Οι πρώτες εντυπώσεις έχουν σημασία- τόσο πολύ, ώστε μια καλή εμπειρία εισαγωγής των εργαζομένων μπορεί να αυξήσει το ποσοστό διατήρησης των νέων υπαλλήλων κατά 82%. Σε μια εποχή που οι μετακινήσεις καριέρας λόγω χαμηλής εργασιακής ικανοποίησης έχουν γίνει κανόνας, αυτοί οι αριθμοί αξίζει να σημειωθούν. Ωστόσο, αυτό θέτει ένα άλλο, πιο σημαντικό ερώτημα: τι περιλαμβάνει μια εξαιρετική εμπειρία εισαγωγής υπαλλήλων;
Αρχικά, οι νεοπροσλαμβανόμενοι θα πρέπει να ανησυχούν μόνο για το πώς θα εκπληρώσουν με τον καλύτερο δυνατό τρόπο τα καθήκοντα του νέου τους ρόλου και όχι για τις πιθανές διοικητικές παγίδες. Τούτου λεχθέντος, η τεκμηρίωση για την εισαγωγή είναι ένα αναπόφευκτο βασικό στοιχείο της διαδικασίας εισαγωγής των εργαζομένων, πράγμα που σημαίνει ότι δεν θα λείπει από καμία διαδικασία εισαγωγής. Πώς μπορούμε λοιπόν να διασφαλίσουμε ότι οι νεοπροσλαμβανόμενοι θα λάβουν όλες τις πληροφορίες που χρειάζονται για να επιτύχουν στον νέο τους ρόλο;
Είμαστε εδώ για να διερευνήσουμε αυτό το ερώτημα με περισσότερες λεπτομέρειες σήμερα.
Τι διακρίνει τη γραφειοκρατία των νεοπροσληφθέντων από την τεκμηρίωση για την εισαγωγή;
Η βασική διαφορά είναι ότι η γραφειοκρατία των νέων υπαλλήλων αναφέρεται στην πραγματική γραφειοκρατία που συμπληρώνουν οι νέοι υπάλληλοι κατά την πρόσληψή τους.
Εν τω μεταξύ, η τεκμηρίωση για την εισαγωγή αντιπροσωπεύει τα εργαλεία, τις διαδικασίες, τις πολιτικές, τις διαδικασίες και άλλα πνευματικά αγαθά της εταιρείας που διαμορφώνουν τη συνολική κουλτούρα και τα καθήκοντα των τμημάτων.
Ως αποτέλεσμα, είναι αρκετά συνηθισμένο να βλέπουμε τις δύο αυτές δραστηριότητες να επικαλύπτονται σε κάποια μορφή ή μορφή.
Παρακάτω παραθέτουμε έναν κατάλογο με τέσσερις τύπους εγγράφων που πιθανότατα θα συναντήσετε κατά την εγκατάστασή σας στο νέο σας ρόλο. Επιπλέον, είναι πιθανό να τα συναντήσετε ανεξάρτητα από το αν είναι ψηφιοποιημένα ή σε χαρτί.
Ο σκοπός των εγγράφων εισαγωγής είναι να μπορούν οι νεοπροσλαμβανόμενοι να διαβάσουν και να κατανοήσουν τους όρους και τις ευθύνες του νέου τους ρόλου στην εταιρεία. Συνήθως, είναι τόσο νομικά όσο και συμβατικά υποχρεωτικά.
Λάβετε υπόψη ότι τα τέσσερα είδη εγγράφων εισαγωγής που παρατίθενται παρακάτω είναι γενικευμένα για λόγους επίδειξης. Μην ξεχάσετε να ελέγξετε ξανά με το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού σας ότι δεν σας λείπουν άλλα βασικά έγγραφα για την εισαγωγή που θα χρειαστούν οι νεοπροσληφθέντες.
Όπως είναι αναμενόμενο, οι διάφορες χώρες έχουν διαφορετικά νομικά έγγραφα που πρέπει να συμπληρώσουν οι εργαζόμενοί τους κατά την πρόσληψή τους.
