Fizeste uma nova contratação. Parabéns.
É altura de os integrar. Uma parte crucial, mas incómoda, de toda a integração é a papelada de integração dos novos contratados.
Todos os novos funcionários da sua empresa têm de passar por uma série de documentos antes de se tornarem funcionários oficiais. No entanto, o processo de documentação dos novos contratados pode ser cansativo para si e para o novo membro da equipa.
Por exemplo, tem de se certificar de que as novas contratações recebem todos os documentos relevantes. Idealmente, também tem de verificar o seu progresso para garantir que completam tudo a tempo.
Embora facilitar a documentação de integração dos novos membros da equipa possa não parecer excitante, tem um impacto significativo. Um estudo da Glassdoor mostra que uma boa experiência de integração pode melhorar a retenção de novos contratados em 82% e a produtividade em 70%.
Continue a ler para compreender as diferentes categorias de documentação para novos contratados de que necessita e como pode automatizar todo o processo para reduzir o trabalho manual repetitivo.
Simplificando, a documentação de integração garante que os seus novos funcionários recebem, lêem e assinam os documentos de que necessitam para um início sem problemas na sua empresa.
A documentação para novos empregados inclui documentos que abrangem vários aspectos do emprego e da integração, tais como
A existência destes documentos não é apenas um requisito contratual e legal. Permite também que todas as pessoas envolvidas, incluindo os novos trabalhadores e as suas chefias, compreendam como devem trabalhar em conjunto.
Antes de analisarmos os documentos de que necessita, tenha em conta que estes são necessários, independentemente de os considerar aborrecidos ou confusos.
Através destes documentos, os seus novos empregados ficarão a conhecer as suas expectativas em relação a eles, as políticas da sua empresa e os benefícios que irão obter.
Também vale a pena facilitar o processo burocrático de integração para as novas contratações, porque a maioria dos novos funcionários considera-o cansativo, como pode ver aqui e aqui.
Para simplificar o processo de assinatura para os novos membros da equipa, tente:
"Independentemente de o novo funcionário ser um freelancer com contrato, a tempo parcial ou a tempo inteiro, tem de preencher alguns documentos durante o processo de integração."
Uma forma fácil de estruturar e documentar o seu processo de documentação de integração é organizar todos os formulários nas quatro categorias que lhe mostramos abaixo:
As leis laborais diferem consoante o país. Por conseguinte, o primeiro passo é compreender as leis laborais locais do seu país para manter compliance.
Assegurar o cumprimento de:
Depois de se ter familiarizado com as leis locais, o passo seguinte é compreender os formulários de requisitos fiscais que um novo empregado deve preencher no seu país.
Este formulário ajudará a sua empresa a:
Certifique-se de que conhece o nome do formulário fiscal no seu país que os novos contratados devem preencher. Por exemplo, nos Estados Unidos, chama-se o formulário W-4.
Ao mesmo tempo que cumpre os requisitos fiscais, também quer certificar-se de que o novo contratado tem uma autorização de trabalho no seu país. Os sítios Web oficiais do governo podem fornecer-lhe as informações necessárias.
É também essencial conhecer os formulários para o pessoal não permanente no seu país. Em alguns países, é ilegal os contratantes começarem a trabalhar sem preencherem determinados documentos.
Por exemplo, nos Estados Unidos, o formulário de um contratante é designado por formulário W-9 . Ele ajudá-lo-á a
Para o ajudar a começar, temos algumas dicas sobre como preencher o W9.
Uma carta de oferta de emprego resume a posição na empresa. Assim, garante que tanto o candidato como o novo contratado concordam com os pormenores básicos do cargo. Além disso, uma carta de oferta de emprego oficial contém informações essenciais, tais como:
Se a oferta for adequada, o candidato aceita-a, assina-a e envia-lhe o documento.
Depois de aceitarem a sua oferta de emprego, os novos empregados poderão ter de rever e assinar um contrato que explica as suas obrigações e responsabilidades.
O contrato de trabalho contém normalmente informações como
Em caso de desacordo ou litígio relativamente às condições de trabalho, o trabalhador e o empregador podem recorrer ao contrato.
Quaisquer informações adicionais sobre as expectativas ou responsabilidades dos novos contratados, para além das fornecidas na carta de oferta de emprego, também devem constar de um documento escrito.
Por exemplo, pode incluir as expectativas específicas do gestor em relação ao novo empregado, a forma como este deve realizar determinadas tarefas, quando é que há avaliações de desempenho, etc.
