C'è sempre spazio per i miglioramenti, soprattutto quando si tratta dell'onboarding dei dipendenti.
In un ambiente aziendale in cui gli alti tassi di turnover sono diventati sempre più comuni, spetta alle organizzazioni riorganizzare il modo in cui si incontrano, collaborano e coltivano lo sviluppo professionale.
Anche i leader di pensiero del mondo aziendale sono d'accordo.
Basta chiedere Chatelle LynchVicepresidente senior e Chief People Officer di McAfee:
"La vostra azienda è in continua evoluzione e lo stesso vale per l'onboarding dei nuovi assunti. Rivedete le vostre pratiche operative per assicurarvi che siano state adottate misure per aggiornare tempestivamente il materiale. È fondamentale che il nuovo assunto abbia le giuste aspettative".
Ma se siete a corto di idee per l'inserimento dei nuovi dipendenti, non temete: siete nel posto giusto.
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I vantaggi dell'onboarding dei dipendenti sono numerosi e rendono ancora più importante il suo corretto svolgimento.
Dopo tutto, non vorrete che tutti gli investimenti fatti nel processo di assunzione vadano sprecati.
Inoltre, ogni dipendente (sia nuovo che esperto) può trarre beneficio da un solido processo di onboarding.
Se però non siete ancora convinti, lasciate che siano i numeri a parlare:
La necessità di un programma di onboarding chiaro, strutturato e reattivo è forte.
Ma quali sono le caratteristiche comuni a tutti i programmi di onboarding?
L'esperienza di onboarding di ogni azienda sarà leggermente diversa, ma ci sono sei caratteristiche fondamentali che ogni azienda dovrebbe includere.
I migliori programmi di onboarding favoriscono le connessioni sociali tra i nuovi assunti e i dipendenti attuali.
Suggerimento: abbracciate un onboarding orientato all'esperienza che si concentri più che sul processo. In questo modo le interazioni con i dipendenti saranno più coinvolgenti, significative e memorabili.
L'obiettivo principale dell'onboarding è che i nuovi assunti imparino tutto ciò di cui hanno bisogno per avere successo nel loro nuovo ruolo.
Quando si inizia un nuovo lavoro c'è molto da imparare:
Un ottimo programma di onboarding aiuta i nuovi assunti a concettualizzare e sviluppare i loro obiettivi professionali a lungo termine. Dovreste andare oltre le competenze tecniche di cui avranno bisogno per avere successo nel loro nuovo ruolo.
Ogni programma di onboarding di successo include processi amministrativi e formativi critici che aggiungono un chiaro senso di struttura.
Tuttavia, un approccio che si appesantisce con i processi è qualcosa da cui stare alla larga nell'onboarding al giorno d'oggi.
Caricare i programmi dei nuovi assunti con processi complicati può sembrare opprimente e monotono.
Suggerimento: assicuratevi che l'onboarding sia intuitivo e accessibile per i nuovi assunti.
Ogni grande programma di onboarding prevede obiettivi e aspettative per i nuovi assunti.
Un modo per misurare il successo del programma di onboarding è quello di monitorare le prestazioni di tutti i dipendenti coinvolti, compresi i nuovi assunti e i dipendenti attuali.
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Suggerimento: Effettuare dei check-in di routine per tenere traccia dei progressi dei nuovi assunti durante il percorso.
Un obiettivo altrettanto importante dell'onboarding è la presentazione dei valori e della missione dell'organizzazione ai nuovi assunti. I nuovi assunti devono sentirsi benvenuti e a proprio agio nel loro nuovo ruolo e nell'organizzazione.
Suggerimento: Potete raccontare i valori della vostra azienda e presentare il team come una storia in una serie di video di onboarding divertenti?
Annie's, un'azienda di alimenti biologici, ha uno dei migliori video di missione, che condivide la storia del marchio e mostra anche i volti che stanno dietro al lavoro. Si viene immediatamente risucchiati nel mondo di Annie's e si vuole sapere come farne parte.
