La guida essenziale alla formazione virtuale nel 2024

Con un numero crescente di organizzazioni che tornano a lavorare in ufficio quest'anno, si potrebbe pensare che la formazione virtuale sia in declino. 

Non è così. 

La formazione in presenza è in aumento nel 2024, ma lo è anche quella virtuale, che riflette la forza lavoro ibrida ormai permanente.

Mentre il vostro team di apprendimento e sviluppo (L&D) si adatta a questo nuovo modo di lavorare, è il momento di fare il punto sul vostro approccio alla formazione virtuale. 

Molte organizzazioni non hanno avuto il tempo di pianificare adeguatamente il rapido passaggio al remoto sulla scia della COVID-19. Ma ora è giunto il momento di incorporare definitivamente le tattiche di formazione a distanza nella strategia di crescita dei dipendenti. 

Questa guida vi illustrerà i vantaggi e gli svantaggi della formazione virtuale, come le sue principali sfide e le migliori pratiche e strumenti che potete utilizzare per implementare una formazione virtuale stellare nella vostra azienda. 

🏋🏼 Cos'è la formazione virtuale?

Per formazione virtuale si intende qualsiasi opportunità di apprendimento aziendale che si svolge online. A volte chiamato formazione a distanza, il termine può riferirsi a una serie di modi per aiutare i dipendenti a crescere nelle loro capacità e competenze. 

Ecco alcuni esempi di formazione virtuale: 

• Un webinar dal vivo con istruttore o una presentazione Zoom
• Un corso online autogestito 
• Una serie di video o altre risorse a disposizione dei dipendenti
  

Mentre i datori di lavoro si adattano a un nuovo modo di lavorare ibrido, la formazione virtuale è più importante che mai. Con una piattaforma di formazione virtuale come Zavvy, è possibile creare nuove modalità di formazione per ogni dipendente, indipendentemente dalla disposizione dell'ufficio. 

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In che modo la formazione a distanza è diversa da quella in presenza? 

Oltre all'ovvio - la formazione in presenza si svolge faccia a faccia, mentre quella virtuale no - ci sono alcuni pro e contro diversi per ogni stile di formazione. 

Molti professionisti L&D apprezzano la formazione in presenza in quanto formato più interattivo. I dipendenti possono fare domande e ricevere un feedback immediato. Inoltre, hanno l'opportunità di condividere informalmente le conoscenze. 

Ma la formazione di persona è spesso più lunga e meno efficiente di quella a distanza. Senza ripetizione, i dipendenti rischiano di perdere le loro competenze. Senza la personalizzazione degli obiettivi di carriera di ciascun dipendente, i vostri team saranno meno motivati e impegnati nella formazione. 

La formazione virtuale, tuttavia, offre un modo più accessibile e vario per aiutare i dipendenti a crescere nei loro futuri percorsi di carriera. Con un maggior numero di opzioni per i dipendenti, è possibile personalizzare i piani di formazione in base a specifiche lacune di competenze e trovare più modi per rafforzare le abilità più critiche per i dipendenti. 

⚡ 3 Principali sfide della formazione virtuale

La formazione virtuale offre numerose opportunità di crescita e sviluppo dei dipendenti.

Ma questo non significa che la formazione virtuale sia priva di sfide.

In generale, la formazione aziendale è percepita in modo negativo. I dipendenti possono pensare che la formazione non sia collegata al loro lavoro effettivo. Oppure, i carichi di lavoro pesanti e la scarsa gestione del tempo possono lasciare i dipendenti senza un'ora o più da dedicare a una sessione di formazione dal vivo. 

La formazione virtuale deve superare queste sfide generali e una serie di problemi propri di un ambiente remoto. Ecco alcune delle principali sfide che dovrete superare nello sviluppo del vostro piano di formazione virtuale: 

• Ambienti di lavoro flessibili e ibridi: Sebbene i team remoti portino molti vantaggi a molte aziende, la varietà di ambienti di lavoro rende difficile creare approcci formativi coerenti. Le variazioni di orari e fusi orari possono rendere quasi impossibile la formazione virtuale dal vivo per alcune aziende.
  

