Colaboração virtual 101: Principais sugestões e ferramentas para um trabalho de equipa sem falhas

À medida que as equipas se dispersam por cidades, países e fusos horários, o conceito de "trabalho em equipa" está a sofrer uma mudança sísmica. 

Num mundo em que "espaço de escritório" pode significar uma mesa de cozinha, um café ou uma praia, a capacidade de colaborar virtualmente não é apenas uma competência; é um superpoder que ajuda a sua organização a prevenir:

• a falta de alinhamento entre as equipas;
• barreiras de comunicação;
• a falta de competência técnica do pessoal;
• caos operacional. 

Este artigo irá: 

• Discutir os obstáculos comuns à colaboração virtual. 
• Apresentamos-lhe as principais ferramentas que estão a revolucionar o trabalho remoto. 
• Partilhe estratégias testadas e comprovadas de equipas que dominaram o jogo da colaboração virtual.

O que é a colaboração virtual?

A colaboração virtual é uma forma de trabalho em equipa entre membros da equipa num ambiente digital organizado e realizado por meios tecnológicos para realizar tarefas diárias. 

Graças à tecnologia, a colaboração virtual permite que as pessoas se coordenem, partilhem informações e realizem tarefas coletivamente, independentemente da localização geográfica. 

Esta abordagem tornou-se cada vez mais prevalecente devido ao aumento do trabalho remoto, das equipas globais e do avanço contínuo das tecnologias de colaboração.

Os principais elementos da colaboração virtual incluem: 

• videoconferência; 
• ferramentas de gestão de projectos em linha; 
• armazenamento em nuvem; 
• plataformas de mensagens em tempo real. 

3 Principais benefícios da colaboração virtual 

Acesso a um conjunto diversificado de talentos

As colaborações virtuais permitem que as empresas contratem funcionários com diferentes conjuntos de competências, conhecimentos e intuição sem barreiras geográficas. O acesso a um conjunto global de talentos traz mais inovação e ideias, actualizando a sua força de trabalho. 

Neal Taparia, o fundador da Solitaried, explica: "Quando começámos, não tínhamos orçamento para contratar os melhores talentos no nosso mercado local. No entanto, conseguimos encontrar remotamente os melhores talentos, o que tem sido um fator de diferença fundamental para o nosso negócio."

Melhoria da produtividade 

A colaboração em linha permite que os funcionários dêem o seu melhor, ao mesmo tempo que se preocupa com a responsabilidade pessoal. Os funcionários podem programar o trabalho para as suas horas mais produtivas e concluir as tarefas mais rapidamente. 

Além disso, as ferramentas de colaboração virtual automatizam tarefas redundantes e libertam o tempo dos seus trabalhadores para se concentrarem no que é importante. O resultado é um melhor desempenho dos funcionários e um aumento da produtividade.

Poupar tempo e dinheiro

A colaboração virtual poupa o tempo gasto nas deslocações para o local de trabalho. Os funcionários podem planear o seu dia tranquilamente sem se preocuparem em apanhar trânsito e começar a trabalhar com energia. 

Além disso, as ferramentas de colaboração em linha facilitam o planeamento e a gestão de reuniões com os intervenientes, independentemente do local onde se encontrem. 

As organizações também gastam menos em recursos como escritórios, espaços para reuniões e equipamento no local, reduzindo assim as despesas gerais e aumentando os lucros. 

5 Desafios comuns na colaboração virtual

Barreiras de comunicação

Um dos principais requisitos para criar uma equipa de sucesso é uma comunicação clara. Mas as equipas virtuais enfrentam barreiras de comunicação que muitas vezes dificultam o fluxo de trabalho. 

A falta de interacções cara a cara e de pistas não verbais conduz frequentemente a mal-entendidos entre colegas de equipa. As pessoas podem retirar a comunicação escrita do contexto ou interpretá-la incorretamente, o que complica a sinergia entre os colaboradores.

As oportunidades de colaboração em tempo real também são limitadas nas equipas virtuais. As pessoas que trabalham em fusos horários diferentes têm muitas vezes de esperar pela correspondência dos seus colegas, o que afecta a produtividade.  

Além disso, a colaboração virtual depende em grande medida de ferramentas digitais e quaisquer problemas técnicos podem comprometer a comunicação em tempo real. 

Cultura e coesão da equipa

Nas colaborações virtuais, os funcionários necessitam frequentemente de uma visibilidade clara do trabalho dos outros. Isto resulta numa falta de confiança e numa menor coesão da equipa, afectando a cultura de trabalho interna da equipa. Pode também resultar de diferentes origens culturais, estilos de comunicação e ética de trabalho.