Una strategia di onboarding efficace prevede la raccolta di feedback in ogni fase del percorso.
Questo feedback è fondamentale per sapere cosa funziona, cosa non funziona e come affrontare le sfide che i dipendenti incontrano durante il processo.
Suggerimento: verso la fine del processo di onboarding, prendete in considerazione la possibilità di aggiungere altri valutatori, soprattutto colleghi. Il nuovo assunto imparerà a conoscere il funzionamento del sistema di valutazione a 360 gradi , ottenendo al contempo preziose informazioni dai suoi colleghi.
Se fatto bene, l'onboarding è un processo continuo e in evoluzione. In pratica, ciò significa che l'onboarding inizia prima del primo giorno e continua anche dopo la fine del periodo di prova.
Ma per eseguire il processo con successo, la vostra strategia di onboarding dovrebbe essere suddivisa in cinque fasi distinte, ciascuna con compiti, obiettivi e best practice specifici.
Dal momento che un terzo dei dipendenti decide se rimanere con un'azienda entro il primo mese, è cruciale che il processo di onboarding sia efficace. L'anticipazione del lavoro per il processo di onboarding assicura lo sviluppo di un percorso fluido e coerente per i nuovi assunti. Ciò significa, però, che dovrete occuparvi di molte cose dal punto di vista amministrativo. Alcuni dei compiti che incontrerete durante il preboarding includono, ma non si limitano a:
La gestione di queste attività amministrative prima del primo giorno consente di fare di più e di andare più a fondo nelle fasi successive del percorso di onboarding. Inoltre, può contribuire ad alleviare i nervi e le ansie del primo giorno per i nuovi assunti.
Tuttavia, il preboarding è un tassello spesso trascurato del puzzle dell'onboarding, anche se incorporarlo nella vostra strategia può contribuire a lasciare un'ottima prima impressione. Per la maggior parte delle organizzazioni, si tratta di una miscela di documenti e di un breve orientamento alla cultura aziendale.
Il bello del preboarding è che potete adattare la vostra strategia ai valori e alla missione della vostra azienda.
Ecco alcuni suggerimenti per dare una spinta alla vostra strategia di preboarding.
Che si tratti di un pacchetto aziendale pieno di gadget o di una riunione informale di Zoom prima del primo giorno, ci sono molti modi innovativi per dare il benvenuto ai nuovi assunti.
La piattaforma di video di marketing Wistia è un ottimo esempio di organizzazione che riesce a fare questo. I dipendenti attuali inviano ai loro futuri colleghi video di presentazione personalizzati. Questi video cercano di rompere la monotonia che si crea con le conversazioni ripetitive durante le prime settimane di inserimento.
Ma anche se i vostri dipendenti sono un po' restii alla macchina fotografica, potete trovare altri modi per personalizzare i vostri pacchetti di benvenuto. Il segreto è stare attenti ai piccoli dettagli che comunicano ai nuovi assunti che li apprezzate ben oltre quello che possono fare per l'azienda.
L'abbinamento di un video introduttivo personalizzato o di un pacchetto di assistenza con gli aggiornamenti e i promemoria di routine sul lavoro consente una solida attività di pre-imbarco. Questi promemoria includono di solito informazioni e orari per la prima settimana e l'opportunità di porre domande, commenti e dubbi prima di iniziare.
Vi state chiedendo quando iniziare a inviare questi promemoria periodici?
Consigliamo di puntare a un periodo compreso tra una e due settimane prima della data di inizio.
Suggerimento: Ricordate di inviare le informazioni aggiuntive almeno tre giorni prima della data di inizio.
Sbrigare il maggior numero di pratiche prima del primo giorno libererà molto tempo e spazio per il resto del programma. Tra moduli fiscali, moduli per il deposito diretto e altri documenti importanti, c'è molta documentazione da completare e presentare.
È essenziale tenere aggiornati i nuovi assunti su tutto ciò di cui avranno bisogno dal primo giorno. È altrettanto importante far sapere ai dipendenti attuali che presto avranno nuovi collaboratori.