• Disconnessione dei dipendenti: La mancanza di interazione faccia a faccia in un ambiente di lavoro remoto o ibrido può far sì che alcuni dipendenti si sentano distaccati dai loro manager o colleghi. Questo distacco rende più difficile per i manager identificare le esigenze di formazione di ciascun dipendente. Anche la conoscenza istituzionale ne risente, senza occasioni informali di passaggio di informazioni.
  

• Problemi tecnici: Sembra che i problemi tecnici affliggano qualsiasi tentativo di formazione virtuale. Dall'incompatibilità del browser ai problemi di connessione a Internet, fino alla rottura del microfono, questi problemi impediscono ai dipendenti di partecipare pienamente alle opzioni di formazione virtuale.
  

Sebbene queste sfide della formazione virtuale siano significative, non sono insormontabili. Comprendendo come rendere la formazione virtuale più coinvolgente e personalizzata per il vostro team, potete superare molti di questi problemi e raccogliere i benefici di un apprendimento continuo sul posto di lavoro. 

📈 7 buone pratiche per creare una formazione virtuale coinvolgente

Esistono decine di modi per creare programmi di formazione e sviluppo virtuali efficaci. Gli strumenti e i mezzi esatti per facilitare il programma di formazione virtuale dipendono dalla logistica dell'ufficio e dalla struttura del team. 

Il vostro programma di formazione virtuale dovrebbe seguire queste best practice, sia che il vostro ufficio sia completamente remoto o che si stia muovendo verso un modello di lavoro ibrido. 

Valutare le esigenze di formazione 

Prima di progettare un singolo componente del vostro programma di formazione virtuale, è fondamentale condurre una valutazione dei bisogni formativi.

Questo processo dettagliato aiuta il team di apprendimento e sviluppo (L&D), il reparto People Operations e la leadership aziendale a capire quale formazione è necessaria, quali problemi risolverà e come fornire al meglio la formazione per soddisfare le esigenze dei dipendenti che ne hanno più bisogno. 

Iniziate a pensare al motivo per cui volete condurre una formazione virtuale. C'è una sfida specifica che state cercando di superare? Un'area di servizio che state cercando di migliorare? Assicuratevi di considerare l'impatto che il vostro piano di formazione avrà su ogni stakeholder e partecipante e sull'organizzazione nel suo complesso. 

La valutazione dei bisogni formativi è un processo lungo e complesso. Una volta definito il suo scopo, tuttavia, è possibile suddividere la valutazione in tre grandi fasi: 

1. Analizzare il gap di competenze e abilità
2. Valutare le opzioni di formazione virtuale per ciascun team
3. Sviluppare piani di formazione personalizzati per ogni dipendente
   

Per aiutarvi a tenere traccia dell'intero processo, utilizzate la guida e il modello per la valutazione delle esigenze formative di Zavvy. Include questionari, moduli e altre risorse per aiutarvi a raccogliere le informazioni più pertinenti dai vostri dipendenti.

La tentazione di affrettare la fase di pianificazione e valutazione della formazione virtuale può essere forte: dopo tutto, si tratta di un'impresa enorme. Ma senza una solida conoscenza di come il vostro piano di formazione soddisferà pienamente le esigenze dell'azienda e dei dipendenti, ogni ulteriore investimento nella formazione ha molte più probabilità di incontrare battute d'arresto e sfide. 

Creare modelli di competenze per comprendere le esigenze dei talenti

Se conducete una valutazione approfondita delle esigenze dei talenti, probabilmente scoprirete che i modelli di competenza per ogni ruolo o reparto sono utili. 

Un modello di competenze esamina le conoscenze, le abilità e le capacità necessarie per svolgere bene un determinato ruolo. Poiché mostra quali sono le competenze di cui l'organizzazione ha bisogno a ogni livello, i dipendenti possono usare questo modello anche per capire le loro potenziali traiettorie di carriera e come raggiungerle. 

Pensare alla formazione per competenze piuttosto che per abilità garantisce che i dipendenti possano soddisfare le esigenze dell'organizzazione e allo stesso tempo ottenere prestazioni elevate in compiti specifici. 

