Tal como num jogo de sussurros chineses - as mensagens cruciais podem ficar distorcidas quando passam entre os escalões no local de trabalho. Ao contrário de um jogo de sussurros chineses, isto não é divertido.
Esta distorção pode ser frustrante para os decisores e para os trabalhadores: os quadros superiores não conseguem transmitir o panorama geral e os trabalhadores sentem que as suas necessidades imediatas são ignoradas no trabalho.
Os trabalhadores que se sentem ouvidos são 4,6 vezes mais produtivos no trabalho.
As reuniões de nível intermédio podem ajudá-lo a iniciar uma comunicação clara e bidirecional sem se preocupar com o que o "intermediário" pensa. Comece a dominar estas reuniões com este guia.
Neste guia definitivo para reuniões de nível superior, vamos..:
Aviso Legal: Melhorar a comunicação no local de trabalho não é apenas falar mais. Trata-se de falar melhor. Por isso, vamos ajudá-lo a fazer isso mesmo.
Uma reunião sem nível é uma discussão entre um gestor ou executivo sénior e os empregados um ou mais níveis abaixo na hierarquia organizacional, ignorando o seu gestor ou supervisor imediato.
Estas reuniões têm por objetivo:
Considere este cenário: A Emma, uma meticulosa analista de garantia de qualidade numa empresa de software de ritmo acelerado, apercebe-se de uma ineficiência nos testes de produtos. As suas observações revelam um erro recorrente que, se fosse resolvido, poderia simplificar todo o processo, poupando tempo e recursos da empresa.
No entanto, as suas sugestões perdem-se na confusão das operações diárias, das reuniões de equipa e da apresentação de relatórios ao seu supervisor imediato.
Um dia, recebe um convite para uma reunião de alto nível com o CTO da empresa - um diálogo direto, sem passar pela sua chefia imediata.
Dirige-se ao CTO, partilhando as suas ideias e apresentando uma solução detalhada, uma oportunidade que não teria tido em reuniões regulares. O CTO ordena imediatamente uma revisão do processo de testes.
O valor de uma reunião de nível superior reside no facto de os indivíduos que se encontram nas profundezas da estrutura organizacional poderem partilhar as suas percepções no terreno com os que estão ao leme.
Lembra-se da Emma do nosso exemplo anterior? Depois da sua reunião de nível superior, sentiu-se mais valorizada, as suas ideias começaram a ser implementadas e compreendeu melhor a visão da empresa.
Vamos analisar as principais vantagens destas alterações.
Em reuniões regulares de nível intermédio, os líderes e os funcionários não gestores compreendem as perspectivas uns dos outros sem qualquer diluição do nível intermédio. Fomenta-se assim um diálogo sem filtros e bidirecional que coloca todos na mesma página.
Mas por que razão se deve preocupar com a comunicação direta?
Enquanto empregado sénior, é provável que sobrestime a quantidade de contactos directos que tem com os empregados que se encontram alguns degraus abaixo. Isto significa: está a sobrestimar a confiança que estabeleceu com o mesmo grupo de pessoas.
Uma das principais vantagens das reuniões por etapas é a sua capacidade de revelar questões ocultas que poderiam passar despercebidas.
As ideias perspicazes da Emma podem não ter sido ouvidas sem este canal direto. Ela poderia ter acabado por sair frustrada, sentindo-se desrespeitada(como 57% de todas as pessoas que deixaram um emprego no último ano). A sua empresa teria perdido uma excelente funcionária e, mesmo assim, teria conseguido manter o erro no sistema.
Os líderes podem aceder aos conhecimentos das bases e identificar os estrangulamentos quando falam com pessoas mais próximas do trabalho real.
Os líderes adquirem uma compreensão mais profunda dos desafios diários dos colaboradores e estes passam a ver o panorama geral que orienta as decisões da organização. Este entendimento partilhado conduz a uma melhor resolução de problemas e tomada de decisões e promove uma cultura de aprendizagem.
Harsha Annadurai, ex-diretor de marketing de conteúdos da Slintel e da Mesh.ai, afirma que as reuniões de nível intermédio ajudam os trabalhadores para além de compreenderem as missões da empresa ou de terem alguém a quem apresentar as suas preocupações. Diz ele:
"As reuniões por etapas são óptimas porque permitem que os funcionários olhem para os problemas que estão a resolver de uma forma estratégica. As conversas com os líderes ajudam-nos a contextualizar o projeto e a calibrar melhor a sua direção."
As reuniões por etapas são uma excelente plataforma para dar e receber feedback.
Os líderes podem dar orientações directas e os empregados podem expressar as suas preocupações ou sugestões sobre os sistemas existentes - e para 75% deles, isto é uma mudança de jogo.
Na sua essência, as reuniões por etapas humanizam a liderança, tornando-a mais acessível. Também fazem com que os funcionários se sintam ouvidos e apreciados.
