Roleta do café/almoço: Porque é que as equipas virtuais precisam dela e como a organizar

A segurança psicológica é a base de equipas eficazes e prósperas, de acordo com um estudo da Google. Significa que os membros da equipa trabalham melhor em conjunto numa cultura inclusiva, o que só é possível quando todos os envolvidos estão dispostos a mostrar vulnerabilidade, a aceitar desafios, a correr riscos e a encontrar novas formas de inovar e de trabalhar em conjunto.

Infelizmente, com as forças de trabalho a tornarem-se remotas ou híbridas, é mais fácil falar do que fazer para criar e cultivar uma cultura de trabalho inclusiva.

79% dos trabalhadores sentem-se mais isolados desde que aderiram ao teletrabalho, enquanto outro estudo revelou que 70% dos trabalhadores se sentiam mais esgotados e stressados do que antes da pandemia. Acabam por desenvolver uma mentalidade de desinteresse, o que leva a níveis de produtividade mais baixos, mais silos funcionais e maiores lacunas de conhecimento interdepartamental. Por sua vez, a coordenação é quebrada. A cultura é afectada.

Felizmente, existem algumas formas práticas de derrubar estas paredes invisíveis entre equipas e departamentos, e a que vamos discutir hoje é a roleta do café ou a roleta do almoço.

O que é a roleta do café ou a roleta do almoço?

A roleta do café ou a roleta do almoço imita o envolvimento informal que ocorreria regularmente num ambiente de escritório tradicional, impedindo que o pessoal híbrido ou remoto se sinta isolado dos membros da equipa e dos membros de outros departamentos.
A ideia subjacente à realização de uma roleta de café virtual é simples: alimentar e promover uma cultura de colaboração no local de trabalho.

Pense nisso como uma pausa para socializar com os colegas durante uma chávena de café ou um almoço, criando uma camada base de confiança e um sentimento de segurança entre os indivíduos participantes.

Como funciona a roleta do café ou a roleta do almoço?

A roleta do café ou a roleta do almoço podem ser efectuadas manual ou automaticamente. Se optar pela forma manual, é responsável por fazer coincidir empregados da mesma equipa ou de equipas diferentes. 

Por outro lado, se utilizar serviços de software especializados, basta introduzir os seus empregados no sistema, após o que um algoritmo fará automaticamente a correspondência entre dois ou mais empregados para um encontro "aleatório" por telefone ou pelo ecrã.

Além disso, também pode definir a frequência com que os seus empregados devem participar na roleta do café ou do almoço.

Mais tarde, falaremos mais pormenorizadamente sobre as formas manuais e automatizadas de organizar a roleta do café ou a roleta do almoço.

🏆 As vantagens de um café ou de um almoço-roleta para as equipas virtuais

Imagine o seguinte: está a participar numa reunião com um colega de trabalho que nunca conheceu - nunca - para discutir um grande projecto que se aproxima. 

Quão à vontade se sentiria a partilhar opiniões com um estranho? Mesmo que seja a pessoa mais franca e extrovertida, continuará a haver uma relutância geral entre si e o colega de trabalho. 

Mas se a sua empresa tiver uma política de quebra-gelo virtual, como uma roleta de café ou de almoço, já estará familiarizado com o colega de trabalho, o que dissipará qualquer tensão ou apreensão e permitirá que ambos comecem a colaborar eficazmente desde o início.

Tendo isto em mente, eis algumas vantagens de organizar um almoço ou uma roleta de café para a sua equipa virtual:

Cultura de empresa inclusiva e comunicativa

Com os empregados a trabalhar a partir de casa e a viver em fusos horários diferentes, manter o nível de comunicação interna numa organização pode ser um desafio. Uma roleta de café ou de almoço permite aos empregados expandir a sua rede pessoal e desenvolver novos pontos de contacto dentro da empresa. 

