Τι είναι ένα Business Playbook (ή SOP) - και πώς να το φτιάξετε;
Does your business have a clear plan for its operational processes? A well-drafted program that tells your employees how to get things done helps them stay focused, productive, accountable, and organized?
How do you service clients or talk about your organization to customers? How do you onboard or offboard employees in your organization? In short, what framework do you use for ensuring your business' success?
Η λύση είναι απλή: Κάντε τις γνώσεις των ανθρώπων σας προσβάσιμες ανά πάσα στιγμή.
Ένα επιχειρηματικό εγχειρίδιο βοηθά οργανισμούς όπως ο δικός σας να τεκμηριώνουν τον τρόπο με τον οποίο γίνονται τα πράγματα και να παρέχουν σε όλους τους υπαλλήλους καθοδήγηση.
Αυτό το άρθρο αναλύει τι είναι ένα επιχειρηματικό εγχειρίδιο και πώς να δημιουργήσετε ένα τέτοιο εγχειρίδιο.
📖 Τι είναι ένα επιχειρηματικό εγχειρίδιο;
Ένα επιχειρηματικό εγχειρίδιο περιγράφει τις πολιτικές, τις ροές εργασίας και τις διαδικασίες μιας εταιρείας. Ένα καλά σχεδιασμένο εγχειρίδιο απαντά σε ερωτήσεις που κυμαίνονται από το τι κάνει μια εταιρεία μέχρι το πώς, γιατί, ποιος κάνει τι και πότε.
Γνωστό και ως SOP (Standard Operating Procedure), ένα επιχειρησιακό εγχειρίδιο βοηθά τους οργανισμούς να λειτουργούν αποδοτικά και αποτελεσματικά.
Οι εταιρείες μπορούν να χρησιμοποιήσουν επιχειρηματικά εγχειρίδια για διάφορους λόγους, όπως για την εισαγωγή και την αποχώρηση, την πώληση των πλεονεκτημάτων μιας εταιρείας σε οργανισμούς, τη δημιουργία εγχειριδίων για τα τμήματα πωλήσεων και εξυπηρέτησης πελατών, την εκπαίδευση των εργαζομένων ή ακόμη και για το πώς να λανσάρουν ένα νέο προϊόν και να το πουλήσουν.
Παραδείγματα:
Σε ολόκληρη την εταιρεία:
- Κατευθυντήριες γραμμές branding
- Πολιτική υβριδικής εργασίας
- Οποιοδήποτε είδος κατάρτισης
- ...
Ομάδες πωλήσεων:
- Περιγράψτε τη συνολική διαδικασία πωλήσεων στην εταιρεία
- Εισαγωγή όλων στα εργαλεία που χρησιμοποιούνται, όπως το εργαλείο CRM, και στις βέλτιστες πρακτικές που πρέπει να ακολουθούνται.
- Καθορισμός του ανταγωνιστικού τοπίου
❓ Γιατί χρειάζεστε ένα επιχειρηματικό εγχειρίδιο;
Φανταστείτε να διοικείτε έναν οργανισμό όπου οι ομάδες εμπειρίας πελατών δεν έχουν ιδέα πώς να απαντήσουν σε παράπονα πελατών, σε θυμωμένους πελάτες ή να προωθήσουν τα παράπονα πελατών στο απαραίτητο τμήμα.
Το αποτέλεσμα;
Πλήρες και απόλυτο χάος.
Παρακάτω συγκεντρώσαμε 6 λόγους για τους οποίους η επιχείρησή σας χρειάζεται ένα εγχειρίδιο παιχνιδιού.
1. Βοηθά στην κλιμάκωση της επιχείρησής σας
Οι σαφείς, προσεκτικά διατυπωμένες οδηγίες διευκολύνουν οποιονδήποτε να παράγει ποιοτική εργασία ή να εκτελεί καθήκοντα εργασίας που ευθυγραμμίζονται με την αποστολή της εταιρείας σας.
Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να αυξήσετε την κλίμακα και να προσλάβετε περισσότερα άτομα χωρίς φόβο. Τα επιχειρηματικά εγχειρίδια επιτρέπουν σε οποιονδήποτε προσλαμβάνετε να αποκτήσει ταχύτητα αμέσως.