Inoltre, assicuratevi che anche gli stakeholder dell'azienda siano al corrente delle ultime assunzioni.
Una comunicazione incrociata efficace prima del primo giorno di lavoro renderà il percorso di onboarding più agevole e solido.
Suggerimento: Un flusso di lavoro automatizzato per l'onboarding comprenderà fasi specifiche per i nuovi assunti e per gli altri soggetti coinvolti nell'onboarding.
L'obiettivo della prima settimana è fare un'ottima prima impressione e far sentire i nuovi assunti i benvenuti.
La strategia di preboarding può essere sviluppata con una prima settimana di lavoro dinamica e ricca di attività.
La buona notizia è che potete dare il benvenuto ai vostri nuovi dipendenti in molti modi divertenti e rinfrescanti.
Quale modo migliore per iniziare bene se non quello di riempire il primo giorno con attività divertenti e opportunità di contatto? Poiché uno dei principali obiettivi della prima settimana è quello di favorire il rapporto con i colleghi, è necessario coinvolgere i nuovi assunti fin dall'inizio.
L'onboarding non è solo divertimento e gioco, o forse sì?
L'argomento della gamification nella formazione è difficile da battere. Per una buona ragione: mantiene i dipendenti impegnati, accelera il processo di apprendimento e incoraggia l'interazione.
Per quanto riguarda le modalità di gamification dell'onboarding, avete alcune opzioni.
Ad esempio, il software di onboarding di Zavvy prevede promemoria automatici e messaggi di celebrazione delle tappe fondamentali che creano un legame emotivo tra il nuovo assunto e il risultato della formazione.
Un'altra opzione è quella di incentivare i risultati assegnando badge ai nuovi assunti che completano i loro compiti più velocemente o con maggiore precisione.
BazaarVoice incorpora cacce al tesoro nel suo processo di onboarding. Queste cacce includono compiti come incontri introduttivi con i dipendenti attuali, l'osservazione di telefonate con i clienti e la risposta a domande di curiosità sull'azienda. Si tratta di attività che i dipendenti svolgeranno come parte della loro routine quotidiana.
Suggerimento: tenete presente, tuttavia, che tutti i dipendenti si innamoreranno di un'esperienza di onboarding gamificata. Offrire ai nuovi assunti alternative che trasmettano comunque le stesse informazioni essenziali è un ottimo modo per rendere la vostra strategia di onboarding più inclusiva.
I sistemi di buddy sono tra le aggiunte più preziose a una strategia di onboarding efficace.
Non solo potete ridurre i costi sfruttando gli attuali talenti aziendali, ma potete anche aiutare i nuovi assunti a sentirsi più benvenuti.
I compagni e i mentori possono rispondere alle domande e alle preoccupazioni dei nuovi assunti durante tutto il percorso di inserimento e oltre.
I ruoli di buddy sono però diversi dai mentori aziendali. Mentre la maggior parte dei dipendenti di qualsiasi livello può essere un buon compagno per i nuovi assunti, i ruoli di mentore sono in genere più adatti ai dipendenti di livello superiore.
Entro la fine della prima settimana, i nuovi assunti devono comprendere gli obiettivi e le aspettative del programma di onboarding.
Ma soprattutto, devono essere chiare le aspettative del loro nuovo ruolo. In pratica, si tratta di un elenco di obiettivi specifici da raggiungere entro i 30, 60 e 90 giorni.
Suggerimento: quanto prima comunicherete e chiarirete i parametri del vostro programma di onboarding, tanto più vantaggioso sarà il viaggio per i vostri nuovi assunti.
Dare ai nuovi assunti l'accesso agli strumenti di onboarding aumenterà il loro senso di autonomia e permetterà loro di accedere all'aiuto ogni volta che ne avranno bisogno. Questo è fondamentale per la prima settimana, quando i nuovi assunti ricevono molte nuove informazioni.
