Quer que os seus novos contratados se sintam bem-vindos e confortáveis desde o primeiro dia na sua empresa?
Claro que sim. Criar este tipo de experiência para os empregados aumenta a retenção e a satisfação. Mas isso não acontece do nada.
Um aspecto fundamental do desenvolvimento de um ambiente acolhedor é a integração na empresa. Com uma introdução estruturada e bem concebida à empresa, os funcionários sentem-se mais confortáveis no escritório, o que os torna melhores membros da equipa.
Neste guia, estamos a analisar o processo de integração de uma empresa do início ao fim. Falaremos sobre o que é e porque é importante, além dos principais passos e componentes de qualquer plano de integração da empresa.
O onboarding da empresa é o processo de apresentação das novas contratações à organização em geral. Esta experiência permite que os novos funcionários se familiarizem com a cultura, as políticas e os produtos da empresa.
Uma vez que a integração na empresa não está ligada às responsabilidades de uma função específica, praticamente todos os novos colaboradores participam na mesma experiência. A experiência partilhada cria uma primeira impressão forte e lança as bases para uma cultura empresarial sólida.
Os primeiros dias num novo emprego podem parecer um turbilhão de informações para os novos contratados. Com tanta informação sobre a empresa, a sua equipa e a sua função, os novos funcionários podem ficar rapidamente sobrecarregados durante o processo de integração.
Separar a integração na empresa e a integração com base na função nos seus próprios processos facilita a memorização e a compreensão das informações mais essenciais por parte dos novos contratados.
Eis uma breve descrição do que implica a integração na empresa e a integração com base na função:
Distinguir estes tipos de integração para novos funcionários beneficia toda a gente. A sua equipa de People Ops pode criar uma experiência coesa para cada nova contratação, enquanto os gestores de contratação podem personalizar os seus percursos de integração de acordo com as necessidades da sua equipa e do colaborador.
Por exemplo, a equipa de vendas e os programadores. Ambos os grupos necessitam da mesma introdução à cultura e políticas da empresa. Mas a integração baseada em funções de que necessitam é muito diferente.
Muitas empresas apressam-se a fazer o onboarding da empresa em favor do onboarding baseado em funções. Mas as organizações que ignoram a integração da empresa perdem uma tonelada de benefícios para todos os funcionários.
Tudo se resume a criar uma excelente experiência para todos os novos colaboradores. Com o aumento do trabalho à distância e o afluxo de trabalhadores mais jovens, é altura de as empresas levarem a sério a experiência do colaborador. Desta forma, todos ficam a ganhar.
Eis apenas alguns dos benefícios que pode colher quando desenvolve o onboarding da empresa como parte da sua experiência de colaborador:
De acordo com a McKinsey, uma experiência positiva para os empregados faz com que os novos contratados tenham oito vezes mais probabilidades de permanecer na sua organização. É evidente que investir na experiência do colaborador compensa.
Se é novo na ideia de integração de uma empresa, pode estar a perguntar-se como é o processo do início ao fim.
Aqui está uma rápida visão geral das fases do onboarding de uma empresa. Mais tarde, iremos aprofundar ainda mais tudo o que precisa de cobrir num percurso de integração de uma empresa.
A criação de uma experiência fantástica para os funcionários através da integração na empresa começa mesmo antes do primeiro dia do novo funcionário.
Frequentemente designada por preboardingEsta fase permite eliminar alguma papelada e entusiasmar os novos membros da equipa com a sua função.
Criar entusiasmo ajuda a acalmar os nervos dos novos contratados para que se sintam confiantes e preparados para o primeiro dia de trabalho. Pode aumentar a experiência do seu empregado preboarding enviando pacotes de boas-vindas ou organizando encontros com a equipa antes da data de início.
Nos primeiros dias na sua empresa, peça aos novos funcionários que participem na orientação.
A orientação de novos funcionários é um processo breve e concentrado em que grupos de recém-contratados aprendem sobre a empresa. Normalmente, inclui documentação e formação obrigatórias, bem como informações sobre as políticas e os procedimentos da empresa.
Não se contente com um dia inteiro de orientação dos funcionários em vez de uma verdadeira experiência de integração na empresa. Estender o onboarding da empresa para além da orientação é fundamental para colher os benefícios de retenção de funcionários que ele traz.
O onboarding da empresa continua durante a primeira semana do novo contratado. Depois disso, pode prolongá-lo ainda mais, se for conveniente para a sua empresa.
