Il bello dell'automazione delle risorse umane è che consente di automatizzare attività critiche ma fortemente manuali: il tipo di lavoro monotono, ripetitivo e soggetto a errori.
Può capitare che documenti preziosi vadano persi, che i moduli rimangano incompleti e che le consegne non vengano portate a termine. Ma queste possono essere storie vecchie se si passa a un processo HR automatizzato.
L'automazione dei processi HR porta a:
Non c'è bisogno di crederci sulla parola: abbiamo i numeri che lo confermano. Gli studi indicano che l'automazione può ridurre i costi amministrativi del 30% per i professionisti delle risorse umane e del 49% per i datori di lavoro.
Ma come può il vostro team applicare l'automazione delle risorse umane per sperimentare questi vantaggi?
L'automazione delle risorse umane si riferisce al processo di miglioramento e semplificazione delle attività di gestione delle risorse umane attraverso l'uso di tecnologia, software e sistemi digitali. L'obiettivo è ridurre le attività manuali e ripetitive, migliorare l'accuratezza e consentire ai professionisti delle risorse umane di concentrarsi su attività più strategiche e a valore aggiunto.
Si tratta di attività sensibili al tempo e critiche, ma soggette a errori. Alcuni esempi sono la gestione delle buste paga, l'automazione degli eventi formativi, l'iscrizione ai benefit, l'onboarding, la gestione delle presenze.
L'automazione delle risorse umane è utile alla vostra organizzazione per un semplice motivo: liberare il tempo del personale delle risorse umane in modo che possa concentrarsi su questioni più complesse come la strategia e il processo decisionale, offrendo migliori esperienze ai candidati e ai dipendenti.
Secondo i dati di Zapier , i professionisti delle risorse umane risparmiano otto ore alla settimana utilizzando l'automazione. Possono utilizzare queste ore in più per concentrarsi sulla risorsa più importante: le persone.
I team delle risorse umane devono dedicare meno tempo al completamento di attività ridondanti o ripetitive (ad esempio: creazione di eventi di calendario, integrazione di sistemi, messaggistica ai dipendenti).
Il tempo risparmiato da queste attività può essere reindirizzato verso attività a maggior valore aggiunto. Ad esempio, il professionista delle risorse umane può risolvere più rapidamente i dubbi dei dipendenti, con conseguente accelerazione delle consegne.
La maggior parte delle attività delle risorse umane è basata su documenti. Se svolte manualmente, possono essere molto inefficienti e richiedere molto tempo a causa di errori, problemi di archiviazione o "incastri" di documenti.
D'altra parte, se automatizzate queste attività, otterrete un aumento immediato della produttività e dell'efficienza. Non dovrete più cercare file fisici o trovare manualmente numeri specifici. Una volta inseriti i dati nel programma di automazione, la gestione dei documenti sarà un gioco da ragazzi.
Il reparto HR può invece concentrarsi sulla costruzione della cultura e sulla comunicazione con le persone, che a sua volta faciliterà lo sviluppo dell'intera organizzazione.
I flussi di lavoro spesso richiedono input o azioni da parte di altri membri del team e dei reparti. I ritardi nelle comunicazioni o i problemi di passaggio di consegne possono causare inutili perdite di tempo o frustrazione sul posto di lavoro.
Fortunatamente, l'automazione delle risorse umane rende più facile per i dipendenti indirizzare gli elementi alla persona giusta per il feedback, l'approvazione o l'aggiornamento dello stato, indipendentemente dal reparto. Ogni membro del team ha anche una migliore visibilità, che va oltre la visione dello stato delle richieste e degli elementi di lavoro.
L'automazione delle risorse umane riduce la dipendenza dal lavoro manuale che apre la strada all'errore umano.
Ci saranno meno opportunità di errori sul posto di lavoro, inoltre i dati di tutti i reparti, le piattaforme e le app sono unificati per fornire record più coerenti, eliminando l'inserimento ripetuto di dati.
Sostituire l'elaborazione cartacea con l'automazione dei processi HR può farvi risparmiare denaro.
