As primeiras impressões são importantes; de tal forma que uma experiência sólida de integração de funcionários pode aumentar a taxa de retenção de novos contratados em 82%. Numa altura em que as mudanças de carreira devido à baixa satisfação profissional se tornaram a norma, estes números são dignos de nota. No entanto, isto levanta outra questão mais importante: o que é que faz parte de uma excelente experiência de integração de colaboradores?
Para começar, as novas contratações devem preocupar-se apenas com a melhor forma de desempenharem as suas novas funções e não com potenciais problemas administrativos. Dito isto, a documentação de integração é um elemento básico inevitável do processo de integração de funcionários, o que significa que nenhum processo de integração passará sem ela. Então, como podemos garantir que os novos contratados recebem toda a informação de que necessitam para serem bem sucedidos nas suas novas funções?
Estamos aqui hoje para explorar esta questão em maior pormenor.
O que distingue a documentação relativa aos novos contratados da documentação relativa à integração?
A principal diferença é que a documentação para novos contratados se refere à documentação que os novos contratados preenchem quando são contratados .
Entretanto, a documentação de integração representa as ferramentas, os processos, as políticas, os procedimentos e outras propriedades intelectuais da empresa que moldam a cultura geral e os deveres dos departamentos.
Como resultado, é bastante comum ver os dois se sobreporem de alguma forma.
Abaixo, apresentamos uma lista de quatro tipos de documentos de integração com os quais se irá provavelmente deparar enquanto se instala na sua nova função. Além disso, é provável que se depare com estes documentos, independentemente de estarem digitalizados ou em papel.
O objectivo dos documentos de integração é permitir que os novos contratados possam ler e compreender os termos e as responsabilidades da sua nova função na empresa. Normalmente, estes documentos são exigidos por lei e por contrato.
Lembre-se de que os quatro tipos de documentos de integração listados abaixo são generalizados para fins de demonstração. Não se esqueça de verificar com o seu departamento de RH se não está a faltar nenhum outro documento de integração essencial de que os seus novos contratados irão precisar.
Não é de surpreender que diferentes países tenham diferentes documentos legais para os seus empregados preencherem aquando da contratação.
Por exemplo, os trabalhadores assalariados nos Estados Unidos terão de preencher os formulários fiscais W-4 para efeitos de impostos federais e estatais, enquanto os canadianos têm de apresentar um formulário fiscal de emprego TD1 preenchido. Também vale a pena mencionar que deve incluir informações sobre formulários legais para contratantes e outros empregados não permanentes ou não assalariados na sua documentação de integração.
Embora estes documentos variem de país para país, geralmente abordam aspectos essenciais do emprego, tais como:
Ao iniciar um novo emprego, existem três documentos de trabalho essenciais de que os novos contratados necessitam:
Pense nas cartas de oferta de emprego como uma breve descrição geral do novo cargo. Não só apresentam formalmente a oferta de emprego por escrito, como também incluem normalmente uma mensagem de boas-vindas, a data de início e os passos seguintes para as novas contratações.
As for the pertinent administrative details surrounding the new position, you’ll find these in an employment contract form. Employment contracts outline working hours, salary, holidays, position duties, company policies, and contract renewal and termination guidelines. If employees have an issue in any of these areas, they can always refer back to their employment contracts.
Por último, pode partilhar todas as informações que não constem da carta de oferta de emprego ou do contrato de trabalho num documento escrito que descreva as políticas, os procedimentos e as expectativas adicionais da empresa.
Dica: Pode ajudar a integrar os seus novos contratados de forma mais eficaz, fornecendo o máximo de clareza possível sobre políticas, procedimentos e expectativas desde o início do processo de integração.
Os documentos internos da empresa referem-se normalmente a materiais específicos da empresa que ajudam os novos contratados a compreender melhor a estrutura, a cultura e as expectativas da organização.
Estes documentos podem incluir materiais como:
Dica: Tal como acontece com os contratos de trabalho, não é insensato exigir que os novos contratados assinem alguns destes documentos para garantir que leram e compreenderam os pormenores de cada um.
A maioria dos contratos de trabalho inclui normalmente informações sobre a remuneração. No entanto, algumas empresas optam por incluir esta informação noutro local. Alguns dos documentos mais comuns relativos à remuneração e compensação dos trabalhadores são:
É possível que alguns documentos se enquadrem em mais do que uma das categorias acima indicadas. De qualquer forma, é aconselhável rever a lista acima e verificar se não está a faltar nada. Mas ter toda a sua documentação de integração em ordem é apenas uma peça do puzzle quando se trata de criar um processo de integração.
Para quem não tem muita experiência prévia, a questão de como optimizar a documentação de integração pode parecer assustadora. Para começar, um manual empresarial (também conhecido como manual da empresa) pode ajudá-lo a estruturar a documentação de integração de uma forma que se alinhe com a missão e os valores da sua organização.
Dica: Quanto a quem é mais adequado para compilar estes manuais da empresa, só você pode responder a essa pergunta. Embora o encorajemos a elaborar os seus manuais em equipa, os proprietários ou especialistas na matéria na sua empresa serão as melhores pessoas a consultar.
Decidir quais as informações que os novos contratados terão de saber sobre a sua organização - e, inversamente, quais as informações que a sua organização precisará deles - pode ajudá-lo a criar manuais da empresa intuitivos e bem estruturados.
