Quali sono le 4(+1) fasi dell'onboarding?

La maggior parte delle aziende pensa che il proprio lavoro sia finito una volta assunto un dipendente. Ma la verità è che il vero lavoro inizia solo dopo che il nuovo dipendente firma i documenti.

Che cos'è, vi chiederete? È il cosiddetto processo di onboarding dei dipendenti ed è fondamentale per creare un ambiente di lavoro sano. Analizziamo questo processo in dettaglio.

🚀 Che cos'è l'onboarding dei dipendenti?

L'onboarding dei dipendenti è il processo di ambientamento dei nuovi dipendenti nell'azienda. 

Questo include la familiarizzazione con: 

• le loro responsabilità
• strumenti software necessari per il lavoro
• missione aziendale
• valori e cultura.

Questo processo inizia il primo giorno di lavoro del dipendente e può durare da un mese a un anno.

Un processo di onboarding efficace dovrebbe essere personalizzato in base alle 5 C.

©️ Le 5 C dell'onboarding

Compliance

Questa è spesso conosciuta come la parte cartacea dell'onboarding e si riferisce alla parte in cui i nuovi assunti vengono istruiti su politiche, norme di sicurezza, accordi di riservatezza e prevenzione delle molestie.  

Chiarimenti‍

Il passo successivo consiste nel chiarire le responsabilità del dipendente, gli obiettivi a lungo termine dell'azienda e le aspettative lavorative. In questo modo il dipendente saprà esattamente quale sarà il suo futuro in azienda. 

Ciò può includere la risposta a domande dei dipendenti quali:

"Quali sono i miei obiettivi mensili e annuali?".

"Come si conciliano i miei obiettivi individuali con il mio lavoro? In che modo questa organizzazione mi aiuterà a raggiungerli?".

La cultura

Ogni organizzazione ha una cultura e questa parte si concentra sull'esposizione del nuovo dipendente a tale cultura. Ad esempio, un'azienda potrebbe avere una cultura molto informale, in cui le gerarchie non sono applicate e tutti lavorano insieme. In questa fase si stabilisce il tono del modo in cui le persone lavorano insieme.

Stabilire la cultura fin dall'inizio è molto più facile che cercare di cambiarla o di farla rispettare dopo anni.

Lasciatevi ispirare da 7 esempi pratici di cultura aziendale

Connessione

I legami interpersonali con i colleghi e i manager sono essenziali in qualsiasi organizzazione e questo C aiuta i nuovi assunti a stabilirli. Un ottimo esempio è l'assegnazione di un onboarding buddy.

Torna indietro‍

Questa parte comprende il controllo periodico dei nuovi assunti, la raccolta di feedback e la loro restituzione. Si tratta di dati necessari per migliorare il processo per tutte le parti.

📊 Le 4 (+1) fasi dell'onboarding dei dipendenti

Le 4 fasi sono

• Preimbarco
• Orientamento
• Formazione specifica per il ruolo
• Sviluppo in corso

(Nota: alcuni aggiungono la "transizione di ruolo" come quinta fase dopo questa).

Fase 1: pre-inserimento 

Preboarding (o pre-onboarding) è la prima fase del processo di inserimento dei dipendenti. Inizia non appena il dipendente accetta l'offerta di lavoro e firma i documenti e dura fino al suo primo giorno di lavoro. 

Potete usare questo tempo per occuparvi di tutte le pratiche burocratiche e preparare l'accesso a tutti gli strumenti e le conoscenze necessarie per il lavoro. Per esempio, potete stuzzicare la cultura aziendale con un caloroso messaggio di benvenuto, aiutarli a trasferirsi, inviare loro un video che spiega cosa aspettarsi il primo giorno di lavoro e persino assegnare un addetto all'onboarding buddy. L'invio di un pacchetto di gadget è un ottimo bonus!

Ma perché è importante preboarding quando non hanno ancora iniziato a lavorare per me?

Tutti hanno il nervosismo del primo giorno. Questo perché c'è sempre l'incertezza su cosa ci riservi il nuovo lavoro. Preboarding aiuta a risolvere questo problema e ad alleviare l'ansia.

