Automatizzare il feedback dei dipendenti: Risparmiare tempo e denaro per le valutazioni delle prestazioni

La vostra azienda ha una macchina ben oliata per la gestione delle prestazioni? Oppure siete bloccati in un circolo vizioso di cartacce, procrastinazione e opportunità di sviluppo professionale mancate? 

Se si tratta di quest'ultimo caso, non siete i soli: solo l'8% delle aziende descrive il proprio approccio alla gestione delle prestazioni come altamente efficace nel generare valore aziendale. 

Allora, perché le aziende non riescono a fare altrettanto in questo campo? Perché raccogliere e documentare i feedback dei dipendenti per le valutazioni annuali delle prestazioni comporta un lavoro molto pesante, con montagne di carta e fogli di calcolo. 

Sappiamo che voi, i vostri colleghi responsabili delle risorse umane e i dirigenti superiori dovete dedicare del tempo al processo di revisione. Inoltre, così facendo, vi allontanate dal vostro lavoro abituale. 

Ma non è necessario che sia così! 

Esiste una soluzione tecnologica per ogni aspetto delle risorse umane, compresa la gestione delle prestazioni. Questa guida spiega come automatizzare il feedback dei dipendenti, in modo che i cicli di revisione siano puntuali, senza stress e senza che nessuno perda il sonno. 

⚙️ Cos'è l'automazione del feedback dei dipendenti?

Automatizzare il feedback dei dipendenti significa affidarsi alla tecnologia per semplificare ogni fase del processo di valutazione delle prestazioni. 

Invece di un'infinità di scartoffie, una soluzione di feedback automatizzata porta tutto online. 

Potrete archiviare tutti i dati di feedback in un database centralizzato e avvisare senza problemi i manager, i riporti diretti e i responsabili delle risorse umane quando devono intervenire. Potete anche scegliere dove inviare le notifiche, ad esempio via e-mail, Slack o MS Teams. 

"Automatizzare il feedback è un ottimo modo per garantire che i dipendenti siano ascoltati e si sentano sicuri di esprimere le proprie opinioni. Il segreto è assicurarsi di disporre di un sistema in grado di ricevere i feedback, di memorizzarli, di tenerne traccia e di gestirli". Krittin Kalra, fondatore di Writecream, uno strumento di AI per i contenuti.

💡 7 vantaggi dell'automazione del feedback dei dipendenti

Siete incuriositi e volete saperne di più? Vediamo i sette principali vantaggi dell'automazione di questo elemento essenziale delle risorse umane.

1. Efficienza di processo migliorata 

In cima alla lista ci sono i numerosi vantaggi in termini di produttività derivanti dall'integrazione della tecnologia nel processo di feedback. 

Il trasferimento dei moduli di feedback online accelera i tempi di compilazione di recensioni e valutazioni da parte di manager e dipendenti. Di conseguenza, vi aspetterete di dedicare molte meno ore all'amministrazione, per avere più tempo da dedicare alle attività strategiche dell'azienda. 

E quando non si investe tanto tempo in un processo manuale? Esatto, c'è anche un enorme risparmio di costi. 

È difficile stabilire quanto si risparmierà. Tuttavia, uno studio rivela che i processi inefficienti costano alle aziende fino al 20-30% del loro fatturato annuale. 

2. Sicurezza migliorata 

Studi recenti rivelano che un documento cartaceo su 20 viene perso o smarrito e le aziende possono sprecare fino a 25 ore per ricreare questo lavoro. Non lasciate che questo accada ai vostri dati di feedback riservati!

Il software di feedback dei dipendenti può essere crittografato e protetto da password, garantendo il 100% di riservatezza. È possibile cercare software autenticati con il certificato Comodo Code Signing, che garantisce che la soluzione software è legittima e sicura da scaricare.

Passare dalla carta alle soluzioni software sicure significa azzerare le possibilità che i documenti vengano lasciati su un treno o che i dati sensibili finiscano nelle mani sbagliate.

3. Produttività potenziata per i team HR

Quando il team delle risorse umane non è impantanato nei cicli di performance, può investire in altre questioni di reparto. 

