La lista di controllo definitiva per la formazione dei neoassunti + modello

Se avete mai iniziato un nuovo lavoro, probabilmente conoscete la sensazione di ansia che precede il primo giorno. Come nuovi assunti, i primi giorni, settimane e persino mesi di lavoro possono essere un periodo stressante e travolgente di informazioni, presentazioni e formazione.

Per tranquillizzare i vostri nuovi dipendenti, create un piano di formazione per i nuovi assunti che delinei l'esperienza ideale di onboarding dei dipendenti. Questa risorsa vi aiuta a strutturare un piano di formazione coesivo per ogni dipendente, per iniziare con il piede giusto.

La nostra lista di controllo per la formazione dei neoassunti parte dal momento in cui il dipendente firma la lettera di offerta e si estende fino alla prima valutazione annuale delle prestazioni. La guida spiega anche perché la formazione dei neoassunti è così importante, le migliori pratiche per la formazione e altro ancora.

❗️ Il modo in cui si formano i nuovi assunti è importante

L'inserimento e la formazione dei nuovi dipendenti sono molto di più che assicurarsi che compilino i documenti e conoscano gli altri lavoratori.

Quando si addestra un nuovo assunto nel modo giusto, questi raggiunge rapidamente il punto di produttività, riducendo al minimo l'onere per il resto del team. Allo stesso tempo, promuoverete una grande cultura di squadra e un senso di soddisfazione dei dipendenti, fattori critici per trattenere i dipendenti migliori. 

Qual è il modo giusto per formare i nuovi dipendenti? Creare un'esperienza di onboarding eccellente, piuttosto che correre attraverso una serie di compiti.

L'onboarding basato sull'esperienza fa sì che i dipendenti entrino subito nel mondo del lavoro e si sentano parte della cultura aziendale. L'onboarding e la formazione devono essere profondamente legati al lavoro che i dipendenti svolgeranno, mettendoli a proprio agio con i nuovi colleghi e le strutture aziendali. 

Anche alcuni vantaggi, come i pacchetti di benvenuto o il pranzo del primo giorno, non guastano. 

🆚 Onboarding vs. formazione

Alcune aziende o dirigenti possono usare onboarding e formazione in modo intercambiabile quando si riferiscono al processo di assunzione. Sebbene l'onboarding e la formazione si sovrappongano per alcuni aspetti fondamentali, ci sono delle distinzioni essenziali da comprendere prima di spuntare le caselle della lista di controllo per la formazione dei nuovi assunti.

L'onboarding dei dipendenti si concentra sull'aiutare i nuovi assunti a familiarizzare con l'azienda, i colleghi e l'ambiente dell'ufficio. La fase di onboarding inizia nel momento in cui il candidato firma l'offerta di lavoro e prosegue per i primi mesi di impiego.

La formazione dei dipendenti si concentra sul fornire loro le abilità e le competenze necessarie per avere successo nei loro ruoli attuali e futuri. La formazione inizia durante la fase di onboarding, ma idealmente non si ferma mai. 

La nostra lista di controllo per la formazione dei neoassunti riunisce le attività di onboarding e di formazione in un'unica risorsa, in modo da creare un'esperienza coesiva con transizioni fluide per i vostri dipendenti. 

Lista di controllo per la formazione dei neoassunti

La nostra lista di controllo per la formazione dei neoassunti inizia nel momento in cui un candidato accetta un'offerta di lavoro con la vostra azienda. Da quel momento in poi, sta a voi creare una prima impressione accogliente e stabilire una solida base per ogni nuovo assunto.

Dopo la preparazione e il pre-imbarco, questa lista di controllo vi guida attraverso le tappe fondamentali del primo anno del vostro dipendente, fino alla prima revisione annuale.

Preparazione

La fase di preparazione consiste in tutto ciò che occorre fare prima del primo giorno di lavoro del nuovo assunto. Le attività di preparazione riguardano principalmente gli aspetti logistici necessari per consentire al dipendente di accedere al proprio spazio di lavoro.

