Costruire la fiducia nei team virtuali: 17 buone pratiche da non ignorare

La fiducia è il collante che unisce i team e che è multidimensionale: dall'alto verso il basso, dal basso verso l'alto e tra colleghi.

Senza la fiducia che vibra in tutte le direzioni, i team si sfaldano.

Nell'attuale mondo decentralizzato e post-pandemico, più persone che mai lavorano a distanza. La gestione dei team remoti è diventata una competenza fondamentale per i manager. 

La fiducia è ancora più importante nei team remoti che in quelli fisici. 

Perché? 

Ai team remoti mancano il legame quotidiano, il linguaggio del corpo e il monitoraggio, ovvero la verifica che i dipendenti stiano lavorando e non si stiano rilassando in spiaggia. 

Purtroppo, la fiducia dei dipendenti non è quella che potrebbe essere.

Quasi 4 dipendenti su 10 ritengono che la loro organizzazione non anteponga i loro interessi ai profitti.

Possiamo solo immaginare i danni alla motivazione e alla produttività, soprattutto nei team remoti.

Questo articolo vi fornirà gli strumenti per costruire la fiducia nei team virtuali per ottenere maggiore produttività e profitto. E, soprattutto, persone più felici!

🖥️ Perché la fiducia è importante nei team virtuali

Un alto livello di fiducia sul posto di lavoro comporta molti vantaggi. Alcuni di questi sono:

• meno stress; 
• più energia;
• meno giorni di malattia;
• maggiore produttività; 
• livelli di soddisfazione più elevati; 
• membri del team che hanno il coraggio di iniziare e di rischiare.

È possibile coltivare naturalmente molte di queste qualità per i team fisici attraverso le interazioni quotidiane. 

Tuttavia, quando si crea fiducia nei team remoti, aumenta il rischio che i dipendenti si sentano isolati e non supportati. 

Dal punto di vista della gestione, è più difficile monitorare le azioni. 

Un dipendente arriva in ritardo a una riunione perché ha avuto problemi tecnici o perché è in ritardo? 

C'è meno contesto per valutare criticamente i colleghi.

A ciò si aggiunga che alcuni scienziati ritengono che siamo programmati per diffidare di tutti, tranne che dei nostri familiari più stretti. Quindi, è più difficile superare questa barriera innata di diffidenza con persone che non si vedono tutti i giorni e che magari non si sono mai incontrate di persona. 

Ecco perché è fondamentale creare e mantenere la fiducia nei team virtuali.

🏗️ 7 elementi essenziali per costruire la fiducia nei team remoti

Come si costruisce la fiducia nei team virtuali? 

Prendete nota di questi 7 elementi e incorporateli per ottenere un luogo di lavoro a prova di fiducia.

Responsabilità e affidabilità

A nessuno piace sentirsi osservato. Ma purtroppo il micromanagement è uno dei modi più rapidi per distruggere la fiducia. Dice che non vi fidate che i vostri dipendenti facciano ciò che voi e il ruolo lavorativo vi chiedono.

Ma c'è una linea sottile tra monitorare troppo e troppo poco. 

Senza alcuna responsabilità da parte del team leader, i dipendenti possono sentirsi smarriti, senza direzione e inclini a slack. 

Suggerimento: Una comunicazione regolare e il controllo dell'atmosfera del team possono aiutare a trovare il livello ottimale.

Coerenza nella comunicazione

Dovete aspettarvi che i vostri dipendenti si presentino puntuali e facciano un lavoro eccellente. 

Ma se vi vedono e sentono solo di rado, si crea un distacco che danneggia la fiducia. 

I vostri dipendenti possono sentirsi trascurati e come se non contribuissero a qualcosa di significativo. 

Gocce di motivazione. 

Il rimedio è una comunicazione coerente. 

Suggerimento: anche se non avete molto da dire per la riunione giornaliera o settimanale, invece di annullare, prendetevi qualche minuto per chiedere come va la giornata di tutti. 

