Orientação de novos funcionários: 6 maneiras de fazer com que os novos contratados se sintam bem-vindos desde o dia 1

O primeiro dia de trabalho pode ser muito stressante. 

Não acredita em nós? Basta ver o que os novos contratados procuram na Internet:

Desde a dúvida sobre o que acontecerá no primeiro dia de trabalho até à questão de desistir se surgir uma oferta melhor, os novos contratados passam por uma série de emoções, e nenhuma delas é totalmente positiva.

Pode ter feito um excelente trabalho em preboarding, mas o primeiro dia de trabalho pode ser um factor decisivo para a retenção e a produtividade. Uma experiência negativa pode levar ao desinteresse dos empregados e, possivelmente, ao desgaste, mas uma experiência de orientação positiva pode capacitar os empregados desde o primeiro dia e ajudá-los a fazer o seu melhor trabalho.

O que é a orientação de novos funcionários? 

A orientação de novos funcionários é um processo para dar as boas-vindas e apresentar as novas contratações ao local de trabalho. As novas contratações são preparadas para o sucesso num esforço de colaboração, incluindo os RH, o departamento de contratação e outras equipas. 

Diferença entre orientação e integração

Espera, qual é a diferença entre isto e o onboarding? 

Por um lado, a orientação de novos funcionários dura apenas algumas horas ou alguns dias, enquanto a integração é um processo muito mais longo, que pode durar até um ano.

Além disso, a orientação não abrange os aspectos específicos. Normalmente, as novas contratações de toda a empresa são reunidas para partilhar informações que facilitem a sua transição. 

Em contrapartida, a integração é específica para cada função e departamento e requer um plano estratégico. Assim, essencialmente, a orientação é uma parte importante do processo global de integração.

O que acontece durante a orientação de um novo empregado?

Eis uma lista de verificação rápida que explica como deve ser a orientação de um novo contratado: 

• Visão geral da missão, visão e valores da empresa
• Documentação obrigatória
• Discussão dos planos de benefícios
• Revisão da política de segurança, saúde e protecção
• Revisão dos procedimentos administrativos
• Distribuição de equipamentos fornecidos pela empresa
• Visita ao local de trabalho
• Formação obrigatória sobre o código de conduta
• Partilhar os principais contactos organizacionais

Benefícios da orientação de novos funcionários

É certo que a orientação de novos contratados ajuda a familiarizá-los e a prepará-los para o sucesso. Mas o que é que isso significa realmente?

Os trabalhadores querem ser tratados como pessoas e não como recursos. 

A orientação dos empregados ajuda-o a fazer isso mesmo, tornando os novos empregados uma parte valiosa da organização. 

À semelhança do conceito de adequação produto-mercado, a orientação ajuda-o a estabelecer a adequação pessoa-organização. Pode entusiasmar os novos empregados com a ideia de trabalhar consigo e ajudá-los a começar a trabalhar. 

Eis os principais benefícios de uma orientação sólida para os novos contratados, tanto para os empregadores como para os trabalhadores:

Para os empregadores

• Reduz a taxa de rotação do pessoal
• Melhora as taxas de retenção dos empregados
• Diminui o tempo de produtividade
• Cria uma força de trabalho empenhada e capacitada

Para os trabalhadores

• Reduz o stress e a ansiedade associados ao início de novas funções
• Capacita os novos contratados para compreenderem como podem contribuir
• Faz com que os novos membros da equipa se sintam seguros e bem-vindos
• Permite-lhes partilhar o seu ponto de vista

📈 6 Práticas recomend adas para uma boa orientação dos novos funcionários 

O medo da mudança é um resultado tanto da natureza como da educação. E começar um novo emprego é uma mudança enorme. Por isso, elimine os factores de stress e as incógnitas para ajudar os recém-contratados a adaptarem-se ao seu novo local de trabalho e a ficarem entusiasmados com a sua função. 

Eis como: 

Incluir informações práticas

Já lhes deu uma antevisão realista do emprego durante o processo de contratação. 

Agora, mostre-lhes os arredores e responda às perguntas que possam ter, desde onde devem estacionar o carro a perguntas sobre o seu gestor, a sua equipa e a quem podem recorrer para obter apoio técnico e de RH.

Tranquilize-os e apresente-os aos seus buddy

Começar um novo emprego é stressante. 