2. Εξοικονομεί χρόνο
Μόλις ορίσετε το εγχειρίδιο παιχνιδιού σας, θα γλιτώσετε ώρες που προηγουμένως ξοδεύατε για να εξετάζετε τα ίδια πράγματα ξανά και ξανά. Αντ' αυτού, εσείς και οι συνάδελφοί σας μπορείτε να αφιερώσετε τον επιπλέον χρόνο σε δραστηριότητες που προσθέτουν πραγματικά αξία.
3. Διασφαλίζει ότι ο οργανισμός σας παράγει κορυφαία εργασία
Με τον σαφή καθορισμό ορισμένων προτύπων και κατευθυντήριων γραμμών, θα θέσετε τα θεμέλια για ποιοτική εργασία. Ως αποτέλεσμα, η απόδοση της εργασίας γίνεται καλύτερη και πιο συνεπής.
4. Διασφαλίζει ότι οι ζωτικές πληροφορίες του οργανισμού σας βρίσκονται σε ένα μέρος
Ένα επιχειρηματικό εγχειρίδιο περιέχει όλες τις πληροφορίες που χρειάζονται ο οργανισμός και οι υπάλληλοί σας για να λειτουργήσουν με επιτυχία - όλες καταγεγραμμένες σε μια οργανωμένη και προσβάσιμη τοποθεσία. Αυτό είναι ιδιαίτερα πολύτιμο όταν οι άνθρωποι (και η γνώση) είναι διασκορπισμένοι σε πολλές (απομακρυσμένες) τοποθεσίες.
5. Ανεξαρτησία των εργαζομένων
Αντί να ζητούν συνεχώς βοήθεια από τους διευθυντές τους, οι εργαζόμενοι μπορούν εύκολα και γρήγορα να ανατρέχουν στο εγχειρίδιο της επιχείρησης. Επιπλέον, οι προϊστάμενοι μπορούν να εμπιστεύονται τους υπαλλήλους τους για να κάνουν τη δουλειά τους
- χωρίς συμβιβασμούς στην ποιότητα και την ακρίβεια
- χωρίς να τους κρατάτε από το χέρι ή να τους διαχειρίζεστε συνεχώς
6. Προσδιορισμός των τομέων βελτίωσης
Με ένα επιχειρηματικό εγχειρίδιο, οι οργανισμοί μπορούν εύκολα να εντοπίζουν τομείς βελτίωσης και να τα ενημερώνουν τακτικά ώστε να αντικατοπτρίζουν τις αλλαγές αυτές. Για παράδειγμα, εάν η ομάδα εξυπηρέτησης πελατών σας εντοπίσει ένα κοινό σημείο πόνου ή προκλήσεις που αντιμετωπίζουν οι πελάτες σας, μπορούν να δημιουργήσουν γρήγορα ένα SOP για την επίλυση ή την αντιμετώπισή του. Αυτό διευκολύνει τους νεοπροσληφθέντες να γνωρίζουν τι πρέπει να κάνουν σε περίπτωση που αντιμετωπίσουν τέτοια ζητήματα στο μέλλον.
📝 Τι πρέπει να συμπεριληφθεί;
Το τι περιλαμβάνεται σε ένα επιχειρηματικό εγχειρίδιο διαφέρει ανάλογα με τον τύπο του εγχειριδίου που δημιουργείτε (εγχειρίδιο λειτουργιών, εγχειρίδιο πωλήσεων, υβριδικό εγχειρίδιο πολιτικής κ.λπ.).
Για παράδειγμα, αν δημιουργούσατε ένα εγχειρίδιο πωλήσεων, θα θέλατε να προσθέσετε ενότητες για να δώσετε απαντήσεις σε ερωτήσεις όπως
- ομιλία του ανελκυστήρα
- προκλήσεις των πελατών
- στόχοι του πελάτη
- λεπτομέρεια προϊόντος
- προφίλ υποψήφιου πελάτη
- αποτελέσματα για τους πελάτες
- προφίλ αγοραστών
- διαχείριση αντιρρήσεων
- και κάθε άλλη σημαντική ερώτηση που μπορεί να έχουν οι εργαζόμενοι στην ομάδα πωλήσεων.
Παρομοίως, ένα εγχειρίδιο για τις ανθρώπινες λειτουργίες θα μπορούσε να έχει απαντήσεις σε διάφορα τμήματα, όπως
- Το όραμα, ο σκοπός, η αποστολή και οι αξίες του οργανισμού σας.
