Πώς να ενσωματώσετε τους απομακρυσμένους υπαλλήλους στην κουλτούρα, την ομάδα και τις διαδικασίες
Η πανδημία της WFH έχει προκαλέσει ένα νέο κύμα της τάσης " easy come-easy go " στην αγορά εργασίας. Τεράστιες μάζες ανθρώπων εγκαταλείπουν τις σταθερές θέσεις εργασίας τους, παρά τους άνετους μισθούς και τα προνόμια. Σύμφωνα με το Υπουργείο Εργασίας, σχεδόν τέσσερα εκατομμύρια άνθρωποι παραιτήθηκαν από τη δουλειά τους τον Απρίλιο του 2021 - τα περισσότερα που έχουν καταγραφεί ποτέ.
Ένας από τους σημαντικότερους λόγους αυτής της μετατόπισης είναι η έλλειψη ενσωμάτωσης των εργαζομένων στην εργασιακή κουλτούρα, τις ομάδες και τις διαδικασίες της εταιρείας.
"Αν βρίσκεστε σε έναν εργασιακό χώρο ή μια δουλειά όπου δεν δίνεται έμφαση στην προσκόλληση, είναι πιο εύκολο να αλλάξεις δουλειά, συναισθηματικά." - Bob Sutton, ψυχολόγος οργανισμών και καθηγητής στο Πανεπιστήμιο του Στάνφορντ.
Το γεγονός αυτό έχει καταστήσει δύσκολη τη δημιουργία βιώσιμων υβριδικών μοντέλων εργασίας για τους ΥΕ και τις εταιρείες. Πώς μπορεί λοιπόν ένας οργανισμός όπως ο δικός σας να οικοδομήσει μια ισχυρή, χωρίς αποκλεισμούς εργασιακή κουλτούρα για να διατηρήσει τα κορυφαία ταλέντα;
Σε αυτό το άρθρο, διερευνούμε τις κορυφαίες προκλήσεις που αντιμετωπίζουν οι οργανισμοί για τη δημιουργία ενός ολοκληρωμένου απομακρυσμένου χώρου εργασίας, καθώς και λύσεις από τη Zavvy για την ανάκτηση της παραγωγικότητας, της ευημερίας και της κουλτούρας του οργανισμού σας.
1. Οι εμπειρίες απομακρυσμένης εισαγωγής κάνουν βουτιά
Οι διευθυντές το έχουν πει και οι εργαζόμενοι το αποδεικνύουν:
Οι ανεπαρκείς διαδικασίες εισαγωγής επηρεάζουν αρνητικά την εμπειρία ενός νέου υπαλλήλου σε έναν οργανισμό. Ενώ η αποστολή επίσημων εγγράφων και τα βίντεο καλωσορίσματος είναι μια εντολή - δεν αρκούν για να προσφέρουν μια προσωπική εμπειρία εισαγωγής.
Ειδικά όταν το πρόγραμμα απομακρυσμένης εισαγωγής σας είναι μια απλή προσαρμογή ενός προγράμματος προσωπικής εισαγωγής. Καταλήγετε να παρέχετε μια μπερδεμένη εμπειρία γεμάτη υπερκόπωση, έλλειψη σαφήνειας και κατακερματισμένη επικοινωνία μεταξύ των ανθρώπων σας.
Και πριν το καταλάβετε, τα κορυφαία ταλέντα σας έχουν ήδη υποβάλει τα χαρτιά τους.
Δώστε τη δυνατότητα στους απομακρυσμένους υπαλλήλους σας να αισθάνονται πιο ενταγμένοι με αυτό το πρότυπο εισαγωγής
Ένα ολοκληρωμένο πρόγραμμα απομακρυσμένης εισαγωγής είναι ένα δυνατό ξεκίνημα που μπορείτε να δώσετε στο νέο σας υπάλληλο. Όχι μόνο χαλαρώνει το άγχος της πρώτης ημέρας, αλλά δημιουργεί επίσης την ευκαιρία να χτίσουν προσωπικές σχέσεις με τους συναδέλφους τους. Κάθε αμφιβολία, αβεβαιότητα ή ερώτηση που έχει ένας νέος υπάλληλος, απαλύνεται με μια περιεκτική διαδικασία onboarding.
