17 Δωρεάν πρότυπα συναντήσεων One on One για ισχυρές συζητήσεις με τους εργαζόμενους

Θέλετε να αξιοποιήσετε στο έπακρο τις συζητήσεις σας με τους υπαλλήλους; 

Οι συχνές και τακτικές ατομικές συναντήσεις θα πρέπει να αποτελούν προτεραιότητα για κάθε οργανισμό. Αποτελούν κρίσιμο συστατικό στοιχείο της αποτελεσματικής διαχείρισης των εργαζομένων, παρέχοντας ευκαιρίες για: 

• Χτίστε σχέσεις. 
• Παρέχετε ανατροφοδότηση. 
• Θέστε στόχους.
• Αντιμετωπίστε τα ζητήματα των εργαζομένων.

Θα πρέπει να είναι υπολογισμένες συζητήσεις που κρατούν τους εργαζόμενους δεσμευμένους και πρόθυμους να συμβάλουν στην επιτυχία του οργανισμού σας. 

Σύμφωνα με Mark C. Crowley, συγγραφέα του βιβλίου Lead from the Heart, οι κατ' ιδίαν συναντήσεις μειώνουν τις επιστολές παραίτησης που φτάνουν στα γραφεία των διευθυντών.

"Συμβουλεύω τους διευθυντές να πραγματοποιούν προσωπικές συναντήσεις με κάθε εργαζόμενο κάθε εβδομάδα. 'Οι άνθρωποί μου δεν τα θέλουν όλα αυτά', ακούω ως απάντηση. 'Θέλουν απλώς να επικεντρωθούν στη δουλειά τους'. Αν το σκεφτείτε αυτό, θα καταλήξετε να χάσετε όλους τους υψηλά καταρτισμένους υπαλλήλους σας". Οι άνθρωποι χρειάζονται την προσοχή σας! [...] Με το να κρατάτε χρόνο κάθε εβδομάδα, υπενθυμίζετε στους ανθρώπους ότι είναι σημαντικοί".

Πολλοί όμως θεωρούν τα 1on1 ως τον τρόπο του προϊσταμένου τους να τους μικροελέγχει και ως χάσιμο χρόνου.

Επομένως, πρέπει να είστε προσηλωμένοι στην ημερήσια διάταξη, τη δομή και τους στόχους των συναντήσεών σας.

Δημιουργήσαμε 17 πρότυπα συναντήσεων ένας προς έναν. Τα σχεδιάσαμε για να σας βοηθήσουμε να κάνετε ισχυρές, παραγωγικές συζητήσεις με τους υπαλλήλους σας, προωθώντας την ανάπτυξη και επιτυγχάνοντας την επιτυχία.

📝 17 Ισχυρά πρότυπα συναντήσεων ένας προς έναν

Πρότυπο πρώτης συνάντησης 1 προς 1

Γιατί έχει σημασία: Η πρώτη κατ' ιδίαν συνάντηση είναι μια ευκαιρία να βελτιώσετε την εμπειρία της εισαγωγής του νέου μισθωτού και να την κάνετε λιγότερο συντριπτική.

Μπορείτε να κάνετε τον εργαζόμενο να αισθανθεί ευπρόσδεκτος και μέρος του οργανισμού σας και να του δώσετε σαφείς προσδοκίες για τον τρόπο με τον οποίο θα συνεργάζεστε.

Είναι σημαντικό να το κάνετε σωστά.

Το πρώτο τετ-α-τετ είναι η ευκαιρία σας να θέσετε τα θεμέλια για μια θετική σχέση μεταξύ διευθυντή και εργαζομένου.

Τομείς που καλύπτει το υπόδειγμα της ατομικής συνάντησης:

• Μάθηση για τον νέο εργαζόμενο,
• Κατανόηση του τρόπου λειτουργίας τους και των προτιμήσεών τους,
• Χαρτογράφηση των προσδοκιών για τον πρώτο μήνα,
• Κατανόηση των στόχων τους.

Πότε να το χρησιμοποιήσετε: Πραγματοποιήστε την πρώτη συνάντηση 1:1 εντός της πρώτης εβδομάδας.

Μέχρι τότε, θα πρέπει να έχουν ολοκληρώσει τα χαρτιά της εισαγωγικής διαδικασίας και να έχουν εξοικειωθεί με την εταιρική κουλτούρα και τις πολιτικές της εταιρείας.

➡️ Κατεβάστε το δωρεάν πρότυπο για την πρώτη σας συνάντηση 1:1 με το νέο μέλος της ομάδας σας. 

Πρότυπο αναπτυξιακής συνάντησης ένας προς έναν

Γιατί έχει σημασία: Η ανάπτυξη των εργαζομένων είναι πιο αποτελεσματική όταν ο εργαζόμενος είναι ο ιδιοκτήτης της. 

Μπορείτε να επενδύσετε σε ευκαιρίες ανάπτυξης που συμπληρώνουν την πορεία καριέρας και τους στόχους του εργαζομένου. Και αυτό ενισχύει τη δέσμευση των εργαζομένων.      

Με τις σωστές ερωτήσεις που θα θέσετε σε μια συζήτηση για την ανάπτυξη, θα αποκαλύψετε τους τομείς ανάπτυξης που πρέπει να αντιμετωπίσετε για να κάνετε τον εργαζόμενο να αισθανθεί ικανοποιημένος.

Τομείς που καλύπτει το υπόδειγμα της ατομικής συνάντησης:

• Έναυσμα για συζήτηση.
• Καθοδήγηση του εργαζομένου προς την αυτογνωσία.  
• Στόχοι, φιλοδοξίες και επιθυμίες του εργαζομένου για τη σταδιοδρομία του.
• Ένα συγκεκριμένο σχέδιο δράσης που βασίζεται στις τρέχουσες ικανότητες και δεξιότητές τους.