Για παράδειγμα, οι μισθωτοί υπάλληλοι στις Ηνωμένες Πολιτείες θα πρέπει να συμπληρώσουν τα φορολογικά έντυπα W-4 για ομοσπονδιακούς και πολιτειακούς φορολογικούς σκοπούς, ενώ οι Καναδοί θα πρέπει να υποβάλουν συμπληρωμένο το έντυπο φόρου εργασίας TD1. Αξίζει επίσης να αναφερθεί ότι θα πρέπει να συμπεριλάβετε πληροφορίες για τα νομικά έντυπα για τους εργολάβους και άλλους μη μόνιμους ή μη μισθωτούς υπαλλήλους κάπου στην τεκμηρίωση της πρόσληψής σας.
Αν και τα έγγραφα αυτά διαφέρουν από χώρα σε χώρα, συνήθως αφορούν βασικά θέματα απασχόλησης, όπως:
Όταν ξεκινάτε για πρώτη φορά μια νέα θέση εργασίας, υπάρχουν τρία βασικά έγγραφα απασχόλησης που θα χρειαστούν οι νέοι υπάλληλοί σας:
Σκεφτείτε τις επιστολές προσφοράς εργασίας ως μια σύντομη επισκόπηση της νέας θέσης εργασίας. Όχι μόνο επεκτείνουν επίσημα την προσφορά εργασίας γραπτώς, αλλά συνήθως περιλαμβάνουν ένα μήνυμα καλωσορίσματος, την ημερομηνία έναρξης και τα επόμενα βήματα για τους νέους υπαλλήλους.
Όσον αφορά τις σχετικές διοικητικές λεπτομέρειες σχετικά με τη νέα θέση, θα τις βρείτε στο έντυπο της σύμβασης εργασίας. Οι συμβάσεις εργασίας περιγράφουν τις ώρες εργασίας, τον μισθό, τις αργίες, τα καθήκοντα της θέσης, τις πολιτικές της εταιρείας και τις κατευθυντήριες γραμμές για την ανανέωση και τη λήξη της σύμβασης. Εάν οι εργαζόμενοι έχουν κάποιο ζήτημα σε οποιονδήποτε από αυτούς τους τομείς, μπορούν πάντα να ανατρέξουν στις συμβάσεις εργασίας τους.
Τέλος, μπορείτε να μοιραστείτε κάθε πληροφορία που δεν αναλύεται στην επιστολή προσφοράς εργασίας ή στη σύμβαση εργασίας σε ένα γραπτό έγγραφο που περιγράφει λεπτομερώς πρόσθετες πολιτικές, διαδικασίες και προσδοκίες της εταιρείας.
Συμβουλή: Μπορείτε να βοηθήσετε στην αποτελεσματικότερη ενσωμάτωση των νέων υπαλλήλων σας παρέχοντας όσο το δυνατόν μεγαλύτερη σαφήνεια σχετικά με τις πολιτικές, τις διαδικασίες και τις προσδοκίες από την αρχή της διαδικασίας εισαγωγής.
Τα εσωτερικά έγγραφα της εταιρείας αναφέρονται συνήθως σε υλικό ειδικά για την εταιρεία που βοηθά τους νεοπροσλαμβανόμενους να κατανοήσουν καλύτερα τη δομή, την κουλτούρα και τις προσδοκίες εντός του οργανισμού.
Αυτά τα έγγραφα μπορεί να περιλαμβάνουν υλικά όπως:
Συμβουλή: Δεν είναι παράλογο να ζητήσετε από τους νεοπροσληφθέντες να υπογράψουν ορισμένα από αυτά τα έγγραφα για να διασφαλίσετε ότι έχουν διαβάσει και κατανοήσει τις λεπτομέρειες του καθενός.
Οι περισσότερες συμβάσεις εργασίας περιλαμβάνουν συνήθως πληροφορίες σχετικά με την αποζημίωση. Ορισμένες εταιρείες, ωστόσο, επιλέγουν να περιγράφουν αυτές τις πληροφορίες αλλού. Αρκετά από τα πιο συνηθισμένα έγγραφα που θα δείτε σχετικά με τις αμοιβές και τις αποζημιώσεις των εργαζομένων είναι τα εξής:
Ενδέχεται να διαπιστώσετε ότι ορισμένα έγγραφα εμπίπτουν σε περισσότερες από μία από τις κατηγορίες που αναφέρονται παραπάνω. Όπως και να έχει, είναι καλό να επανεξετάζετε τα παραπάνω και να βλέπετε αν σας λείπει κάτι που αναφέρεται εδώ. Όμως, το να βάλετε σε τάξη όλα τα έγγραφα για την εισαγωγή σας είναι μόνο ένα κομμάτι του παζλ όταν πρόκειται για τη δημιουργία μιας διαδικασίας εισαγωγής.