Για να σας βοηθήσουμε να ξεκινήσετε, δημιουργήσαμε έναν κατάλογο ελέγχου για την εισαγωγή - υποστηριζόμενο από έρευνα βασισμένη σε δεδομένα και αποτελέσματα από έρευνες εργαζομένων.
Οι οργανισμοί μοιράζονται έναν κοινό στόχο - να προετοιμάσουν τους υπαλλήλους για επιτυχία από την πρώτη ημέρα. Και το δικό μας πρότυπο εισαγωγής έχει σχεδιαστεί για να κάνει ακριβώς αυτό. Αφού μιλήσαμε με ειδικούς του κλάδου και εμπνευστήκαμε από κορυφαίες εταιρείες όπως η Google και η Microsoft, δημιουργήσαμε πρότυπα για την εισαγωγή που σας επιτρέπουν να παρέχετε μια δομημένη και απρόσκοπτη εμπειρία.
Δείτε το πρότυπο onboarding σε δράση!
Από το onboarding των προγραμματιστών μέχρι το onboarding του μάρκετινγκ, διασφαλίζουμε ότι κάθε εμπειρία είναι προσαρμοσμένη για κάθε εργαζόμενο, ομάδα και τμήμα. Αυτό συμβάλλει στη δημιουργία μιας φιλόξενης εμπειρίας που ενισχύει το brand του εργοδότη σας και επιτρέπει στα νέα μέλη της ομάδας να γίνουν πιο γρήγορα παραγωγικά οπουδήποτε και οποτεδήποτε.
Ακολουθεί μια σύντομη επισκόπηση του ταξιδιού σας με τη Zavvy:
- Επιλέξτε το υπάρχον πρότυπο επιβίβασης
- Ή δημιουργήστε ένα νέο μέσα σε λίγα λεπτά
- Αναθέστε μοναδικές εργασίες εισαγωγής σε μια χρονική περίοδο (π.χ. 30/60/90 ημέρες).
- Παρακολουθήστε την πρόοδο των υπαλλήλων σας και συλλέξτε ανατροφοδότηση
- Κάντε το ελκυστικό με εργαλεία όπως Loom, Slack, Loom και άλλα.
Με κορυφαία χαρακτηριστικά, όπως αυτοματοποιημένες υπενθυμίσεις και αναθέσεις, τα οφέλη από τη χρήση λογισμικού για την εισαγωγή είναι ανεκτίμητα. Εξασφαλίζουμε ότι κάθε εργαζόμενος θα μοιράζεται μια παρόμοια εμπειρία, ενώ παράλληλα θα εξοικονομείτε κόστος και χρόνο.
Δείτε πώς κορυφαίες εταιρείες εμπιστεύονται τη Zavvy για τις διαδικασίες εισαγωγής τους. Η δική σας θα μπορούσε να είναι η επόμενη, ξεκινήστε με μια δωρεάν επίδειξη!
2. Οι ηγέτες είναι αποσυνδεδεμένοι από τους υπαλλήλους τους
Το 78% των εργαζομένων δεν πιστεύει ότι οι ηγέτες τους έχουν σαφή κατεύθυνση για τον οργανισμό. Όμως, για να ευδοκιμήσει οποιαδήποτε επιχείρηση σε μια ανταγωνιστική αγορά ή σε περίοδο κρίσης, είναι τόσο σημαντικό οι προσδοκίες ενός ηγέτη να ευθυγραμμίζονται με αυτές των εργαζομένων.
Ενώ η ηγεσία είναι μια συνεχής και απαιτητική διαδικασία, πρέπει να ενισχύεται με την πάροδο του χρόνου. Όπως ο καθένας από εμάς, έτσι και οι ηγέτες χρειάζονται εκπαίδευση που να ενισχύει την εμπιστοσύνη και την αυτοπεποίθηση των υπαλλήλων τους - το κλειδί για την οικοδόμηση ενός επιτυχημένου απομακρυσμένου οργανισμού.
