Κάνατε μια νέα πρόσληψη. Συγχαρητήρια.
Ώρα να τους επιβιβάσετε. Ένα κρίσιμο αλλά και ενοχλητικό μέρος κάθε εισαγωγής είναι η γραφειοκρατία για την εισαγωγή των νέων υπαλλήλων.
Κάθε νέος εργαζόμενος στην εταιρεία σας πρέπει να περάσει από μια σειρά εγγράφων πριν γίνει επίσημος υπάλληλος. Αλλά η διαδικασία τεκμηρίωσης των νέων υπαλλήλων μπορεί να είναι κουραστική τόσο για εσάς όσο και για το νέο μέλος της ομάδας σας.
Για παράδειγμα, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι οι νεοπροσλαμβανόμενοι λαμβάνουν όλα τα σχετικά έγγραφα. Ιδανικά, ελέγχετε επίσης την πρόοδό τους για να διασφαλίσετε ότι θα ολοκληρώσουν τα πάντα εγκαίρως.
Παρόλο που η διευκόλυνση της γραφειοκρατίας για την εισαγωγή των νέων μελών της ομάδας μπορεί να μην ακούγεται συναρπαστική, έχει σημαντικό αντίκτυπο. Έρευνα της Glassdoor δείχνει ότι μια καλή εμπειρία εισαγωγής μπορεί να βελτιώσει τη διατήρηση των νέων υπαλλήλων κατά 82% και την παραγωγικότητα κατά 70%.
Διαβάστε παρακάτω για να κατανοήσετε τις διάφορες κατηγορίες εγγράφων που χρειάζεστε για τους νέους υπαλλήλους και πώς μπορείτε να αυτοματοποιήσετε ολόκληρη τη διαδικασία για να μειώσετε την επαναλαμβανόμενη χειρωνακτική εργασία.
Με απλά λόγια, η γραφειοκρατία για την εισαγωγή εξασφαλίζει ότι οι νέοι υπάλληλοί σας λαμβάνουν, διαβάζουν και υπογράφουν τα έγγραφα που χρειάζονται για ένα ομαλό ξεκίνημα στην εταιρεία σας.
Η γραφειοκρατία των νέων υπαλλήλων περιλαμβάνει έγγραφα που καλύπτουν διάφορες πτυχές της απασχόλησης και της ένταξης, όπως:
Η ύπαρξη αυτών των εγγράφων δεν αποτελεί μόνο συμβατική και νομική απαίτηση. Επιτρέπει επίσης σε όλους τους εμπλεκόμενους, συμπεριλαμβανομένων των νέων εργαζομένων και των διευθυντών τους, να κατανοήσουν πώς πρέπει να συνεργάζονται.
Προτού εξετάσουμε τα έγγραφα που χρειάζεστε, να έχετε υπόψη σας ότι είναι απαραίτητα, ανεξάρτητα από το αν τα βρίσκετε κουραστικά ή ακατάστατα.
Μέσω αυτών των εγγράφων, οι νέοι υπάλληλοί σας θα μάθουν για τις προσδοκίες που έχετε από αυτούς, τις πολιτικές της εταιρείας σας και τα οφέλη που πρόκειται να λάβουν.
Αξίζει επίσης να διευκολύνετε τη διαδικασία γραφειοκρατίας για την ένταξη των νέων υπαλλήλων σας, επειδή οι περισσότεροι νέοι υπάλληλοι τη θεωρούν κουραστική, όπως μπορείτε να δείτε εδώ και εδώ.
Για να απλοποιήσετε τη διαδικασία υπογραφής για τα νέα μέλη της ομάδας, προσπαθήστε να:
"Ανεξάρτητα από το αν αυτός ο νέος εργαζόμενος είναι ελεύθερος επαγγελματίας με σύμβαση, μερικής απασχόλησης ή πλήρους απασχόλησης, πρέπει να συμπληρώσει ορισμένα έγγραφα κατά τη διαδικασία της ένταξης".
