Addio scarso rendimento dei dipendenti: Imparare a diagnosticarle e a risolverle in modo efficace

I cattivi risultati stanno facendo crollare la produttività e il morale del vostro team? 

Affrontare il problema delle scarse prestazioni è una delle responsabilità più importanti che avete come professionisti delle risorse umane. Purtroppo, può anche essere una delle più scomode. In genere i dipendenti non amano le critiche, e questo può portare a delle contestazioni. 

Non lasciate che le prestazioni insufficienti diventino la nuova normalità. È ora di dire definitivamente addio alle scarse prestazioni dei dipendenti.

In questo articolo vi mostreremo come diagnosticare efficacemente la causa delle scarse prestazioni e vi forniremo consigli pratici per affrontarla in modo da ottenere miglioramenti senza danneggiare il morale. 

Anche se non c'è un modo divertente per dire a qualcuno che sta sottoperformando, imparerete come inquadrare la conversazione in un modo positivo e utile che i dipendenti apprezzeranno.

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🔄 Che cos'è il feedback negativo sulle prestazioni?

Il feedback negativo sulle prestazioni identifica le aree in cui un dipendente ha bisogno di miglioramenti, di solito nella velocità o nella qualità del suo lavoro. La conversazione può risultare scomoda, ma può essere necessaria per trovare la causa principale e risolverla.

Sia i dirigenti che i dipendenti temono i feedback negativi sulle prestazioni. Può uccidere il morale e spesso è una conversazione imbarazzante. 

Purtroppo, può essere inevitabile quando un dipendente mostra scarso rendimento.

Sapere come fornire un feedback negativo in modo efficace e con un atteggiamento positivo può portare a risultati migliori e a una conversazione più fluida. Sebbene dare un feedback negativo sulle prestazioni sia inevitabile nelle operazioni con le persone, ci sono modi per migliorarlo. 

Qual è la differenza tra produttività e performance?

Pur essendo correlate, produttività e prestazioni non devono essere confuse. 

Un dipendente può avere una buona produttività ma un rendimento scarso. Il contrario è improbabile. 

La produttività è generalmente una misura di quantità, in altre parole, la quantità di lavoro che un dipendente ha completato.

D'altra parte, la performance si basa su molti fattori, ma è più una misura della qualità del lavoro. 

Un dipendente può produrre molto lavoro (mostrando un'elevata produttività). Tuttavia, se la qualità del lavoro è bassa, le sue prestazioni possono essere scarse. 

D'altra parte, è improbabile che un dipendente con una bassa produttività sia in grado di ottenere buoni risultati. 

🩺 Come diagnosticare le prestazioni insufficienti

L'identificazione delle prestazioni scarse può sembrare ovvia, ma c'è un modo giusto e uno sbagliato per farlo. Per diagnosticare correttamente le prestazioni scarse, è necessario misurarle. 

Per misurare le prestazioni è necessario stabilire aspettative e obiettivi chiari, quindi monitorarli per verificare se i dipendenti li stanno raggiungendo. 

🚨 A ttenzione: Senza un sistema di misurazione oggettiva delle prestazioni, il management può cadere nella cattiva abitudine di fare valutazioni soggettive. 

Cercare di valutare le prestazioni senza dati a supporto può fornire punti di vista incompleti ed essere influenzato da tratti della personalità o da altri fattori non correlati.

Obiettivi e aspettative sono essenziali non solo perché la direzione possa misurare le prestazioni, ma anche perché i dipendenti comprendano il proprio ruolo. Affinché un team possa funzionare bene, ricordate questa formula:

Elevate prestazioni = aspettative chiare x [competenza + impegno + clima favorevole].

Come si vede, è impossibile per i dipendenti dare il meglio di sé senza aspettative chiare. 

Infatti, nessuna competenza, impegno o supporto è sufficiente se un dipendente è confuso sul da farsi.

➡️ Scoprite le altre otto caratteristiche di un team ad alte prestazioni.

📉 Come si presenta una prestazione scadente

Sebbene tutti commettano degli errori, le scarse prestazioni devono essere considerate un modello o un ripetuto mancato raggiungimento degli obiettivi o delle aspettative. Se possibile, può essere utile confrontare le prestazioni di un dipendente con quelle del collega più vicino. 

Supponiamo che un dipendente sia in grado di soddisfare o superare le aspettative, mentre un altro non riesce a farlo. Cercate di capire perché. Potrebbe esserci un aspetto cruciale che differenzia i due, come l'esperienza o la qualità dei clienti, oppure potrebbe trattarsi semplicemente di capacità. O, per meglio dire, la mancanza di capacità.

Per i dipendenti con posizioni e obiettivi unici, questo può essere più difficile. 