Inoltre, favorisce la fidelizzazione dei dipendenti, facendo capire loro che vi impegnate a farli sentire il più possibile benvenuti, riducendo così il turnover.

Inoltre, anche il vostro carico di lavoro come responsabile delle risorse umane diminuisce, perché la maggior parte delle pratiche è già stata svolta.

Fase 2: Accogliere i nuovi assunti: Orientamento 

La fase 2 inizia il primo giorno del dipendente e può durare fino a una settimana. La fase di orientamento o di onboarding aziendale è essenziale per far ambientare il nuovo assunto nell'organizzazione e farlo sentire a proprio agio.

L'orientamento può comprendere:

• Accogliere il nuovo assunto e presentargli i membri chiave dell'organizzazione (compreso il suo team).
• Mostrare loro dove si trovano tutte le cose, come il loro cubicolo, la sala pausa, i servizi igienici, gli armadietti dei rifornimenti, la mensa e le strutture mediche.
• Discutere di argomenti chiave come l'assicurazione medica, i giorni di ferie e qualsiasi altra politica aziendale. 
• Introdurli alla cultura dell'ufficio 
• Qualsiasi altra informazione non contemplata nel processo di preboarding .
• Formazione sulla sicurezza
  

Questa fase aiuterà i dipendenti a capire come funziona il tutto e a chiarire eventuali dubbi.

Quanto più completo è stato il lavoro svolto su preboarding , tanto più agevole (e breve) sarà l'orientamento.

Suggerimento professionale: Non fate aspettare il nuovo assunto il primo giorno! Siate pronti ad accoglierli non appena entrano nell'ufficio/chiamata virtuale. Non c'è niente di peggio che sentirsi spaesati e insicuri il primo giorno.

Fase 3: Formazione specifica per il ruolo 

Questa fase inizia dopo l'orientamento ed è la più critica per il mantenimento delle prestazioni del nuovo assunto in azienda. Senza una formazione formale, il dipendente potrebbe sentirsi spaesato rispetto alle proprie responsabilità, con conseguente senso di insoddisfazione e una minore produttività. 

Formulate un piano di formazione per i vostri nuovi assunti per evitare questa situazione di perdita. Anche in questo caso, un esperto di onboarding buddy può essere utile, in quanto può fornire una formazione 1-1 e aiutare il nuovo assunto finché non è sicuro della sua capacità di lavorare in modo indipendente.

Questa fase dovrebbe comprendere:

• Definire chiaramente il proprio ruolo e le proprie aspettative
• Revisione degli obiettivi di prestazione
• Introduzione al prodotto/servizio
• Assegnare loro dei compiti per facilitare l'inserimento nel nuovo ruolo.
• Formazione sul ruolo (ecco un'utile lista di controllo) 
• Lavoro in affiancamento
• Familiarizzazione dei dipendenti con il sistema di gestione dell'apprendimento
  

Mantenete obiettivi a 30, 60 e 90 giorni e fate una valutazione delle prestazioni dei dipendenti dopo ogni punto di controllo. 

Fase 3.5: agevolare la transizione al nuovo ruolo 

Una volta terminato il periodo di formazione, è il momento di trasformare il nuovo assunto in un dipendente permanente a tutti gli effetti. Da questa fase in poi, il vostro dipendente sarà pronto ad affrontare progetti più critici e a riferire direttamente al suo diretto supervisore.

Poiché il periodo di prova è terminato, è più probabile che le responsabilità lavorative del nuovo assunto aumentino dopo questo momento. Chiedete quindi ai loro manager di comunicare eventuali cambiamenti e di reintrodurre i loro obiettivi. Aiutateli a visualizzare l'aspetto del successo. 

Congratulazioni! Avete inserito con successo un nuovo dipendente nella vostra organizzazione! E adesso?

Fase 4: Sviluppo continuo 

L'obiettivo è che il vostro dipendente rimanga con voi a lungo termine e salga nella scala aziendale man mano che acquisisce esperienza. Lo sviluppo continuo si assicura che ciò avvenga tracciando un piano completo di crescita professionale e personale per il vostro dipendente.