Για όσους δεν έχουν μεγάλη προηγούμενη εμπειρία, το ερώτημα για το πώς να βελτιστοποιήσουν την τεκμηρίωση για την εισαγωγή μπορεί να είναι τρομακτικό. Για αρχή, ένα επιχειρηματικό εγχειρίδιο (γνωστό και ως εγχειρίδιο της εταιρείας) μπορεί να σας βοηθήσει να δομήσετε την τεκμηρίωση της εισαγωγής σας με τρόπο που να ευθυγραμμίζεται με την αποστολή και τις αξίες του οργανισμού σας.
Συμβουλή: Μόνο εσείς μπορείτε να απαντήσετε σε αυτό το ερώτημα. Αν και σας ενθαρρύνουμε να συντάξετε τα εγχειρίδια παιχνιδιού σας ως ομάδα, οι υπεύθυνοι ή οι ειδικοί επί του θέματος στην εταιρεία σας θα είναι οι καλύτεροι άνθρωποι για να συμβουλευτείτε σχετικά με αυτό.
Το να αποφασίσετε ποιες πληροφορίες θα πρέπει να γνωρίζουν οι νεοπροσληφθέντες για τον οργανισμό σας -και αντίστροφα, ποιες πληροφορίες θα χρειάζεται ο οργανισμός σας από αυτούς- μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε διαισθητικά και καλά δομημένα εγχειρίδια παιχνιδιού της εταιρείας.
Όπως αναφέραμε παραπάνω, οι πληροφορίες αυτές ποικίλλουν ανάλογα με την εταιρεία και τη χώρα (ιδίως οι πληροφορίες για την υγειονομική περίθαλψη των εργαζομένων). Ωστόσο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα ακόλουθα ως σημείο εκκίνησης όταν αποφασίζετε ποιες πληροφορίες θα συμπεριλάβετε στο εγχειρίδιο παιχνιδιού σας. Συγκεκριμένα, οι νεοπροσλαμβανόμενοι θα πρέπει να:
Μόλις μπορέσετε να οργανώσετε και να επεξεργαστείτε αυτές τις πληροφορίες σε εύπεπτη μορφή για τους νεοπροσλαμβανόμενους, μοιραστείτε τις με άλλους εργαζόμενους και ενδιαφερόμενους για να εκτιμήσετε αν βρίσκεστε στο σωστό δρόμο. Αφού λάβετε το πράσινο φως από αυτούς, μοιραστείτε το εγχειρίδιο με τους νεοπροσληφθέντες και ενθαρρύνετέ τους να ανατρέχουν σε αυτό όποτε έχουν ερωτήσεις. Εάν λαμβάνετε την ίδια ερώτηση από πολλούς νέους υπαλλήλους, ίσως χρειαστεί να επανεξετάσετε το εγχειρίδιο παιχνιδιού σας για τομείς που δεν είναι σαφείς.
Υπάρχουν περισσότεροι από ένας τρόποι για τη δημιουργία και τη διάρθρωση των εγχειριδίων παιχνιδιού της εταιρείας, ανάλογα με την κουλτούρα, την αποστολή και τις αξίες του οργανισμού σας. Διαφορετικοί τύποι εγχειριδίων παιχνιδιού εξηγούν σε μεγαλύτερο βάθος συγκεκριμένες πολιτικές και διαδικασίες της εταιρείας.
