Como integrar os colaboradores remotos na cultura, na equipa e nos processos

A pandemia induzida pelo trabalho a tempo inteiro deu origem a uma nova vaga de tendência de " easy come-easy go " no mercado de trabalho. Enormes faixas de pessoas estão a deixar os seus empregos estáveis, apesar dos salários e regalias confortáveis. De acordo com o Departamento do Trabalho, quase quatro milhões de pessoas deixaram os seus empregos em abril de 2021 - o número mais elevado de que há registo.

Uma das principais razões para esta mudança é a falta de integração dos trabalhadores na cultura, nas equipas e nos processos de trabalho da empresa.

"Se estivermos num local de trabalho ou num emprego onde não se dá ênfase ao apego, é mais fácil mudar de emprego, emocionalmente." - Bob Sutton, psicólogo organizacional e professor da Universidade de Stanford.

Este facto tornou um desafio para os RH e para as empresas a criação de modelos de trabalho híbridos sustentáveis. Então, como é que uma organização como a sua pode criar uma cultura de trabalho forte e inclusiva para reter os melhores talentos?

Neste artigo, exploramos os principais desafios enfrentados pelas organizações na criação de espaços de trabalho remotos com tudo incluído, juntamente com as soluções de Zavvy para recuperar a produtividade, o bem-estar e a cultura da sua organização.

1. As experiências de integração remota estão a diminuir

Os directores já o disseram e os empregados provam-no:

Os maus processos de integração têm um impacto negativo na experiência de um novo contratado numa organização. Embora o envio de documentos formais e vídeos de boas-vindas sejam obrigatórios, não são suficientes para proporcionar uma experiência de integração pessoal.

Especialmente quando o seu programa de onboarding remoto é uma mera adaptação de um programa presencial. Acaba por proporcionar uma experiência confusa, repleta de excesso de trabalho, falta de clareza e comunicação fragmentada entre os seus colaboradores. 

E quando damos por isso, os nossos melhores talentos já entregaram os seus papéis. 

Permita que os seus empregados remotos se sintam mais incluídos com este modelo de integração

Um programa de integração remota inclusivo é um bom começo que pode dar ao seu novo empregado. Não só alivia a ansiedade do primeiro dia, como também cria uma oportunidade para estabelecer ligações pessoais com os colegas. Todas as dúvidas, incertezas ou questões que um novo trabalhador tenha são atenuadas com um processo de integração inclusivo. 

Para o ajudar a começar, criámos uma lista de verificação de integração - apoiada em investigação baseada em dados e em resultados de inquéritos aos trabalhadores. 

As organizações partilham um objectivo comum - preparar os empregados para o sucesso desde o primeiro dia. E o nosso modelo de integração foi concebido para fazer exactamente isso. Depois de falarmos com especialistas do sector e de nos inspirarmos em empresas de topo como a Google e a Microsoft, criámos modelos de integração que lhe permitem proporcionar uma experiência estruturada e sem falhas. 

Veja o nosso modelo de integração em acção!

Desde o onboarding de programadores ao onboarding de marketing, garantimos que cada experiência é personalizada para cada funcionário, equipa e departamento. Isto ajuda a criar uma experiência de boas-vindas que impulsiona a marca do seu empregador e permite que os novos membros da equipa se tornem produtivos mais rapidamente em qualquer lugar, a qualquer hora. 

Eis uma breve panorâmica da sua viagem de integração com Zavvy:

• Seleccionar o nosso modelo de integração existente 
• Ou criar um novo em poucos minutos
• Atribuir tarefas de integração únicas durante um período de tempo (por exemplo, 30/60/90 dias)
• Acompanhe o progresso dos seus empregados e recolha feedback
• Torná-lo cativante com ferramentas como Loom, Slack, Loom, e mais

Com funcionalidades de topo, como lembretes e tarefas automáticas, as vantagens de utilizar um software de integração são inestimáveis. Asseguramos que todos os empregados partilham uma experiência semelhante, poupando-lhe custos e tempo. 

Veja como as empresas de topo confiam em Zavvy para os seus processos de onboarding. A sua pode ser a próxima, comece com uma Demonstração Gratuita!

2. Os líderes estão desligados dos seus empregados

78% dos empregados não acreditam que os seus líderes tenham uma direcção clara para a organização. Mas, para que qualquer empresa prospere num mercado competitivo, ou durante um período de crise, é muito importante que as expectativas de um líder estejam alinhadas com as dos funcionários.

Embora a liderança seja um processo contínuo e exigente, tem de ser reforçada ao longo do tempo. Tal como todos nós, também os líderes precisam de formação que promova a confiança entre os seus colaboradores - a chave para construir uma organização remota de sucesso.

