La prima impressione è importante, tanto che una solida esperienza di onboarding dei dipendenti può aumentare il tasso di fidelizzazione dei nuovi assunti dell'82%. In un periodo in cui i cambiamenti di carriera dovuti alla scarsa soddisfazione lavorativa sono diventati la norma, questi numeri sono degni di nota. Tuttavia, questo pone un'altra domanda, più importante: cosa c'è dietro un'ottima esperienza di onboarding per i dipendenti?
Tanto per cominciare, i nuovi assunti dovrebbero preoccuparsi solo di come svolgere al meglio le mansioni del loro nuovo ruolo, non delle potenziali insidie amministrative. Detto questo, la documentazione di onboarding è un punto fermo inevitabile del processo di inserimento dei dipendenti, il che significa che nessun processo di onboarding ne sarà privo. Come possiamo quindi assicurarci che i nuovi assunti ricevano tutte le informazioni necessarie per avere successo nel loro nuovo ruolo?
Oggi siamo qui per approfondire questa domanda.
Cosa distingue la documentazione per i nuovi assunti da quella per l'onboarding?
La differenza principale è che la documentazione per i nuovi assunti si riferisce ai documenti che i nuovi assunti compilano al momento dell'assunzione .
Nel frattempo, la documentazione di onboarding rappresenta gli strumenti, i processi, le politiche, le procedure e altre proprietà intellettuali dell'azienda che danno forma alla cultura generale e alle mansioni del reparto.
Di conseguenza, è piuttosto comune vedere le due cose sovrapporsi in qualche forma.
Di seguito abbiamo elencato quattro tipi di documenti di onboarding che probabilmente incontrerete durante l'inserimento nel vostro nuovo ruolo. Inoltre, è probabile che vi imbattiate in questi documenti indipendentemente dal fatto che siano digitalizzati o cartacei.
Lo scopo dei documenti di onboarding è quello di consentire ai nuovi assunti di leggere e comprendere i termini e le responsabilità del loro nuovo ruolo all'interno dell'azienda. Di solito sono richiesti sia per legge che per contratto.
Tenete presente che i quattro tipi di documenti di onboarding elencati di seguito sono generalizzati a scopo dimostrativo. Non dimenticate di verificare con il vostro ufficio risorse umane che non manchino altri documenti di onboarding essenziali per i nuovi assunti.
Non sorprende che i diversi Paesi abbiano documenti legali diversi da compilare al momento dell'assunzione.
Ad esempio, i dipendenti stipendiati negli Stati Uniti dovranno compilare i moduli fiscali W-4 ai fini delle imposte federali e statali, mentre i canadesi dovranno presentare un modulo TD1 compilato per le imposte sul lavoro. Vale la pena di ricordare che è necessario includere nella documentazione di onboarding le informazioni relative ai moduli legali per gli appaltatori e altri dipendenti non permanenti o non stipendiati.
Sebbene questi documenti differiscano da paese a paese, di solito riguardano elementi essenziali per l'occupazione, quali:
Quando si inizia un nuovo lavoro, sono tre i documenti di lavoro essenziali di cui i nuovi assunti hanno bisogno:
Considerate le lettere di offerta di lavoro come una breve panoramica della nuova posizione. Non solo estendono formalmente l'offerta di lavoro per iscritto, ma di solito includono un messaggio di benvenuto, la data di inizio e i passi successivi per i nuovi assunti.
Per quanto riguarda i dettagli amministrativi relativi alla nuova posizione, li troverete in un contratto di lavoro. I contratti di lavoro definiscono l'orario di lavoro, lo stipendio, le ferie, i compiti della posizione, le politiche aziendali e le linee guida per il rinnovo e la risoluzione del contratto. Se i dipendenti hanno problemi in una di queste aree, possono sempre fare riferimento al loro contratto di lavoro.
Infine, potete condividere tutte le informazioni non contenute nella lettera di offerta di lavoro o nel contratto di lavoro in un documento scritto che illustri in dettaglio le politiche, le procedure e le aspettative dell'azienda.
Suggerimento: potete contribuire a un'integrazione più efficace dei vostri nuovi assunti fornendo la massima chiarezza possibile su politiche, procedure e aspettative fin dall'inizio del processo di onboarding.