O resultado? Uma base de confiança que leva a um aumento da moral, do envolvimento e da lealdade na organização.
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Embora as reuniões 1:1 do gestor padrão e as reuniões de nível intermédio sejam ferramentas valiosas no arsenal de comunicação de uma organização, têm objectivos e estruturas distintos. Compreender estas diferenças é fundamental para as utilizar eficazmente.
Trata-se de reuniões recorrentes entre um gestor e o seu subordinado direto. Normalmente, centram-se em tarefas imediatas, actualizações de projectos e desenvolvimento pessoal.
Normalmente, estas discussões centram-se nas tarefas em curso, nos prazos futuros e na resolução de quaisquer preocupações imediatas ou bloqueios que o empregado possa ter.
Os trabalhadores recebem feedback diretamente dos seus gestores de topo, o que pode orientar a melhoria do seu desempenho e o crescimento da sua carreira.
Estas reuniões permitem frequentemente aos gestores orientar os seus subordinados directos, ajudando-os a desenvolver as suas competências e a progredir na carreira.
Por outro lado, as reuniões de nível intermédio envolvem um líder de nível superior e funcionários não dirigentes. Oferecem uma oportunidade para ambas as partes obterem uma visão mais alargada da organização.
Estas reuniões centram-se normalmente nas estratégias mais amplas da empresa, nos objectivos profissionais a longo prazo e em discussões sobre o panorama geral. Ajudam os empregados a compreender como o seu trabalho contribui para a visão global da empresa.
As reuniões de nível intermédio proporcionam uma plataforma para que o pessoal não dirigente partilhe diretamente as suas ideias, percepções ou preocupações com os dirigentes, contornando eventuais filtros das chefias intermédias.
Ashok Ramcharand, CEO e Presidente da Schindler Índia, testemunhou a magia deste facto em primeira mão. Ele diz no Linkedin:
"Quando estava a trabalhar no estrangeiro, tinha como um dos meus subordinados directos uma pessoa com uma cabeça muito forte. Nunca gostou que lhe dissessem o que fazer e não queria que lhe fizessem perguntas.
Percebi isso nele e assegurei-me de que nunca lhe forçava as minhas ideias. Em vez disso, organizei reuniões regulares com ele, nas quais eu analisava os resultados mensais e, sempre que havia lacunas, pedia-lhe simplesmente que partilhasse o seu plano. Isto funcionou bem e ele ficou muito satisfeito.
Comecei a fazer reuniões por escalões. Para minha surpresa, quase toda a gente da sua equipa se queixou de que ele fazia microgestão e estava a tornar as suas vidas num inferno.
Não é estranho que as pessoas que dizem aos outros o que fazer, não gostem quando são tratadas da mesma forma?"
As reuniões por etapas podem estabelecer uma relação entre a liderança e os empregados da linha da frente, tornando a liderança mais acessível e os empregados sentem-se mais valorizados.
Embora ambos os tipos de reuniões tenham um valor significativo, a sua utilização depende dos objectivos específicos que se pretendem alcançar.
Incorpore uma mistura de reuniões 1:1 com o gestor padrão e reuniões de nível intermédio para uma abordagem completa à comunicação e ao feedback na sua organização.
A introdução de qualquer nova prática na sua organização requer transparência e um plano de comunicação sólido. O objetivo é que os colaboradores vejam as reuniões à distância como uma oportunidade e não como uma ameaça.
Eis como o pode fazer.
Antes de lançar o conceito, defina a razão pela qual está a introduzir as reuniões de nível intermédio.
Seja claro quanto aos objectivos, quer se trate de promover uma cultura de feedback ou de compreender melhor os desafios dos trabalhadores.
Organize uma reunião geral ou envie uma mensagem de correio eletrónico a toda a empresa explicando o que são as reuniões de controlo, o seu objetivo e o que não são (ou seja, não são avaliações de desempenho ou um sinal de problemas).
💡 Dica: Reiterar que estas reuniões são um espaço seguro para um diálogo aberto.
Assegure aos trabalhadores que estas reuniões não se destinam a prejudicar os gestores ou a conduzir a medidas punitivas. O seu objetivo é promover a comunicação direta e melhorar a empresa.
Dica: Incentive o seu pessoal a expressar os seus pensamentos, ideias e desafios durante estas sessões.
Envolver os gestores no processo e explicar as suas funções. Deixe claro que não estão a ser ignorados ou escrutinados, mas que este processo garante que todas as vozes da empresa são ouvidas e compreendidas.
Assunto: Introdução às reuniões de nível intermédio: Reforçar os nossos canais de comunicação
Querida equipa,
Esperamos que esta mensagem de correio eletrónico vos encontre bem. Escrevemos para partilhar uma nova e empolgante iniciativa que estamos a lançar - as reuniões de nível de salto. Aqui está um resumo básico do que se trata.