Non dovendo più stampare tanti documenti come prima, né archiviarli, si riduce al minimo il fabbisogno di cancelleria e di spazio di archiviazione. Tutti i documenti possono essere registrati e consultati con un semplice clic (per fortuna!).
La vostra organizzazione deve aderire alle migliori pratiche di acquisizione e gestione dei dati per conformarsi alle normative vigenti. Il problema è che le normative sulla sicurezza dei dati e su compliance stanno diventando sempre più stringenti e spesso complicate.
Anche gli errori più lievi possono comportare ingenti sanzioni e infangare la reputazione della vostra organizzazione, con conseguente perdita di opportunità commerciali.
Le best practice per l'automazione delle risorse umane assicurano che tutti i dati sensibili dei candidati e dei dipendenti siano archiviati in modo sicuro, oltre a fare un ulteriore passo avanti per garantire che a tutti i candidati siano offerte pari opportunità e siano trattati in modo equo sul posto di lavoro.
Assolutamente no. Lo scopo dell'automazione delle operazioni HR è aiutare i professionisti delle risorse umane a lavorare in modo più intelligente e a ottenere risultati migliori.
Come? L'automazione crea più opportunità per entrare in contatto e costruire relazioni significative con gli altri. Il meccanismo del pilota automatico libera il tempo delle attività HR, consentendovi di concentrarvi sulle conversazioni reali con i vostri collaboratori, invece di essere impantanati in attività amministrative ridondanti. Quando si automatizzano i processi HR manuali, le attività e le domande più semplici vengono gestite automaticamente senza alcun coinvolgimento umano.
In altre parole, l'automazione delle risorse umane favorisce e facilita la componente "umana".
Prendiamo ad esempio il processo di onboarding. Se la vostra organizzazione assume spesso nuovi talenti, i responsabili delle risorse umane non dovranno ripetere lo stesso processo e le stesse procedure per educare i nuovi assunti alla cultura aziendale. Impostate un percorso di onboarding automatico una volta e riutilizzatelo per il prossimo programma di onboarding.
Di conseguenza, i responsabili delle risorse umane avranno più tempo per accogliere i nuovi assunti e conoscerli personalmente. In questo modo, è possibile ridurre il turnover dei dipendenti e migliorare il loro coinvolgimento nel lungo periodo. È la soluzione vincente per eccellenza.
Ora che abbiamo stabilito i vantaggi dell'automazione delle risorse umane, parliamo dei processi HR che dovreste automatizzare.
Il vostro reparto risorse umane è già alle prese con diversi compiti e responsabilità. Rispetto a ciò, inviare manualmente promemoria e notifiche per assicurarsi che ogni compito sia completato può essere dispendioso in termini di tempo e... frustrante.
Il software HR può inviare avvisi automatici via e-mail al team HR e ai rispettivi dipendenti, ricordando loro le scadenze imminenti, le valutazioni delle prestazioni, i nuovi assunti e altri eventi. In questo modo si riduce la probabilità che l'intero team dimentichi date e compiti importanti e si evita ai responsabili delle risorse umane di rincorrere le persone per completare le azioni.
L'automazione, in questo caso, aiuta la comunicazione, fa risparmiare tempo e aiuta compliance garantendo che le azioni vitali vengano intraprese al momento giusto.
Fare le buste paga manualmente è un processo lento che spesso richiede ore (anche giorni) e ha una maggiore probabilità di produrre errori. L'utilizzo di sistemi di payroll come QuickBooks o ADP, invece, automatizza le buste paga, consentendo di:
Il reclutamento e l'inserimento di nuovi dipendenti sono due dei compiti più critici dei responsabili delle risorse umane. Comportano una grande quantità di documenti e responsabilità importanti.
Quando l'onboarding e il reclutamento sono manuali e cartacei, si ha a che fare con molti documenti. Lo smarrimento dei documenti cartacei è uno dei tanti problemi che possono verificarsi, dato che spesso i documenti passano da una persona all'altra e causano un prolungamento dei processi di assunzione.
L'automazione delle risorse umane può migliorare l'esperienza amministrativa grazie alla presenza dei documenti in un sistema informatico, alla visibilità tra i vari reparti, alla riduzione degli errori umani e alla prevenzione della perdita di documenti.
