Πώς το DataGuard τρέχει το υβριδικό Onboarding και την εσωτερική επικοινωνία μέσω της Zavvy

Η πρόκληση: Γνώση που είναι διασκορπισμένη σε εργαλεία, ανθρώπους και τοποθεσίες

DataGuard είναι μια εταιρεία λογισμικού συμμόρφωσης που επικεντρώνεται στην προστασία των δεδομένων και την ασφάλεια των πληροφοριών. Ως ευρωπαϊκός ηγέτης στο Compliance Saas, δίνει τη δυνατότητα σε περισσότερους από 3.000 πελάτες να εφαρμόζουν τη συμμόρφωση με ευκολία. 

Μόνο τον τελευταίο χρόνο, ο αριθμός των εργαζομένων τους αυξήθηκε κατά 49% (Linkedin). Και μαζί με την ταχεία διεθνή ανάπτυξη και το υβριδικό μοντέλο εργασίας προέκυψε η ανάγκη για μια δομημένη διαδικασία εισαγωγής

Φυσικά, η γνώση ήταν διάσπαρτη σε διαφορετικά εργαλεία, ανθρώπους και τοποθεσίες. Ενώ ορισμένες τεκμηριώσεις βρίσκονταν στο Sharepoint ή σε υπολογιστικά φύλλα του Excel, μερικές εργασίες εισαγωγής βρίσκονταν στο HRIS Personio.

Εν ολίγοις, δεν υπήρχε κεντρική δομή για την εισαγωγή και την εσωτερική πληροφόρηση.

Οι συνέπειες:

• Η απόκτηση γνώσεων και η προσαρμογή στην ταχύτητα ήταν κάτι που οι νέοι υπάλληλοι έπρεπε να φροντίσουν μόνο ι τους - μια εμπειρία που είναι τόσο αναποτελεσματική όσο και απογοητευτική.
• Πολλές πληροφορίες θα χάνονταν μεταξύ ομάδων και τοποθεσιών - όχι μόνο για τους νεοπροσληφθέντες, αλλά για όλους.

"Το onboarding δεν πρέπει να υποτιμάται, καθώς δημιουργεί τα θεμέλια για την επαγγελματική σχέση κάθε εργαζομένου με μια εταιρεία"

Όταν η Matea Ćurić εντάχθηκε στην εταιρεία, εργαζόταν ακόμη στην πτυχιακή της εργασία. Το θέμα: Onboarding εργαζομένων - ακριβώς η κατάλληλη στιγμή για να εφαρμόσει τα επιστημονικά της πορίσματα στην πράξη και να αξιολογήσει επιστημονικά τις δικές της προσπάθειες. 

Λύση: Δομημένο υβριδικό onboarding και συνεχής εσωτερική επικοινωνία

Μια άκρως επιστημονική προσέγγιση

Η έρευνα της Matea εντόπισε 3 βασικές διαστάσεις της αποτελεσματικής εισαγωγής:

• 📊 Πολιτιστική ενσωμάτωση
• 👥 Κοινωνική ένταξη
• 🛠 Επαγγελματική ενσωμάτωση

Στη συνέχεια θα χρησιμοποιούσε αυτές τις διαστάσεις για να

• 1) δομούν την όλη διαδικασία και
• 2) να αξιολογήσει τα αποτελέσματά της (διαβάστε παρακάτω για τα ευρήματα).

"Πολλές εταιρείες κάνουν το λάθος να δίνουν πολύ λίγη έμφαση στην οικοδόμηση σχέσεων. Ωστόσο, είναι ένας από τους σημαντικότερους παράγοντες για μια θετική εμπειρία κατά την εισαγωγή (και γενικότερα στο χώρο εργασίας)".

Ως εκ τούτου, η πτυχή της κοινωνικής ενσωμάτωσης στο DataGuard έχει αποδειχθεί ιδιαίτερα ισχυρή, συνδέοντας ανθρώπους πέρα από τμήματα και τοποθεσίες.
Μερικά παραδείγματα:

• 👥 Ομαδική εισαγωγή - Οι νεοπροσληφθέντες που ξεκινούν την ίδια στιγμή ομαδοποιούνται αυτόματα. Αυτό βοηθά στη δημιουργία ουσιαστικών σχέσεων πέρα από τις ομάδες και από νωρίς - Ειδικά συνδέοντας ανθρώπους σε παρόμοια κατάσταση και με παρόμοια θέματα.
• 👋 Συνάντηση καλωσορίσματος του ιδρυτή - έτσι ώστε να γνωριστούν μεταξύ τους και να δημιουργηθεί εγγύτητα από την 1η εβδομάδα
• 🧑 Πρόγραμμα onboarding buddy που συνδέει τους νεοπροσληφθέντες με τους φίλους τους και καθοδηγεί και τους δύο σε όλη τη διαδικασία

Μια κεντρική δομή που συνδέει τα σημεία

Οι εσωτερικοί πόροι στο DataGuard είναι διασκορπισμένοι σε διαφορετικούς διακομιστές Sharepoint και άλλα εργαλεία . Η Zavvy συνδυάζει όλες αυτές τις πηγές, χαρτογραφώντας τις σε ένα σαφές, συνεκτικό χρονοδιάγραμμα και καθοδηγώντας τους νέους υπαλλήλους σε αυτές.

"Η δημιουργία της διαδικασίας onboarding ήταν πολύ φυσική, καθώς μπορείτε απλά να ενσωματώσετε περιεχόμενο μέσω drag-and-drop", θυμάται η Matea.