Cosa farete con le ore in più? Forse rivedrete le vostre strutture retributive, esaminerete il coinvolgimento dei dipendenti, esplorerete le iniziative di L&D o riconfezionerete i benefit? 

In conclusione, l'automazione del processo di feedback offre alla vostra organizzazione numerosi modi per trarre profitto. 

4. Accesso alle tendenze delle prestazioni in tempo reale 

La raccolta dei feedback dei dipendenti vi dà accesso alle tendenze chiave delle prestazioni in tutta l'organizzazione. 

Con un processo manuale, potreste non essere in grado di identificare facilmente queste tendenze. Quando si utilizzano le valutazioni manuali delle prestazioni dei dipendenti per raccogliere i feedback, qualcuno dovrà prendere un pettine fine per raccogliere i fatti critici dai dati. 

Ma se raccogliete e aggregate i dati in modo automatico, sarà più facile analizzarli. 

Scoprirete una miniera d'oro di informazioni sui punti di forza e di debolezza della vostra squadra. 

Come alternativa superiore, l'automazione fornisce informazioni in tempo reale su temi di sviluppo professionale, tassi di completamento delle valutazioni e altro ancora. Non solo potrete utilizzare questi dati per perfezionare il vostro processo di valutazione delle prestazioni, ma li userete anche per:

- determinare l'assegnazione del compenso, 

- costruire piani di successione e 

- influenzare la vostra offerta formativa. 

In sostanza, consente di aumentare i processi decisionali chiave. 

"Invece di raccogliere e monitorare manualmente i feedback, potete utilizzare un sistema che lo faccia per voi. In questo modo, potrete vedere facilmente gli schemi e le tendenze del comportamento e delle prestazioni dei dipendenti, evitando potenziali problemi prima che si verifichino. Inoltre, sarà più facile reperire i dati di un dipendente o di un periodo specifico". Chris LewandowskiChris Lewandowski, presidente di Princess Dental Staffing, una società di reclutamento al servizio del settore dentale.

5. Qualità più ricca del feedback

La coerenza è fondamentale nelle valutazioni delle prestazioni perché impedisce che si insinuino pregiudizi.

Quando le aziende utilizzano un sistema automatizzato completo di linee guida per le best practice, i manager possono seguire un processo prestabilito per fornire valutazioni individuali dei dipendenti con precisione. Sapranno con precisione come gestire le valutazioni positive e i feedback costruttivi. Inoltre, quando vengono fornite nell'ambito di una struttura di valutazione a 360 gradi, l'automazione garantisce una migliore qualità del feedback.

6. Miglioramento dell'allineamento organizzativo 

Supponiamo che la vostra azienda abbia obiettivi organizzativi chiari e che abbia bisogno di tracciare gli obiettivi per garantire che ogni ingranaggio si allinei con questi obiettivi. 

In questo caso, una cultura del feedback positivo e un sistema di revisione razionalizzato assicurano che le prestazioni individuali e del team siano perfettamente in linea con l'azienda. 

"Con un sistema standardizzato, è più facile per il personale posizionare il proprio lavoro - dalle piccole attività quotidiane agli obiettivi aziendali generali - testimoniando il collegamento tra le proprie attività quotidiane e il loro impatto sulle prestazioni aziendali." Mark SeemannFondatore di Staff Circle, una piattaforma di successo per il settore del reclutamento.

7. Aumento dell'impegno dei dipendenti 

Le statistiche sul feedback dei dipendenti confermano che i membri del team hanno maggiori probabilità di ottenere risultati migliori quando sentono che l'azienda ascolta la loro voce. Sentirsi ascoltati migliora la soddisfazione lavorativa dei dipendenti! 

Quindi, chiedere un feedback ai dipendenti nell'ambito di una valutazione delle prestazioni non è solo un bel gesto, ma può influire sui vostri profitti!

Ancora meglio, i dati forniti da Bonusly rivelano che il 94,7% dei dipendenti altamente impegnati ritiene che il proprio datore di lavoro prenda sul serio il loro feedback. 