- Στρατηγική, στόχοι, μετρήσεις και τακτικές.
- Ηγεσία και οργανωτική δομή
- Ανθρώπινες λειτουργίες και το ταξίδι του κύκλου ζωής των εργαζομένων
- Προσέλκυση ταλέντων (από την προσέλκυση έως την πρόσληψη)
- Απόκτηση ταλέντων (από την πρόσληψη έως την αποχώρηση)
- Διαχείριση ταλέντων (από την εισαγωγή έως τη διατήρηση)
- Εμπειρία των εργαζομένων
Σημείωση: Ένα εγχειρίδιο παιχνιδιού δεν χρειάζεται να περιλαμβάνει "όλα όσα πρέπει να γνωρίζουν οι υπεύθυνοι επιχειρήσεων". Αντίθετα, μπορεί να έχει νόημα να το χωρίσετε σε διάφορες μικρότερες SOP. Με αυτόν τον τρόπο, θα αφαιρέσετε τους πλεονασμούς και θα το περιορίσετε σε αυτό ακριβώς που οι άνθρωποι θέλουν να μάθουν εκείνη τη στιγμή.
🛠 Πώς να δημιουργήσετε ένα επιχειρηματικό εγχειρίδιο παιχνιδιού
Η δημιουργία του εγχειριδίου παιχνιδιού σας μπορεί να μοιάζει με επιστήμη πυραύλων, αλλά είναι ευκολότερη από ό,τι νομίζετε. Ωστόσο, ένα πράγμα είναι σίγουρο: ακόμη και αν η εταιρεία σας δεν έχει επί του παρόντος κανένα σταθερό εγχειρίδιο παιχνιδιού, αυτά υπάρχουν ήδη.
Πώς είναι δυνατόν;
Το μόνο πράγμα που πρέπει να κάνετε τώρα είναι να καταγράψετε τις πολιτικές και τις διαδικασίες που ακολουθούν οι ομάδες σας και να τις δομήσετε κατάλληλα στο SOP σας. Ακολουθεί ο τρόπος με τον οποίο μπορείτε να δημιουργήσετε το εγχειρίδιο της εταιρείας σας σε επτά εύκολα βήματα:
1. Ξεκινήστε με μια δομή στο μυαλό σας
Η δημιουργία ενός νέου επιχειρηματικού εγχειριδίου από το μηδέν, ειδικά για τις επιχειρήσεις που δεν έχουν δημιουργήσει ένα τέτοιο εγχειρίδιο στο παρελθόν, μπορεί να φαίνεται τρομακτική. Ευτυχώς, μια γρήγορη αναζήτηση στο διαδίκτυο θα σας δώσει υπάρχοντα πρότυπα που μπορείτε να τροποποιήσετε ή να χρησιμοποιήσετε ως έμπνευση για να δημιουργήσετε το δικό σας πρότυπο επιχειρηματικού εγχειριδίου.
Να θυμάστε ότι ο στόχος είναι να έχετε ένα σαφώς περιγεγραμμένο και οργανωμένο εγχειρίδιο που θα διασφαλίζει ότι οι υπάλληλοί σας θα επικεντρωθούν στη συγγραφή, την ανάπτυξη και την ενημέρωση του περιεχομένου του εγχειριδίου.
2. Οργανώστε το περιεχόμενο του εγχειριδίου σας
Τα στοιχεία που περιλαμβάνονται στο εγχειρίδιο παιχνιδιού της επιχείρησής σας καθορίζονται σε μεγάλο βαθμό από τους στόχους της εταιρείας σας και τον αποκλειστικό σκοπό για τη δημιουργία του εγχειριδίου παιχνιδιού. Ορισμένες ενότητες που θα θέλατε να εξετάσετε να προσθέσετε περιλαμβάνουν:
- Όραμα της εταιρείας
- Κουλτούρα και αξίες στο χώρο εργασίας
- Ροές εργασίας και διαδικασίες
- Οργανωτική/ηγετική δομή
- Κόστος
- Δείκτες επιδόσεων
- Επιχειρησιακές κατευθυντήριες γραμμές
- Επιχειρηματικά σχέδια
- Συστήματα, εργαλεία, τεχνικές και πόροι
- Στόχοι της εταιρείας
Tip: Explain what success looks like for each section or element and define how the company measures that success.