"Nas organizações tradicionais, os líderes podem gerir através da presença - podem ver os seus colaboradores e podem ver o trabalho a ser feito. Mas quando não se consegue ver a equipa, quando não se tem a certeza do que está a acontecer, ou não se sabe literalmente se estão a trabalhar ou não tem de reformular a forma como gere a sua força de trabalho a partir do zero. Isso obriga-o a ser um melhor líder e um melhor gestor." Wade Foster, Director Executivo da Zapier

Programas exclusivos para líderes

As técnicas de liderança precisam de ser praticadas, repetidas e dominadas.

É por isso que criámos um programa de micro-coaching onde os seus gestores podem aprender regularmente sobre técnicas de liderança em que confiam os líderes de sucesso de empresas como: N26, Deezer e Google. 

Através deste modelo, os líderes serão incentivados a aplicar estas técnicas nas suas rotinas. Permitindo-lhes tornar-se líderes eficientes através da prática e da auto-reflexão.

Eis o modelo da micro-aula de liderança de Zavvy: 

Conteúdos pequenos, de 10 a 15 minutos por semana, durante um máximo de 3 meses, podem reforçar as competências e práticas de liderança dos seus gestores. São estruturados e criados para se adaptarem perfeitamente aos seus horários ocupados. 

Aqui está um exemplo de jornada de liderança que pode ser atribuído e personalizado de acordo com a função e o departamento do seu gerente. Desde orientá-los para tomar a decisão certa no momento certo até prepará-los para responder aos desafios mais rapidamente, fale com nossos especialistas sobre como começar a usar este modelo de liderança!

3. Os trabalhadores isolados são menos produtivos

79% dos empregados sentem-se mais isolados desde que passaram a trabalhar à distância. Embora a teletrabalho seja um sonho tornado realidade para muitos, muitos trabalhadores estão a sofrer consequências imprevistas em termos de saúde mental, como o isolamento e o esgotamento.  

As empresas que não conseguem manter os seus empregados ligados têm 5,6 vezes mais probabilidades de ter uma produtividade mais baixa desde que passaram a trabalhar remotamente.

Por mais importante que seja para os funcionários contribuírem com todo o seu potencial para um projecto, as organizações precisam de oferecer um nível igual de apoio à sua saúde mental. 

Para aliviar os sentimentos de isolamento, empresas como a GitLab incentivam a criação de "pausas para café virtuais" durante o horário de trabalho para a sua equipa remota. Isto não só promove um ambiente de trabalho colaborativo, como também incentiva os funcionários a serem mais participativos e a manterem-se motivados.

O Revelry também dedicou um canal específico "watercooler" para incentivar as conversas durante os intervalos. 

Criar rituais Meetup com Zavvy

A evolução do panorama laboral exige uma mudança nas estruturas e práticas, idealmente seguidas em espaços de escritório tradicionais. Os modelos de trabalho híbridos tornaram cada vez mais importante para as organizações a criação de oportunidades que criem ligações de alta qualidade e segurança psicológica entre os seus colaboradores.

Adicione um novo ritual ao seu fluxo de trabalho que aproxime os seus colaboradores com o nosso modelo Meetup Ritual. Desde uma reunião durante uma chávena de café ou numa chamada Zoom, construa relações de qualidade que criem um ambiente de trabalho amigável e de confiança. Para tirar o máximo partido deste programa, implemente-o nas equipas ou em toda a empresa.

Criar uma cultura de trabalho remoto inclusiva é apenas metade da batalha ganha. Como é que garante que os seus empregados estão a beneficiar desses programas de ligação?

Uma forma de o saber é através do envio de inquéritos de opinião aos empregados, que são cruciais para obter informações valiosas sobre as necessidades dos seus empregados. 

Com Zavvy, pode automatizar facilmente este processo e enviar formulários de feedback através de Slack ou Teams. 

Alguns elementos-chave a considerar antes de implementar os seus programas de inclusão à distância:

• Compreender a vulnerabilidade do seu empregado
• Falar com eles sobre os seus sentimentos e experiências
• Quais são as suas expectativas? 
• De que tipo de apoio necessitam?
• Como é que o trabalho a tempo inteiro afectou a dinâmica da sua equipa?

Ir além dos espaços de trabalho superficiais é um desafio em si mesmo. E acrescentar tempo social ao calendário dos seus empregados não é suficiente. Quer pretenda criar uma equipa envolvente ou motivada - os nossos programas de ligação, como "Conversas que interessam", "Caminhar e falar" e "Rituais de reunião", foram concebidos para promover uma força de trabalho ligada.

4. As empresas precisam de combater o esgotamento do trabalho a tempo inteiro

A conveniência de trabalhar a partir de casa não só está a stressar os empregados, como também está a esbater as linhas entre a sua vida pessoal e profissional. Esta situação exacerbou os problemas que alimentam o esgotamento, como o excesso de trabalho, a falta de autonomia, um fraco sentido de community e a falta de empenhamento. 

Para compensar o esgotamento, empresas como a Hootsuite (uma plataforma de redes sociais) anunciaram em Maio que iriam parar de trabalhar durante uma semana porque tinham notado "um aumento da depressão, da ansiedade, da imersão na solidão e da incerteza" resultante da mudança para o trabalho remoto."