Ένας εύκολος τρόπος για να δομήσετε και να τεκμηριώσετε τη διαδικασία γραφειοκρατίας κατά την εισαγωγή σας είναι να ταξινομήσετε όλα τα έντυπα στις τέσσερις κατηγορίες που θα σας παρουσιάσουμε παρακάτω:
Οι νόμοι περί απασχόλησης διαφέρουν ανάλογα με τη χώρα σας. Ως εκ τούτου, το πρώτο βήμα είναι να κατανοήσετε την τοπική εργατική νομοθεσία της χώρας σας για να διατηρήσετε τη συμμόρφωση.
Βεβαιωθείτε ότι συμμορφώνεστε με:
Αφού εξοικειωθείτε με τους τοπικούς νόμους, το επόμενο βήμα είναι η κατανόηση των εντύπων φορολογικών απαιτήσεων που πρέπει να συμπληρώσει ένας νέος εργαζόμενος στη χώρα σας.
Αυτό το έντυπο θα βοηθήσει την εταιρεία σας να:
Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε την ονομασία του φορολογικού εντύπου στη χώρα σας που πρέπει να συμπληρώσουν οι νέοι υπάλληλοι. Για παράδειγμα, στις Ηνωμένες Πολιτείες, ονομάζεται έντυπο W-4.
Ενώ συμμορφώνεστε με τις φορολογικές απαιτήσεις, θέλετε επίσης να βεβαιωθείτε ότι ο νέος υπάλληλος διαθέτει άδεια εργασίας για τη χώρα σας. Οι επίσημες κυβερνητικές ιστοσελίδες μπορούν να σας παράσχουν τις απαραίτητες πληροφορίες.
Είναι επίσης ζωτικής σημασίας να γνωρίζετε τα έντυπα για το μη μόνιμο προσωπικό στη χώρα σας. Σε ορισμένες χώρες, είναι παράνομο για τους εργολάβους να αρχίσουν να εργάζονται χωρίς να έχουν συμπληρώσει ορισμένα έγγραφα.
Για παράδειγμα, στις Ηνωμένες Πολιτείες, το έντυπο ενός εργολάβου ονομάζεται έντυπο W-9 . Θα σας βοηθήσει να
Για να σας βοηθήσουμε να ξεκινήσετε, σας δίνουμε μερικές συμβουλές σχετικά με τη συμπλήρωση του W9.
Μια επιστολή προσφοράς εργασίας συνοψίζει τη θέση εργασίας στην εταιρεία. Ως εκ τούτου, διασφαλίζει ότι τόσο εσείς όσο και ο νέος υπάλληλος συμφωνείτε στις βασικές λεπτομέρειες της θέσης εργασίας. Επιπλέον, μια επίσημη επιστολή προσφοράς εργασίας περιέχει βασικές πληροφορίες όπως:
Εάν η συμφωνία είναι καλή, ο υποψήφιος θα αποδεχθεί την προσφορά εργασίας, θα υπογράψει και θα σας στείλει το έγγραφο πίσω.
Μετά την αποδοχή της προσφοράς εργασίας σας, οι νέοι εργαζόμενοι ενδέχεται να χρειαστεί να εξετάσουν και να υπογράψουν μια σύμβαση που εξηγεί τις υποχρεώσεις και τις ευθύνες τους.
Η σύμβαση εργασίας περιέχει συνήθως πληροφορίες όπως
Σε περίπτωση διαφωνίας ή αμφισβήτησης των όρων εργασίας, εσείς και ο εργαζόμενος μπορείτε να ανατρέξετε στη σύμβαση.
Οποιαδήποτε επιπλέον πληροφορία σχετικά με τις προσδοκίες ή τις αρμοδιότητες των νέων υπαλλήλων σας, εκτός από αυτές που παρέχετε στην επιστολή προσφοράς εργασίας, θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνεται σε γραπτό έγγραφο.
Για παράδειγμα, αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τις συγκεκριμένες προσδοκίες του διευθυντή από τον νέο εργαζόμενο, τον τρόπο με τον οποίο θα πρέπει να ολοκληρώσει συγκεκριμένα καθήκοντα, πότε θα γίνουν αξιολογήσεις απόδοσης κ.λπ.