Πότε να το χρησιμοποιήσετε: Αντί να έχετε ένα χρονοδιάγραμμα για τις αναπτυξιακές κατ' ιδίαν συναντήσεις, κάντε τις μια συνεχή διαδικασία.

Πραγματοποιήστε αυτές τις συναντήσεις κάθε φορά που οι εργαζόμενοι δείχνουν ετοιμότητα για νέες ευθύνες και προκλήσεις. Ή όταν δείχνουν δυσκολίες στην εκτέλεση των καθηκόντων τους.

➡️ Κατεβάστε το υπόδειγμα της αναπτυξιακής μας συνάντησης και ξεκινήστε να καθοδηγείτε τους ανθρώπους σας για ανάπτυξη.

Πρότυπο τριμηνιαίας συνάντησης επανεξέτασης

Γιατί έχει σημασία: Ο στόχος είναι να αποτιμηθεί η απόδοση του εργαζομένου τους τελευταίους τρεις μήνες και να γίνουν οι κατάλληλες βελτιώσεις το επόμενο τρίμηνο.

Οι σωστές ερωτήσεις για την αξιολόγηση της απόδοσης θα ωθήσουν τους εργαζόμενους να μιλήσουν για τα εμπόδια που τους εμποδίζουν να επιτύχουν τους στόχους και τις προσδοκίες τους.

Θα προκαλέσουν μια ολοκληρωμένη συζήτηση σχετικά με τις ευκαιρίες ανάπτυξης, ώστε να διασφαλιστεί η ανοδική πορεία της απόδοσης και της καριέρας του εργαζομένου.

Τομείς που καλύπτει το υπόδειγμα συνάντησης ενός προς έναν εργαζόμενου:

• αναγνώριση θετικών αποτελεσμάτων απόδοσης,
• μια συνολική αξιολόγηση των επιδόσεών τους σε σχέση με τους στόχους που έχουν τεθεί,
• τις ανησυχίες και τις προκλήσεις των εργαζομένων,
• τη μελλοντική ανάπτυξη του εργαζομένου,
• στόχοι και προσδοκίες για το επόμενο τρίμηνο.

Πότε να το χρησιμοποιήσετε: Χρησιμοποιήστε τις τριμηνιαίες συζητήσεις απόδοσης για να ευθυγραμμίσετε την ατομική απόδοση με τους στόχους της εταιρείας.

Η βασική διαφορά μεταξύ μιας αξιολόγησης απόδοσης 1:1 και μιας παραδοσιακής αξιολόγησης είναι η συχνότητα και η εστίαση. Οι παραδοσιακές αξιολογήσεις είναι συχνά ετήσιες, επίσημες και επικεντρώνονται σε μεγάλο βαθμό στην αξιολόγηση και τις βαθμολογίες. Μπορούν να θεωρηθούν ως ένας απολογισμός και τείνουν να επικεντρώνονται στην απόδοση του παρελθόντος.

Από την άλλη πλευρά, οι τριμηνιαίες ατομικές αξιολογήσεις απόδοσης, όπως αυτή που περιγράφεται σε αυτό το υπόδειγμα, είναι πιο συχνές, συζητήσιμες και προσανατολισμένες στην ανάπτυξη. Προσφέρουν την ευκαιρία να προβληματιστείτε για το πρόσφατο παρελθόν αλλά, κυρίως, να κοιτάξετε μπροστά και να θέσετε στόχους για την επόμενη περίοδο.

Οι τριμηνιαίες συζητήσεις απόδοσης θα σας βοηθήσουν να διατηρήσετε υψηλά επίπεδα απόδοσης καθ' όλη τη διάρκεια του έτους και να διασφαλίσετε την πλήρη αξιοποίηση των δυνατών σημείων και δεξιοτήτων των εργαζομένων.

➡️ Κατεβάστε το υπόδειγμα τριμηνιαίας συνάντησης ελέγχου απόδοσης.

➡️ Επίσης, ρίξτε μια ματιά στο υπόδειγμα του εντύπου αξιολόγησης της απόδοσης για τις παραδοσιακές αξιολογήσεις σας. 

Υπόδειγμα συζήτησης για τη σταδιοδρομία με τον διευθυντή

Γιατί έχει σημασία: βοηθά τους εργαζόμενους να ευθυγραμμίσουν τους προσωπικούς και επαγγελματικούς τους στόχους με τους στόχους του οργανισμού.

Σχεδιάσαμε αυτό το πρότυπο για να προωθήσουμε ένα υποστηρικτικό περιβάλλον που ενθαρρύνει τους εργαζόμενους να αναλάβουν ενεργό ρόλο στην ανάπτυξη της σταδιοδρομίας τους, οδηγώντας σε μακροπρόθεσμη επιτυχία τόσο τον εργαζόμενο όσο και τον οργανισμό.

Τομείς που καλύπτει το πρότυπο: Η ατζέντα της συνάντησής μας για τον προγραμματισμό της σταδιοδρομίας καλύπτει βασικές πτυχές της ανάπτυξης της σταδιοδρομίας, όπως:

• Συζήτηση για τους στόχους καριέρας.
• Αναθεώρηση της απόδοσης.
• Εντοπισμός ευκαιριών ανάπτυξης.
• Δημιουργία σχεδίου δράσης.
• Προγραμματισμός συναντήσεων παρακολούθησης.
• Προσθέσαμε επίσης ορισμένες βέλτιστες πρακτικές και συμβουλές για να διασφαλίσουμε ότι οι άνθρωποί σας και οι ηγέτες τους θα αξιοποιήσουν στο έπακρο τη συζήτηση.