A cultura da empresa pode parecer dispersa ou desligada, uma vez que a colaboração virtual requer mais pistas não verbais ou tempo de interação informal. Devido a estas lacunas e à falta de camaradagem, as pessoas podem não ter um sentimento de pertença. A formação em sensibilidade cultural e as actividades de formação de equipas são essenciais para uma forte dinâmica de equipa. 

Limites profissionais

As linhas ténues entre a vida profissional e a vida privada podem ter um impacto negativo no bem-estar e no empenho dos trabalhadores.

As equipas virtuais distribuídas globalmente debatem-se frequentemente com a necessidade de impor limites ao trabalho. Os funcionários trabalham frequentemente em horários diferentes. A necessidade de informação imediata pode muitas vezes levar os seus colaboradores a receber chamadas ou pedidos de informação de colegas de equipa fora do seu horário de trabalho.

Consequentemente, são necessários limites profissionais para manter um equilíbrio ótimo entre a vida profissional e pessoal e evitar o esgotamento.

Distrações

As equipas remotas trabalham frequentemente a partir de vários locais. A falta de disciplina no escritório e as distracções das localizações remotas podem ser um desafio para a produtividade geral da organização.

Por exemplo, os empregados que trabalham em casa podem ter familiares ou colegas de quarto por perto. O ruído e as interrupções inevitáveis de uma casa normal podem reduzir a produtividade do empregado. 

Falta de estrutura

Outro desafio predominante nas colaborações virtuais é a falta de uma estrutura definida. Os funcionários que trabalham com horários diferentes a partir de locais diferentes dificultam a definição de regulamentos específicos por parte da empresa. 

A eficiência operacional é afetada sem uma estrutura adequada. Os seus empregados remotos precisam de compreender as expectativas de trabalho e desempenho e de se sentirem ligados à equipa. A falta de envolvimento e a redução da produtividade podem ser o resultado.

As 14 principais ferramentas e plataformas de colaboração virtual

Para além de estratégias eficazes, também são necessárias ferramentas e plataformas de colaboração virtual para agilizar o processo. Eis algumas plataformas que pode considerar para obter os melhores resultados: 

Recursos humanos

Zavvy

👀 Características principais:

• Sistema de feedback de 360°;
• fluxos de trabalho de integração envolventes para envolver e formar todas as suas novas contratações;
• integrações com ferramentas populares de RH e de produtividade
• AI coach para ajudar os seus colaboradores a desenvolver planos de crescimento personalizados. 

💸 Preços: O Zavvy é o pacote tudo-em-um mais acessível para tudo o que é capacitação de pessoas, a partir de US $ 4 / usuário / mês.

Além disso, os nossos preços adaptam-se às suas necessidades - sem o obrigar a pagar por módulos que não quer.

Comunicação

Slack

👀 Características principais:

• Criador de fluxo de trabalho virtual
• Canais de comunicação ilimitados para uma colaboração global
• Mensagens instantâneas 

💸 Preços: Slack oferece pacotes a partir de $7,25/utilizador/mês.

Zoom

👀 Características principais:

• Criação e agendamento de reuniões
• Bate-papo, anotação, quadro branco e salas de descanso.

💸 Preços: Os pacotes Zoom começam a partir de $149,90/ano/utilizador.

Google Meet

👀 Características principais:

• Reuniões e agendamentos instantâneos
• Fundos virtuais e efeitos visuais
• Conversas durante a reunião

Preços: O Google Meet oferece pacotes a partir de $6/utilizador/mês.

Gestão de produtos

Asana

👀 Características principais:

• Análises e relatórios com base em IA
• Criador de fluxo de trabalho
• Integrações de aplicações

Preços: Asana oferece subscrições a partir de $10,99/utilizador/mês. 

Trello

👀 Características principais :

• Quadros de projectos
• Modelos
• Integrações e plug-ins

Preços: O Trello oferece pacotes a partir de $5/utilizador/mês. 

ClickUp

👀 Características principais :

• Painel de controlo exaustivo
• Análises e relatórios com base em IA

💸 Preços: O ClickUp oferece subscrições a partir de $5/utilizador/mês.

Produtividade, colaboração e partilha de ficheiros

Espaço de trabalho Google

👀 Características principais:

• Inclui todas as ferramentas Google, incluindo o Gmail, Meet, Sheets, Docs, etc. 
• Infinitas integrações de aplicações, como o conjunto de conversores de documentos Xodo.

