As equipas não são apenas tarefas e prazos. São ecossistemas que prosperam com base no relacionamento e na compreensão. E para os gestores, líderes ou qualquer pessoa que esteja a dirigir o navio, conhecer a sua tripulação é crucial.
Mas as reuniões não são do agrado de todos, especialmente quando se trata de sessões individuais.
Então, como é que se desencadeiam diálogos que criam profundidade, perceção, realidade e ligação? Essa é a arte das perguntas de check-in.
Para aqueles que procuram transformar as reuniões em caldeirões de ideias, para aqueles que pretendem conhecer a sua equipa para além das folhas de cálculo, este é o seu kit de ferramentas.
A realização de check-ins é uma excelente oportunidade para obter actualizações e estabelecer contacto com os seus empregados.
As discussões podem variar entre o estabelecimento de relações com colegas, a partilha de actualizações ou progressos de projectos, a revisão de metas e objectivos, a comunicação do desempenho dos trabalhadores e a oferta de apoio quando necessário.
"Um gestor existe para ajudar a eliminar os obstáculos e ajudar os membros da equipa a ter sucesso. Por isso, o principal objetivo de uma reunião individual deve ser expor o que está a atrapalhar, ajudar a encontrar uma solução e verificar se os obstáculos anteriores foram eliminados." Henry O'Loughlin da Buildremote.
A preparação de perguntas de verificação para as reuniões semanais pode ser uma excelente forma de avaliar as prioridades da equipa e os contratempos da semana anterior e definir as expectativas para a semana seguinte.
Ao marcar reuniões individuais com os membros da sua equipa, é importante falar sobre o seu volume de trabalho atual para que possa oferecer apoio quando necessário.
As perguntas de controlo para as reuniões semanais podem incluir:
Resumo da semana anterior:
Apoio ou recursos necessários da equipa:
Projectos ou tarefas em preparação para a semana em curso:
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As perguntas de registo de relações podem ser uma excelente forma de compreender melhor os seus empregados. Ao fazê-lo, permite-lhes promover uma comunicação transparente e aberta sobre os seus sentimentos relativamente à gestão e ao local de trabalho.
As perguntas de controlo da relação podem incluir o seguinte:
Procurar obter reacções dos trabalhadores:
Avaliar os planos de carreira dos trabalhadores na empresa:
Pode utilizar as reuniões de controlo com os seus subordinados directos para partilhar feedback sobre o seu desempenho e trabalhar em conjunto para atingir metas e objectivos específicos no local de trabalho. Esta pode ser uma excelente oportunidade para realizar uma reunião de avaliação do desempenho em que se discutem as lacunas de conhecimento e as realizações actuais, bem como esclarecimentos sobre a função, se necessário.
As perguntas de controlo do desempenho podem incluir o seguinte:
Realização de uma tarefa ou projeto:
Desempenho global do trabalhador:
A saúde mental tem sido uma das principais preocupações da maioria dos trabalhadores, uma vez que pode afetar o seu desempenho no trabalho. De facto, de acordo com um estudo, 92% dos trabalhadores enfrentam problemas de saúde mental que têm impacto no seu trabalho. 8 em cada 10 trabalhadores consideram o apoio à saúde mental quando escolhem empregadores. Isto significa que fazer perguntas relacionadas com a saúde mental durante os seus controlos é uma excelente forma de lhes oferecer o apoio de que necessitam.
Algumas perguntas de controlo da saúde mental devem incluir:
Algumas reuniões de controlo não têm necessariamente de ser sérias. Por vezes, manter as coisas leves no início pode ser um ótimo quebra-gelo para que os funcionários se sintam à vontade para falar sobre os seus sentimentos no trabalho.
Algumas perguntas divertidas para quebrar o gelo durante as reuniões podem incluir:
O desafio das reuniões virtuais é conseguir que a sua equipa remota ouça e se concentre. Por isso, tem de as tornar tão cativantes como as reuniões presenciais. Para tal, garanta o mesmo nível de envolvimento para que os seus funcionários se sintam à vontade para partilhar durante as suas reuniões de controlo. Pode fazer perguntas divertidas para quebrar o gelo ou pedir-lhes que escrevam respostas escritas que possam ser discutidas durante a reunião.
Algumas perguntas de controlo que pode acrescentar para manter as reuniões virtuais interessantes incluem
Quando existe uma comunicação regular entre os membros da equipa, é mais fácil delegar ou trabalhar em conjunto numa tarefa. Também se torna mais fácil para si e para os seus colegas interagir e criar laços durante o trabalho, o que pode ajudar a promover a colaboração em equipa.
Durante as reuniões de controlo, os gestores podem aproveitar esta oportunidade para discutir os novos objectivos e debater a forma de os atingir em conjunto.
Este procedimento pode ajudar os funcionários a saberem a que devem dar prioridade.
Além disso, quando se reúnem regularmente, podem acompanhar os progressos e ajudá-los a seguir na direção certa.
