Εικονική συνεργασία 101: Κορυφαίες συμβουλές και εργαλεία για απρόσκοπτη ομαδική εργασία

Καθώς οι ομάδες διασκορπίζονται σε πόλεις, χώρες και ζώνες ώρας, η έννοια της "ομαδικής εργασίας" υφίσταται σεισμική μετατόπιση. 

Σε έναν κόσμο όπου "χώρος γραφείου" μπορεί να σημαίνει τραπέζι κουζίνας, καφετέρια ή παραλία, η ικανότητα εικονικής συνεργασίας δεν είναι απλώς μια δεξιότητα- είναι μια υπερδύναμη που βοηθά τον οργανισμό σας να προλάβει:

• έλλειψη ευθυγράμμισης μεταξύ των ομάδων,
• εμπόδια επικοινωνίας,
• έλλειψη τεχνικής επάρκειας του προσωπικού,
• λειτουργικό χάος. 

Αυτό το άρθρο θα: 

• Συζητήστε τα κοινά εμπόδια της εικονικής συνεργασίας. 
• Σας παρουσιάζουμε τα κορυφαία εργαλεία που φέρνουν επανάσταση στην εργασία εξ αποστάσεως. 
• Μοιραστείτε δοκιμασμένες στρατηγικές από ομάδες που έχουν κατακτήσει το παιχνίδι της εικονικής συνεργασίας.

🤝 Τι είναι η εικονική συνεργασία;

Η εικονική συνεργασία είναι μια μορφή ομαδικής εργασίας μεταξύ μελών της ομάδας σε ψηφιακό περιβάλλον που οργανώνεται και πραγματοποιείται με τη βοήθεια τεχνολογικών μέσων για την εκτέλεση καθημερινών εργασιών. 

Με τη βοήθεια της τεχνολογίας, η εικονική συνεργασία επιτρέπει στους ανθρώπους να συντονίζονται, να μοιράζονται πληροφορίες και να εκτελούν εργασίες συλλογικά, ανεξάρτητα από τη γεωγραφική τους θέση. 

Η προσέγγιση αυτή έχει γίνει όλο και πιο διαδεδομένη λόγω της αύξησης της απομακρυσμένης εργασίας, των παγκόσμιων ομάδων και της συνεχούς εξέλιξης των τεχνολογιών συνεργασίας.

Τα βασικά στοιχεία της εικονικής συνεργασίας περιλαμβάνουν: 

• βιντεοδιάσκεψη, 
• διαδικτυακά εργαλεία διαχείρισης έργων, 
• αποθήκευση στο σύννεφο, 
• πλατφόρμες ανταλλαγής μηνυμάτων σε πραγματικό χρόνο. 

🏆 3 Βασικά οφέλη της εικονικής συνεργασίας 

Πρόσβαση σε ποικίλα ταλέντα

Οι εικονικές συνεργασίες επιτρέπουν στις εταιρείες να προσλαμβάνουν εργαζόμενους με διαφορετικές δεξιότητες, γνώσεις και διαίσθηση χωρίς γεωγραφικούς φραγμούς. Η πρόσβαση σε μια παγκόσμια δεξαμενή ταλέντων φέρνει περισσότερη καινοτομία και ιδέες, αναβαθμίζοντας το εργατικό δυναμικό σας. 

Ο Neal Taparia, ιδρυτής της Solitaried, εξηγεί: "Όταν ξεκινήσαμε, δεν είχαμε τον προϋπολογισμό για να προσλάβουμε τα καλύτερα ταλέντα στην τοπική μας αγορά. Ωστόσο, μπορέσαμε να βρούμε κορυφαία όχι ταλέντα εξ αποστάσεως, γεγονός που αποτέλεσε βασικό παράγοντα που έκανε τη διαφορά για την επιχείρησή μας".

Βελτιωμένη παραγωγικότητα 

Η διαδικτυακή συνεργασία επιτρέπει στους εργαζόμενους να δίνουν τον καλύτερο εαυτό τους, ενώ παράλληλα φροντίζει για την προσωπική τους ευθύνη. Οι εργαζόμενοι μπορούν να προγραμματίζουν την εργασία τους στις πιο παραγωγικές ώρες και να ολοκληρώνουν ταχύτερα τις εργασίες τους. 

Επιπλέον, τα εργαλεία εικονικής συνεργασίας αυτοματοποιούν τις περιττές εργασίες και απελευθερώνουν το χρόνο των εργαζομένων σας για να επικεντρωθούν στα σημαντικά. Το αποτέλεσμα είναι βελτιωμένη απόδοση των εργαζομένων και αυξημένη παραγωγικότητα.