Inoltre, riduce drasticamente i tempi di assunzione accelerando lo screening dei candidati e i controlli dei precedenti, se abbinato all'analisi dei dati o all'utilizzo di servizi di consulenza per l'analisi dei dati.
Si tratta di un vantaggio enorme, se si considera che il 57% delle persone in cerca di lavoro perde interesse per un lavoro se il processo di assunzione è lungo.
Abbiamo superato i tempi in cui la gestione delle prestazioni era un evento annuale che determinava se i dipendenti erano bravi nel loro lavoro.
Oggi è un processo dinamico che valuta regolarmente le prestazioni dei dipendenti allineandole agli obiettivi a lungo e a breve termine dell'organizzazione.
Sebbene la frequenza sia in aumento, l'impegno necessario per valutare le prestazioni dei dipendenti diminuisce se si utilizza un sistema di automazione delle risorse umane. È possibile utilizzare gli strumenti di automazione per identificare, misurare e fornire suggerimenti per migliorare le prestazioni dei dipendenti senza il vostro coinvolgimento attivo.
L'automazione garantisce inoltre l'accuratezza dei dati di ciascun dipendente, consentendo una valutazione equa per ogni dipendente.
Altri vantaggi dell'automatizzazione delle prestazioni dei dipendenti sono il feedback in tempo reale per uno sviluppo efficace dei dipendenti, la scoperta di lacune nella formazione e nello sviluppo e l'analisi delle attività controproducenti.
Anche le risorse umane hanno a che fare con una grande quantità di dati. Sfortunatamente, la maggior parte di questi dati rimane inutilizzata a causa del grande volume, quasi impossibile da smistare manualmente.
È qui che entra in gioco l 'analisi delle risorse umane.
L'analisi delle risorse umane si riferisce alla registrazione e all'analisi dei dati relativi alle risorse umane per migliorare le prestazioni della forza lavoro e l'impatto delle metriche vitali delle risorse umane sulle prestazioni complessive dell'organizzazione. Ecco come funziona:
Tracciare le presenze e le ore di lavoro dei dipendenti è un obbligo per ogni organizzazione. Tuttavia, la registrazione manuale degli orari e la marcatura delle presenze sono metodi inefficaci per gestire le presenze.
I moderni strumenti di rilevazione delle presenze consentono alle Risorse Umane di monitorare, tracciare e registrare automaticamente le ore di lavoro e i dettagli delle presenze dei dipendenti. Questo sistema può rendere l'intero processo facile e senza problemi. Dopo aver utilizzato questo sistema, i dati saranno compilati insieme e pronti per la busta paga.
L'automazione delle risorse umane aiuta a eliminare la documentazione cartacea e a rendere le attività HR più efficaci e prive di errori. Il giusto strumento di automazione delle risorse umane può aiutare ad automatizzare queste attività e fare una grande differenza.
Come già detto, l'automazione dei processi HR ha lo scopo di semplificare la vita dei manager e dei professionisti delle risorse umane e di garantire risultati migliori, non di sostituirli. Dopo tutto, il tocco umano è la specialità delle risorse umane.
Ma dove si deve tracciare il confine?
Non si può mai sostituire l'elemento umano quando si tratta di sviluppare e guidare la forza lavoro. Le risorse umane hanno un ruolo fondamentale nel rispondere a domande complesse sui benefit, nell'intrattenere conversazioni significative, nel fornire feedback e nell'affrontare reclami e dubbi dei dipendenti.
Le interazioni efficaci con i dipendenti sono ciò che distingue un luogo di lavoro. La tecnologia è solo un altro strumento nella cassetta degli attrezzi delle risorse umane, che dovrebbero sfruttare per liberare il loro tempo e concentrarsi su compiti che richiedono o sono migliorati dalle conversazioni umane.
Qui discuteremo esempi reali e casi di studio per aiutarvi a capire come le aziende abbracciano l'automazione dei processi HR e raggiungono traguardi significativi.
Doveva essere solo un altro giro di paghe per FuelCell Energy, quando il responsabile delle paghe dell'azienda si è reso conto che ogni dipendente stava per ricevere lo stipendio di qualcun altro.