Il check-in farà miracoli per la fiducia all'interno del vostro team distribuito.

Incontro fisico (se possibile)

Il motivo alla base dei viaggi d'affari è che incontrando qualcuno di persona si crea fiducia. È sufficiente essersi incontrati una volta per coltivare la fiducia che continua nell'ambiente virtuale. 

Suggerimento: Un modo per creare fiducia nei team remoti è organizzare un incontro o una gita aziendale. 

[Immagine del team Zavvy dal percorso di onboarding]. 

Reciprocità 

La fiducia nei team virtuali va in entrambe le direzioni: i manager devono sentire di potersi fidare dei loro team e i dipendenti devono sentire di poter contare sul fatto che il loro capo ha in mente il loro interesse, fornisce le attrezzature necessarie e paga lo stipendio in tempo. 

La fiducia deve essere anche orizzontale: ogni membro del team deve fidarsi che gli altri facciano la loro parte di lavoro, che si presentino puntuali alle riunioni importanti, ecc. 

Suggerimento: controllate il livello di reciprocità. 

Vi fidate dei vostri dipendenti ma non sentite che loro ricambiano la vostra fiducia? 

👀 Nota: in qualità di manager o team leader, dovete prendere l'iniziativa e dimostrare ai vostri dipendenti la vostra fiducia prima di aspettarvela in cambio. 

Trasparenza 

La trasparenza alimenta la fiducia. 

Per favorire la trasparenza, garantire una comunicazione frequente sulle prestazioni del progetto, sui risultati aziendali, sui cambiamenti organizzativi, ecc. 

Suggerimento: le persone apprezzeranno il fatto di sentirsi parte dell'organizzazione e non solo un mezzo per raggiungere un fine.

Camminare con le parole

Non si può imporre la fiducia. Deve sbocciare dall'interno.

Pensate a qualsiasi relazione.

Ci si fida di una persona in base alle sue azioni nel tempo, non a ciò che dice. Ecco perché dovete dimostrare ripetutamente al vostro team che è sicuro fidarsi. 

Allora saranno felici di ricambiare il favore! 

Relazioni interpersonali 

Per tornare all'analogia di cui sopra, una relazione sul posto di lavoro è come qualsiasi altra relazione: richiede un investimento per prosperare. 

Sebbene la fiducia non possa essere imposta, si può e si deve fare uno sforzo consapevole per rafforzare le relazioni interpersonali in un ambiente virtuale. 

Di seguito analizzeremo come può essere questo aspetto. 

🏆 5 vantaggi della costruzione della fiducia nei team virtuali

1. La fiducia favorisce l'innovazione 

Nei team remoti e in loco è necessaria la fiducia per la creazione e l'innovazione. Se i dipendenti non si sentono sicuri nel pensare fuori dagli schemi e i manager non si fidano delle soluzioni nuove e non convenzionali del team, l'innovazione si blocca. Questa sfida è particolarmente vera per i team remoti, poiché i team in loco hanno il vantaggio di vedersi e di rimbalzare le micro-decisioni l'uno con l'altro, il che porta a un processo decisionale più rapido e all'innovazione.

2. La fiducia rafforza il morale

Non sottovalutate il potere dei gruppi. 

Per la maggior parte delle persone è più facile essere motivati e fare un ottimo lavoro tra persone concentrate e che lavorano sodo. 

Tuttavia, la fiducia può sostituire in parte la responsabilità e la motivazione derivanti dall'essere circondati da colleghi. Concentrarsi sulla costruzione della fiducia nei team virtuali è quindi un investimento nell'etica del lavoro!

3. La fiducia è una forma sottile di responsabilità 

Quando ci si fida delle persone, queste tendono a mantenere le promesse. 