Quando si sviluppa un modello di competenze, è bene rivolgersi alle risorse e agli esperti del settore per avere una guida. Ad esempio, i manager dei settori e dei ruoli della scienza dei dati possono basarsi sul Data Science Skills Competency Model di IBM per assicurarsi che le loro aspettative siano in linea con gli standard del settore.

I professionisti della diversità e dell'inclusione, invece, possono guardare al modello di competenze di Yale per questa professione. Questo modello visualizza le connessioni tra le competenze e supporta ogni competenza con definizioni dettagliate e motivazioni. 

È saggio confrontare regolarmente il vostro modello di competenze con le tendenze del settore. Ma soprattutto, dovreste cercare regolarmente un feedback su come i dipendenti percepiscono la loro esperienza con il modello di competenze. 

Un modello di competenze è progettato per aiutare i dipendenti ad avere successo nell'organizzazione e a seguire un percorso di carriera. Ciò significa che il loro feedback è il più prezioso per sapere se state soddisfacendo le vostre esigenze di formazione virtuale. 

Mantenere i programmi di formazione virtuale orientati agli obiettivi

Il Workforce Learning Report 2022 di LinkedIn ha rilevato che i dipendenti sono più motivati a completare i programmi di formazione, virtuali o meno, legati a specifici obiettivi di carriera rispetto a quelli senza un chiaro obiettivo.

Ogni volta che si fa un brainstorming, si pianifica o si scrive una formazione virtuale, si deve pensare a come soddisfare gli obiettivi dei dipendenti. Gli obiettivi possono essere individuali o di gruppo, a seconda dello scopo della formazione definito nella valutazione dei bisogni formativi. 

Utilizzate il quadro degli obiettivi SMART per impostare la vostra formazione virtuale sugli obiettivi più efficaci. Se non avete mai sentito parlare di obiettivi SMART o se avete bisogno di un rapido ripasso, ecco una breve spiegazione:

• Specifico: stabilire parametri precisi su dove e come l'obiettivo sarà completato durante e dopo l'allenamento. 
• Misurabile: Definire le metriche da utilizzare per determinare il raggiungimento dell'obiettivo. 
• Raggiungibile: Assicuratevi che l'obiettivo che state fissando possa essere ragionevolmente raggiunto attraverso gli strumenti e i processi di formazione virtuale. 
• Rilevante: Illustrate con precisione in che modo la vostra formazione virtuale aiuta i dipendenti a migliorare le prestazioni o ad apprendere nuove competenze applicabili ai loro obiettivi di carriera. 
• Limitato nel tempo: Scegliere un arco di tempo moderato entro il quale si prevede che i dipendenti possano raggiungere l'obiettivo.
  

Una piattaforma di formazione virtuale alimentata dall'intelligenza artificiale come Zavvy può aiutare i manager di ogni livello a sviluppare opzioni di formazione personalizzate e orientate agli obiettivi per i loro team.

Sfruttare il microlearning

Google e altre aziende lungimiranti hanno sperimentato il microlearning, un modo efficace per fornire formazione virtuale in piccole parti facilmente digeribili. 

Il microapprendimento è una serie di attività formative brevi e regolarmente distanziate, progettate per introdurre o rafforzare concetti di immediata applicazione. Un piano di formazione virtuale di microapprendimento può richiedere anche solo cinque minuti una volta alla settimana.

Ecco alcuni esempi di microlearning in azione: 

• I "corsi "corsi di sussurro": I professionisti L&D di Google hanno sviluppato una serie di e-mail della durata di 10 settimane con passi da compiere per manager e dipendenti su argomenti come il coaching, l'inclusione e la costruzione della cultura di squadra.
  

• Bloomingdale's ha gamificato la formazione sulla sicurezza: Bloomingdale's ha creato una serie di 3-5 corsi di formazione sulla sicurezza che assomigliano a quiz e giochi a cui i dipendenti accedono attraverso il sistema POS o il tablet del negozio durante i loro turni.
  

• La videoteca di formazione IT di Cisco: Invece di costringere i lavoratori IT a seguire lunghi corsi di formazione per completare i suoi programmi di certificazione, Cisco ha rinnovato il suo curriculum in brevi video raggruppati intorno a concetti specifici. Gli studenti possono rinfrescare i concetti più importanti senza perdere la concentrazione come potrebbe accadere in una sessione di formazione più lunga. 