Πότε να χρησιμοποιήσετε αυτό το πρότυπο: για να συζητήσουν τις φιλοδοξίες τους για τη σταδιοδρομία τους, να εντοπίσουν ευκαιρίες ανάπτυξης και να παράσχουν καθοδήγηση για την επίτευξη των στόχων σταδιοδρομίας τους.

➡️ Κατεβάστε το δωρεάν υπόδειγμα συζήτησης για την καριέρα με τον διευθυντή.

Πρότυπο ημερήσιας διάταξης συνάντησης ένας προς έναν: Εβδομαδιαία check-ins

Γιατί έχει σημασία: διασφαλίζοντας ότι οι εργασίες και οι στόχοι ευθυγραμμίζονται με τους οργανωτικούς στόχους.

Αυτό το πρότυπο ενθαρρύνει τη συνεχή υποστήριξη και ανατροφοδότηση, αυξάνοντας τη δέσμευση των εργαζομένων, την παραγωγικότητα και την ικανοποίηση από την εργασία.

Τομείς που καλύπτει το πρότυπο: Το εβδομαδιαίο μας πρότυπο ατζέντας ελέγχων καλύπτει:

• ανασκόπηση της εβδομαδιαίας προόδου,
• ιεράρχηση των καθηκόντων και των στόχων για την επόμενη εβδομάδα,
• εντοπισμός και αντιμετώπιση των προκλήσεων,
• συζήτηση πρωτοβουλιών μάθησης και ανάπτυξης,
• παρέχοντας ανατροφοδότηση και υποστήριξη,
• περιγράφοντας τα επόμενα βήματα. 

Προσθέσαμε επίσης μερικές χρήσιμες συμβουλές για τους διευθυντές, όπως το να βοηθούν τους υπαλλήλους να αναλύουν τα μεγαλύτερα έργα σε μικρότερα, διαχειρίσιμα καθήκοντα και να αφιερώνουν χρόνο για να αναγνωρίζουν τα επιτεύγματα και τα αποτελέσματα της προηγούμενης εβδομάδας.

Πότε να χρησιμοποιήσετε αυτό το πρότυπο: Χρησιμοποιήστε το για εβδομαδιαίες κατ' ιδίαν συναντήσεις με τους υπαλλήλους για να διατηρήσετε τακτική επικοινωνία, να παρέχετε υποστήριξη και να διασφαλίσετε ότι τα καθήκοντα και οι στόχοι τους είναι σε καλό δρόμο και ευθυγραμμισμένα με τους στόχους του οργανισμού.

➡️ Κατεβάστε το δωρεάν εβδομαδιαίο υπόδειγμα συνάντησης ενός υπαλλήλου με έναν υπάλληλο.

Πρότυπο καθορισμού στόχων

Γιατί έχει σημασία: Ο καθορισμός των σωστών επαγγελματικών στόχων διευκολύνει τη συνεχή εποικοδομητική ανατροφοδότηση.

Η συζήτηση είναι επίσης μια ευκαιρία να βοηθηθούν οι εργαζόμενοι να κατανοήσουν πώς η εργασία τους συμβάλλει στη γενικότερη εικόνα. 

Πραγματοποιώντας ατομικές συναντήσεις για τον καθορισμό στόχων, βάζετε τα μυαλά σας μαζί για να δημιουργήσετε στόχους που είναι:

• Συγκεκριμένα για μια πτυχή του ρόλου τους,
• Εύκολη μέτρηση της προόδου,
• Φιλόδοξο αλλά εφικτό,
• Σχετική με τους στόχους της εταιρείας σας, 
• Χρονικά περιορισμένη -μπορείτε να συμφωνήσετε σε ένα ρεαλιστικό χρονοδιάγραμμα για την επίτευξη των στόχων.

Σας θυμίζει κάτι; Λοιπόν, αυτό συμβαίνει επειδή είμαστε ένθερμοι υποστηρικτές του πλαισίου SMART.

Τομείς που καλύπτει το υπόδειγμα συνάντησης καθορισμού στόχων για έναν προς έναν:

• τις επιτυχίες και τις ελλείψεις των προηγούμενων στόχων,
• τουλάχιστον τρεις στόχους SMART για το τρέχον τρίμηνο,
• στόχους και βασικά αποτελέσματα (OKR),
• σχέδιο δράσης,
• τους πόρους και την υποστήριξη που απαιτούνται για την επίτευξη των στόχων.

Πότε να το χρησιμοποιήσετε: Οι συζητήσεις για τους στόχους θα πρέπει να είναι συνεχείς, όχι ένα εφάπαξ γεγονός.

Πραγματοποιήστε αυτές τις συζητήσεις για την ευθυγράμμιση των στόχων των εργαζομένων και του οργανισμού και για τη μέτρηση της προόδου.

Σε αυτές τις περιπτώσεις μπορείτε να έχετε συναντήσεις καθορισμού στόχων ένας προς έναν.

• Κατά τη διάρκεια της δημιουργίας των στόχων
• Όταν οι στόχοι ξεφεύγουν από την πορεία τους
• Όταν οι αλλαγές εντός του οργανισμού προκαλούν αλλαγή των προτεραιοτήτων
• Μετά την επίτευξη των στόχων. 

➡️ Κατεβάστε το πρότυπο καθορισμού στόχων και αρχίστε να σχεδιάζετε την απόδοση της ομάδας σας.

📈 Ακολουθούν ορισμένοι επιπλέον πόροι που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε: ο οδηγός μας για τον καθορισμό αποτελεσματικών στόχων απόδοσης των εργαζομένων, 35 παραδείγματα στόχων SMART για τους εργαζόμενους και 15 παραδείγματα στόχων SMART ειδικά για την ηγεσία.