3. Αναθεωρήστε τις πληροφορίες σας
Συγκεντρώστε τις πληροφορίες που θέλετε να προσθέσετε στο εγχειρίδιο της επιχείρησής σας και οργανώστε τις σε ένα μέρος. Αυτό διευκολύνει την επανεξέταση τυχόν (εισερχόμενων) ελλιπών ή ξεπερασμένων πληροφοριών.
Για παράδειγμα, ένας διευθυντής θα μπορούσε να απαριθμήσει τις εργασιακές του αρμοδιότητες, συμπεριλαμβανομένων των βημάτων και των μέτρων για την ολοκλήρωση των καθηκόντων του και να ζητήσει από όλους στην ομάδα του να κάνουν το ίδιο.
Συμπληρώστε κάθε κενό που μπορείτε να σκεφτείτε σε απλή, διαλογική γλώσσα, αλλά μη φοβηθείτε να αφαιρέσετε επαναλαμβανόμενες λέξεις ή διπλά βήματα. Ο στόχος είναι να είστε συνοπτικοί και σαφείς.
Κανόνας του αντίχειρα: Συνήθως, μπορείτε εύκολα να κόψετε το 20% του γραπτού περιεχομένου του σχεδίου σας χωρίς να χάσετε καμία αξία.
4. Χρησιμοποιήστε το σωστό τόνο
Ένα καλό επιχειρηματικό εγχειρίδιο πρέπει να απαιτεί σεβασμό χωρίς να ακούγεται αυταρχικό ή δικτατορικό. Πώς επιτυγχάνετε αυτόν τον ισορροπημένο τόνο; Δηλώστε με σαφήνεια τις προσδοκίες σας, αλλά αφήστε χώρο στους διευθυντές σας να χρησιμοποιούν τη διαίσθηση ή την κρίση τους σε ορισμένες περιπτώσεις και στους υπαλλήλους να ασκούν τη δημιουργικότητά τους.
Να θυμάστε ότι ένα επιχειρηματικό εγχειρίδιο είναι μια κατευθυντήρια γραμμή που αναδεικνύει τις βέλτιστες πρακτικές για την επιτυχή λειτουργία μιας επιχείρησης. Δεν είναι νόμοι και δεν πρέπει να αντιμετωπίζονται ως τέτοιοι.
5. Μοιραστείτε το επιχειρηματικό σας εγχειρίδιο
Αρχίστε να την αναθέτετε σε κρίσιμους ενδιαφερόμενους καθώς ολοκληρώνετε τη σύνταξη του επιχειρηματικού σας εγχειριδίου. Ο γενικός κανόνας είναι να τα στέλνετε σε άτομα που δεν είναι εξοικειωμένα με τη διαδικασία. Αυτό σας βοηθά να εκτιμήσετε αν είναι εντάξει με τις τρέχουσες διαδικασίες που περιγράφονται στο εγχειρίδιο παιχνιδιού σας ή αν έχουν πρόσθετες ερωτήσεις ή πληροφορίες να μοιραστούν.
Tip: Assign your company's playbook to your team with a few clicks with Zavvy. You can also set deadlines to review it before a specific date. This ensures your team knows what to check and when to do so it. Learn more about creating your SOPs with Zavvy here.
Να θυμάστε ότι η ομάδα σας πιθανότατα θα έχει κάποιες απορίες την πρώτη φορά που θα εξετάσει το εγχειρίδιο επιχειρηματικής δράσης. Ως εκ τούτου, δώστε μεγάλη προσοχή στις προτάσεις τους, καθώς αυτός είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να εντοπίσετε πιθανά κενά στις SOP σας και να βελτιώσετε την τεκμηρίωσή σας.
6. Ενθαρρύνετε τους υπαλλήλους σας να ανατρέχουν σε αυτό
Το καλύτερο εγχειρίδιο παιχνιδιού μπορεί γρήγορα να γίνει άχρηστο αν κανείς δεν το χρησιμοποιεί ή δεν το ενημερώνει τακτικά. Θέστε σε εφαρμογή μια διαδικασία για τη σωστή επικοινωνία και την περιοδική αναθεώρηση των Τυποποιημένων Διαδικασιών Λειτουργίας σας.
Για παράδειγμα, μπορείτε να τις κάνετε μέρος των διαδικασιών εισαγωγής σε συγκεκριμένο ρόλο - ή να ζητήσετε από τους ανθρώπους να τις επαναλάβουν μία φορά το χρόνο.