Entro la fine del primo mese, i nuovi assunti dovrebbero essersi ambientati nel loro ruolo e acquisire fiducia nelle nuove competenze che stanno sviluppando.
In sostanza, questa fase serve a mantenere lo slancio e a risolvere eventuali intoppi.
Per garantire il successo del primo mese, però, ci sono alcuni aspetti da curare.
Anche se i nuovi assunti si informano regolarmente con i coordinatori del programma, i compagni o i mentori, vale comunque la pena di fare una verifica dei progressi alla fine del primo mese.
Questa verifica è l'occasione perfetta per stabilire se i nuovi assunti hanno raggiunto gli obiettivi di onboarding o se ci sono margini di miglioramento.
Uno dei momenti migliori per iniziare a raccogliere feedback sul vostro programma di onboarding è la fine del primo mese.
Una volta che i dipendenti si sono informati, è possibile risolvere i problemi iniziali e avere tutto il tempo necessario per riorganizzare le fasi successive del programma.
Tuttavia, la chiave è porre le domande giuste quando si sollecita il feedback, che si può incorporare in un sondaggio di onboarding per i dipendenti.
💡 Se avete bisogno di aiuto per iniziare a stilare un elenco di domande per l'indagine, date un'occhiata alla nostra indagine sull'inserimento dei dipendenti.
È buona norma verificare che tutti i nuovi assunti abbiano accesso ai vari sistemi aziendali, come le paghe e i benefit per i dipendenti. Assicuratevi inoltre che la PTO stia maturando come previsto.
Oltre a esaminare i progressi dei nuovi assunti, è essenziale fissare gli obiettivi per il secondo mese e oltre.
Una volta che i nuovi assunti iniziano ad ambientarsi nel loro ruolo, l'onboarding diventa meno legato all'apprendimento delle attività quotidiane e più allo sviluppo professionale.
Sebbene questo sviluppo vari da persona a persona, gli obiettivi professionali in questa fase possono consistere nell'affinare specifiche soft skill o nell'affrontare determinati punti deboli. Qualunque siano gli obiettivi, assicuratevi che non vadano ad aggiungersi a quelli su cui i nuovi assunti stanno lavorando.
Non c'è momento migliore per ribadire i valori e la missione della vostra azienda che quello dell'onboarding.
Man mano che il percorso procede, potete far entrare i nuovi assunti nella cultura aziendale trovando dei parallelismi con i loro obiettivi professionali e mostrando loro dove possono contribuire.
Suggerimento: potete anche organizzare incontri regolari e informali con altri dipendenti per dimostrare ulteriormente ciò che la vostra organizzazione rappresenta.
In questo modo, i nuovi assunti possono sviluppare ulteriormente il cameratismo in modo da promuovere al meglio i valori dell'organizzazione.
Tutti i dipendenti devono essere aggiornati sui processi interni, sui KPI di reparto e simili, e i nuovi assunti non fanno eccezione. Queste risorse permetteranno ai nuovi assunti di avere una comprensione più completa del prodotto o del servizio principale dell'organizzazione.
Mantenete lo slancio del programma mantenendo aperte le linee di comunicazione con i nuovi assunti. Gli studi dimostrano che i team che sperimentano un elevato senso di sicurezza psicologica sono più efficienti e produttivi sul posto di lavoro.
Un altro modo per rafforzare il senso di sicurezza psicologica è quello di celebrare i traguardi raggiunti dai nuovi assunti.
Suggerimento: vale la pena di festeggiare sia i grandi che i piccoli risultati.
Potete andare oltre, offrendo piccoli premi e riconoscimenti ai nuovi assunti che raggiungono i loro obiettivi e si integrano con successo nell'azienda. Potete sfruttare questa occasione per rafforzare i valori e la cultura aziendale.
La formazione formale dei neoassunti per la maggior parte delle organizzazioni termina intorno al secondo o terzo mese. Tuttavia, questo è il momento per qualsiasi formazione supplementare per garantire che i nuovi assunti rimangano sulla buona strada.