Preços: O Google Workspace tem um preço inicial de 7,20 dólares/utilizador/mês.

Mesa de ar

👀 Características principais:

• Criador de fluxo de trabalho personalizado
• Oferece modelos

Preços: Os pacotes Airtable começam a partir de $10/utilizador/mês.

Notion

👀 Características principais:

• Calendário partilhado da equipa
• Priorização e agendamento de tarefas

💸 Preços: Notion oferece subscrições a partir de $10/utilizador/mês.

Para equipas técnicas

Jira 

👀 Características principais:

• Quadros Scrum e quadros Kanban
• Atribuição automática e arrastar e largar
• Relatórios alimentados por IA
• Estão disponíveis muitos add-ons no Atlassian Marketplace para expandir as funcionalidades e simplificar o processo (por exemplo, os modelos Jira da AppLiger)

Preços: O Jira oferece pacotes a partir de US$ 77,50/mês.

Controlo e gestão do tempo

Toggl 

👀 Características principais:

• Integrações com os calendários do Google e do Outlook
• Rastreio offline 

💸 Preços: O Toggl oferece subscrições a partir de $ 13,35 / usuário / mês. 

Todoist

👀 Características principais:

• Níveis de prioridade e lembretes
• Painéis de controlo personalizados
• Visualização da produtividade e histórico de actividades

💸 Preços: Todoist oferece pacotes a partir de $4/mês.

Timedoctor

👀 Características principais:

• Controlo dos empregados
• Folhas de horas e folhas de pagamento em linha
• Alertas de distração

💸 Preços: As subscrições do Timedoctor começam em $8,4/utilizador/mês.

Todas estas ferramentas são óptimas para permitir uma colaboração mais fluida. Mas aqui está o senão: as ferramentas por si só não fazem a magia acontecer. 

Por detrás de todas as equipas virtuais de sucesso está uma cultura de comunicação aberta, confiança e empenho em objectivos comuns. 

Trata-se de dominar a combinação de comunicação assíncrona e síncrona, compreender as nuances da linguagem corporal digital e promover um ambiente em que cada ping, mensagem ou videochamada acrescenta valor.

💡 As 6 principais dicas para uma colaboração virtual eficaz

Eis os passos a seguir para implementar uma colaboração virtual eficaz na sua organização.

Definir metas e objectivos claros

Defina metas e objectivos claros para manter a consistência estrutural entre departamentos. O seu objetivo final é manter os seus trabalhadores concentrados numa direção unificada e melhorar o alinhamento entre as equipas locais e virtuais. 

Defina objectivos de colaboração virtual utilizando o quadro SMART (específico, mensurável, alcançável, realista e com prazos definidos). Cada tarefa atribuída deve estar alinhada com os objectivos comerciais a curto e longo prazo e ter prazos exequíveis. 

Comunique as suas expectativas desde as fases iniciais do processo de integração dos trabalhadores. Explique as suas funções, deveres e a forma como contribuem para o crescimento da empresa. 

Estabelecer regulamentos adequados para as equipas virtuais, tais como:

• Disponibilidade necessária
• Tempo de resposta previsto
• Frequência das reuniões
• Participação obrigatória nas reuniões

Envolva a sua equipa no processo. Peça a sua opinião, ideias e feedback sobre os objectivos da colaboração virtual.

Assim, fomentará a autonomia e a responsabilidade e ajudá-lo-á a definir objectivos relevantes e exequíveis.

Veja o nosso modelo de inquérito de trabalho remoto e outros 16 modelos de inquéritos na nossa coleção de modelos de inquéritos de envolvimento.

Estabelecer canais de comunicação claros

Como já foi referido, o principal problema da colaboração virtual é a barreira da comunicação. 

Para contrariar esta situação, é necessário dispor de canais de comunicação eficazes. 

Uma vez que as equipas virtuais comunicam entre si por via eletrónica, é fundamental escolher as ferramentas de comunicação adequadas. Elas podem: 

• Fornecer informações rápidas. 
• Minimize a possibilidade de os funcionários perderem actualizações essenciais.
• Assegurar o alinhamento através do acompanhamento dos progressos. 
• Localização próxima e disparidade de horários.
• Melhore as reuniões virtuais com uma conetividade sem problemas.

