulette dei pranzi dell'azienda. Grazie a loro, l'abbinamento del pranzo è stato scelto in modo del tutto casuale, rispettando le regole di Ferguson:

1. Non includere mai tre persone che abbiano mai pranzato insieme.
2. Non più di un dirigente 
3. Nessuno può partecipare alla stessa sottospecialità all'interno di Kickstarter.

Si può dire che la Lunch Roulette è stata un successo. Per saperne di più sul processo di sviluppo dell'algoritmo, leggete qui.

➡️ Legame con i dipendenti con il pilota automatico

Le tecnologie sociali hanno completamente trasformato le nostre vite, minacciando e migliorando la collaborazione e l'intimità come mai prima d'ora. Il concetto di organizzare una roulette del caffè o del pranzo condivide lo stesso spirito: le aziende possono applicare la tecnologia per avvicinare i propri dipendenti nella vita reale, costruendo relazioni più forti e sane e facilitando una collaborazione pronta/efficace.

"Il senso di esclusione era palpabile e doloroso".

- ha detto Thompson di BIPI quando gli è stato chiesto perché gli è venuta l'idea di un'applicazione web che abbinasse casualmente a pranzo persone di tutta l'organizzazione. Zavvy assicura che i vostri dipendenti non si sentano mai come Thompson. 

Con i nostri programmi di connessione, potete automatizzare l'organizzazione di una roulette di caffè o pranzo nel modo più semplice possibile. Presentate i dipendenti tramite Slack o Microsoft Teams e osservateli mentre legano tra loro durante semplici chiacchierate per un caffè o un pranzo, riunioni a piedi o conversazioni profonde. Richiedete subito una demo per vederla in azione.