Με το Zavvy, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε πλήρως όλη αυτή τη διαδικασία:
- Αυτόματη ανάθεση εκπαιδευτικών διαδρομών βάσει αλλαγών ρόλων ή ημερομηνιών εισόδου
- Να επαναλαμβάνουν οι άνθρωποι αυτόματα την εκπαίδευσή τους σε θέματα συμμόρφωσης κάθε χρόνο
- Παρακολούθηση των ολοκληρώσεων ανά πάσα στιγμή
- Ενεργοποιήστε τους ανθρώπους μέσω παρακινητικών μηνυμάτων Slack /Ομάδες
7. Ενημερώστε το επιχειρηματικό σας εγχειρίδιο
Διατηρήστε το εγχειρίδιο της επιχείρησής σας σχετικό και αποτελεσματικό, προσθέτοντας νέες διαδικασίες, οδηγίες, λίστες ελέγχου και λύσεις σε προβλήματα που προκύπτουν. Για παράδειγμα, λανσάρατε ένα νέο προϊόν ή ενημερώσατε το λογισμικό σας;
Ζητήστε από τους υπαλλήλους σας να προσθέσουν αυτές τις αλλαγές όταν συμβαίνουν. Ανάλογα με τον αριθμό των αλλαγών και το μέγεθος του οργανισμού σας, η ενημέρωση του εγχειριδίου παιχνιδιού σας μπορεί να προγραμματιστεί ανά τρίμηνο ή ανά έτος, ειδικά αν θέλετε να προσθέσετε τα σχόλια των ομάδων.
Συμβουλή: Ορίστε στον εαυτό σας (ή σε άλλους) μια επαναλαμβανόμενη υπενθύμιση, ώστε αυτό το βήμα να μη χάνεται.
📚 Παραδείγματα προτύπου επιχειρησιακού εγχειριδίου παιχνιδιού
Για να εμπνευστείτε τη δική σας βιβλιοθήκη, συγκεντρώσαμε μερικά από τα πιο συνηθισμένα παραδείγματα SOP παρακάτω.
Βιβλίο παιχνιδιού της εταιρείας
This playbook provides a detailed overview of your company and its history, vision, mission, value statements, purpose, who is your target audience, what you do for your customers, and how you engage with them, plus operations.
Think of it as an intro to your company and a well-documented guide of what your company does.
Ως έμπνευση γι' αυτό, μπορείτε επίσης να ρίξετε μια ματιά στο δωρεάν πρότυπο παρουσίασης καλωσορίσματος υπαλλήλων.
Ή, αν έχετε λογαριασμό Zavvy, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το σύνδεσμο Πρότυπο εισαγωγής εταιρείας στην πλατφόρμα για να ξεκινήσετε μέσα σε λίγα λεπτά.
Εγχειρίδιο πωλήσεων
Η Aberdeen Group ανακάλυψε ότι το 56% των αντιπροσώπων που χρησιμοποιούν εγχειρίδια πωλήσεων επιτυγχάνουν τους στόχους τους σε σύγκριση με το 44% των αντιπροσώπων πωλήσεων που δεν έχουν εγχειρίδιο πωλήσεων στον οργανισμό τους.
Ένα εγχειρίδιο πωλήσεων είναι ένα φύλλο οδηγιών για την εταιρεία σας και το προϊόν ή τις υπηρεσίες της.
Πρόκειται για έναν οδηγό που εκπαιδεύει οποιονδήποτε ή την ομάδα πωλήσεών σας που πουλάει το προϊόν ή την υπηρεσία σας σχετικά με τις προκλήσεις που αντιμετωπίζουν οι δυνητικοί πελάτες σας, την τοποθέτηση του προϊόντος σας και την ευθυγράμμισή του με τα σημεία πόνου των πελατών και τη διαχείριση τυχόν κοινών αντιρρήσεων.
Και πάλι, ανάλογα με το μέγεθος του οργανισμού σας, θα μπορούσατε είτε να έχετε ένα εγχειρίδιο για κάθε προϊόν που πουλάτε είτε μόνο ένα εγχειρίδιο πωλήσεων. Αυτά τα παραδείγματα των εγχειριδίων πωλήσεων της HubSpot και της Pipedrive αποτελούν μια ωραία έμπνευση.