Apesar do fascínio das semanas de bem-estar, as pessoas continuavam a recear regressar ao trabalho e responder ao dobro das mensagens de correio electrónico, o que resultava num esgotamento mais rápido. 

Felizmente, mesmo com estes desafios, existem oportunidades para combater o esgotamento!

Faça com que a FCT volte a ser uma vantagem com Zavvy

O nosso modelo de espinha dorsal resiliente combina na perfeição os programas de bem-estar com a rotina dos seus empregados. Não só lhes dá um impulso muito necessário, como também os capacita para se destacarem nas suas vidas profissionais e pessoais. 

Este modelo de base científica aborda os principais pontos problemáticos, como o stress, o excesso de trabalho, a comunicação fragmentada e a desconexão. Ao longo de 8 semanas, este modelo utiliza vídeos AO VIVO, sessões de pensamento crítico e muito mais - que orientam os empregados para gerir e ultrapassar os factores indutores de esgotamento. 

Algumas medidas importantes que pode tomar para ajudar os seus empregados que enfrentam o esgotamento:

• Oferecer trabalho híbrido sempre que possível
• Prestar atenção ao tempo e às pausas mentais
• E, mais importante ainda, verifique com os seus empregados

Com Zavvy, pode enviar mensagens automáticas aos seus empregados, lembrando-lhes que devem dar prioridade à sua saúde mental, fazer pausas regulares, participar em actividades que promovam o bem-estar geral e muito mais. 

Apoiar os seus colaboradores durante um período de stress começa por ouvi-los e, em seguida, implementar práticas justas e adequadas das quais possam beneficiar. Se não sabe como começar, fale com os nossos especialistas para reforçar as suas equipas remotas!

O conhecimento está mais disperso do que nunca

A WFH está a seguir-nos até 2022. Tornando ainda mais crítico para os líderes de RH tornar virtualmente acessíveis informações essenciais como políticas da empresa, práticas de integração, programasbuddy .

Não ter uma orientação clara sobre quem faz o quê, onde e quando pode levar à ambiguidade e a sentimentos de injustiça, especialmente entre as novas contratações. Para além disso, é um risco que as empresas estão a correr - mais de metade delas (57%) estão a operar sem uma política de trabalho remoto.

Centralize todas as informações da sua empresa com os modelos do Zavvy

O simples acto de comunicar todas as informações importantes aos seus empregados pode conduzir a um fluxo de trabalho estruturado e fluido. Isto é possível quando centraliza todas as suas informações e documentos utilizando o nosso modelo de política de teletrabalho.

Não só apresenta as novas contratações à sua organização, como também liberta os seus gestores de RH de processos redundantes, papelada desnecessária e envio de e-mails extra. 

O nosso modelo de política de teletrabalho é completamente personalizável, e eis o que deve comunicar:

• Quais são as políticas de horário de trabalho da sua organização? 
• Quantos dias deve um trabalhador trabalhar em casa e no escritório?
• Quem contactar em caso de dúvida?
• Como ser produtivo quando se trabalha a partir de casa?
  

"Uma boa política de teletrabalho não estabelece necessariamente regras e o que uma empresa espera dos funcionários. Em vez disso, deve dar autonomia e capacitar a sua força de trabalho para trabalhar da forma que melhor lhe convier, conduzindo, em última análise, à produtividade e ao sucesso da empresa", Paul Burrin, Vice-Presidente da Sage People.

Para ir mais longe, pode até criar uma política separada para cada área, por exemplo:

• Equipamento de trabalho
• Horário de trabalho
• Comunicação
• Cibersegurança
• Definição de objectivos
• Bem-estar

Todos nós tivemos de nos adaptar ao trabalho à distância. E cada empregado tem as suas próprias necessidades. Actualmente, as organizações precisam de ser transparentes em relação a todos os documentos relacionados com a empresa, só assim o seu modelo de trabalho remoto pode ser bem sucedido à escala. 

Criar relações significativas em tempos híbridos

A mudança generalizada para o trabalho remoto exigiu que os líderes efectuassem mudanças operacionais em grande escala. É muito importante conceber espaços de trabalho remotos inclusivos e colaborativos. Caso contrário, isso pode levar à ansiedade, à diminuição da produtividade e até mesmo ao abandono da força de trabalho. 

Os líderes e os gestores de RH têm de compreender e ser capazes de identificar quais os seus empregados que estão a enfrentar um esgotamento e tomar medidas proactivas para os proteger. Isto não só beneficia o empregado, mas também a organização como um todo. 

Em Zavvy, esforçamo-nos por ajudá-lo a proporcionar a melhor experiência aos funcionários com os nossos serviços de integração, programas de ligação e muito mais. Fale com os nossos especialistas sobre tudo o que quiser saber sobre a criação e implementação de modelos para equipas robustas e híbridas.

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