Molti responsabili delle risorse umane temono il feedback: è il mostro della cultura del lavoro.
Dover stare a tu per tu con un dipendente può essere un incubo.
Eppure, la creazione di una cultura del feedback è uno dei migliori regali che possiate fare al vostro team. Il 33% dei dipendenti dichiara di preferire ricevere più feedback dai propri supervisori. Questo li aiuta a riconoscere i propri punti di forza, a colmare le lacune e a crescere all'interno dell'organizzazione.
Quando i dipendenti passano alla fase di sviluppo e coinvolgimento, dovrebbero ricevere riconoscimenti e valutazioni costruttive delle prestazioni per migliorare la produttività. Purtroppo, però, non tutti i manager sanno come dare un feedback efficace.
La cultura del feedback è l'abitudine di condividere, rispondere e agire in base al feedback tra dipendenti e dirigenti. La cultura del feedback dovrebbe applicarsi a chiunque, indipendentemente dalla posizione ricoperta, sia che si tratti di manager che di personale di basso livello.
Una sana cultura del feedback ha le seguenti componenti:
L'obiettivo principale del feedback è aumentare la qualità del lavoro e, se possibile, la sua quantità. Facendo sapere al vostro team quale parte del loro lavoro potrebbe essere migliorata e come farlo, creerete la strada per raggiungere l'obiettivo.
Inoltre, una volta che il team ha trovato i metodi migliori per svolgere i propri compiti, ci si aspetta che diventi proattivo. Di conseguenza, i manager hanno la certezza che l'azienda può funzionare senza problemi anche senza l'interferenza dei team leader.
A questo punto, la comunicazione diventerà fluida e quasi "senza parole", perché tutti sono sulla stessa lunghezza d'onda. Il team capisce cosa è accettabile e cosa no in base al flusso di lavoro dell'organizzazione.
Più grande è l'azienda, più persone ci sono e più è facile ignorare il feedback. Di conseguenza, i dipendenti potrebbero sentirsi non visti, non ascoltati e non apprezzati per il loro contributo.
I dipendenti che ricevono frequentemente feedback sono 4,6 volte più disposti a dare il meglio di sé per raggiungere gli obiettivi e svolgere i compiti. Inoltre, le organizzazioni con lavoratori impegnati sono più redditizie del 22% e hanno meno probabilità di subire perdite dovute a licenziamenti e riassunzioni.
La creazione di una cultura del feedback può evitare alla vostra organizzazione perdite finanziarie.
Sostituire un dipendente costa il 20% di un mese di stipendio. Aiutando i vostri dipendenti a imparare dai loro errori potete migliorare le loro prestazioni e sviluppare le loro competenze.
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L'adozione della cultura del feedback fin dai primi 30-60-90 giorni lavorativi assicura che tutti conoscano il proprio ruolo.
I nuovi assunti si sentiranno più legati alla vostra organizzazione quando vedranno le aspettative dell'azienda e potranno adattare il loro lavoro per raggiungere gli obiettivi.
Dare feedback non è facile. Praticare la cultura dell'apprendimento e della valutazione va oltre il dire ai vostri dipendenti in quale area sono bravi e in quale area devono migliorare.
Detto questo, il feedback è uno strumento fondamentale per il successo organizzativo e deve essere trattato con la massima priorità.
Ecco otto best practice per la cultura del feedback che potete sfruttare per il successo dell'organizzazione.
Un leader con una mentalità di crescita sviluppa una passione per l'apprendimento ed è aperto al cambiamento. Capisce che, sebbene i dipendenti siano qualificati, c'è sempre spazio per migliorare.
Quando si dice a qualcuno che può fare meglio il suo lavoro, è facile che venga interpretato come un attacco.
Di conseguenza, il feedback viene spesso nascosto sotto il tappeto per evitare queste conversazioni delicate e ognuno continua a fare quello che sta facendo.
I dipendenti possono mettersi sulla difensiva e continuare a lavorare normalmente. Non vedono nulla di sbagliato nelle loro prestazioni e non sentono il bisogno di migliorare.
Suggerimento: Evitate di fare la figura dei cattivi offrendo programmi e corsi di formazione per tutti, leader compresi.
Per evitare alcuni malintesi, seguite questi consigli:
Solo il 14,5% dei manager fornisce feedback efficaci, mentre il resto si divide in due gruppi(Leanne Renninger, fondatrice di LifeLabs Learning).
Un gruppo è composto da manager indiretti e morbidi, mentre l'altro gruppo descrive l'opposto.
Mantenere l'equilibrio può essere difficile, soprattutto se non si è mai avuta esperienza o formazione in merito.
A questo proposito, è necessario mettere in pratica ciò che si predica.