Εγχειρίδιο λειτουργιών
Ένα εγχειρίδιο λειτουργιών εξηγεί πώς παρέχονται οι υπηρεσίες στους πελάτες μιας εταιρείας.
Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε μια επιχείρηση ηλεκτρονικού εμπορίου. Σε αυτή την περίπτωση, το εγχειρίδιο λειτουργιών σας θα μπορούσε να εξηγεί τα βήματα των υπαλλήλων σας κατά την παρακολούθηση και εκτέλεση των παραγγελιών των πελατών.
Πρόκειται ουσιαστικά για ένα εγχειρίδιο για τον τρόπο λειτουργίας του οργανισμού σας!
Η Sweet process διαθέτει 25 πρότυπα που μπορείτε να κατεβάσετε, ενώ η ProProfs διαθέτει ένα πρότυπο εγχειριδίου λειτουργίας που μπορείτε να προσαρμόσετε αμέσως.
Εγχειρίδιο πολιτικής για την υβριδική εργασία
Μια πολιτική υβριδικής εργασίας περιγράφει τις πολιτικές ευέλικτης εργασίας σας.
Περιέχει πληροφορίες όπως
- Ποιοι είναι επιλέξιμοι για εργασία εξ αποστάσεως
- Πόση απομακρυσμένη εργασία επιτρέπεται
- Πότε οι άνθρωποι πρέπει να είναι διαθέσιμοι
- Απαιτούμενος εξοπλισμός
- Βέλτιστες πρακτικές για εργασία εξ αποστάσεως
- Επιθυμητές και ανεπιθύμητες συμπεριφορές
Εγχειρίδιο μεταπωλητών ή καναλιών
Ας υποθέσουμε ότι η εταιρεία σας συνεργάζεται με τρίτους για την πώληση ή την παράδοση προϊόντων. Σε αυτή την περίπτωση, πρέπει να δημιουργήσετε ένα εγχειρίδιο παιχνιδιού για το κανάλι ή τον μεταπωλητή για να διασφαλίσετε ότι τα εν λόγω μέρη έχουν τις πληροφορίες που χρειάζονται για να πουλήσουν αποτελεσματικά και με επιτυχία.
👤 Ποιος πρέπει να το κατασκευάσει;
Μπορούμε να κρατήσουμε την απάντηση σύντομη:
Θα πρέπει να είναι οι ειδικοί του αντικειμένου σας ή οι ιδιοκτήτες του αντικειμένου.
Όμως, σας ενθαρρύνουμε επίσης να θεωρήσετε τη δημιουργία του εγχειριδίου της επιχείρησής σας ως ομαδικό άθλημα - μια δραστηριότητα που ενθαρρύνει τους υπαλλήλους να "ενωθούν" για να τεκμηριώσουν τα τμήματα της επιχείρησης για τα οποία είναι ΜΟΝΟ υπεύθυνοι.
Για παράδειγμα, όποιος είναι υπεύθυνος για την ομάδα σας People Operations θα τεκμηριώσει τη διαδικασία δέσμευσης και ενεργοποίησης των εργαζομένων σας. Εν τω μεταξύ, ο Διευθυντής Μάθησης και Ανάπτυξης ή όποιος είναι επικεφαλής του τμήματος L&D της εταιρείας σας θα καθορίσει τον τρόπο δημιουργίας διαδραστικού και διασκεδαστικού εκπαιδευτικού περιεχομένου για τους υπαλλήλους.
Όταν η επιχείρησή σας είναι λίγο μεγαλύτερη, μπορεί να έχει νόημα να έχετε ειδικούς κατάρτισης σε κάθε τμήμα: Κάποιος που συγκεντρώνει την ουσία κάθε ρόλου και διαδικασίας - και δημιουργεί ισχυρά SOPs από αυτά.
Με τον τρόπο αυτό διασφαλίζεται ότι η δημιουργία του επιχειρησιακού εγχειριδίου δεν είναι αποκλειστικά υπεύθυνη, αλλά κατανέμεται σε όλα τα τμήματα.
Συμβουλή επαγγελματία: Μπορείτε εύκολα να αναθέσετε περιεχόμενο στους ανθρώπους που είναι υπεύθυνοι για κάθε διαδικασία στο εγχειρίδιο της επιχείρησής σας. Αυτό διασφαλίζει τη λογοδοσία τους και εγγυάται ότι το playbook σας είναι γεμάτο με το καλύτερο και πιο πρόσφατο περιεχόμενο.
