Σχέδιο ένταξης του οικονομικού διευθυντή: Από την πρώτη μέρα

"Όταν ένας νεοπροσληφθείς ροκ σταρ μπαίνει στο γραφείο σας την πρώτη μέρα, εσείς και ο οργανισμός σας δικάζεστε", εξηγεί ο Jeff Hyman, ειδικός σε θέματα ηγεσίας και συνεργάτης του Forbes.

Έτσι, όταν ο νέος σας οικονομικός διευθυντής μπαίνει στο γραφείο σας - αστέρι ροκ ή όχι - θέλετε να αισθάνεται ότι έχει ενταχθεί στον σωστό οργανισμό.

Όμως, η εισαγωγή στην εταιρεία σπάνια γίνεται καλά - το Gallupδιαπίστωσε ότι το 88% των οργανισμών δεν κάνουν καλή δουλειά . στην εισαγωγή νέων υπαλλήλων.

Ο καλύτερος τρόπος για να αντιμετωπίσετε αυτό το πρόβλημα για τους νέους οικονομικούς διευθυντές σας είναι να έχετε ένα ολοκληρωμένο, επαναλαμβανόμενο και αποτελεσματικό σχέδιο εισαγωγής των οικονομικών διευθυντών.

Σε αυτό το άρθρο, θα σας δείξουμε πώς.

Θα σας καθοδηγήσουμε μέσα από ένα πρότυπο 30-60-90 ημερών που θα σας ενημερώσει, θα σας παρακινήσει και θα σας ενεργοποιήσει το τους νέους οικονομικούς διευθυντές σας να δώσουν τον καλύτερό τους εαυτό στον οργανισμό σας από την 1η ημέρα.

✈️ Γιατί είναι σημαντική η εισαγωγή για τους οικονομικούς διευθυντές;

Οι οικονομικοί διαχειριστές είναι απαραίτητοι για τον οργανισμό σας. Ανεξάρτητα από το πόσο καλά είναι τα προϊόντα ή οι υπηρεσίες σας, ο οργανισμός σας θα επιτύχει μόνο με την κατάλληλη οικονομική διαχείριση.

Και με την αποτελεσματική εισαγωγή των εργαζομένων να είναι πιο κρίσιμη από ποτέ, σύμφωνα με το μέλος του Forbes Councils Meighan Newhouse, οφείλετε στους νέους οικονομικούς σας διευθυντές να τους δώσετε μια ανώτερη εμπειρία εισαγωγής.

🆘 Χρειάζεστε όμως ακόμη διευκρινίσεις σχετικά με το τι συνιστά μια ανώτερη εμπειρία εισαγωγής; Μην ανησυχείτε. Συγκεντρώσαμε έναν κατάλογο με τα βασικά στοιχεία των θετικών εμπειριών πρόσληψης νέων υπαλλήλων.

Δημιουργία ενός φιλόξενη, ελκυστική και παρακινητική διαδικασία εισαγωγής θα τους προετοιμάσει για την επιτυχία, ενισχύοντας τις δυνατότητές τους και τα κέρδη του οργανισμού σας.

📝 Πρότυπο σχεδίου 30-60-90 ημερών για την εισαγωγή του οικονομικού διευθυντή

Θέστε τα θεμέλια για την επιτυχία του νέου σας οικονομικού διευθυντή με μια αποτελεσματική σχέδιο εισαγωγής 30-60-90 ημερών. 

Ορίστε σαφή ορόσημα και προσδοκίες για να τους βοηθήσετε να είναι αποτελεσματικοί το συντομότερο δυνατό.

Ακολουθεί ένα πλαίσιο σχεδίου για την εισαγωγή που θα σας καθοδηγήσει.

Προετοιμασία

Προετοιμαστείτε για την άφιξη του νέου οικονομικού διευθυντή σας, συμπληρώνοντας τα απαραίτητα γραφειοκρατία για την ένταξη και διοικητικές εργασίες.

✅ Τεκμηρίωση κατά την εισαγωγή-Οργανώστε τη γραφειοκρατία που θα χρειαστούν, όπως:

• Νόμιμα έγγραφα απασχόλησης,
• Φορολογικά έγγραφα και έγγραφα αποζημίωσης,
• Εσωτερικά έγγραφα της εταιρείας, π.χ. οργανογράμματα, πολιτικές και διαδικασίες της εταιρείας, δηλώσεις οράματος της εταιρείας, υβριδικές ρυθμίσεις εργασίας και δικαιώματα άδειας,
• Πληροφορίες σχετικά με το ρόλο, π.χ. τα οικονομικά εργαλεία και συστήματα του οργανισμού σας, βιογραφικά σημειώματα του βασικού οικονομικού προσωπικού, υποστήριξη επαγγελματικών μελών (π.χ. AICPA ή IMA) και κανονιστικές εγγραφές (π.χ. SEC).