Tomemos como exemplo o Covid Moonshot. Foi um projeto global que envolveu mais de 150 investigadores que trabalharam em conjunto para desenvolver um comprimido que pudesse ajudar a combater o coronavírus. A equipa utilizou ferramentas de colaboração em linha para realizar experiências e analisar dados. Como resultado, o projeto registou avanços impressionantes na identificação de compostos críticos que demonstram uma excelente atividade antiviral contra o vírus. 

Para além de utilizar ferramentas de comunicação, eis mais alguns passos a dar para simplificar a comunicação eficaz em colaborações remotas:

• Programar actualizações regulares para manter todos os membros da equipa informados e praticar a transparência.
• Seja coerente com os canais e a frequência da comunicação. Por exemplo, pode utilizar serviços telefónicos empresariais para se manter em contacto com a sua equipa e com os seus clientes.
• Ser diligente na avaliação do desempenho e no reconhecimento. 
• Realizar regularmente reuniões individuais.

Veja a nossa coleção de 17 poderosos modelos de reuniões individuais. Garantimos que encontrará algo para a sua equipa! 

Cultivar fortes relações de equipa

O sucesso dos seus projectos e o crescimento geral da empresa dependem da forma como nutre a equipa e os laços internos. Relações de equipa fortes em colaborações remotas estabelecem confiança, melhoram a cultura do local de trabalho, aumentam a satisfação dos funcionários e aumentam a produtividade.

Para criar uma boa relação nas equipas virtuais, tome as seguintes medidas 

• Mantenha um segmento nas reuniões virtuais para que os seus empregados se liguem por interesses pessoais. 
• Crie chats de grupo em plataformas de mensagens instantâneas para ajudar os funcionários a criar laços para além das obrigações profissionais.
• Criar uma sala de descanso virtual.  
• Junte membros da equipa que não interagem muito para um projeto. 

Organize actividades de formação de equipas para reforçar as relações no local de trabalho. Eis algumas ideias de envolvimento de equipas virtuais que pode utilizar: 

• almoços virtuais mensais;
• jogos interactivos como charadas, pictionary, show and tell;
• sessões virtuais de brainstorming;
• sessões de ioga em linha e outras iniciativas de bem-estar em grupo.

Dica: Também pode realizar eventos sociais virtuais para aumentar o moral e promover relações significativas no local de trabalho. 

Estabelecer fluxos de trabalho e processos estruturados

A colaboração virtual prospera com clareza e organização. Sem a presença física de colegas de equipa para esclarecer dúvidas ou fornecer feedback instantâneo, uma estrutura bem definida torna-se crucial. Além disso, os fluxos de trabalho e processos estruturados garantem que todos estão em sintonia, reduzindo a probabilidade de falhas de comunicação e sobreposições. Eis alguns passos que deve considerar:

• Auditar os recursos existentes e avaliar o fluxo de trabalho atual. 
• Enumerar as tarefas com base na sua importância e urgência. 
• Compreender o âmbito, a dificuldade e o calendário de cada um.  
• Divida cada tarefa em pequenas etapas e estabeleça prazos realistas. 
• Atribuir funções de acordo com as respectivas partes interessadas de cada tarefa. 
• Construa diagramas de fluxo de trabalho para visualizar o processo. 
• Utilizar plataformas com painéis de controlo abrangentes para acompanhar os progressos. 
• Recolha o feedback dos trabalhadores sobre o novo fluxo de trabalho e introduza as melhorias necessárias. 

Por exemplo, imagine uma equipa de marketing a lançar uma nova campanha em linha. Um fluxo de trabalho de marketing estruturado pode começar com os criadores de conteúdos a redigir o material da campanha. Após a conclusão, poderiam utilizar uma ferramenta de colaboração para notificar a equipa de design gráfico para adicionar elementos visuais. Uma vez concebido, o projeto pode passar para a equipa de análise para integrar mecanismos de acompanhamento.

Cada passo terá directrizes claras, prazos e pessoal designado, assegurando que a campanha progride sem problemas sem que nenhum membro se sinta perdido ou sobrecarregado.

Da mesma forma, uma equipa de vendas beneficiará dos painéis de controlo do Salesforce, que lhes permitem acompanhar os contactos, analisar o crescimento das receitas ou otimizar a aquisição de clientes.

Incentivar a participação ativa e o envolvimento

Os empregados virtuais evitam frequentemente participar ativamente em projectos de colaboração. Para o evitar, crie uma cultura de comunicação aberta no local de trabalho. 