A sua função é aliviar esse stress e fornecer-lhes recursos para lidar com a situação. Ter um site de integração buddy, por exemplo, pode ajudar as novas contratações a sentirem-se apoiadas e a aumentar o tempo de produtividade.

Abrir-se sobre a cultura da sua empresa

A cultura do seu local de trabalho tem um enorme impacto no envolvimento dos trabalhadores. Mostre aos novos contratados como é gerido o espectáculo e o que os outros empregados fazem normalmente para descomprimir no local de trabalho.  

Dica profissional: Organize um almoço em que os novos contratados conheçam a equipa para que possam mergulhar organicamente no ambiente de trabalho.

Preparação para o primeiro dia

Certifique-se de que os novos contratados têm todas as informações de que necessitam para chegar ao escritório e prepare-os com o portátil da empresa e todo o software necessário. 

Além disso, prepare o seu gestor para que esteja pronto para o primeiro dia e possa começar a mostrar-lhe o caminho. 

Para evitar uma sobrecarga manual, pode programar mensagens para gestores de pessoal e colegas, por exemplo, através de Slack.

Utilizar uma lista de controlo exaustiva

As listas de verificação podem ajudá-lo a si e aos novos contratados a manterem-se no caminho certo durante a orientação. Uma vez que há muitos intervenientes envolvidos, é crucial um sistema organizado. 

Eis uma lista de controlo de integração e orientação dos trabalhadores que pode utilizar:

Dica profissional: Recolha os dados importantes dos empregados antes do seu primeiro dia.

Recolher feedback e melhorar

Peça aos novos contratados após a orientação para partilharem a sua experiência e como pode melhorar o processo no futuro. O timing é fundamental aqui. Convém perguntar-lhes logo após a conclusão da orientação, para que ainda estejam frescos na memória. 

Recolha as reacções para ver onde falta o seu processo de orientação e o que precisa de ser melhorado. Além disso, envolva os funcionários mais antigos para ver o que recordam da sua orientação. Esses eventos memoráveis são o que pretende criar mais, minimizando o stress. 

Quanto tempo deve durar uma orientação para os trabalhadores?

Algumas organizações têm um dia de orientação, enquanto outras têm um programa de orientação muito mais longo , de 30, 90 ou mesmo 120 dias, durante o qual uma parte do dia é reservada à orientação e o resto é passado a fazer trabalho efectivo. 

A resposta honesta é que isso depende da sua organização. Quando recolher feedback sobre o seu programa de orientação, pergunte à sua equipa se considera que a duração foi suficiente e se beneficiaria de um programa de orientação mais longo. 

É também específica para cada trabalhador. Alguns podem precisar de mais ajuda do que outros. Uma orientação personalizada que permita a cada colaborador fazer o seu melhor trabalho pode ser o caminho certo para si.

O que incluir na orientação de novos funcionários?

De acordo com a SHRM, a reunião de orientação para novos contratados deve ocorrer na primeira semana de trabalho e consistir no seguinte:

Recursos Humanos

• Apresentar a empresa, a missão, a função e a cultura
• Rever a estrutura e o organigrama da empresa
• Rever o manual do trabalhador
• Discutir o plano de benefícios 
• Inscrever as novas contratações no plano de benefícios

Segurança

Rever as políticas de segurança e saúde em

• Segurança
• Incêndio
• Evacuação de emergência
• Segurança no trabalho

Políticas administrativas

• Analisar e debater as políticas anti-assédio
• Rever as políticas relativas a períodos de pagamento, viagens, utilização de veículos e pedidos de formação
• Discutir os procedimentos administrativos em matéria de segurança, ameaças de malware informático e sistemas, fornecimentos e equipamento

Visão geral do departamento

• Partilhar uma visão geral do departamento de cada equipa
• Responder às perguntas mais frequentes e incentivar os novos contratados a colocar questões

💻 O rientação virtual: Adaptar o seu processo aos trabalhadores remotos

Pode adaptar facilmente estas boas práticas a um local de trabalho remoto ou híbrido. Em vez de realizar estas reuniões cara a cara, pode utilizar uma ferramenta de videoconferência e verificar tudo o que está na sua lista.

De facto, o trabalho à distância pode até eliminar alguns dos factores de stress tradicionais que teria de enfrentar de outra forma. 