Μηνιαία ατομική συνάντηση

Γιατί έχει σημασία: Ο στόχος είναι να προωθηθεί η ανοιχτή επικοινωνία για την αντιμετώπιση αβεβαιοτήτων, την εξάλειψη των εμποδίων και τη διατήρηση της δέσμευσης των εργαζομένων. 

Σημείωση: Οι μηνιαίες συνεδριάσεις είναι μια καλή στιγμή για να συζητήσετε την πρόοδο σε πιο μακροπρόθεσμα έργα ή στόχους, ενώ οι εβδομαδιαίες συνεδριάσεις μπορούν να επικεντρωθούν περισσότερο σε ειδικές ενημερώσεις και στην αντιμετώπιση άμεσων αναγκών ή εμποδίων.

Οι συναντήσεις αυτές βοηθούν τους διευθυντές να υποστηρίξουν τους υπαλλήλους στην επίτευξη των μηνιαίων στόχων και να αναπτύξουν τις δεξιότητές τους μέσω της συνεχούς ανατροφοδότησης.

Σημεία συζήτησης στο υπόδειγμα της συνάντησης κατ' ιδίαν:

• έναρξη συζήτησης: Σημαντικές ενημερώσεις της εταιρείας,
• βαθμονόμηση των προσδοκιών,
• συζητώντας την κατάσταση των στόχων και των έργων και κάνοντας τυχόν αναγκαίες προσαρμογές,
• αναγνωρίζοντας τα επιτεύγματα και παρέχοντας ανατροφοδότηση σχετικά με τις επιδόσεις του τελευταίου μήνα,
• αντιμετώπιση των εμποδίων,
• ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής, 
• συζητώντας την κατάσταση της ανάπτυξης των εργαζομένων,
• συζήτηση των προτεραιοτήτων για τον επόμενο μήνα και τυχόν νέων στόχων
• ερωτήσεις που θα θέσετε στο τέλος της συνάντησης.

Πότε να το χρησιμοποιήσετε: Συνιστούμε μηνιαίες ατομικές συναντήσεις με τους υπαλλήλους όλων των επιπέδων. Χρησιμοποιήστε τις για να διατηρήσετε τους στόχους των εργαζομένων ευθυγραμμισμένους με τους ευρύτερους στόχους της εταιρείας.

Εάν επιλέξετε να έχετε μηνιαίες προσωπικές συζητήσεις αντί για εβδομαδιαίες ή διμηνιαίες συναντήσεις, χρησιμοποιήστε κανάλια όπως το Slack για να διατηρήσετε την επικοινωνία ανοιχτή μεταξύ των συναντήσεων.

➡️ Αποκτήστε πρόσβαση στο δωρεάν πρότυπο μηνιαίας φόρμας Microsoft Word.

Υπόδειγμα συνάντησης επανεξέτασης αποζημίωσης

Γιατί έχει σημασία: Δεν έχει σημασία μόνο τι επικοινωνείτε, αλλά και πώς το επικοινωνείτε.

Οι εργαζόμενοι θα πρέπει να αποχωρούν από τη συνάντηση με την αίσθηση ότι ενημερώνονται, είναι θετικοί, ακούγονται και εκτιμώνται.

Οι εργαζόμενοι που αμείβονται επαρκώς έχουν υψηλά επίπεδα εργασιακής ικανοποίησης και κινήτρων.

Τομείς που καλύπτει το υπόδειγμα της ατομικής συνάντησης:

• ευτυχία και ικανοποίηση των εργαζομένων,
• τις πολιτικές αποζημίωσης της εταιρείας,
• αντανάκλαση της ανάπτυξης και της εξέλιξης του εργαζομένου κατά το προηγούμενο έτος,
• το μισθολογικό εύρος του ρόλου τους και τη θέση που κατέχουν σήμερα,
• τον τρόπο με τον οποίο ο εργαζόμενος μπορεί να αυξήσει τις εισοδηματικές του δυνατότητες,
• τις ανησυχίες των εργαζομένων σχετικά με την αποζημίωσή τους.

Πότε να το χρησιμοποιήσετε: Η χρονική στιγμή εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από την πολιτική αποζημίωσης της εταιρείας σας. 

Οι περισσότερες εταιρείες διοργανώνουν συνεδριάσεις επανεξέτασης των αποδοχών ετησίως ή ανά διετία. 

Κάποιοι κάνουν τη συζήτηση στην επέτειο ενός εργαζομένου.

➡️ Κατεβάστε αυτό το δωρεάν υπόδειγμα συνάντησης αναθεώρησης αποζημίωσης.

💡 Έχουμε επίσης ετοιμάσει έναν λεπτομερή οδηγό σχετικά με τον τρόπο διεξαγωγής συζητήσεων αποζημίωσης με τους εργαζομένους. Ελέγξτε τον πριν από τη συνάντησή σας.

Πρότυπο προπόνησης

Γιατί έχει σημασία: Οι συζητήσεις προπόνησης ενδυναμώνουν τους εργαζόμενους και ενισχύουν τα δυνατά τους σημεία. Επιπλέον, αποτελούν μια ευκαιρία να διερευνήσουν και να αντιμετωπίσουν τις προκλήσεις που εμποδίζουν την απόδοσή τους.

Η αποτελεσματική καθοδήγηση προωθεί την ανεξάρτητη σκέψη. Δημιουργεί αυτογνωσία και ενθαρρύνει τους εργαζόμενους να αναλάβουν την ευθύνη για τις πράξεις τους, την εξέλιξη της καριέρας τους και την επιτυχία τους.

Τομείς που καλύπτει το υπόδειγμα συνάντησης προσωπικού:

• Αποσαφήνιση της κατεύθυνσης της συνομιλίας προπόνησης.
• Αποκάλυψη προβλημάτων και προκλήσεων.
• Καθορισμός στόχων.
• Συμπεράσματα και βήματα δράσης.