📈 7 (+1) Βέλτιστες πρακτικές για καλύτερα εγχειρίδια παιχνιδιού
Ακολουθούν ορισμένες βέλτιστες πρακτικές για να βελτιώσετε τα εγχειρίδια της επιχείρησής σας:
1. Κάντε το προσβάσιμο
Ανεβάστε το εγχειρίδιο της επιχείρησής σας σε μια κεντρική τοποθεσία, η οποία είναι εύκολα προσβάσιμη από τους υπαλλήλους σας ανά πάσα στιγμή. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για τους απομακρυσμένους εργαζόμενους που πρέπει να έχουν πρόσβαση και να επεξεργάζονται πόρους ή εργαλεία από οπουδήποτε και οποτεδήποτε.
2. Συνδυάστε όλα όσα έχετε ήδη, ώστε να είναι πάντα ενημερωμένα.
Πιθανότατα θα έχετε κάποιες παρουσιάσεις στο Sharepoint ή στο Google Drive, άλλα έγγραφα τεκμηρίωσης σε ένα μέρος όπως το Notion, τα βίντεο με τις εικόνες σας στο Youtube κ.ο.κ.
Αν αρχίσετε να δημιουργείτε εκ νέου όλες αυτές τις τεκμηριώσεις σε ένα άλλο μέρος, θα πρέπει να τις ενημερώνετε όλες ξεχωριστά.
Αντί να αντιγράφετε τα πάντα στο εργαλείο SOP/εκπαίδευσης, συχνά έχει περισσότερο νόημα να ενσωματώνετε περιεχόμενο από τα εργαλεία που χρησιμοποιείτε καθημερινά απευθείας.
Το Zavvy, για παράδειγμα, σας επιτρέπει να ενσωματώσετε περιεχόμενο από μέρη όπως το Typeform, το Loom, τη σουίτα Google ή το Microsoft Sharepoint απευθείας στο ταξίδι του εγχειριδίου παιχνιδιού σας. Με αυτόν τον τρόπο, τα πάντα βρίσκονται σε ένα μέρος χωρίς να χρειάζεται να διατηρείτε πολλαπλές εκδόσεις.
3. Να είναι επεκτάσιμο και προσαρμόσιμο
Τα καλά εγχειρίδια παιχνιδιού πρέπει να είναι φιλικά προς το χρήστη και προσαρμόσιμα σε κάθε οργανισμό. Τα πράγματα γίνονται ακόμα καλύτερα όταν το εγχειρίδιο παιχνιδιού σας είναι ενσωματωμένο με όλα τα αγαπημένα σας εργαλεία για την ενίσχυση της παραγωγικότητας και την απρόσκοπτη παρακολούθηση και υποβολή εκθέσεων.
4. Κάντε το ελκυστικό και διαδραστικό
Ποιος λέει ότι τα εγχειρίδια παιχνιδιού πρέπει να είναι βαρετά; Ενσωματώστε οπτικά στοιχεία, ιστότοπους, ψηφιακά βιβλία και άλλα διαδραστικά εργαλεία για να αυξήσετε τη δέσμευση της ομάδας και να ενθαρρύνετε τη χρήση του εγχειριδίου.
5. Αποφύγετε την υπερφόρτωση πληροφοριών
Η υπερφόρτωση των ανθρώπων με πάρα πολλές πληροφορίες σημαίνει ότι τους τρομάζετε εντελώς - οπότε δεν θα περάσουν καθόλου.
Αντί να συμπεριλάβετε όλες τις λεπτομέρειες που συναντάτε, φιλτράρετε τις στην πιο σχετική ουσία. Στη συνέχεια, μπορείτε να εξακολουθείτε να προσφέρετε ένα "προχωρημένο" κομμάτι στην κορυφή για όλους όσους πρέπει να γνωρίζουν, αν χρειαστεί.
6. Αποφύγετε το γενικό περιεχόμενο
Αν και είναι εντάξει να χρησιμοποιήσετε διαδικτυακά παραδείγματα εγχειριδίων επιχειρήσεων ή πρότυπα εγχειριδίων επιχειρήσεων PowerPoint από άλλο οργανισμό για έμπνευση, η αντιγραφή και επικόλληση είναι απαγορευτική.