Εξοικονομήστε χρόνο και κόστος

Η εικονική συνεργασία εξοικονομεί χρόνο που δαπανάται για μετακινήσεις σε θέσεις εργασίας στο χώρο εργασίας. Οι εργαζόμενοι μπορούν να προγραμματίζουν την ημέρα τους ήρεμα χωρίς να ανησυχούν για το αν θα προλάβουν την κίνηση και να ξεκινήσουν την εργασία τους γεμάτοι ενέργεια. 

Επιπλέον, τα διαδικτυακά εργαλεία συνεργασίας διευκολύνουν τον προγραμματισμό και τη διαχείριση των συναντήσεων με τα ενδιαφερόμενα μέρη, ανεξάρτητα από το πού βρίσκονται. 

Οι οργανισμοί δαπανούν επίσης λιγότερα χρήματα για πόρους όπως γραφεία, χώρους συνεδριάσεων και εξοπλισμό στο χώρο, μειώνοντας έτσι τα γενικά έξοδα και αυξάνοντας τα κέρδη. 

😟 5 Κοινές προκλήσεις στην εικονική συνεργασία

Εμπόδια επικοινωνίας

Μία από τις πρωταρχικές απαιτήσεις για τη δημιουργία μιας επιτυχημένης ομάδας είναι η σαφής επικοινωνία. Αλλά οι εικονικές ομάδες αντιμετωπίζουν εμπόδια επικοινωνίας που συχνά εμποδίζουν τη ροή εργασιών. 

Η έλλειψη προσωπικών αλληλεπιδράσεων και μη λεκτικών ενδείξεων οδηγεί συχνά σε παρεξηγήσεις μεταξύ των συναδέλφων. Οι άνθρωποι μπορούν να πάρουν τη γραπτή επικοινωνία εκτός πλαισίου ή να την παρερμηνεύσουν, περιπλέκοντας τη συνέργεια των εργαζομένων.

Οι δυνατότητες συνεργασίας σε πραγματικό χρόνο είναι επίσης περιορισμένες στις εικονικές ομάδες. Τα άτομα που εργάζονται σε διαφορετικές χρονικές ζώνες πρέπει συχνά να περιμένουν την αλληλογραφία των συναδέλφων τους, γεγονός που επηρεάζει την παραγωγικότητα.  

Επιπλέον, η εικονική συνεργασία βασίζεται σε μεγάλο βαθμό σε ψηφιακά εργαλεία και τυχόν τεχνικά προβλήματα μπορούν να θέσουν σε κίνδυνο την επικοινωνία σε πραγματικό χρόνο. 

Κουλτούρα και συνοχή της ομάδας

Στις εικονικές συνεργασίες, οι εργαζόμενοι χρειάζονται συχνά σαφή ορατότητα στην εργασία των άλλων. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα την έλλειψη εμπιστοσύνης και τη μειωμένη συνοχή της ομάδας, επηρεάζοντας την εσωτερική εργασιακή κουλτούρα της ομάδας. Μπορεί επίσης να προέρχεται από διαφορετικά πολιτισμικά υπόβαθρα, στυλ επικοινωνίας και εργασιακή ηθική.

Η εταιρική κουλτούρα μπορεί να φαίνεται διασκορπισμένη ή ασύνδετη, καθώς η εικονική συνεργασία χρειάζεται περισσότερες μη λεκτικές ενδείξεις ή χρόνο άτυπης αλληλεπίδρασης. Εξαιτίας αυτών των κενών και της έλλειψης συντροφικότητας, οι άνθρωποι μπορεί να μην αισθάνονται ότι ανήκουν κάπου. Η εκπαίδευση σε θέματα πολιτισμικής ευαισθησίας και οι δραστηριότητες οικοδόμησης της ομάδας είναι απαραίτητα για μια ισχυρή δυναμική της ομάδας. 

Επαγγελματικά όρια

Οι ασαφείς γραμμές μεταξύ επαγγελματικής και ιδιωτικής ζωής μπορεί να επηρεάσουν αρνητικά την ευημερία και τη δέσμευση των εργαζομένων.

Οι παγκοσμίως κατανεμημένες εικονικές ομάδες συχνά δυσκολεύονται με την επιβολή των ορίων εργασίας. Οι εργαζόμενοι συχνά εργάζονται με διαφορετικά χρονοδιαγράμματα. Η ανάγκη για άμεση πληροφόρηση μπορεί συχνά να οδηγήσει τους ανθρώπους σας να δέχονται κλήσεις ή ερωτήματα από συναδέλφους εκτός των ωρών εργασίας τους.