Expectativas claras eliminam a confusão dos novos membros da sua equipa sobre o que espera deles, como o empregado preocupado abaixo.
Muitas vezes, as organizações não fornecem documentos de trabalho específicos aos seus contratantes, como os freelancers, durante o processo de integração. Mas, dependendo da legislação do seu país, pode ser legalmente obrigado a fazê-lo.
Um mau processo de integração pode também dar aos seus novos freelancers a impressão de que não os valoriza.
Para construir uma boa relação com os seus contratantes, faça o seguinte:
Estabelecer uma boa relação com os trabalhadores não permanentes, por exemplo, através de uma excelente integração dos contratantes, garante que terá sempre acesso a freelancers talentosos.
Os documentos internos da empresa ajudam os novos empregados a compreender bem a sua organização e a forma como se devem comportar. Assim, utilizam os documentos como referências para realizar o seu trabalho.
Dependendo da sua empresa, eis alguns documentos internos comuns que os novos contratados devem receber:
Um manual de actividades inclui todos os processos, políticas e procedimentos da sua empresa. Este documento pode ajudar as novas contratações a terem independência e a pouparem tempo enquanto trabalham:
O manual da sua empresa pode ter tantas políticas quantas quiser, tais como políticas de trabalho híbrido, políticas de ética e políticas ambientais.
O estabelecimento de políticas de trabalho híbridas permite-lhe definir directrizes, eliminar a confusão e dar aos seus empregados a possibilidade de definirem os seus próprios horários de trabalho.
Dica profissional: Utilize o nosso modelo pronto a utilizar para criar uma política de trabalho flexível em minutos.
A ética empresarial orienta todos os funcionários sobre como agir com clientes, agências governamentais e fornecedores.
É benéfico ter políticas que mostrem como a sua empresa está em conformidade com a protecção do ambiente. Pode, por exemplo, incluir estratégias que a sua empresa irá implementar nos próximos cinco anos.
Dependendo da dimensão da sua empresa e dos seus procedimentos operacionais, pode optar por ter um manual de actividades e um manual do trabalhador ou apenas um dos dois.
Um manual do trabalhador é elaborado especificamente para orientar os seus empregados. Idealmente, o documento deve conter todas as informações que os seus empregados precisam de saber, como o código de vestuário, as políticas comportamentais e os procedimentos de emergência.
Nota: Pode adicionar os restantes tópicos desta secção ao seu manual do trabalhador, mas iremos abordar cada documento individualmente.
A missão da sua empresa é a razão da sua existência. Além disso, de acordo com um estudo do LinkedIn, 53% das novas contratações referem como importante uma introdução à cultura e aos valores da empresa durante o seu percurso de integração.
Além disso, um estudo da Gallup concluiu que uma maior ligação entre os trabalhadores e a missão do seu local de trabalho conduz a um aumento da rentabilidade.
Estes dois documentos são essenciais para evitar a fuga de informações, processos e propriedade intelectual importantes da empresa.
Este acordo impede os seus empregados ou contratantes independentes de divulgarem qualquer informação sensível adquirida enquanto trabalham para a sua organização.
No entanto, tenha cuidado para não criar NDAs que incentivem uma cultura tóxica no local de trabalho. Uma cultura tóxica pode mesmo levar as pessoas a demitirem-se.
O acordo de não concorrência deve impedir que os empregados iniciem ou invistam numa empresa concorrente enquanto ou depois de trabalharem consigo. Os acordos de não concorrência pós-contratuais são normalmente limitados a uma duração específica.
Por exemplo, uma organização pode impedir um funcionário de iniciar um negócio num raio de 24 milhas da sua localização durante dois anos.
Um organograma é um diagrama que mostra a estrutura de uma organização. Inclui os níveis de liderança numa empresa e as relações entre as diferentes posições. Os seus novos empregados devem, por exemplo, saber a quem devem reportar para tarefas específicas.
Os processos de gestão do desempenho diferem de empresa para empresa. Para que as novas contratações sejam bem sucedidas, devem familiarizar-se com a sua configuração específica.
Alguns documentos de avaliação do desempenho que podem ser entregues aos novos trabalhadores são
Moreover, if you have a set procedure for career advancement in your organization, this is a fitting place to add some information on that as well.
Por exemplo, se uma promoção na sua equipa de vendas se baseia no número de vendas que um empregado efectuou por ano, comunicá-lo antecipadamente permite que os novos contratados saibam o que precisam de fazer para progredir.