Nel preparare la vostra nuova assunzione, dovreste: 

• Precompilare e inviare i documenti per le nuove assunzioni, come il contratto, il visto di lavoro o i documenti fiscali.
• Richiedere hardware, login, chiavi dell'ufficio o qualsiasi altra attrezzatura di cui il dipendente ha bisogno.
• Comunicare la data di inizio al team del nuovo assunto
• Prenotare incontri introduttivi o di formazione con i colleghi interessati.
• Pianificare un programma per il primo giorno e la prima settimana del nuovo assunto.

Con un piano di formazione ben congegnato, la fase di preparazione diventerà ogni volta più semplice. La preparazione è anche un ottimo modo per sfruttare l'automazione nell'onboarding dei dipendenti.

Pre-imbarco

Qualche giorno prima dell'inizio del rapporto di lavoro, il nuovo assunto passa alla fase di pre-imbarco. In questa fase, si vogliono gettare le basi per un primo giorno emozionante e poco stressante. 

• Verificate come si sente il nuovo dipendente al suo primo giorno // Trovate qui i suggerimenti per il vostro messaggio di benvenuto
• Fornire informazioni sulle modalità di segnalazione al proprio manager, sia di persona che online.
• Confermare il completamento di tutte le pratiche per le nuove assunzioni e le richieste di attrezzature.
• Offrire contenuti di base sulla cultura aziendale, sui benefit e sulle politiche di lavoro e altro ancora.
• Inviate un pacchetto di benvenuto con un biglietto personale e piccoli regali o snack.
• Assegnate un onboarding buddy e preparatelo per il compito.
  

Offrire un po' di supporto è molto utile per fare un'ottima prima impressione sul nuovo dipendente. Il nuovo dipendente potrà presentarsi al primo giorno di lavoro sicuro di avere a disposizione ciò di cui ha bisogno per svolgere il proprio lavoro. 

Primo giorno

La maggior parte delle persone pensa che l'onboarding e la formazione dei nuovi assunti inizino il primo giorno. Tuttavia, quando un nuovo dipendente mette piede nel vostro ufficio, dovrebbe già avere una certa padronanza dell'ambiente ed essere pronto a conoscere l'ufficio. 

Questo è il vantaggio del pre-imbarco. 

Il primo giorno di lavoro di un nuovo assunto dovrebbe essere un momento di festa. Per favorirlo, ecco cosa fare il primo giorno di lavoro del vostro dipendente: 

• Presentateli al team e annunciate il loro arrivo in azienda via e-mail o, meglio, con un messaggio di posta elettronica (IM). Slack
• Dedicate del tempo al pranzo del primo giorno o alla pausa caffè con il team.
• Fornite tutta l'attrezzatura di lavoro e date loro il tempo di allestirla.
• Presentateli al loro mentore o all'onboarding buddy per fare domande.

Non è necessario dire tutto ai nuovi dipendenti il primo giorno. Concentratevi invece sulla creazione di un ambiente accogliente e aiutate il dipendente a sentirsi a proprio agio.

Strategie come l'assegnazione di compagni per l'onboarding fanno sentire le persone più ben accolte e accelerano il time-to-productivity: Microsoft ha scoperto che il 56% dei nuovi assunti che si sono incontrati con un compagno di onboarding anche solo una volta nei primi 90 giorni hanno sentito di essere diventati produttivi più velocemente.

La risposta ha raggiunto il 97% per i nuovi assunti che hanno incontrato un addetto all'onboarding buddy più di otto volte nei primi 90 giorni, ovvero meno di una volta alla settimana. 

Prima settimana

È facile sovraccaricare i nuovi dipendenti di informazioni il primo giorno. Non sentitevi obbligati a illustrare in fretta e furia ogni singola politica aziendale entro le 17:00 del primo giorno solo per poter dire di averlo fatto. 

