Plano de integração do gestor financeiro: Dê o seu melhor desde o primeiro dia

"Quando uma estrela do rock recém-contratada entra no seu escritório no primeiro dia, você e a sua organização estão a ser julgados", explica Jeff Hyman, especialista em liderança e colaborador da Forbes.

Por isso, quando o seu novo diretor financeiro entra - estrela ou não - quer que ele sinta que entrou na organização certa.

Mas a integração na empresa raramente é bem feita - a Gallupdescobriu que 88% das organizações não fazem um bom trabalho na integração de novos funcionários.

A melhor forma de resolver este problema para os seus novos gestores financeiros é ter um plano de integração de gestores financeiros abrangente, repetível e eficaz.

Neste artigo, mostrar-lhe-emos como.

Iremos guiá-lo através de um modelo de 30-60-90 dias que irá informar, motivar e capacitar os seus novos gestores financeiros a darem o seu melhor à sua organização desde o dia 1.

✈️ Porque é que a integração é importante para os gestores financeiros?

Os gestores financeiros são essenciais para a sua organização. Por muito bons que sejam os seus produtos ou serviços, a sua organização só terá sucesso com uma gestão financeira adequada.

E com a integração eficaz dos empregados a ser mais crítica do que nunca, de acordo com Meighan Newhouse, membro do Conselho da Forbes, deve aos seus novos gestores financeiros proporcionar-lhes uma experiência de integração superior.

🆘 Mas ainda precisa de esclarecimentos sobre o que constitui uma experiência de onboarding superior? Não se preocupe. Compilámos uma lista dos elementos essenciais das experiências positivas dos novos contratados.

Criar um processo de integração acolhedor, envolvente e motivador irá prepará-los para o sucesso, aumentando o seu potencial e o resultado final da sua organização.

Modelo de plano de integração do gestor financeiro para 30-60-90 dias

Estabeleça as bases para o sucesso do seu novo gestor financeiro com um plano eficaz de plano de integração de 30-60-90 dias. 

Defina marcos e expectativas claras para os ajudar a serem eficazes o mais rapidamente possível.

Eis um quadro de plano de integração para o orientar.

Preparação

Prepare-se para a chegada do seu novo gestor financeiro, preenchendo os documentação de integração e tarefas administrativas.

✅ Documentação de integração-Organize a documentação de que vão precisar, incluindo:

• Documentos legais de emprego;
• Documentos fiscais e de indemnização;
• Documentos internos da empresa, por exemplo, organogramas, políticas e procedimentos da empresa, declarações de visão da empresa, acordos de trabalho híbrido e direitos a férias;
• Informações específicas da função, por exemplo, ferramentas e sistemas financeiros da sua organização, biografias do pessoal financeiro principal, apoio de membros profissionais (por exemplo, AICPA ou IMA) e registos regulamentares (por exemplo, SEC).

Sistemas e hardware - Disponibilizarum computador portátil, telefone, correio eletrónico e acesso às instalações e sistemas de trabalho:

• sistemascontabilísticos;
• painéis de inteligência empresarial;
• sistemas de gestão de riscos e de conformidade;
• fontes de dados do mercado financeiro, por exemplo, Bloomberg e IRESS.

Orientação da equipa - Informeos colegas sobre o seu novo gestor financeiro, marque reuniões de integração e incentive o trabalho em rede.

Anúncios públicos - Dependendoda antiguidade do seu novo diretor financeiro, considere a possibilidade de emitir um comunicado de imprensa em publicações do sector, por exemplo, The Accountant ou The CPA Journal, e, se relevante, notifique as autoridades reguladoras (por exemplo, SEC).

Planear a primeira semana - Planeie a primeira semana do seu gestor financeiro para garantir um processo tranquilo, distinguindo entre a integração na empresa e as actividades específicas da função.

✅ Organizar o conteúdo - Recolhermateriais relevantes, incluindo:

• Uma apresentação de integração para apresentar a sua organização e os seus colegas
• Políticas internas, formação em sistemas e procedimentos de conformidade
• Prioridades organizacionais e objectivos financeiros
• O quadro de gestão financeira da sua organização, por exemplo, práticas contabilísticas (como um modelo de contabilidade em Excel), processos de relatórios financeiros, sistemas de business intelligence e obrigações de conformidade
• Notas de transferência dos antecessores.

Pré-embarque

Utilize o pré-embarque para causar uma excelente primeira impressão e dar-lhes as boas-vindas.