Oltre a concludere la fase di formazione formale del programma, gli obiettivi professionali a lungo termine saranno maggiormente visibili.
Poiché il periodo di formazione probabilmente terminerà qui, i nuovi assunti entreranno in "modalità di mantenimento". Detto questo, mantenere lo slancio è altrettanto importante.
Purtroppo, molte aziende non considerano che la fine della formazione è l'inizio dello sviluppo della carriera a lungo termine dei nuovi assunti.
Suggerimento: Leconversazioni sullo sviluppo della carriera possono iniziare presto, anche prima della conclusione dell'onboarding.
I nuovi assunti non sono gli unici dipendenti da tenere d'occhio durante l'onboarding. Anche i compagni, i mentori e i dipendenti di livello superiore meritano di essere contattati.
Ad esempio, se percepite che alcuni dei vostri nuovi assunti esitano a condividere i loro veri sentimenti su come stanno andando, gli altri dipendenti coinvolti nel programma possono offrire una prospettiva diversa.
Una visione olistica come questa può aiutarvi a individuare alcuni dei punti deboli del vostro percorso di onboarding e a intervenire per porvi rimedio.
La verifica dei progressi dei nuovi assunti dovrebbe essere un'attività settimanale. Tuttavia, quando la formazione si conclude, è facile che la struttura del programma si indebolisca.
Suggerimento n. 1: si consigliano frequenti incontri 1:1 per mantenere i nuovi assunti in carreggiata.
➡️ Consultate i nostri modelli di riunione 1:1 per organizzare riunioni 1:1 più strutturate, definire punti d'azione e condurre conversazioni più significative.
La fine del primo mese è anche un momento opportuno per verificare il benessere generale dei nuovi assunti. Un modo per farlo è un sondaggio sul polso dei dipendenti, che chiede ai nuovi assunti un feedback sul loro benessere sul posto di lavoro.
Suggerimento n. 2: la fine di questo periodo è un ottimo momento per raccogliere ulteriori feedback sull'efficacia complessiva del programma di onboarding.
Nei mesi da tre a sei, i nuovi assunti dovrebbero raggiungere alcuni degli obiettivi a breve termine che si sono prefissati per il loro sviluppo professionale. Dovrebbero inoltre sentirsi a proprio agio nello svolgere le mansioni quotidiane del loro ruolo e nel chiedere aiuto ai colleghi.
Come per il secondo mese, è necessario affrontare al più presto qualsiasi problema relativo alle prestazioni sul posto di lavoro.
Suggerimento n. 1: l' apprendimento e lo sviluppo sono fondamentali per qualsiasi programma di onboarding eccellente e vanno ben oltre la fine del periodo di prova.
Ma quando la fine del programma di onboarding inizia a delinearsi, è il momento di iniziare a definire il percorso dei nuovi assunti dopo l'onboarding.
Suggerimento n. 2: Quando l'onboarding entra nelle fasi finali, potete incoraggiare i nuovi assunti a creare i loro primi piani di crescita.
Molte aziende prevedono un periodo di prova per i nuovi assunti.
Alla fine di questo periodo, che va da 60 giorni a un anno, si svolgerà una valutazione delle prestazioni.
Durante il periodo di prova, i dirigenti aziendali competenti valutano le prestazioni del nuovo assunto.
Suggerimento: potete iniziare la preparazione per la revisione del periodo di prova invitando i nuovi assunti a condurre un'autovalutazione delle loro prestazioni. Ecco un elenco di domande suggerite:
L'elenco potrebbe continuare, ma includere alcune delle domande di cui sopra nella vostra valutazione vi fornirà un feedback prezioso. Inoltre, capirete come i vostri nuovi assunti si inseriscono nel quadro più ampio dell'azienda.
Non vogliamo sembrare un disco rotto, ma la raccolta di feedback periodici è il modo più valido ed efficiente per capire cosa funziona (e cosa non funziona) per il vostro programma.
