Está a tentar tirar o máximo partido das suas conversas com os empregados?
As reuniões individuais frequentes e regulares devem ser uma prioridade para qualquer organização. São uma componente crítica da gestão eficaz dos trabalhadores, proporcionando oportunidades para:
Devem ser conversas calculadas que mantenham os empregados empenhados e desejosos de contribuir para o sucesso da sua organização.
De acordo com Mark C. Crowleyautor de Lead from the Heart, as reuniões individuais reduzem as cartas de demissão que chegam às secretárias dos gestores.
"Aconselho os gestores a realizarem reuniões individuais com cada trabalhador todas as semanas. Os meus colaboradores não querem tudo isso", respondo. Só querem concentrar-se no seu trabalho. Se pensar assim, vai acabar por perder todos os seus colaboradores de alto desempenho." As pessoas precisam da sua atenção! [...] Ao reservar tempo todas as semanas, está a lembrar às pessoas que elas são importantes."
No entanto, muitos consideram que as sessões individuais são uma forma de microgestão do seu chefe e uma perda de tempo.
Por isso, é preciso ser intencional quanto à ordem de trabalhos, à estrutura e aos objectivos das reuniões.
Criámos 17 modelos de reuniões individuais. Concebemo-los para o ajudar a ter conversas poderosas e produtivas com os seus empregados, impulsionando o crescimento e alcançando o sucesso.
Porque é que é importante: A primeira reunião individual é uma oportunidade para melhorar a experiência de integração do novo contratado e torná-la menos cansativa.
Pode fazer com que o empregado se sinta bem-vindo e parte da sua organização e fornecer expectativas claras sobre a forma como irão trabalhar em conjunto.
É essencial fazê-lo correctamente.
O primeiro encontro individual é a sua oportunidade de estabelecer as bases para uma relação positiva entre o gestor e o trabalhador.
Áreas abrangidas pelo modelo de reunião individual:
Quando o utilizar: Realizar a primeira reunião de integração 1:1 na primeira semana.
Nessa altura, já devem ter preenchido a documentação de integração e familiarizado-se com a cultura e as políticas da empresa.
➡️ Descarregue o nosso modelo gratuito para a sua primeira reunião 1:1 com o seu novo membro da equipa.
Porque é que é importante: O desenvolvimento dos trabalhadores é mais eficaz quando é o próprio trabalhador que o faz.
Pode investir em oportunidades de desenvolvimento que complementem a trajectória de carreira e os objectivos do empregado. Isto contribui para o envolvimento dos trabalhadores.
Se fizer as perguntas correctas para a conversa sobre desenvolvimento, descobrirá as áreas de desenvolvimento que precisa de abordar para que o empregado se sinta realizado.
Áreas abrangidas pelo modelo de reunião individual:
Quando o utilizar: Em vez de ter um calendário para as reuniões individuais de desenvolvimento, faça delas um processo contínuo.
Realize estas reuniões sempre que os trabalhadores se mostrem disponíveis para novas responsabilidades e desafios. Ou quando revelam dificuldades no desempenho das suas funções.
➡️ Descarregue o nosso modelo de reunião de desenvolvimento e comece a orientar os seus colaboradores para o crescimento.
Porque é que é importante: O objectivo é fazer um balanço do desempenho do trabalhador nos últimos três meses e introduzir as melhorias necessárias no trimestre seguinte.
As perguntas correctas para a avaliação do desempenho levarão os empregados a falar abertamente sobre os obstáculos que os impedem de atingir os seus objectivos e expectativas de desempenho.
Evocarão uma discussão exaustiva sobre as oportunidades de crescimento para garantir que o desempenho e a carreira do colaborador evoluem no sentido ascendente.
Áreas abrangidas pelo modelo de reunião individual de trabalhadores:
Quando utilizar: Utilizar as conversas trimestrais sobre o desempenho para realinhar o desempenho individual com os objectivos da empresa.
A principal diferença entre uma análise de desempenho 1:1 e uma avaliação tradicional é a frequência e o foco. As avaliações tradicionais são frequentemente anuais, formais e muito centradas na avaliação e nas classificações. Podem ser vistas como um boletim de notas e tendem a centrar-se no desempenho passado.
Por outro lado, as avaliações de desempenho trimestrais individuais, como a descrita neste modelo, são mais frequentes, conversacionais e orientadas para o desenvolvimento. Oferecem uma oportunidade para reflectir sobre o passado recente mas, mais importante ainda, para olhar em frente e definir objectivos para o período seguinte.
As conversas trimestrais sobre o desempenho ajudá-lo-ão a manter níveis de desempenho elevados ao longo do ano e a garantir a plena utilização dos pontos fortes e das competências dos empregados.
➡️ Descarregue o nosso modelo de reunião trimestral de controlo do desempenho.