Suggerimento: Guardatevi allo specchio. Se state facendo cose contrarie alla mentalità di crescita che avete costruito come leader, interrompetele e iniziate a porre dei limiti.
Dal vertice della gerarchia alla base, tutti devono comprendere il valore della cultura del feedback. Diventate un modello di comportamento nel dare feedback con i seguenti passi:
Una linea guida aiuterà a definire lo schema, la struttura e le strategie migliori per comunicare ai destinatari i risultati delle loro prestazioni.
La linea guida deve rispondere a queste quattro domande:
Supportate la linea guida con materiali o video sulle interazioni di feedback buone e cattive. Poi, si può passare al livello successivo eseguendo una dimostrazione dal vivo con un dipendente. I dipendenti possono esercitarsi nell'atto della revisione tra pari e dimostrare che il feedback non deve sempre provenire dall'alto verso il basso della gerarchia.
Incoraggiare i dipendenti a rivolgersi a voi per chiedere assistenza crea fiducia e migliora la comunicazione. Potete scoprire punti dolenti di cui non sapevate nemmeno l'esistenza rivolgendovi alle loro preoccupazioni, domande o suggerimenti al di fuori della normale catena di comando.
Anche se una politica della porta aperta suona bene, è fondamentale stabilire il tono. Il suo scopo è quello di evitare che i dipendenti abusino dell'opportunità che viene loro offerta, ad esempio trasformando la valutazione delle prestazioni in una sessione di pettegolezzi.
Affinché la politica della porta aperta funzioni, è necessario seguire i seguenti passi:
Fate del feedback un processo sistematico. Non rimandatelo alla fine dell'anno. I dipendenti molto probabilmente dimenticheranno tutto ciò che hanno vissuto e riprenderanno il loro stile di lavoro.
Per i progetti individuali, l'interazione 1 a 1 è la strategia migliore. Dedicate un po' di tempo a discutere gli ostacoli e a trovare insieme le soluzioni.
Per avere un feedback sui progetti di gruppo, organizzate una riunione di coorte. Create un ordine del giorno basato sul gruppo in cui tutti possano contribuire. Incoraggiate il team a condividere le sfide e i successi ottenuti lavorando al progetto. In questo modo, si evita che le riunioni vadano fuori strada e si aumenta la collaborazione del team.
Anche se il feedback non deve avvenire ogni giorno, è possibile incorporarlo nella comunicazione quotidiana. Ad esempio, potete fare domande brevi e veloci come: "Sarah, come sta andando la campagna sui social media?" o "Stai incontrando qualche difficoltà con il progetto?".
Altri modi per dare un feedback sottile sono i seguenti:
Smettete di essere un capo robotico e siate consapevoli delle emozioni delle persone che vi circondano. Mettetevi nei loro panni e mostrate una genuina empatia nei confronti delle loro prestazioni. Questo punto è fondamentale per evitare effetti collaterali indesiderati nello scambio di feedback.
Pertanto, per dare un feedback efficace è essenziale bilanciare l'empatia con le critiche costruttive. È possibile individuare come fornire un feedback e quale approccio si adatta alla persona o alla situazione. Lo sviluppo dell'intelligenza emotiva inizia con il seguente passo:
Alcuni dipendenti possono rispondere meglio al feedback in riunioni individuali, mentre altri preferiscono farlo in forma anonima. Per questo motivo suggeriamo un sistema di feedback flessibile.
I dipendenti non sono tutti uguali, quindi è necessario personalizzare il feedback in base al livello di comfort di ciascuno. Inoltre, questo consente di risparmiare tempo in un ambiente dinamico e veloce, in cui i ruoli dei dipendenti cambiano continuamente.
Abbiamo raccolto alcuni canali di feedback che dovreste sfruttare nella vostra organizzazione per garantire l'equità nella comunicazione del feedback:
Sostituite i sondaggi cartacei e integrate le interazioni faccia a faccia con il software di feedback. Componete sondaggi dinamici e unici per ottenere risposte efficaci, quindi utilizzate un software di feedback per analizzare automaticamente i dati. Questo ridurrà il tasso di errore umano dei processi manuali e vi aiuterà a prendere decisioni informate.
Inoltre, alcuni strumenti sono open-source e possono essere modificati per adattarsi alle dimensioni e al sistema di feedback della vostra organizzazione.
Prima di scegliere un software di feedback, considerate i fattori elencati di seguito:
Evitare il feedback a sandwich - Iniziate la conversazione con un'affermazione positiva. Complimentatevi con il destinatario per qualcosa che ha realizzato di recente. Poi, date una critica costruttiva. Entrate nel dettaglio dei punti in cui hanno eccelso e di quelli in cui devono migliorare.
Rimanere oggettivi - Non portare nella conversazione i propri problemi personali. Il feedback non riguarda le vostre differenze, ma i fatti. Soprattutto, andate dritti al punto per non confonderli.