Incontrate i dipendenti di livello superiore per conoscere le loro opinioni. Inoltre, incoraggiate i nuovi assunti a fornire un feedback. Queste informazioni possono rafforzare l'onboarding per le future assunzioni.
Se alcuni dei vostri nuovi assunti stanno prosperando nel loro ruolo e sono desiderosi di progredire nella loro carriera, prendete in considerazione la possibilità di assegnare loro ulteriori compiti.
Ad esempio, si possono delegare i compiti quotidiani più impegnativi o nominare il collaboratore come compagno di un nuovo assunto dopo di lui.
Dovrete capire quali sono le competenze o le conoscenze che lo specifico dipendente intende sviluppare.
Se da un lato i nuovi assunti devono parlare di ciò che si sentono a proprio agio, dall'altro è giusto incoraggiarli a provare qualcosa di nuovo.
Anche il coinvolgimento di mentori aziendali o di dipendenti di livello superiore può offrire una prospettiva equilibrata sulla quantità di lavoro aggiuntivo che un nuovo assunto può svolgere.
Suggerimento: per determinare se i nuovi assunti avranno bisogno di una formazione aggiuntiva per queste nuove mansioni, è necessario condurre una valutazione dei bisogni formativi per individuare le aree di miglioramento.
Dato che i responsabili delle risorse umane saranno probabilmente a capo di gran parte dell'esperienza di onboarding, è importante affrontare i diversi modi in cui possono migliorare l'intero processo.
L'avvio di una nuova posizione è di per sé travolgente, quindi è bene che gli strumenti di onboarding per i dipendenti si trovino il più possibile in un unico luogo.
Fortunatamente, se utilizzate un software di onboarding, potrete conservare le informazioni e la documentazione pertinenti in un unico luogo di facile accesso.
L'automazione è la strada da seguire per snellire il processo di onboarding. Alcune attività di livello superiore devono sempre essere svolte di persona, ad esempio gli incontri 1:1 con i dipendenti di livello superiore o con i mentori.
Ma è possibile automatizzare attività amministrative come l'invio di documenti e la programmazione di riunioni.
Fate conoscere ai vostri nuovi assunti le opportunità di sviluppo professionale all'interno della vostra organizzazione fin dall'inizio. Dimostrerete loro che volete vederli crescere oltre il loro nuovo ruolo e che avete gli strumenti per aiutarli a raggiungere i loro obiettivi a lungo termine.
Mantenere il coinvolgimento dei nuovi assunti durante il processo di onboarding non è un'impresa facile. Tuttavia, il lavoro ne vale la pena.
Un sondaggio Gallup ha rilevato che il 43% delle aziende con un elevato coinvolgimento dei dipendenti ha un basso tasso di turnover.
Si tratta di fornire costantemente chiarezza sui ruoli, equilibrio tra lavoro e vita privata, opportunità di entrare in contatto con altri dipendenti e sicurezza psicologica sul posto di lavoro.
Individuare le aree di miglioramento per i dipendenti può sembrare un compito scoraggiante, per questo è sempre meglio affrontarlo in modo costruttivo. Noi stessi siamo fan del "metodo del sandwich": individuare un'area di miglioramento con due cose che stanno facendo in modo positivo.
Ad esempio, "Ehi (nome), vorrei darvi alcuni suggerimenti sulla vostra organizzazione". Sebbene tu sia eccellente nel creare idee sul momento, a volte può essere difficile tenerne traccia se non le scrivi da qualche parte. Tuttavia, lei eccelle nella creazione di riassunti delle riunioni, quindi provi a incorporare le sue idee nei suoi verbali".
Se qualcuno dei vostri dipendenti ha delle preoccupazioni specifiche durante il percorso, seguitelo. Questo non solo segnala ai dipendenti che il loro contributo è prezioso, ma crea anche un'esperienza di onboarding più solida.
Non c'è strumento migliore del software di onboarding per dipendenti di Zavvy per aiutarvi a creare esperienze di onboarding uniche.
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