Ao mesmo tempo, falar com os colegas reforça o clima de confiança e proporciona prazer e variedade aos participantes ao longo de todo o dia de trabalho. Além disso, tranquiliza-os o facto de os outros trabalhadores considerarem o seu trabalho um desafio e trabalharem para objectivos idênticos/semelhantes. Isto cria indirectamente uma atmosfera inclusiva.

Intercâmbio informal de diálogo e pontos de vista 

A organização de uma roleta de café ou de almoço incentiva uma troca informal de diálogos e pontos de vista, permitindo que os participantes se sintam mais confortáveis e seguros na presença uns dos outros. Retira as barricadas formais invisíveis, o que, por sua vez, constrói relações dinâmicas para facilitar um maior progresso através da troca de conhecimentos no contexto do funcionamento quotidiano, bem como de projectos futuros.

Fomentar as relações humanas

Como já foi referido, organizar uma roleta de café ou de almoço ajuda a fomentar as relações humanas na sua empresa. Além disso, quebra barreiras de comunicação e promove a troca de ideias entre departamentos e fronteiras hierárquicas, eliminando a mentalidade de silo - ou pensamento desarticulado.

Além disso, a colocação aleatória de pessoas em equipas instila uma sensação de entusiasmo nos funcionários para fazerem novos conhecimentos e desencadearem conversas genuínas e interessantes. Isto pode levar a uma melhor cooperação na equipa e, mais importante ainda, a um crescimento positivo das relações com os colegas.

Redes internas

Geralmente, quando mencionamos o trabalho em rede, referimo-nos ao contacto com pessoas fora da empresa. E embora isso seja definitivamente importante para ter acesso a oportunidades e conhecimentos que pode não encontrar sozinho, o trabalho em rede dentro da sua empresa é igualmente importante.

A Fast Company define a rede interna como "procurar e estabelecer ligações com colegas dentro da sua organização, mesmo que o seu trabalho não exija que o faça".

Quando se relaciona continuamente com pessoas da sua própria empresa, constrói-se relações e laços e cultiva-se um ambiente de confiança e respeito mútuos. Tudo isto conduz a uma maior produtividade e a uma melhor experiência de trabalho em geral.

Organizar uma roleta de café ou de almoço é um dos truques mais simples para estabelecer contactos internos. Para criar relações mais fortes entre os funcionários, estes podem partilhar informações sobre projectos actuais ou futuros, falar sobre a família e os amigos ou outros tópicos aleatórios.

Manter conversas empáticas que interessam

89% dos líderes de RH concordam que a empatia é fundamental num ambiente híbrido, e as roletas virtuais de café e almoço podem fomentar a empatia entre os funcionários. 

Estas sessões de roleta podem estimular conversas significativas com os participantes que discutem abertamente o fracasso e o sucesso. Pense nisto como a criação de uma definição mais sustentável de sucesso, em que, em vez de glorificar o esgotamento, os funcionários compreendem o valor da empatia, da colaboração, da criação de equipas e da resiliência.

Como promover conversas significativas?

Em Zavvy, há um modelo para isso.

Em geral, recomendamos a criação de um ambiente seguro e a proposta de tópicos concretos para que as pessoas partilhem os seus "pontos mais altos" e "pontos mais baixos" do passado. Ficará surpreendido com a rapidez com que a conversa atingirá um nível muito mais profundo do que uma pequena conversa superficial do dia-a-dia!

Em suma, as roulettes de café e almoço promovem um futuro inclusivo, reunindo os trabalhadores e transformando a experiência de trabalho remoto e híbrido.

Além disso, não tem de acreditar na nossa palavra para estes benefícios - temos factos que o comprovam.

A empresa de ciência de dados Profusion criou um sistema de roleta de café que emparelhava automaticamente os funcionários para um encontro virtual informal. Um inquérito revelou então que:

• 72% dos empregados sentiram uma melhoria no moral
• 63% dos trabalhadores sentiram-se menos isolados ou infelizes
• 96% dos colaboradores sentiram-se mais empenhados na empresa quando trabalharam remotamente
• 61% tinham uma ideia melhor das funções dos seus colegas

A ideia da roleta do almoço surgiu a David Thompson, um cientista que se tornou estratega dos meios de comunicação social, quando trabalhava no exército americano do fabricante de produtos farmacêuticos Boehringer Ingelheim (BIPI).

