Come i controlli regolari delle prestazioni aiutano il vostro team a superare i concorrenti

Nel mondo degli affari, il più grande vincitore è colui che è più veloce ad adattarsi. Ma come si fa ad adattare le proprie strategie se non si misura costantemente la performance? Non annualmente. Non ogni due anni. Regolarmente, costantemente, senza sosta.

I check-in delle prestazioni riguardano la comunicazione e l'impegno reale con il vostro team. È il momento in cui si scoprono i blocchi, si celebrano le vittorie e si cambia rotta prima che i problemi minori si trasformino in valanghe.

Questo articolo tratta di: 

• tutto quello che c'è da sapere sui check-in delle prestazioni; 
• come i check-up periodici delle prestazioni possono spingere il vostro team al massimo livello;
• 3 esempi di aziende che incorporano i check-in di performance nel processo di gestione delle prestazioni;
• una guida pratica su come condurre un efficace check-in delle prestazioni
• 13 domande di verifica delle prestazioni che vanno sotto la superficie.

💬 Che cos'è un check-in delle prestazioni? 

Un check-in delle prestazioni è un incontro regolare e informale tra un dipendente e il suo manager o team leader per discutere le prestazioni lavorative del dipendente, i progressi verso gli obiettivi, le sfide e le aree di sviluppo .

La natura di queste discussioni è generalmente colloquiale e finalizzata a fornire un feedback continuo da parte dei dipendentipromuovere una comunicazione aperta e affrontare tempestivamente qualsiasi problema.

I check-in di performance possono sostituire o integrare le revisioni tradizionali. Sono più informali delle revisioni annuali, ma hanno comunque una struttura e delle aspettative chiare. 

I check-in delle prestazioni sono una parte essenziale della filosofia dello sviluppo continuo delle prestazioni. Questo processo di gestione delle prestazioni va oltre le misurazioni annuali per sostenere attivamente la crescita dei dipendenti durante tutto l'anno. 

I vantaggi di un feedback continuo sono evidenti: proprio come con un partner romantico, si è destinati a un rapporto più felice e più duraturo se si affrontano le sfide all'istante invece di lasciarle accumulare per settimane, mesi o addirittura anni. 

🆚 Qual è la differenza tra una performance review e un performance check-in?

1. Frequenza

L'idea è che i check-up delle prestazioni avvengano frequentemente, valutando il passato recente piuttosto che rimuginando su ciò che è accaduto mesi fa. 

Le organizzazioni possono scegliere di effettuare i check-up delle prestazioni con cadenza trimestrale, mensile o settimanale. 

Ciò contrasta con le tradizionali valutazioni delle prestazioni dei dipendenti, che spesso si tengono annualmente o semestralmente.

Controlli regolari delle prestazioni consentono ai dipendenti di evolvere più rapidamente e quindi all'organizzazione di raggiungere più velocemente gli obiettivi. 

L'aumento della frequenza pone ai manager e ai team leader l'obbligo di agire come coach e di essere maggiormente coinvolti nelle prestazioni quotidiane dei loro team. Un aspetto critico è che i dipendenti si sentano a proprio agio nel condividere onestamente.

➡️ Volete saperne di più? Consultate il nostro articolo sulla revisione delle prestazioni e sul feedback continuo. 

2. Formalità

I check-in delle prestazioni dei dipendenti hanno un'atmosfera molto più informale rispetto alle valutazioni annuali. 

Un esempio è Spotify, dove i manager tengono dei caffè informali per discutere delle performance con i propri collaboratori. 

Il vantaggio di conversazioni più informali sulle prestazioni dei dipendenti è che questi ultimi si sentono rilassati e si aprono su argomenti potenzialmente sensibili. Questo è fondamentale per aiutare a risolvere i conflitti o a identificare i punti deboli che bloccano la loro crescita.

➡️ Volete migliorare le vostre capacità di organizzatori di riunioni? Consultate la nostra guida su come condurre riunioni individuali di successo. 

3. Obiettivi

I check-in regolari sulle prestazioni consentono ai manager di essere specifici quando danno un feedback sulle prestazioni. Invece di parlare delle prestazioni generali, che sono meno utili per il dipendente, possono fornire esempi concreti e citare situazioni particolari per motivare le loro valutazioni. 

È più facile avere una conversazione significativa da cui il dipendente esca motivato dopo un controllo delle prestazioni. Naturalmente, le revisioni annuali di vecchia concezione consentono di accumulare le sfide e di aumentare le critiche costruttive necessarie. 