Πότε να το χρησιμοποιήσετε: Συνιστούμε να διεξάγετε συζητήσεις προπόνησης κάθε δύο εβδομάδες. Οι συχνότερες συζητήσεις coaching θα παράγουν καλύτερα αποτελέσματα από τον εργαζόμενο.

Πρότυπο συνάντησης στο τέλος του έτους με τον διευθυντή

Γιατί έχει σημασία: Σημειώστε ότι δεν συζητάμε για μια τυπική συζήτηση αξιολόγησης της απόδοσης. Είναι μια ευκαιρία να αναλογιστείτε το περασμένο έτος -τα έργα, τις νίκες, τις απώλειες, τις χαμένες ευκαιρίες και τα διδάγματα- και να σχεδιάσετε τις προτεραιότητες για το επόμενο έτος.

Η συμφωνία για ένα σχέδιο δράσης που θα βοηθήσει τον εργαζόμενο να βελτιωθεί θέτει τις βάσεις για μια επιτυχημένη χρονιά.

Τομείς που καλύπτει το υπόδειγμα της ατομικής συνάντησης:

• σύνδεση με τον εργαζόμενο σε προσωπικό επίπεδο,
• ανακεφαλαίωση των επιτυχιών και των διδαγμάτων του προηγούμενου έτους,
• περιοχές προς ανάπτυξη,
• τις φιλοδοξίες και τους στόχους του εργαζομένου για το επόμενο έτος,
• τις προτεραιότητες της εταιρείας για το επόμενο έτος.

Πότε να το χρησιμοποιήσετε: Στο τέλος του τέταρτου τριμήνου. Αναλογιστείτε την εργασία, τα έργα και τα γεγονότα των τελευταίων 12 μηνών.

➡️ Κατεβάστε το πρότυπο σύσκεψης για το τέλος του έτους.

Υπόδειγμα συνάντησης Offboarding

Γιατί έχει σημασία: Θα πρέπει να είναι μέρος της λίστας ελέγχου της αποχώρησης από τον οργανισμό σας.

Αυτές οι συναντήσεις μπορούν να δώσουν πληροφορίες για τους τομείς στους οποίους ο οργανισμός σας υστερεί. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτή τη γνώση για να βελτιστοποιήσετε την εμπειρία των εργαζομένων και να ενισχύσετε τη διατήρηση.

Δημιουργεί επίσης μια θετική διαδικασία αποχώρησης που διατηρεί τις ευκαιρίες δικτύωσης και τη φήμη σας.

Τομείς που καλύπτει το υπόδειγμα συνάντησης ενός προς έναν εργαζόμενου:

• επαλήθευση της μεταφοράς γνώσεων,
• λόγοι αποχώρησης,
• ανατροφοδότηση σχετικά με το εργασιακό περιβάλλον.

Πότε να το χρησιμοποιήσετε: Χρησιμοποιήστε αυτό το υπόδειγμα συνάντησης με κάθε έναν από τους αποχωρούντες υπαλλήλους σας. Θα οδηγήσει σε έναν κύκλο μάθησης και βελτίωσης.

➡️ Κατεβάστε το υπόδειγμα της συνάντησης για το offboarding.

Γενικό υπόδειγμα συνάντησης ενός υπαλλήλου με έναν υπάλληλο

Γιατί έχει σημασία: Οι συχνές συνομιλίες με τους εργαζομένους παρέχουν μια εικόνα της εμπειρίας των εργαζομένων.

Διευκολύνει μια κουλτούρα επικοινωνίας και οικοδομεί σχέσεις εμπιστοσύνης μεταξύ εργαζομένων και διευθυντών, όπου και τα δύο μέρη ενημερώνουν το ένα το άλλο.

Τομείς που καλύπτει το υπόδειγμα της ατομικής συνάντησης:

• περίληψη των σημείων δράσης (συνέχεια της τελευταίας συνεδρίασης),
• επισκόπηση και σκοπός,
• εκτίμηση του χρόνου,
• ανατροφοδότηση - έναρξη, διακοπή, συνέχιση μορφής,
• σχεδιασμός μελλοντικών δραστηριοτήτων.

Πότε να το χρησιμοποιήσετε: Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτή την ατζέντα για πιο έκτακτες συναντήσεις, όταν δεν έχετε ένα επαναλαμβανόμενο τελετουργικό τετ-α-τετ.

Είναι επίσης χρήσιμες κατά την ανάπτυξη μιας σχέσης εμπιστοσύνης και την παροχή επιπλέον καθοδήγησης σε νέους υπαλλήλους. 

➡️ Κατεβάστε το πρότυπο εβδομαδιαίας συνάντησης.

Πρότυπο διμηνιαίας συνάντησης one-on-one

Γιατί έχει σημασία: Οι παραγωγικές διμηνιαίες συζητήσεις κάνουν τους υπαλλήλους να αισθάνονται ότι υποστηρίζονται πλήρως στους ρόλους τους. 

Μπορείτε να ξεκαθαρίσετε κάθε σύγχυση μεταξύ των συναδέλφων σχετικά με τα έργα, να διευκρινίσετε τις προσδοκίες και να μοιραστείτε ανατροφοδότηση.

Είναι επίσης μια ευκαιρία να ευθυγραμμιστούν τα σχέδια των εργαζομένων με κρίσιμα καθήκοντα ή έργα.

