Onboarding e formazione: Qual è la differenza e come si combinano?

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L'ingresso di un nuovo membro nel team è un momento cruciale per qualsiasi posto di lavoro. Si vuole fare la prima impressione perfetta sul nuovo assunto. È come fare un lancio, ma invece di farlo agli investitori, lo si fa per attirare i dipendenti che vogliono entrare a far parte della vostra organizzazione.

È anche un periodo molto delicato, perché una mossa sbagliata può interferire con l'inserimento. Purtroppo, non sono molte le aziende che comprendono il potere di un processo di onboarding ottimizzato. Di conseguenza, il 33% dei nuovi assunti inizia a cercare un nuovo lavoro 6 mesi dopo l'assunzione e il 23% di loro non dura un anno intero.

Unisciti a noi per una revisione completa dei processi di onboarding e di formazione, di ciò che accade in ciascuna fase e di come si integrano a vicenda.

✈️ Cos'è l'onboarding dei dipendenti?

L'onboarding dei dipendenti si riferisce al processo di accoglienza dei nuovi dipendenti nella loro posizione all'interno dell'organizzazione. Comprende diverse fasi, tra cui:

• Induzione
• Orientamento 
• Formazione

L'onboarding inizia in genere dopo la firma dei documenti da parte dei nuovi assunti. Permette loro di incontrare i colleghi e di comprendere meglio i valori e la cultura dell'azienda. Inoltre, l'onboarding contribuisce a creare una prima impressione positiva sul nuovo assunto. È come un processo di iniziazione o un rito di iniziazione che li prepara a entrare nella vostra organizzazione.

Scopo principale dell'onboarding

Le aziende effettuano l'onboarding dei dipendenti perché migliora il coinvolgimento. I dipendenti che seguono programmi di onboarding completi hanno maggiori probabilità di essere produttivi rispetto a quelli che non lo fanno.

Inoltre, consente ai nuovi dipendenti di imparare e adattarsi ai valori, alla cultura e alla visione strategica del luogo di lavoro. Inoltre, hanno l'opportunità di interagire con i colleghi e di sviluppare buoni rapporti di lavoro.

5 fasi di onboarding

1. Preimbarco

La fase iniziale del processo di inserimento inizia subito dopo l'accettazione dell'offerta di lavoro e la firma del contratto. In questa fase, molte aziende commettono l'errore di lasciare le persone completamente sole per mesi. Si consiglia di inviare loro almeno un video o un'e-mail introduttiva per colmare il divario, ad esempio per spiegare cosa comporterà il loro primo giorno di lavoro. 

Questo periodo consente di prepararsi, magari per trasferirsi in una nuova sede. Il preboarding è il momento migliore per firmare tutti i documenti necessari, un processo che può essere frustrante se non viene svolto in tempo. Consigliamo alle Risorse Umane di creare una lista di controllo per tutti i documenti per evitare errori.

2. Orientamento

Si tratta di un lavoro di squadra: tutti vengono per incontrare e conoscere il nuovo dipendente. L'incontro con nuove persone, soprattutto in una grande organizzazione, può essere travolgente. Per questo sarebbe meglio mantenere il processo breve e semplice.

L'orientamento è il momento migliore per:

• Presentare la recluta al proprio reparto e ai colleghi più vicini
• Educarli ai valori e alla cultura dell'azienda.
• Presentate loro i servizi dell'azienda, ad esempio bagni, parcheggi, sale per la pausa.
• Esaminare le politiche, ad esempio in materia di salute, assicurazione e sicurezza.
• Trasmettere il manuale dei dipendenti
  

3. Formazione sul ruolo

La terza fase del processo di onboarding prevede la formazione del neoassunto sul suo nuovo ruolo. In genere, a seconda della struttura organizzativa dell'azienda, questo processo viene condotto dal reparto Risorse Umane o dal reparto Apprendimento e Sviluppo.