"Στους παραδοσιακούς οργανισμούς, οι ηγέτες μπορούν να διοικούν με την παρουσία τους - μπορείτε να βλέπετε τους ανθρώπους σας και να βλέπετε να γίνεται δουλειά. Αλλά όταν δεν μπορείς να δεις την ομάδα σου, όταν δεν είσαι σίγουρος για το τι συμβαίνει, ή όταν κυριολεκτικά δεν ξέρεις αν δουλεύουν ή όχι - πρέπει να επανασχεδιάσετε τον τρόπο με τον οποίο διαχειρίζεστε το εργατικό σας δυναμικό από την αρχή. Αυτό σας αναγκάζει να γίνετε καλύτερος ηγέτης και καλύτερος διαχειριστής." Wade Foster, Διευθύνων Σύμβουλος της Zapier
Προγράμματα αποκλειστικά για την ηγεσία
Οι τεχνικές ηγεσίας πρέπει να εξασκούνται, να επαναλαμβάνονται και να κατακτώνται.
Γι' αυτό σχεδιάσαμε ένα πρόγραμμα micro-coaching όπου οι διευθυντές σας μπορούν να μαθαίνουν τακτικά τεχνικές ηγεσίας που εμπιστεύονται επιτυχημένοι ηγέτες από εταιρείες όπως: N26, Deezer και Google.
Μέσω αυτού του προτύπου, οι ηγέτες θα ενθαρρυνθούν να εφαρμόσουν αυτές τις τεχνικές στις ρουτίνες τους. Επιτρέποντάς τους να γίνουν αποτελεσματικοί ηγέτες μέσω της πρακτικής και του αυτο-αναστοχασμού.
Ιδού πώς μοιάζει το πρότυπο μικρο-μαθήματος ηγεσίας της Zavvy:
Μικρό περιεχόμενο σε μικρές δόσεις, διάρκειας 10 έως 15 λεπτών την εβδομάδα για έως και 3 μήνες, μπορεί να ενισχύσει τις ηγετικές δεξιότητες και πρακτικές του διευθυντή σας. Είναι δομημένα και έχουν δημιουργηθεί για να ταιριάζουν απρόσκοπτα στο πολυάσχολο πρόγραμμά τους.
Ακολουθεί ένα δείγμα ταξιδιού ηγεσίας που μπορεί να ανατεθεί και να προσαρμοστεί στο ρόλο και το τμήμα του διευθυντή σας. Από την καθοδήγησή τους να λάβουν τη σωστή απόφαση τη σωστή στιγμή, μέχρι την προετοιμασία τους να ανταποκριθούν ταχύτερα στις προκλήσεις, μιλήστε με τους ειδικούς μας για το πώς να ξεκινήσετε με αυτό το πρότυπο ηγεσίας!
3. Οι απομονωμένοι εργαζόμενοι είναι λιγότερο παραγωγικοί
Το 79% των εργαζομένων αισθάνεται περισσότερο απομονωμένο από τότε που έγινε απομακρυσμένος. Ενώ το WFH είναι ένα όνειρο που γίνεται πραγματικότητα για πολλούς, πολλοί εργαζόμενοι βιώνουν απρόβλεπτες συνέπειες για την ψυχική υγεία, όπως η απομόνωση και η εξουθένωση.
Οι εταιρείες που αποτυγχάνουν να κρατήσουν τους υπαλλήλους τους συνδεδεμένους είναι 5,6 φορές πιο πιθανό να έχουν μειωμένη παραγωγικότητα μετά την απομάκρυνση.
Όσο σημαντικό είναι για τους εργαζόμενους να συνεισφέρουν πλήρως τις δυνατότητές τους σε ένα έργο, οι οργανισμοί πρέπει να προσφέρουν ανάλογο επίπεδο υποστήριξης για την ψυχική τους υγεία.
Για να μετριάσουν το αίσθημα απομόνωσης, εταιρείες όπως η GitLab ενθαρρύνουν τον καθορισμό "εικονικών διαλειμμάτων καφέ" κατά τη διάρκεια των ωρών εργασίας για την απομακρυσμένη ομάδα της. Αυτό όχι μόνο προάγει ένα συνεργατικό περιβάλλον εργασίας, αλλά και ενθαρρύνει τους εργαζόμενους να είναι πιο συμμετοχικοί και να παραμένουν παρακινημένοι.
Η Revelry έχει επίσης αφιερώσει ένα ειδικό κανάλι "watercooler" για να ενθαρρύνει τις συζητήσεις στο διάλειμμα.