Οι ξεκάθαρες προσδοκίες αίρουν τη σύγχυση των νέων μελών της ομάδας σας σχετικά με το τι περιμένετε από αυτά, όπως ο παρακάτω ανήσυχος υπάλληλος.
Οι οργανισμοί συχνά δεν παρέχουν συγκεκριμένα έγγραφα εργασίας στους εργολάβους τους, όπως οι ελεύθεροι επαγγελματίες, κατά τη διαδικασία της πρόσληψης. Όμως, ανάλογα με τη νομοθεσία της χώρας σας, μπορεί να είστε νομικά υποχρεωμένοι να το κάνετε.
Μια άθλια διαδικασία εισαγωγής μπορεί επίσης να δώσει στους νέους σας ελεύθερους επαγγελματίες την εντύπωση ότι δεν τους εκτιμάτε.
Για να οικοδομήσετε μια καλή σχέση με τους εργολάβους σας, κάντε αυτό:
Η δημιουργία καλών σχέσεων με τους μη μόνιμους εργαζόμενους, για παράδειγμα, μέσω της άριστης εισαγωγής συμβασιούχων, εξασφαλίζει ότι θα έχετε πάντα πρόσβαση σε ταλαντούχους ελεύθερους επαγγελματίες.
Τα εσωτερικά έγγραφα της εταιρείας βοηθούν τους νέους υπαλλήλους να κατανοήσουν καλά τον οργανισμό σας και τον τρόπο με τον οποίο πρέπει να συμπεριφέρονται. Ως εκ τούτου, χρησιμοποιούν τα έγγραφα ως αναφορά για να κάνουν τη δουλειά τους.
Ανάλογα με την επιχείρησή σας, ακολουθούν ορισμένα κοινά εσωτερικά έγγραφα που πρέπει να λαμβάνουν οι νεοπροσλαμβανόμενοι:
Ένα επιχειρηματικό εγχειρίδιο περιλαμβάνει όλες τις διεργασίες, τις πολιτικές και τις διαδικασίες της εταιρείας σας. Αυτό το έγγραφο μπορεί να βοηθήσει τους νεοπροσληφθέντες να έχουν ανεξαρτησία και να εξοικονομούν χρόνο κατά την εργασία τους:
Το εγχειρίδιο της επιχείρησής σας μπορεί να έχει όσες πολιτικές θέλετε, όπως πολιτικές υβριδικής εργασίας, πολιτικές δεοντολογίας και περιβαλλοντικές πολιτικές.
Η καθιέρωση υβριδικών πολιτικών εργασίας σας επιτρέπει να ορίσετε κατευθυντήριες γραμμές, να εξαλείψετε τη σύγχυση και να δώσετε στους υπαλλήλους σας τη δυνατότητα να καθορίζουν οι ίδιοι το ωράριο εργασίας τους.
Συμβουλή για επαγγελματίες: Χρησιμοποιήστε το έτοιμο προς χρήση πρότυπό μας για να δημιουργήσετε μια ευέλικτη πολιτική εργασίας μέσα σε λίγα λεπτά.
Η επιχειρηματική δεοντολογία καθοδηγεί όλους τους εργαζόμενους σχετικά με το πώς πρέπει να ενεργούν με τους πελάτες, τις κυβερνητικές υπηρεσίες και τους προμηθευτές.
Είναι ωφέλιμο να έχετε πολιτικές που δείχνουν πώς η εταιρεία σας συμμορφώνεται με την προστασία του περιβάλλοντος. Μπορείτε, για παράδειγμα, να συμπεριλάβετε τις στρατηγικές που θα εφαρμόσει η εταιρεία σας τα επόμενα πέντε χρόνια.
Ανάλογα με το μέγεθος και τις διαδικασίες λειτουργίας της εταιρείας σας, μπορείτε να αποφασίσετε να έχετε τόσο ένα επιχειρηματικό εγχειρίδιο όσο και ένα εγχειρίδιο εργαζομένων ή μόνο ένα από τα δύο.