✅ Συστήματα και υλικό-Φροντίστε γιαφορητό υπολογιστή, τηλέφωνο, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και πρόσβαση σε χώρους και συστήματα εργασίας:

• λογιστικά συστήματα,
• πίνακες επιχειρησιακής ευφυΐας,
• συστήματα διαχείρισης κινδύνων και συμμόρφωσης,
• πηγές δεδομένων της χρηματοπιστωτικής αγοράς, π.χ. Bloomberg και IRESS.

✅ Ομαδικός προσανατολισμός-Ενημερώστετους συναδέλφους σας για τον νέο οικονομικό διευθυντή σας, προγραμματίστε συναντήσεις προετοιμασίας και ενθαρρύνετε τη δικτύωση.

✅ Δημόσιες ανακοινώσεις-ανάλογαμε την αρχαιότητα του νέου οικονομικού διευθυντή σας, εξετάστε το ενδεχόμενο να εκδώσετε δελτίο τύπου σε κλαδικές εκδόσεις, π.χ. The Accountant ή The CPA Journal, και, εάν είναι απαραίτητο, ενημερώστε τις ρυθμιστικές αρχές (π.χ. SEC).

✅ Σχεδιάστε την πρώτη εβδομάδα - Σχεδιάστε την πρώτη εβδομάδα του οικονομικού σας διευθυντή για να διασφαλίσετε μια ομαλή διαδικασία, κάνοντας διάκριση μεταξύ της εισαγωγής στην εταιρεία και των δραστηριοτήτων που αφορούν τον ρόλο σας.

✅ Οργάνωση περιεχομένου-συλλογήσχετικού υλικού, συμπεριλαμβανομένου:

• Ένα παρουσίαση για την εισαγωγή για να παρουσιάσετε τον οργανισμό και τους συναδέλφους σας
• Εσωτερικές πολιτικές, εκπαίδευση στα συστήματα και διαδικασίες συμμόρφωσης
• Οργανωτικές προτεραιότητες και οικονομικοί στόχοι
• Το πλαίσιο οικονομικής διαχείρισης του οργανισμού σας, π.χ. λογιστικές πρακτικές (όπως ένα πρότυπο λογιστικής του Excel), διαδικασίες χρηματοοικονομικής αναφοράς, συστήματα επιχειρηματικής ευφυΐας και υποχρεώσεις συμμόρφωσης.
• Παραδοσιακές σημειώσεις από τους προκατόχους.

Προεπιβίβαση

Χρησιμοποιήστε την προεπιβίβαση για να κάνετε μια εξαιρετική πρώτη εντύπωση και να τους καλωσορίσετε.

Στείλτε ένα πακέτο καλωσορίσματος - Δημιουργήστε ενθουσιασμό με εμπορεύματα της εταιρείας ή άλλα συναρπαστικά αντικείμενα, π.χ. ένα επιτραπέζιο οικονομικό ημερολόγιο ή ένα βιβλίο επιχειρηματικών κινήτρων.

Στείλτε ένα μήνυμα καλωσορίσματος-Προωθήστε τους την αίσθηση ότι ανήκουν συμπεριλαμβάνοντας:

• Πληροφορίες σχετικά με το όραμα και τον σκοπό του οργανισμού σας,
• Απαντήσεις σε συνήθεις ερωτήσεις,
• Αντίγραφα των δελτίων τύπου που έχετε εκδώσει (εάν είναι σχετικά)-αυτό θα τους επικυρώσει και θα τους δώσει κίνητρα.

➡️ Χρειάζεστε προτάσεις για πακέτα καλωσορίσματος; Δείτε αυτές τις δέκα ιδέες για πακέτα καλωσορίσματος που θα εντυπωσιάσουν τον νέο σας υπάλληλο.

Ημέρα 1

Κάντε την πρώτη ημέρα του νέου σας οικονομικού διευθυντή αξέχαστη με:

• Οργάνωση δεξίωσης-Κάντετους να νιώσουν ευπρόσδεκτοι μέσω παρουσιάσεις της ομάδας και συνδέστε τους με μια φιλαράκι για την εισαγωγή τους.
• Ρύθμιση της πρόσβασης - Παρακολούθηση των προετοιμασιών των συστημάτων και του υλικού για να εξασφαλιστεί η έγκαιρη πρόσβαση.
• Παροχή μιας προσανατολισμός-Γνωρίστε τους με την αποστολή και τις αξίες του οργανισμού σας, ξεναγήστε τους στο χώρο εργασίας (ή μια εικονική ξενάγηση για απομακρυσμένες προσλήψεις) και εξοικειώστε τους με το πλαίσιο οικονομικής διαχείρισης.