Δημιουργήστε τελετουργίες Meetup με το Zavvy
Το μεταβαλλόμενο εργασιακό τοπίο απαιτεί αλλαγή των δομών και των πρακτικών, που ιδανικά ακολουθούνται στους παραδοσιακούς χώρους γραφείων. Τα υβριδικά μοντέλα εργασίας έχουν καταστήσει όλο και πιο σημαντικό για τους οργανισμούς να δημιουργούν ευκαιρίες που δημιουργούν συνδέσεις υψηλής ποιότητας, και ψυχολογική ασφάλεια μεταξύ των ανθρώπων τους.
Προσθέστε ένα νέο τελετουργικό στη ροή εργασίας σας που φέρνει τους ανθρώπους σας πιο κοντά με το πρότυπο τελετουργικό συναντήσεων. Από τη συνάντηση σε ένα φλιτζάνι καφέ ή σε μια κλήση Zoom, χτίστε ποιοτικές σχέσεις που δημιουργούν ένα φιλικό και αξιόπιστο περιβάλλον εργασίας. Για να αξιοποιήσετε στο έπακρο αυτό το πρόγραμμα, εφαρμόστε το μέσα σε ομάδες ή σε ολόκληρη την εταιρεία.
Η δημιουργία μιας κουλτούρας απομακρυσμένης εργασίας χωρίς αποκλεισμούς είναι μόνο η μισή κερδισμένη μάχη. Πώς διασφαλίζετε ότι οι εργαζόμενοί σας επωφελούνται από τέτοια προγράμματα σύνδεσης;
Ένας τρόπος για να το ξέρετε είναι: η αποστολή ερευνών ανατροφοδότησης των εργαζομένων, οι οποίες είναι ζωτικής σημασίας για την απόκτηση ανεκτίμητων πληροφοριών σχετικά με τις ανάγκες των εργαζομένων σας.
Με το Zavvy, μπορείτε εύκολα να αυτοματοποιήσετε αυτή τη διαδικασία και να στείλετε φόρμες ανατροφοδότησης μέσω του Slack ή του Teams.
Ορισμένα βασικά στοιχεία που πρέπει να λάβετε υπόψη πριν εφαρμόσετε τα προγράμματα αποκλειστικότητας εξ αποστάσεως:
- Κατανοήστε την ευπάθεια των υπαλλήλων σας
- Μιλήστε τους για τα συναισθήματα και τις εμπειρίες τους
- Ποιες είναι οι προσδοκίες τους;
- Τι είδους υποστήριξη χρειάζονται;
- Πώς έχει επηρεάσει η WFH τη δυναμική της ομάδας σας;
Η υπέρβαση των επιφανειακών χώρων εργασίας είναι από μόνη της μια πρόκληση. Και η προσθήκη κοινωνικού χρόνου στο ημερολόγιο των υπαλλήλων σας δεν είναι αρκετή. Είτε θέλετε να δημιουργήσετε μια ομάδα που να δεσμεύεται ή μια ομάδα που να έχει κίνητρα - τα προγράμματά μας για τη σύνδεση, όπως τα "Συζητήσεις που έχουν σημασία", "Περπατήστε και μιλήστε" και "Τελετουργικά συναντήσεων", έχουν σχεδιαστεί για να προωθήσουν ένα συνδεδεμένο εργατικό δυναμικό.
4. Οι εταιρείες πρέπει να καταπολεμήσουν την εξουθένωση από την WFH
Η ευκολία της εργασίας από το σπίτι όχι μόνο αγχώνει τους εργαζόμενους, αλλά και θολώνει τα όρια μεταξύ της προσωπικής και της επαγγελματικής τους ζωής. Αυτό έχει επιδεινώσει ζητήματα που τροφοδοτούν την επαγγελματική εξουθένωση, όπως η υπερβολική εργασία, η έλλειψη αυτονομίας, η αδύναμη αίσθηση του community, και η έλλειψη δέσμευσης.
Για να αντισταθμίσουν την επαγγελματική εξουθένωση, εταιρείες όπως η Hootsuite (μια πλατφόρμα κοινωνικής δικτύωσης) ανακοίνωσαν τον Μάιο ότι θα σταματήσουν την εργασία τους για μια εβδομάδα, επειδή παρατήρησαν "αύξηση της κατάθλιψης, του άγχους, της βύθισης στη μοναξιά και της αβεβαιότητας" που προέκυψε από τη μετάβαση σε απομακρυσμένη εργασία."