Mas o facto de estar à distância não significa nunca se encontrar pessoalmente. As empresas que dão prioridade ao trabalho remoto, como Zapier, Buffer e Prezly, organizam frequentemente retiros presenciais anuais ou semestrais. Esta é uma excelente oportunidade para apresentar novos membros da equipa à empresa e criar esses momentos orgânicos de união da equipa.

💡 6 ideias de orientação para novos funcionários que pode roubar

A pressão para impressionar os novos funcionários é demasiado real. Por isso, aqui está uma lista de ideias que pode utilizar para fazer da sua orientação um sucesso:

1. Envie-lhes brindes da empresa

Mesmo que os seus empregados estejam à distância, não economize nos brindes. Os brindes da empresa fazem com que os funcionários se sintam ligados à organização. 

E também não tem de seguir o caminho tradicional. Em vez de t-shirts, canetas e canecas da empresa, ofereça autocolantes para computadores portáteis, carregadores sem fios, plantas, snacks sofisticados ou até tapetes de ioga.

Curioso? Aqui estão 10 ideias para o seu pacote de boas-vindas a um novo contratado

2. Organizar uma caça ao tesouro

Uma caça ao tesouro física que divide todos em equipas para que os novos contratados possam interagir facilmente com os seus colegas é uma óptima ideia, mas não é propriamente nova. É possível elevar o nível da caça ao tesouro utilizando códigos QR para partilhar as pistas e utilizando uma aplicação para verificar quem resolve o maior número de pistas. 

Para os empregados remotos, experimente antes uma caça ao tesouro na intranet ou wiki. Peça aos empregados que procurem ficheiros na intranet ou na wiki para replicar a experiência.

3. Organizar uma visita virtual ao escritório

Grave um vídeo para mostrar o escritório aos novos contratados e partilhe-o com eles antes do primeiro dia. Se o seu local de trabalho for híbrido, pode até enviar óculos de realidade virtual aos funcionários remotos para que possam ter uma visita imersiva ao escritório. 

4. Fazer-lhes uma saudação 

Apresente as novas contratações no blogue da sua empresa e publique-as nas redes sociais. Seja criativo com as suas publicações.

Talvez gostem dos Vingadores, por isso, experimente estes modelos de cartaz para obter um cartaz espectacular inspirado no filme, em vez da habitual fotografia de rosto e texto.

5. Jogar a roleta do almoço/café 

Deixe que a tecnologia tome as rédeas e decida quem deve ir almoçar em conjunto. Se os seus empregados remotos trabalham num espaço de co-working, veja se eles estariam dispostos a organizar algo semelhante.

6. Organizar um concurso de perguntas e respostas

A revisão das políticas da empresa é obrigatória, mas tem de ser aborrecida? Partilhe os documentos com os novos contratados com antecedência e transforme a reunião de orientação num concurso de trivialidades. Nada melhor do que uma competição amigável para tornar o primeiro dia memorável. 

Quer automatizar a sua orientação? Fale com um especialista em orientação de novos contratados em Zavvy hoje.

📈 E um hack poderoso

Também está a perder horas a convidar cada um dos novos contratados para os respectivos eventos de orientação - dependendo da sua localização, data de início, departamento, etc.?

Com o Zavvy, pode configurar os seus eventos de orientação uma vez - e convidar novas contratações em piloto automático.

• Com base nos critérios exactos que definiu
• E com os dados do seu sistema HRIS
• Juntamente com jornadas atractivas para a pré-incorporação e a integração.

Saiba como funciona o software de programação de eventos de orientação da Zavvy.

Perguntas frequentes sobre a orientação de novos funcionários

O que é um termo alternativo para a orientação dos trabalhadores?

A orientação dos trabalhadores é também conhecida como indução. 

Algumas pessoas também o designam por onboarding. É importante não confundir as duas coisas. A orientação não é o onboarding, mas sim uma parte do mesmo. Por isso, pode ser ignorada mesmo que tenha um excelente programa de onboarding. 

Quais são as 4 regras básicas da orientação dos trabalhadores?

Não se esqueça dos 4 C's - Clarificação, Compliance, Ligação e Cultura. O seu programa de orientação deve abordar todos estes aspectos. 

O que acontecerá se não houver uma orientação correcta?

Para além da impressão negativa que pode levar ao desgaste, o facto de não haver uma orientação prepara os empregados para o fracasso e diminui a velocidade da produtividade, o que é obviamente mau para a empresa.