4. Ambito di applicazione 

Mentre le tradizionali valutazioni delle prestazioni si concentrano sul passato, i check-in delle prestazioni hanno un approccio più visionario. Durante un controllo delle prestazioni, si guarda a ciò che si vuole raggiungere in futuro. In questo modo si ottiene un focus più orientato alla crescita, che incentiva i dipendenti a evolversi. 

🏢 3 Esempi di aziende che incorporano i check-in di performance nel processo di gestione delle prestazioni

Adobe

Adobe è stata una delle prime grandi aziende ad abbandonare le valutazioni annuali delle prestazioni a favore di riunioni flessibili di verifica. 

Adobe ha coniato il termine "check-in delle prestazioni" e lo ha paragonato ai pit-stop nelle gare di auto da corsa: i vostri dipendenti si concentrano sul raggiungimento del prossimo obiettivo e fanno solo una sosta rapida ed efficiente per stringere eventuali viti allentate che compromettono le prestazioni di punta.

I check-in delle prestazioni in Adobe prevedono tre fasi: Obiettivi e aspettative, feedback e sviluppo. Durante la fase di feedback, i dipendenti ricevono ma anche danno un feedback.

➡️ Se volete trarre ispirazione dalle valutazioni delle prestazioni dei dipendenti di Adobe, date un'occhiata al nostro caso di studio approfondito.

Cisco

Cisco è stata continuamente eletta "miglior posto di lavoro" in prestigiosi concorsi. Ha smesso di fare revisioni annuali dopo il feedback dei suoi dipendenti. I dipendenti di Cisco ritenevano che le valutazioni delle prestazioni fossero troppo infrequenti e si concentrassero sul passato piuttosto che sull'immaginazione del futuro. 

➡️ In seguito, le valutazioni delle prestazioni dei dipendenti di Cisco hanno subito un cambiamento. 

L'attenzione si concentra ora sui team e sulla necessità di far sì che ogni team abbia le stesse prestazioni del team più performante. Dopo aver condotto una ricerca interna, Cisco ha scoperto che il segreto di un team dalle prestazioni eccellenti consiste nel permettere a ciascun membro di concentrarsi su ciò in cui eccelle. 

"Condurre regolari Check-In è il modo migliore per i leader di rimanere in contatto con i membri del proprio team, comprendere il lavoro che stanno svolgendo, definire le loro priorità, allinearli a un lavoro che sfrutta i loro punti di forza, rimuovere gli ostacoli al successo e mantenerli impegnati di fronte a richieste mutevoli" Cisco, Team Space, Guida al check-in.

Spotify

Spotify è all'avanguardia nell'abilitazione dei dipendenti in molti modi. Organizza il proprio lavoro in piccoli team agili chiamati Squad, ciascuno composto da otto membri. Le squadre sono raggruppate intorno a funzioni fondamentali come lo sviluppo web o il controllo qualità in un'unità chiamata capitolo.

Mentre una squadra non ha un leader ufficiale, un capitolo ha un manager responsabile del tutoraggio e della formazione. Ogni squadra ha incontri bisettimanali di valutazione delle prestazioni. 

Il sistema di valutazione dei dipendenti si basa su quattro elementi. L'aspetto notevole è che non ci sono regole ferree per condurre le valutazioni delle prestazioni, purché tutti e quattro gli elementi siano presenti nell'arco di un anno. Gli elementi sono:

• Le riunioni continue 1:1 si tengono ogni settimana con il chapter manager. Si tratta di incontri informali, che possono svolgersi anche davanti a un caffè.
• Colloqui di sviluppo: Si consiglia di tenere questi colloqui due volte l'anno con il manager. L'attenzione si concentra sul percorso di carriera e sullo sviluppo personale del dipendente. 
• L'istantanea dei talenti traccia l'andamento attuale di ciascun membro del team in termini di prestazioni, punti di forza e debolezze. Ciò consente di affrontare rapidamente le sfide e di scoprire il potenziale inutilizzato, elementi che possono incrementare le prestazioni ma che spesso passano inosservati nel tran tran quotidiano.
• Le revisioni delle retribuzioni avvengono in genere una volta all'anno.

➡️ Consultate la nostra guida per ispirarvi alle valutazioni delle prestazioni in Spotify.

📈 C ome condurre un check-in efficace sulle prestazioni

Trovare la giusta cadenza per i check-in

Ormai avete capito i molteplici vantaggi di frequenti check-up delle prestazioni.

Tuttavia, questo non significa che dobbiate controllare i vostri collaboratori. Il micromanagement segnala una mancanza di fiducia nei confronti dei dipendenti e può avere un impatto negativo sulle prestazioni. 