Invece,prendete una settimana lavorativa intera per far ambientare il dipendente all'azienda, al team e al suo ruolo .

Cercate di completare questi elementi entro la fine della prima settimana: 

• Creare un piano di 30-60-90 giorni in collaborazione con il proprio manager. 
• Assegnare il primo compito o progetto
• Esaminare il sito compliance, le politiche aziendali e la logistica delle risorse umane, come l'orario di malattia.
• Indirizzateli verso i materiali di formazione relativi agli strumenti
• Organizzare incontri di networking o conversazioni 1:1 con le controparti
  

Più della metà delle aziende termina il processo di onboarding dopo la prima settimana, ma in questo piano di formazione per i nuovi assunti c'è ancora molta strada da fare. (Questo è un bene).

La prima settimana di lavoro di un nuovo assunto dovrebbe essere un mix di orientamento all'ambiente d'ufficio e di formazione sulle competenze legate al ruolo. Offrendo tempestivamente l'opportunità di sperimentare il ruolo e di ricevere feedback, i vostri nuovi assunti potranno essere in grado di affrontare le loro responsabilità più rapidamente di prima.

Con il progredire dell'onboarding e della formazione, i compiti del dipendente inizieranno a concentrarsi maggiormente sul proprio ruolo e meno sull'azienda nel suo complesso. Questa transizione lenta prepara i dipendenti al successo a lungo termine. 

30-60-90 giorni

Per i primi 90 giorni di permanenza di un dipendente nella vostra azienda, fate dei check-in regolari per misurare i progressi del piano di 30-60-90 giorni creato nella prima settimana. 

Un piano di 30-60-90 giorni è un mini piano di sviluppo dei dipendenti che si concentra sull'avvio rapido della produttività del nuovo assunto. Fornirà una formazione specifica per l'azienda e per il ruolo, affronterà eventuali lacune nelle competenze e stabilirà il primo progetto del nuovo dipendente. 

Dovrete personalizzare questi piani per ogni azienda, team e dipendente. Tuttavia, è possibile utilizzare questi elementi come guida generale per la formazione dei nuovi assunti nei primi 90 giorni. 

• Assegnare sessioni di microlearning legate al ruolo per introdurre e rafforzare le competenze.
• Continuare a offrire opportunità di networking e collaborazione
• Creare un piano di sviluppo professionale a lungo termine
  

Alcune organizzazioni scelgono di terminare formalmente il processo di onboarding dopo 90 giorni, mentre altre potrebbero continuare l'onboarding per qualche altra settimana o mese. Ciò dipende dalla complessità del ruolo e dell'organizzazione. 

Date un'occhiata al modello di checklist di Zavvy per l 'onboarding dei dipendenti, aggiornato per il lavoro remoto e ibrido, per iniziare a costruire il vostro piano di formazione per i nuovi assunti. Offre una panoramica completa dei primi 90 giorni di un nuovo assunto e delle risorse per continuare a sviluppare i dipendenti anche dopo. 

Check-up semestrale

Anche se si può scegliere di terminare l'onboarding dopo 90 giorni, la formazione dei dipendenti non si ferma mai. Verificate i nuovi assunti dopo i primi sei mesi per vedere come si stanno ambientando nell'ufficio e nella loro posizione. 

Se la vostra azienda prevede un periodo di prova per i nuovi assunti, è normale che questo termini dopo sei mesi. Anche se non è previsto un periodo di prova formale, un check-in semestrale è comunque opportuno per mantenere la formazione dei nuovi assunti in linea con i tempi. 