La direttrice delle risorse umane di FuelCell Energy, Sandi Mauro, insieme al suo piccolo team, aveva compilato fogli di calcolo Excel con i numeri aggiornati dei risarcimenti dei lavoratori per i 600 dipendenti. Sfortunatamente, uno dei fogli di calcolo è stato ordinato in modo errato, facendo sì che i veterani venissero pagati come nuovi assunti, i lavoratori di livello inferiore come dirigenti: un vero e proprio caos.
Sebbene Mauro sia riuscito a evitare la crisi interrompendo l'esecuzione delle buste paga un giorno prima della loro elaborazione, l'incidente ha rafforzato la necessità di migliorare i controlli sui processi di pianificazione delle retribuzioni.
Anche prima c'erano dei problemi. Le buste paga manuali sono spesso causa di errori e non c'era trasparenza sul calcolo delle retribuzioni dei dipendenti.
È stato allora che FuelCell Energy ha deciso di investire nel software di automazione SR. 90 giorni dopo, i risultati erano chiari: il software:
L'ufficio dello sceriffo della contea di Osceola ha dovuto affrontare una carenza di agenti di polizia a livello nazionale. Di conseguenza, il dipartimento sapeva di aver bisogno di un'alternativa efficace per il processo di reclutamento basato sulla carta, che spesso portava alla perdita di moduli, a diverse pile di scartoffie e a una comunicazione stentata tra i dipartimenti e le candidature.
A quel punto il personale ha implementato l'automazione delle risorse umane in una valutazione online pre-assunzione.
Nel primo anno di implementazione, l'ufficio dello sceriffo della contea di Osceola ha aumentato le proprie attività di reclutamento da 446 domande nel 2012 a 1.305 domande nel 2013. Ma soprattutto, il dipartimento ha trovato candidati di qualità migliore e ha occupato i posti vacanti più rapidamente.
Nel complesso, l'automazione del reclutamento ha permesso all'Ufficio dello sceriffo di completare i controlli di base senza carta e di inviare e-mail automatiche ai candidati per aggiornarli sullo stato della loro candidatura. Il risparmio di 2.000 dollari sulle forniture per ufficio è un'altra ciliegina sulla torta.
Alasco aveva piani ambiziosi, in linea con la sua missione di aiutare i proprietari immobiliari a massimizzare il ROI: l'azienda prevedeva di far crescere la propria forza lavoro di quasi il 60%, adattandosi al contempo a un modello di lavoro ibrido.
Inizialmente, l'onboarding non era un grosso problema. I nuovi assunti venivano introdotti personalmente dai superiori agli argomenti essenziali e ricevevano istruzioni dettagliate via e-mail per rendere confortevoli le prime settimane.
Le cose sono cambiate quando Alasco ha dovuto trasferirsi in remoto. Per l'azienda in rapida crescita è diventato più impegnativo offrire virtualmente ai nuovi assunti la stessa esperienza di onboarding di alta qualità. Era una cosa che volevano continuare a fare.
Alasco utilizza il software di onboarding di Zavvyper automatizzare (e accelerare) l'onboarding, aiutando l'azienda a dimezzare il carico di lavoro manuale e a creare processi interni strutturati per offrire un'esperienza ricca e diversificata al di là delle tradizionali e-mail.
Anche i nuovi dipendenti amano questa nuova e migliorata esperienza. Hanno valutato la loro esperienza di assunzione con Zavvy con un impressionante 4,7 su 5 stelle.
In questa sezione abbiamo stilato un elenco di strumenti di automazione delle risorse umane per aiutarvi a iniziare ad automatizzare le attività amministrative quotidiane.
Volete portare l'esperienza dei dipendenti a un altro livello? Utilizzate Zavvy per mappare i percorsi coerenti dei dipendenti e gettare le basi per relazioni durature fin dall'inizio.
Zavvy si occupa di tutto: onboarding, formazione e sviluppo dei dipendenti, ciclo di feedback e revisione delle prestazioni e programmi di connessione per coltivare una cultura del lavoro armoniosa e coinvolgente.