Inevitabilmente, un manager deve avere più fiducia in un team distribuito che in uno fisico. Quando si confida che le persone facciano un ottimo lavoro nonostante la distanza e l'assenza di controllo, di solito sono desiderose di dimostrare la loro affidabilità per godere di ricompense sotto forma di libertà e responsabilità. 

4. La fiducia vi dà l'energia per concentrarvi su compiti importanti

Fidarsi dei propri dipendenti in loco è relativamente facile. 

Se lavorate nella stessa stanza (o in una stanza adiacente), potete controllare che tutti arrivino in orario, facciano il loro lavoro e non se ne vadano prima della fine del workday . Con il tempo, avrete individuato i dipendenti di cui vi potete fidare. 

Non è così facile per i team virtuali. 

Non è possibile vedere chi sta lavorando. Anche se i membri del team sono online, potrebbero essere impegnati a preparare una torta o a pulire casa. 

Sapere che potete fidarvi dei vostri dipendenti remoti vi farà risparmiare molte energie che potrete utilizzare per compiti importanti invece di cercare di capire chi sta lavorando e quando.

5. La fiducia migliora la fidelizzazione dei dipendenti 

Poiché la fiducia è uno dei fattori principali della soddisfazione dei dipendenti, un team remoto legato alla fiducia porterà a dipendenti più felici. 

Inoltre, i dipendenti più felici hanno maggiori probabilità di rimanere all'interno dell'organizzazione, con conseguente riduzione del turnover e aumento dei profitti. 

I team remoti non hanno le interazioni quotidiane che creano naturalmente fiducia, quindi investire nella creazione di fiducia avrà un impatto positivo sulla fidelizzazione dei dipendenti dei team remoti.

😞 5 errori che le organizzazioni commettono quando cercano di creare fiducia a livello virtuale

1. Non concentrarsi sulla costruzione della fiducia fin dall'inizio 

La fiducia è meno tangibile rispetto, ad esempio, alle entrate del Q1. Poiché non è evidente da misurare, si può essere tentati di trascurarla. 

Ma se non si crea fiducia fin dall'inizio, si possono creare inutili malintesi. Ma dover risolvere i malintesi renderà più difficile stabilire la fiducia in futuro. 

2. Essere imprevedibili o contraddittori 

Se promettete di inviare a tutti via e-mail gli appunti della riunione e non succede nulla, la fiducia ne risentirà. 

Allo stesso modo, dire ai dipendenti che non hanno bisogno di presentarsi da voi un giorno, per poi chiedersi perché non l'abbiano fatto il giorno successivo, danneggia la fiducia. 

Suggerimento: siate coerenti e fate sapere ai vostri dipendenti cosa vi aspettate. 

3. Affrettare le cose

Roma non è stata costruita in un giorno: lo stesso vale per la fiducia nei team remoti. 

Quindi lasciate che la fiducia si sviluppi naturalmente come risultato di azioni ripetute e coerenti. E astenetevi dal giudicare le persone se nutrono una sana dose di sospetto prima che qualcuno si sia dimostrato affidabile. 

4. Presupporre che la fiducia avvenga in modo naturale 

Sebbene il punto precedente sia valido, è fondamentale non oscillare troppo verso l'altra estremità dello spettro. La fiducia non è il risultato del solo tempo, ma di un comportamento affidabile nel tempo. 

Il vostro team si fiderà di voi se dimostrerete ripetutamente che le vostre azioni sono in linea con le vostre parole. 

Tuttavia, la fiducia ne risentirà se si rimandano le riunioni e si promettono cose che non si realizzano mai. Creare fiducia nei team virtuali è un'abilità che può essere appresa e perfezionata. 

Trascurarlo, però, non lo farà sorgere magicamente.

5. Supponiamo che tutti vedano la fiducia come voi

In base alla percezione e alle esperienze precedenti, ognuno vede la fiducia in modo diverso. Perciò, invece di dare per scontata una definizione standard, è essenziale raggiungere un consenso. Un modo è quello di discutere in gruppo su cosa sia la fiducia, come costruirla e cosa fare in caso di mancanza di fiducia. 