➡️ Consulte também o nosso modelo de formulário de avaliação de desempenho para as suas avaliações tradicionais.
Porque é que é importante: O enfoque no planeamento da carreira em reuniões individuais ajuda os colaboradores a alinharem os seus objectivos pessoais e profissionais com os objectivos da organização.
Concebemos este modelo para promover um ambiente de apoio que encoraje os colaboradores a assumirem um papel ativo no desenvolvimento das suas carreiras, conduzindo ao sucesso a longo prazo tanto para o colaborador como para a organização.
Áreas abrangidas pelo modelo: A nossa agenda de reunião de planeamento de carreira abrange aspectos fundamentais do desenvolvimento da carreira, incluindo:
Quando utilizar este modelo: Utilize-o em reuniões periódicas individuais com os colaboradores (por exemplo, trimestrais ou semestrais) para discutir as suas aspirações de carreira, identificar oportunidades de crescimento e fornecer orientações para a consecução dos seus objectivos de carreira.
➡️ Descarregue o nosso modelo gratuito de discussão sobre a carreira com o gestor.
Porque é que é importante: Os check-ins semanais regulares ajudam a manter uma comunicação aberta entre os gestores e os colaboradores, assegurando que as tarefas e os objectivos estão alinhados com os objectivos organizacionais.
Este modelo incentiva o apoio e o feedback contínuos, aumentando o empenho, a produtividade e a satisfação profissional dos colaboradores.
Áreas abrangidas pelo modelo: O nosso modelo de agenda para os controlos semanais abrange:
Também acrescentámos algumas dicas úteis para os gestores, tais como ajudar os empregados a dividir os projectos maiores em tarefas mais pequenas e geríveis e dedicar algum tempo a reconhecer as realizações e os resultados da semana anterior.
Quando utilizar este modelo: Utilize-o para reuniões semanais individuais com os colaboradores para manter uma comunicação regular, prestar apoio e garantir que as suas tarefas e objectivos estão no caminho certo e alinhados com os objectivos da organização.
➡️ Descarregue gratuitamente o nosso modelo de documento de reunião individual semanal de funcionários.
Porque é que é importante: Definir os objectivos profissionais certos facilita o feedback construtivo contínuo.
A conversa é também uma oportunidade para ajudar os empregados a compreenderem como o seu trabalho contribui para o panorama geral.
Ao realizar reuniões individuais para a definição de objectivos, os participantes juntam as suas mentes para criar objectivos que o sejam:
Parece-lhe familiar? Bem, isso deve-se ao facto de sermos fortes apoiantes da estrutura SMART.
Áreas abrangidas pelo modelo de reunião individual de definição de objectivos:
Quando o utilizar: As conversas sobre objectivos devem ser contínuas e não um evento único.
Realize estas conversas para alinhar os objectivos dos colaboradores e da organização e para medir o progresso.
Nestas situações, é possível realizar reuniões individuais de definição de objectivos.
➡️ Descarregue o nosso modelo de definição de objectivos e comece a planear o desempenho da sua equipa.
Aqui estão alguns recursos adicionais que pode utilizar: o nosso guia para definir objectivos de desempenho eficazes para os funcionários, 35 exemplos de objectivos SMART para os funcionários e 15 exemplos de objectivos SMART específicos para a liderança.
Porque é que é importante: À semelhança das reuniões semanais e bimestrais, o objectivo é promover uma comunicação aberta para resolver incertezas, eliminar bloqueios e manter os funcionários empenhados.
Nota: As reuniões mensais são um bom momento para discutir o progresso de projectos ou objectivos a longo prazo, enquanto as reuniões semanais podem centrar-se mais em actualizações de tarefas específicas e na resolução de quaisquer necessidades ou obstáculos imediatos.
Estas reuniões ajudam os gestores a apoiar os empregados no cumprimento dos objectivos mensais e a desenvolver as suas competências através de um feedback contínuo.
Pontos de discussão no modelo de reunião individual:
Quando o utilizar: Recomendamos a realização de reuniões mensais individuais com os colaboradores de todos os níveis. Utilize-as para manter os objectivos dos empregados alinhados com os objectivos mais amplos da empresa.
Se optar por ter conversas mensais individuais em vez de reuniões semanais ou bimestrais, utilize canais como Slack para manter a comunicação aberta entre as reuniões.
➡️ Obtenha acesso ao nosso modelo de formulário mensal gratuito do Microsoft Word.
Porque é que é importante: As reuniões de análise das remunerações não têm apenas a ver com o que se comunica, mas também com a forma como se comunica.
Os trabalhadores devem sair da reunião sentindo-se informados, positivos, ouvidos e apreciados.
Os trabalhadores suficientemente remunerados apresentam níveis elevados de satisfação e motivação no trabalho.