In alcuni casi, potrebbe essere necessario riconsiderare e modificare le aspettative. Ad esempio, può risultare evidente che gli obiettivi iniziali non erano realistici, cosa che può essere rivelata da una conversazione con il dipendente. 

Se si giunge alla conclusione che un dipendente non è in grado di soddisfare le aspettative ragionevoli, si può parlare di scarso rendimento. 

I problemi di rendimento, tuttavia, non riflettono necessariamente le capacità di un dipendente. 

Altre cause da considerare sono:

• formazione insufficiente;
• mancanza di esperienza;
• supporto inadeguato;
• un carico di lavoro troppo pesante;
• un compito insolitamente difficile.

È necessario parlare con il dipendente per stabilire se uno di questi motivi è causa di prestazioni inadeguate. 

Suggerimento n. 1: un ottimo momento per farlo è la regolare revisione delle prestazioni.

Suggerimento n. 2: presentate i dati che mostrano le scarse prestazioni e discutete il motivo per cui non sono all'altezza delle aspettative.

Suggerimento n. 3: non dimenticate di fare un brainstorming su cosa potete fare per cambiare le cose.

🔍 6 Esempi di prestazioni scadenti

Gli standard di prestazione possono essere molto diversi a seconda del tipo di lavoro e dell'azienda. Tuttavia, ecco alcuni esempi generali di scarso rendimento.

Non adempiere alle mansioni lavorative

Come già detto, la definizione di obiettivi e aspettative chiare è fondamentale per diagnosticare le prestazioni insufficienti. 

Se i dipendenti sono consapevoli dei loro compiti e delle loro aspettative, ma non riescono a rispettarli ripetutamente, significa che non stanno lavorando bene.

Scarsa gestione del tempo

Una cattiva gestione del tempo può far sì che un dipendente non riesca a soddisfare le aspettative. Tuttavia, può anche essere un segno di scarso rendimento di per sé. 

Supponiamo che un dipendente dimostri di utilizzare costantemente male il proprio tempo sul lavoro. In questo caso, si tratta di una forma correggibile di scarso rendimento.

Bassa soddisfazione dei clienti

Nei ruoli in cui i dipendenti hanno a che fare con i clienti, devono trattarli con gentilezza e professionalità. 

La scarsa soddisfazione dei clienti è un indicatore di scarse prestazioni, oppure indica semplicemente una mancanza di competenze umane.

Professionalità insoddisfacente

La professionalità è un aspetto essenziale della maggior parte delle aziende. Comprende il comportamento corretto nei confronti di clienti, committenti e persino colleghi. 

In caso di reclami ripetuti o di mancato rispetto degli standard aziendali, dovrete intervenire.

Cooperazione e comunicazione inadeguate

In alcuni contesti, una cooperazione o una comunicazione inadeguata può causare prestazioni scadenti per un intero reparto o azienda. 

Supponiamo che un dipendente abbia fallito più volte nella comunicazione o nella capacità di lavorare in gruppo. In questo caso, probabilmente le prestazioni del dipendente e del suo team ne risentiranno.

Bassa produttività

Una bassa produttività può portare direttamente a uno scarso rendimento. Anche i dipendenti con una formazione di qualità e forti competenze soffriranno nel loro rendimento se la loro produttività è bassa. 

La scarsa produttività può derivare da una cattiva gestione del tempo, da processi inefficienti o dalla mancanza di motivazione. 

Fortunatamente, è possibile risolvere molti di questi casi di scarso rendimento con il feedback.

🤝 Come dare una valutazione negativa delle prestazioni in modo positivo

Una comunicazione efficace di un feedback di scarso rendimento richiede tatto e una strategia che guardi al futuro. Questa conversazione può essere scomoda per entrambe le parti, quindi fate il possibile per infondere positività nella conversazione. 

Bilanciare i feedback negativi con quelli positivi è una buona strategia per fornire critiche senza danneggiare il morale. Inoltre, assicuratevi di corroborare i feedback negativi con dei dati. 

Suggerimento: la condivisione di esempi concreti farà sembrare la conversazione meno un attacco personale e più un'osservazione oggettiva.

➡️ Consultate questi esempi per imparare a gestire i feedback negativi dei dipendenti.

È importante anche inquadrare una valutazione negativa delle prestazioni come un'opportunità per migliorare, non solo come un ammonimento. Diagnosticate le radici delle scarse prestazioni, insieme alle soluzioni per risolvere il problema. Questo approccio orientato al futuro renderà evidente il vostro desiderio di aiutare e, auspicabilmente, renderà il dipendente più collaborativo.

➡️ Imparate a trasformare una valutazione negativa delle prestazioni in un'opportunità di miglioramento con questi esempi di feedback costruttivo.