I documenti aziendali interni si riferiscono in genere a materiali specifici dell'azienda che aiutano i nuovi assunti a comprendere meglio la struttura, la cultura e le aspettative dell'organizzazione.
Questi documenti possono includere materiali come:
Suggerimento: Come per i contratti di lavoro, non è inopportuno richiedere ai nuovi assunti di firmare alcuni di questi documenti per garantire che abbiano letto e compreso i dettagli di ciascuno.
La maggior parte dei contratti di lavoro include in genere informazioni sulla retribuzione. Alcune aziende, tuttavia, scelgono di delineare queste informazioni altrove. Alcuni dei documenti più comuni che riguardano le retribuzioni e i compensi dei dipendenti sono:
È possibile che alcuni documenti rientrino in più di una delle categorie sopra elencate. In ogni caso, è buona norma rivedere quanto sopra e verificare se vi manca qualcosa. Ma mettere in ordine tutta la documentazione relativa all'onboarding è solo un pezzo del puzzle quando si tratta di creare un processo di onboarding.
Per chi non ha molta esperienza, la domanda su come ottimizzare la documentazione di onboarding può sembrare scoraggiante. Per cominciare, un playbook aziendale (noto anche come playbook aziendale) può aiutarvi a strutturare la documentazione di onboarding in modo da allinearla alla missione e ai valori dell'organizzazione.
Suggerimento: Per quanto riguarda la persona più adatta a compilare questi playbook aziendali, solo voi potete rispondere a questa domanda. Sebbene vi incoraggiamo a mettere insieme i vostri playbook come un team, i proprietari o gli esperti di materia all'interno della vostra azienda saranno le persone migliori da consultare a questo proposito.
Decidere quali informazioni i nuovi assunti dovranno conoscere sulla vostra organizzazione e, viceversa, quali informazioni la vostra organizzazione dovrà avere da loro, può aiutarvi a creare playbook aziendali intuitivi e ben strutturati.
Come abbiamo accennato sopra, queste informazioni variano a seconda dell'azienda e del Paese (in particolare le informazioni sulla sanità dei dipendenti). Tuttavia, è possibile utilizzare le seguenti indicazioni come punto di partenza per decidere quali informazioni includere nel proprio playbook. In particolare, i nuovi assunti dovranno:
Una volta che siete riusciti a organizzare e modificare queste informazioni in un formato digeribile per i nuovi assunti, condividetele con altri dipendenti e stakeholder per valutare se siete sulla strada giusta. Una volta ottenuto il via libera, condividete il playbook con i nuovi assunti e incoraggiateli a consultarlo ogni volta che hanno domande. Se ricevete le stesse domande da più neoassunti, forse è il caso di rivedere il playbook per individuare le aree che non sono chiare.
Esiste più di un modo per creare e strutturare i playbook aziendali, a seconda della cultura, della missione e dei valori dell'organizzazione. Diversi tipi di playbook spiegano in modo più approfondito politiche e procedure aziendali specifiche.
Poiché lo scopo principale di un playbook aziendale è quello di coprire le basi in termini di valori, politiche, procedure e best practice dell'azienda, sarà sempre necessario includere queste informazioni da qualche parte. Tuttavia, esistono altri tipi di playbook che trattano in modo più dettagliato informazioni più specifiche:
Le aziende sanno quanto sia importante fare bene l'onboarding, come dimostrano i 92 miliardi di dollari spesi per la formazione dei nuovi assunti negli ultimi due anni. Ma non è sufficiente fornire tutta questa documentazione ai nuovi assunti. Il più delle volte hanno bisogno di una guida, di un'esperienza utente di prim'ordine e di un contatto umano autentico per affrontare il processo con successo. Ecco alcuni dei nostri consigli preferiti per far sì che ciò avvenga.
Non sorprende che più di tre quarti dei dipendenti ritengano che la socializzazione sia il fattore più importante di un lavoro, un numero che probabilmente salirà ancora di più man mano che continueremo a uscire dalla pandemia. D'altra parte, il coinvolgimento dei dipendenti nel mondo aziendale post-COVID è una delle principali preoccupazioni dei datori di lavoro. Dopo tutto, può essere difficile coinvolgere i dipendenti seduti da soli nel loro ufficio per otto ore al giorno.