Cercate insieme soluzioni praticabili - Concludete la conversazione con soluzioni realistiche su come il vostro ascoltatore può migliorare. Non ditegli cosa fare. Suggerite invece delle opzioni. Se possibile, citate casi di studio su come questi suggerimenti hanno funzionato in passato.
Follow-up - Organizzate un altro incontro. Decidete una data comoda per entrambe le parti. Gli incontri di follow-up devono essere incentrati sul confronto dei vostri progressi rispetto all'ultima sessione. Stabilite obiettivi SMART che entrambi potete raggiungere prima di ogni incontro.
Non interrompere - Ascoltate l'oratore finché non ha finito di parlare. Anche se il feedback non è indovinato, siate pazienti. Prendete appunti mentre ascoltate e discutete le informazioni mancanti che l'oratore potrebbe avere.
Siate ricettivi : il vostro interlocutore molto probabilmente offrirà suggerimenti durante il feedback. Non mettetevi sulla difensiva. Accogliete invece le loro idee e fate domande per aiutarvi a capire meglio il loro punto di vista. Mantenete un linguaggio corporeo accogliente e stabilite un contatto visivo. Non allontanatevi dall'oratore e non alzate gli occhi quando dice qualcosa con cui non siete d'accordo.
Riflettere - Utilizzate un massimo di cinque minuti per rivedere la discussione e assicurarvi che entrambe le parti siano sulla stessa pagina. Se c'è qualche dettaglio che vi è sfuggito, usate questo tempo per toccarlo. Poi chiedetevi internamente: Che cosa ho imparato da questo? I suggerimenti sono fattibili o no?
Chiedete un secondo parere - Se necessario, chiedete a un'altra persona di dare un feedback sulla stessa questione. Dopo tutto, il contributo è un'opinione in un mare di opinioni. A questo punto potete iniziare a pianificare l'adeguamento del vostro comportamento in base alle diverse valutazioni.
Lo scambio di biglietti d'auguri, le frequenti valutazioni delle prestazioni e la promozione di un ambiente collaborativo fanno sì che Henkel, Zoom e Google si distinguano dalla concorrenza. Potete usare i loro esempi di cultura lavorativa per ispirare la vostra strategia di feedback.
Taktile è un'azienda saas B2B che è cresciuta molto velocemente.
A seconda della data di inizio, i dipendenti vengono automaticamente assegnati a feedback lungo determinate tappe (durante l'onboarding, ogni 6 mesi in seguito).
In questo modo, il feedback è una parte naturale del percorso di ognuno fin dall'inizio.
➡️ Leggete il caso di studio completo qui.
La nuova cultura del feedback di Henkel si è discostata dai metodi convenzionali. L'azienda ha creato un sistema che distribuisce il feedback orizzontalmente piuttosto che con un approccio dall'alto verso il basso. Con un grande team di 53.000 dipendenti, questa strategia ha garantito visibilità a tutti.
I manager non sono più l'unica fonte di feedback. I dipendenti possono ricevere cartoline Kudos e recensioni dai colleghi. Henkel rafforza questo sistema incentivando i dipendenti con prestazioni elevate con premi.
Zoom è stata inserita tra i vincitori dei Glassdoor Employees Choice Awards nel 2021. Le recensioni dei dipendenti su Comparably.com rivelano che i dipendenti di Zoom ricevono feedback costruttivi ogni settimana. Allo stesso tempo, ogni trimestre viene organizzata una riunione di tutti i dipendenti.
I nuovi membri del team vengono assegnati a coach o mentori che li iniziano alla cultura e insegnano loro le regole dell'azienda. Inoltre, viene formata una Happy Crew per creare esperienze che aiutino i dipendenti a rimanere produttivi e ad aumentare il morale per completare questa cultura.
Google ha una struttura organizzativa piatta, che consente un ambiente collaborativo. I dipendenti di basso livello possono scambiare opinioni ed esprimere preoccupazioni direttamente con l'amministratore delegato, e la revisione tra pari è trattata con grande importanza.
L'azienda organizza anche sessioni di "pep talk" in cui i dipendenti vengono incoraggiati con incentivi a condividere le loro idee innovative. Vengono inoltre fornite loro le risorse necessarie per trasformare queste idee in realtà.
Dare un feedback può essere scomodo come fare "il discorso" con gli adolescenti. Ma se non si parla dei punti di forza e di debolezza, si perde l'opportunità di apportare miglioramenti incrementali al team. Il feedback presenta immensi vantaggi per le organizzazioni, come la fidelizzazione dei dipendenti, il morale e l'aumento della produttività.
Ma il feedback è solo una parte del puzzle dello sviluppo delle persone.
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