• ‍Freeletics' Formazione sulla leadership abilitata da Slack: L'azienda di app per il fitness ha sfruttato lo strumento di messaggistica esistente per impartire lezioni in pillole ai propri dipendenti. Questo approccio ha aiutato le persone a trovare il tempo per piccole dosi di formazione, rafforzando al contempo importanti concetti di leadership.

Il microlearning potrebbe sembrare troppo bello per essere vero. Migliori risultati di formazione virtuale con meno tempo dedicato alla formazione in generale?

Ma funziona. L'approccio di Google al corso whisper ha migliorato i risultati comportamentali del 22-40%. Il corso di sicurezza gamificato di Bloomingdale ha raggiunto un tasso di partecipazione volontaria del 90% e ha portato a una riduzione del 41% delle richieste di risarcimento per danni alla sicurezza. 

Se affrontato correttamente, il microlearning può risolvere molte sfide della formazione in presenza e virtuale. Ecco perché: 

• Per i dipendenti è più faciletrovare cinque minuti al giorno per una breve formazione piuttosto che dedicare un'ora o più per un webinar o una lezione dal vivo. 
• La flessibilità del microapprendimento virtuale consente ai dipendenti di accedere facilmente alle opzioni di microapprendimento dall'ufficio, da casa o persino dal punto vendita.
• Il microapprendimento è più semplice da riprogrammare o da riprendere in caso di problemi tecnologici. 
• Le lezioni più brevi e autogestite si prestano bene a personalizzare la formazione in base agli obiettivi di carriera dei singoli dipendenti. 
• Le lezioni "in pillole" offrono unformato conciso e coerente per gli studenti.
  

Il segreto del successo del microlearning è ancora più grande: la scienza. Continuate a leggere per conoscere la ripetizione distanziata e altri principi che vi aiuteranno a progettare il miglior programma di formazione virtuale per la vostra organizzazione. 

Utilizzo della ripetizione distanziata per cronometrare i moduli di formazione virtuale.

Il microapprendimento ha successo anche nei contesti di formazione virtuale perché si presta bene alle tecniche di ripetizione distanziata. 

La ripetizione distanziata è una strategia di apprendimento e memorizzazione in cui le conoscenze e le abilità vengono testate a intervalli gradualmente più lunghi per aiutare a memorizzare le informazioni nella memoria a lungo termine. Le piattaforme di apprendimento linguistico come Duolingo e altre applicazioni popolari utilizzano questa tecnica per sviluppare i programmi di studio.

È possibile applicare gli stessi principi alla formazione virtuale nella forza lavoro. Per esempio, il software per lo sviluppo dei dipendenti di Zavvyaiuta i manager a tracciare efficacemente un piano di crescita personalizzato e perfettamente distanziato per ogni membro del team.

L'uso della ripetizione distanziata aiuta a risolvere il problema della curva di dimenticanza, un influente modello di memoria sviluppato da uno psicologo tedesco. Questa curva suggerisce che perdiamo fino alla metà delle conoscenze acquisite appena un giorno dopo aver assorbito le informazioni.

Offrendo ai dipendenti le stesse informazioni a intervalli regolari, la loro capacità di conservare tali informazioni migliora notevolmente in un tempo relativamente breve. 

Un altro vantaggio della ripetizione distanziata? Fare della formazione una parte della routine settimanale del vostro team contribuisce molto a creare una cultura dell'apprendimento all'interno dell'organizzazione. 

Incorporare l'apprendimento sociale

Una delle cose più difficili da replicare per la formazione a distanza è la condivisione informale delle conoscenze negli ambienti faccia a faccia. Ma incorporare sessioni di domande e risposte, conversazioni di brainstorming e persino rompighiaccio può fornire conoscenze preziose per l'organizzazione. 

L'interazione tra pari nella formazione virtuale è fondamentale per l'apprendimento sociale. Si tratta di una teoria secondo la quale otteniamo una spinta cognitiva dall'acquisizione di conoscenze in un ambiente interattivo e sociale.