Durante o resto do processo de integração na empresa, dê ênfase à construção de relações com o novo contratado em toda a organização. Embora devam passar muito tempo a conhecer a sua equipa, também é essencial familiarizar os novos membros da equipa com pessoas de outros departamentos.
Um processo formal de integração na empresa pode durar apenas alguns dias ou uma semana, dependendo da estrutura da sua organização. Uma vez concluído o processo de integração da empresa, passe os novos contratados para um processo de integração baseado na função, liderado pelo seu director.
Durante a integração dos colaboradores, pode reforçar os tópicos abordados durante a orientação através de percursos de microaprendizagem. Isto ajuda os colaboradores a absorverem verdadeiramente informações vitais sobre a sua empresa.
Desenvolver uma visão geral abrangente, mas concisa, de toda a sua empresa pode parecer uma tarefa difícil. O que é que deve incluir? O que é que os novos funcionários querem saber e o que não é assim tão útil?
Para facilitar ao máximo a criação da sua própria lista de verificação de integração da empresa, criámos esta lista de componentes principais.
Dê aos novos funcionários informações internas sobre como a sua empresa começou. Isto é especialmente útil para pequenas empresas, startups e organizações orientadas para a missão, onde a história da empresa é parte integrante da marca.
A história da empresa pode parecer um tema árido, mas não tem de o ser. Em vez disso, torne-o interessante aludindo à tradição da empresa, piadas internas ou outras partes da cultura que os novos contratados devem conhecer.
Como é trabalhar na sua empresa?
É necessário responder a esta pergunta quando se discute a cultura e os valores da sua empresa.
É útil fornecer uma visão geral dos valores da empresa, juntamente com exemplos desses valores em acção.
Para reforçar os valores da empresa, aproveite o valor da microaprendizagem. Com Zavvy, pode dar breves lições sobre a cultura da empresa através de Slack para manter as novas contratações regularmente envolvidas e criar pontos de contacto recorrentes para interiorizar os valores.
Uma vez que todos os empregados são representantes da sua empresa, é importante que saibam representar a sua empresa perante os outros. Por isso, todos os novos contratados devem ter uma boa noção do que a sua empresa oferece e de como ela é única em relação aos seus concorrentes.
Certifique-se de que inclui esta informação na descrição geral do seu produto:
Em última análise, todos os seus empregados devem ser capazes de identificar facilmente um potencial cliente.
A integração baseada na função também requer formação sobre o produto, mas essa formação dependerá das necessidades da função. As vendas poderão necessitar de mais conhecimentos sobre as funcionalidades orientadas para o cliente, enquanto os engenheiros necessitarão de mais conhecimentos técnicos.
Não é de surpreender que muitos novos funcionários queiram saber sobre as políticas de férias da empresa e outros benefícios desde o primeiro dia. Os benefícios e as férias são partes fundamentais de muitos pacotes de compensação, por isso, certifique-se de que dá a devida atenção a este tópico.
Certifique-se de que cada novo trabalhador compreende o seguinte sobre as férias anuais:
É essencial incluir as férias anuais no processo de integração da empresa, para que todos os colaboradores compreendam as políticas da mesma forma. Com uma mensagem consistente em torno das férias anuais, irá atenuar as desigualdades em torno do tempo livre.
As férias anuais não são o único benefício que os empregados devem conhecer. Aborde tudo o resto que a sua empresa oferece aos empregados para que os novos contratados possam apreciar plenamente o trabalho consigo.
As regalias podem incluir tudo, desde seguros de saúde e opções de compra de acções a associações a ginásios ou almoços semanais. Independentemente das regalias que a sua empresa oferece, certifique-se de que todos os empregados sabem como aceder ao que precisam.
É inteligente criar recursos para este tipo de informação para que os empregados possam consultá-la mais tarde. Se algumas regalias só entrarem em vigor após um determinado período de tempo, pode criar um percurso automatizado em Zavvy para ajudar o novo contratado a aceder a essas regalias assim que for elegível .
No mundo digital em que vivemos, muitas das ferramentas de configuração de um escritório podem ser tratadas antecipadamente ou mesmo automaticamente. Durante a integração da empresa, dê tempo para resolver problemas como a reposição de palavras-passe ou a falta de chaves de API, por precaução.