Ως εκ τούτου, απαιτούνται επαγγελματικά όρια για τη διατήρηση της βέλτιστης ισορροπίας μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής και την αποφυγή της επαγγελματικής εξουθένωσης.

Αποσπάσεις προσοχής

Οι απομακρυσμένες ομάδες εργάζονται συχνά από διάφορες τοποθεσίες. Η έλλειψη πειθαρχίας στα γραφεία και οι περισπασμοί των απομακρυσμένων τοποθεσιών μπορούν να αποτελέσουν πρόκληση για τη συνολική παραγωγικότητα του οργανισμού σας.

Για παράδειγμα, οι εργαζόμενοι που εργάζονται από το σπίτι μπορεί να έχουν γύρω τους μέλη της οικογένειας ή συγκατοίκους. Ο αναπόφευκτος θόρυβος και οι διακοπές ενός κανονικού νοικοκυριού μπορεί να μειώσουν την παραγωγικότητα του εργαζομένου. 

Έλλειψη δομής

Μια άλλη κυρίαρχη πρόκληση στις εικονικές συνεργασίες είναι η έλλειψη καθορισμένης δομής. Οι εργαζόμενοι που εργάζονται με διαφορετικά χρονοδιαγράμματα από διαφορετικές τοποθεσίες δυσκολεύουν την εταιρεία να καθορίσει συγκεκριμένους κανονισμούς. 

Η επιχειρησιακή αποτελεσματικότητα υποφέρει χωρίς κατάλληλη δομή. Οι απομακρυσμένοι υπάλληλοί σας πρέπει να κατανοούν τις προσδοκίες εργασίας και απόδοσης και να αισθάνονται συνδεδεμένοι με την ομάδα. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε αποδέσμευση και μειωμένη παραγωγικότητα.

🧰 1 4 κορυφαία εργαλεία και πλατφόρμες εικονικής συνεργασίας

Εκτός από τις αποτελεσματικές στρατηγικές, τα εργαλεία και οι πλατφόρμες εικονικής συνεργασίας είναι επίσης απαραίτητα για τον εξορθολογισμό της διαδικασίας. Ακολουθούν ορισμένες πλατφόρμες που μπορείτε να εξετάσετε για τα καλύτερα αποτελέσματα: 

Ανθρώπινοι πόροι

Zavvy

👀 Βασικά χαρακτηριστικά:

• Σύστημα ανατροφοδότησης 360°,
• δεσμευτικές ροές εργασίας κατά την εισαγωγή για τη δέσμευση και την εκπαίδευση όλων των νέων υπαλλήλων σας,
• ενσωμάτωση με δημοφιλή εργαλεία HR και παραγωγικότητας
• Προπονητής AI για να βοηθήσει τους ανθρώπους σας να αναπτύξουν εξατομικευμένα σχέδια ανάπτυξης. 

💸 Τιμολόγηση: Η Zavvy είναι η πιο προσιτή σουίτα all-in-one για τα πάντα που αφορούν την ενεργοποίηση των ανθρώπων, ξεκινώντας από 4 δολάρια/χρήστη/μήνα.

Επιπλέον, οι τιμές μας προσαρμόζονται στις ανάγκες σας - χωρίς να σας αναγκάζουμε να πληρώνετε για μονάδες που δεν θέλετε.

Επικοινωνία

Slack

👀 Βασικά χαρακτηριστικά:

• Εικονικός δημιουργός ροής εργασιών
• Απεριόριστα κανάλια επικοινωνίας για παγκόσμια συνεργασία
• Άμεση ανταλλαγή μηνυμάτων 

💸 Τιμολόγηση: ΤοSlack προσφέρει πακέτα από 7,25 δολάρια/χρήστη/μήνα.

Ζουμ

👀 Βασικά χαρακτηριστικά:

• Δημιουργία και προγραμματισμός συναντήσεων
• Συνομιλία, σχολιασμός, λευκός πίνακας και αίθουσες διαλείμματος.

💸 Τιμολόγηση: $149,90/έτος/χρήστη.

Google Meet

👀 Βασικά χαρακτηριστικά:

• Άμεσες συναντήσεις και προγραμματισμός
• Εικονικά φόντα και οπτικά εφέ
• Συνομιλίες κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης

💸 Τιμολόγηση: Google Meet προσφέρει πακέτα από 6 δολάρια/χρήστη/μήνα.

Διαχείριση προϊόντων

Asana

👀 Βασικά χαρακτηριστικά:

• Αναλύσεις και αναφορές με τεχνητή νοημοσύνη
• Δημιουργός ροής εργασίας
• Ενσωματώσεις εφαρμογών

💸 Τιμολόγηση: ΤοAsana παρέχει συνδρομές που ξεκινούν από 10,99 δολάρια/χρήστη/μήνα. 