Βασικά θέματα που καλύπτει το υπόδειγμα συνάντησης one-on-one:

• τις τελευταίες εξελίξεις των έργων,
• πρόοδος στην επίτευξη των στόχων,
• ανατροφοδότηση σχετικά με τις επιδόσεις των δύο τελευταίων εβδομάδων,
• βασικά καθήκοντα για τις επόμενες εβδομάδες,
• εμπόδια που εμποδίζουν την απόδοση και τις λύσεις τους.

Πότε να το χρησιμοποιήσετε: Εάν το ημερολόγιό σας δεν μπορεί να φιλοξενήσει εβδομαδιαίες συναντήσεις ένας προς έναν, αρκούν οι διμηνιαίες συναντήσεις.

Θα σας βοηθήσουν να μείνετε σε επαφή με την πρόοδο των υπαλλήλων σας και να αντιμετωπίσετε τις προκλήσεις έγκαιρα, προτού αυτές εξελιχθούν σε σημαντικά εμπόδια στην απόδοση.

➡️ Κατεβάστε τώρα το υπόδειγμα της διμηνιαίας συνάντησης.

Πρότυπο συνάντησης σε επίπεδο παράκαμψης one-on-one

Γιατί έχει σημασία: Είναι η συνάντηση των ανώτερων στελεχών με μη διευθυντικά στελέχη χωρίς μεσαίο επίπεδο διοίκησης. Δεν πρόκειται για αξιολόγηση της απόδοσης- μάλλον, είναι μια ευκαιρία να οικοδομηθεί σχέση, να συγκεντρωθεί ανατροφοδότηση και να αποκτηθούν γνώσεις σχετικά με τη δυναμική της ομάδας και τις φιλοδοξίες του εργαζομένου.

Οι συζητήσεις σε επίπεδο παράκαμψης βοηθούν την ανώτερη διοίκηση του οργανισμού να κατανοήσει και να αντιμετωπίσει καλύτερα τις προκλήσεις, να ενισχύσει την εμπιστοσύνη και να προωθήσει θετικές αλλαγές σε ολόκληρο τον οργανισμό.

Το ακόλουθο πρότυπο συνάντησης σε επίπεδο παράκαμψης είναι ένας οδηγός για τα ανώτερα στελέχη ώστε να έχουν μια άμεση και ουσιαστική συζήτηση με μη διευθυντικά στελέχη.

Χρησιμοποιώντας αυτό το υπόδειγμα, μπορείτε να κάνετε τις συναντήσεις σας σε επίπεδο παράκαμψης πιο δομημένες, παραγωγικές και επωφελείς τόσο για εσάς όσο και για τους υπαλλήλους σας.

Τα βασικά στοιχεία που καλύπτει το πρότυπο συνάντησης σε επίπεδο παράλειψης:

• ερωτήσεις για να χτίσετε μια σχέση με τον εργαζόμενο και να τον κάνετε να ανοιχτεί,
• ανατροφοδότηση του διευθυντή,
• ανατροφοδότηση της ομάδας,
• τους στόχους καριέρας του εργαζομένου και τα εμπόδια στην ανάπτυξή του.

Πότε να το χρησιμοποιήσετε: Μηνιαία ή τουλάχιστον κάθε τρίμηνο. Θα σας βοηθήσει να μάθετε και να επιλύσετε άμεσα τυχόν δυσλειτουργίες εντός του οργανισμού.

➡️ Κατεβάστε τώρα το υπόδειγμα σύσκεψης 1:1 σε επίπεδο παράκαμψης.

❓ Κάντε το πρότυπο δικό σας με αυτές τις πρόσθετες ερωτήσεις συνάντησης επιπέδου παράλειψης.

Υπόδειγμα συνάντησης τέλους δοκιμασίας

Γιατί έχει σημασία: Η μετάβαση από τη δοκιμαστική περίοδο σε μια μόνιμη θέση είναι μια σημαντική στιγμή στη σταδιοδρομία ενός εργαζομένου. Η συνάντηση για το τέλος της δοκιμαστικής περιόδου παρέχει την ευκαιρία να δοθεί και να ληφθεί ανατροφοδότηση, να αντιμετωπιστούν οι ανησυχίες και να τεθούν σαφείς προσδοκίες για το μέλλον.

Αυτό το υπόδειγμα θα σας καθοδηγήσει στη διεξαγωγή μιας αποτελεσματικής ανασκόπησης στο τέλος της θητείας, η οποία ενθαρρύνει τον ανοιχτό διάλογο και την αμοιβαία κατανόηση.

Τομείς που καλύπτει το υπόδειγμα της ατομικής συνάντησης:

• πρέπει να θέτει ερωτήσεις για να υποστηρίξει την ανάπτυξη του εργαζομένου στον οργανισμό,
• κατανόηση της αντίληψης του εργαζομένου για τον οργανισμό,
• διερεύνηση των τομέων στους οποίους ο εργαζόμενος χρειάζεται υποστήριξη,
• στόχοι απόδοσης και ανάπτυξης.

Πότε να το χρησιμοποιήσετε: Συνήθως τρεις έως έξι μήνες μετά την ημερομηνία πρόσληψης.

➡️ Κατεβάστε το υπόδειγμα της συνάντησης για το τέλος της δοκιμασίας.

💡 Ανακαλύψτε πώς η Taktile αυτοματοποιεί τις συζητήσεις δοκιμασίας και θέτει τους νέους υπαλλήλους σε πορεία επιτυχίας και ανάπτυξης.

Υπόδειγμα συνάντησης ομότιμων ένας-προς-έναν

Γιατί έχει σημασία:

Μέχρι στιγμής, έχουμε καλύψει τις συναντήσεις μεταξύ προϊσταμένων και υφισταμένων. Αλλά μια συζήτηση μεταξύ συναδέλφων στο ίδιο επίπεδο μπορεί να είναι χρήσιμη σε:

• Ενίσχυση της διαλειτουργικής επικοινωνίας.
• Ανταλλαγή γνώσεων και ιδεών.
• Κατανόηση του τρόπου καλύτερης συνεργασίας.
• Λήψη ανατροφοδότησης της ομάδας από άλλα τμήματα.
• Επίλυση προβλημάτων μεταξύ ομάδων.