Ecco alcune cose da fare in prossimità dei sei mesi di assunzione: 

• Rivedere i progressi del loro piano di sviluppo personalizzato per i dipendenti
• Adattare il piano in base ai nuovi obiettivi identificati o alle carenze di competenze.
• Assegnare ulteriori percorsi di formazione o sviluppo, se necessario.
• Continuare a incoraggiare la creazione di reti e offrire risorse ai dipendenti
• Raccogliere feedback dei dipendenti sul processo di onboarding
  

Durante questo check-in, prestate molta attenzione al fatto che il vostro nuovo assunto stia raggiungendo la piena produttività. I sistemi di onboarding manuali e cartacei possono ritardare la piena produttività dei nuovi assunti fino a otto mesi, ma con questa lista di controllo per la formazione dei nuovi assunti, il tempo necessario per raggiungere la produttività dovrebbe essere molto più breve. 

Misurare il tempo di produttività è un ottimo modo per verificare l'efficacia del piano di formazione dei neoassunti.  

Revisione annuale

Quando un dipendente si avvicina all'anniversario di un anno con l'azienda, probabilmente non lo si considera più un nuovo assunto. La prima valutazione annuale revisione annuale delle prestazioni o dello sviluppo può rappresentare la fine della formazione dei neoassunti e l'inizio dello sviluppo continuo dei dipendenti.

È essenziale sviluppare un processo che risponda alle esigenze aziendali e della forza lavoro. Per prepararsi a futuri turnover o ad altri cambiamenti aziendali, è necessario disporre di una rosa di dipendenti ben sviluppata, pronta a colmare eventuali lacune. 

Ecco come incorporare questi obiettivi nella parte finale del modello di formazione per i nuovi assunti: 

• Confrontare le competenze di un dipendente con il modello di competenze del suo ruolo.
• Trovare soluzioni di sviluppo per eventuali carenze di competenze nuove o in corso.
• Continuare a rafforzare la formazione precedente attraverso il microlearning.
• Chiedete al dipendente di parlare della sua esperienza fino a quel momento e dei suoi obiettivi per il futuro.

Ricordate che la fidelizzazione dei dipendenti si basa sempre più sull'offerta di opportunità di crescita professionale e di sviluppo continuo. Si consideri che il 94% dei dipendenti ha dichiarato che resterebbe più a lungo in un'azienda se gli venissero offerte maggiori opportunità di apprendimento. 

A tal fine, mantenete aperte le linee di comunicazione con tutti i vostri dipendenti, indipendentemente dal loro incarico. Saprete quali opportunità stanno cercando e come potrebbero allinearsi con le esigenze attuali o future dell'organizzazione. 

📝 Migliori pratiche per la formazione dei nuovi dipendenti

Nel redigere la lista di controllo per la formazione dei nuovi assunti, è bene tenere a mente alcune best practice. Questi concetti possono aiutarvi a stabilire una solida base per l'onboarding e la formazione che servirà alla vostra organizzazione per la sua crescita. 

Sfruttare gli strumenti di automazione

Prima di tutto, tutto ciò che riguarda la formazione e l'inserimento dei nuovi dipendenti è più facile quando si può usare l'automazione. 

Dalla precompilazione dei documenti al monitoraggio dei progressi della formazione, l 'automazione può far risparmiare a voi e ai vostri nuovi assunti tonnellate di tempo e creare un'esperienza di onboarding eccellente.

Ecco alcuni dei modi in cui è possibile utilizzare l'automazione nella formazione dei nuovi assunti: 

La soluzione di onboarding di Zavvy include questi strumenti di automazione e altre funzioni per supportare la lista di controllo della formazione dei nuovi assunti. 

Sviluppare un quadro formativo coerente

L'automazione facilita la standardizzazione della formazione dei neoassunti in tutta l'azienda. Il team People Ops può creare un ampio quadro formativo per l'organizzazione, delineando i principali obiettivi, i risultati e gli strumenti di ogni fase. 

Anche se un certo livello di personalizzazione è certamente necessario (per saperne di più), un framework standard è estremamente vantaggioso per l'azienda nel lungo periodo. 

In sostanza, state immaginando l'esperienza del nuovo dipendente dall'inizio alla fine. Questo è il fondamento della cultura aziendale e del successo dei nuovi assunti. 