Παρά τη γοητεία των εβδομάδων ευεξίας, οι άνθρωποι εξακολουθούσαν να φοβούνται να επιστρέψουν στη δουλειά και να απαντούν σε διπλάσια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - με αποτέλεσμα την ταχύτερη εξουθένωση.
Ευτυχώς, ακόμη και με τέτοιες προκλήσεις, υπάρχουν ευκαιρίες για την καταπολέμηση της επαγγελματικής εξουθένωσης!
Κάντε το WFH να αισθάνεται και πάλι σαν προνόμιο με τη Zavvy
Το ανθεκτικό πρότυπο της ραχοκοκαλιάς μας συνδυάζει απρόσκοπτα τα προγράμματα ευεξίας στη ρουτίνα των εργαζομένων σας. Όχι μόνο τους προσφέρει την απαραίτητη ώθηση, αλλά και τους δίνει τη δυνατότητα να διαπρέψουν στην επαγγελματική και προσωπική τους ζωή.
Αυτό το επιστημονικά τεκμηριωμένο πρότυπο αντιμετωπίζει βασικά σημεία που προκαλούν πόνο, όπως το άγχος, η υπερκόπωση, η κατακερματισμένη επικοινωνία και η αποσύνδεση. Σε διάστημα 8 εβδομάδων, αυτό το πρότυπο χρησιμοποιεί LIVE βίντεο, συνεδρίες κριτικής σκέψης και άλλα - που καθοδηγούν τους εργαζόμενους να διαχειριστούν και να ξεπεράσουν τους παράγοντες που προκαλούν επαγγελματική εξουθένωση.
Μερικά σημαντικά βήματα που μπορείτε να κάνετε για να βοηθήσετε τους υπαλλήλους σας που αντιμετωπίζουν επαγγελματική εξουθένωση:
- Προσφέρετε υβριδική εργασία όταν είναι δυνατόν
- Δώστε προσοχή στο χρόνο και στα διανοητικά διαλείμματα
- Και το πιο σημαντικό, κάντε check-in με τους υπαλλήλους σας
Με το Zavvy, μπορείτε να στέλνετε αυτοματοποιημένες υποδείξεις στους υπαλλήλους σας, υπενθυμίζοντάς τους να δίνουν προτεραιότητα στην ψυχική τους υγεία, να κάνουν τακτικά διαλείμματα, να συμμετέχουν σε δραστηριότητες που προάγουν τη συνολική ευημερία και πολλά άλλα.
Η υποστήριξη των ανθρώπων σας κατά τη διάρκεια μιας αγχωτικής περιόδου ξεκινά με την ακρόασή τους και, στη συνέχεια, με την εφαρμογή δίκαιων και κατάλληλων πρακτικών από τις οποίες μπορούν να επωφεληθούν. Αν δεν είστε σίγουροι για το πώς να ξεκινήσετε, μιλήστε με τους ειδικούς μας για να ενισχύσετε τις απομακρυσμένες ομάδες σας!
Η γνώση είναι πιο διάσπαρτη από ποτέ
Η WFH μας ακολουθεί για τα καλά το 2022. Κάνοντας ακόμα πιο κρίσιμο για τους ηγέτες ανθρώπινου δυναμικού να κάνουν τις καίριες πληροφορίες, όπως οι εταιρικές πολιτικές, οι πρακτικές εισαγωγής, τα προγράμματα φίλων, ουσιαστικά προσβάσιμες.
Το να μην υπάρχει σαφής καθοδήγηση σχετικά με το ποιος κάνει τι, πού και πότε, μπορεί να οδηγήσει σε ασάφεια και αίσθημα αδικίας, ιδίως μεταξύ των νεοπροσληφθέντων. Για να μην αναφέρουμε ότι πρόκειται για ένα ρίσκο που αναλαμβάνουν οι εταιρείες - πάνω από τις μισές από αυτές (57%) λειτουργούν χωρίς πολιτική για την απομακρυσμένη εργασία.