Μια παραγωγική συνάντηση ομότιμων θα πρέπει να βελτιώσει τις προσεγγίσεις των δύο συμμετεχόντων στην εργασία.

Τομείς που καλύπτει το υπόδειγμα της ατομικής συνάντησης:

• ερωτήσεις για την οικοδόμηση σχέσης με τον συνομηλίκου,
• ενημερώσεις σχετικά με τις αλλαγές στην ομάδα,
• ανταλλαγή ανατροφοδότησης σχετικά με τη διαλειτουργική επικοινωνία,
• προκλήσεις σε διαλειτουργική συνεργασία και λύσεις,
• επερχόμενα έργα.

Πότε να το χρησιμοποιήσετε: Δεν χρειάζεται να είναι τόσο συχνές όσο οι άλλες συναντήσεις διευθυντή-εργαζομένου. Αλλά δεν θέλετε να περνάει πολύς χρόνος χωρίς να έχετε μια συζήτηση με τους συναδέλφους σας. Έτσι, μια φορά το μήνα ή κάθε δύο μήνες είναι ιδανική.

➡️ Κατεβάστε τώρα τη συνάντηση 1:1 μεταξύ ομοτίμων.

Πρότυπο σύσκεψης για την ευημερία στην εργασία  

Γιατί έχει σημασία: Ενσωματώνοντας την ευημερία στις προσωπικές σας επαφές, ομαλοποιείτε την ψυχική υγεία στον εργασιακό χώρο. Επιπλέον, δημιουργεί έναν χώρο όπου οι εργαζόμενοι μπορούν να είναι ευάλωτοι.

Η προτεραιότητα στην ευημερία είναι ιδιαίτερα σημαντική για τους εργαζόμενους που εργάζονται εξ αποστάσεως, όπου η γραμμή μεταξύ εργασίας και σπιτιού είναι συχνά ασαφής. Αποτρέπει την ανισορροπία μεταξύ εργασίας και προσωπικής ζωής που προκαλεί εξουθένωση και μειώνει την παραγωγικότητα.

Επιπλέον, οι συναντήσεις αυτές είναι μια ευκαιρία να συλλέξετε ατομικά σχόλια σχετικά με τα βήματα που μπορείτε να λάβετε για να βελτιώσετε τη συνολική ευημερία των εργαζομένων σας.

Τομείς που καλύπτει το υπόδειγμα συνάντησης προσωπικού:

• ερωτήσεις προθέρμανσης για να μπείτε στο ρυθμό της συζήτησης,
• νίκες για την εβδομάδα,
• προκλήσεις κατά την εκτέλεση του ρόλου τους,
• επίπεδο ικανοποίησης των εργαζομένων,
• την ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής των εργαζομένων,
• τρόπους με τους οποίους ο οργανισμός μπορεί να υποστηρίξει περισσότερο τον εργαζόμενο.

Πότε να το χρησιμοποιήσετε: Το σημερινό εργατικό δυναμικό αναμένει από τους οργανισμούς να παρέχουν την κατάλληλη υποστήριξη και βοήθεια που δείχνει ότι λαμβάνουν σοβαρά υπόψη τα θέματα ψυχικής υγείας.

Σύμφωνα με αυτές τις προσδοκίες, κάντε τα ατομικά τσεκ-ιν για την ευημερία ένα τακτικό πράγμα στο χώρο εργασίας σας, όπως π.χ. εβδομαδιαία. Στη συνέχεια, μπορείτε να επινοήσετε κάτι σαν την "Τετάρτη της ευημερίας".

Είναι ζωτικής σημασίας να ερευνάτε τακτικά τους απομακρυσμένους εργαζόμενους και να παρακολουθείτε την ευημερία τους.

➡️ Κατεβάστε το υπόδειγμα της συνάντησης ενός-προς-ένα με επίκεντρο την ευημερία.

🧘 Για έναν έλεγχο ευημερίας σε ολόκληρη την εταιρεία, χρησιμοποιήστε αυτό το πρότυπο έρευνας για να αξιολογήσετε την ψυχολογική ευημερία στην εργασία.

🔍 Πώς να δομήσετε τις συναντήσεις 1:1;

Οι κατ' ιδίαν συναντήσεις είναι συναντήσεις των εργαζομένων, όχι των διευθυντών. Ως εκ τούτου, ο εργαζόμενος πρέπει να κάνει το 90% της ομιλίας.

Ενημερώστε τον εργαζόμενο εκ των προτέρων για τα σημεία συζήτησης. Αυτό του επιτρέπει να προβληματιστεί σχετικά με τα θέματα που θα συζητήσετε και να προετοιμάσει τους τομείς που θα ήθελε να εξεταστούν στη συνάντηση.