Ad esempio, chi è entrato come assistente di redazione può desiderare di diventare capo redattore. Lo sviluppo continuo li aiuterà a raggiungere questo obiettivo, assicurando al tempo stesso che siano attrezzati per gestire il ruolo di senior. 

Questa fase dovrebbe comprendere:

• Definizione degli obiettivi personali e professionali
• Valutare le loro competenze
• Formazione professionale in linea con gli obiettivi futuri del dipendente
  

Questo aiuta sia il dipendente che l'organizzazione a raggiungere i propri obiettivi. Lo sviluppo continuo è anche un ottimo strumento per la pianificazione della successione.

Ottimo! Ma c'è un piccolo problema. Il nostro posto di lavoro è interamente remoto, quindi come si inserisce l'onboarding in questo contesto? 

💻 Come si traduce questo nell'onboarding virtuale?

Ecco alcuni suggerimenti per rendere il processo di onboarding virtuale divertente e di successo!

1. Poiché l'intero processo di onboarding avverrà online, utilizzare strumenti e software per semplificare la vita , in particolare la parte relativa a preboarding e all'orientamento. Ad esempio, è possibile utilizzare Calendly per programmare le riunioni, DocuSign o PandaDoc per firmare i documenti e comunicare via Slack.
2. Inviate loro un computer portatile fornito dall'azienda con tutti i software precaricati. Potete anche includere dei video tutorial su come usarli per facilitare il lavoro.
3. Stabilite aspettative chiare e informateli sulle loro responsabilità lavorative. Se possibile, create esempi video coinvolgenti, in modo che il nuovo assunto afferri perfettamente i concetti. Potete anche creare delle liste di controllo per rendere più facile per loro tenere traccia di tutto ciò che devono fare.
4. Conoscete il vostro nuovo assunto e programmate incontri con i membri del team e i manager. Fate in modo che sia divertente per farli sentire i benvenuti! Fate in modo che tutti si presentino e incoraggiate il nuovo assunto a conoscere i suoi colleghi.
5. Assegnate loro un onboarding buddy e organizzate diversi incontri tra i due. 
6. Verificate che si stiano adattando bene durante il processo. Chiedete loro se hanno bisogno di qualcosa e modificate il processo di conseguenza, e il gioco è fatto!
   

Utilizzate questa lista di controllo per l'onboarding dei dipendenti remoti per assicurarvi di aver fatto tutto nel modo giusto.

Inoltre, abbiamo raccolto altri 15 modelli di onboarding, che coprono elementi come la presentazione dell'onboarding, l'onboarding su buddy e molti altri.

Per rendere ancora più semplice l'onboarding virtuale, è possibile automatizzare l'intero processo utilizzando programmi software di onboarding.

❓ FAQ 

Perché l'onboarding è importante? 

Aiuta i nuovi assunti ad ambientarsi nel nuovo posto di lavoro e fornisce loro tutti gli strumenti e la formazione necessari per avere successo nel loro ruolo. Inoltre, aiuta i nuovi assunti a sapere che vi impegnate per la loro crescita in azienda, aumentando così la loro soddisfazione lavorativa.

Qual è lo scopo dell'onboarding? 

Lo scopo dell'Onboarding è aiutare i nuovi assunti ad ambientarsi nel nuovo ambiente di lavoro e informarli sulle loro responsabilità lavorative. 

C'è differenza tra onboarding e orientamento? 

Sì, c'è! L'onboarding è un processo che prevede diverse fasi. Inizia con preboarding subito dopo la firma dei documenti da parte del nuovo assunto e può durare da 3 mesi a un anno. L'orientamento è una parte del processo di onboarding. Inizia il primo giorno del dipendente e dura fino a una settimana.

Quanto dovrebbe durare un ottimo onboarding? 

Il tempo ideale per un ottimo processo di onboarding è di 6 mesi. Ma tutto dipende dalla vostra azienda e dalle responsabilità del nuovo assunto. Utilizzate questi fattori e adattate la tempistica di onboarding alle vostre esigenze.

Come si può accelerare l'onboarding? 

È possibile accelerare l'onboarding utilizzando un software di onboarding automatizzato e progettando un ottimo processo preboarding . Ma assicuratevi di non tralasciare cose importanti solo perché volete accelerare l'intero processo.