🤝 9 comportamenti che creano fiducia nei team virtuali

1. Comunicazione eccessiva

Il vostro team non ha accesso alle stesse informazioni che avete voi. Per questo è fondamentale comunicare ciò che accade all'interno dell'organizzazione. Per creare fiducia nei team remoti, preferite una comunicazione eccessiva piuttosto che saltare dettagli essenziali che fanno sentire le persone escluse. 

2. Promuovere la chiarezza, la trasparenza e la vulnerabilità. 

La fiducia richiede coraggio e vulnerabilità. E voi dovete essere i primi. Date il buon esempio dando il modello della trasparenza e dell'apertura. 

Un altro elemento che contribuisce a rafforzare la fiducia è la chiarezza dei ruoli: assicurarsi che le persone siano consapevoli e comprendano appieno le aspettative del proprio ruolo. 

3. Investire nelle relazioni 

Investite tempo nella costruzione e nel rafforzamento di relazioni che vadano al di là dell'aspetto transazionale. Questo obiettivo può essere raggiunto attraverso le chiacchiere e le attività di team-building - per esempi concreti, vedere sotto.

4. Offrire flessibilità 

Dimostrate fiducia nel vostro team offrendo orari flessibili e contando sul fatto che i membri del team completino il lavoro e lo consegnino in tempo. 

5. Incoraggiare la condivisione delle conoscenze 

La condivisione delle conoscenze è un vantaggio per tutti: consente al team di interagire e migliorare le proprie conoscenze, permettendo alle relazioni di formarsi organicamente.

6. Rotazione della leadership 

Occupare una posizione di leadership significa assumersi maggiori responsabilità, e la responsabilità ha un impatto positivo sulla fiducia. Per questo motivo, se possibile, è consigliabile adottare un programma di leadership a rotazione. 

7. Spunti non verbali

I team virtuali si perdono importanti segnali del linguaggio del corpo che contribuiscono a creare fiducia sul posto di lavoro. Un modo per compensare questa mancanza è assicurarsi di vedersi il più possibile, lasciando la telecamera accesa durante le videochiamate. 

8. Offrire un feedback costruttivo 

L'onestà rafforza la fiducia. 

Sarà più facile per i vostri dipendenti fidarsi di voi - e degli altri - se sanno che riceveranno un feedback onesto e costruttivo sul loro lavoro. Purtroppo, fornire un feedback negativo senza suggerimenti per il miglioramento può portare a risentimento, riduzione della produttività e confusione. 

I vostri dipendenti potrebbero non sapere come migliorare. 

💡 Le scarse prestazioni dei dipendenti vi fanno venire il mal di testa?

Imparate a diagnosticarle e ad affrontarle in modo efficace. I vostri collaboratori e l'organizzazione vi ringrazieranno per aver gestito le scarse prestazioni in modo proattivo e solidale. 

9. Definire e condividere obiettivi comuni 

Avere obiettivi condivisi verso cui lavorare aiuta tutti a sentirsi in sintonia. E il legame è un ingrediente fondamentale della fiducia. 

È più facile rendere conto all'altro quando le aspettative di ciascuno sono chiaramente definite. 

💡 17 Migliori pratiche per creare fiducia nei team virtuali

1. Incoraggiare l'uso di strumenti di collaborazione adeguati

Gli strumenti di collaborazione facilitano la chiarezza su chi sta facendo cosa. Permettono di risparmiare tempo prezioso, eliminando le inutili discussioni. 

Strumenti di comunicazione come Slack o Workplace con messaggistica diretta favoriscono una comunicazione rapida e frequente. Pertanto, richiedono un grado di formalità inferiore rispetto alla scrittura di un'e-mail. 