→ O que são reuniões de nível de salto? São reuniões em que os líderes seniores entram em contacto direto consigo. O objetivo é criar um diálogo aberto e transparente que nos ajude a compreendermo-nos uns aos outros e a melhorar a nossa empresa.
→ Qual é o objetivo de uma reunião de nível de salto? À medida que crescemos, queremos garantir que comunicamos eficazmente a todos os níveis e que a sua opinião é ouvida e valorizada. Estas reuniões permitir-lhe-ão partilhar as suas experiências, ideias e desafios diretamente com a direção.
→ Isto é uma avaliação de desempenho? De modo algum. As reuniões de nível intermédio não têm a ver com avaliações de desempenho ou supervisão hierárquica.
Nas próximas semanas, partilharemos mais pormenores sobre a forma como iremos realizar estas reuniões. Entretanto, não hesite em contactar-nos se tiver alguma dúvida.
O melhor,
[Seu nome]
[A sua posição]
Dica: Para definir as expectativas, esclareça imediatamente o que são as reuniões de nível de salto.
Assunto: Reunião de alto nível com [nome do líder sénior]
Olá [nome do empregado],
Espero que esteja a correr tudo bem. Tenho tido interesse em estabelecer uma ligação direta com os membros da equipa de diferentes níveis e pensei que seria útil para nós dois conversarmos.
É uma oportunidade para eu ouvir, aprender com as vossas experiências e ver onde podemos tornar a [Nome da empresa] ainda melhor.
Detalhes:
Ignorar a ordem de trabalhos da reunião:
Como é que um trabalhador se deve preparar para uma reunião de nível superior ? Embora não seja necessária uma preparação rigorosa, pode ser útil pensar em quaisquer comentários ou tópicos que gostaria de discutir.
Pode ter a certeza de que a nossa conversa é uma plataforma de diálogo aberto e que todas as discussões permanecerão confidenciais.
Se não conseguir chegar à hora proposta, não há problema. Por favor, informe [nome do organizador] e marcaremos uma nova data.
Aguardamos com expetativa a nossa conversa!
O melhor,
[Nome do líder sénior]
[Cargo]
As reuniões por etapas são uma ferramenta fantástica para melhorar a comunicação organizacional. No entanto, como qualquer outra ferramenta, funcionam melhor quando são utilizadas de forma estratégica.
Eis algumas práticas recomendadas para garantir que tira o máximo partido das suas reuniões de nível intermédio.
Deixe claro que as informações partilhadas durante estas reuniões permanecerão confidenciais e não serão utilizadas contra ninguém de forma alguma. É necessário tornar óbvio que as chefias directas ou os subordinados não fazem parte desta conversa, pelo menos de forma rastreável.
Defina antecipadamente o objetivo da reunião para que os seus empregados compreendam que se trata de uma oportunidade para uma conversa construtiva e não de uma avaliação de desempenho ou de uma sessão de queixas.
Isto permite aos participantes prepararem-se e reunirem as suas ideias, tornando a reunião mais produtiva. Pode também convidá-los a acrescentar os seus próprios pontos à ordem de trabalhos, permitindo-lhe efetivamente preparar-se para o que eles irão abordar.
Precisa de ajuda para elaborar uma ordem de trabalhos eficaz? Consulte este prático modelo de reunião por etapas.
Para facilitar uma conversa significativa, prepare perguntas ponderadas que incentivem respostas abertas.
Comece já com este guia de perguntas para reuniões de nível superior.
Uma reunião de nível superior pode tornar-se desconfortável. Os seus empregados falarão do que não podem ou não tiveram oportunidade de falar com a chefia direta.
Escute ativamente, aceite o feedback - e faça realmente algo a esse respeito. Lembre-se, o objetivo aqui é melhorar, não defender ou justificar.
Certifique-se de que a conversa não termina com a reunião.
Dê seguimento aos pontos discutidos, às acções decididas e mantenha o diálogo aberto. Isto pode demonstrar o seu empenhamento no processo e incentivar a comunicação contínua. Além disso, mantém aberta a linha de comunicação com o empregado em causa, para que possa obter informações importantes no futuro.
A realização de reuniões bem sucedidas a nível de saltos é uma mistura de:
As reuniões por etapas são um dos muitos tipos poderosos de estratégias de comunicação interna que deve considerar para a sua organização. Mas cada organização é única, por isso, sinta-se à vontade para adaptar estas práticas às suas necessidades.
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Dirige uma grande empresa, gere uma equipa grande e complexa ou está simplesmente sobrecarregado de tarefas?
Utilize as ferramentas certas para evitar a monotonia entediante de agendar e acompanhar várias reuniões.
Oferecemos uma plataforma de reuniões individuais dedicada para simplificar as reuniões de nível intermédio, garantindo que são tão eficazes quanto possível.
Eis algumas características-chave adaptadas às suas reuniões de nível de salto:
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