Trello

👀 Βασικά χαρακτηριστικά:

• Πίνακες έργου
• Πρότυπα
• Ενσωματώσεις και plug-ins

💸 Τιμολόγηση: 5 δολάρια/χρήστη/μήνα. 

ClickUp

👀 Βασικά χαρακτηριστικά:

• Ολοκληρωμένο ταμπλό
• Αναλύσεις και αναφορές με τεχνητή νοημοσύνη

💸 Τιμολόγηση: 5 δολάρια/χρήστη/μήνα.

Παραγωγικότητα, συνεργασία και κοινή χρήση αρχείων

Χώρος εργασίας Google

👀 Βασικά χαρακτηριστικά:

• Διαθέτει όλα τα εργαλεία της Google, όπως το Gmail, το Meet, τα Sheets, τα Docs κ.λπ. 
• Ατελείωτες ενσωματώσεις εφαρμογών, όπως η σουίτα μετατροπέων εγγράφων Xodo.

💸 Τιμολόγηση: $7,20/χρήστη/μήνα.

Airtable

👀 Βασικά χαρακτηριστικά:

• Προσαρμοσμένος κατασκευαστής ροής εργασιών
• Προσφορές προτύπων

💸 Τιμολόγηση: Airtable ξεκινούν από 10 δολάρια/χρήστη/μήνα.

Notion

👀 Βασικά χαρακτηριστικά:

• Κοινό ημερολόγιο ομάδας
• Ιεράρχηση εργασιών και χρονοπρογραμματιστής

💸 Τιμολόγηση: ΤοNotion προσφέρει συνδρομές που ξεκινούν από $10/χρήστη/μήνα.

Για ομάδες τεχνολογίας

Jira 

👀 Βασικά χαρακτηριστικά:

• Πίνακες Scrum και πίνακες Kanban
• Αυτόματη ανάθεση και drag and drop
• Αναφορές με τεχνητή νοημοσύνη
• Πολλά πρόσθετα είναι διαθέσιμα στο Atlassian Marketplace για την επέκταση των λειτουργιών και τον εξορθολογισμό της διαδικασίας (π.χ. τα πρότυπα Jira της AppLiger).

💸 Τιμολόγηση: $77,50/μήνα.

Παρακολούθηση και διαχείριση χρόνου

Toggl 

👀 Βασικά χαρακτηριστικά:

• Ενσωμάτωση με ημερολόγια Google και Outlook
• Παρακολούθηση εκτός σύνδεσης 

💸 Τιμολόγηση: $13,35/χρήστη/μήνα. 

Todoist

👀 Βασικά χαρακτηριστικά:

• Επίπεδα προτεραιότητας και υπενθυμίσεις
• Εξατομικευμένοι πίνακες οργάνων
• Οπτικοποίηση της παραγωγικότητας και ιστορικό δραστηριοτήτων

💸 Τιμολόγηση: $4/μήνα.

Timedoctor

👀 Βασικά χαρακτηριστικά:

• Παρακολούθηση εργαζομένων
• Διαδικτυακά φύλλα εργασίας και μισθοδοσία
• Συναγερμοί απόσπασης προσοχής

💸 Τιμολόγηση: $8,4/χρήστη/μήνα.

Όλα αυτά τα εργαλεία είναι ιδανικά για την απρόσκοπτη συνεργασία. Αλλά εδώ είναι η παγίδα: τα εργαλεία από μόνα τους δεν θα κάνουν τη μαγεία να συμβεί. 

Πίσω από κάθε επιτυχημένη εικονική ομάδα υπάρχει μια κουλτούρα ανοιχτής επικοινωνίας, εμπιστοσύνης και δέσμευσης σε κοινούς στόχους. 

Πρόκειται για τη γνώση του συνδυασμού ασύγχρονης και σύγχρονης επικοινωνίας, την κατανόηση των αποχρώσεων της ψηφιακής γλώσσας του σώματος και την προώθηση ενός περιβάλλοντος όπου κάθε ping, μήνυμα ή βιντεοκλήση προσθέτει αξία.

💡 6 κορυφαίες συμβουλές για αποτελεσματική εικονική συνεργασία

Ακολουθούν τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε για να εφαρμόσετε αποτελεσματική εικονική συνεργασία στον οργανισμό σας.

Θέστε σαφείς στόχους και σκοπούς

Καθορισμός σαφών στόχων και σκοπών για τη διατήρηση της διαρθρωτικής συνοχής μεταξύ των τμημάτων. Ο απώτερος στόχος σας είναι να διατηρήσετε τους εργαζομένους σας εστιασμένους σε μια ενιαία κατεύθυνση και να βελτιώσετε την ευθυγράμμιση μεταξύ των επιτόπιων και των εικονικών ομάδων. 