Η δομή είναι αρθρωτή:

• Ένα ταξίδι Εταιρικής Εισαγωγής που είναι το ίδιο για όλους
• Διαδρομές Onboarding των τμημάτων που δημιουργούνται από τα ίδια τα τμήματα
• Ταξίδια που σχετίζονται με τους ρόλους και πηγαίνουν ακόμη πιο βαθιά

Με έναν σαφή χάρτη πορείας μέρα με τη μέρα, οι νέοι υπάλληλοι λαμβάνουν ένα διαφανές σχέδιο για το τι να περιμένουν και πότε - μαζί με το απαραίτητο περιεχόμενο και τις πληροφορίες που είναι ενσωματωμένες ανά πάσα στιγμή.

Και αυτή η δομή αποτελεί κίνητρο:

"Το να μπορεί κανείς να ελέγχει τις εργασίες κατά τη διάρκεια της διαδικασίας βοηθάει να δημιουργεί ικανοποίηση και να δίνει στον εαυτό του μια επιπλέον ώθηση. Βλέποντας όλα τα βήματα που έχουν ολοκληρώσει οι νεοπροσληφθέντες, τους δίνει επιπλέον μια αίσθηση υπερηφάνειας, ικανοποίησης και ολοκλήρωσης."

Πέρα από το Onboarding: Εσωτερική επικοινωνία: Κάνοντας την εσωτερική επικοινωνία πιο ελκυστική και αποτελεσματική

Ένα τεράστιο πρόβλημα εργασίας σε ένα ταχέως εξελισσόμενο περιβάλλον λογισμικού:
Το προϊόν ενημερώνεται συνεχώς. Όμως, ειδικά ομάδες όπως οι πωλήσεις και η επιτυχία πελατών πρέπει να παρακολουθούν συνεχώς αυτές τις αλλαγές.

Γι' αυτό η ομάδα μάρκετινγκ προϊόντων του DataGuardχρησιμοποιεί το Zavvy για να στέλνει μηνιαίες ενημερώσεις προϊόντων σε ολόκληρη την εταιρεία. Τα οφέλη;

• Παρακολουθήστε ποιος έχει κάνει τι
• Αποστολή αυτοματοποιημένων υπενθυμίσεων μαζί με την ημερομηνία λήξης
• Πρόσβαση στη γνώση ανά πάσα στιγμή και εύκολη εύρεσή της μετά από μήνες
• Λάβετε τις ειδοποιήσεις στο MS Teams - ακριβώς εκεί που βρίσκονται οι άνθρωποι
• Αύξηση των κινήτρων για την ολοκλήρωση των εργασιών και ορατή πρόοδος

Αποτέλεσμα: και σταθερά αποτελέσματα σε όλες τις τοποθεσίες

‍

"Το onboarding ήταν κάτι που οι νέοι υπάλληλοι έπρεπε να οργανώσουν μόνοι τους. Τώρα είναι μια σαφώς δομημένη εμπειρία, όπου το περιεχόμενο παρέχεται διαδοχικά σε ένα χρονοδιάγραμμα, ώστε οι άνθρωποι να μην είναι συγκλονισμένοι και να παραμένουν παρακινημένοι."

Αλλά τα αποτελέσματα της μελέτης της εξέπληξαν λίγο την ομάδα του Zavvy:

Υπήρξε απολύτως μηδενική διαφορά στον τρόπο με τον οποίο οι νεοπροσληφθέντες αξιολόγησαν την εμπειρία τους κατά την εισαγωγή - είτε εργάζονταν στα κεντρικά γραφεία, είτε σε μία από τις μικρότερες τοποθεσίες, είτε εντελώς απομακρυσμένα. 

"Αντί για 3-4 μήνες, οι νέες προσλήψεις γίνονται τώρα πλήρως παραγωγικοί μέσα σε 2 μήνες. Αλλά αυτό που με εξέπληξε περισσότερο ήταν το γεγονός ότι υπήρχαν μηδενικές διαφορές μεταξύ των νεοπροσληφθέντων που εργάζονται εξ αποστάσεως ή σε ένα από τα γραφεία μας τοποθεσίες μας: Όλοι ένιωθαν εξίσου ενσωματωμένοι - κοινωνικά, πολιτισμικά και επαγγελματικά".

Τα αποτελέσματα με μια ματιά:

• 🚀 Ταχύτερη εισαγωγή: Οι νέοι υπάλληλοι μπαίνουν σε λειτουργία έναν ολόκληρο μήνα πιο γρήγορα . Μετά από 1 εβδομάδα, οι νεοπροσληφθέντες έχουν ήδη μια πολύ σαφή εικόνα του προϊόντος, των τμημάτων και του τρόπου λειτουργίας των πραγμάτων.
• 📍 Όλες οι πηγές σε ένα μέρος: Όλες οι γνώσεις συνδυάζονται πλέον και ενσωματώνονται ζωντανά σε ένα, ουσιαστικό ταξίδι.
• 🏝 Μια σταθερά ισχυρή εμπειρία εισαγωγής σε όλες τις τοποθεσίες: Δεν υπήρχαν στατιστικές διαφορές μεταξύ των τοποθεσιών ή της απομακρυσμένης κατάστασης.
• ❤️ Μια εμπειρία που πραγματικά αγαπούν οι νεοπροσλαμβανόμενοι. "Η ανατροφοδότηση είναι συνεχώς θετική και ξεπερνά τις προσδοκίες", "Η εισαγωγή είναι πολύ καλή, σίγουρα αποτελεί βέλτιστη πρακτική".
• 💬 Πέρα από το onboarding, ένας τρόπος για να προωθήσετε συνεχείς εσωτερικές ενημερώσεις και επικοινωνία σε ολόκληρη την εταιρεία.

‍