Ένα εγχειρίδιο υπαλλήλων είναι ειδικά φτιαγμένο για να καθοδηγεί τους υπαλλήλους σας. Ιδανικά, το έγγραφο θα πρέπει να περιέχει όλες τις πληροφορίες που πρέπει να γνωρίζουν οι υπάλληλοί σας, όπως τον κώδικα ένδυσης, τις πολιτικές συμπεριφοράς και τις διαδικασίες έκτακτης ανάγκης.
Σημείωση: Μπορείτε να προσθέσετε τα υπόλοιπα θέματα αυτής της ενότητας στο εγχειρίδιο των εργαζομένων σας, αλλά θα καλύψουμε ωστόσο κάθε έγγραφο ξεχωριστά.
Η αποστολή της εταιρείας σας είναι ο λόγος ύπαρξης της εταιρείας σας. Επιπλέον, σύμφωνα με έρευνα του LinkedIn, το 53% των νέων υπαλλήλων αναφέρει ως σημαντική την εισαγωγή στην εταιρική κουλτούρα και τις αξίες της εταιρείας κατά τη διάρκεια της εισαγωγικής τους πορείας.
Επιπλέον, έρευνα της Gallup κατέληξε στο συμπέρασμα ότι η αυξημένη σύνδεση των εργαζομένων με την αποστολή τους στον χώρο εργασίας οδηγεί σε αύξηση της κερδοφορίας.
Αυτά τα δύο έγγραφα είναι απαραίτητα για την αποτροπή της διαρροής σημαντικών πληροφοριών, διαδικασιών και πνευματικής ιδιοκτησίας της εταιρείας.
Η συμφωνία αυτή αποτρέπει τους υπαλλήλους ή τους ανεξάρτητους εργολάβους σας από το να αποκαλύπτουν οποιεσδήποτε ευαίσθητες πληροφορίες έχουν αποκτηθεί κατά την εργασία τους στον οργανισμό σας.
Ωστόσο, προσέξτε να μην δημιουργείτε NDA που ενθαρρύνουν μια τοξική κουλτούρα στο χώρο εργασίας. Μια τοξική κουλτούρα μπορεί να κάνει τους ανθρώπους να παραιτηθούν.
Η συμφωνία μη ανταγωνισμού θα πρέπει να εμποδίζει τους εργαζομένους να ξεκινήσουν ή να επενδύσουν σε ανταγωνιστική επιχείρηση ενώ ή μετά την εργασία τους μαζί σας. Οι μετασυμβατικές συμφωνίες μη ανταγωνισμού συνήθως περιορίζονται σε συγκεκριμένη διάρκεια.
Για παράδειγμα, ένας οργανισμός θα μπορούσε να εμποδίσει έναν υπάλληλο να ξεκινήσει μια επιχείρηση σε ακτίνα 24 μιλίων από την έδρα του για δύο χρόνια.
Το οργανόγραμμα είναι ένα διάγραμμα που δείχνει τη δομή ενός οργανισμού. Περιλαμβάνει τα επίπεδα ηγεσίας σε μια εταιρεία και τις σχέσεις μεταξύ των διαφόρων θέσεων. Οι νέοι υπάλληλοί σας θα πρέπει, για παράδειγμα, να γνωρίζουν το πρόσωπο στο οποίο πρέπει να αναφέρονται για συγκεκριμένα καθήκοντα.
Οι διαδικασίες διαχείρισης της απόδοσης διαφέρουν από εταιρεία σε εταιρεία. Για να προετοιμάσουν τις νέες προσλήψεις για επιτυχία, θα πρέπει να εξοικειωθούν με τη δική σας ρύθμιση.
Ορισμένα έγγραφα αξιολόγησης της απόδοσης που θα μπορούσατε να δώσετε στους νέους υπαλλήλους είναι τα εξής:
Moreover, if you have a set procedure for career advancement in your organization, this is a fitting place to add some information on that as well.
Για παράδειγμα, εάν μια προαγωγή στην ομάδα πωλήσεων βασίζεται στον αριθμό των πωλήσεων που έχει πραγματοποιήσει ένας υπάλληλος ανά έτος, η εκ των προτέρων γνωστοποίησή της επιτρέπει στους νέους υπαλλήλους σας να γνωρίζουν τι πρέπει να κάνουν για να προαχθούν.