Εβδομάδα 1

Ετοιμάστε τον νέο οικονομικό διευθυντή σας για επιτυχία από την πρώτη εβδομάδα.

✅ 1:1 συνομιλίες-Συζητήστετις προσδοκίες, οικοδομήστε σχέσεις και καλύψτε τα κενά γνώσεων.

✅ Σαφήνεια ρόλων-Εξηγούν τις αρμοδιότητές τους, συμπεριλαμβανομένων των συγκεκριμένων καθηκόντων, διαδικασιών και στόχων, όπως

• Βασικές μετρήσεις επιδόσεων, π.χ. δείκτες κεφαλαίου κίνησης, λειτουργικές ταμειακές ροές, απόδοση επένδυσης, διαχείριση αποθεμάτων, δείκτες χρέους προς ίδια κεφάλαια και περιθώρια κέρδους.
• Τα εσωτερικά και εξωτερικά βασικά ενδιαφερόμενα μέρη τους.
• Συμμόρφωση και κανονιστικές υποχρεώσεις τους.
• Οι οικονομικές διαδικασίες του οργανισμού σας, π.χ. λογιστική στο τέλος του μήνα, διαδικασία χρηματοοικονομικών προβλέψεων, δραστηριότητες στο τέλος του οικονομικού έτους και μεθοδολογίες αποτίμησης.
• Συγκεκριμένοι δείκτες KPI, π.χ. περιθώρια λειτουργικού κέρδους, μετρήσεις κεφαλαίου κίνησης, ψηφίσματα ελέγχων, αποκλίσεις προϋπολογισμού, δείκτες κινδύνου, υποχρεώσεις συμμόρφωσης, χρόνοι ολοκλήρωσης έργων και απόδοση επένδυσης.
• Εάν διαχειρίζονται μια ομάδα, επικεντρωθείτε στις αρμοδιότητες, τις διαδικασίες και τις προσδοκίες των επικεφαλής της ομάδας.

✅ Μια αρχική ανάθεση -Ξεκινήστε με ένα πρακτικό έργο, όπως η ανασκόπηση των ευρημάτων του ελέγχου ή η εξέταση των οικονομικών επιδόσεων των ανταγωνιστών.

✅ Ενθαρρύνετε τη δικτύωση -Οργανώστε συναντήσεις και εικονικές ή προσωπικές συναντήσεις για καφέ και γεύμα με συναδέλφους και ενδιαφερόμενους για να προωθήσετε τη δέσμευση.

✅ Γιορτάζοντας την πρόοδο - Οργανώστεένα μήνυμα ή μια συνάντηση για να επισημάνετε την πρόωρη πρόοδό τους.

Πρώτες 30 ημέρες

Πέρα από τον πρώτο μήνα, υποστηρίξτε τον νέο οικονομικό διευθυντή σας στο να γίνει ικανός.

• Ελέγξτε συχνά - Χρησιμοποιήστετο Slack, τις ομάδες, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή προσωπικές συναντήσεις για να τους καθοδηγήσετε. Ενθαρρύνετέ τους να ζητούν καθοδήγηση από τον φίλο τους για την εισαγωγή.
• Ελέγξτε την πρόοδο - Βοηθήστετους να κατανοήσουν τους KPIs τους και συζητήστε την πρόοδό τους στα παραδοτέα.
• Ζητήστε ανατροφοδότηση - Διευκρινίστετις προσδοκίες τους, οικοδομήστε μια σχέση εμπιστοσύνης και εντοπίστε τομείς για βελτίωση στη διαδικασία εισαγωγής.

➡️ Χρησιμοποιήστε το εύχρηστο υπόδειγμα της έρευνας για την εισαγωγή σας για αποτελεσματική και αποδοτική ανατροφοδότηση από τον νέο σας υπάλληλο.

Ημέρες 30-60

Συνεχίστε να υποστηρίζετε τον νέο οικονομικό διαχειριστή σας μέσω:

• Εκπαίδευση και συνέδρια-Αντιμετωπίστε τα κενά γνώσεων με εκπαίδευση ή συμμετοχή σε συνέδρια του κλάδου που καλύπτουν ενημερώσεις κανονιστικών ρυθμίσεων, βέλτιστες πρακτικές χρηματοοικονομικής αναφοράς, περιπτώσεις χρήσης επιχειρηματικής ευφυΐας κ.λπ.