Se il vostro feedback di scarso rendimento si concentra sulla produttività, offritevi di rivedere i processi del dipendente e di cercare modi per renderli più efficienti. 

Suggerimento: suggerite modi utili per migliorare la produttività del dipendente piuttosto che dirgli semplicemente di accelerare.

Ecco altri esempi di modi efficaci per dare un feedback negativo sulle prestazioni:

"La vostra produzione nell'ultimo trimestre è stata notevolmente inferiore rispetto ai due precedenti. È cambiato qualcosa che rende le cose più difficili o rallenta il vostro processo? Sarei felice di rivederne alcuni con voi per cercare metodi più semplici che vi facciano risparmiare tempo e fatica".

"Il vostro lavoro è stato davvero solido nell'ultimo progetto, ma alcuni membri del vostro team si sono sentiti all'oscuro verso la fine. Capisco che volesse concentrarsi sui suoi compiti per rispettare la scadenza, ma la sua lentezza nel rispondere alle e-mail ha causato ritardi agli altri membri del team. In futuro, potrebbe cercare di dare priorità alla risposta alle e-mail almeno all'inizio e alla fine di ogni giornata lavorativa? Sarebbe meglio per l'azienda chiedere una proroga piuttosto che ignorare gli altri membri del team".

"Anche se questo non è un commento sul suo rendimento, di per sé, c'è un problema che vorremmo discutere. Sembra che ultimamente lei sia stata distratta da alcune conversazioni personali sul lavoro. Sebbene la incoraggiamo a interagire e a legare con i suoi colleghi, non è professionale portare avanti conversazioni personali quando i clienti e i colleghi aspettano la sua assistenza. Quando siete attivi con i clienti, vi comportate benissimo. Vorremmo che desse la priorità a questo aspetto piuttosto che alle conversazioni personali che potrebbero aspettare fino a tardi".

Come si può notare, in ognuno di questi esempi il tono è amichevole e di sostegno, laddove possibile, anche se la negatività di fondo dell'identificazione di prestazioni scadenti è difficile da seppellire completamente. 

Suggerimento: offrendo sostegno e feedback positivi per bilanciare quelli negativi, potete mantenere il tono generale della conversazione neutro per non danneggiare il morale e mantenere il dipendente ricettivo ai vostri e altrui commenti.

💡 3 cose da tenere a mente quando si dà un feedback sulle prestazioni scarse

Perché i manager fanno un pessimo lavoro nel fornire feedback sulle prestazioni ai propri dipendenti? 

Spesso si tratta di tre fattori principali: il momento, il luogo e il follow-up.

Il momento consigliato per dare un feedback negativo su prestazioni scadenti è subito dopo un evento correlato o alla successiva revisione programmata. L'obiettivo è quello di aiutare il dipendente a ricordare chiaramente l'occasione, consentendogli di fornire il ricordo più preciso dei fattori correlati. 

È importante anche il luogo in cui si condivide il feedback. I feedback sulle scarse prestazioni dovrebbero essere dati solo in privato e, idealmente, in un luogo neutrale. Le revisioni periodiche in una sala conferenze condivisa sono un buon posto. Evitate di parlare delle scarse prestazioni di un dipendente in un luogo in cui altri dipendenti potrebbero ascoltare. 

Suggerimento: Una buona pratica è quella di organizzare un incontro privato, a tu per tu.

Infine, dare un feedback sulle prestazioni scadenti è un processo. 

Identificare un problema è solo il primo passo. Dopodiché, è necessario trovare delle soluzioni e collaborare con il dipendente per realizzarle.

📈 5 consigli per migliorare le basse prestazioni dei dipendenti

Come discusso nell'equazione precedente in questo articolo, ecco un approfondimento sui componenti delle alte prestazioni e sui suggerimenti per applicare questi fattori a un dipendente con prestazioni insufficienti.

➡️ Scoprite altri 17 metodi per migliorare le prestazioni dei dipendenti nella vostra organizzazione.

1. Stabilire obiettivi di rendimento chiari

Senza obiettivi di performance chiari e raggiungibili, i dipendenti avranno più difficoltà ad avere successo nel loro ruolo. 

Se un dipendente ha prestazioni insufficienti, una delle prime cose da fare è rivedere i suoi obiettivi di performance per assicurarsi che siano facili da capire e ragionevoli da raggiungere. 

Suggerimento n. 1: gli obiettivi di performance fissati in modo troppo elevato saranno difficili da raggiungere anche per i dipendenti più competenti, causando frustrazione e sentimenti di ingiustizia. 

Suggerimento n. 2: Allo stesso modo, obiettivi di rendimento troppo bassi non motivano i dipendenti a essere efficienti, il che può portare a un senso di noia per la mancanza di sfide. 

Obiettivi di rendimento chiari e ragionevoli (con una formazione sufficiente) sono utili per promuovere dipendenti altamente efficienti.