Envie um pacote de boas-vindas - Crie entusiasmo com produtos da empresa ou outros artigos interessantes, por exemplo, um calendário financeiro de secretária ou um livro de motivação empresarial.

Enviar uma mensagem de boas-vindas-Promover o seu sentimento de pertença incluindo:

• Informações sobre a visão e o objetivo da sua organização ;
• Respostas às perguntas mais frequentes;
• Cópias dos comunicados de imprensa que emitiu (se for caso disso) - isto irá validá-los e motivá-los.

➡️ Precisa de sugestões para pacotes de boas-vindas? Veja estas dez ideias de pacotes de boas-vindas para impressionar o seu novo contratante.

Dia 1

Torne o primeiro dia do seu novo diretor financeiro memorável:

• Organização de uma receção - Faça com quese sintam bem-vindos através de apresentações da equipa e ligue-os a um amigo de integração.
• Estabelecer o acesso - Acompanhara preparação dos sistemas e do hardware para garantir um acesso atempado.
• Fornecer uma orientaçãoFamiliarize-os com a missão e os valores da sua organização, leve-os numa visita ao local de trabalho (ou numa visita virtual para contratações à distância) e familiarize-os com a sua estrutura de gestão financeira.

Semana 1

Prepare o seu novo gestor financeiro para o sucesso na sua primeira semana.

✅ Conversas 1:1 - Discutiras expectativas, criar uma relação e preencher as lacunas de conhecimento.

Clareza de papéis-Explicar as suas responsabilidades, incluindo tarefas específicas , processos e objectivos, incluindo:

• Principais métricas de desempenho, por exemplo, rácios de capital de exploração, fluxos de caixa operacionais, ROIs de projectos, gestão de inventários, rácios de dívida para capital próprio e margens de lucro.
• As suas principais partes interessadas internas e externas.
• As suas obrigações regulamentares e de conformidade.
• Os procedimentos financeiros da sua organização, por exemplo, contabilidade de fim de mês, processo de previsão financeira, actividades de fim de ano financeiro e metodologias de avaliação.
• KPIs específicos, por exemplo, margens de lucro operacional, métricas de capital de giro, resoluções de auditoria, desvios orçamentários, indicadores de risco, obrigações de conformidade, tempos de conclusão de projetos e ROIs.
• Se estiverem a gerir uma equipa, concentre-se nas responsabilidades, processos e expectativas dos chefes de equipa.

Uma tarefa inicial - Dê-lhesinício a um projeto prático, como a análise dos resultados de uma auditoria ou a análise do desempenho financeiro dos concorrentes.

Incentivar o trabalho em rede - Organizar reuniões e cafés e almoços presenciais ou virtuais com colegas e partes interessadas para promover a participação.

Celebrar os progressos - Organizaruma mensagem ou reunião para realçar os progressos iniciais.

Primeiros 30 dias

Após o primeiro mês, ajude o seu novo gestor financeiro a tornar-se competente.

• Faça check-in com frequência - utilize Slack, Teams, e-mail ou reuniões presenciais para os orientar. Incentive-os a procurar orientação junto do seu colega de integração.
• Verificar os progressos - Ajude-os acompreender os seus KPI e discuta os seus progressos em termos de resultados.
• Procure obter feedback - Esclareçaas suas expectativas, crie relações e identifique áreas que podem ser melhoradas no processo de integração.

➡️ Utilize o nosso prático modelo de inquérito de integração para obter um feedback eficiente e eficaz dos seus novos contratados.

Dias 30-60

Continue a apoiar o seu novo gestor financeiro:

• Formação e conferências - colmate as lacunas de conhecimento com formação ou participação em conferências do sector que abranjam actualizações regulamentares, melhores práticas de informação financeira, casos de utilização de business intelligence, etc.

• Revisões do progresso - Reiteraro âmbito e o objetivo do seu papel, rever o seu progresso e oferecer orientação.
• Feedback- Dêfeedback ao seu novo contratado para o motivar, reforçar o comportamento positivo e ajudá-lo a manter-se concentrado.

➡️ Não sabe como dar feedback? Descubra que tipo de feedback é mais útil para as novas contratações e como tornar o seu feedback construtivo.

Dias 60-90

O seu novo gestor financeiro deve adaptar-se e trabalhar de forma autónoma após os primeiros três meses. 