2. Investire nel benessere dei dipendenti 

Il benessere dei dipendenti è uno dei principali fattori "soft" alla base della fiducia. Quando i dipendenti notano che vi preoccupate del loro benessere, sono più propensi a ricambiare la fiducia. 

💡 Scoprite 25 statistiche sul benessere dei dipendenti che ogni manager dovrebbe conoscere e cinque consigli bonus per promuovere il benessere dei dipendenti.

3. Promuovere i confini tra lavoro e vita privata 

La promozione di confini sani tra lavoro e vita privata dimostra che i vostri dipendenti ci tengono. Sapranno che avete in mente il loro interesse, e sarà più facile fidarsi di voi. 

4. Assicurarsi che tutti siano in linea con la missione e la visione dell'organizzazione.

La condivisione della missione e della visione da parte di tutti i membri del team crea un senso di unità e di condivisione dello scopo. 

5. Creare regole e procedure operative standard

Regole e routine per le procedure operative aumentano la chiarezza. E la chiarezza è un fattore critico per la fiducia negli ambienti di lavoro remoti.

6. Dare priorità all'onboarding più di quanto si faccia di solito

L'onboarding è sempre importante, a maggior ragione nei team remoti. Abbiamo analizzato come la fiducia sia un concetto multidimensionale, e un software di onboarding come Zavvy si occupa degli aspetti pratici e umani della fiducia.

🙌 Scoprite 47 modi per aumentare il coinvolgimento dei dipendenti remoti.  

7. Avere una politica funzionale di lavoro da casa

La politica sul lavoro da casa deve indicare gli orari di lavoro, i rapporti, le linee guida per la comunicazione, l'uso della tecnologia e il galateo delle riunioni virtuali. 

➡️ Ottenete il modello pronto all'uso di Zavvy per le politiche sul lavoro da casa.

8. Conoscersi virtualmente 

Conoscersi è una delle pietre miliari della fiducia. Create un canale di chat dedicato alle conversazioni non legate al lavoro, dove le persone possano condividere GIF divertenti e fare l'equivalente virtuale di una chiacchierata al caffè. Pianificate attività di team bonding online.

Le roulette del caffè hanno lo scopo di consentire le chiacchiere e i legami durante le pause pranzo. 

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Ogni persona riceve un partner con cui effettuare una videochiamata. 

L'obiettivo è fare una chiacchierata informale su argomenti non legati al lavoro. In seguito, ci saranno meno ostacoli a fidarsi l'uno dell'altro quando si collabora o si chiede aiuto. 

✊ Zavvy vi aiuta ad automatizzare l'assegnazione delle roulette del caffè. 

Un concetto simile è la funzione esclusiva di Zavvy "walk and talk". Durante un walk and talk, due colleghi vengono abbinati e viene chiesto loro di fissare un orario per una passeggiata di 45 minuti all'aperto. 

L'unica regola è che non si parla di lavoro. Potete immaginare il potenziale aumento della fiducia dopo questi 45 minuti. Il tutto facendo del movimento quotidiano, che aiuta a ridurre lo stress e ad aumentare il benessere. 

👯🏿 Scoprite tutti i nostri modelli di percorso di connessione.

9. Creare un ambiente di lavoro collaborativo

Un ambiente di lavoro collaborativo porta a una maggiore visibilità su chi fa cosa. Sapere questo favorisce la fiducia.

10. Rendere chiare le proprie intenzioni (compresa la definizione di obiettivi chiari).

Il vostro messaggio si diluisce con la distanza. È simile al modo in cui sentire qualcuno che parla dall'altra parte della valle è più difficile che sentire qualcuno in piedi accanto a voi. 

Obiettivi chiari aiutano a muovere il team in un'unica direzione, creando un legame e aumentando la fiducia.

🎯 Abbiamo creato una guida per imparare a stabilire obiettivi di performance efficaci per i dipendenti, con 33 esempi basati sulle competenze. 