Áreas abrangidas pelo modelo de reunião individual:
Quando o utilizar: O momento certo depende em grande medida da política de indemnização da sua empresa.
A maioria das empresas realiza reuniões de análise da remuneração anual ou bianualmente.
Alguns realizam a conversa no aniversário de um empregado.
➡️ Descarregue gratuitamente este modelo de reunião de análise da remuneração.
Também preparámos um guia pormenorizado sobre como manter conversas sobre remuneração com os trabalhadores. Consulte-o antes da sua reunião.
Porque é que é importante: As conversas de coaching dão poder aos colaboradores e reforçam os seus pontos fortes. Além disso, constituem uma oportunidade para explorar e enfrentar os desafios que afectam o seu desempenho.
O coaching eficaz promove o pensamento independente. Cria auto-consciência e encoraja os empregados a assumirem a responsabilidade pelas suas acções, desenvolvimento de carreira e sucesso.
Áreas abrangidas pelo modelo de reunião individual do trabalhador:
Quando o utilizar: Recomendamos a realização de conversas de coaching de duas em duas semanas. Conversas de coaching mais frequentes produzirão melhores resultados para o empregado.
Porque é que é importante: Note-se que não estamos a discutir uma conversa normal de avaliação de desempenho. É uma oportunidade para reflectir sobre o ano anterior - os projectos, as vitórias, as perdas, as oportunidades perdidas e as aprendizagens - e planear as prioridades para o ano seguinte.
O acordo sobre um plano de acção que ajudará o empregado a melhorar prepara o terreno para um ano bem sucedido.
Áreas abrangidas pelo modelo de reunião individual:
Quando utilizá-lo: Realizar reuniões individuais de fim de ano no final do quarto trimestre. Reflectir sobre o trabalho, os projectos e os acontecimentos dos últimos 12 meses.
➡️ Descarregar o modelo de reunião de fim de ano.
Porque é que é importante: As reuniões individuais com os empregados que saem da sua organização devem fazer parte da sua lista de verificação de saída.
Estas reuniões podem fornecer informações sobre as áreas em que a sua organização está a falhar. Pode utilizar este conhecimento para otimizar a experiência dos colaboradores e aumentar a retenção.
Além disso, cria um processo positivo de desvinculação que preserva as suas oportunidades de contacto e a sua reputação.
Áreas abrangidas pelo modelo de reunião individual de trabalhadores:
Quando utilizar: Utilize este modelo de reunião de despedimento com cada um dos seus trabalhadores que estão a sair. Irá conduzir a um ciclo de aprendizagem e melhoria.
➡️ Descarregue o modelo de reunião de desempate.
Porque é que é importante: As conversas frequentes com os empregados permitem conhecer a experiência dos empregados.
Facilita uma cultura de comunicação e constrói relações de confiança entre trabalhadores e gestores, em que ambas as partes se mantêm informadas.
Áreas abrangidas pelo modelo de reunião individual:
Quando a utilizar: Pode utilizar esta agenda para reuniões mais pontuais, quando não tem um ritual individual recorrente.
Também são úteis para desenvolver uma relação de confiança e fornecer orientação adicional aos novos funcionários.
➡️ Descarregue o modelo de reunião semanal individual.
Porque é que é importante: Conversas bimestrais produtivas fazem com que os funcionários se sintam totalmente apoiados nas suas funções.
É possível esclarecer qualquer confusão entre colegas de equipa relativamente a projectos, clarificar expectativas e partilhar feedback.
É também uma oportunidade para alinhar os planos dos trabalhadores com tarefas ou projectos cruciais.
Principais tópicos abrangidos pelo modelo de reunião individual:
Quando utilizar: Se o seu calendário não puder acomodar reuniões individuais semanais, as reuniões bimestrais serão suficientes.
Ajudam-no a manter-se em contacto com o progresso dos seus empregados e a abordar os desafios numa fase inicial, antes que se transformem em grandes obstáculos ao desempenho.
➡️ Descarregue agora o modelo de reunião bimestral individual.
Porque é que é importante: Uma reunião de nível intermédio é aquela em que os gestores de topo se reúnem com os trabalhadores que não são gestores, sem a gestão de nível intermédio. Não se trata de uma avaliação do desempenho, mas sim de uma oportunidade para estabelecer uma relação, recolher feedback e obter informações sobre a dinâmica da equipa e as aspirações do empregado.
As conversas de nível intermédio ajudam a administração de nível superior da organização a compreender e a enfrentar melhor os desafios, a promover a confiança e a impulsionar mudanças positivas em toda a organização.
O seguinte modelo de reunião individual por escalões é um guia para os gestores de topo terem uma conversa directa e significativa com os trabalhadores não gestores.