Δεδομένου ότι ο πρωταρχικός σκοπός ενός εταιρικού εγχειριδίου είναι να καλύψει τις βάσεις όσον αφορά τις αξίες, τις πολιτικές, τις διαδικασίες και τις βέλτιστες πρακτικές της εταιρείας, θα πρέπει πάντα να συμπεριλάβετε κάπου αυτές τις πληροφορίες. Ωστόσο, υπάρχουν και άλλοι τύποι εγχειριδίων παιχνιδιού που αφορούν πιο συγκεκριμένες πληροφορίες με μεγαλύτερη λεπτομέρεια:
Οι εταιρείες γνωρίζουν πόσο σημαντικό είναι να γίνει σωστά η εισαγωγή, όπως αποδεικνύεται από τα 92 δισεκατομμύρια δολάρια που δαπανήθηκαν για την εκπαίδευση των νέων υπαλλήλων τα τελευταία δύο χρόνια. Όμως, το να ρίχνουμε απλώς όλη αυτή την τεκμηρίωση στους νέους υπαλλήλους δεν είναι αρκετό. Τις περισσότερες φορές, χρειάζονται καθοδήγηση, μια εμπειρία χρήστη παγκόσμιας κλάσης και αυθεντική ανθρώπινη επαφή για να περιηγηθούν με επιτυχία στη διαδικασία. Ακολουθούν μερικές από τις αγαπημένες μας συστάσεις για να γίνει αυτό πραγματικότητα.
Ίσως δεν αποτελεί έκπληξη το γεγονός ότι περισσότερα από τα τρία τέταρτα των εργαζομένων θεωρούν ότι η κοινωνικοποίηση είναι ο πιο σημαντικός παράγοντας μιας θέσης εργασίας - ένας αριθμός που είναι πιθανό να αυξηθεί ακόμη περισσότερο καθώς συνεχίζουμε να βγαίνουμε από την πανδημία. Αλλά από την άλλη πλευρά, η δέσμευση των εργαζομένων στον επιχειρηματικό κόσμο μετά την ΚΟΒΙΔΑ αποτελεί κορυφαίο μέλημα για τους εργοδότες. Εξάλλου, μπορεί να είναι δύσκολο να δεσμεύσεις τους εργαζόμενους που κάθονται μόνοι τους στο γραφείο του σπιτιού τους για οκτώ ώρες την ημέρα.
Αυτό καθιστά την εγκαθίδρυση μιας γνήσιας ανθρώπινης σχέσης ουσιαστική και απαραίτητη, ειδικά σε ένα απομακρυσμένο περιβάλλον. Ευτυχώς, υπάρχουν μερικοί τρόποι για να προωθήσετε την εγγύτητα και την ενσωμάτωση μεταξύ των νεοπροσληφθέντων, μεταξύ των οποίων:
Ανάλογα με τη δομή και την κουλτούρα του οργανισμού σας, μπορεί να είστε περισσότερο διατεθειμένοι να διοργανώνετε ορισμένες εκδηλώσεις προσανατολισμού έναντι άλλων (π.χ. εμβάθυνση στα προϊόντα έναντι εισαγωγικών συναντήσεων με τα ανώτερα στελέχη της εταιρείας). Αυτό που έχει μεγαλύτερη σημασία είναι να εφαρμόσετε τις συναντήσεις και τις εκδηλώσεις προσανατολισμού που έχουν το μεγαλύτερο νόημα για τον οργανισμό σας. Όπως μπορείτε να δείτε, υπάρχουν πολλοί τρόποι για να δημιουργήσετε μια αξέχαστη εμπειρία onboarding και καμία ρύθμιση δεν ταιριάζει σε δύο οργανισμούς με τον ίδιο τρόπο.
Ένα σύστημα φίλων μπορεί να βοηθήσει σημαντικά τους νεοπροσλαμβανόμενους σε έναν οργανισμό. Μελέτες δείχνουν ότι ένα σύστημα φίλων ενισχύει μακροπρόθεσμα τα ποσοστά διατήρησης των εργαζομένων και τη συνολική ικανοποίηση από την εργασία. Επιπλέον, το να έχετε έναν καθορισμένο υπάλληλο για να κάνετε ερωτήσεις και να αντιμετωπίσετε τις ανησυχίες σας μπορεί να προσφέρει μια πολυπόθητη αίσθηση ψυχολογικής ασφάλειας. Αυτός είναι ένας ζωτικός παράγοντας που επηρεάζει την απόφαση ενός εργαζομένου να παραμείνει ή να αποχωρήσει από μια εταιρεία, όπως ανακάλυψε η Google.