Θέστε στόχους εικονικής συνεργασίας χρησιμοποιώντας το πλαίσιο SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, and Time-bound). Κάθε εργασία που ανατίθεται θα πρέπει να ευθυγραμμίζεται με τους βραχυπρόθεσμους και μακροπρόθεσμους επιχειρηματικούς στόχους και να έχει εφικτές προθεσμίες. 

Κοινοποιήστε τις προσδοκίες σας από τα αρχικά στάδια της διαδικασίας πρόσληψης των εργαζομένων. Αναλύστε τους ρόλους τους, τα καθήκοντά τους και τον τρόπο με τον οποίο συμβάλλουν στην ανάπτυξη της εταιρείας. 

Τοποθετήστε κατάλληλους κανονισμούς για εικονικές ομάδες όπως:

• Απαιτούμενη διαθεσιμότητα
• Αναμενόμενος χρόνος απόκρισης
• Συχνότητα συνεδριάσεων
• Υποχρεωτική συμμετοχή σε συνεδριάσεις

Εμπλέξτε την ομάδα σας στη διαδικασία. Ζητήστε τη συμβολή, τις ιδέες και τα σχόλιά τους σχετικά με τους στόχους της εικονικής συνεργασίας.

Ως αποτέλεσμα, θα ενισχύσετε την αυτονομία και τη λογοδοσία και θα σας βοηθήσετε να θέσετε σχετικούς και εφικτούς στόχους.

🚀 Ελέγξτε το πρότυπο έρευνας για την απομακρυσμένη εργασία και 16 επιπλέον πρότυπα ερευνών στη συλλογή προτύπων ερευνών δέσμευσης.

Καθιέρωση σαφών διαύλων επικοινωνίας

Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, η κύρια παγίδα της εικονικής συνεργασίας είναι το εμπόδιο της επικοινωνίας. 

Για να το αντιμετωπίσετε αυτό, πρέπει να διαθέτετε αποτελεσματικούς διαύλους επικοινωνίας. 

Δεδομένου ότι οι εικονικές ομάδες επικοινωνούν μεταξύ τους ηλεκτρονικά, η επιλογή των σωστών εργαλείων επικοινωνίας είναι ζωτικής σημασίας. Μπορούν: 

• Παρέχετε άμεση πληροφόρηση. 
• Ελαχιστοποιήστε την πιθανότητα να χάσουν οι εργαζόμενοι βασικές ενημερώσεις.
• Εξασφαλίστε την ευθυγράμμιση με την παρακολούθηση της προόδου. 
• Κοντινή τοποθεσία και διαφορά στο πρόγραμμα.
• Βελτιώστε τις εικονικές συναντήσεις με ομαλή συνδεσιμότητα.

Ας πάρουμε ως παράδειγμα το Covid Moonshot. Ήταν ένα παγκόσμιο πρόγραμμα στο οποίο συμμετείχαν περισσότεροι από 150 ερευνητές που συνεργάστηκαν για να αναπτύξουν ένα χάπι που θα μπορούσε να βοηθήσει στην καταπολέμηση του κοροναϊού. Η ομάδα χρησιμοποίησε διαδικτυακά εργαλεία συνεργασίας για τη διεξαγωγή πειραμάτων και την ανάλυση δεδομένων. Ως αποτέλεσμα, το έργο σημείωσε εντυπωσιακές ανακαλύψεις στον εντοπισμό κρίσιμων ενώσεων που παρουσίαζαν εξαιρετική αντιική δράση κατά του ιού. 

Εκτός από τη χρήση εργαλείων επικοινωνίας, ακολουθούν μερικά ακόμη βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε για να βελτιώσετε την αποτελεσματική επικοινωνία σε απομακρυσμένες συνεργασίες:

• Προγραμματίστε τακτικές ενημερώσεις για να κρατάτε κάθε μέλος της ομάδας ενήμερο και να εφαρμόζετε τη διαφάνεια.
• Να είστε συνεπείς με τα κανάλια επικοινωνίας και τη συχνότητα. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε υπηρεσίες επαγγελματικής τηλεφωνίας για να μείνετε σε επαφή τόσο με την ομάδα σας όσο και με τους πελάτες σας.
• Να είστε επιμελείς με την αξιολόγηση και την αναγνώριση των επιδόσεων. 
• Πραγματοποιήστε τακτικές συναντήσεις κατ' ιδίαν.