Il corso fornisce al nuovo dipendente le competenze e la fiducia necessarie per svolgere le proprie mansioni. Esistono diversi modi per realizzare la formazione, tra cui

• Job shadowing: il reclutatore osserva un dipendente mentre lavora. Pensate a un apprendistato
• Webinar e lezioni basate su video
• Registrazioni audio

4. Transizione

Il nuovo dipendente si è abituato alla routine e sta passando a un ruolo più permanente. Questo periodo dura da tre a sei mesi. I controlli frequenti sono fondamentali perché consentono al supervisore di valutare l'efficacia del processo di inserimento.

5. Sviluppo continuo

Qui la recluta si è completamente acclimatata e può iniziare a fare piani a lungo termine, come ad esempio:

• Definire obiettivi professionali e personali
• Grafici di avanzamento di carriera
• Piani di apprendimento e sviluppo.

Spoiler: Questo si avvicina molto alla nostra definizione di "allenamento".

Chi è responsabile dell'onboarding?

Le piccole aziende preferiscono affidare il processo di onboarding al reparto risorse umane. Tuttavia, i ruoli tendono a variare nelle varie aziende. Dipende principalmente dalla struttura dell'organizzazione, dai dipendenti e dalla cultura del lavoro.

Altre aziende si affidano al responsabile delle assunzioni per dirigere il processo di onboarding. Di solito è il dipartimento di apprendimento e sviluppo ad occuparsi di questo ruolo. Inoltre, alcune aziende preferiscono assumere un responsabile dell'onboarding professionale per accompagnare il reclutamento attraverso il processo di inserimento.

🚴 Cos'è la formazione dei dipendenti?

La formazione dei dipendenti si riferisce al processo di insegnamento ai dipendenti del funzionamento interno dell'azienda, in particolare del ruolo. È una parte del processo generale di onboarding, anche se arriva in una fase molto più avanzata.

La formazione dei dipendenti inizia qualche settimana dopo che il nuovo dipendente si è acclimatato nel nuovo ambiente e ha preso confidenza con le cose. In genere, il periodo di formazione va da poche settimane a sei mesi.

Naturalmente, il neoassunto potrebbe avere qualche problema ad abituarsi ai nuovi sistemi; ecco perché le aziende ricorrono alla formazione per l'onboarding. Non solo snellisce il processo, ma accelera anche la velocità di ambientamento del reclutamento.

Scopo principale della formazione dei dipendenti

Un programma di formazione è essenziale per la produttività. Una recluta che si sottopone a un corso di formazione ha più probabilità di essere produttiva di una che non lo fa. Questo perché l'addestramento consente loro di essere subito operativi.

Perché dovreste dare priorità alla formazione per i nuovi dipendenti? Innanzitutto, la formazione insegna le competenze e le conoscenze necessarie per il loro ruolo, garantendo un aumento della produttività e del coinvolgimento dei dipendenti. Il nuovo assunto può quindi sfruttare appieno le proprie competenze per massimizzare il proprio potenziale.

Un altro motivo per cui le aziende fanno formazione ai dipendenti è ridurre al minimo l'insoddisfazione sul lavoro. Iniziare un nuovo lavoro può essere snervante, soprattutto quando non si comprende appieno ciò che viene richiesto.

Quindi l'addestramento riduce al minimo l'ansia e la frustrazione insegnando alle reclute tutto ciò che serve per funzionare al 100%. Altri motivi sono:

• Migliorare la fidelizzazione dei dipendenti. I dipendenti che non ricevono formazione hanno maggiori probabilità di lasciare il lavoro entro il primo anno.
• Aiuta l'acclimatazione.

Chi è responsabile dell'onboarding e della formazione?

Il ruolo dei programmi di formazione dei dipendenti dipende in larga misura dalle dimensioni dell'organizzazione. Nelle aziende più piccole, di solito è di competenza del team delle risorse umane e coordinato con la gestione delle persone. 

Con l'aumento delle dimensioni dell'azienda e di ulteriori sottodipartimenti all'interno delle risorse umane, l'onboarding si colloca per lo più nell'ambito dell'apprendimento e dello sviluppo. A volte, però, i selezionatori se ne sentono particolarmente responsabili in quanto parte fondamentale dell'esperienza del candidato. 

E a volte si vedono team operativi, di onboarding dedicati o di employee experience che si concentrano maggiormente su questo periodo cruciale.