Ακολουθήστε αυτή τη δομή για τις κατ' ιδίαν συναντήσεις σας:

1. Ξεκινήστε συνδεόμενοι με τον εργαζόμενο σε προσωπικό επίπεδο. Μπορείτε να κάνετε ερωτήσεις ελέγχου σχετικά με τις τελευταίες του ασχολίες ή τα σχέδιά του για τις επερχόμενες διακοπές του.
2. Ενημερωθείτε για την πρόοδο των στόχων του εργαζομένου. Ελέγξτε τα σημεία δράσης που καταλήξατε στην τελευταία συνάντηση.
3. Αναγνωρίστε τις πρόσφατες επιτυχίες τους. Αναγνωρίστε συγκεκριμένες περιπτώσεις όπου χρησιμοποίησαν τα δυνατά τους σημεία και επέδειξαν ανάπτυξη.
4. Συζητήστε τα εμπόδια. Μιλήστε για τις προκλήσεις που αντιμετωπίζουν και βρείτε μαζί μια λύση.
5. Ορίστε σαφείς προσδοκίες και προτεραιότητες. Δημιουργήστε ένα σχέδιο δράσης. 
6. Λάβετε ανατροφοδότηση και αιτήματα για αλλαγές. Ζητήστε τη γνώμη τους για τους τομείς που μπορείτε να βελτιώσετε για να κάνετε την εμπειρία τους καλύτερη.
7. Τελειώστε ευχαριστώντας τον εργαζόμενο που ανοίχτηκε και έκανε μια ειλικρινή συζήτηση.

❓19Ερωτήσεις για τους διευθυντές σε μια συνάντηση 1:1

Ακολουθούν ορισμένες ερωτήσεις που πρέπει να κάνετε σε κατ' ιδίαν συναντήσεις για να δημιουργήσετε ουσιαστικές συζητήσεις που ξεπερνούν τις ενημερώσεις κατάστασης. 

1. Πώς ήταν η προηγούμενη εβδομάδα/μήνας;
2. Πώς είναι ο τρέχων φόρτος εργασίας σας;
3. Πού φαντάζεστε τον εαυτό σας τα επόμενα δύο χρόνια;
4. Τι μπορούμε να κάνουμε για να σας βοηθήσουμε να επιτύχετε επαγγελματική ανάπτυξη;
5. Βρίσκεστε σε έναν ρόλο που σας επιτρέπει πραγματικά να λάμψετε με βάση τα φυσικά σας πλεονεκτήματα;
6. Είστε περήφανοι για την πρόοδό σας;
7. Υπάρχουν θέματα που δεν σχετίζονται με την εργασία και εμποδίζουν την απόδοσή σας;
8. Ποιο μέρος της δουλειάς σας απολαμβάνετε περισσότερο;
9. Ποια μέρη της δουλειάς σας σας απογοητεύουν και σας κουράζουν;
10. Τι σας εμπνέει, σας παρακινεί και σας δίνει ενέργεια στον εργασιακό χώρο;
11. Τι σας ενθουσιάζει όταν εργάζεστε σε ένα έργο;
12. Σε ποια έργα θα θέλατε να συμμετάσχετε περισσότερο;
13. Ποιο είναι το δυσκολότερο μέρος της ανάληψης του ρόλου σας; Υπάρχει κάτι που σας εμποδίζει;
14. Τι θα μπορούσαμε να κάνουμε καλύτερα για να νιώθετε ότι σας υποστηρίζουμε στο ρόλο σας;
15. Ανταποκρίνεται η δουλειά σας στις προσδοκίες που είχατε όταν την αποδεχθήκατε; Αν όχι, πού υστερεί;
16. Ποιες είναι οι κορυφαίες επαγγελματικές σας προτεραιότητες αυτή την εβδομάδα/τον μήνα/το τρίμηνο;
17. Ποια είναι η γνώμη σας για το όραμα και τις προτεραιότητες αυτού του οργανισμού;
18. Τι πρέπει να αλλάξουμε στο σύστημα ανατροφοδότησής μας;
19.  Αισθάνεστε άνετα να μοιράζεστε τις ιδέες, τις σκέψεις ή τις αντιφάσεις σας με την ομάδα ή τους διευθυντές σας;

💪 Για περισσότερη έμπνευση, ελέγξτε τη συλλογή μας με 100+ πρόσθετες ερωτήσεις για προσωπικές συναντήσεις για ενδιαφέρουσες και παρακινητικές συζητήσεις.

➡️ Ενεργοποιήστε πιο ουσιαστικές συνομιλίες με το Zavvy

Αυτά τα υποδείγματα συναντήσεων ένας προς έναν θα διευκολύνουν μια κουλτούρα συνεχούς ανατροφοδότησης και συνεργασίας στον οργανισμό σας. 

Θα σας βοηθήσουν να αντιμετωπίσετε τις προκλήσεις που επηρεάζουν την απόδοση των εργαζομένων, γεγονός που θα αυξήσει την ευελιξία και θα βελτιώσει την απόδοση.  

Για να έχετε ακόμη καλύτερα αποτελέσματα, χρησιμοποιήστε το λογισμικό συναντήσεων one-on-one του Zavvy για να δημιουργήσετε δομημένες συναντήσεις one-on-one που οδηγούν στην ευθυγράμμιση και τη λογοδοσία.

Θα έχετε ένα κεντρικό σημείο όπου θα μπορείτε:

• Συνεργάζεστε με τον εργαζόμενο για την ημερήσια διάταξη και τα σημεία συζήτησης της συνάντησης κατ' ιδίαν.
• Μοιραστείτε τις ερωτήσεις της συνάντησης 1:1 και δείτε τις απαντήσεις τους πριν από τη συνάντηση.  
• Ορίστε ένα επαναλαμβανόμενο πρόγραμμα για τις συναντήσεις 1:1.
• Προσθέστε επαναλαμβανόμενες ερωτήσεις. 
• Δείτε όλες τις επερχόμενες συναντήσεις 1:1 με τους άμεσους αναδόχους σας.
• Παρακολουθήστε τους στόχους και τα στοιχεία δράσης που θέσατε στη συνάντηση.
• Δημιουργία και ανασκόπηση σημειώσεων ιδιωτικών συσκέψεων.

📅 Είστε περίεργοι να δείτε πώς το Zavvy μπορεί να κάνει τις συναντήσεις 1:1 πιο παραγωγικές; Απλά κλείστε μια επίδειξη.