📝 Ελέγξτε τη συλλογή μας με 17 ισχυρά πρότυπα συναντήσεων ένας προς έναν. Μπορούμε να σας εγγυηθούμε ότι θα βρείτε κάτι για την ομάδα σας! 

Καλλιέργεια ισχυρών ομαδικών σχέσεων

Η επιτυχία των έργων σας και η συνολική ανάπτυξη της εταιρείας εξαρτάται από το πόσο καλά φροντίζετε την ομάδα και τους εσωτερικούς δεσμούς. Οι ισχυρές ομαδικές σχέσεις στις απομακρυσμένες συνεργασίες εδραιώνουν την εμπιστοσύνη, βελτιώνουν την εργασιακή κουλτούρα, ενισχύουν την ικανοποίηση των εργαζομένων και βελτιώνουν την παραγωγικότητα.

Για να οικοδομήσετε σχέσεις εμπιστοσύνης σε εικονικές ομάδες, λάβετε τα ακόλουθα μέτρα: 

• Διατηρήστε ένα τμήμα στις εικονικές συνεδριάσεις για να συνδεθούν οι υπάλληλοί σας με προσωπικά ενδιαφέροντα. 
• Δημιουργήστε ομαδικές συνομιλίες σε πλατφόρμες άμεσων μηνυμάτων για να βοηθήσετε τους υπαλλήλους να δεθούν πέρα από τις επαγγελματικές υποχρεώσεις.
• Δημιουργήστε μια εικονική αίθουσα διαλείμματος.  
• Συνδυάστε μέλη της ομάδας που δεν αλληλεπιδρούν συχνά για ένα έργο. 

Οργανώστε δραστηριότητες ομαδικής ανάπτυξης για την ενίσχυση των σχέσεων στον χώρο εργασίας. Ακολουθούν μερικές ιδέες για την εμπλοκή εικονικών ομάδων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε: 

• μηνιαία εικονικά γεύματα,
• διαδραστικά παιχνίδια όπως παντομίμα, εικονόγραμμα, show and tell,
• εικονικές συνεδρίες brainstorming,
• διαδικτυακές συνεδρίες γιόγκα και άλλες ομαδικές πρωτοβουλίες ευεξίας.

Συμβουλή: Μπορείτε επίσης να διεξάγετε εικονικές κοινωνικές εκδηλώσεις για να τονώσετε το ηθικό και να προωθήσετε ουσιαστικές σχέσεις στο χώρο εργασίας. 

Καθιέρωση δομημένων ροών εργασίας και διαδικασιών

Η εικονική συνεργασία αναπτύσσεται με σαφήνεια και οργάνωση. Χωρίς τη φυσική παρουσία των συναδέλφων για να διευκρινίσουν τις αμφιβολίες ή να παρέχουν άμεση ανατροφοδότηση, μια καλά καθορισμένη δομή καθίσταται ζωτικής σημασίας. Επιπλέον, οι δομημένες ροές εργασίας και διαδικασίες διασφαλίζουν ότι όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα, μειώνοντας την πιθανότητα παρεξηγήσεων και επικαλύψεων. Ακολουθούν ορισμένα βήματα που πρέπει να εξετάσετε:

• Ελέγξτε τους υπάρχοντες πόρους σας και αξιολογήστε την τρέχουσα ροή εργασιών. 
• Καταγράψτε τις εργασίες με βάση τη σημασία και τον επείγοντα χαρακτήρα τους. 
• Κατανοήστε το πεδίο εφαρμογής, τη δυσκολία και το χρονοδιάγραμμα για κάθε ένα από αυτά.  
• Διαχωρίστε κάθε εργασία σε μικρά βήματα και ορίστε ρεαλιστικές προθεσμίες. 
• Αναθέστε ρόλους σύμφωνα με τους αντίστοιχους ενδιαφερόμενους για κάθε εργασία. 
• Κατασκευάστε διαγράμματα ροής εργασιών για την οπτικοποίηση της διαδικασίας. 
• Χρησιμοποιήστε πλατφόρμες με ολοκληρωμένους πίνακες ελέγχου για την παρακολούθηση της προόδου. 
• Συλλέξτε τα σχόλια των εργαζομένων σχετικά με τη νέα ροή εργασίας και προβείτε σε ανάλογες βελτιώσεις. 