Uma vez, não conseguiu encontrar ninguém com quem almoçar. Por isso, juntamente com o seu colega Christopher Tan, construiu um protótipo e enviou convites a um grupo seleccionado de colegas.

No espaço de 12 horas após a entrada em funcionamento na empresa, a aplicação registou uma grande adesão. Em sete semanas, a aplicação juntou mais de 350 pessoas para almoçar fora. Tan descobriu que a realização de uma roleta de almoços produzia pares inesperados (por exemplo, a aplicação juntou o CEO da BIPI com um jovem membro da equipa de marketing da marca) que muitas vezes conduziam a conversas imprevistas e a uma melhor colaboração.

📝 Como organizar uma roleta de almoço ou café?

Abaixo, criámos um resumo passo-a-passo para o orientar no processo.

Passo 1: Prepare uma folha de cálculo com as informações sobre os membros da sua equipa. Esta deve incluir o nome completo de todos os funcionários, os seus departamentos, IDs de correio electrónico, números de telefone, etc. 

Dica: Inclua o mínimo de pormenores possível para evitar uma carga de trabalho desnecessária.

Passo 2: Estabelecer regras básicas. Como pretende emparelhar os seus empregados? Quer juntá-los apenas com funcionários de outros departamentos? Ou aceita que os funcionários da mesma equipa se encontrem ao almoço ou ao café? 

Lembre-se, não há uma resposta certa ou errada. Pense nas suas relações actuais com os empregados e tome a sua decisão.

Passo 3: Com base nas suas regras, comece a emparelhar aleatoriamente trabalhadores com outros trabalhadores. Não se esqueça de anotar correctamente os pares para evitar mal-entendidos e falhas de comunicação.

Passo 4: Envie mensagens de correio electrónico aos empregados participantes com mais informações sobre a roleta virtual do café ou do almoço. Ao enviar as mensagens de correio electrónico, tente incluir os outros participantes, para que todos os envolvidos estejam a par da data e do local do encontro da roleta.

Certifique-se de que enumera todos os pormenores necessários, como a razão para organizar a roleta, uma breve descrição do motivo pelo qual o emparelhamento é bom, o prazo para a realização da roleta, etc.

Passo 5: Faça uma lista de perguntas para a "roleta do café no trabalho". Pense em perguntas que possam ajudar os empregados participantes a quebrar o gelo e a assegurar um fluxo de conversa suave. Embora possa acrescentar perguntas divertidas e informais, também deve incluir perguntas perspicazes e reveladoras que criem melhores relações de trabalho.

Aqui estão os nossos favoritos:

• O que faria se não estivesse no seu emprego actual? 
• Se tivesse de descrever a sua versão infantil numa só palavra, qual seria?
• Quando é que é mais feliz?
• Preencher o espaço em branco: Se me conhecesses realmente, saberias que eu ___.
• Qual é a característica que mais admira nos outros e porquê?
• O que é que mudaria se governasse o mundo no seu primeiro dia?
• Como descreveria o seu dia perfeito?

Completou a sua lista? Óptimo. Vamos passar para o próximo passo.

Passo 6: Envie mensagens de correio eletrónico de lembrete amigável aos participantes em intervalos pré-determinados. Por exemplo, pode enviar mensagens de correio eletrónico de lembrete um dia antes da reunião agendada, cinco dias antes da data decidida ou uma semana antes do prazo final da roleta.

Passo 7: Após a sessão da roleta, envie novamente um e-mail aos participantes a pedir feedback. Este é um passo muito importante que lhe pode dar muitas informações sobre o processo, sobre o que está a funcionar e o que não está, como está a afectar o seu empregado, como pode melhorar e torná-lo mais conveniente para os participantes.