🆚 Onboarding vs. formazione

L'onboarding si riferisce all'inserimento di un nuovo dipendente in un'azienda. Il processo prevede in genere cinque fasi e inizia subito dopo la firma del contratto da parte del neoassunto.

Idealmente, l'onboarding dura alcuni mesi dopo che il dipendente ha iniziato a lavorare a pieno regime.

L'onboarding è fondamentale per la perfetta integrazione di un nuovo membro in un'organizzazione. Fornisce loro le conoscenze e le competenze necessarie per aiutarli a inserirsi nel loro nuovo ruolo. È inoltre essenziale per la produttività e aumenta il tasso di fidelizzazione dei dipendenti.

D'altra parte, la formazione si riferisce all'istruzione dei nuovi assunti. È un processo continuo che va avanti anche dopo l'inizio del nuovo lavoro. La formazione mantiene i dipendenti aggiornati sulle tendenze e sulle competenze emergenti per il loro ruolo specifico.

Pensate a questo: l'onboarding è un processo che viene avviato una volta, con un inizio e una fine ben definiti (di solito intorno alla fine del periodo di prova).

La formazione è un processo continuo di sviluppo delle proprie capacità.

C'è un'intersezione tra le due cose: affinare le competenze legate al ruolo nell'ambito dell'onboarding può essere visto anche come formazione.

📈 9 Migliori pratiche per combinare onboarding e formazione

📊 1. Rendere la formazione continua

Fate della formazione un processo continuo introducendo una cultura dell'apprendimento nella vostra organizzazione. Il dipartimento di Apprendimento e Sviluppo può sviluppare opportunità per i dipendenti quali

• Laboratori
• Corsi brevi e
• Conferenze.

⏱ 2. Stabilire rituali di formazione fin dall'inizio durante l'onboarding

Il momento migliore per iniziare la formazione è subito dopo l'orientamento. Questo perché i dipendenti hanno maggiori probabilità di mantenere le abitudini quando le stabiliscono fin dall'inizio.

❓ 3. Organizzate frequenti check-in e raccogliete feedback

Il feedback è fondamentale sia per l'onboarding che per la formazione. Il nuovo dipendente deve ambientarsi senza problemi. Stabilite un calendario settimanale o bisettimanale in cui il nuovo dipendente deve riferire al supervisore. 

L'integrazione con Slack di Zavvy consente di automatizzare il processo di feedback inviando promemoria e sondaggi a impulsi in modo automatico.

I controlli frequenti consentono di affrontare qualsiasi potenziale problema per un'esperienza più agevole. 

✅ 4. Creare una lista di controllo per l'onboarding

Pensate a una lista di controllo per l'onboarding come a un elenco di cose da fare. Create un Google Doc con caselle di controllo con tutti i passaggi e i processi necessari per l'intera operazione. Poi, assicuratevi di condividerla con il reclutatore e il supervisore per ottenere la massima trasparenza. 

In questo modo, sarete sicuri di non dimenticare nulla e di creare un'esperienza strutturata e coerente. 

👩👩👨 5. Coinvolgere l'intero team

L'inserimento e l'onboarding sono tipicamente un'attività di squadra. Si vuole che i nuovi assunti si sentano a proprio agio con i colleghi e con l'organizzazione. Gli eventi aziendali (virtuali) sono un ottimo modo per far socializzare il neoassunto con il resto del personale. 

Se siete alla ricerca di altre idee innovative, abbiamo raccolto 17 modi interessanti per rendere divertente l'onboarding. Date un'occhiata per costruire una grande cultura di squadra fin dal primo giorno.

In alternativa, si possono creare tradizioni di onboarding per accogliere i nuovi dipendenti. Ad esempio, integrando la nostra automazione Meetup Ritual, si può colmare il divario tra i nuovi assunti e il resto del team, organizzando appuntamenti con il caffè o pranzi sponsorizzati dall'azienda. 

🔀 6. Diversificare le tecniche di allenamento

Esistono innumerevoli metodi diversi per la formazione. L'apprendimento online è un buon esempio. È comodo, facilmente accessibile e si rivolge a tutti, anche ai dipendenti remoti.

Abbiamo raccolto alcuni metodi di sviluppo dei dipendenti piuttosto innovativi per aggiungere un po' di ispirazione.