Continue a apoiá-los:

• Promover o crescimento - Apoiaro seu crescimento contínuo através do desenvolvimento contínuo e de um plano de desenvolvimento dos trabalhadores.
• Reconhecer o seu contributo - Incentivá-losatravés do reconhecimento dos seus progressos até à data.
• Avaliar a sua aptidão-Conduziruma revisão do período de estágio para avaliar as suas capacidades e a sua adequação à sua organização.

Após 90 dias

Aproveite a oportunidade para rever e melhorar o processo de integração da sua organização:

• Procurar feedback sobre a sua experiência através de um inquérito de integração.
• Monitorização métricas de integração.
• Realização de um inquérito de satisfação profissional (ou um inquérito sobre trabalho à distância para trabalhadores à distância).

➡️ Se precisar de mais ajuda com a integração, consulte estes modelos práticos de integração.

Como é o processo de integração de um gestor financeiro eficaz?

Então, como é que pode garantir que o seu novo gestor financeiro tem uma integração eficaz? Reconhecendo as 4 fases do onboarding e como elas se relacionam com as funções do gestor financeiro.

1. Pré-embarque

A primeira fase abrangerá a papelada, os direitos de acesso, a documentação e as mensagens de boas-vindas.

Para os gestores financeiros, incluir o acesso a sistemas financeiros e organizar registos regulamentares e comunicados de imprensa (se relevante).

2. Orientação

A segunda fase aborda os encontros e as boas-vindas, o ambiente de trabalho (físico e virtual) e a introdução à cultura da empresa.

Os gestores financeiros devem reunir-se com os principais intervenientes financeiros e receber uma informação completa sobre os objectivos financeiros da sua organização.

3. Formação específica da função

A fase seguinte é específica para a função do gestor financeiro:

• Definir expectativas e objectivos claros, incluindo KPIs sobre métricas financeiras, processos de elaboração de relatórios, obrigações de conformidade e responsabilidades de gestão da equipa.
• Promover a familiaridade prática com os sistemas e o quadro de gestão financeira da sua organização.
• Fornecer formação relevante formação específica para a função.
• Incentivar a criação de redes de contactos e arranjar um amigo para a integração.

4. Facilitar a transição: Desenvolvimento contínuo

Apoio crescimento na carreira e desenvolvimento:

• Realização de avaliações de competências e conversas de desenvolvimento.
• Apoiar as associações profissionais (por exemplo, AICPA ou IMA) e a participação em conferências do sector.
• Promover o conhecimento sobre a conformidade financeira e os desenvolvimentos regulamentares.

Também vale a pena considerar quanto tempo deve durar o seu processo de integração. Especialmente para contratações de nível superior - embora a prática consensual seja de 90 dias, os estudos sugerem que períodos de integração mais alargados são benéficos.

Para as funções de diretor financeiro sénior, considere prolongar a integração durante o primeiro ano. Um processo de integração mais abrangente aumentará o seu empenho e produtividade, dando-lhes mais tempo para adoptarem a cultura da empresa e estabelecerem relações.

➡️ Não se esqueça de envolver os seus novos contratados - aqui estão 11 formas de envolver os novos funcionários desde o primeiro dia.

⚙️ Automatize o processo de integração do seu gestor financeiro para evitar erros comuns

A automatização do seu processo de integração torná-lo-á estruturado, abrangente e eficaz.

É a forma mais fácil de evitar as armadilhas comuns do onboarding, ou seja, um processo inconsistente e inadequado, como lamenta Jeff Hyman.

👀 Veja como os nossos clientes, Alasco e Storyblok, aumentaram a sua produtividade de integração através da automatização.

E para além do onboarding, veja como a formação contínua pode ser eficiente e eficaz através de uma abordagem padronizada, como outro dos nossos clientes, Avi Medical, demonstrou.

➡️ Comece a integração antes do primeiro dia com o nosso modelo de pré-incorporação fácil de utilizar.

➡️ Prepare os seus novos gestores financeiros para o sucesso com Zavvy

Na Zavvy, sabemos como é importante um onboarding eficaz e como o fazer corretamente.

Os seus novos gestores financeiros são essenciais para a sua organização -não os desiluda com uma integração inadequada.

Crie uma impressão duradoura com uma receção antes do embarque e proporcione uma experiência de embarque envolvente e eficiente através de um software de embarque inovador.

Marque uma demonstração gratuita para ver como as nossas ferramentas de integração automatizada levarão a sua integração de gestores financeiros para o próximo nível.