Con la vasta gamma di piattaforme di comunicazione e collaborazione presenti oggi sul mercato, l'apprendimento sociale non è affatto impossibile da incorporare nella formazione virtuale. Un software come Zavvy può integrare Slack nella vostra routine di formazione virtuale per fornire immediatamente un elemento sociale ai percorsi di crescita dei vostri dipendenti. 

Tracciare e celebrare i progressi della formazione

A tutti piace festeggiare il raggiungimento di un obiettivo. Assicuratevi quindi di riconoscere i risultati raggiunti dai vostri dipendenti nei loro piani di formazione e incoraggiateli ad andare avanti nella loro crescita professionale. 

Con il software di formazione virtuale, è facile trasformare i dati della formazione in incoraggiamento per i vostri dipendenti. Per esempio, i percorsi di formazione virtuale di Zavvyoffrono una barra di avanzamento automatica che consente ai dipendenti di vedere i progressi fatti. 

Un altro modo per celebrare i progressi del vostro programma di formazione virtuale è quello di gridare ai dipendenti che hanno raggiunto le pietre miliari della formazione virtuale. 

In qualità di manager o di membro del team L&D, Zavvy vi dà accesso agli aggiornamenti sull'andamento dei vostri dipendenti. È possibile utilizzare queste informazioni per congratularsi o incoraggiare, pubblicamente o privatamente, i dipendenti che stanno facendo progressi eccellenti o che hanno bisogno di una piccola spinta. 

🛠️ I 5 principali strumenti per facilitare la formazione virtuale

Le best practice per la formazione virtuale descritte sopra dovrebbero aiutarvi a comprendere il tipo di mentalità pratica con cui dovete affrontare lo sviluppo dei dipendenti.

Ma le best practice non sono tutto ciò che serve per facilitare una formazione virtuale coinvolgente. È necessario anche disporre degli strumenti giusti per sfruttare al meglio tutte le offerte di formazione virtuale. 

Per personalizzare i piani di formazione per ciascun dipendente, è necessario un modo semplice per raccogliere e analizzare i dati qualitativi e quantitativi sulle esigenze e sull'efficacia della formazione. 

Con un numero così elevato di dipendenti, una tale mole di dati può essere schiacciante. Per aiutarvi, molti di questi strumenti offrono modi per organizzare e automatizzare la raccolta e l'analisi dei dati per il vostro programma di formazione. 

Esploriamo gli strumenti di formazione virtuale che porteranno lo sviluppo dei vostri dipendenti a un livello superiore. 

Sistema di gestione dell'apprendimento

Forse lo strumento di formazione virtuale più potente che potete avere a disposizione è un sistema di gestione dell'apprendimento come Zavvy.

Queste piattaforme abilitate al web riuniscono diverse funzioni necessarie per sviluppare la formazione virtuale. Invece di mettere insieme una serie di strumenti disparati, un sistema di gestione dell'apprendimento combina la creazione di corsi, la gestione dei progetti, la programmazione e altro ancora per semplificare lo sviluppo di piani di formazione efficaci per ogni dipendente. 

Ecco cosa può fare un sistema di gestione dell'apprendimento come Zavvy : 

• ⏱️ Costruire rapidamente corsi di formazione flessibili e innovativi
• ⚙️ Assegnate automaticamente i corsi di formazione in base allo stato di assunzione, al ruolo o al tempo trascorso dall'ultima formazione.
• 📈 Traccia istantaneamente i progressi dei dipendenti o dell'intera azienda
• 💬 Inviare promemoria regolari per completare o rivedere la formazione.
• 🔬Incorporare i principi dell'apprendimento scientifico, come la ripetizione distanziata.
  

In definitiva, un sistema di gestione dell'apprendimento aiuta a organizzare e ad avviare i piani di sviluppo dei dipendenti a tutti i livelli. 

Sebbene un sistema di gestione dell'apprendimento sia la scelta migliore per tenere sotto controllo le vostre esigenze di formazione virtuale, abbiamo alcuni altri suggerimenti per gli strumenti di formazione virtuale che possono migliorare l'esperienza formativa complessiva. 

➡️ Caso di studio completo: "Creazione di un programma di formazione alla leadership presso Freeletics ".