Tal como referimos anteriormente, estas informações variam consoante a empresa e o país (especialmente as informações sobre os cuidados de saúde dos trabalhadores). No entanto, pode utilizar o seguinte como ponto de partida para decidir quais as informações a incluir no seu manual. Nomeadamente, as novas contratações terão de:
Assim que conseguir organizar e editar esta informação num formato digerível para as novas contratações, partilhe-a com outras pessoas, funcionários operacionais e partes interessadas para avaliar se está no caminho certo. Depois de obter luz verde, partilhe o manual com os novos contratados e incentive-os a consultá-lo sempre que tiverem dúvidas. Se estiver a receber a mesma pergunta de várias novas contratações, poderá querer rever o seu manual para as áreas que carecem de clareza.
Há mais do que uma forma de criar e estruturar manuais da empresa, dependendo da cultura, missão e valores da sua organização. Diferentes tipos de manuais explicam mais detalhadamente políticas e procedimentos específicos da empresa.
Uma vez que o objectivo principal de um manual de empresa é cobrir as bases em termos de valores, políticas, procedimentos e melhores práticas da empresa, será sempre necessário incluir esta informação em algum lugar. No entanto, existem outros tipos de manuais que abordam informações mais específicas com mais pormenor:
As empresas sabem como é importante fazer a integração correcta, como comprovam os 92 mil milhões de dólares gastos em formação para novos contratados nos últimos dois anos. Mas simplesmente atirar toda esta documentação para os novos contratados não é suficiente. Na maioria das vezes, eles precisam de orientação, de uma experiência de utilizador de classe mundial e de uma ligação humana autêntica para navegarem no processo com êxito. Abaixo estão algumas das nossas recomendações favoritas para que isso aconteça.
Não é de surpreender que mais de três quartos dos trabalhadores considerem que a socialização é o factor mais importante de um emprego - um número que provavelmente aumentará ainda mais à medida que continuarmos a sair da pandemia. Mas, por outro lado, o envolvimento dos trabalhadores no mundo empresarial pós-COVID é uma das principais preocupações dos empregadores. Afinal de contas, pode ser um desafio envolver os empregados sentados sozinhos nos seus escritórios em casa durante oito horas por dia.
Isto faz com que estabelecer uma ligação humana genuína seja significativo e necessário, especialmente num ambiente remoto. Felizmente, existem algumas formas de promover a proximidade e a inclusão entre os novos contratados, incluindo:
Dependendo da estrutura e da cultura da sua organização, poderá estar mais inclinado a realizar determinados eventos de orientação em detrimento de outros (por exemplo, aprofundamento de produtos versus reuniões introdutórias com os superiores da empresa). O mais importante é implementar reuniões e eventos de orientação que façam mais sentido para a sua organização. Como pode ver, existem muitas formas de criar uma experiência de integração inesquecível e não existe uma configuração igual para duas organizações.
Um sistemabuddy pode ajudar significativamente as novas contratações numa organização. Estudos demonstram que um sistema buddy aumenta as taxas de retenção de funcionários e a satisfação geral com o trabalho a longo prazo. Além disso, ter um funcionário designado para fazer perguntas e resolver preocupações pode oferecer uma sensação muito necessária de segurança psicológica. Este é um factor vital que influencia a decisão de um empregado de ficar ou sair de uma empresa, tal como descoberto pela Google.
Lembre-se: um dos maiores objectivos gerais da integração é fazer com que os novos contratados se sintam ligados e integrados na empresa. Pequenos passos, como a integração de novos contratados com um onboarding buddy , podem ajudar muito a atingir este objectivo. Tendo em conta que a substituição de um novo funcionário custa cerca de um terço do seu salário, as elevadas taxas de rotatividade devidas à falta desta segurança psicológica rapidamente se tornam mais elevadas.
O processo de integração pode ser complicado para os novos contratados (e outros).
É por esta razão que a racionalização dos fluxos de trabalho, de modo a que a informação seja fornecida peça a peça, é vital: demonstra aos novos contratados que o seu bem-estar psicológico e a compreensão das suas novas funções são as duas principais prioridades de todo o processo.
Também indica que a integração não é uma coisa única. Em vez disso, é uma viagem guiada que ajuda os funcionários a fazer a transição para a função, sentindo-se confiantes e totalmente preparados para assumir as suas novas funções.
Tomar Storyblokpor exemplo. A simplificação dos seus fluxos de trabalho poupa 68 horas por mês no seu processo de integração. Isto, por sua vez, dá-lhes mais tempo para se concentrarem no que é importante: preparar os novos contratados para serem bem sucedidos nos seus novos cargos.
Storyblok A empresa pode conseguir isso definindo claramente cada fase do seu processo de integração, os objectivos de cada fase e as entradas necessárias para alcançar os resultados desejados. ZavvyO software de integração digital da Microsoft ajuda-os a automatizar determinados aspectos do seu processo de integração. A automatização não se traduz apenas numa poupança de tempo, mas também num aumento da produtividade no final. Em suma, a simplificação dos fluxos de trabalho poupa tempo a todos, incluindo os funcionários das operações de pessoal e as novas contratações.
A compilação do seu processo de documentação de integração não tem de ser dispendiosa ou morosa.
Com o software de documentação de integração adequado, pode facilmente automatizar, organizar e fornecer acesso aos funcionários 24 horas por dia, 7 dias por semana.
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