Για παράδειγμα, φανταστείτε μια ομάδα μάρκετινγκ που ξεκινά μια νέα διαδικτυακή καμπάνια. Μια δομημένη ροή εργασίας μάρκετινγκ μπορεί να ξεκινά με τους δημιουργούς περιεχομένου που συντάσσουν το υλικό της καμπάνιας. Μετά την ολοκλήρωση, θα μπορούσαν να χρησιμοποιήσουν ένα εργαλείο συνεργασίας για να ειδοποιήσουν την ομάδα γραφιστικής για να προσθέσει οπτικό υλικό. Μόλις σχεδιαστεί, το έργο θα μπορούσε να μεταφερθεί στην ομάδα ανάλυσης για την ενσωμάτωση μηχανισμών παρακολούθησης.

Κάθε βήμα θα έχει σαφείς κατευθυντήριες γραμμές, προθεσμίες και καθορισμένο προσωπικό, διασφαλίζοντας ότι η εκστρατεία εξελίσσεται ομαλά χωρίς κανένα μέλος να αισθάνεται χαμένο ή καταβεβλημένο.

Παρομοίως, μια ομάδα πωλήσεων θα επωφεληθεί από τα ταμπλό του Salesforce που τους επιτρέπουν να παρακολουθούν τους leads, να αναλύουν την αύξηση των εσόδων ή να βελτιστοποιούν την απόκτηση πελατών.

Ενθαρρύνετε την ενεργό συμμετοχή και εμπλοκή

Οι εικονικοί εργαζόμενοι συχνά αποφεύγουν να συμμετέχουν ενεργά σε συνεργατικά έργα. Για να το αποφύγετε αυτό, δημιουργήστε μια κουλτούρα ανοιχτής επικοινωνίας στο χώρο εργασίας. 

Δείξτε ότι η ομάδα σας μπορεί να μοιράζεται ειλικρινά ιδέες, να ασκεί κριτική και να μιλάει για τις προκλήσεις που αντιμετωπίζει, ακόμη και αν εργάζεται εξ αποστάσεως. Επιτρέποντας την ανοιχτή ανταλλαγή σκέψεων, απόψεων και απόψεων ενισχύετε τη δέσμευση των εργαζομένων και τους παρακινείτε.

Ενθαρρύνετε την ενεργό ακρόαση και την ενσυναίσθηση. Αν δείτε ότι ένας εργαζόμενος διακόπτεται, παρέμβετε και δώστε του άλλη μια ευκαιρία να μιλήσει. 

Ο Damian Grabarczyk, συνιδρυτής της PetLab Co., μοιράζεται μερικές από τις δραστηριότητες της εταιρείας του για την ενθάρρυνση της δέσμευσης των εργαζομένων:

‍"Δημιουργούμε εκδηλώσεις, διαγωνισμούς και δραστηριότητες για να βοηθήσουμε στη δημιουργία αποτελεσματικών σχέσεων μεταξύ απομακρυσμένων και εσωτερικών υπαλλήλων - οι οποίες, με τη σειρά τους, μπορούν να ενθαρρύνουν την ενεργό συμμετοχή. Για παράδειγμα, η PetLab Co. διοργανώνει κάθε δύο εβδομάδες ένα Lunch and Learn, όπου διάφοροι συνάδελφοι και τμήματα μπορούν να παρουσιάσουν τι κάνουν, τις επιτυχίες τους και τα μελλοντικά τους σχέδια, είτε στο γραφείο είτε εικονικά. Αυτή είναι επίσης η ευκαιρία να συζητηθούν και άλλα σημαντικά θέματα, όπως η ψυχική υγεία, τα LGBTQ+ και η προσωπική οικονομική υποστήριξη. Αυτές οι συνεδρίες δίνουν σε άτομα και ομάδες την ευκαιρία να ασχοληθούν μεταξύ τους".

Δώστε έμφαση στη διαχείριση του χρόνου και την παραγωγικότητα

Οι εικονικές ομάδες συχνά δυσκολεύονται να χρησιμοποιήσουν τις ώρες τους με σύνεση. Για να αποφύγετε αυτή την παγίδα, χρησιμοποιήστε στρατηγικές διαχείρισης χρόνου. Με αυτόν τον τρόπο, οι απομακρυσμένες ομάδες σας θα παραμείνουν συγκεντρωμένες και παραγωγικές χωρίς να εμφανίσουν εξουθένωση. 