Uma das competências que os gestores devem possuir é aprender a identificar potenciais desafios que afectam a qualidade ou a produtividade de um projeto em que a equipa está a trabalhar. Os check-ins com os seus colegas permitem discutir os potenciais riscos ou desafios de determinadas tarefas.
As reuniões de controlo permitem aos empregados partilhar actualizações sobre o progresso de cada projeto e abrir o debate para avaliação. Isto cria uma oportunidade para que os empregados se apropriem dos seus projectos e pode aumentar a sua motivação para se esforçarem por produzir resultados de boa qualidade.
As reuniões de check-in são vitais para promover a colaboração, a comunicação e o alinhamento da equipa. No entanto, manter a reunião produtiva e fazer com que os funcionários participem é um desafio.
Eis algumas dicas práticas para ajudar a melhorar as suas perguntas de check-in.
Quer se trate de verificar o seu desempenho, de um projeto ou tarefa, ou simplesmente de fazer um check-in geral, estabelecer o objetivo da reunião no início da chamada pode ajudar a definir as expectativas e evitar que a discussão descarrile.
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É sempre uma boa ideia começar com uma simples pergunta sobre como se estão a sentir para iniciar a conversa a um nível pessoal. Depois, pergunte se precisam de apoio no trabalho para criar uma relação e fazer com que se sintam acarinhados.
Lembre-se de deixar o funcionário conduzir a conversa para que ele possa discutir livremente quaisquer possíveis problemas com você.
"Para manter os funcionários envolvidos nestas reuniões, é importante começar o check-in de uma forma informal e estar aberto à partilha de informações pessoais ou à utilização de histórias para mostrar empatia ou compaixão. Mantenha-se aberto e empático às situações que possam surgir nas reuniões de verificação do desempenho e ouça ativamente." Jarir Mallah, especialista em RH e diretor de contratação na Ling App.
A melhor forma de incentivar a participação é deixar perguntas abertas que possam abrir discussões, opiniões, percepções ou experiências.
Por exemplo, em vez de perguntar: "Acha que este plano é bom?", pergunte: "Quais são os prós e os contras deste plano?" ou "O que gostaria de mudar neste plano?". Isto estimula a curiosidade e o pensamento crítico, permitindo que os seus empregados se sintam valorizados quando são ouvidos.
Durante os seus controlos, certifique-se de que reserva tempo para reconhecer e apreciar as pequenas e grandes vitórias.
Expresse gratidão aos membros da sua equipa por partilharem as suas ideias, celebre as suas realizações e reconheça os seus pontos fortes. Isto permite-lhe encorajar a participação e fazer com que os empregados falem durante as reuniões para colocar questões e oferecer recomendações ou sugestões.
Monitorize constantemente a eficácia das suas reuniões de check-in e faça os ajustes necessários à agenda, frequência, formato ou perguntas para as tornar mais produtivas e eficazes. Manter-se a par das preferências dos empregados alinhará melhor as suas reuniões de check-in com os seus objectivos.
Permita que os membros da sua equipa partilhem a forma como as reuniões de check-in podem ser melhoradas. Verifique os padrões das reuniões individuais e implemente alterações com base nas suas sugestões. Isto pode ajudar a tornar as suas reuniões mais interessantes e eficazes.
A estruturação de reuniões de check-in eficazes pode ajudar a criar melhores ligações com os seus empregados. A chave é fazer as perguntas de check-in correctas que promovam a consistência e a responsabilidade, tornando as suas reuniões mais envolventes e dinâmicas.
O Zavvy pode ajudá-lo a realizar reuniões produtivas:
O software de reuniões individuais alimentado por IA da Zavvy ajuda-o a transformar reuniões aborrecidas e improdutivas em reuniões de check-in estruturadas, organizadas e interactivas que podem ajudar a envolver os membros da equipa e a aumentar o desempenho da empresa.
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Quer se trate de reuniões individuais ou de reuniões de grupo, as perguntas de controlo correctas dependem da ordem de trabalhos da reunião. As perguntas de check-in sobre relações e saúde mental são idealmente utilizadas durante as reuniões individuais, enquanto as perguntas de check-in sobre desempenho são frequentemente utilizadas em reuniões de grupo. As perguntas de controlo divertidas também podem ser um bom quebra-gelo para reuniões individuais ou de grupo.
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A definição de uma ordem de trabalhos clara pode ajudar as reuniões de controlo a tornarem-se produtivas e interessantes. Faça questão de começar o check-in com perguntas informais e dê espaço para a partilha de anedotas pessoais. Além disso, mostre empatia pelas ideias adicionais que possam partilhar. Em última análise, a chave é ouvir ativamente para compreender melhor as preocupações dos trabalhadores.
É essencial avaliar os objectivos de carreira dos seus empregados para que possa dar o apoio necessário. As suas perguntas devem:
Fazer as perguntas adequadas para a conversa sobre desenvolvimento pode ajudá-lo a avaliar o nível de conhecimentos e competências do seu empregado para identificar oportunidades de liderança no futuro.
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