Os novos membros da equipa têm de compreender o código de conduta. Este código não só previne ocorrências drásticas como a rescisão sem justa causa, a discriminação e o assédio. Também ajuda os novos membros da equipa a instalarem-se e a ligarem-se ao resto da equipa.
Certifique-se de que menciona a forma como os seus líderes tomam medidas contra comportamentos pouco éticos, porque, de acordo com um novo relatório de investigação de 2022 da Gallup, apenas 4 em cada 10 empregados denunciam comportamentos pouco éticos.
Durante a integração de novos empregados, terá de pedir os seus dados pessoais, tais como contactos pessoais, informações financeiras e médicas. Os novos empregados precisam de saber como irá armazenar e utilizar as suas informações pessoais.
Dependendo da sua localização, as leis sobre a recolha, armazenamento e utilização das informações pessoais dos seus trabalhadores são diferentes.
Por exemplo, as leis do RGPD na União Europeia têm medidas rigorosas sobre a forma como os empregadores devem tratar os dados dos trabalhadores.
Dependendo da cultura e do sector da sua empresa, poderá existir um código de vestuário específico. Documente claramente o código de vestuário para reduzir a incerteza dos novos contratados.
Desenhos e fotografias podem ser úteis, bem como listas pormenorizadas de vestuário adequado.
Por último, certifique-se de que os novos empregados assinam o manual do empregado para mostrar que reconhecem e aceitam as suas políticas e procedimentos internos.
É evidente que os novos contratados devem ter conhecimento da sua remuneração e benefícios. Os formulários seguintes podem ser úteis.
De acordo com um inquérito recente do LinkedIn, 60% dos trabalhadores querem benefícios de compensação quando escolhem um novo emprego.
Por isso, se a sua organização oferece benefícios aos empregados, pode querer dar aos novos empregados documentação de integração que explique os termos e condições para receberem benefícios.
Em muitos casos, os novos contratados precisam de assinar documentos específicos para aceitar formalmente os benefícios. Os benefícios mais comuns para os trabalhadores são os seguros de saúde e de vida, as opções de compra de acções, um plano de reforma e o tempo livre remunerado.
Todos os novos empregados devem conhecer os seus seguros e benefícios de saúde - devem saber se lhes oferece um pacote de seguros completo ou se paga uma parte do mesmo.
Suponha que a sua empresa oferece opções sobre acções como compensação. Nesse caso, é fundamental explicar o seu funcionamento em linguagem simples para garantir que mesmo os novos membros da equipa que não têm qualquer conhecimento sobre opções sobre acções compreendem perfeitamente o que recebem.
In many cases, your new employees will also want to know the retirement planning options you offer them. Ideally, provide all the information and resources they need to make the right choices.
É possível que já exista alguma informação no seu manual do colaborador relativamente ao tempo livre remunerado. É crucial clarificar a forma como os novos empregados devem registar as PTO, os dias de folga e os dias de doença.
Normalmente, existe muita confusão sobre o funcionamento das políticas de PTO.
Especialmente quando as férias pagas aumentam com o tempo ou quando existem restrições relativamente à data em que as férias pagas podem ser gozadas.
É uma boa prática descrever por escrito todos os benefícios extra para os trabalhadores e regalias não pecuniárias.
Podem incluir benefícios como:
A prestação de informações precisas sobre estas prestações adicionais evita futuros mal-entendidos.
O depósito directo permite aos empregadores transferir os cheques de ordenado dos trabalhadores directamente para as suas contas bancárias, eliminando a necessidade de cheques em papel.
Mais importante ainda, poderá querer fornecer informações pormenorizadas sobre a forma como os empregados podem criar essas contas e ser claro quanto ao dia da semana em que receberão o pagamento.
A entrega de todos os documentos necessários aos novos contratados é frequentemente seguida de um vai-e-vem de vários e-mails e telefonemas para saber se assinaram e compreenderam tudo.
Este vai-e-vem rapidamente se torna esmagador para si e para os novos membros da sua equipa.
Pode automatizar o acompanhamento de tarefas, programar lembretes automáticos e acompanhar o progresso dos seus novos colaboradores utilizando a nossa ferramenta de integração de colaboradores para simplificar este processo.
Além disso, certifique-se de que tudo é tratado e comunicado até à data de início, utilizando o nosso Zavvy Workflow Builder, que lhe dará um processo fácil de seguir para garantir que integra e comunica eficazmente com as suas novas contratações.
Gostaríamos de o ouvir!
Não hesite em contactar-nos para ver Zavvy em acção.
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