Τα νέα μέλη της ομάδας πρέπει να κατανοήσουν τον κώδικα δεοντολογίας. Δεν αποτρέπει μόνο δραστικά περιστατικά όπως η παράνομη απόλυση, οι διακρίσεις και η παρενόχληση. Βοηθά επίσης τα νέα μέλη της ομάδας να εγκατασταθούν και να συνδεθούν με την υπόλοιπη ομάδα.
Φροντίστε να αναφέρετε πώς οι ηγέτες σας αναλαμβάνουν δράση κατά της ανήθικης συμπεριφοράς, διότι, σύμφωνα με μια νέα ερευνητική έκθεση της Gallup για το 2022, μόνο 4 στους 10 εργαζόμενους αναφέρουν ανήθικη συμπεριφορά.
Κατά την εισαγωγή νέων υπαλλήλων, θα πρέπει να ζητήσετε τα προσωπικά τους δεδομένα, όπως προσωπικές επαφές, οικονομικές και ιατρικές πληροφορίες. Οι νέοι εργαζόμενοι πρέπει να γνωρίζουν πώς θα αποθηκεύετε και θα χρησιμοποιείτε τα προσωπικά τους στοιχεία.
Ανάλογα με την τοποθεσία σας, οι νόμοι σχετικά με τη συλλογή, την αποθήκευση και τη χρήση των προσωπικών πληροφοριών των εργαζομένων σας διαφέρουν.
Για παράδειγμα, οι νόμοι GDPR στην Ευρωπαϊκή Ένωση προβλέπουν αυστηρά μέτρα για τον τρόπο με τον οποίο οι εργοδότες πρέπει να χειρίζονται τα δεδομένα των εργαζομένων.
Ανάλογα με την εταιρική κουλτούρα και τον κλάδο σας, ενδέχεται να υπάρχει συγκεκριμένος κώδικας ενδυμασίας. Καταγράψτε με σαφήνεια τον κώδικα ενδυμασίας για να μειώσετε την αβεβαιότητα των νέων προσλήψεων.
Τα σχέδια και οι φωτογραφίες μπορούν να είναι χρήσιμα, καθώς και οι λεπτομερείς κατάλογοι με τα κατάλληλα ρούχα.
Τέλος, βεβαιωθείτε ότι οι νέοι υπάλληλοι υπογράφουν το εγχειρίδιο προσωπικού για να δείξουν ότι αναγνωρίζουν και αποδέχονται τις εσωτερικές πολιτικές και διαδικασίες σας.
Είναι αυτονόητο ότι οι νεοπροσλαμβανόμενοι θα πρέπει να γνωρίζουν τις αμοιβές και τις παροχές τους. Τα ακόλουθα έντυπα μπορούν να φανούν χρήσιμα.
Σύμφωνα με πρόσφατη έρευνα του LinkedIn, το 60% των εργαζομένων επιθυμεί παροχές αποζημίωσης όταν επιλέγει μια νέα θέση εργασίας.
Έτσι, εάν ο οργανισμός σας προσφέρει παροχές στους εργαζομένους, ίσως να θέλετε να δώσετε στους νέους υπαλλήλους έγγραφα για την εισαγωγή τους, τα οποία εξηγούν τους όρους και τις προϋποθέσεις για τη λήψη παροχών.
Σε πολλές περιπτώσεις, οι νεοπροσλαμβανόμενοι πρέπει να υπογράψουν συγκεκριμένα έγγραφα για να αποδεχθούν επίσημα τις παροχές. Οι πιο συνηθισμένες παροχές προς τους εργαζομένους είναι η ασφάλιση υγείας και ζωής, τα δικαιώματα προαίρεσης αγοράς μετοχών, το πρόγραμμα συνταξιοδότησης και ο ελεύθερος χρόνος μετ' αποδοχών.
Όλοι οι νέοι εργαζόμενοι θα πρέπει να γνωρίζουν τις παροχές ασφάλισης και υγείας - θα πρέπει να γνωρίζουν αν θα τους προσφέρετε ένα ολοκληρωμένο πακέτο ασφάλισης ή αν θα πληρώνετε ένα μέρος του.