Quando le aziende valutano la temperatura dei propri dipendenti e misurano le loro prestazioni, si assiste a un aumento della soddisfazione e dell'impegno dei dipendenti. 

Suggerimento: mantenete alti i livelli di coinvolgimento dimostrando l'impegno ad accettare i feedback.

Sebbene queste metriche sembrino separate dalle prestazioni dei dipendenti, hanno un effetto a catena. 

Il 68% dei dipendenti che ricevono feedback accurati e coerenti si sente soddisfatto sul lavoro. 

Automatizzare il processo per garantire le revisioni delle prestazioni:

1. ben strutturato, 
2. incorporato nella cultura aziendale,
3. si verificano regolarmente,
4. Collegate chiaramente alla crescita e allo sviluppo della vostra forza lavoro.

🖐 Feedback manuale o automatizzato dei dipendenti

Cosa succede quando mettiamo uno contro l'altro sistemi di feedback manuali e automatizzati? 

Possiamo considerare alcuni criteri chiave per il confronto: consumo di tempo, costi, tempestività, qualità degli approfondimenti, opportunità di miglioramento.

Date un'occhiata ai confronti qui sotto: scommettiamo che sceglierete la colonna di destra quando farete il vostro prossimo ciclo di feedback.

⚒️ Come automatizzare i processi di feedback in 5 passi

Automatizzare il feedback dei dipendenti è un processo semplice. Impostatelo una volta sola, poi correggetelo in base alle vostre esigenze. 

1. Create e pubblicate la vostra politica di feedback

Una politica di feedback è un elemento essenziale del vostro sistema di feedback. Create una serie di linee guida chiare sull'invio e la ricezione dei feedback, in modo che i vostri dipendenti siano tutti d'accordo sul processo. 

La vostra politica di feedback potrebbe includere informazioni sulle valutazioni, sulle linee guida per l'assegnazione dei punteggi e su come utilizzerete il feedback per elaborare strategie di sviluppo individuali. 

2. Impostare la frequenza di retroazione 

Decidete con quale frequenza chiederete ai dipendenti di fornire un feedback e con quale frequenza si aspettano di riceverlo. 

La certezza di un programma automatizzato rassicura sul fatto che l'azienda investe sui propri dipendenti e mantiene la parola data. 

3. Impostare promemoria automatici

I promemoria automatici vi terranno in carreggiata se siete super impegnati e rischiate di trascurare un compito legato alla gestione delle prestazioni. 

Il software vi avviserà se avete mancato una scadenza cruciale o se dovete programmare delle personalizzazioni. Avviserà anche la persona successiva nella catena di feedback per mantenere il processo in corso. 

Il vantaggio principale? I team delle risorse umane non hanno bisogno di rincorrere e monitorare i feedback: questo avviene senza problemi in background, senza che voi saltiate un colpo. 

4. Automatizzare le approvazioni dei manager

Le approvazioni dei manager sono parte integrante del sistema di gestione delle prestazioni, sia che si tratti di firmare le autovalutazioni o di accettare di assegnare le risorse formative pertinenti. 

Con l'automazione, queste approvazioni sono un gioco da ragazzi. 

5. Modelli di sondaggio di feedback

È possibile utilizzare modelli di feedback dei dipendenti o scegliere tra varie competenze e domande precaricate, solitamente memorizzate in un database software.

I modelli offrono una scorciatoia per creare un sondaggio automatico personalizzato per il feedback dei dipendenti.

➡️ Per ulteriori suggerimenti sulla creazione di un sondaggio di feedback a 360 gradi, consultate il nostro articolo dedicato.

➡️ Automatizzate i processi di feedback dei dipendenti con Zavvy

Siete pronti a dare una svolta alla vostra gestione delle prestazioni? Il software di feedback a 360 gradi di Zavvy vi farà recuperare tempo e denaro prezioso, aumentando al contempo il coinvolgimento dei dipendenti. 

Create il vostro processo automatizzato utilizzando i modelli di feedback dei dipendenti o costruendo i vostri moduli personalizzati utilizzando una serie di competenze e domande di indagine precaricate. 