📝 7. Fornire una struttura durante le fasi iniziali

L'idea è quella di fornire al nuovo dipendente la massima struttura possibile durante le fasi iniziali. In questo modo, si crea un precedente di ciò che ci si aspetta da loro. Inoltre, li aiuterà ad adattarsi più rapidamente al nuovo ambiente. 

Più i vostri dipendenti sono impegnati durante il processo di onboarding, più saranno produttivi. Dare loro un senso di struttura rafforza la loro fiducia e aiuta a calmare il "nervosismo del nuovo arrivato".

Modi per realizzare un processo di onboarding strutturato:

• Capire le loro sfide
• Aumentare l'apprendimento
• Includere progetti di gruppo
• Dare loro una direzione
• Automatizzare dove necessario

⚙️ 8. Automatizzare il processo

La gestione di iniziative di onboarding e formazione complete, ricche e accoglienti può richiedere un certo impegno manuale. Ecco alcuni suggerimenti per automatizzare alcune parti del processo di onboarding dal momento in cui un dipendente entra in azienda. In questo modo i nuovi assunti potranno concentrarsi sulla creazione di legami con i colleghi, anziché essere impantanati da inutili scartoffie. Un software di onboarding come quello di Zavvy vi permette di automatizzare tutto, dagli inviti agli utenti ai programmi di amicizia.

📜 9. Iniziare con la documentazione cartacea

Quanto più velocemente si archiviano tutti i documenti necessari, tanto prima il nuovo assunto potrà iniziare a lavorare. Questa fase è fondamentale perché è inevitabile che si verifichino degli errori. 

Può trattarsi di qualsiasi cosa, dai PIN errati ai nomi sbagliati. Si consiglia di iniziare questo processo subito dopo la firma del contratto formale da parte del cliente.

➡️ Zavvy: la scorciatoia per esperienze di onboarding e formazione stellari

Se l'onboarding è un processo generale di integrazione dei nuovi assunti nell'organizzazione, la formazione ne è una parte essenziale. La formazione dei dipendenti viene personalizzata in base al ruolo di ciascuno, dotandolo delle competenze necessarieper dare il meglio di sé.

Ad esempio, potreste offrire corsi esclusivi di codifica a uno sviluppatore software junior. Oppure iscrivere il vostro product manager a un corso di formazione per acquisire le conoscenze tecnologiche di base. 

L'obiettivo non è solo quello di formare le persone e lasciarle in pace. È invece necessario dare loro un motivo per credere nella vostra azienda, nell'offerta e, soprattutto, per motivarli. Ciò avviene durante il processo di onboarding, fornendo informazioni strutturate, sostenendo la crescita dei dipendenti e migliorando le loro esperienze. 

La nostra piattaforma completa per lo sviluppo dei talenti è il primo passo per consentire alle persone di avere successo nei loro ruoli e coinvolgerle profondamente nei processi organizzativi.

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📖 Bonus: termini correlati da conoscere

Di seguito, abbiamo raccolto alcuni termini chiave relativi a entrambi, in modo che possiate sempre partecipare alla conversazione.

Induzione

Per induzione si intende il processo di familiarizzazione di un nuovo dipendente con il suo ruolo e la sua organizzazione.

Aggiornamento

Si tratta di un processo che consiste nel fornire a un dipendente competenze aggiuntive per migliorare le sue prestazioni.

Reimbarco

È noto anche come reinserimento (re-onboarding) e si riferisce al processo di introduzione, orientamento e formazione di un dipendente dopo un'assenza prolungata.

Dopo la pandemia, il reboarding è diventato un problema anche per le aziende che tornano al lavoro in ufficio.

Perché?

• Per i nuovi assunti che sono entrati a far parte dell'azienda in questo periodo e che non sono mai stati avviati di persona
• Istruire tutti i dipendenti sulla (spesso nuova) politica del lavoro ibrido.

Disimbarco

È il processo che comporta l'interruzione dei legami professionali tra un'azienda e i suoi dipendenti una volta che questi lasciano l'organizzazione. 

Preimbarco

Prima che un dipendente inizi il suo lavoro, subito dopo la firma del contratto di lavoro.