Utilizando este modelo, pode tornar as suas reuniões por etapas mais estruturadas, produtivas e benéficas para si e para os seus funcionários.
Itens essenciais que o nosso modelo de reunião individual por etapas abrange:
Quando o utilizar: Realize uma reunião individual com cada empregado mensalmente ou, pelo menos, trimestralmente. Isso ajudá-lo-á a aprender e a resolver rapidamente qualquer disfunção dentro da organização.
➡️ Descarregue já o modelo de reunião 1:1 de nível intermédio.
Personalize o modelo com estas perguntas extra para reuniões de nível intermédio.
Porque é que é importante: A transição de um período probatório para uma posição permanente é um momento chave na carreira de um empregado. A reunião de fim de estágio constitui uma oportunidade para dar e receber feedback, abordar preocupações e definir expectativas claras para o futuro.
Este modelo guiá-lo-á na condução de uma revisão eficaz do fim da pena que encoraje um diálogo aberto e a compreensão mútua.
Áreas abrangidas pelo modelo de reunião individual:
Quando utilizá-la: Uma reunião individual de avaliação do período de estágio deve ocorrer no final do período de estágio, normalmente três a seis meses após a data de contratação.
➡️ Descarregar o modelo de reunião de fim de estágio.
💡 Descubra como a Taktile automatiza as conversas sobre a avaliação e coloca as novas contratações no caminho do sucesso e do crescimento.
Porque é que é importante:
Até agora, falámos de reuniões individuais entre superiores e subordinados. Mas uma conversa entre colegas de trabalho do mesmo nível pode ser útil:
Uma reunião de pares produtiva deve melhorar as abordagens ao trabalho de ambos os participantes.
Áreas abrangidas pelo modelo de reunião individual:
Quando utilizar: As reuniões individuais entre pares não têm de ser tão frequentes como as outras reuniões entre chefias e trabalhadores. Mas não deve passar demasiado tempo sem ter uma conversa com os seus pares. Por isso, uma vez por mês ou de dois em dois meses é o ideal.
➡️ Descarregue agora a reunião 1:1 peer-to-peer.
Porque é que é importante: Incorporar o bem-estar nos seus encontros individuais normaliza a saúde mental no local de trabalho. Além disso, cria um espaço onde os funcionários podem ser vulneráveis.
Dar prioridade ao bem-estar é especialmente importante para os trabalhadores à distância, onde a fronteira entre o trabalho e a casa é muitas vezes pouco clara. Evita o desequilíbrio entre a vida profissional e a vida privada, que provoca o esgotamento e reduz a produtividade.
Além disso, estas reuniões são uma oportunidade para recolher feedback individual sobre as medidas que pode tomar para melhorar o bem-estar geral dos seus empregados.
Áreas abrangidas pelo modelo de reunião individual do trabalhador:
Quando utilizar: A força de trabalho actual espera que as organizações forneçam apoio e assistência adequados que demonstrem que levam os problemas de saúde mental a sério.
De acordo com estas expectativas, faça com que os controlos individuais de bem-estar sejam uma coisa regular no seu local de trabalho, por exemplo, semanalmente. Depois, pode inventar algo como "Quarta-feira do bem-estar".
É fundamental inquirir regularmente os trabalhadores à distância e acompanhar o seu bem-estar.
➡️ Descarregue o modelo de reunião individual centrada no bem-estar.
Para uma verificação do bem-estar em toda a empresa, utilize este modelo de inquérito para avaliar o bem-estar psicológico no trabalho.
As reuniões individuais são reuniões dos trabalhadores e não dos gestores. Por conseguinte, o trabalhador deve falar 90% do tempo.
Informe o trabalhador sobre os pontos de discussão com antecedência. Isso permite-lhe reflectir sobre os tópicos que vão ser discutidos e preparar as áreas que gostaria que fossem abordadas na reunião.
Siga esta estrutura para as suas reuniões individuais:
Eis algumas perguntas que deve fazer nas reuniões individuais para criar conversas significativas que vão para além das actualizações de estado.
Para um impulso de inspiração, consulte a nossa colecção de mais de 100 perguntas adicionais para reuniões individuais para conversas envolventes e motivadoras.
Estes modelos de reuniões individuais facilitarão uma cultura de feedback contínuo e de parceria na sua organização.
Ajudá-lo-ão a enfrentar os desafios que afectam o desempenho dos empregados, o que aumentará a agilidade e melhorará o desempenho.
Para obter resultados ainda melhores, utilize o software de reuniões individuais da Zavvy para criar reuniões individuais estruturadas que promovam o alinhamento e a responsabilização.
Terá um local central onde pode:
Curioso para ver como o Zavvy pode tornar as suas reuniões 1:1 mais produtivas? Basta marcar uma demonstração.
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