• Ανασκοπήσεις προόδου - Επαναλάβετετο πεδίο εφαρμογής και τον σκοπό του ρόλου τους, επανεξετάστε την πρόοδό τους και προσφέρετε καθοδήγηση.
• Ανατροφοδότηση - Δώστεανατροφοδότηση στο νέο σας υπάλληλο για να του δώσετε κίνητρα, να ενισχύσετε τη θετική συμπεριφορά του και να τον βοηθήσετε να παραμείνει συγκεντρωμένος.

➡️ Δεν είστε σίγουροι πώς να δώσετε σχόλια; Ανακαλύψτε ποιος τύπος ανατροφοδότησης είναι πιο χρήσιμος για τους νεοπροσληφθέντες και πώς να κάνετε την ανατροφοδότησή σας εποικοδομητική.

Ημέρες 60-90

Ο νέος σας οικονομικός διευθυντής θα πρέπει να εγκατασταθεί και να εργαστεί ανεξάρτητα μετά τους πρώτους τρεις μήνες. 

Συνεχίστε να τους υποστηρίζετε με:

• Προώθηση της ανάπτυξης - Υποστηρίξτετη συνεχή ανάπτυξή τους μέσω της συνεχούς ανάπτυξης και ενός σχεδίου ανάπτυξης των εργαζομένων.
• Αναγνώριση της συμβολής τους-ενθαρρύνετέτους μέσω της αναγνώρισης της προόδου τους μέχρι σήμερα.
• Αξιολόγηση της καταλληλότητάς τους-Διεξαγωγήεπανεξέταση της περιόδου δοκιμασίας για να αξιολογήσετε τις ικανότητές τους και την προσαρμογή τους στον οργανισμό σας.

Μετά από 90 ημέρες

Εκμεταλλευτείτε την ευκαιρία να αναθεωρήσετε και να βελτιώσετε τη διαδικασία εισαγωγής στον οργανισμό σας με:

• Ζητώντας ανατροφοδότηση σχετικά με την εμπειρία τους μέσω μιας έρευνας για την εισαγωγή.
• Παρακολούθηση μετρικές για την εισαγωγή.
• Διεξαγωγή ενός έρευνας ικανοποίησης από την εργασία (ή μια έρευνα για απομακρυσμένη εργασία για απομακρυσμένους υπαλλήλους).

➡️ Αν χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια για την εισαγωγή, δείτε αυτά τα πρακτικά πρότυπα εισαγωγής.

👀 Πως μοιάζει μια αποτελεσματική διαδικασία πρόσληψης οικονομικού διευθυντή;

Πώς μπορείτε, λοιπόν, να διασφαλίσετε ότι ο νέος σας οικονομικός διευθυντής θα απολαμβάνει μια αποτελεσματική εισαγωγή; Αναγνωρίζοντας τα τις 4 φάσεις του onboarding και πώς σχετίζονται με τους ρόλους των οικονομικών διευθυντών.

1. Προεπιβίβαση

Η πρώτη φάση θα καλύψει τη γραφειοκρατία, τα δικαιώματα πρόσβασης, την τεκμηρίωση και τα μηνύματα καλωσορίσματος.

Για τους οικονομικούς διαχειριστές, συμπεριλάβετε την πρόσβαση σε οικονομικά συστήματα και οργανώστε τις κανονιστικές καταχωρίσεις και τα δελτία τύπου (εάν είναι σχετικά).

2. Προσανατολισμός

Η δεύτερη φάση αφορά τις συναντήσεις, το περιβάλλον του γραφείου (φυσικό και εικονικό) και την εισαγωγή στην εταιρική κουλτούρα.

Οι οικονομικοί διευθυντές θα πρέπει να συναντηθούν με τους βασικούς οικονομικούς ενδιαφερόμενους και να ενημερωθούν διεξοδικά για τους οικονομικούς στόχους του οργανισμού σας.