Costruttore di moduli 

È fondamentale valutare costantemente le esigenze di formazione della vostra organizzazione. Non solo dovreste condurre una valutazione preliminare dei bisogni formativi, ma dovreste anche controllare regolarmente i vostri dipendenti per assicurarvi che il vostro piano di formazione virtuale stia ottenendo i risultati previsti. 

Per facilitare questa valutazione, investite in uno strumento di costruzione di moduli con molte opzioni per personalizzare le domande. Alcuni dei migliori strumenti di costruzione di moduli sono: 

• Moduli di Google
• Typeform
• Jotform
• Sondaggio su Chiave d'Argento 
  

Quando scegliete uno strumento per la creazione di moduli che vi aiuti a soddisfare le vostre esigenze di formazione virtuale, assicuratevi che si integri bene con il vostro sistema di gestione dell'apprendimento o con gli altri strumenti che state utilizzando. 

Piattaforma di comunicazione e collaborazione

Quando l'azienda di app per il fitness Freeletics ha applicato l'integrazione di Slack di Zavvy al suo piano di microlearning virtuale, ha aumentato il coinvolgimento di circa 3 volte. Grazie ai promemoria automatici inviati a uno strumento di comunicazione di facile accesso, per i dipendenti è stato molto più facile rimanere al passo con le sessioni di formazione di microlearning. 

ZavvyLe integrazioni con Slack e Microsoft Teams contribuiscono a portare i principi del social learning nella formazione virtuale. Il formato familiare e informale aiuta i dipendenti a condividere le informazioni o a proporre nuove idee con meno ostacoli rispetto alla formazione dal vivo. 

Software di registrazione video

Se state sviluppando i vostri corsi e programmi di formazione virtuale, gli strumenti di creazione dei contenuti sono incredibilmente utili. Spesso potete creare contenuti scritti all'interno del vostro sistema di gestione dell'apprendimento, ma potreste aver bisogno di uno strumento esterno per creare i vostri video di formazione. 

Un software di registrazione video facile da usare per i principianti è Loom, che si concentra sulle registrazioni a schermo. È facile dimostrare una funzione del software o un nuovo strumento o piattaforma iniziando la registrazione e utilizzando il dispositivo come si fa di solito. 

Quindi, potete aggiungere i video al vostro sistema di gestione dell'apprendimento o alla base di conoscenza interna per riferimenti futuri. 

Biblioteca di risorse online

Se la vostra organizzazione opera in un settore importante, potreste evitare di reinventare la ruota quando si tratta di materiali di formazione. 

Molte aziende, come Udemy o Coursera, offrono corsi di formazione online aperti in materia di business, marketing, tecnologia, finanza e molto altro. Una risorsa come questa può fornire alla vostra organizzazione le conoscenze specialistiche di cui ha bisogno in un formato accessibile e flessibile.

Per sfruttare al meglio una libreria di risorse online, scegliete alcuni dei corsi migliori del vostro provider e incorporateli nei vostri piani di sviluppo dei dipendenti per ruoli o team specifici. 

Con Zavvy potete accedere a una libreria di migliaia di risorse di apprendimento da decine di fornitori e colmare il divario tra gli obiettivi di sviluppo e i corsi concreti, ogni volta.

➡️ Eseguite una potente formazione virtuale su Zavvy

Poiché la forza lavoro flessibile e ibrida diventa lo standard in tutto il mondo, la creazione di programmi di formazione virtuale efficaci è più che mai fondamentale. I piani di sviluppo dei dipendenti devono adattarsi all'individuo e alla natura mutevole del lavoro nei vari settori. 

Con una piattaforma di formazione virtuale come Zavvy, è possibile sviluppare e gestire facilmente formati di microlearning e altre opzioni di apprendimento a distanza. I manager hanno una visione quasi immediata di ciò di cui hanno bisogno i loro dipendenti e di come la formazione virtuale stia colmando i gap di competenze. 

La creazione di un programma di formazione virtuale non è un progetto unico. È necessario perfezionare continuamente le esigenze e i programmi di formazione per favorire la crescita di tutti i dipendenti dell'organizzazione. 

Richiedete oggi stesso una demo di Zavvy per creare un piano di formazione virtuale personalizzabile per la vostra organizzazione.