Συγκεντρώστε όλες τις πληροφορίες της εταιρείας σας με τα πρότυπα της Zavvy
Η απλή πράξη της κοινοποίησης όλων των σημαντικών πληροφοριών στους υπαλλήλους σας, μπορεί να οδηγήσει σε μια δομημένη και ομαλή ροή της εργασίας. Αυτό είναι εφικτό όταν συγκεντρώνετε όλες τις πληροφορίες και τα έγγραφά σας χρησιμοποιώντας το υπόδειγμα πολιτικής WFH.
Όχι μόνο εισάγει τις νέες προσλήψεις στον οργανισμό σας, αλλά και απαλλάσσει τους διαχειριστές ανθρώπινου δυναμικού σας από περιττές διαδικασίες, περιττή γραφειοκρατία και αποστολή επιπλέον μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Το υπόδειγμα πολιτικής WFH μπορεί να προσαρμοστεί πλήρως και να τι πρέπει να επικοινωνεί:
- Ποιες είναι οι πολιτικές WFH του οργανισμού σας;
- Πόσες ημέρες πρέπει να εργάζεται ένας εργαζόμενος στο σπίτι και στο γραφείο;
- Με ποιον να επικοινωνήσω σε περίπτωση οποιασδήποτε ερώτησης;
- Πώς να είστε παραγωγικοί ενώ εργάζεστε από το σπίτι;
"Μια καλή πολιτική απομακρυσμένης εργασίας δεν ορίζει απαραίτητα κανόνες και τι περιμένει μια επιχείρηση από τους εργαζομένους. Αντίθετα, θα πρέπει να δίνει αυτονομία και να ενδυναμώνει το εργατικό δυναμικό σας να εργάζεται με τον τρόπο που του ταιριάζει καλύτερα, οδηγώντας τελικά στην παραγωγικότητα και την επιτυχία της εταιρείας", δήλωσε ο Paul Burrin, αντιπρόεδρος της Sage People.
Για να το πάτε ένα βήμα παραπέρα, μπορείτε ακόμη και να δημιουργήσετε μια ξεχωριστή πολιτική για κάθε τομέα, όπως:
- Εξοπλισμός WFH
- Ώρες εργασίας
- Επικοινωνία
- Κυβερνοασφάλεια
- Καθορισμός στόχων
- Ευεξία
Όλοι μας έπρεπε να προσαρμοστούμε στην εξ αποστάσεως εργασία. Και κάθε εργαζόμενος έχει τις δικές του μοναδικές ανάγκες. Οι οργανισμοί σήμερα πρέπει να είναι διαφανείς για όλα τα έγγραφα που σχετίζονται με την εταιρεία, μόνο τότε το μοντέλο απομακρυσμένης εργασίας σας μπορεί να πετύχει σε κλίμακα.
Δημιουργία ουσιαστικών σχέσεων κατά τη διάρκεια υβριδικών περιόδων
Η ευρεία στροφή προς την εξ αποστάσεως εργασία έχει ζητήσει από τους ηγέτες να κάνουν λειτουργικές αλλαγές σε κλίμακα. Είναι τόσο σημαντικό να σχεδιάζονται χώροι εργασίας χωρίς αποκλεισμούς και συνεργατικοί χώροι εργασίας εξ αποστάσεως. Διαφορετικά, μπορεί να οδηγήσει σε άγχος, μειωμένη παραγωγικότητα, ακόμη και αποχώρηση από το εργατικό δυναμικό.
Οι ηγέτες και οι διευθυντές ανθρώπινου δυναμικού πρέπει να κατανοούν και να είναι σε θέση να εντοπίζουν ποιοι από τους υπαλλήλους τους αντιμετωπίζουν επαγγελματική εξουθένωση και να λαμβάνουν προληπτικά μέτρα για την προστασία τους από αυτήν. Αυτό δεν ωφελεί μόνο τον εργαζόμενο, αλλά και τον οργανισμό στο σύνολό του.
Στη Zavvy, προσπαθούμε να σας βοηθήσουμε να προσφέρετε την καλύτερη δυνατή εμπειρία στους υπαλλήλους σας με τις υπηρεσίες μας για την εισαγωγή, τα προγράμματα σύνδεσης και πολλά άλλα. Μιλήστε με τους ειδικούς μας για οτιδήποτε θέλετε να μάθετε σχετικά με τη δημιουργία και την εφαρμογή προτύπων για ισχυρές, υβριδικές ομάδες.