Pode criar listas de verificação de tarefas em Zavvy para garantir que os novos contratados tratam de toda a configuração básica das ferramentas:
Não deve ter de ensinar os seus novos empregados a utilizar ferramentas de escritório essenciais, mas pode ajudá-los a compreender as nuances da forma como a sua empresa utiliza essas ferramentas. Eis alguns exemplos de perguntas relacionadas com ferramentas que pode ajudar os novos funcionários a responder:
Os recém-contratados receberão uma formação mais detalhada sobre as ferramentas da sua equipa, por isso, mantenha-se fiel às ferramentas de toda a empresa, como o correio electrónico, as mensagens instantâneas e os sistemas de calendário.
Ofereça aos novos contratados uma visita completa ao escritório e apresentações importantes assim que possível. Embora isto possa parecer complicado se estiver num escritório remoto ou num ambiente de trabalho híbrido, é igualmente importante independentemente do ambiente.
Ajudar os novos contratados a familiarizarem-se com o ambiente do escritório é um factor importante para que se sintam confortáveis e bem-vindos. Saber onde ir e ver algumas caras amigas pode fazer maravilhas para acalmar um novo funcionário nervoso e criar uma experiência acolhedora.
Se estiver num escritório de trabalho híbrido, considere a possibilidade de dar aos novos contratados uma visita em vídeo ao ambiente do escritório. Utilize um smartphone para fazer uma videochamada móvel enquanto percorre o escritório, apontando coisas importantes ou interessantes.
Se o seu escritório for totalmente remoto, terá de ser um pouco mais criativo. Por exemplo, considere a possibilidade de efectuar videochamadas tipo webinar com salas de descanso para apresentar as novas contratações a funcionários de outros departamentos. Ou estabeleça uma cadência regular de encontros virtuais com pessoas de toda a empresa.
Mantenha as visitas virtuais e as apresentações informais e divertidas. Envie quebra-gelos para os novos contratados responderem, ou envie pacotes de café e chá para que até os funcionários remotos possam desfrutar de uma chávena de café juntos.
Quando a integração formal na empresa chega ao fim, é altura de passar a integrar os novos contratados com base nas funções.
A partir deste momento, o novo funcionário trabalhará em estreita colaboração com a sua equipa para compreender os processos e as ferramentas de que necessita para ter um bom desempenho. A integração formal dos colaboradores demora normalmente seis a doze meses, dependendo da organização e da complexidade da função.
Mesmo depois de concluída a integração, a formação baseada em funções ainda não terminou. A formação e o desenvolvimento contínuos dos colaboradores são essenciais para desenvolver toda a sua força de trabalho e planear as mudanças na empresa.
Consulte a nossa lista de verificação da formação de novos contratados para obter uma descrição completa do que se segue à integração na empresa.
Ao desenvolver o plano de integração da sua empresa, tenha em conta estas boas práticas.
A consistência é fundamental na integração de uma empresa, mas isso não significa que tenha de impor regras rígidas. Tenha em conta as equipas com diferentes necessidades baseadas em funções e permita flexibilidade no processo de integração da empresa.
Por exemplo, as equipas de vendas tendem a concentrar-se mais urgentemente no tempo até à produtividade, uma vez que contribuem tão directamente para o resultado final. Podem necessitar de um plano de integração da empresa modificado para permitir uma formação mais baseada na função na primeira semana.
Proporcionar uma experiência de integração consistente é um desafio, mesmo para as pequenas empresas, e só se torna mais difícil à medida que cresce. Para atenuar este problema, invista num software de integração de funcionários como o Zavvy.
Com este tipo de plataforma, é possível criar percursos de integração personalizados e atribuí-los automaticamente às novas contratações. As operações de pessoal e os gestores de contratação obtêm informações sobre o progresso do onboarding baseado na função e na empresa para todos.
Pode até automatizar coisas como
O desenvolvimento de um modelo para a integração da empresa ajuda-o a ser coerente com cada novo empregado, deixando espaço para mudanças quando necessário.
O nosso modelo de lista de verificação de integração de colaboradores apresenta-lhe tudo o que precisa de fazer para a integração da empresa e a integração com base na função. Adapte este modelo de integração às necessidades da sua empresa e, em seguida, carregue-o no seu software de integração de colaboradores para facilitar ainda mais a gestão.
Pronto para criar o programa de integração da empresa que gostaria de ter tido quando foi contratado? Crie o seu percurso de integração em Zavvy, onde pode automatizar as tarefas e acompanhar instantaneamente o progresso dos novos contratados.
Plataformas como Zavvy oferecem uma experiência coesa a todos os novos membros, contribuindo para uma cultura empresarial partilhada e um sentimento de satisfação dos empregados. Com uma única ferramenta, é possível passar sem problemas da integração na empresa para a integração com base na função e para a formação e desenvolvimento contínuos.
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