Guidare con chiarezza

Prima della prima sessione, assicuratevi che il dipendente comprenda il ruolo e la portata di questi incontri.

Il fatto che i check-in di performance siano più informali non significa che non siano strutturati o che non richiedano una preparazione! 

➡️ Di fretta? Rubate il nostro modello di check-in trimestrale delle prestazioni!

Prepararsi alla discussione

Stabilite l'ordine del giorno e inviatelo via e-mail ai vostri dipendenti.

Inoltre, rivedete i feedback passati, anche se pensate di essere aggiornati: volete assicurarvi che tutto sia al top.

➡️ Date un'occhiata alla nostra raccolta di modelli di riunione individuale.

Creare un'agenda di riunioni strutturata e completa

Si consiglia di seguire il seguente schema:

• obiettivi a breve termine;
• obiettivi a lungo termine;
• prestazioni e sincronizzazione del team;
• supporto e le risorse aggiuntive di cui il dipendente avrebbe bisogno;
• spazio per i vostri dipendenti per dare un feedback a voi e al team.

➡️ Adattate il nostro modello di monitoraggio degli obiettivi per tenere sotto controllo i progressi dei dipendenti.

Garantire un dialogo bidirezionale

Come già detto, non bisogna concentrarsi solo sui progressi degli obiettivi, ma anche assicurarsi che i dipendenti condividano i loro feedback e le loro preoccupazioni. Più sarete a vostro agio nel condurre i check-in, più sarà facile per i vostri dipendenti aprirsi.

➡️ Volete dare un'occhiata alle nostre domande più efficaci? Date un'occhiata alle nostre migliori domande per la valutazione delle prestazioni.

Stabilire obiettivi chiari e passi successivi

La riunione non termina dopo lo scambio di feedback. Una parte fondamentale è concordare la direzione da seguire, stabilendo obiettivi chiari e delineando i passi successivi. 

Prendete appunti e documentate tutto

Documentare aiuterà sia voi che i vostri collaboratori. Se in un secondo momento non siete d'accordo o non vedete i progressi che vi aspettavate, potete fare riferimento a ciò che è stato discusso durante la riunione. O a ciò che non è stato detto.

Ricordate, come ha sottolineato George Bernard Shaw: "Il problema più grande della comunicazione è l'illusione che essa sia avvenuta".

Tenendo un registro dettagliato, si può evitare questa trappola comune, assicurando che, in caso di discrepanza nei ricordi o nelle aspettative sui progressi, si abbia un resoconto chiaro e concordato a cui fare riferimento.

Le migliori pratiche di Adobe

Come si è detto, Adobe è all'avanguardia nella conduzione di check-in snelli delle prestazioni. Dispone di una documentazione chiara e condivide le best practice con i propri manager. Queste sono suddivise in tre parti: Aspettative, feedback e sviluppo:

"1. Aspettative: Innanzitutto, concordare ciò che ci si aspetta dai dipendenti per l'anno in termini di risultati, comportamenti e contributi.

2. Feedback: Poi, fornire un feedback frequente e bidirezionale per vedere come i dipendenti stanno progredendo rispetto alle aspettative e far sapere ai manager se potrebbero fare qualcosa di diverso per supportare meglio il dipendente.

3. Sviluppo: Quando i dipendenti sanno come si stanno comportando, possono pianificare obiettivi perseguibili in termini di apprendimento, carriera ed esperienza". Toolkit Check-in di Adobe.

Le migliori pratiche di Cisco

Cisco utilizza check-in settimanali. Ogni check-in ha quattro componenti fondamentali: 

• 2 concentrandosi sui talenti unici di ciascun membro del team: punti di forza e valori, amori e avversità. 
• 2 concentrandosi sull'allineamento delle priorità di ciascun membro del team: priorità di lavoro e supporto del leader. 

I manager pongono domande come: 

• Avete usato i vostri punti di forza ogni giorno? Avete aggiunto un valore eccezionale?
• Quali attività avete amato la scorsa settimana? Quali attività avete detestato la scorsa settimana?

❓ 12 domande di verifica delle prestazioni che vanno al di sotto della superficie

La logica di queste domande è quella di spostare l'attenzione dal mero completamento del compito a una visione più olistica del ruolo e del contributo del dipendente. Esse mirano a incoraggiare i dipendenti a considerare non solo ciò che fanno, ma anche come e perché lo fanno, favorendo una comprensione più profonda dello scopo del loro lavoro e del suo allineamento con la crescita personale e gli obiettivi organizzativi. 