Ας υποθέσουμε ότι η εταιρεία σας προσφέρει δικαιώματα προαίρεσης αγοράς μετοχών ως αποζημίωση. Σε αυτή την περίπτωση, είναι ζωτικής σημασίας να εξηγήσετε τον τρόπο λειτουργίας τους σε απλά αγγλικά, ώστε να διασφαλίσετε ότι ακόμη και τα νέα μέλη της ομάδας που δεν έχουν προηγούμενες γνώσεις σχετικά με τα δικαιώματα προαίρεσης μετοχών κατανοούν πλήρως τι λαμβάνουν.
In many cases, your new employees will also want to know the retirement planning options you offer them. Ideally, provide all the information and resources they need to make the right choices.
Ενδέχεται να υπάρχουν ήδη κάποιες πληροφορίες στο εγχειρίδιο των εργαζομένων σας σχετικά με τον αμειβόμενο ελεύθερο χρόνο. Είναι ζωτικής σημασίας να διευκρινίσετε πώς οι νέοι εργαζόμενοι πρέπει να παρακολουθούν το PTO, τα ρεπό και τις ημέρες ασθενείας.
Συνήθως υπάρχει μεγάλη σύγχυση σχετικά με το πώς λειτουργούν οι πολιτικές PTO.
Ιδιαίτερα όταν ο αμειβόμενος ελεύθερος χρόνος αυξάνεται με την πάροδο του χρόνου ή αν υπάρχουν περιορισμοί σχετικά με το πότε μπορεί να ληφθεί ο αμειβόμενος ελεύθερος χρόνος.
Η καλύτερη πρακτική είναι να περιγράφετε γραπτώς τυχόν πρόσθετες παροχές προς τους εργαζομένους και μη χρηματικά προνόμια.
Μπορεί να περιλαμβάνουν παροχές όπως:
Η παροχή ακριβών πληροφοριών σχετικά με αυτές τις πρόσθετες παροχές απομακρύνει μελλοντικές παρεξηγήσεις.
Η άμεση κατάθεση επιτρέπει στους εργοδότες να μεταφέρουν τις επιταγές μισθοδοσίας των εργαζομένων απευθείας στους τραπεζικούς τους λογαριασμούς, εξαλείφοντας την ανάγκη για χάρτινες επιταγές.
Το πιο σημαντικό είναι να παρέχετε λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο οι εργαζόμενοι μπορούν να δημιουργήσουν αυτούς τους λογαριασμούς και να είστε σαφείς σχετικά με την ημέρα της εβδομάδας που θα λάβουν την πληρωμή τους.
Η παροχή όλων των εγγράφων που χρειάζονται στους νεοπροσληφθέντες συχνά ακολουθείται από ένα πηγαινέλα με πολλαπλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τηλεφωνήματα για να μάθουμε αν έχουν υπογράψει και κατανοήσει τα πάντα.
Αυτό το μπρος-πίσω γίνεται γρήγορα υπερβολικό τόσο για εσάς όσο και για τα νέα μέλη της ομάδας σας.
Μπορείτε να αυτοματοποιήσετε την παρακολούθηση εργασιών, να προγραμματίσετε αυτόματες υπενθυμίσεις και να παρακολουθείτε την πρόοδο των νέων υπαλλήλων σας χρησιμοποιώντας το εργαλείο μας για την εισαγωγή των υπαλλήλων, ώστε να απλοποιήσετε αυτή τη διαδικασία.
Επίσης, βεβαιωθείτε ότι όλα έχουν τακτοποιηθεί και κοινοποιηθεί μέχρι την ημερομηνία έναρξης της απασχόλησης, χρησιμοποιώντας το Zavvy Workflow Builder, το οποίο θα σας δώσει μια εύκολη διαδικασία για να διασφαλίσετε ότι θα ενταχθείτε και θα επικοινωνήσετε αποτελεσματικά με τους νέους υπαλλήλους σας.
Θα θέλαμε πολύ να σας ακούσουμε!
Μη διστάσετε να συνδεθείτε μαζί μας για να δείτε το Zavvy σε δράση.
.png)
.png)