Ακολουθούν ορισμένες τεχνικές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε: 

• Χρονοδιάγραμμα: Σε αυτή την τεχνική, τα άτομα κατανέμουν ένα σταθερό χρόνο σε μια προγραμματισμένη δραστηριότητα. Η τεχνική αυτή βοηθά τις ομάδες να συνδυάζουν πολλαπλές σημαντικές εργασίες χωρίς να διακυβεύεται η ποιότητα ή ο χρόνος παράδοσης. 
• Τεχνική Pomodoro: Αυτή η μέθοδος περιλαμβάνει 25λεπτες συνεδρίες εστιασμένης εργασίας που ακολουθούνται από πεντάλεπτα διαλείμματα. Οι εργαζόμενοι μπορούν να κάνουν μεγαλύτερα διαλείμματα 15 έως 30 λεπτών μετά από τέσσερα διαδοχικά διαστήματα εργασίας.
• Ανάλυση Pareto: Αυτή η τεχνική αξιολογεί τα ανταγωνιστικά προβλήματα, μετρά τον αντίκτυπο της επίλυσής τους και σας επιτρέπει να επικεντρωθείτε στις λύσεις με το μεγαλύτερο όφελος.

➡️ Ενεργοποιήστε τις ομάδες σας -ανά πάσα στιγμή, οπουδήποτε με το Zavvy

Δεν είναι απολύτως εφικτό να αναπαράγουμε τη σπίθα της προσωπικής ανθρώπινης σύνδεσης. Αλλά η εικονική συνεργασία δεν χρειάζεται να αποτελεί συμβιβασμό. Μπορεί επίσης να αποτελέσει καταλύτη για την ανάπτυξη. 

Ενώ η αναπαραγωγή των προσωπικών συνδέσεων μπορεί να είναι δύσκολη, το Zavvy σας δίνει τη δυνατότητα να ξεπεράσετε τα εμπόδια της απομακρυσμένης εργασίας και να προωθήσετε την ουσιαστική συνεργασία.

Δείτε πώς η Zavvy μπορεί να σας βοηθήσει να ενεργοποιήσετε την αποτελεσματική συνεργασία εξ αποστάσεως: 

• 💬 Η αποτελεσματική συνεργασία εξ αποστάσεως εξαρτάται από την ανοιχτή επικοινωνία. Η Zavvy διευκολύνει τακτικές συναντήσεις 1:1 και βρόχους ανατροφοδότησης, γεφυρώνοντας το χάσμα μεταξύ των μελών της ομάδας και των διευθυντών. Η εποικοδομητική ανατροφοδότηση, η καθοδήγηση και η ευθυγράμμιση των προτεραιοτήτων γίνονται απρόσκοπτα, δημιουργώντας ένα συνεκτικό εικονικό περιβάλλον.
• 🧑‍🎓 Η γνώση είναι ένας ισχυρός καταλύτης για τη συνεργασία. Οι εκπαιδευτικές διαδρομές της Zavvy επιτρέπουν στις ομάδες να συνεισφέρουν, να έχουν πρόσβαση και να συνεργάζονται απρόσκοπτα στις πληροφορίες. Τροφοδοτήστε τα έργα σας με συλλογική τεχνογνωσία και διασφαλίστε ότι τα φυσικά όρια δεν περιορίζουν τη συνεργασία.
• 👋 Το Zavvy καταρρίπτει τα εμπόδια, συνδέοντας ομάδες από απόσταση. Το πρόγραμμα σύνδεσής μας δρομολογεί πολύτιμες αλληλεπιδράσεις, καλλιεργώντας σχέσεις και γνώσεις που υπερβαίνουν τα έργα. Από περιστασιακές συζητήσεις για καφέ μέχρι συζητήσεις σε βάθος, δημιουργήστε δίκτυα που ξεπερνούν τους γεωγραφικούς περιορισμούς.
• 🎯 Ορίστε SMART στόχους και σκοπούς που ευθυγραμμίζουν τις ομάδες προς την επιτυχία. Η πλατφόρμα μας διασφαλίζει σαφήνεια, υπευθυνότητα και κοινό σκοπό, οδηγώντας σε συνεργατικές προσπάθειες ακόμη και όταν απέχουν μίλια μεταξύ τους.

📅 Κάντε κράτηση για ένα δωρεάν demo για να ανακαλύψετε πώς το Zavvy μπορεί να σας βοηθήσει να δεσμεύσετε και να αναπτύξετε τους ανθρώπους σας.

Βιογραφικό συγγραφέα: Mehdi Hussen είναι σύμβουλος μάρκετινγκ SaaS και οργανικής ανάπτυξης. Βοηθά τις επιχειρήσεις SaaS να προωθήσουν την οργανική ανάπτυξη και την απόκτηση πελατών μέσω στρατηγικών SEO και μάρκετινγκ περιεχομένου με βάση τα δεδομένα. Ο Mehdi περνά τον ελεύθερο χρόνο του συλλογιζόμενος για στρατηγικές ανάπτυξης νεοφυών επιχειρήσεων, προσωπική παραγωγικότητα και απομακρυσμένη εργασία. Συνδεθείτε μαζί του μέσω Twitter ή LinkedIn.