I vostri team beneficeranno di una collaborazione potenziata, del riconoscimento tra pari e di chicche come il feedback in tempo reale e le opportunità di coaching. 

Richiedete oggi stesso una demo del nostro software di feedback a 360 gradi!

❓ FAQ

Avete ancora qualche dubbio? Date un'occhiata alle nostre risposte alle domande più comuni sull'automazione del feedback dei dipendenti. 

Consigliereste un processo manuale o automatizzato per gestire i feedback dei dipendenti? 

Per le piccole startup con meno di 20 dipendenti, un sistema di feedback manuale dei dipendenti può funzionare se il numero di dipendenti rimane basso. Ma con la crescita dell'attività, la maggior parte delle aziende trarrà vantaggio da una soluzione di feedback automatizzata. 

Ricordate: non è mai troppo tardi per cambiare, ma prima lo fate, prima ne trarrete beneficio.

Che cos'è il software di feedback dei dipendenti? 

Il software di feedback dei dipendenti è una tecnologia che automatizza l'intero processo di feedback. Le caratteristiche includono:

• Aggiunta di sondaggi e moduli a un database.
• Aggiunta di privilegi di sicurezza.
• Condivideteli, se necessario, con i membri del vostro team.

Potrete anche impostare le personalizzazioni, in modo che il sistema di feedback risponda alle esigenze della vostra azienda. Inoltre, potete attivare le notifiche via e-mail per avvisare i colleghi di eventuali azioni da intraprendere. Ad esempio, se devono compilare una casella di revisione prima di una scadenza. 

Come si fa a fornire un feedback continuo? 

HBR riporta che le aziende utilizzano una qualche forma di valutazione delle prestazioni almeno dagli anni Quaranta. 

Tradizionalmente, però, si tratta di un evento annuale in cui un manager fornisce un feedback ai suoi diretti collaboratori sulle loro prestazioni nell'anno precedente. 

Questo sistema è pieno di difetti, tra cui la parzialità del feedback e il fatto che i dipendenti debbano aspettare un anno per avere informazioni sui loro progressi. 

Il feedback continuo avviene invece nell'ambito di un processo di revisione a 360 gradi. I dipendenti ricevono indicazioni in tempo reale attraverso check-in regolari, scambi di feedback di gruppo, valutazioni tra pari e altro ancora. 

Come si crea un sistema di feedback per i dipendenti?

Utilizziamo i sistemi di feedback dei dipendenti per raccogliere e condividere i feedback dei dipendenti in tutta l'organizzazione. Per prima cosa, dovrete scegliere il vostro strumento di feedback, come ad esempio il software di feedback a 360 di Zavvy, per creare un sistema di feedback automatizzato. Poi dovrete eseguire le seguenti operazioni:

1. Scegliete la frequenza con cui richiedere il feedback. 

2. Scegliere il tipo di feedback giusto (ad esempio, feedback verso il basso, verso l'alto, feedback tra pari e autovalutazione). 

➡️ Avete bisogno di aiuto per decidere quale tipo di feedback è più adatto ai vostri team? Consultate le nostre risorse dedicate. 

3. Scegliete come condividere le richieste di feedback (ad esempio, inviando le richieste di sondaggio tramite Slack, e-mail o simili). 

4. Create il vostro sondaggio di feedback sui dipendenti. Potete iniziare con un modello di sondaggio personalizzabile. 

5. Con le basi, automatizzate il vostro sistema di feedback dei dipendenti utilizzando Zavvy per farlo funzionare senza problemi. 

Come si acquisisce il feedback dei dipendenti?

A meno che non abbiate un approccio arcaico dall'alto verso il basso alla gestione delle prestazioni, vorrete raccogliere i feedback vitali dei dipendenti. 

Queste preziose informazioni possono provenire da autovalutazioni (in cui i dipendenti valutano le proprie prestazioni individuali), feedback tra pari (in cui i colleghi si valutano a vicenda) e feedback verso l'alto (in cui i dipendenti forniscono feedback sui team di leadership). 

Utilizzate moduli automatizzati per catturare il feedback, analizzarlo e agire di conseguenza!