Per questo motivo, stabilire un legame umano autentico è necessario e significativo, soprattutto in un ambiente remoto. Fortunatamente, esistono alcuni modi per favorire la vicinanza e l'inclusione tra i nuovi assunti, tra cui:
A seconda della struttura e della cultura della vostra organizzazione, potreste essere più inclini a organizzare determinati eventi di orientamento piuttosto che altri (ad esempio, approfondimenti sui prodotti rispetto a incontri introduttivi con i vertici aziendali). L'importante è implementare le riunioni e gli eventi di orientamento che hanno più senso per la vostra organizzazione. Come potete vedere, ci sono molti modi per creare un'esperienza di onboarding indimenticabile, e nessuna impostazione si adatta a due organizzazioni allo stesso modo.
Un sistemabuddy può aiutare in modo significativo i nuovi assunti all'interno di un'organizzazione. Gli studi dimostrano che un sistema buddy aumenta il tasso di fidelizzazione dei dipendenti e la soddisfazione lavorativa complessiva nel lungo periodo. Inoltre, avere un dipendente designato a cui rivolgere domande e dubbi può offrire un senso di sicurezza psicologica di cui si sente il bisogno. Questo è un fattore vitale che influenza la decisione di un dipendente di rimanere o lasciare un'azienda, come ha scoperto Google.
Ricordate: uno dei principali obiettivi generali dell'onboarding è far sentire i nuovi assunti legati e integrati nell'azienda. Piccoli passi come l'affiancamento dei nuovi assunti a un sito di onboarding buddy possono contribuire in modo significativo a raggiungere questo obiettivo. Considerando che la sostituzione di un nuovo assunto costa circa un terzo del suo stipendio, gli alti tassi di turnover dovuti alla mancanza di questa sicurezza psicologica si accumulano rapidamente.
L'onboarding può risultare travolgente per i nuovi assunti (e non solo).
Ecco perché è fondamentale snellire i flussi di lavoro in modo che le informazioni vengano fornite pezzo per pezzo: dimostra ai nuovi assunti che il loro benessere psicologico e la comprensione dei compiti del loro nuovo ruolo sono le due principali priorità dell'intero processo.
Inoltre, segnala che l'onboarding non è un'operazione unica e definitiva. Si tratta invece di un percorso guidato che aiuta i dipendenti a inserirsi nel ruolo, sentendosi sicuri e pienamente preparati ad assumere le loro nuove mansioni.
Prendere Storyblok, ad esempio. La semplificazione dei flussi di lavoro consente di risparmiare 68 ore al mese sul processo di onboarding. Questo, a sua volta, dà loro più tempo per concentrarsi su ciò che conta: portare i nuovi assunti al massimo livello per avere successo nelle loro nuove posizioni.
Storyblok possono ottenere questo risultato definendo chiaramente ogni fase del loro processo di onboarding, gli obiettivi di ciascuna fase e gli input necessari per ottenere i risultati desiderati. Il software di onboarding digitale di Zavvy li aiuta ad automatizzare alcuni aspetti del processo di onboarding. L'automazione non si traduce solo in un risparmio di tempo, ma anche in un aumento della produttività. In breve, la semplificazione dei flussi di lavoro fa risparmiare tempo a tutti, compresi i dipendenti delle operazioni e i nuovi assunti.
La compilazione della documentazione di onboarding non deve essere necessariamente costosa o dispendiosa in termini di tempo.
Con il giusto software per la documentazione di onboarding, è possibile automatizzare, organizzare e fornire accesso 24 ore su 24, 7 giorni su 7 ai dipendenti.
Le soluzioni di documentazione per l'onboarding di Zavvy consentono di riunire in un'unica piattaforma coerente le pratiche per i nuovi assunti, la documentazione per l'onboarding e il tanto necessario elemento sociale che coinvolge i dipendenti.
Ogni dipendente, dall'entry-level al C-suite, può beneficiare del suo approccio intuitivo alla gestione degli affari dei dipendenti.
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