11. Tenere i dipendenti al corrente degli aggiornamenti aziendali

Aggiornamenti regolari sull'azienda, sulle notizie buone e meno buone, aiutano a creare fiducia nei team remoti. 

Il nostro cliente, Data Guard, utilizza Zavvy per condividere gli aggiornamenti a livello aziendale. Il team di marketing del prodotto invia un breve viaggio di formazione mensile che evidenzia gli aggiornamenti del prodotto. In questo modo, tutti sono sempre al corrente dei cambiamenti, il che è particolarmente importante per il team di vendita. 

12. Promuovere la responsabilità

Quando le persone sono ritenute responsabili dei loro compiti e dei loro risultati, si impegnano maggiormente. Così come la fiducia aumenta l'impegno, l'impegno promuove la fiducia, creando una spirale positiva.

13. Alimentare la crescita dei dipendenti

Investire nella crescita dei propri dipendenti aiuta a creare fiducia nei team virtuali. Tutti vogliono crescere, evolversi e sentire che il loro desiderio di imparare di più è soddisfatto.

Suggerimento: investite in un software per un processo di crescita professionale più fluido che non richieda di reinventare la ruota per ogni nuova assunzione! 

14. Fornire un forum aperto per la condivisione delle conoscenze e la discussione delle idee.

Abbiamo detto che la fiducia è necessaria per l'innovazione. Se i vostri dipendenti sanno di avere fiducia nel loro giudizio, avranno il coraggio di prendere decisioni più audaci. Un forum aperto in cui le idee e le conoscenze fluiscono liberamente aiuta a diffondere l'entusiasmo per la creazione e l'innovazione. 

15. Consentire il tutoraggio

La mentorship aiuta a creare relazioni profonde e significative che favoriscono la fiducia. Permette una naturale condivisione delle conoscenze e stimola l'innovazione e la creatività. 

💡 Per saperne di più sulla mentorship ibrida e su cosa considerare nella mentorship virtuale.

16. Coltivare pratiche di feedback costruttivo

Il feedback costruttivo aiuta a creare fiducia, poiché fa parte della trasparenza. I dipendenti possono rilassarsi quando sanno che i loro colleghi e i leader li aiuteranno a superare le carenze e a indicare le aree di sviluppo. Questo approccio porterà a una mentalità di crescita piuttosto che a una fonte di crescente risentimento. 

17. Assumere le persone giuste

Quando i vostri assunti sono motivati a lavorare in un ambiente remoto e potenzialmente già abituati a farlo, possono trovare più naturale fidarsi. 

➡️ Creare fiducia con i team virtuali fin dal primo giorno con Zavvy

Con Zavvy, costruire la fiducia all'interno dei vostri team virtuali diventa un gioco da ragazzi. I nostri diversi prodotti coprono e automatizzano tutti gli aspetti menzionati in questo articolo.

Costruite fiducia fin dal primo giorno con i vostri nuovi assunti grazie al nostro famoso software di onboarding per i dipendenti. Il software si occupa di tutte le parti dell'esperienza di onboarding, in modo che possiate concentrarvi sull'essere (virtualmente) presenti con il vostro nuovo assunto, invece di stressarvi per le cose che non funzionano. 

Il nostro software di feedback 360 vi aiuta ad ascoltare le voci dei vostri dipendenti e fornisce un quadro per un feedback multidirezionale.

La crescita professionale è un altro fattore critico della fiducia. Create una cultura di crescita nei vostri team virtuali attraverso il software per i percorsi di carriera.

Infine, l'importanza delle connessioni è un aspetto che abbiamo menzionato in più punti sopra. Quindi, anche in questo caso, abbiamo pensato a voi. Costruite relazioni significative attraverso i nostri programmi di connessione.

Scoprite come promuovere la fiducia e la cultura del supporto della vostra organizzazione con la suite di people enablement di Zavvy.

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