2. Offrire supporto per migliorare le prestazioni

Per i dipendenti che non raggiungono obiettivi di performance chiari e ragionevoli, è fondamentale sostenere la loro capacità di migliorare. 

Fornire un feedback sulle prestazioni scarse senza offrire alcuna soluzione per il cambiamento può dare l'impressione che l'azienda non sia disposta a investire nel successo dei dipendenti, lasciandoli da soli a migliorare o a subirne le conseguenze. 

💡 Per trarre ispirazione, date un'occhiata al nostro modello di piano di miglioramento delle prestazioni.

Se ritenete che un dipendente possa migliorare le proprie prestazioni, suggeritelo. 

Se il problema è particolarmente complesso, aprite un dialogo chiedendo al dipendente se ha qualche idea su cosa lo frena o su come migliorare la sua situazione. 

Suggerimento: potete anche pensare di organizzare un programma di coaching o mentoring. Il coaching sulle prestazioni può fornirvi una visione preziosa delle difficoltà che stanno affrontando e di cui potreste non essere consapevoli. 

3. Raccogliere le opinioni dei dipendenti in merito alla motivazione e alla soddisfazione sul lavoro

Oltre a conoscere le difficoltà o gli ostacoli che si frappongono al raggiungimento di un obiettivo, parlate con il dipendente del suo livello di soddisfazione sul lavoro e di motivazione nella sua posizione. Questi due aspetti sono probabilmente correlati e possono anche dipendere dalle prestazioni del dipendente. 

Ad esempio, un lavoratore insoddisfatto della propria posizione può non avere la spinta o la motivazione per impegnarsi ad ottenere prestazioni elevate. La riqualificazione e l'offerta di nuovi obiettivi da raggiungere possono essere tutto ciò che serve per accendere il fuoco sotto un dipendente e aumentare le sue prestazioni lavorative. 

4. Implementare le valutazioni delle prestazioni a 360 gradi

Le valutazioni delle prestazioni a 360 gradi sono un modo nuovo e rivoluzionario di monitorare le prestazioni dei dipendenti e di fornire feedback. Piuttosto che le stressanti revisioni annuali tra un dipendente e la direzione, le revisioni a 360 gradi interrogano più colleghi per ottenere più opinioni e approfondimenti.  

Questo metodo consente di fornire un feedback continuo ai dipendenti da varie fonti, compreso il feedback verso l'alto e verso il basso. In questo modo, le valutazioni non sono unilaterali e il dipendente sarà più propenso ad accettare i risultati, visto che li fornisce ad altri.

5. Prepararsi a reazioni difensive

Soprattutto se non avete implementato il feedback a 360 gradi, dovete essere pronti ad affrontare le diverse reazioni dei dipendenti che ricevono un feedback negativo durante le valutazioni delle prestazioni. È molto probabile che alcuni dipendenti reagiscano sulla difensiva. 

Questa risposta spesso deriva dal timore che i punteggi bassi mettano a rischio il loro lavoro. 

Tuttavia, potete alleviare questi timori comunicando la vostra disponibilità e il vostro desiderio di aiutarli a migliorare le loro prestazioni. 

Tuttavia, alcuni dipendenti potrebbero reagire negativamente. Ad esempio, potrebbero ritenere le critiche ingiuste, ingiustificate o errate. Per questo motivo è fondamentale disporre di dati a sostegno di eventuali giudizi negativi sulle prestazioni. 

Suggerimento: è bene bilanciare il più possibile i commenti negativi con i feedback positivi di rinforzo. 

L'obiettivo è quello di fornire critiche costruttive con un effetto minimo sul morale.

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Zavvy ha tutti gli strumenti e la formazione necessari per creare una forza lavoro ad alte prestazioni. Oltre a consigli e guide come quelli contenuti in questo articolo, il nostro software di feedback a 360 gradi può cambiare completamente il modo di gestire le valutazioni delle prestazioni.

Invece di temere i colloqui periodici con i dirigenti per discutere delle loro prestazioni, i dipendenti possono ricevere un feedback costante dai membri del team e dai colleghi sulle aree in cui eccellono e su quelle che potrebbero essere migliorate. 

Questo sistema di feedback decentralizzato è più equo, efficiente ed efficace dei metodi tradizionali. 

Potreste pensare che non valga la pena di cambiare i metodi di feedback e recensione, ma una volta fatto vi chiederete perché avete aspettato tanto. Il nostro software rende straordinariamente facile: 

• Eseguire revisioni a 360 gradi. 
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Il processo automatizzato raccoglie i feedback dei dipendenti selezionati (in forma anonima o meno) per fornire dati sul loro livello di prestazioni e su altri fattori che si desidera esplorare. 

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