3. Εκπαίδευση ειδικά για τον ρόλο

Η επόμενη φάση αφορά ειδικά τον ρόλο του οικονομικού σας διευθυντή:

• Καθορίστε σαφείς προσδοκίες και στόχους, συμπεριλαμβανομένων των KPIs για τις οικονομικές μετρήσεις, τις διαδικασίες υποβολής εκθέσεων, τις υποχρεώσεις συμμόρφωσης και τις αρμοδιότητες διαχείρισης της ομάδας.
• Προώθηση της πρακτικής εξοικείωσης με τα συστήματα και το πλαίσιο οικονομικής διαχείρισης του οργανισμού σας.
• Παροχή σχετικών εκπαίδευση για συγκεκριμένο ρόλο.
• Ενθαρρύνετε τη δικτύωση και οργανώστε έναν φίλο κατά την εισαγωγή.

4. Διευκόλυνση της μετάβασης: Συνεχής ανάπτυξη

Υποστήριξη επαγγελματική ανάπτυξη και την ανάπτυξη με:

• Διεξαγωγή αξιολογήσεις ικανοτήτων και συζητήσεις ανάπτυξης.
• Υποστήριξη επαγγελματικών μελών (π.χ. AICPA ή IMA) και συμμετοχή σε συνέδρια του κλάδου.
• Προώθηση της γνώσης σχετικά με τη συμμόρφωση προς τις χρηματοοικονομικές και κανονιστικές εξελίξεις.

Αξίζει επίσης να σκεφτείτε πόσο χρόνο θα πρέπει να διαρκεί η διαδικασία εισαγωγής σας. Ιδιαίτερα για τις προσλήψεις ανώτερων στελεχών - ενώ η πρακτική συναίνεσης είναι 90 ημέρες, η έρευνα δείχνει ότι πιο παρατεταμένες περίοδοι onboarding είναι επωφελείς.

Για τους ανώτερους ρόλους οικονομικών διευθυντών, εξετάστε το ενδεχόμενο να επεκτείνετε την εισαγωγική εκπαίδευση καθ' όλη τη διάρκεια του πρώτου έτους. Μια πιο ολοκληρωμένη διαδικασία εισαγωγής θα ενισχύσει τη δέσμευση και την παραγωγικότητά τους, ενώ θα τους δώσει περισσότερο χρόνο για να υιοθετήσουν την εταιρική κουλτούρα και να οικοδομήσουν σχέσεις.

➡️ Μην ξεχνάτε να δεσμεύετε τους νέους υπαλλήλους σας - εδώ είναι 11 τρόποι για να δεσμεύσετε τους νέους υπαλλήλους από την πρώτη μέρα.

⚙️ Αυτοματοποιήστε τη διαδικασία πρόσληψης του οικονομικού σας διευθυντή για να αποφύγετε τα συνήθη λάθη

Η αυτοματοποίηση της διαδικασίας πρόσβασής σας θα την καταστήσει δομημένη, ολοκληρωμένη και αποτελεσματική.

Είναι ο ευκολότερος τρόπος για να αποφύγετε τις συνήθεις παγίδες του onboarding, δηλαδή μια ασυνεπή και ανεπαρκή διαδικασία, όπως θρηνεί ο Jeff Hyman.

👀 Δείτε πώς οι πελάτες μας, η Alasco και η Storyblok, αύξησαν την παραγωγικότητά τους κατά την εισαγωγή μέσω της αυτοματοποίησης.

💡 Και πέρα από το onboarding, δείτε πώς η συνεχιζόμενη εκπαίδευση μπορεί να είναι αποδοτική και αποτελεσματική μέσω μιας τυποποιημένης προσέγγισης, όπως ένας άλλος πελάτης μας, Avi Medical, έχει δείξει.

➡️ Ξεκινήστε την ένταξη πριν από την πρώτη ημέρα με το εύχρηστο πρότυπο προ-εισαγωγής μας.

➡️ Ρυθμίστε τους νέους οικονομικούς διαχειριστές σας για επιτυχία με τη Zavvy

Στη Zavvy, γνωρίζουμε πόσο σημαντικό είναι το αποτελεσματικό onboarding και πώς να το κάνετε σωστά.

Οι νέοι οικονομικοί διευθυντές σας είναι απαραίτητοι για τον οργανισμό σας -μην τους απογοητεύσετε με ανεπαρκή εισαγωγή.

Δημιουργήστε μια διαρκή εντύπωση με ένα καλωσόρισμα πριν από την επιβίβαση και παρέχετε μια ελκυστική και αποτελεσματική εμπειρία επιβίβασης μέσω καινοτόμου λογισμικού επιβίβασης.

Κάντε κράτηση για ένα δωρεάν demo για να δείτε πώς τα αυτοματοποιημένα εργαλεία μας για το onboarding θα αναβαθμίσουν το την εισαγωγή του οικονομικού σας διευθυντή στο επόμενο επίπεδο.