Το εγχειρίδιο δράσης σας θα πρέπει να είναι γραμμένο με τη μοναδική φωνή της εταιρείας σας και ειδικά για τους ανθρώπους σας.
7. Ενσωμάτωση με την εισαγωγή
Είτε πρόκειται για την εισαγωγή ενός νέου μισθωτή είτε ενός πελάτη, χρησιμοποιήστε το επιχειρηματικό σας εγχειρίδιο παιχνιδιού για να παρακολουθείτε βασικές μετρήσεις της διαδικασίας της εταιρείας σας, να παρέχετε καθοδηγητική καθοδήγηση για τα επόμενα βήματα σε κάθε σενάριο και να μετριάζετε τους κινδύνους.
Σημαντικά όταν η εταιρεία σας κλιμακώνεται ή διαχειρίζεται πολλαπλά έργα. Τα εγχειρίδια παιχνιδιού σάς επιτρέπουν να προσλαμβάνετε, να εκπαιδεύετε και να εγκαθιστάτε νέους υπαλλήλους με απλοποιημένο τρόπο.
8. Αξιοποίηση της τεχνητής νοημοσύνης
Κουραστήκατε να κοιτάτε μια κενή σελίδα; Χρησιμοποιήστε την τεχνητή νοημοσύνη για να φτάσετε στο πρώτο προσχέδιο για οποιοδήποτε εγχειρίδιο παιχνιδιού σε δευτερόλεπτα.
Το λογισμικό AI playbook της Zavvy θα σας εξοικονομήσει ώρες - το υποσχέθηκε!
➡️ Why (and how) to create your playbook with Zavvy?
Η εύκολη ρύθμιση του Zavvy με drag-and-drop σας επιτρέπει να δημιουργείτε συναρπαστικά εγχειρίδια παιχνιδιού μέσα σε λίγα λεπτά.
Ξεκινήστε με τη βιβλιοθήκη υποδειγμάτων μας, που περιλαμβάνει SOPs για την εισαγωγή, την προεγγραφή, την υβριδική εργασία, τις κατευθυντήριες γραμμές για την επωνυμία και άλλα - ή δημιουργήστε το δικό σας από το μηδέν.
Μερικά κυριότερα σημεία:
- Χρησιμοποιήστε τεχνητή νοημοσύνη για να δημιουργήσετε εγχειρίδια παιχνιδιού 10 φορές πιο γρήγορα.
- Άμεση ενσωμάτωση περιεχομένου από τα αγαπημένα σας εργαλεία, όπως Loom, Sharepoint, Typeform, Google Forms, Google Slides, Youtube, Vimeo και άλλα.
- Αναθέστε αυτόματα το εγχειρίδιο παιχνιδιού σας με βάση τους ρόλους των ατόμων, την ημερομηνία πρόσληψης ή την ώρα.
- Συνδυάστε τα εκπαιδευτικά σας ταξίδια με ένα ολιστικό πλαίσιο ανάπτυξης για να κάνετε τα εγχειρίδια παιχνιδιού πιο ουσιαστικά, στοχευμένα και ισχυρά.
- Ενσωματώστε τα συστήματα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού σας, όπως το BambooHR ή το Personio, ώστε να μην χρειάζεται να διαχειρίζεστε ξεχωριστά τους λογαριασμούς χρηστών.
- Ορίστε προθεσμίες, υπενθυμίστε και εμπλέξτε τους μαθητές σας με αυτόματο πιλότο.
- Αυτόματη παρακολούθηση της προόδου, ώστε να γνωρίζετε ανά πάσα στιγμή ποιος ολοκλήρωσε την εκπαίδευσή του για τη συμμόρφωση - και ποιος όχι.
Εάν έχετε κουραστεί να σβήνετε συνεχώς πυρκαγιές ή να αντιμετωπίζετε περίπλοκα και περιττά ζητήματα στην επιχείρησή σας, τότε θα χρειαστείτε επιχειρηματικά εγχειρίδια για να διατηρήσετε τη λογική σας και να βοηθήσετε στον εξορθολογισμό της επιχείρησής σας.
Μάθετε πώς η Zavvy σας επιτρέπει να δημιουργείτε ισχυρά εγχειρίδια παιχνιδιού σε λίγα λεπτά, όχι σε ημέρες.