Queste domande mirano a identificare le aree di forza e le opportunità di sviluppo, riconoscendo al contempo gli sforzi individuali e incoraggiando la lungimiranza. 

💡 S uggerimento: Questo approccio non solo aiuta nella valutazione delle prestazioni, ma funge anche da catalizzatore per il coaching, rivelando le motivazioni, le aspirazioni e le prospettive sottostanti dei dipendenti.

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🏆 Perché i check-in delle prestazioni sono importanti? 9 Vantaggi dei check-in delle prestazioni

• Riconoscimento tempestivo per i dipendenti: Sentirsi riconosciuti è uno dei principali fattori di motivazione. Attenersi a revisioni annuali può far sentire i dipendenti poco importanti o rendere più difficile collegare i punti e vedere come i loro sforzi individuali contribuiscono al successo dell'organizzazione.
• Il feedback in tempo reale favorisce un miglioramento più rapido: La maggior parte dei dipendenti ha voglia di crescere ed evolversi. I check-in regolari aiutano a rimanere in carreggiata e ad accelerare il loro sviluppo, sostenendo le persone e i profitti. I contrattempi e le incomprensioni possono essere risolti più rapidamente.
• Chiarire le aspettative e gli obiettivi: Nel clima odierno, le cose cambiano velocemente. Cambiamenti inaspettati, come la perdita di un cliente o l'inserimento di una nuova risorsa nel team, richiedono un chiarimento delle aspettative e degli obiettivi. Controlli regolari delle prestazioni aiutano a gestire le aspettative.
• Riallineamento delle aspettative: Anche se nulla è cambiato dall'ultimo check-in, è meglio essere estremamente chiari e ripetere le aspettative e gli obiettivi per assicurarsi che voi e i vostri dipendenti siate sulla stessa pagina.
• Maggiore motivazione: I dipendenti che si sentono apprezzati sono più motivati. La motivazione è stata ripetutamente votata come il fattore più importante per la soddisfazione complessiva dei dipendenti, al di sopra del livello di retribuzione. 
• Ottenere un tempo di coaching 1:1: Grazie alla natura frequente dei check-up delle prestazioni, sono un'ottima opportunità per allenare i vostri dipendenti. Il coaching aiuta i dipendenti a diventare più motivati e consapevoli di sé e li aiuta a raggiungere il loro massimo potenziale. 

💡 Per diventare un coach migliore, optate per domande aperte e praticate l'ascolto attivo. Volete altre indicazioni? Consultate la nostra analisi sull'importanza dei manager come coach.

• Identificazione e risoluzione più tempestiva di problemi o lacune: I check-in delle prestazioni consentono di individuare i problemi non appena si presentano. Forniscono una visione preziosa dei team e un feedback su ciò che funziona e su dove c'è spazio per i miglioramenti. È molto più efficiente affrontare subito un problema che non funziona piuttosto che aspettare 11 mesi. 
• Migliori dinamiche di squadra e riduzione del turnover: I check-in regolari aiutano a individuare il potenziale non sfruttato e a garantire che la persona giusta sia al posto giusto. Mantenete l'atteggiamento di un allenatore di calcio: prende decisioni attive per aiutare la squadra a vincere durante la partita, invece di aspettare che la partita sia finita per dare il suo feedback. Se fatte bene, queste conversazioni continue contribuiscono anche a ridurre il tasso di turnover. I dipendenti che si sentono considerati e apprezzati vorranno rimanere con voi. 

👀 Scoprite come condurre una formazione efficace sulle competenze di coaching per i manager (e come non farlo). 

• Comunicazione semplificata con i membri del team: Una delle principali sfide dei team è garantire una comunicazione fluida. I check-in regolari aiutano a ridurre questo problema. Con il tempo, i dipendenti si sentiranno a proprio agio nel segnalare i punti di attrito, in modo da poterli risolvere rapidamente. 
• Miglioramento delle relazioni: La comunicazione è fondamentale in tutti i tipi di rapporti, compresi quelli professionali. Incontrando settimanalmente ogni dipendente, svilupperete un rapporto più stretto con loro. Questo aiuta a stabilire un rapporto di fiducia e i vostri dipendenti saranno più motivati a fare un ottimo lavoro, a dare il massimo e a fidarsi della vostra leadership nelle situazioni più difficili.

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A questo punto, potreste sentirvi tentati di raccogliere i benefici di regolari check-up delle prestazioni. Ma potreste anche sentirvi leggermente sopraffatti da dove iniziare e dalla quantità di lavoro amministrativo che comporta i check-up delle prestazioni. 

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