Mostre que a sua equipa pode partilhar ideias, fazer críticas e falar sobre os desafios que enfrentam, mesmo que trabalhem à distância. Permitir uma troca aberta de pensamentos, pontos de vista e opiniões aumenta o envolvimento dos colaboradores e motiva-os.

Incentive a escuta ativa e a empatia. Se vir que um empregado está a ser interrompido, intervenha e dê-lhe outra oportunidade para falar. 

Damian Grabarczyk, cofundador da PetLab Co., partilha algumas das actividades da sua empresa para incentivar o envolvimento dos funcionários:

‍"Criamos eventos, competições e actividades para ajudar a construir relações eficazes entre funcionários remotos e internos - o que, por sua vez, pode incentivar a participação ativa. Por exemplo, a PetLab Co. organiza quinzenalmente um almoço e aprendizagem, onde diferentes colegas e departamentos podem mostrar o que fazem, as suas vitórias e os seus planos futuros, quer no escritório quer virtualmente. Esta é também a oportunidade para discutir outras questões importantes, incluindo a saúde mental, LGBTQ+ e apoio financeiro pessoal. Estas sessões dão aos indivíduos e às equipas a oportunidade de se envolverem uns com os outros."

Dar ênfase à gestão do tempo e à produtividade

As equipas virtuais têm muitas vezes dificuldade em utilizar as suas horas de forma criteriosa. Para evitar esta armadilha, utilize estratégias de gestão do tempo. Desta forma, as suas equipas remotas manter-se-ão concentradas e produtivas sem sofrerem de esgotamento. 

Eis algumas técnicas que pode utilizar: 

• Timeboxing: Nesta técnica, os indivíduos atribuem um tempo fixo a uma atividade planeada. Esta técnica ajuda as equipas a gerir várias tarefas importantes sem comprometer a qualidade ou o prazo de entrega. 
• Técnica Pomodoro: Este método envolve sessões de 25 minutos de trabalho concentrado seguidas de intervalos de cinco minutos. Os trabalhadores podem fazer pausas mais longas de 15 a 30 minutos após quatro intervalos de trabalho consecutivos.
• Análise de Pareto: Esta técnica avalia os problemas concorrentes, mede o impacto da sua resolução e permite-lhe concentrar-se nas soluções mais vantajosas.

➡️ Capacite as suas equipas - a qualquer hora, em qualquer lugar com Zavvy

Não é totalmente possível replicar a faísca da ligação humana cara a cara. Mas a colaboração virtual não tem de ser um compromisso. Também pode ser um catalisador para o crescimento. 

Embora replicar as ligações presenciais possa ser um desafio, a Zavvy permite-lhe ultrapassar os obstáculos do trabalho remoto e promover uma colaboração significativa.

Eis como a Zavvy o pode ajudar a permitir uma colaboração remota eficaz: 

• A colaboração remota eficaz depende de uma comunicação aberta. A Zavvy facilita reuniões regulares 1:1 e ciclos de feedback, colmatando o fosso entre os membros da equipa e os gestores. O feedback construtivo, a orientação e o alinhamento das prioridades tornam-se perfeitos, criando um ambiente virtual coeso.
• 🧑‍🎓 O conhecimento é um poderoso catalisador para a colaboração. As jornadas de formação da Zavvy permitem que as equipas contribuam, acedam e colaborem facilmente com a informação. Alimente os seus projectos com conhecimentos colectivos e garanta que as fronteiras físicas não limitam a colaboração.
• 👋 Zavvy quebra barreiras, conectando equipas através das distâncias. Nosso programa de conexão inicia interações valiosas, promovendo relacionamentos e insights que vão além dos projetos. De conversas casuais de café a discussões profundas, construa redes que transcendem as limitações geográficas.
• Definir metas e objectivos SMART que alinhem as equipas para o sucesso. A nossa plataforma garante clareza, responsabilidade e um propósito partilhado, impulsionando esforços de colaboração mesmo quando estão a quilómetros de distância.

Marque uma demonstração gratuita para descobrir como o Zavvy pode ajudá-lo a envolver e desenvolver o seu pessoal.

Biografia do autor: Mehdi Hussen é um consultor de marketing SaaS e crescimento orgânico. Ele ajuda as empresas de SaaS a impulsionar o crescimento orgânico e a aquisição de clientes por meio de SEO e estratégias de marketing de conteúdo baseadas em dados. Mehdi passa seu tempo livre refletindo sobre estratégias de crescimento de startups, produtividade pessoal e trabalho remoto. Contacte com ele através do Twitter ou do LinkedIn.