Θυμηθείτε: ένας από τους σημαντικότερους γενικούς στόχους του onboarding είναι να κάνετε τους νεοπροσληφθέντες να νιώσουν ότι συνδέονται και ενσωματώνονται στην εταιρεία. Μικρά βήματα, όπως το να μοιράζετε στους νεοπροσληφθέντες έναν φίλο κατά την εισαγωγή, μπορούν να συμβάλουν σημαντικά στην επίτευξη αυτού του στόχου. Λαμβάνοντας υπόψη ότι η αντικατάστασή τους κοστίζει περίπου το ένα τρίτο του μισθού ενός νέου μισθωτού, τα υψηλά ποσοστά κύκλου εργασιών που οφείλονται στην έλλειψη αυτής της ψυχολογικής ασφάλειας αθροίζονται γρήγορα.
Η εισαγωγή μπορεί να είναι συντριπτική για τους νεοπροσληφθέντες (αλλά και για τους υπόλοιπους).
Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο ο εξορθολογισμός των ροών εργασίας, έτσι ώστε οι πληροφορίες να παραδίδονται κομμάτι προς κομμάτι, είναι ζωτικής σημασίας: αποδεικνύει στους νεοπροσληφθέντες ότι η ψυχολογική τους ευεξία και η κατανόηση των καθηκόντων του νέου τους ρόλου είναι οι δύο κύριες προτεραιότητες της όλης διαδικασίας.
Επίσης, σηματοδοτεί ότι η εισαγωγή δεν είναι μια υπόθεση που γίνεται μόνο μία φορά. Αντίθετα, είναι ένα καθοδηγούμενο ταξίδι που βοηθά τους εργαζόμενους να μεταβούν στο ρόλο τους, νιώθοντας αυτοπεποίθηση και πλήρως προετοιμασμένοι να αναλάβουν τα νέα τους καθήκοντα.
Πάρτε το Storyblok, για παράδειγμα. Ο εξορθολογισμός των ροών εργασίας τους εξοικονομεί 68 ώρες στη διαδικασία εισαγωγής κάθε μήνα. Αυτό, με τη σειρά του, τους δίνει περισσότερο χρόνο για να επικεντρωθούν σε αυτό που έχει σημασία: να φέρνουν τους νέους υπαλλήλους σε εγρήγορση ώστε να επιτύχουν στις νέες τους θέσεις.
Η Storyblok θα μπορούσε να το πετύχει αυτό καθορίζοντας με σαφήνεια κάθε φάση της διαδικασίας εισαγωγής, τους στόχους κάθε φάσης και τις απαραίτητες εισροές για την επίτευξη των επιθυμητών αποτελεσμάτων. Το λογισμικό ψηφιακής εισόδου της Zavvy τους βοηθά να αυτοματοποιήσουν ορισμένες πτυχές της διαδικασίας εισόδου τους. Η αυτοματοποίηση δεν μεταφράζεται μόνο σε εξοικονόμηση χρόνου αλλά και σε ενίσχυση της παραγωγικότητας στο τέλος. Εν ολίγοις, ο εξορθολογισμός των ροών εργασίας εξοικονομεί χρόνο σε όλους, συμπεριλαμβανομένων των εργαζομένων στις επιχειρήσεις ανθρώπων και των νέων προσλήψεων.
Η σύνταξη της διαδικασίας τεκμηρίωσης για την εισαγωγή σας δεν χρειάζεται να είναι δαπανηρή ή χρονοβόρα.
Με το κατάλληλο λογισμικό τεκμηρίωσης για την εισαγωγή, μπορείτε εύκολα να αυτοματοποιήσετε, να οργανώσετε και να παρέχετε πρόσβαση στους υπαλλήλους 24 ώρες το 24ωρο.
Οι λύσεις τεκμηρίωσης της Zavvy σας επιτρέπουν να συγκεντρώσετε τη γραφειοκρατία των νέων υπαλλήλων, την τεκμηρίωση για την εισαγωγή και το απαραίτητο κοινωνικό στοιχείο που εμπλέκει τους υπαλλήλους σε μια ενιαία, συνεκτική πλατφόρμα.
Κάθε εργαζόμενος, από το εισαγωγικό επίπεδο έως την ηγεσία, μπορεί να επωφεληθεί από τη διαισθητική προσέγγισή του που σας βοηθά να διαχειρίζεστε τις υποθέσεις των εργαζομένων.
➡️ Περίεργος; Αποκτήστε ένα δωρεάν demo τώρα!
.png)
.png)