Tracciare i progressi della formazione dei nuovi assunti

Dopo aver investito tanto tempo nello sviluppo di un processo di formazione per i nuovi assunti, volete assicurarvi che funzioni. Per vedere che tipo di risultati state ottenendo, monitorate i progressi nella vostra piattaforma di onboarding dei dipendenti. 

Questo tipo di monitoraggio consente di visualizzare i progressi a livello individuale, di reparto o di azienda. Potete vedere quali dipendenti hanno bisogno di un po' di incoraggiamento in più per partecipare pienamente alla formazione e allo sviluppo. Oppure, potete misurare i tassi di coinvolgimento, i risultati di produttività e altre metriche di successo della formazione. 

📈 Come Alasco ha dimezzato il time-to-productivity con Zavvy

Diamo un'occhiata al piano di formazione per i nuovi assunti in azione. Alasco Una società di software immobiliare ha dovuto automatizzare il processo di onboarding dopo aver aumentato la base di dipendenti del 67% in un solo anno.

In precedenza, i nuovi assunti erano sottoposti a un dettagliato processo di onboarding manuale che durava circa quattro settimane. Gli incontri introduttivi intensivi offrivano una panoramica completa dell'azienda, mentre le e-mail di follow-up e le liste di controllo si occupavano di molti aspetti logistici. 

Con l'espansione di Alasco , tuttavia, è emerso chiaramente che molte attività di onboarding venivano svolte in modo non corretto. Si sono quindi rivolti alla piattaforma di employee enablement di Zavvy per automatizzare il processo e creare un'esperienza di onboarding coesa per tutti i dipendenti. 

Il passaggio del processo di formazione dei nuovi assunti a Zavvy ha permesso di creare un'unica struttura per ogni ruolo, consentendo al contempo introduzioni e formazione specifiche per team e ruoli.

Il meglio di tutti? 

Alasco dimezzare il time-to-productivity dei nuovi assunti, con una media di due settimane prima che questi si sentano a proprio agio nel loro ruolo. 

➡️ Leggi il caso di studio completo qui

❓ FAQ

Posso automatizzare la lista di controllo per la formazione dei nuovi assunti? 

Un'accurata lista di controllo per la formazione dei neoassunti può richiedere molto lavoro, se fatta manualmente. Ma è possibile accelerare il processo attraverso l'automazione con una piattaforma di employee enablement come Zavvy.

L'automazione della lista di controllo per l'onboarding accelera l'intero processo. Il nuovo assunto diventerà produttivo più rapidamente e voi alleggerite l'onere dell'onboarding manuale da parte dei manager e del team People Ops.

Come si presenta un processo di onboarding ideale? 

Un processo di onboarding ideale assomiglia più a un'esperienza di benvenuto che a una lunga trafila di scartoffie e presentazioni. Con soluzioni personalizzate e automatizzate di onboarding per i dipendenti, è possibile creare un quadro di onboarding che sia coerente in tutta l'azienda, fornendo al contempo le informazioni e il supporto unici di cui ogni persona ha bisogno. 

Cosa includere in una lista di controllo per la formazione dei neoassunti? 

Una lista di controllo per la formazione dei neoassunti deve fornire una panoramica completa del percorso di un dipendente dal momento in cui accetta l'offerta fino ai primi 90 giorni in azienda.

Pensate agli elementi logistici, come le pratiche burocratiche e la configurazione informatica, e all'esperienza più ampia, come l'incontro con i nuovi colleghi e la conoscenza della cultura dell'ufficio. 

In che modo l'onboarding è diverso dalla formazione dei neoassunti? 

L'onboarding aiuta i dipendenti ad ambientarsi nel nuovo ambiente di lavoro nei primi mesi del loro ruolo. La formazione insegna o rafforza le competenze relative al ruolo durante tutto il periodo di permanenza del dipendente nell'organizzazione.