Repita o processo ao fim de um mês - ou num período de tempo que considere mais adequado para os seus empregados. Para que as roletas do café ou do almoço funcionem, tem de ser consistente. É um processo moroso mas que vale bem o esforço.

❗️ Mas... há também uma forma MUITO mais cómoda de organizar uma roleta de café virtual ou uma roleta de almoço: a automatização.

⚙️ Como automatizar uma roleta de café ou de almoço através de Slack ou do Microsoft Teams com Zavvy

Compreendemos que os funcionários são o seu maior ativo e oferecemos soluções práticas para aumentar a produtividade e a retenção da equipa. 

Tendo isto em mente, criámos a nossa solução de Programas de Ligação para o ajudar a desenvolver ligações significativas com os seus colaboradores. Pode utilizar a nossa solução para ligar automaticamente os seus colegas para encontros casuais ou reuniões a pé para estimular conversas que criam um maior espírito de equipa e melhoram a saúde mental.

Eis um resumo rápido de como pode utilizar o modelo "Conversas importantes" da Zavvy para organizar uma roleta de café ou de almoço:

Passo 1: Depois de iniciar sessão na sua conta Zavvy, vá para modelos e clique em Connect Slack para a Slack opção de integração.

Passo 2: Clique em Modelos. Aqui, verá os nossos modelos para várias categorias, cada um dos quais foi concebido com cuidado. Por exemplo, existem modelos para

• Encontros casuais (roleta do café)
• Walk & Talk (incentivar as pessoas a darem um passeio durante o diálogo)
• Conversas que interess am (incentivar conversas significativas)

Para organizar uma rotina mais significativa, desloque-se para baixo e clique em Conversas importantes na secção Trabalho híbrido/remoto.

Nesta secção, pode encontrar uma breve introdução e uma explicação mais pormenorizada sobre a finalidade deste modelo personalizável.

Este programa ajudá-lo-á a garantir uma comunicação saudável e a desenvolver uma cultura de trabalho empática em que os funcionários se sintam confortáveis e tenham um sentimento de pertença.

Passo 3: Este é o aspeto do modelo Conversas que interessam:

Pode personalizar o modelo a seu gosto. Por exemplo, pode alterar o título para "Coffee Roulette" ou "Lunch Roulette", adicionar uma miniatura, uma descrição, etc. À medida que se desloca para baixo, verá uma série de outras definições.

Pode decidir as definições como quiser e com base nos horários dos seus empregados. 

Dica Zavvy: A única forma de ver sucesso na organização de roletas de café ou roletas de almoço é garantir a consistência. Tire partido da nossa opção Repetir e agende sessões de roleta todas as semanas ou de duas em duas semanas para maximizar os resultados.

Passo 4: Desloque-se para cima e clique no separador Construtor na barra de menu superior. Verá a lista de tópicos sobre os quais os empregados participantes podem falar para estimular conversas significativas.

Para orientar melhor os empregados, pode adicionar quaisquer elementos de conteúdo que deseje - seja uma pergunta ou uma afirmação.

Passo 5: Em seguida, personalize a mensagem que pretende enviar aos empregados que são seleccionados para a roleta pela Zavvy. Pode fazê-lo clicando na opção Atividade de grupo.

Zavvy criará automaticamente um canal Slack para os colaboradores emparelhados e enviará a sua mensagem finalizada para esta fase.

Passo 6: Clique no separador Atribuir na barra de menu superior. Aqui, como o nome sugere, atribui diferentes empregados para dar início à roleta.

Zavvy criará automaticamente um canal Slack para os colaboradores emparelhados e enviará a sua mensagem finalizada para esta fase.

Passo 6: Clique no separador Atribuir na barra de menu superior. Aqui, como o nome sugere, atribui diferentes empregados para dar início à roleta.

Há duas formas de o fazer:

1. Em primeiro lugar, pode atribuir empregados manualmente, clicando na opção Atribuir coorte manualmente e, em seguida, procurando os membros que pretende emparelhar para a sessão.