Inoltre, è possibile utilizzare il costruttore di flussi di lavoro di Slack con Zavvy per creare il proprio flusso di lavoro automatizzato e migliorare l'efficienza dell'onboarding.
Non avete tempo per creare il viaggio da zero?
Non c'è da preoccuparsi. Zavvy offre modelli preconfezionati che potete personalizzare ulteriormente in base alle vostre esigenze e un potente assistente AI pronto ad occuparsi dei compiti più impegnativi, come la creazione di quadri di carriera.
Inoltre, il nostro team di assistenza vi aiuterà in ogni fase fino a quando non sarete sicuri di poter gestire tutto da soli.
Diamo una breve occhiata alle ultime tendenze dell'automazione delle risorse umane per aiutarvi a creare una strategia di automazione aggiornata per la vostra organizzazione.
Molte grandi aziende come Twitter, Shopify, Facebook e Slack hanno abbracciato ed elevato il lavoro da casa. Questa mossa ha senso se si considera che il 65% dei lavoratori preferisce continuare a lavorare da casa anche dopo l'OCD.
Tenendo conto di ciò, i dipartimenti delle risorse umane devono adattarsi a questa realtà e creare flussi di lavoro e strategie che supportino una cultura del lavoro completamente remota o ibrida.
Il reclutamento può essere un processo ripetitivo e dispendioso in termini di tempo, il che lo rende un'area perfetta da automatizzare. Tuttavia, attualmente le aziende automatizzano solo il 6% di tutte le attività di reclutamento.
Possiamo aspettarci che nei prossimi anni un numero maggiore di attività legate al reclutamento venga automatizzato, soprattutto grazie ai recenti progressi dell'IA e degli strumenti HR.
Per esempio, il processo di reclutamento può essere semplificato utilizzando strumenti di automazione di LinkedIn come Linked Helper, e questo è solo uno dei tanti esempi.
Le risorse umane nell'era digitale stanno diventando sempre più esigenti e complesse. Per tenere il passo, le aziende applicheranno l'automazione dell'IA in molte aree, tra cui l'onboarding, la formazione e il reclutamento.
Ciò consentirà alle risorse umane di anticipare le richieste e i problemi, di offrire un approccio più personalizzato, di ridurre al minimo le attività ripetitive, di concentrarsi maggiormente sulle attività che richiedono un tocco umano e di garantire la disponibilità 24 ore su 24, 7 giorni su 7, grazie ai chatbot alimentati dall'intelligenza artificiale.
L'idea principale della formazione dei dipendenti è quella di aumentare la produttività del personale. Con l'aumento della forza lavoro in remoto, la formazione dei dipendenti non potrà che seguire l'esempio e diventare online.
Le aziende si aspettano di rivolgersi a piattaforme di apprendimento online automatizzate e a workshop per offrire ai dipendenti opportunità di apprendimento per sviluppare e migliorare le loro competenze.
Negli ultimi anni, molte aziende hanno implementato un software per le paghe per automatizzare vari processi, dall'invio delle fatture all'invio dei pagamenti direttamente sui conti bancari dei dipendenti.
Il tempo risparmiato può essere speso meglio per tenere conversazioni significative a tu per tu e per guidare i dipendenti verso il successo. Un altro vantaggio significativo è quello di evitare gli errori umani nell'elaborazione dei pagamenti, che sono costosi in termini di denaro e tempo.
Le aziende sono sempre più sotto pressione per offrire esperienze eccezionali ai dipendenti, sulla scia delle Grandi Dimissioni e delle dimissioni silenziose. Grazie all'automazione delle risorse umane, è possibile creare flussi di lavoro unificati per migliorare i percorsi dei candidati e dei dipendenti e dare priorità alla risorsa più importante della vostra azienda: le persone.
Zavvy non è solo uno strumento di automazione delle risorse umane. È il vostro partner per creare esperienze eccellenti per i dipendenti.
Con Zavvy, potrete automatizzare i vostri processi, elevare le vostre pratiche HR e dare al vostro team la possibilità di concentrarsi su ciò che conta davvero: le vostre persone:
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