2. Em segundo lugar, pode poupar muito tempo automatizando o emparelhamento dos empregados. 

Configure o campo de atribuição do acionador com base nas suas preferências (por exemplo, se pretende que todos os seus empregados participem na roleta do café ou apenas os empregados de um departamento específico). Depois de ter selecionado as suas opções, clique em Ativar automatização.

👬 E já está! A partir daqui, a Zavvy assume o controlo e informa (e lembra) os funcionários participantes para se encontrarem com os seus colegas de trabalho ao almoço ou a uma chávena de chá. Tudo automatizado e via Slack, MS Teams, ou correio.

📱 Aplicação da roleta do café na vida real: Hootsuite

A Hootsuite passou de uma startup para uma grande empresa global num curto espaço de tempo. Mas, embora a gerência apreciasse o rápido crescimento, ela também queria manter a cultura da empresa Hootsuite.

Inspirada por programas como o Mixer, o Ten Thousand Coffees e o Innovate Brew, a empresa decidiu ver se o café poderia ajudar os Owls (assim são chamados os funcionários da Hootsuite) a se conectarem melhor uns com os outros. 

Embora Noel Palin aborde a iniciativa #randomcoffee da Hootsuite com mais pormenor no seu post no LinkedIn, a essência é que a empresa concebeu um programa de roleta do café e obteve resultados incríveis.

A roleta da Hootsuite começou com folhas de cálculo do Google e e-mails, mas rapidamente a direcção escreveu um algoritmo para automatizar o emparelhamento de funcionários de diferentes departamentos.

A Hootsuite recebeu um feedback extremamente positivo de funcionários entusiasmados, com uma colaboração melhorada e relações interdepartamentais mais fortes.

🚀Aplicação da Roleta do Almoço na vida real: Kickstarter

Numa tentativa de aumentar a sua cultura, a Kickstarter criou um programa criativo de roleta de almoço para levar grupos diversos e aleatórios dos seus funcionários a conhecerem-se durante o almoço.

Inicialmente, a gestora do escritório do Kickstarter, Shannon Ferguson, assumiu a responsabilidade total pela organização da roleta do almoço e pela selecção de funcionários aleatórios. No entanto, à medida que o Kickstarter crescia, também crescia o desafio desta tarefa.

Oferecendo uma ajuda a Ferguson, Fred Benenson, o responsável pelos dados no Kickstarter, trabalhou com Brandon Williams, funcionário do Kickstarter, para criar um algoritmo padrão para automatizar o programa de roleta do almoço da empresa. Graças a eles, os pares de almoço foram escolhidos de forma totalmente aleatória, respeitando as regras de emparelhamento de almoço de Ferguson:

1. Nunca incluir três pessoas que já tenham almoçado juntas
2. Não mais do que um executivo 
3. Ninguém pode estar na mesma subespecialidade no Kickstarter

É seguro dizer que a Roleta do Almoço foi um sucesso. Leia mais sobre o processo de desenvolvimento do algoritmo aqui.

➡️ Ligação entre funcionários no piloto automático

As tecnologias sociais transformaram completamente as nossas vidas, ameaçando e melhorando a colaboração e a intimidade como nunca antes. O conceito de organizar uma roleta de café ou uma roleta de almoço partilha o mesmo espírito: as empresas podem aplicar a tecnologia para aproximar os seus empregados na vida real, construindo relações mais fortes e saudáveis e facilitando uma colaboração rápida/eficaz.

"O sentimento de exclusão era palpável e irritante"

- disse Thompson, da BIPI, quando lhe perguntaram por que razão teve a ideia de criar uma aplicação Web que juntaria aleatoriamente pessoas de toda a organização para almoçar. Zavvy garante que os seus empregados nunca se sintam como Thompson. 

Com os nossos Programas de Ligação, pode automatizar a organização de uma roleta de café ou almoço da forma mais fácil possível. Apresente os colaboradores através de Slack ou do Microsoft Teams e veja-os criar laços durante simples conversas de café ou almoço, reuniões a pé ou conversas profundas. Obtenha uma demonstração agora mesmo para o ver em acção.